S T A N D A R D K O N T R A K T
S T A N D A R D K O N T R A K T
mellem
Udlændingestyrelsen Xxxxxxxxxxx 00X 0000 Xxxxxxx
og
Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx 0
6270 Tønder
om
indkvartering og underhold af asylansøgere m.fl.
af 29. december 2020
1
INDHOLD
FORMÅLET MED INDKVARTERINGSOPGAVEN
5
6
4. Indkvarteringssteder og kapacitet 7
DEL II - OPERATØRENS INDKVARTERINGSOPGAVE
9
2. Behandling af personoplysninger og tavshedspligt 10
3. Operatørens samarbejde med Udlændingestyrelsen 11
4. Bistand til Hjemrejsestyrelsen og Rådgivningstjenesten 14
6. Nultolerance over for kriminalitet og uhensigtsmæssig adfærd 15
7. Indkvartering og socialt netværk 16
11. Kontrakter om undervisning og aktivering 31
12. Undervisning og aktivering 31
13. Leverance- og dokumentationskrav for undervisning og aktiveringsindsatsen 37
57
1. Indkvarteringskapacitet og belægning 57
3. Honorering for kapacitetsjusteringer mv 65
4. Honorering for særligt aftalte ydelser i 2021 66
6. Bevilling til drift af indkvarteringsregioner 68
71
2. Indkvartering og socialt netværk 72
74
1. Krav til personale, normering og vagtberedskab 74
2. Indkvartering og socialt netværk 74
3. Opgaven med uledsagede mindreårige med gadeorienteret adfærd 77
78
3. Vederlagsfri cafeteriafunktion og kommende madordning 78
5. Legestue samt fritids- og klubtilbud 79
7. Særlige sårbare børnefamilier 79
80
2. Særlig tværfaglig indsats 80
4. Særlig indsats over for børn 81
5. Samarbejde med integrationskommuner 81
6. Beboere i specialannekser og børn i ekstern pleje, anbragte børn samt privatindkvarterede 81
8. Undervisning til børn og unge (6-17-årige) 81
BILAG 6: INDKVARTERINGSSTEDER (BYGNINGER) OG INVENTAR
82
1. Drift og vedligeholdelse af indkvarteringssteder 82
2. Væggelus og andre skadedyr 84
3. Bygningsmæssige ændringer af indkvarteringssteder 84
4. Opgaver i forbindelse med åbninger og lukninger af indkvarteringssteder 85
5. Økonomisk ansvar ved skader 86
6. Decentral inventarfunktion 86
BILAG 7: PERSONLIG RERÆSENTANT OG BISIDDER
89
BILAG 8: OPERATØRENS FORPLIGTELSER
93
BILAG 9: GÆLDENDE RETNINGSLINJER OG ANDRE MYNDIGHEDSFORSKRIFTER
94
FORMÅLET MED INDKVARTERINGSOPGAVEN
Udlændingestyrelsen er ansvarlig for at tilvejebringe og drive indkvarteringssteder for asylansøgere m.fl., der er under styrelsens forsørgelse, jf. udlændingelovens § 42 a, stk. 51.
Opgaven med at drive indkvarteringssteder for udlændinge kan varetages i samarbejde med private or- ganisationer eller selskaber eller statslige styrelser, som er godkendt hertil af udlændinge- og integrati- onsministeren, eller kommuner (indkvarteringsoperatører).
Den nuværende indkvarteringsstruktur er faseopdelt. Det vil sige, at rammer og vilkår på de forskellige indkvarteringssteder som udgangspunkt beror på, om beboerne er nyankomne (fase 1), har en verse- rende sag om opholdstilladelse (fase 2) eller er i udsendelsesposition (fase 3). For alle indkvarteringsste- der gælder det, at der er tale om enkle, men acceptable indkvarteringstilbud, som sikrer beboernes grundlæggende behov, samt den enkeltes behov for tryghed og sikkerhed.
Formålet med indkvarteringsopgaven er at sikre, at asylansøgerne m.fl. får en værdig og tryg ventetid under asylsagens behandling og indtil overgangen til integration eller udrejse af Danmark.
I den forbindelse er det vigtigt, at ansvaret for beboerens dagligdag forbliver hos beboeren selv, og at beboeren så vidt muligt inddrages i de daglige opgaver med driften af indkvarteringsstedet. Det er vig- tigt, at den enkelte beboer har en struktureret dagligdag med klarhed om rettigheder og pligter – over for myndighederne, de øvrige beboere og personalet på indkvarteringsstedet samt det omgivende sam- fund – og at beboeren har en realistisk opfattelse af sin situation for derved bedre at være i stand til at tage vare på sig selv og sin familie, uanset om fremtiden ligger i eller uden for Danmark.
Det bemærkes, at operatøren skal bidrage til et bredt og fokuseret samarbejde med Hjemrejsestyrelsen og andre samarbejdspartnere, herunder om rådgivning og motivationsfremmende foranstaltninger for at styrke den enkeltes grundlag for at udrejse frivilligt.
Indkvarteringsopgaven skal desuden løses med et særligt hensyn til beboere med særlige behov samt sårbare grupper, herunder uledsagede mindreårige, ofre for menneskehandel, LGBTI-personer2 og per- soner med fysisk eller psykiske handicap.
Tryghed og sikkerhed på indkvarteringsstederne er afgørende – både for beboere, medarbejdere, na- boer og lokalsamfundet. Det tryghedsskabende samarbejde med det lokale politi, frivillige og øvrige re- levante parter i lokalområdet skal prioriteres højt. Indsatsen skal tilrettelægges, så der er de rette forud- sætninger for forebyggelse af kriminalitet samt tidlig opmærksomhed og opfølgning på mistanke om radikalisering. Indsatsen skal understøtte, at beboerne lever i respekt for hinanden og det omkringlig- gende samfund, samt i respekt for danske normer og værdier, herunder ligestilling mellem kønnene og minoriteters rettigheder.
1 Bekendtgørelse af udlændingeloven nr. 151 af 22. oktober 2020.
2 LGBTI-personer refererer til homoseksuelle, biseksuelle, transkønnede og interkønnede beboere.
DEL I – OVERORDNET RAMME
Denne kontrakt er indgået mellem Udlændingestyrelsen og Tønder Kommune med det formål at regu- lere samarbejdet mellem parterne i forbindelse med driften af indkvarteringssteder for asylansøgere m.fl. og Tønder Kommunes levering af tilknyttede ydelser. Det gælder – ud over indkvartering og forplej- ning – bl.a. sundhedsydelser, undervisning og aktivering.
Udlændingestyrelsen tilvejebringer og driver indkvarteringssteder for udlændinge, der er under styrel- sens forsørgelse, jf. udlændingelovens § 42 a, stk. 5.
Tønder Kommune er en væsentlig samarbejdspartner for Udlændingestyrelsen på asylindkvarteringsom- rådet.
Tønder Kommune benævnes i kontrakten ”operatøren”.
Kontraktforholdet er baseret på en såkaldt BUM-model (bestiller-udfører-modtager), hvor Udlændinge- styrelsen bestiller operatøren til at udføre den opgave, som styrelsen har ansvaret for, jf. udlændingelo- vens § 42 a, stk. 5, 2. pkt. BUM-modellen er en styringsmodel, som skaber tydelighed om forventningerne til udførelsen af opgaverne og levering af ydelserne, samt uafhængigheden mellem bestiller-udfører- og modtagerrollerne.
Udlændingestyrelsen (som bestiller) har det overordnede ansvar for indkvarteringsområdet og har an- svaret for bl.a. at specificere de ønskede ydelser, tilvejebringe finansiering og føre tilsyn. Udlændinge- styrelsen monitorerer således driften af indkvarteringsstederne ved bl.a. at føre tilsyn med operatører- nes opgavevaretagelse i henhold til kontraktens ordlyd og hensigt.
Operatøren (som udfører) har det ledelsesmæssige ansvar for den daglige drift af de aftalte indkvarte- ringssteder, herunder at levere og dokumentere de ydelser, som fremgår af kontrakten. Adskillelsen af bestiller- og udførerollerne skaber større gennemsigtighed med hensyn til, hvem der har ansvaret for hvad i relation til driften af landets indkvarteringssteder.
Denne kontrakt er udformet i et standardformat, således at den kan anvendes af operatører i hele landet med justeringer i visse afsnit.
I bilag 2-5 beskrives ydelser og vilkår, som alene gælder for den centertype, som bilaget omhandler. I bilag 7 beskrives en ydelse som operatøren for delaftale 1 skal levere.
De indholdsmæssige og økonomiske rammer for opgavevaretagelsen er fastlagt i udlændingeloven, fi- nansloven (herunder takster) og de øvrige myndighedsforskrifter, der er opregnet i bilag 9.
Tilbud som operatøren har afgivet til Udlændingestyrelsen forud for tildeling af operatøropgaven i med- før af denne kontrakt udgør en del af kontraktgrundlaget. Tilbuddet er vedlagt som bilag.
Ved beboere forstås personer omfattet af Udlændingestyrelsens forsørgelse, jf. udlændingelovens § 42 a, stk. 1 og 2, jf. stk. 3, som er indkvarteret på et indkvarteringssted.
Ved faseopdeling (1, 2 og 3) forstås de faser, som en udlænding i indkvarteringssystemet kan gennemgå under sit ophold i Danmark, og som er bestemmende for størrelsen på den tillægsydelse, som en udlæn- ding kan optjene:
- Fase 1 er den indledende fase, hvor det endnu ikke er afklaret, om en ansøgning om asyl skal realitetsbehandles i Danmark
- Fase 2 henviser til den fase, hvor en udlændings asylansøgning eller ansøgning om opholdstilla- delse på andet grundlag realitetsbehandles af de danske udlændingemyndigheder
- Fase 3 er udsendelsesfasen, hvor en udlænding er uden lovligt ophold og forpligtet til at udrejse af Danmark.
Ved Indkvarterings- og ydelsesBeregningsSystemet (IBS) forstås det system, som Udlændingestyrelsen benytter til at skabe overblik over, hvor personer under styrelsens forsørgelse er indkvarteret, og i for- bindelse med udbetaling af tillægsydelse til asylansøgerne.
Ved indkvarteringssted forstås det eller de steder, hvorfra operatøren skal drive indkvarteringsvirksom- hed og levere de dertil knyttede ydelser, jf. udlændingelovens § 42 a, stk. 5.
Ved indkvarteringsomfang forstås den gennemsnitlige belægning over en periode omregnet til årsper- soner, hvor én årsperson svarer til én person indkvarteret i et år.
Ved delaftale forstås den aftale/kontrakt, som en operatør har indgået med Udlændingestyrelsen på baggrund af styrelsens udbud af drift af indkvarteringsstederne, der blev offentliggjort den 2. oktober 2020.
Ved ydelser forstås de forskellige opgaver hhv. tilbud, som operatøren skal varetage hhv. levere i tilknyt- ning til udførelsen af den samlede opgave med indkvartering.
4. Indkvarteringssteder og kapacitet
Den nuværende indkvarteringsstruktur er faseopdelt. Det betyder, at rammerne og vilkårene på de for- skellige indkvarteringssteder som udgangspunkt beror på, om beboerne er nyankomne (fase 1), har en verserende asylsag (fase 2) eller er i udsendelsesposition (fase 3).
Der findes aktuelt fire forskellige typer af centre i det ordinære indkvarteringssystem:
• Modtagecentre for nyankomne asylansøgere m.fl.
• Opholdscentre for asylansøgere m.fl., som får deres sag behandlet her i landet
• Udrejsecentre for bl.a. afviste asylansøgere, udlændinge udvist ved dom og udlændinge på tålt ophold.
• Børnecentre for uledsagede mindreårige, hvor der tages hensyn til gruppens sårbare situation og særlige omsorgsbehov.
4.1 Åbning, lukning eller tilpasning af indkvarteringssteder
Det er et grundvilkår – og særtræk – ved indkvarteringsområdet, at behovet for indkvarteringskapacitet over tid kan variere hurtigt, betydeligt og uforudseeligt. Derfor kan indkvarteringssteder såvel som ka- pacitet på indkvarteringsstederne ændres på Udlændingestyrelsens initiativ.
Operatøren skal efter beslutning fra Udlændingestyrelsen bistå med at nedskalere kapaciteten på ind- kvarteringssteder eller at lukke indkvarteringssteder.
Operatøren skal efter beslutning fra Udlændingestyrelsen bistå med åbning af nye indkvarteringssteder i rimelig geografisk afstand til operatørens eksisterende indkvarteringssteder, og hvor det er rentabelt for operatøren.
Udlændingestyrelsen udarbejder i dialog med operatøren en plan for åbning/lukning af konkrete ind- kvarteringssteder. Planen skal bl.a. omhandle tidspunktet for de enkelte ydelsers levering og omfatte kommunikation med lokalsamfundet og udlejere mv. om åbning/lukning af de enkelte indkvarterings- steder. Det forudsættes i den forbindelse, at operatøren efter drøftelse med Udlændingestyrelsen som udgangspunkt varetager den løbende kommunikation om åbningen/lukningen med borgere og myndig- heder i lokalsamfundet.
4.2 Bygninger
Udlændingestyrelsen stiller indkvarteringssteder til rådighed for operatørens levering af ydelser, jf. bilag 6.
Operatøren er ikke berettiget til at anvende indkvarteringsstederne til virksomhed, hvor der opnås ind- tægter fra anden side end Udlændingestyrelsen, medmindre andet aftales skriftligt. Ved en sådan an- vendelse betaler operatøren Udlændingestyrelsen herfor. Betalingen vil basere sig på Udlændingesty- relsens udgifter forbundet med faciliteterne på den givne lokalitet. I fastsættelsen af betalingen vil der indgå direkte huslejeudgifter, vedligeholdelse af ejendommen samt en andel af Udlændingestyrelsens udgifter til administration af området.
4.3 Inventar
Udlændingestyrelsen har pligt til at tilvejebringe inventar til indkvarteringsstederne, hvilket efter aftale kan ske i samarbejde med operatøren. Udlændingestyrelsen afholder udgifterne hertil, jf. bilag 1.
Operatørens opgaver med hensyn til levering, vedligeholdelse og kassation af inventar fremgår af bilag 6.
DEL II - OPERATØRENS INDKVARTERINGSOPGAVE
Operatøren er på vegne af Udlændingestyrelsen forpligtet til at levere en række ydelser, som bl.a. om- fatter indkvarteringsydelser, sundhedsydelser, pasningstilbud for børn og undervisnings- og fritidstilbud for børn for at skabe de rette vilkår for en struktureret dagligdag for udlændinge, som er under styrelsens forsørgelse, jf. udlændingelovens § 42 a, stk. 5. Operatøren er ansvarlig for at udføre indkvarteringsop- gaven i overensstemmelse med kontraktens formål og gældende lovgivning på området.
Operatøren er forpligtet til at have fagligt kvalificeret og tilstrækkeligt personale ansat eller til rådighed som underleverandører til levering af ydelserne.
Operatøren skal i den forbindelse tilrettelægge bemandingen og personalesammensætningen ud fra ind- kvarteringsbehovet og beboersammensætningen på de enkelte adresser og under hensyntagen til for- målet med indkvarteringsopgaven og de krav, der stilles til levering af ydelserne i denne kontrakt.
Operatøren skal sikre, at det enkelte indkvarteringssted stiller tilstrækkeligt personale til rådighed med henblik på opfølgning og tilrettelæggelse af tilbud for sårbare samt personer med særlige behov.
Der henvises endvidere til bilag 3 for så vidt angår særlige krav for uledsagede mindreårige.
1.1 Personalesammensætning
Operatøren skal ved ansættelse af personale tilstræbe sig en bred og repræsentativ sammensætning under hensynstagen til etnisk baggrund, køn, seksuel orientering, handicap, religion eller alder.
1.2 Personalets omgang med beboere
Operatøren skal fastsætte regler for personalets omgang med beboere. Det skal heraf fremgå, at privat samkvem, herunder seksuelt samkvem med beboere, er uforeneligt med ansættelse på et indkvarte- ringssted.
1.3 Straffe- og børneattester
Operatøren skal indhente straffeattester forud for alle ansættelser, herunder for ledelse, frivillige, pe- deller mv., ligesom personalet løbende skal kunne fremvise en ren straffeattest efter Udlændingestyrel- sens anmodning.
Operatøren skal indhente børneattester på personale såvel som på frivillige tilknyttet indkvarteringsste- det, der har kontakt med børn under 15 år, jf. bekendtgørelse nr. 483 af 23. maj 2012 om indhentelse af børneattest ved ansættelse og beskæftigelse af personer, der inden for Justitsministeriets ressortom- råde skal have kontakt med børn under 15 år.
Operatøren skal sikre sig, at børneattester bliver fornyet hvert andet år.
2. Behandling af personoplysninger og tavshedspligt
Operatøren skal overholde den til enhver tid gældende lovgivning om behandling af personoplysninger herunder:
• Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af så- danne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (herefter databeskyttelsesforordnin- gen)
• Lov nr. 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysi- ske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven).
Ved behandling af personoplysninger i forbindelse med indkvarteringsopgaven er operatøren dataan- svarlig, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 4, stk. 7, hvortil dennes ansvar som dataansvarlig be- skrives i databeskyttelsesforordningens artikel 24. Hjemlen til behandlingen af oplysninger findes i ud- lændingelovens § 42 a, stk. 5 og for ydelsen, der beskrives i bilag 7 tillige af udlændingelovens § 56 a, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og e, og artikel 9, stk. 2, litra f.
Oplysninger, som operatøren behandler i medfør af gældende lovgivning om behandling af personoplys- ninger, vil alene kunne videregives til andre myndigheder, hvis der er lovmæssig hjemmel hertil.
Operatøren er som dataansvarlig forpligtet til at iagttage databeskyttelsesforordningen og databeskyt- telseslovens regler. Operatøren skal under hensyntagen til den pågældende behandlings karakter, om- fang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre og for at være i stand til at påvise, at behandling er i overensstemmelse med databeskyttel- sesforordningen og de til enhver tid gældende databeskyttelsesretlige regler.
Operatørens medarbejdere og eventuelle underleverandørers medarbejdere har tavshedspligt vedrø- rende fortrolige oplysninger, der opnås kendskab til i forbindelse med udførelsen af operatøropgaven i henhold til denne kontrakt, jf. straffelovens §§ 152 samt 152 a-f3.
2.1 Udveksling af oplysninger
Udlændingestyrelsen og operatørerne kan udveksle de oplysninger vedrørende en beboer herunder op- lysninger om dennes rent private forhold og andre fortrolige oplysninger, som er nødvendige for:
• Varetagelse af administrationen i forbindelse med driften af indkvarteringssteder
• Operatørernes udbetaling af kontante ydelser
• Varetagelse af administrationen efter udlændingelovens §§ 42 c-42 g. Oplysningerne kan udveksles uden beboerens samtykke, jf. udlændingelovens § 42 h.
3 Bekendtgørelse af straffeloven nr. 976 af 17. september 2019.
Oplysninger, der kan udveksles efter det ovenfor beskrevne, omfatter bl.a. stamoplysninger om den en- kelte beboer (herunder antal personer i familien og helbredsforhold mv.), sagsbehandlingsrelaterede oplysninger, oplysninger om den pågældendes kvalifikationer (uddannelse, sprogkundskaber) og hel- bredsmæssige oplysninger, jf. udlændingelovens § 42 h. Udlændingestyrelsen og operatørerne kan her- under udveksle følsomme oplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 og andre op- lysninger, herunder fortrolige oplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6, uden be- boerens samtykke. Dette gælder også for oplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 10 om oplysninger vedrørende strafbare forhold, jf. databeskyttelseslovens § 8.
I det omfang Udlændingestyrelsen eller operatøren er berettiget til at videregive en oplysning, som be- skrevet, skal oplysningen på begæring videregives, hvis den er af betydning for modtagerens opgaveva- retagelse, herunder for en afgørelse, som Udlændingestyrelsen skal træffe.
Desuden skal operatøren efter anmodning fra Udlændingestyrelsen videregive oplysningerne fra en vok- sen beboers kontrakt om undervisning og aktivering til Udlændingestyrelsen. Videregivelsen kan ske uden beboerens samtykke, jf. udlændingelovens § 42 h, stk. 3. Operatøren skal underrette beboeren om, at der videregives oplysninger fra kontrakten til Udlændingestyrelsen.
Flytter en voksen beboer fra et indkvarteringssted, som drives af operatøren, til et indkvarteringssted drevet af en anden operatør, skal operatøren uden beboerens samtykke videregive oplysningerne fra beboerens kontrakt om undervisning og aktivering til operatøren for det nye indkvarteringssted. Vide- regivelsen skal ske i umiddelbar tilknytning til flytningen.
Kontrakten kan indeholde følsomme oplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9, eksempelvis oplysninger om helbredsmæssige forhold og andre oplysninger omfattet af databeskyttel- sesforordningens artikel 6. Operatørens videregivelse af oplysninger fra kontrakten kan ske uden bebo- erens samtykke, jf. udlændingelovens § 42 h, stk. 2. Operatøren skal underrette beboeren om, at der videregives oplysninger fra kontrakten til den nye operatør.
3. Operatørens samarbejde med Udlændingestyrelsen
3.1 Udlændingestyrelsens bookingfunktion
For at sikre den bedst mulige udnyttelse af indkvarteringskapaciteten og de bedst mulige vilkår for den aktuelle beboergruppe vurderer Udlændingestyrelsen på baggrund af den aktuelle indkvarteringssitua- tion, indrejsemønstre mv. og tilbagemeldinger fra operatørerne, om der overordnet er de fornødne plad- ser i indkvarteringssystemet, eller om der er behov for op- eller nedskalering, og om der er behov for at udpege bestemte indkvarteringssteder til særlige målgrupper.
3.2 Kontaktperson
Operatøren skal udpege en eller flere kontaktpersoner, som har det overordnede bookingmæssige an- svar for indkvarteringsstederne, og som skal varetage den løbende kommunikation med Udlændingesty- relsens bookingfunktion.
Formålet er ikke kun at sikre klare kommunikationskanaler mellem operatøren og Udlændingestyrelsens bookingfunktion, men også at forankre et overblik over flere centre hos kontaktpersonen til brug for
styrelsens kortsigtede såvel som langsigtede planlægning på indkvarteringsområdet og dermed den bedst mulige udnyttelse af indkvarteringskapaciteten.
Kontaktpersonen skal primært være praktiker og ikke nødvendigvis en del af operatørens ledelse, men skal have tæt kontakt til operatørens ledelse. Det forudsættes, at kontaktpersonen har et grundigt kend- skab til de enkelte indkvarteringssteders indretning, målgruppe mv., ligesom kontaktpersonen kan kon- takte Udlændingestyrelsen med forslag for at forbedre kapacitetsudnyttelsen, når det vurderes muligt.
Hvorvidt der er behov for at udpege mere end én kontaktperson afhænger bl.a. af antallet og typen af indkvarteringssteder, som operatøren driver, samt indkvarteringsstedernes geografiske placering.
3.3 Løbende opdatering i IBS
Operatøren skal sikre en løbende opdatering i IBS af beboerne samt underretning af Udlændingestyrel- sens bookingfunktion. Dette omfatter bl.a. ændring af opholdssted og udeblivelser samt civilstatusæn- dringer, fødsler og dødsfald.
Operatøren skal endvidere varetage den generelle administration, herunder opdateringen af beboernes stamkort, redigere relationerne, når fx ægtepar/samlevende flytter fra hinanden samt sikre, at oplysnin- ger om fx skole, sundhed og sociale sager ajourføres løbende og videresendes ved en eventuel flytning til andet center som følge af ændring i opholdsstatus eller ved flytning mellem et center, jf. udlændinge- lovens § 42 h.
Beboerne skal under sagens behandling bo på indkvarteringsstedet, med mindre Udlændingestyrelsen har givet tilladelse til, at beboeren opholder sig et andet sted.
Der henvises i øvrigt til retningslinjerne for IBS.
3.4 Flytteønsker
Operatøren skal under stambemærkningerne i IBS notere en beboers evt. ønske om at flytte fra et ind- kvarteringssted til et andet.
Ved hastende tilfælde kan kontaktpersonen orientere Udlændingestyrelsens bookingfunktion om et flyt- teønske pr. mail eller telefon. Hastende tilfælde kan fx være, hvis beboerens ægtefælle eller anden nær familie er indrejst i Danmark og indkvarteret på et andet indkvarteringssted, eller hvis en hændelse med- fører, at beboeren ikke kan blive på indkvarteringsstedet.
Hvis en beboer ønsker at indkvartere sig uden for et indkvarteringssted, skal der foreligge forudgående tilladelse hertil fra Udlændingestyrelsen.
Operatøren skal bistå en beboer ved ansøgning om privat indkvartering. Operatøren skal i forbindelse hermed efter behov, og såfremt der er tale om en uledsaget mindreårig, inddrage den kommune, hvor den private indkvartering skal finde sted, med henblik på vurdering af indkvarteringsværten.
Operatøren skal ved eventuelle henvendelser til Udlændingestyrelsens bookingfunktion med anmodnin- ger om flytninger af beboere med en uhensigtsmæssig adfærd redegøre nærmere for denne eller de
hændelser, der ligger til grund for henvendelsen, for operatørens vurdering af beboeren, for hvad ope- ratøren har gjort for at afhjælpe forholdet, og for hvad operatøren forestiller sig, at et nyt indkvarte- ringssted kan gøre bedre end det nuværende indkvarteringssted.
3.5 Tilstedeværelseskontrol
Operatøren skal i IBS til enhver tid og uden ugrundet ophold registrere en beboer som udeblevet, hvis personalet er bekendt med, at den pågældende ikke reelt opholder sig på indkvarteringsstedet.
Operatøren skal endvidere løbende gennemføre tilstedeværelseskontrol og dermed kontrollere, om en beboer reelt opholder sig på indkvarteringsstedet eller skal registreres i IBS som udeblevet. Tilstedevæ- relseskontrol skal ske, hvis beboeren:
• Ikke henter sin post
• Ikke henter sine kontante ydelser
• Ikke møder op til indkaldte møder, interviews, tilsigelser mv.
• Ikke efterkommer en opfordring om at henvende sig til centerpersonalet
• Gennem længere tid udebliver fra undervisning og/eller aktivering
• Ikke opholder sig på centret/i udebolig (tømt værelse el.lign. klare indicier).
Operatøren skal i IBS straks registrere en beboer som udeblevet, hvis operatøren bliver bekendt med, at beboeren ikke reelt opholder sig på indkvarteringsstedet.
Operatøren skal ligeledes registrere en beboer som udeblevet, hvis den pågældende gennem tre hver- dage ikke har hentet sin post eller efterkommet en opfordring om at henvende sig på kontoret.
Operatøren skal orientere nye beboere om tilstedeværelseskontrol, om konsekvenserne af manglende tilstedeværelse, og om adgangen til at søge om tilladelse til at opholde sig væk fra centret i kortere eller længere tid, jf. Udlændingestyrelsens retningslinjer af 12. august 2016 om lovligt fravær fra asylcenter- systemet med økonomi.
3.6 Fratagelse eller nedsættelse af kontante ydelser
Operatøren skal i sager om fratagelse eller nedsættelse af kontante ydelser som følge af uhensigtsmæs- sig adfærd, kriminalitet eller andre alvorlige forhold bistå Udlændingestyrelsen med oplysning af sa- gerne.
I sager om fratagelse eller nedsættelse af kontante ydelser som følge af at beboeren ikke efterkommer et flyttepåbud eller har tilsidesat et pålæg om at udføre nødvendige opgaver i forbindelse med driften af indkvarteringsstedet, skal operatøren udfylde indberetningsskema IN12.
Indberetningsskema IN12 sendes til Udlændingestyrelsen pr. e-mail til xxxxxxx@xx.xx
Operatøren skal i sager, hvor Udlændingestyrelsen kan træffe afgørelse om nedsættelse eller fratagelse af en beboers kontante ydelser, sikre, at beboeren er bekendt med, hvilke oplysninger, der indgår i grundlaget for vurderingen i en sag om fratagelse eller nedsættelse af ydelser, ligesom operatøren skal videregive beboerens eventuelle bemærkninger hertil til styrelsen.
3.7 Bistand til ministerbetjening mv.
Operatøren er forpligtet til så vidt muligt og til tider med kort varsel at levere bidrag til Udlændingesty- relsen i forbindelse med ministerbetjening, udarbejdelse af bidrag til besvarelse af spørgsmål fra Folke- tinget, Folketingets Ombudsmand og Rigsrevisionen mv. Operatøren skal i den sammenhæng gøre Ud- lændingestyrelsen opmærksom på eventuelle usikkerheder eller forbehold i operatørens bidrag til Ud- lændingestyrelsen.
Operatøren bør orientere Udlændingestyrelsen, hvis operatøren modtager henvendelser fra politikere eller ministre, der ønsker at aflægge besøg på et af operatørens indkvarteringssteder.
3.8 Presse og kommunikation med lokalsamfundet
Operatøren skal efter drøftelse med Udlændingestyrelsen informere lokalsamfundet om etableringen af indkvarteringssteder mv.
Operatøren skal efter drøftelse med Udlændingestyrelsen tillige varetage løbende kommunikation med myndigheder og borgere vedrørende navnlig åbning, lukning af eller væsentlige ændringer i beboersam- mensætningen for indkvarteringsstederne mv.
Såfremt pressen eller andre henvender sig til operatøren med henblik på interviews med en beboer eller optagelse af film eller publicering af billeder med en beboer på indkvarteringsstedet, skal operatøren forinden have sikret sig, at beboeren har givet samtykke. Såfremt der er tale om en uledsaget mindreårig, skal operatøren forinden indhente samtykke fra den mindreåriges personlige repræsentant eller bisid- der.
Såfremt pressen eller andre henvender sig med henblik på udarbejdelse af indslag, der vedrører indkvar- teringsdriften generelt, bør operatøren underrette eller henvise til Udlændingestyrelsen.
3.9 Løbende samarbejde med Udlændingestyrelsen i øvrigt
Operatøren skal løbende deltage i møder med Udlændingestyrelsen og de andre operatører.
Møderne kan vedrøre bl.a. belægningssituationen, kapacitet og ændrede krav til operatørernes opgave- varetagelse. Møderne kan også omhandle fælles erfaringsudveksling og sparring om øvrige aktuelle em- ner og konkrete problemstillinger om operatørernes varetagelse af indkvarteringsopgaven mv. Opera- tørerne kan således også på disse møder bringe emner af mere generel karakter op over for Udlændin- gestyrelsen og de øvrige operatører.
4. Bistand til Hjemrejsestyrelsen og Rådgivningstjenesten
Operatøren skal bistå Hjemrejsestyrelsen, herunder styrelsens opsøgende enhed, der afholder udrejse- samtaler med beboere, ligesom operatøren skal bistå den leverandør, som varetager rådgivningstjene- sten for afviste asylansøgere på operatørens indkvarteringssteder, jf. udlændingelovens § 43 a, stk. 8.
Operatøren skal således hjælpe med at sikre, at asylansøgere m.fl. på operatørens indkvarteringssteder og i udeboliger får informationer om Hjemrejsestyrelsens rådgivning samt Rådgivningstjenesten, ligesom operatøren skal facilitere beboernes adgang til Hjemrejsestyrelsen og Rådgivningstjenesten.
Operatøren skal stille kontor- og mødefaciliteter herunder internetadgang til rådighed for Hjemrejsesty- relsen og Rådgivningstjenesten såvel som andre rådgivningsaktiviteter på centrene. Operatøren skal i den forbindelse stille videokonferenceudstyr til rådighed, hvis rådgivningen ikke finder sted på centret.
Operatøren skal udpege en medarbejder på hvert center, som skal være kontaktperson for hhv. Hjem- rejsestyrelsen og Rådgivningstjenesten, og som kan bistå Hjemrejsestyrelsen og Rådgivningstjenesten med kendskab til centrets beboere, herunder nye behov for informationsrunder, og som kan overlevere enkle beskeder til beboere, som indgår i et rådgivningsforløb med Hjemrejsestyrelsen og Rådgivnings- tjenesten. Operatøren skal således sende kontaktoplysninger for personen til leverandøren af Rådgiv- ningstjenesten.
Operatøren skal for hvert indkvarteringssted udarbejde en husorden, der beskriver de regler og retnings- linjer, som gælder for beboerne, samt tager hensyn til eventuelle specifikke forhold i lokalsamfundet. Det gælder bl.a. trafikale forhold og særlige forhold under hensyn til naboer, fx støj.
Formålet med husordenen er at sikre, at alle beboere ved, hvilken adfærd der skal udvises på centret, således at der skabes en rolig og stabil hverdag på indkvarteringsstedet.
Husordenen skal udleveres til nye beboere ved indflytning på centret og i øvrigt være tilgængelig på fx infotavler, opslag mv. Operatøren skal sikre, at nye beboere forstår indholdet af husordenen.
Husordenen skal desuden oplyse beboerne om konsekvenserne ved at overtræde husordenen, herunder at gentagne overtrædelser kan føre til bortvisning fra visse områder af centret, nedsættelse eller frata- gelse af kontante ydelser og flytning til andet center. Husordenen skal endvidere oplyse beboerne om, at beboerne skal have centret som deres opholdssted, reglerne for midlertidigt fravær og konsekven- serne af at udeblive fra centret, såvel om reglerne for håndtering af hittegods og efterladte ejendele.
Husordenen skal oversættes til følgende sprog:
Arabisk, dari, pastho, engelsk, farsi, fransk, russisk, somali, sorani, kurmanji samt øvrige relevante sprog.
6. Nultolerance over for kriminalitet og uhensigtsmæssig adfærd
Der er nultolerance over for enhver form for kriminalitet og uhensigtsmæssig adfærd på indkvarterings- stederne.
Operatøren skal politianmelde alle former for kriminalitet og mistanke om kriminelle forhold på indkvar- teringsstederne. Operatøren skal endvidere underrette det lokale politi om enhver mistanke om radika- lisering blandt beboere eller udefra kommende personer, som opsøger indkvarteringsstederne.
Operatøren skal indberette alle former for kriminalitet samt alvorlige hændelser på indkvarteringsste- derne til Udlændingestyrelsen. En underretning efter serviceloven4 til kommunen med kopi til Udlæn- dingestyrelsen træder ikke i stedet for en indberetning.
4 Bekendtgørelse nr. 1287 af 28. august 2020 om lov om social service.
Indberetningspligten omfatter bl.a. mistanke om radikalisering, chikane, hærværk, tyveri, brandstiftelse, seksuelle krænkelser, vold og trusler om vold, magtanvendelse samt andre alvorlige konflikter mv. Ind- beretning skal ske, uanset om forholdene er rettet mod beboere, personale eller mod andre personer, som opholder sig på eller besøger et indkvarteringssted.
Operatøren skal hurtigst muligt og uden ugrundet forsinkelse sende indberetninger om hændelser af ovenstående karakter til Udlændingestyrelsen.
For indberetninger vedrørende chikane og mistanke om radikalisering skal operatøren benytte indberet- ningsskema IN8. For øvrige indberetninger, herunder vold og trusler mod beboere benyttes indberet- ningsskema IN9. For indberetninger om magtanvendelse over for uledsagede mindreårige m.fl. skal ope- ratøren endvidere anvende et særskilt IN10 skema.
Indberetningsskemaerne skal hurtigst muligt og uden ugrundet forsinkelse sendes til Udlændingestyrel- sen pr. mail til xxxxxxxxxxxxxx@xx.xx
Såfremt indberetningen giver grundlag for at overveje en flytning af den indberettede beboer til et andet indkvarteringssted, kontakter operatøren endvidere Udlændingestyrelsens bookingfunktion, jf. pkt. 3.4.
Operatøren skal fastsætte interne procedurer for kvalitetssikring og håndtering af og opfølgning på ind- beretninger. Operatøren skal i den sammenhæng være opmærksom på eventuelle mønstre og tenden- ser i de episoder, der indberettes.
7. Indkvartering og socialt netværk
7.1 Vagtberedskab
Operatøren skal sikre, at beboerne ved hvert enkelt center uden for normal arbejdstid kan komme i kontakt med et vagtberedskab (uden fast døgnbemanding), fx ved at stille en telefon til rådighed.
Beredskabet kan bl.a. benyttes ved tilfælde af bygnings- og installationsmæssige problemer, behov for politiassistance og vagtlæge mv.
Såfremt der er tale om akutte tilfælde, som ikke kan løses telefonisk, skal en vagt inden for en time være til stede på indkvarteringsstedet med henblik på at løse det opståede problem.
Operatøren skal endvidere stille en vagtfunktion til rådighed, således at politiet og andre myndigheder m.fl. kan komme i kontakt med operatøren. Funktionen benyttes bl.a. ved særlige hændelser på indkvar- teringsstederne som eksempelvis hærværk, vold, opståede konflikter o. lign. Vagtfunktionens opgave er endvidere uden ugrundet ophold at sikre, at Udlændingestyrelsen orienteres om sådanne særlige hæn- delser på indkvarteringsstederne uden for normal arbejdstid.
7.2 Myndighedsbestemt døgnbemanding
Operatøren skal efter aftale med Udlændingestyrelsen sikre døgnbemanding på indkvarteringssteder, hvor der af brandsikkerhedsmæssige eller andre årsager stilles myndighedskrav herom.
7.3 Beredskabsplan
Operatøren skal have en beredskabsplan, der beskriver, hvorledes særlige hændelser på indkvarterings- stedet – fx brand, overfald, dødsfald o.l. – håndteres i forhold til beboere og personale.
7.4 Hygiejne
Operatøren skal til enhver tid følge de gældende vejledninger og retningslinjer på sundhedsområdet og løbende holde sig opdateret om anbefalinger og udviklinger hos de danske myndigheder. Operatøren skal forestå instruktion af beboerne bl.a. i rengøring og hygiejniske forhold. Operatøren skal i den for- bindelse varetage rengøring af de lokaler, beboerne ikke har adgang til, jf. vejledning af 20. januar 2017 om hygiejne ved langvarig, midlertidig indkvartering af mange personer.
7.5 Håndtering af hittegods og efterladte ejendele
Såfremt operatøren finder efterladte ejendele på fællesarealer eller lignende, og det ikke er muligt inden for 2-3 arbejdsdage at identificere ejeren, skal operatøren håndtere de fundne ejendele i henhold til reglerne om hittegods. Der henvises til bekendtgørelse nr. 879 af 4. juli 2014 af lov om hittegods samt bekendtgørelse nr. 1308 af 18. december 2012 om behandlingen af hittegods.
Såfremt operatøren finder efterladte ejendele i rømmede værelser eller ved rømmede sovepladser, skal operatøren håndtere disse på følgende måde:
• Operatøren skal straks kassere letfordærvelige efterladte ejendele
• Operatøren skal opbevare efterladte ejendele med en anslået værdi på under 500 kr. pr. del i en måned.
Hvis beboeren i løbet af opbevaringsperioden genindrejser eller genopdukker og gør krav på sine ejen- dele, skal operatøren udlevere ejendelene til beboeren.
Hvis beboeren ikke gør krav på sine ejendele i løbet af opbevaringsperioden, skal operatøren ved opbe- varingsperiodens udløb enten destruere de efterladte ejendele eller udlevere dem til almennyttige eller velgørende formål.
Operatøren skal opbevare efterladte ejendele med en anslået værdi på over 500 kr. pr. del i tre måneder.
Operatøren skal føre en fortegnelse pr. center over de efterladte ejendele, centret opbevarer, med op- lysning om:
• Person ID på den eller de personer, som var indkvarteret på det værelse, hvor de efterladte ejendele blev fundet
• Dato for fundet af de efterladte ejendele
• Dato for udløb af opbevaringsperiode(r)
• Liste med angivelse af, hvad de efterladte ejendele består af.
7.6 Håndtering af indflytning og udflytning
Operatøren skal forestå den løbende disponering og klargøring af værelser og lejligheder.
7.7 Udbetaling af kontante ydelser samt naturalieydelser mv.
Operatøren skal forestå udbetaling af kontante ydelser samt tilvejebringelse og udlevering af evt. natu- ralieydelser, herunder hygiejnepakker, børnetøjspakker, børnepakker og voksentøjspakker til beboerne.
Operatøren skal registrere alle udleveringer af naturalieydelser i IBS, jf. retningslinjer for Indkvarterings- og ydelsesBeregningsSystemet.
Opgaven skal løses i overensstemmelse med Udlændingestyrelsens retningslinjer herfor, jf. retningslin- jer for IBS og retningslinjer for tilvejebringelse og afregning af naturalieydelser.
For udlændinge, som under deres private indkvartering har dispensation for at fremmøde og hente ydel- ser på centret, skal operatøren foranledige distribution af kontante ydelser og naturalieydelser på anden vis, fx ved fysisk fremmøde hos beboeren, ved anvendelse af gyldig fuldmagt eller lignende.
I tilfælde af nødindkvartering skal operatøren aftale konkret med Udlændingestyrelsen, hvordan en eventuel udbetaling af kontante ydelser tilrettelægges, men udgangspunktet er fortsat, at dette skal ske i overensstemmelse med styrelsens retningslinjer herfor.
Opstår der problemer med en kørsel i IBS, og kørslen derfor ikke gennemføres som planlagt, informerer Udlændingestyrelsen operatøren herom. Udlændingestyrelsen giver operatøren instrukser om, hvordan operatøren skal forholde sig til den mangelfulde kørsel. Instrukserne skal tage højde for, at operatøren er i stand til at afsende pengebestillingen til evt. valgte kontantservice senest kl. 9:00.
”Ej-realiserede” kontante ydelser bliver modregnet i næste udbetaling. Operatøren beholder ”ej-reali- serede” midler og opbevarer disse forsvarligt.
Operatøren skal skriftligt oplyse Udlændingestyrelsen om kontooplysninger, hvortil udbetalingerne øn- skes overført. I forbindelse med indsendelse af anmodning om nyoprettelser og/eller ændringer i kon- tooplysninger skal der være påført to underskrifter, eller en person – ud over afsenderen – skal fremgå i kopi på mailen, såfremt oplysningerne indsendes pr. mail.
Det er operatørens ansvar at administrere og afstemme evt. mellemværende med den valgte kontant- service.
Operatøren skal hurtigst muligt orientere Udlændingestyrelsen, såfremt der opstår andre mellemværen- der med styrelsen.
7.8 Samarbejde med lokalsamfundet og frivillige
Operatøren skal søge at motivere relevante og interesserede personer og foreninger mv. i lokalsamfun- det til at yde en frivillig indsats til gavn for beboerne på det enkelte indkvarteringssted.
Operatøren skal i den forbindelse orientere kommunen, lokale foreninger mv. om muligheden for at indgå i frivilligt arbejde på indkvarteringsstedet.
Operatøren skal gøre frivillige bekendt med reglerne om tavshedspligt og behandling af personoplysnin- ger, jf. pkt. 2.
7.9 Ressourcepersoner, vejledning og rådgivning
Operatøren skal bistå beboerne med råd og vejledning i forbindelse med sociale forhold, lokale og of- fentlige institutioner mv., således at beboerne i størst muligt omfang er i stand til selv at løse sådanne opgaver. Som led i den særlige opmærksomhed på beboere med særlige behov bør operatøren udpege en eller flere ressourcepersoner på udrejsecentrene, som bl.a. kan bistå beboerne med spørgsmål rela- teret til fx religion- eller LGBTI-forhold. Ressourcepersonen skal holde sig generelt orienteret om forhold, som vedrører minoritetsgrupper på centrene og bør efter behov formidle kontakt til relevante interes- segrupper om minoritetsspørgsmål.
Formålet med udpegningen af en ressourceperson er, at det derved bliver synliggjort over for beboerne, at de kan rette henvendelse til personalet med spørgsmål af mere privat karakter, og at personalet kan formidle kontakt til relevante trossamfund og interessegrupper mv. Dette kan eksempelvis ske ved, at der på centrenes intranet vises et link til Kirkeministeriets liste over anerkendte trossamfund og tilknyt- tede menigheder såvel som kontaktoplysninger til LGBT Asylum og andre relevante interessegrupper.
For at undgå at kontakt til en ressourceperson i sig selv øger sårbarheden for de beboere, som måtte ønske at drøfte spørgsmål om religiøse eller LGBTI-forhold mv., bør ressourcepersonen udpeges blandt medarbejdere, som dagligt har kontakt til mange beboere, fx en netværksmedarbejder.
7.10 Brug af tolke
Operatøren er forpligtet til at stille professionel tolkebistand til rådighed for beboerne i det omfang, det er nødvendigt for at sikre, at beboerne forstår omfanget af deres rettigheder og pligter i indkvarterings- systemet. Operatøren er ligeledes forpligtet til at stille professionel tolkebistand til rådighed, hvor det er en forudsætning for, at beboerne kan modtage de ydelser, som operatøren er forpligtet til at levere i henhold til denne kontrakt.
7.11 Etablering af beboerråd
Operatøren skal bistå beboerne med etableringen af samarbejdsordninger i form af beboerråd, faste beboermøder o.lign., der har til hensigt at sikre, at beboerne får medindflydelse på dagligdagen på det enkelte indkvarteringssted. Samarbejdsordningerne kan endvidere eksempelvis anvendes som forum for udveksling af information mellem operatørens personale og beboerne.
Operatøren skal understøtte samarbejdsordningerne og søge at motivere beboerne til deltagelse og råd- give beboerne om, hvordan samarbejdsordningerne kan etableres og fungere. For så vidt angår opret- telsen af samarbejdsordninger, henvises der i øvrigt til § 3, stk. 2, i bekendtgørelsen om undervisning og aktivering mv. af asylansøgere x.fl.5
5 Bekendtgørelse nr. 1224 af 12. august 2020 om undervisning og aktivering mv. af asylansøgere x.fl.
7.12 Dødsfald
I tilfælde af dødsfald, skal operatøren i samarbejde med eventuelle pårørende foranstalte begravelse af afdøde samt evt. transport til hjemland eller tredjeland og efterfølgende begravelse af afdøde. Der hen- vises i den forbindelse til Udlændingestyrelsens notat om procedurer i forbindelse med dødsfald.
7.13 Skærpet underretningspligt i forhold til børn
Operatøren skal iagttage bestemmelserne i serviceloven for at værne om alle indkvarterede børns le- gemlige og psykiske helbredstilstand. Operatøren er underlagt en skærpet underretningspligt.
Operatøren skal tillige varetage opsøgende arbejde over for forældre med børn under legestuealder samt gravide kvinder.
7.14 Sårbare grupper og beboere med særlige behov
Personer, der tilhører en sårbar gruppe, kan have større behov for en særlig indsats i forhold til indkvar- tering.
Operatøren skal sikre, at alle ansatte på indkvarteringsstederne har viden om sårbare grupper og disses behov og udfordringer.
Operatøren skal bidrage til at identificere sårbare grupper samt beboere med særlige behov, og opera- tøren skal sikre en helhedsorienteret, tværfaglig og koordineret psykosocial indsats over for disse bebo- ere, herunder samarbejde med støttepersoner, eksterne institutioner (fx psykiatriske behandlingsinsti- tutioner og misbrugscentre), behandlere, sundhedsplejersker mv.
Operatøren kan over for beboere med særlige behov, som eksempelvis gør, at de midlertidigt ikke er i stand til at klare sig selv eller tage vare på egne børn, iværksætte ikke-godkendelseskrævende sociale støtteforanstaltninger.
Operatøren skal sikre, at der i overensstemmelse med §§ 153 og 154 i serviceloven sker identifikation af særligt omsorgstruede børn med henblik på iværksættelse af nødvendige foranstaltninger i samarbejde med den lokale kommune og/eller Udlændingestyrelsen.
7.15 Særlig indsats over for ofre for menneskehandel
Operatøren skal i relevant omfang tilbyde beboere, som myndighederne har vurderet har været udsat for menneskehandel, lægehjælp, psykologhjælp, juridisk bistand og uddannelsesaktiviteter i overens- stemmelse med regeringens handlingsplan for bekæmpelse af menneskehandel 2019-2021. Hjælpen kan være mere omfattende end den hjælp, der normalt tilbydes beboere. I disse tilfælde skal operatøren søge godkendelse hos Udlændingestyrelsen. Dette gælder også behandlinger, som normalt vil være om- fattet af det rammestyrede social- og sundhedsområde.
En asylansøger m.fl. kan – ud over at være indkvarteret i fx et opholdscenter – blive indkvarteret i en såkaldt udebolig i tilknytning til et center, såfremt visse betingelser er opfyldt, fx hvis asylansøgeren har familie i Danmark.
For følgende former for udeboliger gælder det, at operatøren skal sikre, at personer, som er indkvarteret i tilknytning til et indkvarteringssted, har adgang til tilbud på lige vilkår med beboere indkvarteret på selve indkvarteringsstedet, herunder adgang til sundhedsmæssige tilbud samt til undervisning og akti- vering:
• Selvstændige boliger
• Særlige boliger
• Anneks
• Privat indkvartering med økonomi
• Anbringelse og særlig indkvartering.
Opgaverne i forbindelse med udeboliger er beskrevet nedenfor.
8.1 Operatørens opgaver i forhold til personer i udebolig
Operatøren skal tage kontakt til de pågældende beboere efter behov. Operatøren skal dog som mini- mum have kontakt med privat indkvarterede, indkvarterede i annekser og særlige og selvstændige boli- ger én gang hver 3. måned. For at sikre at beboeren bor under rimelige vilkår og fortsat opholder sig på den adresse, der er indgået kontrakt om, bør kontakten foregå på bopælen. Beboere i specialannek- ser skal operatøren som minimum have kontakt med én gang hver 14. dag.
For så vidt angår uledsagede mindreårige, som er privat indkvarteret, og som under den private indkvar- tering er tilknyttet et af operatørens indkvarteringssteder, skal operatøren desuden have kontakt med disse med henblik på, at:
• Sikre, at den private indkvartering fortsat tjener barnets tarv
• Yde råd og vejledning til værts- eller plejefamilie og den uledsagede mindreårige
• Supervisere værts- eller plejefamilien
• Sikre, at den uledsagede mindreårige har adgang til nødvendige sociale, uddannelsesmæssige og sundhedsmæssige ydelser.
Operatøren skal have kontakt med en uledsaget mindreårig minimum hver 3. måned. Kontakten skal finde sted på indkvarteringsadressen.
Operatøren skal ligeledes varetage forvaltningsmæssige og koordinerende opgaver vedrørende øko- nomi, skolegang og sundhedsforhold i relation til de privatindkvarterede uledsagede mindreårige.
Uledsagede mindreårige i alderen 0-16 år, som er privat indkvarteret hos andre end deres forældre, vil blive tilknyttet det nærmeste børnecenter. Hvis omstændighederne taler for det, herunder såfremt et andet indkvarteringssted er i nærmere geografisk afstand, kan den pågældende i stedet knyttes til det nærmeste opholdscenter.
9.1 Sundhedsbetjening (alle beboere)
Sundhedsbetjeningen har til formål at sikre beboerne adgang til nødvendige sundhedsydelser samt sundhedsfremme og sygdomsforebyggelse, fx sundhedsinformation og sundhedspædagogik, som un- derstøtter beboerne i at tage ansvaret for egen sundhed.
Operatøren skal sikre, at beboerne på et indkvarteringssted informeres om organiseringen af sundheds- betjeningen, og om hvilke rettigheder og pligter beboerne har på sundhedsområdet. Løsning af opgaven tilrettelægges med udgangspunkt i beboerens individuelle behov og skal finde sted umiddelbart efter indflytningen.
Operatøren skal herudover forestå information, vejledning og rådgivning af beboerne om sundheds- fremme og sygdomsforebyggelse.
9.2 Medicinsk modtagelse (nyankomne beboere)
Enhver nyankommet asylansøger m.fl. skal tilbydes en medicinsk modtagelse i forbindelse med den før- ste indkvartering i indkvarteringssystemet. Formålet er at opnå en overordnet indsigt i den pågældendes helbredsmæssige tilstand og at målrette den behandlende og forebyggende indsats mod dem, der har særlige behov, ved en systematisk afdækning af almentilstand, sygdom og sårbarhed. Formålet er desu- den at undgå spredning af smitsomme sygdomme.
Medicinsk modtagelse omfatter:
• Forebyggende helbredsundersøgelse
• En individuel samtale, hvor beboerens fysiske og psykiske helbredstilstand kortlægges. Beboe- ren gennemgår relevante undersøgelser og får udleveret relevant medicin og vitaminer. Herud- over får beboeren information om HIV og AIDS samt prævention
• Screening for tuberkulose af beboere, der kommer fra risikoområder, herunder interview og vej- ledning om tuberkulose samt lægelig undersøgelse efter behov. Screeningen udføres efter Sund- hedsstyrelsens vejledning herom
• Visitation af gravide til læge og jordemoder, herunder udarbejdelse af graviditetsjournal og til- bud om fosterdiagnostik
• Screening for følger efter tortur i henhold til artikel 14 i FN’s konvention af 10. december 1984 mod tortur og anden grusom, umenneskelig eller nedværdigende behandling eller straf med henblik på opfølgende behandling hos psykolog, psykiater, fysioterapeut og tandlæge mv.
• Konsultation/hjemmebesøg til gravide over 7. svangerskabsmåned
• Konsultation/hjemmebesøg til mødre med nyfødte.
For medicinsk modtagelse af børn (0-17 år) henvises også til punkt 9.3. nedenfor.
Operatøren skal i IBS registrere, når en beboer er blevet tilbudt medicinsk modtagelse, og om beboeren har taget imod undersøgelsen. Ved den medicinske modtagelse kan der visiteres til læge, fx ved akut sygdom, behov for medicin, uopsættelige behandlingskrævende kroniske lidelser, behov for psykiatrisk
vurdering mv. Hvis en undersøgelse eller behandling vurderes som godkendelseskrævende, skal opera- tøren forinden iværksættelse søge om Udlændingestyrelsens godkendelse hertil.
På baggrund af den medicinske modtagelse skal operatøren opdatere det relevante journalsystem for sundhedsbehandling for alle beboere, herunder eventuelt med en medicinsk handleplan. Den medicin- ske modtagelse skal registreres som gennemført, når den samlede modtagelse er gennemført.
Den medicinske modtagelse bør være afsluttet senest 10 arbejdsdage efter ankomsten til Danmark og inden udflytningen fra modtagecentret. Operatøren skal følge op på, hvorvidt en ny beboer har modta- get en medicinsk modtagelse, når denne kommer fra et modtagecenter. Hvis dette ikke er tilfældet, skal beboeren tilbydes en medicinsk modtagelse.
9.3 Særlig medicinsk modtagelse for børn (0-17 år)
Operatøren skal forestå særlig medicinsk modtagelse af børn. Den omfatter:
• Undersøgelse ved sundhedsplejerske (fx højde- og vægtmåling og for børn i den undervisnings- pligtige alder, farvetest, syns- og høreprøve samt forskellige funktionsundersøgelser)
• Sundhedsinformation til børn og unge i relation til pubertet, misbrug mv.
• Vaccination af børn i alderen 0-6 år mod smitsom leverbetændelse (hepatitis B), og vaccinationer ifølge det danske vaccinationsprogram
• Konsultation/hjemmebesøg med information og vejledning til sårbare familier med børn.
I de tilfælde, hvor operatøren modtager alvorligt syge børn, fysisk eller psykisk, skal operatøren udar- bejde en indstilling til visitationsudvalget om indkvartering med henblik på en omsorgsplads eller søge iværksættelse af alternative løsninger efter forudgående godkendelse fra Udlændingestyrelsen.
9.4 Akut opstået behov for sundhedsbehandling
Operatøren skal sikre, at beboerne har adgang til sundhedsbehandling ved akut opstået sygdom, dels gennem information af beboerne om, hvordan de skal agere i tilfælde af akut opstået sygdom, og dels ved at personalet (eventuelt vagten uden for normal arbejdstid) kan iværksætte de nødvendige initiati- ver såsom tilkaldelse af ambulance mv.
I tilfælde af sultestrejke kontakter operatøren straks Udlændingestyrelsen og det lokale sygehus, jf. pro- cedurer vedrørende omsorg, overvågning og behandling af beboere som sultestrejker. Herudover kon- taktes Styrelsen for Patientsikkerhed, hvis det vurderes nødvendigt.
9.5 Konsultationer og behandlinger mv. hos læger, sygeplejersker m.fl.
Operatøren skal sikre, at beboerne har eller gives adgang til ikke-godkendelseskrævende sundhedskon- sultationer, såfremt der opstår behov herfor. Det gælder for almen sundhedsbetjening og for de ram- mestyrede sundhedsydelser, som omfatter tandbehandling, fysio-, ergo- og fodterapi, psykolog- og psy- kiaterbehandling samt speciallæge, jf. model for rammestyring af visse kautionsbelagte sundhedsbe- handlinger.
Operatøren skal sikre omsorgsbeboerne udvidet assistance og fleksibel adgang til nødvendige behand- linger, vejledning, instruktion mv. gennem behandlere, herunder psykologer og læger.
De første 3 visiterede konsultationer hos en psykolog eller psykiater skal finansieres af operatørerne af taksten til almen sundhedsbetjening. Konsultationerne kan alene tildeles, hvis behandlingen i øvrigt op- fylder kriterierne om nødvendig sundhedsbehandling. Psykolog- og psykiaterbehandling efter visitation finansieres af rammen til sundhedsydelser.
I en række tilfælde kan behandling eller undersøgelse kun iværksættes efter indhentelse af forudgående godkendelse hos Udlændingestyrelsen. Såfremt en ansøgning imødekommes, skal operatøren sikre, at den godkendte behandling/undersøgelse kan iværksættes. Operatørens opgavevaretagelse skal ske i overensstemmelse med Udlændingestyrelsens retningslinjer for sundhedsbehandling af voksne asylan- søgere mv., retningslinjer for sundhedsbehandling af asylansøgerbørn mv. og retningslinjer for bevilling til tandbehandling af voksne asylansøgere mv.
Operatøren kan selv iværksætte og finansiere de første 3.100 kr. til tandbehandling til en beboer af tak- sten til almen sundhedsbetjening. Operatøren kan endvidere selv iværksætte og finansiere visse former for tandbehandling, som anses for at være lavrisikobehandlinger, uden forudgående ansøgning hos Ud- lændingestyrelsen. Udgifterne til denne tandbehandling skal afholdes af rammen til sundhedsydelser. Til øvrige former for tandbehandling, som anses for at være højrisikobehandlinger, skal der søges kaution hos Udlændingestyrelsen, før behandlingen iværksættes.
Det er en generel betingelse for samtlige tandbehandlinger, at der er foretaget en sundhedsfaglig vur- dering, som anser den konkrete tandbehandling for nødvendig i betydningen smertelindrende eller uop- sættelig, jf. retningslinjerne for tandbehandling, ligesom det er en betingelse, at behandlingen er i over- ensstemmelse med betingelserne i retningslinjerne. Dette gælder, uanset om den konkrete tandbehand- ling er omfattet af takstafregning, rammeafregning eller afregning ved kaution.
Lavrisikobehandlinger:
Operatøren kan umiddelbart iværksætte og finansiere følgende former for tandbehandling, når opera- tøren vurderer, at tandbehandlingen er i overensstemmelse med betingelserne i retningslinjerne for tandbehandling:
• Tandudtræk (ekstraktion og operativ fjernelse), plastfyldning, akut oplukning, røntgen, konsul- tation uden behandling/smertekonsultation, bedøvelse, udeblivelsesgebyr
• Tandbehandling til børn med undtagelse af tandregulering, fuld narkose i hospitalsregi og særligt omkostningskrævende behandlinger.
Særligt omkostningskrævende behandlinger er behandlinger, som isoleret set ligger inden for det, ope- ratøren normalt kan iværksætte uden forudgående godkendelse, men hvor prisen for behandlingen lig- ger væsentligt over det, der er normalt for den pågældende behandling. Særligt omkostningskrævende tandbehandlinger til børn kan endvidere efter en konkret vurdering være behandlinger, som er særligt omfattende.
Højrisikobehandlinger:
Øvrige former for tandbehandling kan ikke iværksættes og finansieres af operatøren uden forudgående godkendelse fra Udlændingestyrelsen, og operatøren skal forud for iværksættelse af behandlingen søge kaution til behandlingen hos styrelsen.
Dette gælder blandt andet følgende former for tandbehandling:
• Rodbehandling, protese, herunder også reparation af protese, paradentosebehandling, tand- rensning og tandrodsrensning, tandopbygning, kroner og stifter samt tandregulering
• Regelmæssig diagnostisk undersøgelse, diagnostik og forebyggende grundydelse samt individuel forebyggende behandling
• Særligt omkostningskrævende behandlinger (behandlinger, som isoleret set ligger inden for det, operatøren normalt kan iværksætte uden forudgående godkendelse, men hvor prisen for be- handlingen ligger væsentligt over det, der er normalt for den pågældende behandling).
Operatøren skal tillige sikre, at aften- og nattevagter kan håndtere udlevering af medicin mv.
9.6 Tilvejebringelse af medicin, sygeplejerskeartikler og hjælpemidler mv.
Operatøren skal sikre tilvejebringelse af nødvendig medicin (både receptpligtig og ikke-receptpligtig) or- dineret af en læge som led i behandlingsforløb samt sygeplejeartikler og hjælpemidler, herunder briller, der ud fra en konkret sundhedsfaglig vurdering er nødvendige for den enkelte beboer. Medicin, der ikke er ordineret af en læge, skal beboeren selv afholde udgifterne til. Beboere på bespisningsordning kan få udleveret håndkøbsmedicin, cremer og lign. i nødvendigt omfang.
Udgifter til særligt omkostningskrævende hjælpemidler, dvs. hjælpemidler dyrere end 10.000 kr., kan søges bevilget særskilt i Udlændingestyrelsen. Hjælpemidler skal registreres og genanvendes hvor mu- ligt.
9.7 Støtteforanstaltninger i forbindelse med sundhedsmæssige eller sociale begivenheder
Støtteforanstaltninger, der kræver forudgående godkendelse fra Udlændingestyrelsen, kan efter en kon- kret vurdering ydes til beboere med særlige fysiske eller psykiske helbredsproblemer, som eksempelvis gør, at de midlertidigt ikke er i stand til at klare sig selv eller tage vare på egne børn.
I disse tilfælde er det operatørens ansvar at sikre, at der er opnået godkendelse, inden behandlingen eller foranstaltningen iværksættes. Operatørens opgavevaretagelse skal ske i overensstemmelse med Udlændingestyrelsens retningslinjer vedrørende sociale foranstaltninger.
9.8 Administration i relation til sundhedsbetjening og sociale foranstaltninger
I de tilfælde, hvor sundhedsbehandling eller iværksættelse af sociale foranstaltninger forudsætter for- udgående godkendelse i Udlændingestyrelsen, skal operatøren udarbejde en ansøgning til styrelsen, in- den iværksættelsen må finde sted. Der henvises i den forbindelse til Udlændingestyrelsens retningslinjer
for sundhedsbehandling af voksne asylansøgere mv., retningslinjer for sundhedsbehandling af asylansø- gerbørn mv. samt retningslinjer for bevilling til tandbehandling af voksne asylansøgere mv. samt ret- ningslinjer for iværksættelse af sociale foranstaltninger mv.
Forhåndsgodkendelse
Operatøren kan i helt enkeltstående situationer, hvor det ud fra en rent social- eller sundhedsfaglig vur- dering ikke findes forsvarligt at afvente udarbejdelsen af en ansøgning om godkendelse eller Udlændin- gestyrelsens afgørelse, anmode Udlændingestyrelsen om forhåndsgodkendelse af afholdelse af udgifter til nødvendig sundhedsbehandling eller nødvendige sociale foranstaltninger.
Forhåndsgodkendelser har undtagelsens karakter, og det skal indgå i vurderingen af behovet for for- håndsgodkendelse, om beboerens sundhedstilstand eller sociale forhold/trivsel vil lide betydelig skade af at afvente Udlændingestyrelsens behandling af sagen.
Hvis Udlændingestyrelsen ikke har behandlet sagen senest en uge inden den nye periode skal begynde, kan operatøren dog anmode om forhåndsgodkendelse af forlængelse af allerede iværksatte behandlin- ger/foranstaltninger, når en ansøgning om forlængelse er indsendt rettidigt, dvs. inden iværksættelse af den nye periode. Anmodning om forhåndsgodkendelse sendes pr. mail til xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xx. Anmodningen skal fremsættes til Udlændingestyrelsen, inden behandling iværksættes. Operatøren skal hurtigst muligt og senest en måned efter meddelelsen af forhåndsgodkendelse indsende ansøgnings- skema til Udlændingestyrelsen eller give Udlændingestyrelsen besked om, at behandling ikke er iværk- sat. Indsendes en ansøgning ikke rettidigt, vil Udlændingestyrelsen lukke sagen uden afgørelse og orien- tere operatøren herom.
Central kontaktperson hos operatøren til håndtering af forhåndsgodkendelser
Operatøren skal udpege en eller flere kontaktpersoner, som har det overordnede ansvar for forhånds- godkendelser. Kontaktpersonen skal have overblik over alle operatørens anmodninger om forhåndsgod- kendelse og skal varetage den løbende kommunikation med Udlændingestyrelsen.
Operatøren skal aftale med Udlændingestyrelsen, om der er behov for at udpege mere end én kontakt- person. Det afhænger bl.a. af antallet af centre og disses placering.
I de tilfælde hvor operatøren tildeler en sundhedsbehandling inden for det rammestyrede område, skal operatøren i eget system dokumentere, at tildelingen sker i overensstemmelse med Udlændingestyrel- sens retningslinjer for sundhedsbehandling af voksne asylansøgere mv., retningslinjer for sundhedsbe- handling af asylansøgerbørn mv. samt retningslinjer for bevilling til tandbehandling af voksne asylansø- gere mv. Operatøren skal endvidere sikre, at der er dokumentation for alle afholdte udgifter til sund- hedsbehandling, og at dokumentationen kan henføres til den enkelte beboer.
Operatøren skal forestå den løbende administration af beboernes journal i EG Clinea, som er et lægesy- stem til lægepraksis, og videregive oplysningerne, jf. udlændingelovens § 42 h. Sundhedsjournaler ved- rørende beboere, som overgår til integration, kan videregives til integrationskommunen jf. integrations- lovens § 506.
9.9 Arkiv for fælles sundhedsjournal
Operatøren skal sikre, at journaler vedrørende egne beboere, som overgår til integration, udsendes eller forsvinder, opbevares i mindst 10 år, jf. § 25 i bekendtgørelse nr. 731 af 8. juli 2019 af lov om autorisation af sundhedspersoner og om sundhedsfaglig virksomhed.
Operatøren af delaftale 1 administrerer samtlige elektroniske journaler, når beboere overgår til integra- tion, udsendes eller forsvinder. Hvis øvrige operatører har journaloplysninger i papirformat, og disse er besværlige at indscanne til elektronisk journalisering, skal det fysiske materiale fremsendes til operatø- ren af delaftale 1.
Oversendelse sker i overensstemmelse med de af operatøren af delaftale 1 udarbejdede retningslinjer vedrørende pakning og forsendelse af journaler til arkivet hos operatøren af delaftale 1.
Operatøren af delaftale 1 skal opretholde et fælles arkiv for alle operatørerne og besvare de henvendel- ser, der måtte komme til sundhedshistorik efter asylperioden.
9.10 Forebyggende sundhedsordninger for børn og unge (0-17-årige)
Formålet med forebyggende sundhedsordninger for børn og unge er at sikre grundlaget for en sund opvækst samt gode forudsætninger for en sund voksentilværelse.
Operatøren skal endvidere tilbyde beboere mellem 12 og 17 år seksualvejledning. Tilbuddet skal også gives til beboere, som ønsker at få vejledningen gentaget.
Beboere, der opholder sig på indkvarteringsstedet mere end 6 måneder, skal tillige tilbydes en sund- hedsorienterende samtale samt en undersøgelse hos sundhedsplejersken, ligesom operatøren skal sikre en udvidet adgang til sundhedskonsultationer.
9.10.1 Sundhedsvejledning, bistand samt funktionsundersøgelser ved en sundhedsplejerske
Operatøren skal tilbyde sygdomsforebyggende og sundhedsfremmende foranstaltninger til mindreårige beboere, oplysning og vejledning til børn og forældre med det formål at fremme børnenes legemlige og psykiske sundhed og trivsel samt føre tilsyn med det enkelte barns legemlige og psykiske helbredstil- stand. Arbejdet skal tage udgangspunkt i den enkelte families/det enkelte barns ressourcer, således at det understøtter dem og medvirker til at udvikle familiens evne til selv at mestre udfordringer og van- skeligheder forbundet med det at have børn.
6 Bekendtgørelse nr. 1146 af 22. juni 2020 af lov om integration af udlændinge i Danmark (integrationsloven).
Operatøren skal tilbyde følgende:
• Op til 7 konsultationer/hjemmebesøg i et barns første leveår for førstegangsfødende, hvoraf det første skal finde sted senest 5 dage efter, barnet og moderen er vendt tilbage fra fødeafdelingen
• Op til 7 konsultationer/hjemmebesøg i et barns første leveår for flergangsfødende
• 1 konsultation/et hjemmebesøg årligt for børn i alderen 1-6 år
• Årlig undersøgelse af fx syn, hørelse, højde og vægt samt sundhedssamtale for børn i den skole- pligtige alder.
Herudover skal operatøren tilbyde:
• En konsultation/et hjemmebesøg i 7. svangerskabsmåned
• Information i forbindelse med overgivelse til integration til alle forældre med børn i alderen 0- 17 år, der indeholder oplysninger om sundhedstilbud, eventuel behandling mv. i det ordinære sundhedssystem.
Endelig skal operatøren medvirke til, at forældre til børn i ekstern pleje eller anbringelse så vidt muligt bevarer forældreevnen.
For så vidt angår indhold af konsultationer/hjemmebesøg, undersøgelser og samtaler mv., henvises der til Sundhedsstyrelsens vejledning om forebyggende sundhedsydelser for børn og unge.
Der henvises i øvrigt til kapitel 36 i sundhedsloven7 og vejledning om forebyggende sundhedsordninger for børn og unge.
9.10.2 Forebyggende helbredsundersøgelser ved en læge
Operatøren skal tilbyde alle indkvarterede børn forebyggende helbredsundersøgelser ved en læge.
Operatøren skal tilbyde alle børn under den undervisningspligtige alder forebyggende helbredsundersø- gelser ved en praktiserende læge eller tilsvarende, således at barnet i alt modtager 7 undersøgelser, såfremt barnet er indkvarteret indtil det 5. år. Undersøgelserne skal så vidt muligt foretages på følgende alderstrin: 5 uger, 5 og 12 måneder samt 2, 3, 4 og 5 år. Det er operatørens ansvar at sikre, at der løbende er tilbudt de til alderen forudsatte helbredsundersøgelser.
Operatøren skal i tilknytning til gennemførelsen af de forebyggende helbredsundersøgelser tilbyde vac- cination i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens til enhver tid gældende vejledning.
Operatøren skal tilbyde alle børn i den undervisningspligtige alder en indskolingsundersøgelse i barnets første skoleår. Såfremt et barn påbegynder skolegangen hos operatøren efter det første skoleår, tilbydes indskolingsundersøgelsen snarest efter, at skolegangen er påbegyndt (såfremt den ikke måtte være gen- nemført af en eventuel anden operatør eller i andet regi).
7 Bekendtgørelse nr. 903 af 26. august 2019 af sundhedsloven.
Operatøren skal tilbyde alle børn i den undervisningspligtige alder en udskolingsundersøgelse umiddel- bart før undervisningspligtens ophør.
Der henvises i øvrigt til kapitel 2 i bekendtgørelse nr. 1344 af 3. december 2010 om forebyggende sund- hedsydelser for børn og unge, kapitel 36 i sundhedsloven samt Sundhedsstyrelsens vejledning om fore- byggende sundhedsydelser for børn og unge.
9.10.3 Børn og unge med særlige behov
For børn med særlige behov, jf. afgrænsningen heraf i bilag 2 til Sundhedsstyrelsens vejledning om fore- byggende sundhedsydelser for børn og unge, skal kontaktfrekvensen, som den er anført ovenfor, for- øges, således at den svarer til barnets/familiens behov.
Der henvises i øvrigt til kapitel 3 og 4 i bekendtgørelsen om forebyggende sundhedsordninger for børn og unge, sundhedsloven samt Sundhedsstyrelsens vejledning om forebyggende sundhedsydelser for børn og unge.
9.10.4 Koordination af aktiviteter mv.
I forbindelse med gennemførelse af aktiviteterne skal der sikres koordination af de tilbud, der gives af en sundhedsplejerske, og de tilbud, der gives af enten en praktiserende læge (eller tilsvarende) eller en kommunallæge (eller tilsvarende), dels i det daglige arbejde, dels i forbindelse med skolestart og skole- afslutning.
9.10.5 Forebyggende og behandlende tandpleje
Operatøren skal sikre alle børn under 18 år adgang til forebyggende og behandlende tandpleje med ud- gangspunkt i bekendtgørelse nr. 1077 af 30. juni 2020 om tandpleje mv.
Operatøren skal sikre, at børnene indkaldes til en forebyggende undersøgelse første gang i 2-års alderen, hvor forældrene tillige informeres om barnets tandsundhed og gives råd om gennemførelse af daglig hjemmetandpleje.
Operatøren skal herefter tilbyde forebyggende undersøgelser til børn én gang om året eller efter behov, indtil barnet fylder 18 år.
10.11 Personlige og tekniske hjælpemidler
Der skelnes mellem personlige hjælpemidler og tekniske hjælpemidler. Personlige hjælpemidler er oftest kropsbårne og personligt tilpassede, fx div. proteser, høreapparater, kontaktlinser/særligt dyre briller. De tekniske hjælpemidler er hjælpemidler, som er anskaffet for at tilgodese brugernes særlige behov, fx kørestole, hospitalssenge, lift mv.
Operatøren skal registrere tekniske hjælpemidler bevilget efter godkendelse fra Udlændingestyrelsen. Hjælpemidlerne stilles til rådighed for personer, som er indkvarteret hos eller i tilknytning til operatøren.
Registreringen skal angive hjælpemidlets karakter, anskaffelsespris/løbende lejeudgift samt navn og per- son ID på den person, som har fået stillet hjælpemidlet midlertidigt til sin rådighed.
Dyrere hjælpemidler bør som udgangspunkt lejes. Er det ikke muligt at leje det relevante hjælpemiddel, skal det i registreringen angives, om hjælpemidlet forventes at kunne genanvendes.
Operatøren skal i tæt samarbejde med Udlændingestyrelsen og sundhedsmyndighederne bidrage til at forebygge smittespredning af COVID-19 i indkvarteringssystemet samt sikre, at udbrud på specifikke ind- kvarteringssteder håndteres hurtigt og effektivt. Det er væsentligt, at operatøren med kort varsel kan indstille sig på løbende ændringer og implementere sundhedsmyndighedernes vejledninger og anbefa- linger samt Udlændingestyrelsens anvisninger.
Følgende skal bl.a. sikres:
• Hver operatør skal have en plan for, hvordan test af beboere og personale håndteres ved mis- tanke om COVID-19 samt isolation af smittede beboere og afskærmning af raske
• At de ansatte i nødvendigt omfang er udstyret med værnemidler og barrierer, også før mistanke om COVID-19 er opstået
• Identifikation af lokale forhold, der kræver særlig opmærksomhed i forhold til infektionshygiejne og hvordan disse imødegås
• Beboerne modtager tydelige instrukser om forholdsregler ved mistanke om COVID-19.
En beboer, som mistænkes for at være smittet med COVID-19, skal henvises til vurdering og test for COVID-19. Dette med henblik på tidligt at forebygge og opspore muligt udbrud af COVID-19 på et ind- kvarteringssted, sikre rettidig og relevant isolation og undgå smittespredning.
Det bemærkes, at Styrelsen for Patientsikkerhed i helt særlige tilfælde har bemyndigelse til at påbyde enhver, som er konstateret smittet, eller som formodes at kunne være smittet med COVID-19, at lade sig teste, indlægge eller isolere8. Dette kan ske i en situation, hvor en person:
• Er konstateret smittet med COVID-19 eller efter en lægelig vurdering formodes at være smittet
• Har en risikoadfærd, som viser, at personen ikke kan eller ikke vil følge anvisninger, typisk på grund af psykiske eller kognitive funktionsnedsættelser og
• Færdes i et miljø, hvor vedkommende udsætter grupper, der er særligt sårbare i forhold til CO- VID-19, for smitte.
I disse tilfælde skal operatøren kontakte Styrelsen for Patientsikkerhed. Styrelsen for Patientsikkerhed foretager i hvert enkelt tilfælde en konkret og individuel vurdering af, om det er tvingende nødvendigt at give påbud.
8 Styrelsen for Patientsikkerheds bemyndigelse følger af bekendtgørelse nr. 368 af 4. april 2020 om undersøgelse, indlæggelse eller isolation og tvangsmæssig behandling i medfør af lov om foranstaltninger mod smitsomme og andre overførbare sygdomme i forbindelse med håndtering af Coronavirussygdom 2019 (COVID-19).
11. Kontrakter om undervisning og aktivering
Operatøren skal udarbejde en individuel kontrakt med alle beboere over 18 år, herunder privat indkvar- terede asylansøgere med tilknytning til indkvarteringsstedet.
Kontrakten skal indgås senest 7 dage efter en asylansøgers indgivelse af ansøgning om opholdstilladelse efter udlændingelovens § 7. For udlændinge i overgangsfasen, udlændinge på tålt ophold og andre ud- lændinge skal kontrakten indgås hurtigst muligt efter operatørens nærmere bestemmelse.
Såfremt beboeren allerede har en kontrakt fra et tidligere indkvarteringssted, skal operatøren i stedet om nødvendigt revidere denne. Operatøren skal forsøge at opnå enighed med beboeren om kontraktens indhold. Såfremt dette ikke er muligt, skal operatøren fastsætte kontraktens indhold i overensstemmelse med det forudsatte timetal. Kontrakten, der skal være tilpasset den sagsbehandlingsfase, som beboe- rens sag befinder sig i, fastlægger omfang og indhold af:
• Nødvendige opgaver med driften af centret
• Undervisning, jf. pkt. 13.3 og 13.5. nedenfor
• Aktivering, jf. pkt. 13.6.
Operatøren skal udlevere en kopi af kontrakten til beboeren umiddelbart efter underskrivelsen eller fastsættelsen.
Såfremt en beboer flytter til et andet indkvarteringssted, skal operatøren i forbindelse med flytningen fremsende beboerens kontrakt til det nye indkvarteringssted, jf. udlændingelovens § 42 h.
Oplysninger fra kontrakter, der tilhører beboere, som overgår til integration, kan uden beboerens sam- tykke videregives til integrationskommunen, jf. udlændingelovens § 44 b.
Der henvises i øvrigt til kapitel 3 i bekendtgørelse om undervisning og aktivering af asylansøgere m.fl.
Operatøren skal benytte en standardkontrakt, jf. § 23, stk. 3, i bekendtgørelse om undervisning og akti- vering mv. af asylansøgere x.fl. Operatøren skal revidere beboernes kontrakter ved væsentlige behov, når der er behov herfor, dog altid når en beboer skifter fra en sagsbehandlingsfase til en anden og senest 6 måneder efter kontraktindgåelsen.
12. Undervisning og aktivering
12.1 Asylansøgerkursus
For at give nyankomne asylansøgere en introduktion til Danmark, herunder til love og regler, asylproce- duren samt til det nuværende opholdssted, skal operatøren forestå afholdelsen af et asylansøgerkursus for nyindrejste asylansøgere over 17 år.
Kurset kan indledes på et modtagecenter og afsluttes på et opholdscenter.
Undervisningen skal foregå på et for beboeren forståeligt sprog og suppleres med skriftligt materiale på et antal sprog, afhængigt af sprogsammensætningen på modtagecentret.
Undervisningen skal give beboeren et helt indledende kendskab til dansk sprog og danske kultur- og samfundsforhold. Asylansøgerkurset skal som minimum indeholde følgende elementer:
Modul 1 og 2
• Orientering om de danske asylregler, herunder om faserne i asylsagsbehandlingen og indkvarte- ringssystemet
• Orientering om den aktuelle tilladelsesprocent for asylansøgere
• Orientering om pligter og rettigheder i asylsystemet, herunder afviste asylansøgeres pligt til at udrejse, samt oplysninger om hjemrejsemuligheder og konsekvenser ved manglende medvirken til hjemrejse, hvilket skal sikre asylansøgerens viden om pligten til at medvirke til hjemrejse efter et endeligt afslag på asyl.
Modul 3 til 8
• Undervisning i dansk sprog og kultur med henblik på at kunne håndtere dagligdags situationer og praktiske anvisninger
• Undervisning i grundlæggende demokratiske værdier, ligestilling mellem kønnene i både sam- fundslivet og i familien, kvinders og seksuelle minoriteters rettigheder samt kønsrelationer i det danske samfund
• Danske arbejdsmarkedsforhold, uddannelsesmuligheder og orientering om mulighederne for egenfinansieret bolig og privat indkvartering og for beskæftigelse.
Kursets varighed forudsættes at være mindst 30 timer pr. person og tilrettelægges i 8 moduler, hvor Udlændingestyrelsen forestår undervisningen i modul 1-2, og operatøren forestår undervisningen i de resterende moduler. Kurset skal tilbydes hurtigst muligt og senest 14 dage efter asylansøgerens ankomst til et modtagecenter.
Såfremt beboeren flytter fra modtagecentret, inden kurset er afsluttet, skal kurset færdiggøres på det nye center. Kurset skal hér påbegyndes hurtigst muligt og senest 14 dage efter ankomst til centret.
En undervisningstime er en klokketime inkl. pause.
For så vidt angår de nærmere krav til kursets indhold henvises til §§ 31 og 33 i bekendtgørelse om un- dervisning og aktivering mv. af asylansøgere x.fl.
Operatøren skal via IBS videregive oplysninger om asylansøgerens status for så vidt angår påbe- gyndte/gennemførte moduler af asylansøgerkurset.
12.2 Pasningstilbud og fritidstilbud for børn
12.2.1 Legestuetilbud (3-5-årige)
Operatøren skal tilbyde alle børn fra 3 år og frem til tidspunktet for skolestart pasning i en legestue, som skal sikre børnene en struktureret hverdag med kvalificerede pædagogiske tilbud og aktiviteter.
Aktiviteten skal tilrettelægges på en måde, der tager hensyn til den store udskiftning blandt børnene.
Aktiviteten omfatter samtlige opgaver knyttet til driften af en legestue, herunder foruden selve børne- pasningsopgaven afholdelse af ekskursioner, afholdelse af forældresamtaler/forældremøder, deltagelse i de tværfaglige teams på centrene mv.
Pasning i legestue kan ske i kommunale institutioner eller institutioner godkendt af kommunen eller i operatørens egne lokaler.
Legestuerne forudsættes at være normeret til en åbningstid på minimum 800 timer pr. år. Åbningstiden kan udvides med op til 400 timer pr. år.
Operatøren kan i den sammenhæng tilrettelægge driften af legestuer, således at der sker inddragelse af beboerne i løsning af opgaven ud over den involvering, som eventuelt sker som led i aktivering.
12.2.2 Udvidede børnepasningstilbud (3-5-årige)
Operatøren skal tilbyde udvidet børnepasningstilbud til børn i alderen 3-5 år. Udvidelsen opnormerer timetallet for børnepasningstilbuddet fra 800 timer, jf. hovedkontrakten, til minimum 1.200 timer for målgruppen.
Operatøren skal primært anvende midlerne til udvidelse af børnepasningstilbuddet i kommunale tilbud for målgruppen.
Inden for den afsatte økonomiske ramme skal operatøren prioritere de børn, som bor i udeboliger. Er der efterfølgende midler tilbage inden for rammen, skal de prioriteres i følgende rækkefølge:
1. Børn af forældre, der bor på indkvarteringssteder og som er i beskæftigelse
2. Resterende midler anvendes til børnepasningstilbud internt på centrene. Operatøren må op- rette en venteliste, såfremt behovet opstår.
12.2.3 Udeskoletilbud til børn i udeboliger (6-16 år)
Operatøren skal tilvejebringe udeskoletilbud til børn og unge. Operatøren skal indgå aftale med værts- kommunen om, at børn i udeboliger kan gå i lokale folkeskoler.
12.2.4 Undervisning af børn (6-17-årige)
Operatøren skal sikre undervisning af børn i den undervisningspligtige alder. Formålet med undervisningen er, at:
• Fremme børnenes tilegnelse af kundskaber og færdigheder der medvirker til det enkelte barns alsidige udvikling
• Give børnene kendskab til dansk kultur og bidrage til deres forståelse for andre kulturer og for menneskets samspil med naturen
• Bibringe børnene en forståelse for deltagelse, medansvar, rettigheder og pligter i et samfund med frihed og folkestyre ved at undervisningen er præget af åndsfrihed, ligeværd og demokrati og
• Ruste børnene til deres fremtidige liv, hvad enten de meddeles opholdstilladelse eller skal ud- rejse til hjemlandet.
Undervisningen skal ske i folke- eller friskoler (udeskole) eller i operatørens egne skoler. Undervisning i operatørens egne skoler skal i indhold svare til den undervisning, der tilbydes tosprogede elever i den danske folkeskole, jf. bl.a. bekendtgørelse nr. 1053 af 29. juni 2016 om folkeskolens undervisning i dansk som andetsprog samt bekendtgørelse nr. 823 af 15. august 2019 af lov om folkeskolen (herefter folke- skoleloven).
Undervisningen i operatørens egne skoler skal tilrettelægges med henblik på at forberede børnene til deltagelse i udeskoleundervisning.
Aktiviteten skal tilrettelægges på en måde, der tager hensyn til både den store udskiftning blandt bør- nene og til den gruppe af børn, som deltager i operatørens skoletilbud i en længere periode.
Operatøren kan understøtte undervisningen med brug af speciallærere og støttepædagoger mv.
Aktiviteten omfatter samtlige opgaver knyttet til undervisningen af børn, herunder forberedelse, kon- frontationsundervisning, afholdelse af evt. eksaminer, deltagelse i ekskursioner, deltagelse i forældre- møder/konsultationer mv.
Operatøren skal sikre, at der tilbydes undervisning i dansk, engelsk og folkeskolens øvrige almene/obli- gatoriske fag.
Et skoleår fastsættes typisk – men ikke nødvendigvis – til 40 uger, dvs. 200 skoledage. Skoleåret begynder den 1. august, elevernes sommerferie begynder den sidste lørdag i juni, og sommerferien varer indtil den fastsatte første skoledag efter skoleårets begyndelse, jf. § 14 a i folkeskoleloven.
Omfanget af undervisningen i operatørens egne skoler skal leve op til timetalsmodellen for folkeskolen, jf. folkeskolelovens § 14 b og lovens bilag 1. Timer er i det følgende angivet som klokketimer inkl. pauser. Undervisningstiden i et skoleår skal have en samlet varighed af:
• Mindst 1.110 timer i børnehaveklassen og på 1.-3. klassetrin
• Mindst 1.320 timer på 4.-6. klassetrin
• 1.400 timer på 7.-9. klassetrin.
Operatøren kan fravige reglerne om en mindste varighed af undervisningen, jf. folkeskolelovens § 16 b. Undervisningstidens samlede varighed må ikke overstige 1.400 timer i et skoleår, men kan dog overstige
1.400 timer for elever, der vælger mere end ét valgfag, jf. folkeskolelovens § 14 b.
Operatøren skal sikre, at der tilbydes lektiehjælp og faglig fordybelse inden for undervisningstiden i over- ensstemmelse med folkeskolelovens § 15, stk. 2. Tilbuddet skal over et skoleår have en samlet varighed på:
• 80 timer i børnehaveklassen og på 1.-3. klassetrin
• 120 timer på 4.-6. klassetrin
• 80 timer på 7.-9. klassetrin.
Klassekvotienten forudsættes højst at være 12 elever opgjort som et gennemsnit for skoleåret på ope- ratørens egne skoler. Klassekvotienten kan dog hæves til 15 elever, og der kan tillige etableres særlige undervisningstilbud uden krav til klasseloft, timetal, lærerkvalifikationer mv.
Operatøren skal tilbyde modersmålsundervisning, jf. § 10, stk. 2, i bekendtgørelse om undervisning og aktivering mv. af asylansøgere x.fl. og aktstykke nr. 157 af 1. juni 2006. Operatøren kan tilrettelægge modersmålsundervisningen, således at den udføres af beboerne selv (fx som led i aktivering).
For krav i forbindelse med undervisningen af børn i den undervisningspligtige alder henvises der i øvrigt til kapitel 2 i bekendtgørelse om undervisning og aktivering mv. af asylansøgere x.fl.
Unge, der er meddelt endeligt afslag på asyl, skal tilbydes sprogundervisning med fokus på bedre at kunne begå sig i hjemlandet efter udrejse fra Danmark.
Operatøren skal tilvejebringe udeskole til børn i udeboliger.
Operatøren skal således indgå aftale med værtskommunen om, at børn i udeboliger kan gå i lokale fol- keskoler.
12.2.5 Specialundervisning
Operatøren kan tilrettelægge specialundervisning for børn, hvis udvikling kræver en særlig hensyntagen eller støtte, fx på grund af indlæringsvanskeligheder.
Operatøren kan, efter forudgående ansøgning om tilladelse hos Udlændingestyrelsen, etablere særlige undervisningsordninger for fysisk og psykisk handicappede børn.
12.2.6 Individuelt tilpassede undervisningstilbud
Operatøren skal sikre en styrkelse af undervisningen af børn i den skolepligtige alder, herunder via del- tagelse i undervisning i folkeskolen, på produktionsskole mv. Endvidere kan operatøren sikre en under- støttelse af undervisningen i asylklasserne via indsættelse af speciallærere, støttepædagoger mv., så- fremt der er behov herfor, jf. aktstykke nr. 157 af 1. juni 2006.
12.3 Ungeundervisning- og aktivering (17-21-årige)
17-årige unge har mulighed for at deltage i samme undervisning- og aktiveringstilbud som voksne.
Operatøren skal dog så vidt muligt tilrettelægge aktivering og undervisning af asylansøgere m.fl. i fase 2 og fase 3, og som befinder sig i aldersgruppen 17-21 år, som heltidsundervisning på særlige hold, jf. §§ 38, 52 og 66 i bekendtgørelse om undervisning og aktivering mv. af asylansøgere x.fl. Aktiveringen og undervisningen målrettes særligt mod denne aldersgruppes modenhed, igangværende personlige udvik- ling og erfaringsniveau.
Det forudsættes, at der tilbydes undervisning og aktivering i mindst 800 timer pr. år.
I forbindelse med undervisningen forudsættes der holdstørrelser på højst 24 elever opgjort som et gen- nemsnit for året.
12.3.1 Lønnet praktik (17-21-årige)
Operatøren skal orientere beboere om muligheder og vilkår for lønnet praktik som led i en ungdomsud- dannelse. Operatøren skal orientere Udlændingestyrelsen, hvis en ansøger deltager i lønnet praktik, da der skal ske modregning i kontante ydelser og evt. betaling af husleje, jf. udlændingelovens § 42 b, stk. 14, og styrelsens nærmere retningslinjer herfor.
Operatøren skal således tage hensyn til beslutninger truffet af styrelsen i medfør af disse modregnings- regler ved udbetaling af kontante ydelser til ansøgeren.
12.4 Undervisning og aktivering af voksne
Undervisning og aktivering af beboerne har til formål at:
• Skabe forudsætninger for en vellykket integrationsproces for de asylansøgere m.fl., som med- deles opholdstilladelse, og at lette tilbagevenden til hjemlandet for dem, som meddeles afslag på opholdstilladelse
• Medvirke til at skabe en aktiv og meningsfuld hverdag for den enkelte asylansøger
• Vedligeholde og udbygge asylansøgernes almene og faglige kompetencer
• Bidrage til at øge asylansøgernes ansvar for eget liv og for det fællesskab, der eksisterer på ind- kvarteringsstedet.
12.5 Styrkede tilbud til børne- og ungegruppen
12.5.1 Udvidede fritidstilbud (6-16 år)
Operatørerne skal tilbyde udvidet fritidstilbud til børn i alderen 6-16 år.
Operatøren skal primært anvende midlerne til udvidelse af fritidstilbuddet i kommunale tilbud for mål- gruppen. Inden for den afsatte økonomiske ramme skal operatøren prioritere de børn, som bor i udebo- liger.
Er der efterfølgende midler tilbage inden for rammen, skal de prioriteres i følgende rækkefølge:
Først til børn af forældre, der er indkvarteret på et indkvarteringssted, men som er i beskæftigelse. Her- efter kan evt. resterende midler anvendes til fritidstilbud internt på centrene. Operatøren må oprette venteliste, hvis behovet opstår.
12.5.2 Sprogundervisning i den afsluttende fase (op til 17 år)
For børn og unge, herunder uledsagede mindreårige, der har fået endeligt afslag på asyl, skal operatøren tilbyde sprogundervisning med fokus på bedre at kunne begå sig i hjemlandet efter hjemvenden.
Tilbud herom kan foregå i forbindelse med den øvrige sprogundervisning, som tilbydes til børne- og un- gegruppen i medfør af hovedkontrakten. Sprogundervisnings kan således fx være engelskundervisning.
13. Leverance- og dokumentationskrav for undervisning og aktiveringsindsatsen
13.1 Krav til operatørens levering af nøgletal for undervisning og aktiveringsindsatsen
Som led i operatørens egenkontrol og til brug for Udlændingestyrelsens generelle monitorering af og tilsyn med indkvarteringsområdet skal operatøren ved udgangen af hvert kvartal levere nøgletal for un- dervisnings- og aktiveringsindsatsen til Udlændingestyrelsen. Nøgletallene skal indeholde følgende op- lysninger opgjort særskilt for alle operatørens centre:
• Antallet af indkvarterede personer over 18 år, som i det forgangne kvartal har været indkvar- teret på centret i flere end syv dage
• Antallet af indkvarterede personer over 18 år, som i det forgangne kvartal har været indkvar- teret på centret i flere end syv dage, og som har en kontrakt om undervisning og aktivering, som opfylder kravene til omfang og indhold fastsat i bekendtgørelse om undervisning og akti- vering mv. af asylansøgere x.fl. og i denne xxxxxxxx0
• Antallet af undervisnings- og aktiveringskontrakter, som i det forgangne kvartal har indeholdt færre timers undervisning og aktivering end forudsat i bekendtgørelse om undervisning og ak- tivering mv. af asylansøgere x.fl. og denne operatørkontrakt, og hvor beboerne ikke har været helt eller delvist fritaget fra deltagelse i undervisning, aktivering og nødvendige opgaver med driften af centret
• Antallet af indkvarterede over 18 år, som er helt eller delvist fritaget fra deltagelse i undervis- ning, aktivering og nødvendige opgaver med driften af centret
• En oversigt over undervisningstilbud, som er til rådighed for beboerne på centret fordelt på fag/tema.
Nøgletallene vil indgå i Udlændingestyrelsens risikovurdering i forhold til tilsyn med operatørerne, lige- som Udlændingestyrelsen forventeligt vil foretage stikprøvekontrol af de indberettede nøgleoplysnin- ger.
Operatøren er forpligtet til at medvirke til Udlændingestyrelsens tilsyn med operatørens opgavevareta- gelse, herunder at levere konkrete oplysninger og dokumentation efter anmodning.
13.2 Krav til operatørens dokumentation af undervisnings- og aktiveringsindsatsen
Operatøren skal sikre, at der for hver beboer over 18 år på operatørens centre udarbejdes en klar og entydig aftale mellem beboeren og operatøren om indhold og omfang af de nødvendige opgaver med driften af centret og de undervisnings- og aktiveringstilbud, som det er aftalt mellem parterne, at bebo- eren skal deltage i, eller som operatøren har fastsat, at beboeren skal deltage i. For at indholdet i aftalen er tilstrækkelig, skal aftalen indeholde en beskrivelse af indholdet og omfanget af undervisningen og
9 Det vil således alene være kontrakter, som til fulde opfylder kravene i operatørkontrakten og bekendtgørelsen, som tæller med, eller hvor den enkelte beboer er lovligt fritaget.
aktiveringen, som er gældende for den enkelte beboer, eller en beskrivelse af, hvorfor den enkelte be- boer helt eller delvist er fritaget fra undervisning og/eller aktivering.
Såfremt beboeren helt eller delvist fritages fra at deltage i undervisnings- og aktiveringstilbud og/eller nødvendige opgaver med driften af centret i det omfang som er forudsat i bekendtgørelse om undervis- ning og aktivering mv. af asylansøgere x.fl. og i denne kontrakt, skal dette fremgå tydeligt af aftalen med angivelse af begrundelse for fritagelsen. Hel eller delvis fritagelse fra deltagelse i undervisnings- og akti- veringstilbud og/eller nødvendige opgaver med driften af centrene skal som minimum genvurderes, når en beboer skifter fra en sagsbehandlingsfase til en anden eller hver 6. måned. Hvis en beboer er helt eller delvist fritaget fra deltagelse i undervisning, aktivering og/eller nødvendige opgaver på grund af sygdom, handicap eller lignende personlige helbredsmæssige forhold, skal det fremgå af aftalen, og ope- ratøren skal sikre, at der er dokumentation for, at fritagelsen beror på en sundhedsfaglig vurdering. Fri- tages en beboer af andre årsager end sygdom, handicap e.l., skal dette fremgå af aftalen med angivelse af begrundelse og så vidt muligt dokumenteres.
Operatøren skal føre kontrol med og dokumentere, at beboere, som er i ekstern praktik, deltager i det aftalte praktikforløb i det aftalte omfang. Dette kan eksempelvis ske ved operatørens uanmeldte besøg på det eksterne praktiksted, ligesom der skal være en aftale mellem operatøren og praktikværten om procedurer for rapportering ved manglende fremmøde.
Operatørens dokumentation af undervisnings- og aktiveringsindsatsen over for den enkelte beboer skal i øvrigt have en sådan karakter, at Udlændingestyrelsen kan føre tilsyn med, at den enkelte beboer til enhver tid har fået tilbudt den undervisning og aktivering og deltaget i de nødvendige opgaver med drif- ten af centret, som er forudsat i udlændingeloven, bekendtgørelse om undervisning og aktivering mv. for asylansøgere m.fl., den indgåede aftale med den enkelte beboer og denne operatørkontrakt.
Operatøren skal føre lister eller på anden måde registrere, hvilke beboere der er tilmeldt de konkrete undervisnings- og aktiveringstilbud og nødvendige opgaver med driften af centret. Operatøren skal end- videre registrere den enkelte beboers deltagelse heri. Dokumentationen skal være entydig, således at Udlændingestyrelsen i forbindelse med et tilsyn kan kontrollere, hvilke beboere der har været tilmeldt de enkelte aktiviteter, og i hvilken udstrækning den enkelte beboer har deltaget i det aftalte eller fast- satte omfang.
For samtlige undervisningsaktiviteter, som operatøren tilbyder enten i eget regi eller i samarbejde med eksterne leverandører, skal operatøren tilvejebringe og opbevare korte kursusbeskrivelser e.l. og doku- mentation for afviklingen af aktiviteterne. Dokumentationen kan fx bestå af fakturaer og kontrakter fra eksterne leverandører og ansættelseskontrakter, timeregistrering mv. for undervisere i operatørens eget regi. Kursusbeskrivelser og dokumentation for afholdte kurser skal opbevares i minimum 3 år efter endt undervisningsforløb. For operatørens eventuelle løbende undervisningstilbud, som ikke afsluttes, skal operatøren løbende kunne dokumentere aktiviteten over en bagudrettet 3-årig periode.
13.3 Omfang af undervisning og aktivering
Omfanget af undervisning og aktivering kan variere afhængigt af bl.a. beboerens alder, helbredsmæssige tilstand, og hvilken fase af sagsbehandlingen vedkommendes asylsag befinder sig i. Omfanget af under- visning og individuel aktivering vil kunne udgøre op til 37 timer ekskl. nødvendige opgaver.
Ud over de nødvendige opgaver med driften af centret, som beboere over 18 år skal deltage i udførelsen af, udgør kontraktens samlede omfang af undervisning, jf. pkt. 13.5 og aktivering, jf. pkt. 13.6, gennem- snitligt pr. uge:
• Mindst 10 timer og højst 37 timer for asylansøgere i fase 1, der deltager i asylansøgerkursus
• Mindst 15 timer og højst 37 timer for asylansøgere i fase 1, som har opholdt sig her i landet i mere end 3 måneder fra tidspunktet for indgivelse af ansøgning om asyl
• Mindst 15 timer og højst 37 timer for asylansøgere i fase 2
• Mindst 20 timer og højst 37 timer for andre asylansøgere i aldersgruppen 18-21 i fase 1 og 2, og som deltager i tilrettelagt aktivering og undervisning
• Højst 37 timer for asylansøgere i fase 3, udlændinge på tålt ophold og andre udlændinge.
Operatøren skal tilpasse indholdet og omfanget i kontrakten om undervisning og aktivering til den en- kelte asylansøgers færdigheder og kompetencer og personlige forhold, herunder helbredsmæssige for- hold. Som personlige forhold kan også indgå den enkelte asylansøgers reelle mulighed for at deltage i og få udbytte af den undervisning og aktivering, som operatøren har mulighed for at tilbyde, fx pga. mang- lende pasningsmuligheder til små børn.
Operatøren kan fritage beboere fra undervisning og aktivering, hvis beboeren allerede besidder den vi- den og de færdigheder, som kan opnås ved deltagelse i undervisningen og aktiveringen. Operatøren kan også undtagelsesvist fritage beboere fra undervisning og aktivering, hvis beboeren ikke er i stand til at følge undervisningen eller deltage i aktivering på grund af egen eller barns alvorlige sygdom, psykiske lidelser, barsel, høj alder, egen beskæftigelse eller manglende pasningsmuligheder for egne mindreårige børn.
Operatøren kan indgå kontrakter med beboere, som ikke indeholder tilbud om undervisning og aktive- ring, hvis operatøren har fritaget beboerne fra deltagelse af ovennævnte årsager. Det skal fremgå af kontrakten, at beboeren er fritaget samt årsagen hertil.
Der henvises i øvrigt til §§ 23-24 i bekendtgørelse om undervisning og aktivering mv. af asylansøgere x.fl.
13.4 Nødvendige opgaver med driften af indkvarteringsstedet
Samtlige beboere over 18 år har pligt til at deltage i udførelsen af de nødvendige opgaver.
De nødvendige opgaver omfatter bl.a. madlavning, oprydning og rengøring på egne værelser og fælles- arealer samt oprydning og renholdelse af udearealer.
Der henvises i øvrigt til kapitel 4-6 i bekendtgørelse om undervisning og aktivering mv. af asylansøgere x.fl.
13.5 Undervisning
Operatøren skal tilbyde beboere over 17 år undervisning, hvis de befinder sig fase 2 eller fase 3, samt hvis de befinder sig i fase 1 og har opholdt sig i landet mere end tre måneder fra tidspunktet for indgi- velse af ansøgning om asyl.
Det forudsættes, at der undervises mindst 400 timer årligt, jf. § 24, stk. 5, i bekendtgørelse om undervis- ning og aktivering mv. af asylansøgere x.fl. En undervisningstime er en klokketime inklusiv pause. Ope- ratøren kan tilbyde undervisning inden for følgende fag og områder:
• Engelsk sprog
• Modersmål
• Fag, som bibringer asylansøgeren færdigheder, der kan hjælpe til at starte selvstændig virksom- hed eller opnå beskæftigelse i hjemlandet.
Operatøren skal endvidere tilbyde danskundervisning til personer i fase 2. Beboere i udsendelsesfasen (fase 3), der ikke medvirker til udrejsen, kan ikke tilbydes undervisning i dansk.
Der henvises i øvrigt til kapitel 6 i bekendtgørelse om undervisning og aktivering mv. af asylansøgere x.fl.
I forbindelse med undervisningen forudsættes der holdstørrelser på højst 24 deltagende personer op- gjort som et gennemsnit for året.
13.6 Aktivering
Operatøren skal tilbyde beboerne individuel aktivering. Det forudsættes, at der tilbydes aktivering i mindst 380 timer pr. år, jf. dog § 37, stk. 6, og § 65, stk. 6, jf. bekendtgørelse om undervisning og aktive- ring mv. af asylansøgere x.fl.
Den individuelle aktivering skal tilbydes alle beboere over 17 år.
Aktivering adskiller sig fra de nødvendige opgaver på centret ved, at det er opgaver, som falder uden for de helt grundlæggende opgaver i forbindelse med en almindelig husholdning. Eksemplerne på intern aktivering nævnt nedenfor er ikke udtømmende.
Den individuelle aktivering kan bl.a. bestå af følgende:
• Indvendig og udvendig vedligeholdelse, reparationer og forbedringer af bygninger, inventar og fællesområder, fx større reparationsarbejder, maling af bygninger og inventar, bygning af hegn, drivhuse mv.
• Anden pasning og renholdelse af udearealer, fx pasning af køkkenhaver og andet større gartner- arbejde, græsslåning på fodboldbaner, legepladser mv.
• Anden rengøring og madlavning, fx madlavning i forbindelse med åbent hus-arrangementer, eks- terne besøg, madlavning på centre med bespisningsordning, rengøring af kontorer, træningslo- kaler mv.
• Opgaver i forbindelse med pasning af børn samt aktiviteter for børn og unge i øvrigt
• Administrationsopgaver
• Deltagelse i tilbud om fritidsaktiviteter, sociale og kulturelle aktiviteter, sportsaktiviteter, pro- jekter og kurser.
Herudover kan operatøren til beboere over 17 år, hvis asylsag befinder sig i sagsbehandlingsfasen (fase 2) samt beboere i udsendelsesfasen (fase 3), der medvirker til udrejsen, tilbyde:
• Deltagelse i intern produktionsvirksomhed
• Praktikophold uden for indkvarteringssystemet.
Der henvises i øvrigt til kapitel 5 og 6 i bekendtgørelse om undervisning og aktivering mv. af asylansøgere x.fl.
13.7 Særskilt tilrettelagt undervisning og aktivering
Operatøren skal tilbyde kontrakter indeholdende særskilt tilrettelagt undervisning og aktivering til be- boere over 17 år, hvis særlige grunde taler herfor, herunder fx, at:
• Beboeren besidder særlige kvalifikationer inden for et fagområde med mangel på arbejdskraft
• Beboeren lider af alvorlig sygdom eller psykisk lidelse eller har behov for støtte som følge af høj alder.
Der henvises i øvrig til kapitel 5 og 6 i bekendtgørelse om undervisning og aktivering mv. af asylansøgere x.fl.
13.8 Deltagelsesregistrering
Operatøren skal registrere, om beboerne opfylder deres kontrakt. Registreringen skal ske i IBS i overens- stemmelse med de gældende IBS retningslinjer.
Der henvises i øvrigt til afsnit 13 om leverance- og dokumentationskrav.
Reglerne for lovligt fravær fremgår af Udlændingestyrelsens Retningslinjer for lovligt fravær i forbindelse med undervisning og aktivering af voksne asylansøgere.
13.9 Reducering af tillægsydelse
Det fremgår af udlændingelovens § 42 b, stk. 11, at en udlænding, som kun har overholdt sin undervis- nings- og aktiveringskontrakt i en del af den periode, der ligger til grund for beregningen, skal have re- duceret sin tillægsydelse tilsvarende. Har udlændingen overholdt kontrakten i mindre end halvdelen af perioden, vil tillægsydelsen ikke komme til udbetaling. Det fremgår endvidere af udlændingelovens § 42 b, stk. 11, at det er operatøren, som beslutter, at tillægsydelsen helt eller delvist ikke skal udbetales, hvis beboeren ikke har overholdt sin undervisnings- og aktiveringskontrakt. Operatøren træffer i den forbin- delse en forvaltningsretlig afgørelse, som kan påklages til Udlændingestyrelsen.
14.1 Aktiviteter og servicekrav
Asylansøgere, som har opholdt sig i landet i mere end 6 måneder efter indgivelse af ansøgning om asyl og som i øvrigt opfylder kravene herfor, kan tage beskæftigelse, jf. udlændingelovens § 14 a.
Udlændingestyrelsen træffer afgørelse om, hvorvidt en beboer, der har ansøgt derom, kan tage beskæf- tigelse i medfør af udlændingelovens § 14 a.
Operatørens opgaver i den forbindelse er at:
• Facilitere videokonferencer, herunder booke tolke, til møder mellem ansøger og Udlændinge- styrelsen før indgåelse af kontrakt om beskæftigelse
• Facilitere videokonferencer, herunder booke tolke, til møder mellem ansøger og Udlændinge- styrelsen efter indgåelse af kontrakt, hvis ansøgeren ikke længere medvirker til at oplyse sin sag eller udrejse
• Justere kontrakten om aktivering og undervisning under hensyntagen til beskæftigelsen
• Tage hensyn til reglerne om modregning indeholdt i udlændingelovens § 42 b, stk. 14, og styrel- sens nærmere retningslinjer herfor, jf. udlændingelovens § 42 b, stk. 16, og Udlændingestyrel- sens beslutninger truffet i medfør heraf i forbindelse med udbetaling af kontante ydelser.
Det forudsættes, at operatøren varetager opgaverne beskrevet ovenfor inden for asylaftalens samlede ramme. Der er således ikke afsat særskilte midler til de nævnte ydelser.
14.1.1 Afregning af tolkeudgifter
Operatøren afregner månedsvis for de udgifter, der måtte være til tolkning i forbindelse med videokon- ference som led i Udlændingestyrelsens sagsbehandling.
14.2 Overgang til integration
14.2.1 Identifikation af omfattede beboere
Operatøren skal løbende gennemgå listen ”Kommende integrationer” i IBS, hvoraf det fremgår hvilke beboere, der har fået opholdstilladelse, samt datoen for overgang til integrationskommunen.
14.2.2 Fremrykket dansk
Formålet med den fremrykkede danskundervisning er at fremme hurtig integration, ved at anvende pe- rioden fra en udlænding over 18 år har fået opholdstilladelse, indtil boligplacering i kommunen finder sted, til intensiv danskundervisning samt undervisning i dansk kultur og danske samfundsforhold.
Operatøren skal ugentligt tilbyde undervisningen i 25 timer. En undervisningstime er en klokketime in- klusiv pause.
Operatøren kan enten selv forestå undervisningen eller udføre undervisningen i samarbejde med andre samarbejdspartnere.
Operatøren skal tilbyde undervisning i dansk sprog og danske kultur- og samfundsforhold.
Undervisningen skal tilrettelægges på baggrund af et standardundervisningsmateriale, som er sendt til operatøren og som er tilgængeligt på Udlændingestyrelsens hjemmeside. Undervisningen skal tilrette- lægges efter en model med løbende indtag, således at der, når beboere er blevet meddelt asyl, og ind- kvarteringsstedet er blevet orienteret herom, kan påbegyndes undervisning hurtigst muligt.
Undervisningen erstatter den danskundervisning, de pågældende beboere hidtil har deltaget i. Under- visningen vil ikke kunne erstattes af tilsvarende undervisning i engelsk. De pågældende beboere kan dog
fortsætte eventuel undervisning i andre fag ved siden af danskundervisningen (herunder også engelsk). Samtidig skal de pågældende beboere fortsat udføre nødvendige opgaver på centret.
Operatøren vil kunne bestemme, at en beboer ikke skal deltage i undervisningen, hvis særlige grunde taler imod, fx at den pågældende er alvorlig syg, har en høj alder eller er i beskæftigelse.
Operatøren skal i IBS registrere, om beboerne deltager i den fremrykkede danskundervisning på samme måde som registreringen af deltagelse i de øvrige undervisnings- og aktiveringstilbud.
14.2.3 Overgivelse til kommune
Operatøren skal i samarbejde med integrationskommunen medvirke til, at der sker en hensigtsmæssig overgang fra præ-asylfasen til integrationsfasen for beboere, der opnår opholdstilladelse. Dette skal sik- res ved, at den enkelte informeres om overgangen til integration, og ved at integrationskommunen så tidligt som muligt har adgang til relevante oplysninger om den enkelte og dennes kompetencer.
14.2.4 Overgivelsessamtaler
Operatøren skal afholde en overgivelsessamtale med beboere, som får opholdstilladelse og skal overgå til integration. Under samtalen skal operatøren informere beboeren om integrationsfasen.
Operatøren skal endvidere være i dialog med integrationskommunen, så det sikres, at kommunen har det bedste udgangspunkt for at målrette integrationen til den enkelte beboers forudsætninger. Opera- tøren kan evt. uden beboerens samtykke videregive informationer om beboerens kontraktforhold og - opfyldelse mv., jf. udlændingelovens § 44 b.
14.2.5 Overgivelsesskemaer
Til brug for overgangen fra indkvarteringssystemet til integrationskommunen skal operatøren anvende det fælles overgivelsesskema med tilhørende vejledning.
Overgivelsesskemaet skal udarbejdes for hver enkelt voksne udlænding og for uledsagede eller ledsa- gede mindreårige børn over 15 år. Det skal ikke udfyldes for medfølgende mindreårige børn.
Operatøren skal sende overgivelsesskemaet i udfyldt stand til integrationskommunens hovedpostkasse hurtigst muligt og senest 14 dage efter, at beboeren er meddelt opholdstilladelse.
14.2.6 Udtalelse til brug for visitering
Operatøren skal udarbejde en udtalelse til brug for Udlændingestyrelsens visitation af uledsagede min- dreårige, der overgår til integration i kommunerne. Udtalelsen skal fremsendes til Udlændingestyrelsen senest 10 dage efter anmodning herom.
Formålet er i fornødent omfang at tilvejebringe transport til beboerne i forbindelse med servicetilbud, sagsbehandling og flytning mellem indkvarteringssteder.
Operatøren skal sikre, at den billigst mulige transportform benyttes.
15.1 Transport i forbindelse med servicetilbud
Operatøren skal tilvejebringe mulighed for transport i forbindelse med beboernes deltagelse i de aktivi- teter og tilbud, der stilles til rådighed ved levering af de forskellige ydelser i medfør af denne kontrakt (hvor intet andet er anført). Dette omfatter transport til undervisning, aktivering, sundhedsbetjening mv. samt nødvendig transport for anneksindkvarterede, indkvarterede i særlige boliger og privatindkvarte- rede med tilknytning til operatørens indkvarteringssteder.
15.2 Transport i forbindelse med sagsbehandling
Operatøren skal tilvejebringe mulighed for transport i forbindelse med beboernes deltagelse i møder mv. med de sagsbehandlende myndigheder m.fl. herunder Udlændingestyrelsen, Flygtningenævnet, Hjemrejsestyrelsen, Dansk Flygtningehjælp samt advokater.
15.3 Transport ved flytninger mellem indkvarteringssteder (ikke udrejsecentre)
Operatøren skal tilvejebringe mulighed for transport i forbindelse med beboernes flytning til et andet indkvarteringssted, mellem modtagecentre eller i forbindelse med udflytning fra et modtagercenter. Det er i forbindelse med flytninger den operatør, hvorfra en beboer flytter, der er ansvarlig for at tilveje- bringe den nødvendige transport af både personer og ejendele.
I forbindelse med operatørens opgaver og ansvar i forbindelse med flytninger gælder, at en beboer alene har krav på at få dækket udgifterne til én ansøgt flytning for hver 18 måneder efter udflytningen fra modtagesystemet. Er der tale om flytninger, som ikke er begrundet i en ansøgning fra en beboer, dækkes udgifterne i alle tilfælde af operatøren, hvorfra beboeren flytter.
I forbindelse med flytninger – både ansøgte og ikke ansøgte – kan hver beboer uden egenbetaling med- bringe personlige ejendele svarende til 0,5 kubikmeter samt selvhusholdskassen. Operatøren skal sikre, at personlige ejendele, møbler mv. ud over det nævnte kun medbringes af beboeren efter forudgående egenbetaling.
Operatørerne skal informere beboerne om ovenstående regler vedrørende flytning.
15.4 Transport til udrejsecentre eller i forbindelse med frihedsberøvelse
Operatøren skal tilvejebringe og gennemføre transport af beboere, som efter Udlændingestyrelsens an- visning eller Hjemrejsestyrelsens afgørelse skal tage ophold på et udrejsecenter. Det er operatøren på det afgivende center, som forestår transporten af den pågældende til udrejsecentret.
Såfremt der er tale om transport fra en institution drevet af kriminalforsorgen (ikke udrejsecentre) til et udrejsecenter, er det dog det modtagende udrejsecenter, som forestår transporten.
Transporten sker i operatørens køretøjer, ved privat vagtfirma eller med offentlig transport. Den pågæl- dende udlænding skal ved transport ledsages af en medarbejder fra det afgivende center og/eller en vagt fra et vagtfirma, som operatøren indgår aftale med. Dette sker med henblik på i videst muligt om- fang at imødegå udeblivelser på vej til udrejsecentret. Operatøren kan endvidere stille en vagt fra et
vagtfirma, som operatøren indgår aftale med, til rådighed under transporten. I det omfang, det er muligt, vil flere beboere, som skal flytte til et udrejsecenter, blive transporteret sammen.
Det forudsættes, at det afgivende center så vidt muligt får et varsel på tre arbejdsdage forud for trans- porten med henblik på, at operatøren kan tilrettelægge transporten og orientere beboeren.
Det skal bemærkes, at der ikke er mulighed for at tvinge beboere til at gennemføre transporten, da der ikke er hjemmel til frihedsberøvelse. Den pågældende udlænding vil altså kunne udeblive både før, un- der og efter transporten uden at operatøren eller vagten har mulighed for at gribe ind.
15.5 Transport i forbindelse med overgang til integration
For beboere, som er meddelt opholdstilladelse og skal overgå til integration, skal operatøren tilveje- bringe og afholde evt. udgifter til transport til den kommende integrationskommune i tilknytning til den fremrykkede visitationsprocedure, herunder til evt. introduktionsbesøg og lignende i integrationskom- munen forud for overgivelse.
Operatøren skal organisere transport af flygtninge og ejendele i forbindelse med overgivelse til en inte- grationskommune. Integrationskommunen afholder udgifterne til transporten.
16.1 Udlændingestyrelsens tilsyn
Udlændingestyrelsen gennemfører hvert år en række forskellige tilsyn med operatørens opgaveløsning, herunder ved faglige tilsyn, økonomiske tilsyn, bygningstilsyn, brandtilsyn, inventartilsyn og informati- onssikkerhedstilsyn og i form af anmeldte og uanmeldte tilsyn. Udlændingestyrelsens tilsyn kan være skriftlige og/eller gennemføres ved fremmøde på de enkelte indkvarteringssteder. Udlændingestyrelsen kan endvidere gennemføre nødvendig kontrol med operatørens og/eller underleverandørers løn- og ar- bejdsvilkår.
Formålet med Udlændingestyrelsens tilsyn er at føre kontrol med og sikre, at operatørerne leverer ydel- ser, der i indhold og omfang lever op til kontraktens bestemmelser og gældende retningslinjer og myn- dighedsforskrifter, og at operatørerne i deres opgavevaretagelse understøtter det overordnede formål med driften af indkvarteringssystemet. Udlændingestyrelsens tilsyn er samtidig en mulighed for læring og udvikling i bred forstand. Erfaringer fra de konkrete tilsyn udmøntes i en række anbefalinger og ek- sempler og god praksis, som alle operatører bliver gjort bekendt med via årlige rapporter og dialog mel- lem Udlændingestyrelsen og operatørerne.
Udlændingestyrelsens tilsyn er hovedsageligt baseret på en vurdering af risiko og væsentlighed.
Udlændingestyrelsen kan benytte ekstern faglig bistand til gennemførelsen af tilsyn med operatørens opgavevaretagelse. Udlændingestyrelsen gør bl.a. brug af denne mulighed i forbindelse med faglige til- syn på centre og afdelinger for uledsagede mindreårige m.fl., hvor socialtilsynet udfører tilsyn på disse steder på vegne af styrelsen, jf. § 3, stk. 3. i bekendtgørelse nr. 1377 af 21. september 2020 af lov om socialtilsyn.
Udlændingestyrelsen kan i umiddelbar forlængelse af et tilsyn komme med anbefalinger til operatøren om opgavevaretagelsen og/eller indskærpe overholdelsen af gældende kontrakter, retningslinjer og myndighedsforskrifter. Udlændingestyrelsen kan endvidere i forlængelse af et tilsyn, hvis særlige forhold vedrørende driften af indkvarteringsstedet tilsiger det, beslutte at føre tilsyn med en højere hyppighed og intensitet eller træffe beslutning om at lukke indkvarteringsstedet. Der henvises endvidere til pkt.
18.4.3. om misligholdelse og ophævelse af kontrakten.
Efter gennemførelse af tilsyn udarbejder Udlændingestyrelsen et udkast til et afslutningsbrev, som sen- des til operatøren med henblik på afgivelse af bemærkninger, forinden det endelige afslutningsbrev ud- arbejdes. Ved besøgstilsyn har operatøren som udgangspunkt ved afslutningen af tilsynsbesøget også mundtligt modtaget styrelsens eventuelle foreløbige anbefalinger og indskærpelser. Operatørerne skal af egen drift foranstalte en relevant opfølgning på tilsynene og rette op på eventuelle uregelmæssighe- der eller misligholdelser af kontrakten på alle operatørens centre på baggrund af Udlændingestyrelsens konkrete tilbagemeldinger. Medmindre andet er anført nedenfor, gennemføres tilsyn med udgangs- punkt i opgavebeskrivelserne i kontrakten.
Der henvises i øvrigt til Udlændingestyrelsens gældende tilsynskoncept.
16.1.1 Særligt tilsyn med administration af særlige social- og sundhedsydelser
Udlændingestyrelsen fører tilsyn med, om operatøren i forbindelse med administrationen af særlige so- cial- og sundhedsydelser overholder almindelige regnskabsmæssige principper, og at operatøren i det hele taget varetager opgaven på en økonomisk forsvarlig måde. Udlændingestyrelsen fører i den forbin- delse tilsyn med, at operatørerne har fastsat de fornødne retningslinjer og forretningsgange til sikring af korrekt tildeling, disponering, dokumentation, opfølgning mv.
16.1.2 Særligt om økonomiske tilsyn
De økonomiske tilsyn gennemføres overordnet med henblik på at sikre, at almindelige regnskabsmæs- sige principper overholdes, og at operatøren varetager opgaven på en økonomisk forsvarlig måde. Ud- lændingestyrelsen fører i den forbindelse bl.a. tilsyn med, at operatørerne har fastsat påkrævede ret- ningslinjer og forretningsgange til sikring af korrekt disponering og dokumentation for de udgifter ope- ratøren har faktureret styrelsen mv.
Endvidere gennemføres der kasseeftersyn for så vidt angår de midler, der overføres til operatøren til brug for udbetaling af kontante ydelser.
16.2 Operatørens forpligtelse i forbindelse med andre myndigheders tilsyn
Operatøren skal sende Udlændingestyrelsen eventuelle rapporter mv. fra tilsyn gennemført af andre myndigheder, herunder Styrelsen for Patientsikkerhed, brandmyndighederne, Arbejdstilsynet, Elektrici- tetsrådet, Levnedsmiddelkontrollen, skoletilsynsførende og energiledelseskonsulenter i forbindelse med energimærkning. Operatøren skal ligeledes fremsende undervisningsmiljøvurderinger, jf. § 7 i bekendt- gørelse nr. 316 af lov om elevers og studerendes undervisningsmiljø af 5. april 2017, samt eventuelle revisioner af disse. De nævnte tilsynsrapporter mv. skal sendes til Udlændingestyrelsens Tilsynsenhed
på xxxxxx@xx.xx. Operatøren skal endvidere orientere Udlændingestyrelsen om tilsyn og monitorerings- besøg fra andre nationale og internationale myndigheder og organisationer. Orientering om sådanne besøg skal ligeledes ske til Udlændingestyrelsens Tilsynsenhed på xxxxxx@xx.xx.
Indkvarteringsstedets klinikker skal registreres hos de centrale sundhedsmyndigheder som betingelse for udførelse af lægelig patientbehandling jf. sundhedsloven § 213 c, stk. 1. Styrelsen for Patientsikker- hed fører tilsyn alle steder, hvor der udføres sundhedsfaglig virksomhed af eller på vegne af autoriserede sundhedspersoner.
16.3 Operatørens egne tilsyn
Operatøren er forpligtet til at foretage en række tilsyn i tilknytning til driften af indkvarteringsstederne, herunder om drift og vedligeholdelse af ejendomme, tilsyn med undervisning af børn, som undervises i hjemmet mv.
Operatøren har efter serviceloven desuden en skærpet underretningspligt for børns legemlige og psyki- ske helbredstilstand.
16.3.1 Tilsyn med hjemmeundervisning
Operatøren skal føre tilsyn med, at undervisningen af børn, der undervises hjemme, lever op til de gæl- dende standarder for undervisning i øvrigt.
Operatøren skal desuden underrette Udlændingestyrelsen, såfremt der etableres hjemmeundervisning af et barn. Dette skal blandt andet ske med henblik på, at Udlændingestyrelsen – eventuelt i samarbejde med operatøren – kan få etableret tilsyn med undervisningen fra den lokale kommune.
16.3.2 Tilsyn med børn af frihedsberøvede forældre
Operatøren skal føre tilsyn med børn af frihedsberøvede forældre.
16.3.3 Kommunale tilsyn med skoletilbud
Operatøren skal orientere Udlændingestyrelsen, såfremt det ikke er muligt for operatøren at indgå aftale med værtskommunen om at etablere tilsyn med operatørens skoler, eller hvis værtskommunen ikke gennemfører tilsyn som aftalt.
16.3.4 Tilsyn med ledsagede uledsagede mindreårige
Operatøren skal føre tilsyn med mindreårige, som er ledsaget af andre end forældremyndighedsindeha- veren (ledsagede uledsagede mindreårige).
16.3.5 Tilsyn med drift og vedligeholdelse
Operatøren skal varetage tilsyn med driften og vedligeholdelsen af indkvarteringssteder mv.
Operatøren skal på baggrund af en konkret anmodning fra Udlændingestyrelsen endvidere varetage til- syn med driftsstoppede indkvarteringssteder.
16.4 Operatørrens orienteringspligt
Operatøren er forpligtet til at orientere Udlændingestyrelsen, såfremt der fx ved intern revision eller på baggrund af tilsyn har været kritik af eller anbefalinger til emner, der berører operatørens opgavevare- tagelse for Udlændingestyrelsen.
Operatøren er forpligtiget til at sikre interne kontrol- og godkendelsesprocedurer for den regnskabs- mæssige forvaltning af det samlede indkvarteringsområde, bl.a. med formål at sikre sig mod økonomisk kriminalitet knyttet til indkvarteringsdriften.
Operatøren skal sikre løbende ledelsesmæssigt tilsyn, herunder påse at forvaltningen sker i overens- stemmelse med gældende regler, fx indkøb på rammeaftaler, at skriftligt aftalegrundlag/dokumentation forefindes, at der disponeres i overensstemmelse med habilitetsregler og bemyndigelser osv.
Udlændingestyrelsen forventer i 2021, som led i evaluering af praksis for økonomiafrapportering, efter dialog med operatørerne, at udarbejde nye retningslinjer for økonomiafrapportering, regnskabsmæssige forvaltning, compliance vedrørende indkøb osv. Retningslinjerne forventes bl.a. at indeholde krav om egenkontrol, løbende afrapportering til Udlændingestyrelsen om operatøren, stikprøvekontrol mv.
17.1 Kvartalsvis økonomisk afrapportering
Operatøren skal hvert kvartal fremsende en ledelsespåtegnet økonomisk afrapportering til Udlændinge- styrelsen i overensstemmelse med styrelsens økonomirapporteringsvejledning. Afrapporteringen består af en udfyldt økonomirapporteringsskabelon og et ledsagende notat, hvori der redegøres for de væsent- ligste økonomiske forhold og forventningerne til årets resultat.
17.2 Afrapportering i kvartaler
Operatøren afrapporterer for 1. til 3. kvartal på realiseret forbrug samt forventet forbrug for hele året. For 4. kvartal foretager operatøren en endelig økonomisk afrapportering for året som helhed.
For følgende udgiftstyper afrapporteres på operatørniveau, pr. indkvarteringstype og pr. ydelse:
• Indkvarteringsydelser mv.
• Sundhedsydelser mv. (ekskl. rammeafregnede social- og sundhedsydelser)
• Rammeafregnede social- og sundhedsydelser
• Ydelser leveret i medfør af asylaftalen.
Operatøren skal registrere udgifterne til de nævnte ydelser på regionsniveau, således at operatøren efter konkret anmodning fra Udlændingestyrelsen kan afrapportere på udgifterne pr. region, pr. centertype og pr. ydelse.
For følgende udgiftstyper afrapporteres på regionsniveau:
• Anneksudgifter
For følgende udgiftstyper afrapporteres på centerniveau (hver adresse):
• Energi
• Ejendomsdrift (vicevært, daglig drift, arealpleje og snerydning)
• Renovation
• Døgnbemanding/brandvagt
• Cafeteria
• Leje
• Transport til servicetilbud
• Ordinær vedligeholdelse
• Ydelser ved etablering eller udvidelser (bygninger, inventar og øvrige udgifter)
• Ydelser ved lukning
• Vedligeholdelsesprojekter (afrapporteres pr. projekt)
• Særlige indkvarteringsaftaler.
Økonomirapporteringsskabelonen for 1. til 4. kvartal er baseret på input fra operatørens faktura for hen- holdsvis marts, juni, september og december måned. Udlændingestyrelsen udsender derfor økonomi- rapporteringsskabelonen for 1. til 4. kvartal senest 5 dage efter modtagelsen af fakturaen for henholdsvis marts, juni, september og december. Operatøren skal sende økonomirapporten for 1. til 4. kvartal til Udlændingestyrelsen hurtigst muligt og senest 3 uger efter modtagelsen af økonomirapporteringsska- belonen.
17.3 Afrapportering og afstemning af tilgodehavender for social- og sundhedsområdet
Operatøren er forpligtiget til at sikre interne kontrol- og godkendelsesprocedurer for den regnskabs- mæssige forvaltning af det samlede social- og sundhedsområde. Operatøren skal endvidere sikre lø- bende ledelsesmæssigt tilsyn med den regnskabsmæssige forvaltning af området, herunder mht. it-un- derstøttelsen.
For det godkendelseskrævende social- og sundhedsområde gælder også nedenstående retningslinjer:
• Iværksættelse af visse social- og sundhedsydelser kræver Udlændingestyrelsens forudgående godkendelse
• Ansøgningen om behandling skal ske inden for rammerne af Udlændingestyrelsens retningslinjer for sundhedsbehandling af voksne asylansøgere mv., retningslinjer for sundhedsbehandling af asylansøgerbørn mv., retningslinjer for bevilling til tandbehandling af voksne asylansøgere mv.
• Såfremt operatørens ansøgning imødekommes, skal operatøren sikre at den godkendte behand- ling/foranstaltning iværksættes
• Iværksættes en behandling, før Udlændingestyrelsens godkendelse foreligger, hæfter operatø- ren som udgangspunkt selv for udgifterne frem til godkendelsestidspunktet
• Operatøren er ansvarlig for at tilvejebringe og opbevare dokumentation for godkendte behand- lingsforløb fra vurdering af behov for behandling/foranstaltning til endelig afregning med Ud- lændingestyrelsen. Dokumentationen skal foreligge pr. behandlingsforløb og skal omfatte:
o Kautionsansøgning
o Prisoverslag for behandling/foranstaltning
o Leverandørfaktura og dokumentation for korrekt modtager af behandling (fx rekvisition)
o Opfølgning over for leverandører ved overskridelse af forventet udgift
o Opfølgning over for Udlændingestyrelsen ved forventet overskridelse af godkendt beløb
o Faktureringen af Udlændingestyrelsen.
Kravet om dokumentation gælder tillige ydelser tildelt under den rammestyrede del af det særlige social- og sundhedsområdet, selvom der ikke fremsendes kautionsansøgninger på dette område.
Procesbeskrivelsen nedenfor kan anvendes som udgangspunkt for operatørens egen tilrettelæggelse af sagsbehandlingen og den regnskabsmæssige forvaltning på det godkendelseskrævende social- og sund- hedsområde:
• Sundhedspersonalet vurderer, at en beboer har behov for godkendelseskrævende behandling
• Operatøren ansøger Udlændingestyrelsen om godkendelse af den konkrete behandling. Ansøg- ningen indeholder det beløb, der søges godkendt, samt overslag over pris på behandlingen
• Når en ansøgning er godkendt, kan behandlingen igangsættes
• Når operatøren modtager faktura fra leverandøren af social- og sundhedsydelser, sikres det, at leverandørfakturaen kan knyttes direkte til den konkrete godkendelsessag, herunder at den fak- turerede behandling vedrører den person, som behandlingen er godkendt til, samt at den faktu- rerede behandling er i overensstemmelse med den godkendte
• Når operatøren har sikret sig, at al dokumentation foreligger, viderefakturerer operatøren Ud- lændingestyrelsen med henblik på refusion.
Operatøren udarbejder ved årets afslutning en økonomirapportering på det godkendelseskrævende so- cial- og sundhedsområde med henblik på afstemning af tilgodehavender. Afrapporteringen indeholder en opgørelse over forventede tilgodehavende beløb hos Udlændingestyrelsen fsva. godkendelseskræ- vende social- og sundhedsbehandlinger.
17.4 Afstemning af kontante ydelser
Operatøren skal som minimum hver 14. dag foretage afstemning og optælling af den ”ej-realiserede” beholdning kontra registreringer af ”ej-realiserede” ydelser i IBS. Operatøren skal ligeledes administrere og afstemme pengestrømningen med det enkelte center.
17.5 Afrapportering på annekser og særlige boliger (2008 og 2011-ordningerne)
Operatøren fremsender hvert kvartal en oversigt over annekser og særlige boliger med adresser på leje- målene, antal pladser mv., i operatørens regi. Såfremt der sker ændringer til denne, fremsendes en re- videret oversigt.
17.6 Vederlag, betalingsbetingelser og vilkår for overskudsbegrænsning (non profit)
Operatøren er berettiget til vederlag for ydelser som anført i bilag 1.
Operatøren er berettiget til særligt vederlag for ydelser ved åbning og lukning af indkvarteringssteder mv. som anført i bilag 1 og 6. Udlændingestyrelsen fastsætter vederlagets størrelse som bl.a. afhænger af Udlændingestyrelsens varsler i relation til tilpasningen.
Operatøren er ikke berettiget til andre vederlag end fastsat i bilag 1,
Ved ophør af kontrakten, som følge af afvikling eller overdragelse af kontrakten til en ny operatør, er operatøren berettiget til at få dækket sine udgifter hertil.
Alle priser er i danske kroner og eksklusive moms. Operatørens vederlag forfalder til betaling som anført i bilag 1. Fakturering skal ske som nærmere anført i bilag 1.
Indkvarteringsopgaven skal i udgangspunktet varetages således, at der overordnet er balance mellem udgifter og indtægter. Såfremt operatøren i forbindelse med driften af indkvarteringsstederne opnår et overskud, kan dette alene anvendes inden for indkvarteringsopgavens rammer. Udlændingestyrelsen kan over for operatøren angive, hvordan et eventuelt overskud skal anvendes.
18.1 Tilstedeværelse i Danmark og sproglige forudsætninger
Det er et krav for opfyldelse af kontrakten, at operatøren er organisatorisk til stede i Danmark. Det er endvidere et krav, at operatøren er ledelsesmæssigt til stede på indkvarteringsstederne.
Arbejdssproget er dansk. Operatøren skal kunne løse opgaverne i kontrakten på dansk.
18.2 Myndighedsforskrifter
Operatøren er forpligtet til at overholde de forvaltningsmæssige regler og rammer, som de offentlige myndigheder er underlagt samt gældende lovgivning i øvrigt.
Operatøren er ved leveringen af ydelserne desuden forpligtet til at følge de af Udlændingestyrelsen ud- stedte retningslinjer, procedurer, notater, vejledninger mv.
En oversigt over de myndighedsforskrifter mv., som operatøren på tidspunktet for indgåelse af kontrak- ten konkret skal efterleve, enten helt eller delvist i forbindelse med leveringen af opgaver fastsat i kon- trakten, fremgår af bilag 9.
Operatøren er berettiget til regulering i vederlaget, jf. bilag 1 i det omfang, operatøren kan dokumentere en væsentlig nettomeromkostning, dvs. at summen af samtidige ændringer af forskellige retningslinjer og myndighedsforskrifter medfører væsentlige meromkostninger.
18.3 Forsikring og erstatningsansvar
Udlændingestyrelsen er omfattet af statens regler om selvforsikring, jf. cirkulære nr. 9783 af 9. december 2005 om selvforsikring i staten mv.
Der henvises til bilag 6 for så vidt angår økonomisk ansvar for bygninger, inventar og køretøjer.
Beboerne på indkvarteringssteder er omfattet af de almindelige arbejdsskaderegler for så vidt angår arbejdsskader i forbindelse med lovlig aktivering.
Sager om arbejdsskader skal anmeldes af operatøren til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring.
For så vidt angår ansvarsforsikring skal sager, hvori der gøres et erstatningskrav gældende over for en beboer, fremsendes til videre foranstaltning til Udlændingestyrelsen.
Staten hæfter for erstatningsansvar for en udlænding, som er under Udlændingestyrelsens forsørgelse, jf. bekendtgørelse nr. 384 af 25. april 2006 om statens hæftelsesansvar for skader, som udlændinge, der opholder sig her ilandet og er omfattet af udlændingelovens § 42 a, stk. 1 eller 2, jf. stk. 3, forvolder på andre eller andres ejendele. Såfremt en udlænding under Udlændingestyrelsens forsørgelse forvolder skader på andre (personskade) eller andres ejendele, (tingskade) anvendes ”ES1 Ansøgning om erstat- ning for skade forvoldt af en person under Udlændingestyrelsens forsørgelse” på styrelsens hjemmeside (www.nyidanmark.dk).
Følgende betingelser skal bl.a. være opfyldt for at få erstatning:
• Skadevolder skal være erstatningsansvarlig
• Skadevolder skal være under Udlændingestyrelsens forsørgelse på skadetidspunktet
• Skaden må ikke være dækket af en forsikring
• Skadelidte må ikke være en offentlig myndighed eller institution.
18.4 Bestemmelser om underleverandører, misligholdelse, kontraktændring mv.
18.4.1 Underleverandører
Operatøren kan anvende underleverandører.
Operatøren kan kun efter forudgående aftale med Udlændingestyrelsen anvende underleverandører af undervisning til børn samt legestuetilbud, hvor disse ikke er offentligt anerkendte uddannelsesinstituti- oner, dagtilbud mv.
Operatøren hæfter for sine underleverandørers forhold på samme måde som for sine egne forhold i forbindelse med levering af ydelser efter denne kontrakt.
18.4.2 Sædvanlige løn og ansættelsesforhold
Operatøren skal sikre, at ansatte hos operatøren og eventuelle underleverandører, er sikret løn, herun- der særlige ydelser, arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder
for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i hele landet. Operatøren og eventuelle un- derleverandører skal sikre, at de ansatte orienteres om disse vilkår.
Udlændingestyrelsen kan foretage nødvendig kontrol af, om operatøren og eventuelle underleverandø- rer lever op til kravet om sædvanlige løn- og arbejdsforhold.
Udlændingestyrelsen kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for medarbejderne lever op til de forpligtelser, som arbejdsklausulen fastsætter.
Udlændingestyrelsen kan kræve, at operatøren, efter skriftligt påkrav herom, inden for 10 arbejdsdage fremskaffer relevant dokumentation, såsom løn- og timesedler, lønregnskab og ansættelseskontrakter fra såvel egne som eventuelle underleverandørers medarbejdere.
Udlændingestyrelsen kan til brug for sin vurdering af, om operatøren eller eventuelle underleverandører har overholdt arbejdsklausulen, søge rådgivning hos relevante arbejdsgiver- og/eller arbejdstagerorga- nisationer.
Hvis operatøren ikke overholder sine forpligtelser i medfør af arbejdsklausulen, og hvis dette medfører et berettiget krav på yderligere løn fra medarbejderne, kan Udlændingestyrelsen tilbageholde honorar med henblik på at tilgodese sådanne krav.
Operatøren kan endvidere blive pålagt at betale en bod på op til 2 procent af kontraktsummen, hvis arbejdsklausulen ikke overholdes.
Beløbet kan modregnes i operatørens vederlag. Ved bodsfastsættelse lægges der vægt på følgende:
• Kontraktens gentand og størrelse
• Overtrædelsens karakter og omfang
• Leverandørens egen medvirken til at bringe overtrædelsen til ophør.
18.4.3 Parternes misligholdelse
I tilfælde af misligholdelse gælder dansk rets almindelige regler.
Udlændingestyrelsen kan ophæve kontrakten, såfremt der er væsentlige mangler eller anden væsentlig misligholdelse ved levering af ydelserne.
Ophævelse kan dog kun ske, såfremt Udlændingestyrelsen har afgivet skriftligt påkrav, og operatøren ikke har afhjulpet forholdet.
Påkrav skal indeholde angivelse af, hvori den væsentlige misligholdelse består samt en rimelig frist på mindst 14 dage til at afhjælpe forholdet.
Hvis Udlændingestyrelsen ikke opfylder sine forpligtelser i henhold til kontrakten og underbilagene, fri- tages operatøren for at levere ydelser efter kontrakten i det omfang, operatøren kan dokumentere, at Udlændingestyrelsens opfyldelse af sine forpligtelser er en nødvendig forudsætning for operatørens le- vering af ydelserne.
Operatøren kan ophæve kontrakten, såfremt Udlændingestyrelsen væsentligt misligholder sine forplig- telser.
Ophævelse kan dog kun ske, såfremt operatøren har afgivet skriftligt påkrav, og Udlændingestyrelsen ikke har afhjulpet forholdet.
Påkrav skal indeholde angivelse af, hvori den væsentlige misligholdelse består samt en rimelig frist på mindst 14 dage til at afhjælpe forholdet.
18.4.4 Force majeure
Hverken operatøren eller Udlændingestyrelsen skal i henhold til denne kontrakt anses for ansvarlig over for den anden part, for så vidt angår forhold, der ligger uden for partens kontrol, herunder strejke og lockout, og som parten ikke ved kontraktens underskrift burde have taget i betragtning og ej heller burde have undgået eller overvundet. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der omfattes af 1. punktum, og som operatøren ikke burde have undgået eller overvundet.
Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part senest 5 arbejdsdage efter, at force majeure er indtrådt.
18.4.5 Overdragelse
Udlændingestyrelsen har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne kontrakt til en anden offentlig institution eller en institution eller et selskab, der ejes af det offentlige eller i det væ- sentlige drives for offentlige midler.
Operatøren kan ikke uden Udlændingestyrelsens skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og for- pligtelser efter denne kontrakt til tredjemand.
18.4.6 Kontraktens løbetid, herunder forlængelse og opsigelse
Kontrakten træder i kraft den 1. januar 2021 og løber til og med 31. december 2021.
Udlændingestyrelsen har mulighed for at forlænge kontrakten 3 gange á 1 års varighed. Hvis Udlændin- gestyrelsen ønsker at forlænge kontrakten i henhold til denne bestemmelse, meddeles dette skriftligt til operatøren med 3 måneders varsel inden aftalens planlagte ophør.
Kontrakten kan i kontraktperioden opsiges af parterne med 6 måneders skriftligt varsel til den første i en måned. Opsigelse kan dog ske med 3 måneders varsel som følge af væsentlige ændringer i den sam- lede indkvarteringskapacitet.
18.4.7 Ændringer i aftalegrundlaget
Opgaverne fastlagt i denne kontrakt er dikteret af det til enhver tid værende antal asylansøgere m.fl. og undergivet politisk bevågenhed. Derfor må der i aftaleperioden kunne forventes gennemført såvel juste- ringer af antal indkvarteringssteder og kapacitet som ændringer af regelgrundlag mv.
Opgaverne skal således udføres, så de til enhver tid gældende myndighedsforskrifter overholdes. Ope- ratøren er derfor forpligtet til i aftaleperioden at tåle de ændringer, som er nødvendige for at sikre dette. Operatøren vil alene efter forudgående aftale med Udlændingestyrelsen blive kompenseret for doku- menterede og nødvendige merudgifter.
Yderligere leverance- og dokumentationskrav
Til brug for Udlændingestyrelsens generelle monitorering af og tilsyn med indkvarteringsområdet kan Udlændingestyrelsen efter dialog med operatøren og med et passende varsel i kontraktperioden ind- sætte relevante leverance- og dokumentationskrav, som kan indeholde bl.a. kvartalsvis levering af nøg- letal vedrørende dele af indkvarteringsopgaven, fx på sundhedsområdet.
18.4.8 Kontraktstyring og fortolkning
Parterne foretager i fællesskab kontraktstyring baseret på følgende hovedprincipper:
• Alle indholdsmæssige ændringer til kontrakten og tilhørende bilag skal foreligge skriftligt i form af allonger til kontrakten, der underskrives af begge parter
• Alle ændringer af kontrakt og bilag skal kunne dokumenteres med fuld sporbarhed, fx ved ændrings- markering, versionshistorik eller lignende.
Henvisninger til kontrakten eller til en bestemmelse deri omfatter også de til kontrakten hørende bilag, henholdsvis de af disse bilag, der er relevante for den pågældende bestemmelse, jf. bilagsoversigten nedenfor. Bestemmelser i kontrakten har forrang frem for bestemmelser i bilag.
Som fortolkningsgrundlag indgår også de udbudsbetingelser, som dannede grundlag for udbud af opga- ven.
18.4.9 Afvikling af en operatør
I forbindelse med afvikling af kontrakten kan Udlændingestyrelsen vælge at indgå samarbejde med en ekstern revisor med henblik på at få udarbejdet et konsolideret slutregnskab for operatørens indkvarte- ringsvirksomhed. Operatøren er i disse tilfælde forpligtiget til at samarbejde med den eksterne revision og bidrage til udarbejdelsen af slutregnskabet.
Hvis en afviklingsperiode strækker sig ud over kontraktens løbetid, kan Udlændingestyrelsen indgå en afviklingskontrakt med den pågældende operatør for denne periode. Operatøren driver som udgangs- punkt indkvarteringsvirksomheden videre på samme vilkår. Operatøren er forpligtet til loyalt at medvirke til afviklingen af operatørens indkvarteringsvirksomhed.
Et eventuelt oparbejdet overskud hos operatøren skal i forbindelse med opsigelse af kontrakten tilbage- betales til Udlændingestyrelsen.
Operatøren underskriver den originale kontrakt, scanner den ind og sender den elektronisk til Udlæn- dingestyrelsen. Herefter underskriver Udlændingestyrelsen kontrakten og fremsender den elektronisk til operatøren. Begge parter opbevarer en elektronisk version af kontrakten med henblik på eventuelle senere ændringer.
Udlændingestyrelsen offentliggør den underskrevne kontrakt på nyidanmark.dk.
For Udlændingestyrelsen For operatøren
Dato: Dato:
Underskrift: Underskrift:
BILAG 1: KAPACITET OG ØKONOMI
1. Indkvarteringskapacitet og belægning
1.1 Kapacitet pr. indkvarteringsregion
Operatørens kapacitet opgøres pr. indkvarteringsregion. Der skelnes mellem 4 typer af kapacitet:
• Basiskapaciteten for en indkvarteringsregion er den kapacitet, som ved kontraktens indgåelse forventes at være i brug i 2021. Basiskapaciteten er aftalt mellem operatøren og Udlændinge- styrelsen. Udlændingestyrelsen tilstræber, at belægningen i hver region som minimum svarer til regionens basiskapacitet
• Bufferkapacitet er pladser, som findes på de samme adresser som basiskapaciteten, men ikke indgår i denne. Bufferpladserne kan således ikke forventes altid at være beboede. Når buffer- pladserne ikke er i brug, skal de stå tomme, så de er klar til hurtig ibrugtagning uden fx forudgå- ende interne flytninger fra buffer- til basiskapacitet
• Beredskabskapacitet er pladser, som befinder sig på andre adresser end basiskapaciteten og ikke altid vil være beboede. Ved lav belægning vil det således være muligt at tage hele beredskabs- adresser ud af drift. Beredskabsadresserne vil forblive møblerede og klar til hurtig ibrugtagning
• Udeboliger mv. omfatter selvstændige boliger, særlige boliger, annekser samt privat indkvarte- ring. Disse boligtyper anvendes efter ansøgning fra beboeren og godkendelse af Udlændingesty- relsen. Ved fraflytning af en bolig vil denne som udgangspunkt blive driftsstoppet, hvorfor der ikke er tale om fast kapacitet.
For kontraktperioden forventes i gennemsnit følgende kapaciteter i operatørens indkvarteringsregioner, fordelt på kvartaler:10
Tabellerne nedenfor kan danne baggrund for operatørens planlægning.
Tabel 1: Forventelig gennemsnitlig kapacitet
Forventet gennemsnitlig kapacitet | Region | 1. kvartal | 2. kvartal | 3. kvartal | 4. kvartal |
Basiskapacitet | 505 | 505 | 505 | 505 | |
Opholdscenter Hviding | Tønder | 300 | 300 | 300 | 300 |
Opholdscenter Aaløkke | Tønder | 160 | 160 | 160 | 160 |
Børnecenter Tønder | Tønder | 45 | 45 | 45 | 45 |
Bufferkapacitet | 229 | 229 | 229 | 229 | |
Opholdscenter Hviding | Tønder | 204 | 204 | 204 | 204 |
Opholdscenter Aaløkke | Tønder | - | - | - | - |
Børnecenter Tønder | Tønder | 25 | 25 | 25 | 25 |
Udeboliger m.v. tilknyttet: | 7 | 7 | 7 | 7 | |
Opholdscenter Hviding | Tønder | 5 | 5 | 5 | 5 |
Opholdscenter Aaløkke | Tønder | - | - | - | - |
Børnecenter Tønder | Tønder | 2 | 2 | 2 | 2 |
I alt | 741 | 741 | 741 | 741 |
1.2 Forventet belægning
Udlændingestyrelsen udmelder den forventede udvikling i belægningen pr. region på baggrund af Ud- lændingestyrelsens indkvarteringsprognose. Indkvarteringsprognosen opdateres som udgangspunkt kvartalsvist og er baseret på operatørernes kapacitet og de kendte fremtidige kapacitetstilpasninger samt det forventede samlede belægning.
Udlændingestyrelsen tilstræber generelt i så god tid som muligt at varsle ændringer i belægningen. For- ventede væsentlige fald i belægningen varsles som udgangspunkt minimum tre måneder i forvejen. Ved uventede belægningsfald, som væsentligt reducerer operatørens taksthonorering, vil operatøren efter særskilt aftale kunne kompenseres for eventuelle personaleudgifter, der som følge af et kort varsel ikke kan nedbringes i takt med taksthonoreringen.
10 Forventningerne til kapaciteten er baseret på de forudsætninger, der er kendt ved tidspunktet for kontraktun- derskrivelsen.
Den ved kontraktindgåelsen forventede bevilling pr. indkvarteringsregion jf. afsnit 6 er baseret på føl- gende forudsatte aktivitetsniveau:11
Tabel 2: Forudsat antal årspersoner pr. aldersgruppe
Center (inkl. udeboliger) | Region | Forudsat antal årspersoner pr. aldersgruppe | ||||
Alle (0-) | Heraf 0-17 | Heraf 6-16 | Heraf 3-5 | Heraf 17- | ||
Opholdscenter Hviding | Tønder | 305 | 62 | 36 | 14 | 243 |
Opholdscenter Aaløkke | Tønder | 160 | 74 | 44 | 17 | 89 |
Børnecenter Tønder | Tønder | 6 | 5 | 2 | 1 | 3 |
I alt | 471 | 141 | 82 | 32 | 335 | |
Operatøren honoreres for hver indkvarteringsregion med 4 delbevillingsrammer:
• Indkvarteringsydelser (afsnit 2.1)
• Ejendomsdrift (afsnit 2.2)
• Forbrugsafregnet ejendomsdrift (afsnit 2.3)
• Sundhedsydelser (afsnit 2.4).
Hertil kommer honorering efter særlig aftale for en række øvrige ydelser.
Honoreringen dækker, medmindre andet er anført, samtlige direkte og indirekte udgifter i forbindelse med varetagelse af indkvarteringsopgaven, herunder også uforudsete udgifter, der ikke kan henføres til ændrede budgetteringsforudsætninger.
Inden for delrammerne til indkvarteringsydelser samt ejendomsdrift kan operatøren udligne udgifter mellem delrammerne, såfremt der er mindreforbrug på én af delrammerne. Udgifter inden for delram- merne til forbrugsafregnet ejendomsdrift samt sundhedsydelser kan ikke udlignes med de øvrige del- rammer.
2.1 Delrammen til indkvarteringsydelser
I delrammen til indkvarteringsydelser indgår:
• Takstafregnede, regionsspecifikke ydelser (afsnit 2.2.1.)
• Centralt afregnede ydelser (afsnit 2.2.2.).
Inden for delrammen kan operatøren udligne udgifter mellem ydelserne, såfremt der er mindreforbrug på én eller flere ydelser. Der kan ligeledes udlignes udgifter mellem regioner samt mellem regionsspeci- fikke og centralt afregnede ydelser.
11 Det samlede indkvarteringsomfang pr. region er for 2020 forudsat at svare til den samlede basiskapacitet inkl. udeboliger (jf. tabel 1).
2.1.1 Takstafregnede indkvarteringsydelser
Honoreringen pr. indkvarteringsregion for indkvarteringsydelser beregnes med udgangspunkt i de på finansloven for 2021 anførte takster (jf. tabel 3) samt antal realiserede årspersoner inden for hver mål- gruppe12.
Honoreringen pr. region for modtagefunktionen beregnes med udgangspunkt i de på finansloven for 2021 anførte takster (jf. tabel 3) samt antal indrejste.
Taksterne er udtryk for forventede gennemsnitspriser.
Tabel 3: Forventede takster på indkvarteringsydelser
Målgruppe (alder) | Ydelse (kr.) | Opholds- centre | Udrejsecenter Avnstrup | Omsorgs- centre | Modtage- centre | Udrejsecenter Sjælsmark | Udrejsecenter Kærshovedgård | Børnecentre |
0- | Indkvartering og socialt netværk | 9.706 | 40.168 | 95.813 | 31.959 | 61.963 | 82.617 | 306.066 |
6-16 | Børneundervisning+fri tidstilbud | 116.190 | 187.586 | 128.800 | 126.224 | 187.586 | 187.586 | 128.800 |
3-5 | Legestue | 39.927 | 67.132 | 82.973 | 43.376 | 67.132 | 67.132 | 43.376 |
1-2 | Vuggestue | - | 240.662 | - | - | 240.662 | 240.662 | - |
17- | Voksenundervisning og aktivering | 13.367 | 14.520 | 14.520 | - | 14.520 | 14.520 | 31.750 |
Indrejseafhængige ydelser | ||||||||
Alle indrejste | Modtagefunktion | 3.226 |
Ved uventede fald i belægningen, som væsentligt reducerer operatørens taksthonorering, vil operatøren efter særskilt aftale kunne kompenseres for eventuelle personaleudgifter, der som følge af et kort varsel ikke kan nedbringes i takt med taksthonoreringen.
2.1.2 Centralt afregnede indkvarteringsydelser
2.1.2.1 Honorering for gennemførelse af asylansøgerkursus
Operatøren får honorering for gennemførelse af asylansøgerkursus, jf. hovedkontraktens pkt. 12.1. Asyl- ansøgerkursus afregnes forholdsmæssigt i forhold til, hvor mange moduler operatøren står for. Taksten for gennemførelse af alle moduler (3-8) er 813 kr. Honorering sker på baggrund af registrering i IBS.
2.1.2.2 Honorering for fremrykket danskundervisning efter meddelelse af asyl
Operatøren honoreres for fremrykket danskundervisning efter meddelelse af asyl, jf. hovedkontraktens punkt 14.2.2, med den på finansloven for 2021 anførte takst på 6.624 kr. pr. tilbudt forløb.
Der er i taksten indarbejdet honorering til operatørerne til understøttelse af en opjustering af den gen- nemsnitlige undervisningstid til 25 timer.
Operatøren kan planlægge ud fra en forventet aktivitet på 120 forløb i 2021.
12 Opkrævningsgrundlaget herfor er dels beboere indkvarteret i operatørens regi, dels privat indkvarterede personer, der er berettigede til de ydelser, der er beskrevet i denne kontrakt. Afregning for privat indkvarterede beboere og beboere i andre boliger udenfor center sker på grundlag af registrering af disse beboere i IBS, og uafhængigt af afregningsgrundslag for det tilknyttede center.
2.1.2.3 Honorering for voksentøjpakker
Operatøren honoreres for udleverede voksentøjpakker, jf. hovedkontraktens punkt 7.7., med 2021-tak- sten på 866,64 kr. pr. udleveret pakke. Honoreringen er baseret på registrering i IBS i henhold til ret- ningslinjer for naturalieydelser.
2.1.2.4 Rammeaftaler på området for naturalieydelser mv.
Operatøren skal ved behov til en hver tid benytte den af Udlændingestyrelsen valgte leverandør.
2.2 Delrammen til ejendomsdrift
I delrammen til ejendomsdrift indgår:
• Honorering for ejendomsdrift pr. indkvarteringsregion (afsnit 2.2.1.)
• Centralt afregnede ydelser vedrørende ejendomsdrift (afsnit 2.2.2.).
Inden for delrammen kan operatøren udligne udgifter mellem ydelserne (dog med undtagelse af ydelser som afregnes efter faktisk forbrug), såfremt der er mindreforbrug på én eller flere ydelser. Der kan lige- ledes udlignes udgifter mellem indkvarteringsregioner samt mellem regionsspecifikke og centralt afreg- nede ydelser. Rammen til ejendomsdrift kan efter aftale justeres ved væsentlige ændringer i forudsæt- ningerne. Honoreringen tager udgangspunkt i de aftalte driftsperioder. Såfremt der sker kapacitetstil- pasninger, tilpasses honoreringen herefter.
2.2.1 Honorering for ejendomsdrift pr. indkvarteringsregion
Tabel 4 viser delrammen til ejendomsdrift pr. region i helårspriser. Udgifter til ejendomsdrift afregnes som en samlet ramme med udgangspunkt i den forudsatte kapacitet. Såfremt belægningen i længere tid er væsentligt lavere end kapaciteten, kan der aftales en reduktion af rammen.
Tabel 4: Delramme til ejendomsdrift pr. region
Center | Vicevært | Daglig drift | Arealpleje og snerydning | Rengøring | Renovation | Energi | Transport til servicetilbud | I alt |
Region Tønder | 2.031.715 | 952.507 | 303.070 | 274.725 | 84.721 | 132.879 | 4.137.481 | 7.917.098 |
Opholdscenter Aaløkke | 447.938 | 206.874 | 72.406 | 39.960 | 49.650 | - | 724.059 | 1.540.886 |
Opholdscenter Hviding | 1.102.245 | 605.993 | 165.499 | 59.940 | - | - | 2.663.503 | 4.597.181 |
Børnecenter Tønder | 447.937 | 113.781 | 54.304 | - | 25.859 | - | 749.918 | 1.391.800 |
Løgumkloster Højskole | - | - | - | 59.940 | 5.172 | 59.940 | - | 125.052 |
AsylSyd Adminstration | 33.595 | 25.859 | 10.861 | 49.950 | 4.040 | 24.987 | - | 149.292 |
Seminarhuset - Ribe | - | - | - | 64.935 | - | 47.952 | - | 112.887 |
2.2.2 Centralt afregnede ydelser vedrørende ejendomsdrift
2.2.2.1 Honorering for planlægning, rådgivning og administration
Operatøren honoreres for opgaver vedrørende generel planlægning og administration i relation til ind- kvartering og underhold af asylansøgere mv., herunder økonomiopfølgning, drift og vedligehold af eksi- sterende indkvarteringssteder mv., med en fast ramme på 1,5 mio. kr. på årsbasis.
2.2.2.2 Honorering for diverse udgifter efter faktisk forbrug
Operatøren får refunderet de faktiske udgifter til transport i forbindelse med beboernes sagsbehandling og flytninger, jf. hovedkontraktens punkt 15.1-15.5. Operatøren skal anvende den billigst mulige trans- portform.
2.2.2.3 Honorering for udgifter til værditransport og vagtordninger
Operatøren honoreres for udgifter til værditransport og vagtordninger i forbindelse med udbetaling af kontante ydelser med en fast ramme på 150.000 kr.
2.3 Delrammen til forbrugsafregnet ejendomsdrift
I delrammen til forbrugsafregnet ejendomsdrift indgår:
• Honorering for ordinært vedligehold
• Honorering for døgnbemanding/brandvagt
• Honorering for døgnbemanding/vagtordning
• Honorering for cafeterieordning
• Honorering for udgifter til leje af bygninger mv.
• Honorering for andre særlige aftaler
• Honorering for vedligeholdelsesprojekter.
Inden for delrammen kan operatøren kun udligne mellem ydelserne til ordinært vedligehold på regions- niveau, såfremt der er mindreforbrug på én eller flere ydelser til ordinært vedligehold. Operatøren kan med accept fra Udlændingestyrelsen ligeledes udligne evt. merforbrug på ordinært vedligehold med et mindre forbrug i øvrige regioner.
Ydelserne til døgnbemanding/brandvagt, cafeterieordning, udgifter til leje af bygninger mv., andre sær- lige aftaler samt vedligeholdelsesprojekter kan ikke udlignes mellem regioner.
Der kan ikke udlignes udgifter mellem delrammen til forbrugsafregnet ejendomsdrift og de øvrige del- rammer.
2.3.1 Honorering for forbrugsafregnet ejendomsdrift
Rammerne til forbrugsafregnet ejendomsdrift pr. indkvarteringsregion fremgår af tabel 5. Udgifterne afregnes efter faktisk forbrug inden for rammerne.
Tabel 5: Forbrugsafregnet ejendomsdrift pr. region
Center | Døgnbemanding/ Vagtordning | Leje | Catering | Catering Løn | Catering Drift | Andre udgifter | Ordinær vedligeholdelse | I alt |
Region Tønder | - | 606.623 | - | - | - | - | 703.372 | 1.309.995 |
Opholdscenter Hviding | - | 155.156 | 155.156 | |||||
Opholdscenter Aaløkke | - | 444.779 | 444.779 | |||||
Børnecenter Tønder | - | 103.437 | 103.437 | |||||
Løgumkloster Højskole | 191.358 | - | 191.358 | |||||
AsylSyd Adminstration | 274.108 | - | 274.108 | |||||
Seminarhuset - Ribe |
| 141.157 |
| - | 141.157 |
Rammen til forbrugsafregnet ejendomsdrift kan efter aftale justeres ved væsentlige ændringer i forud- sætningerne. Honoreringen tager udgangspunkt i de aftalte driftsperioder. Såfremt der sker kapacitets- tilpasninger, tilpasses honoreringen herefter.
2.3.2 Honorering for diverse udgifter efter faktisk forbrug
Operatøren får refunderet de faktiske udgifter til eventuelle ejendomsskatter for visse af de i tabel 4 anførte bygninger, som der foretages udlæg for i forbindelse med varetagelse af de ejendomsadmini- strative opgaver.
2.3.3 Honorering for vedligeholdelsesprojekter
Operatøren honoreres efter særskilt aftale for vedligeholdelses-, bygge- og anlægsprojekter.
2.4 Delrammen til sundhedsydelser
I delrammen til sundhedsydelser indgår:
• Takstafregnede, regionsspecifikke ydelser
• Særlige social- og sundhedsudgifter
• Centralt afregnede ydelser.
Inden for delrammen kan operatøren udligne udgifter mellem ydelserne (dog med undtagelse af særlige social- og sundhedsudgifter som afregnes efter faktisk forbrug), såfremt der er mindreforbrug på én eller flere ydelser. Der kan ligeledes udlignes udgifter mellem indkvarteringsregioner samt mellem regions- specifikke og centralt afregnede ydelser. Der kan ikke udlignes udgifter mellem delrammen til sundheds- ydelser mv. og de øvrige delrammer.
2.4.1 Takstafregnede sundhedsydelser
Honoreringen pr. indkvarteringsregion for almen sundhedsbetjening samt forebyggende sundhedsord- ninger for børn og unge beregnes med udgangspunkt i de på finansloven for 2021 anførte takster, jf. tabel 6 samt antal realiserede årspersoner inden for hver målgruppe13.
Den medicinske modtagelse skal som udgangspunkt finde sted i modtagefasen. Honoreringen pr. region for medicinsk modtagelse beregnes med udgangspunkt i de på finansloven for 2021 anførte takster, jf. tabel 6 samt antal gennemførte screeninger. Dette gælder både screening i forbindelse med den medi- cinske modtagelse, jf. hovedkontraktens pkt. 9.2 og den særlige medicinske modtagelse af børn, jf. ho- vedkontraktens pkt. 9.3. Honoreringen er baseret på registreringer i IBS14.
Taksterne er udtryk for forventede gennemsnitspriser.
Tabel 6: Forventede takster på sundhedsydelser
Målgruppe (alder) | Ydelse (kr.) | Opholds- centre | Udrejsecenter Avnstrup | Omsorgs- centre | Modtage- centre | Udrejsecenter Sjælsmark | Udrejsecenter Kærshovedgård | Børnecentre |
0- | Sundhedsbetjening | 9.248 | 10.045 | 62.547 | 10.045 | 10.045 | 10.045 | 11.204 |
0-17 | Sundhedsordninger børn | 6.862 | 7.455 | 7.455 | 7.455 | 7.455 | 7.455 | 15.614 |
Indrejseafhængige ydelser | ||||||||
Alle indrejste | Medicinsk screening | 1.556 | 1.556 | 1.556 | 1.556 | 1.556 | 1.556 | 1.556 |
Ved uventede fald i belægningen, som væsentligt reducerer operatørens taksthonorering, vil operatøren efter særskilt aftale kunne kompenseres for eventuelle personaleudgifter, der som følge af et kort varsel ikke kan nedbringes i takt med taksthonoreringen.
2.4.2 Særlige social- og sundhedsudgifter (godkendelseskrævende ydelser)
På det særlige social- og sundhedsområde afregnes efter to principper: Rammeafregning og refusion efter forudgående godkendelse fra Udlændingestyrelsen.
2.4.3 Rammeafregnede social- og sundhedsudgifter
Operatøren kan afholde udgifter til visse særlige sundhedsydelser inden for en ramme på 500.000 kr. på årsbasis. Det rammestyrede område omfatter udgifter til psykolog- og psykiaterbehandling, visse tand- lægebehandlinger, speciallæger og fysio-, ergo- og fodterapi, jf. hovedkontraktens pkt. 9.5.
Udlændingestyrelsen refunderer operatørens faktiske udgifter inden for den udmeldte ramme. Rammen kan justeres ved væsentlige ændringer i forudsætningerne.
Operatøren skal dokumentere sundhedsbehandling udført inden for rammen, herunder at behandlingen opfylder betingelserne for bevilling af sundhedsmæssige ydelser til asylansøgere m.fl., jf. Udlændinge- styrelsens retningslinjer.
13 Opkrævningsgrundlaget herfor er dels beboere indkvarteret i operatørens regi, dels privat indkvarterede personer, der er berettigede til de ydelser, der er beskrevet i denne kontrakt.
14 Der afregnes pr. gennemført og booket screening.
Behandlinger der gives til udlændinge, som har været udsat for menneskehandel, og hvor behandlingen gives som følge af denne gruppes udvidede adgang til sundhedsydelser, er ikke omfattet af det ramme- afregnede område, men kræver forudgående godkendelse i Udlændingestyrelsen.
2.4.4 Refusion for særlige social- og sundhedsbehandlinger efter forudgående godkendelse fra Ud- lændingestyrelsen
Udlændingestyrelsen refunderer operatørens udgifter til særlige social- og sundhedsydelser, der kræver forudgående godkendelse i Udlændingestyrelsen.
2.4.5 Centralt afregnede sundhedsydelser
2.4.5.1 Honorering for forebyggelse af Hepatitis B og mæslinger
Operatøren honoreres for udgifter til forebyggelse af hepatitis B og mæslinger med en fast ramme på
58.000 kr.
3. Honorering for kapacitetsjusteringer mv.
Der kan indgås særskilt aftale om honorering i forbindelse med:
• Ydelser ved åbning
• Ydelser ved lukning.
Der kan ikke udlignes udgifter mellem disse ydelser og øvrige delrammer.
3.1 Honorering for ydelser ved åbning
For de ydelser operatøren leverer i relation til åbning af indkvarteringssteder m.v. eller udvidelse af ka- paciteten på eksisterende indkvarteringssteder mv., honoreres operatøren efter konkret aftale for ud- gifterne forbundet med de beskrevne opgaver, herunder:
• Refusion af faktiske udgifter til øvrigt personale samt udgifter til informationsarbejde
• Refusion af faktiske udgifter til bygningsmæssige forhold
• Refusion af faktiske udgifter til indkøb, montering mv. af inventar.
Operatøren må ikke igangsætte etablering, generelle bygningsmæssige ændringer eller udvidelser af indkvarteringssteder m.v. uden Udlændingestyrelsens forudgående skriftlige godkendelse heraf. God- kendelsen er en forudsætning for, at operatøren kan honoreres for de udførte opgaver og de afholdte udgifter.
3.2 Honorering for ydelser ved lukning
For eventuelle udgifter i forbindelse med lukning af pladser, herunder ejendomsdrift, reetableringsud- gifter og afvikling af inventar (demontering, transport mv.), honoreres operatøren efter konkret aftale for faktiske udgifter.
For de opgaver operatøren varetager i forbindelse med en overdragelse til en eventuel anden operatør, honoreres operatøren efter konkret aftale for de i hovedkontraktens punkt 4.1 beskrevne ydelser og opgaver.
4. Honorering for særligt aftalte ydelser i 2021
Særligt aftalte ydelser i 2021 omfatter:
• Opsøgende systematisk medicinsk modtagelse
• Socialkoordinator
• Drift af decentral inventarfunktion
• Teknisk understøttelse af registrering og dokumentation
• Ressourceperson
4.1 Honorering for opsøgende systematisk medicinsk modtagelse
Operatøren honoreres for en aktiv, opsøgende indsats med henblik på medicinsk modtagelse af de be- boere, som ikke har taget imod tilbuddet om medicinsk modtagelse på modtagecentret jf. hovedkon- traktens pkt. 9.2-9.3., med 350.000 kr. Herudover honoreres operatøren med den i tabel 6 anførte takst pr. gennemført medicinsk modtagelse.
4.2 Honorering for udgifter til socialkoordinator
Operatøren honoreres med en ramme på 400.000 kr. til en midlertidig opnormering på socialkoordina- torområdet. Den midlertidige opnormering skal ses i lyset af det stigende antal kautioner pr. person på det sociale område samt kompleksiteten af sagerne. Den midlertidige ordning skal evalueres inden årets udgang.
4.3 Honorering for drift af decentral inventarfunktion
Operatøren varetager drift og inventarhåndtering på det decentrale lager jf. bilag 6. Operatøren honoreres for følgende ydelser i forbindelse med drift og inventarhåndteringen:
1) Koordinationsopgaven inkl. lagerstyring, indkøbsfunktion, aflønning af personale på lageret og over- head, honoreres inden for en bevillingsramme på 300.000 kr. på årsniveau. (Udbetales månedligt bagud som 1/12 dele)
2) Til dækning af driftsudgifter på lageret er der afsat en ramme på 150.000 kr., rammen omfatter ek- sempelvis udgifter til brændstof, rengøringsmaterialer, service, serviceaftaler, reparationer, lovpligtige eftersyn, alarmsystemer, lagersystem, forsikringer mv. (afregnes efter forbrug).
3) Udgifter til flyttefolk, vognmænd, samt håndværkere mv. i forbindelse med etablering hhv. lukning af centre honoreres ved konkret bevilling for den enkelte adresse. Bevillingen afhænger af opgavefordelin- gen i forbindelse med den enkelte etablering hhv. lukning.
4.4 Afregning ved brug af inventar på pluklageret
Ved operatørens køb af inventar fra pluklageret, skal der afregnes over for Udlændingestyrelsen for in- ventaret til aftalt pris, dvs. til den værdi inventaret er angivet til i lagersystemet. Afregningen sker lø- bende månedsvis via fakturaskabelonen.
Operatøren er forpligtiget til at opbevare dokumentation for alle transaktioner på lageret, herunder do- kumentation for det inventar, som er købt på pluklageret samt opkrævning for transportydelser, bort- skaffelse af kasseret inventar mv.
4.5 Teknisk understøttelse af registrering og dokumentation
Operatøren honoreres med en ramme på 100.000 kr. til bistand til grundomkostninger i forbindelse med teknisk understøttelse af registrering og dokumentation.
4.6 Honorering for ressourceperson
Operatøren honoreres med en ramme på 100.000 kr. til en ressourceperson, som kan bistå beboere med særlige behov med spørgsmål om fx religion- eller LGBTI-forhold.
4.7 Honorering for øget ressourceforbrug ved fratagelse eller nedsættelse af kontante ydelser
Operatøren honoreres med en ramme på 150.000 kr. på årsbasis til udfyldning og opfølgning på IN12 skemaer.
5.1 Særlige og selvstændige boliger (2012-ordning)
Operatøren honoreres med en takst på 29.542 kr. månedligt for hver særlig eller selvstændig bolig, der er i brug efter godkendelse af Udlændingestyrelsen.
I forbindelse med udfasning af ordningen honoreres operatørerne på vanlig vis med en måneds takst til reetablering på samme takstniveau. Har operatøren på grund af én, to eller tre måneders bindingsperi- ode udgifter til husleje i en eller to måneder herefter, afregnes der for faktisk forbrug i disse måneder.
5.2 Privat indkvartering med økonomi
Operatøren honoreres med en takst på 10.667 kr. pr. person, som Udlændingestyrelsen har godkendt til privat indkvartering. Beløbet tilfalder den operatør, som bistår med kontraktindgåelse.
Eventuelle tolkeudgifter i forbindelse med videokonference som led i Udlændingestyrelsens sagsbe- handling afholdes af styrelsen.
5.3 Egenfinansieret bolig
Det forudsættes, at operatøren varetager opgaverne inden for asylaftalens samlede ramme. Der er så- ledes ikke afsat særskilte midler til ydelserne.
Eventuelle tolkeudgifter i forbindelse med videokonference som led i Udlændingestyrelsens sagsbe- handling afholdes af styrelsen.
5.3.1 Styrkede tilbud til børne- og ungegruppen
Opgaverne i forbindelse med styrkede tilbud til børne- og ungegruppen er beskrevet i hovedkontraktens pkt. 12.2.2, 12.2.3 og 12.5.1. Opgaverne omfatter:
• Udvidede børnepasningstilbud (3 -5 årige)
• Udvidet udeskoletilbud til børn i udeboliger (6 – 16 år)
• Udvidede fritidstilbud (6-16 årige).
Operatøren honoreres med en fast ramme på 2.959.000 kr. i 2021. Herudover honoreres operatøren med en fast ramme på 619.000 kr. for varetagelse af ordningerne med hensyn til vejledning af beboere i forhold til de styrkede tilbud samt koordinering af udeskoletilbud mv.
5.3.2 Beskæftigelse
Opgaverne i forbindelse med beskæftigelse er beskrevet i afsnit 14 i hovedkontrakten.
Det forudsættes, at operatøren varetager opgaverne beskrevet i afsnit 14 inden for asylaftalens samlede ramme. Der er således ikke afsat særskilte midler til ydelserne beskrevet i afsnit 14.
Eventuelle tolkeudgifter i forbindelse med videokonference som led i Udlændingestyrelsens sagsbe- handling afholdes af Udlændingestyrelsen.
5.3.3 Sprogundervisning i den afsluttende fases
Operatøren honoreres ikke særskilt for ydelserne beskrevet i hovedkontraktens pkt. 13.5, idet, udgifter hertil forventes afholdte inden for den ordinære takst for voksenundervisning og aktivering i medfør af hovedkontrakten.
Der forventes at være midler inden for den ordinære takst for voksenundervisning og aktivering i medfør af hovedkontrakten hertil, idet det forventes, at den engelskundervisning, som er beskrevet i kontrakten, og som dækkes af den ordinære takst til voksenundervisning og aktivering, kun finder sted i et begrænset omfang, idet de fleste beboere i stedet vælger at modtage danskundervisning.
6. Bevilling til drift af indkvarteringsregioner
Der er for hver indkvarteringsregion beregnet en forventet økonomisk bevilling, bestående af bevillinger til indkvarteringsydelser, ejendomsdrift, vedligehold samt sundhedsydelser, jf. ovenfor.
Udgangspunktet er, at den enkelte indkvarteringsregion isoleret set er økonomisk bæredygtig, herunder at alle indkvarterings- og sundhedsydelser som udgangspunkt stilles til rådighed i regionen, medmindre andet er aftalt med Udlændingestyrelsen. Såfremt det pga. et lavt indkvarteringsomfang ikke er muligt for operatøren at levere alle ydelser i en region inden for den ordinære takstbevilling, kan operatøren efter særskilt aftale blive kompenseret herfor.
Ved et forudsat indkvarteringsomfang som anført i tabel 2 svarer den forventede bevilling til operatøren til indkvarteringsydelser, ejendomsdrift, vedligehold samt sundhedsydelser pr. indkvarteringsregion til beløbene i tabel 7.
Tabel 7: Forventede bevilling i alt pr. region
Operatøren tilføres et acontobeløb svarende til 8 mio. kr. ved indgangen af året. Acontobeløbet tilbageføres ultimo december måned.
Likviditeten skal dække behovet i nærværende kontrakt.
8.1 Operatørens månedlige faktura
Operatøren modtager senest den 10. i hver måned en fakturaskabelon for den foregående måned fra Udlændingestyrelsen og sender senest 3 hverdage derefter en faktura for den foregående måned for leverede indkvarterings- og sundhedsydelser mv. samt for drift og vedligeholdelse af ejendomme mv. Operatøren skal udarbejde den månedlige faktura med udgangspunkt i Udlændingestyrelsens faktura- skabelon. Udlændingestyrelsens betaling herfor forfalder den 21. i samme måned.
Den månedlige faktura omfatter:
• Takstafregnede indkvarterings- og sundhedsydelser m.v. Faktureringen heraf baseres på årets takster samt månedsrapporten over antallet af indkvarterede årspersoner i de enkelte alderska- tegorier, der fremgår af IBS
• Månedlig afregning (en tolvtedel) af de årlige rammebetalinger vedrørende ejendomsdrift mv.
• Udgifter for måneden, som refunderes af Udlændingestyrelsen efter faktisk forbrug
• Betaling for særskilt aftalte rammer, som betales af Udlændingestyrelsen, efter rammen er ud- møntet.
Der henvises i øvrigt til økonomirapporteringsvejledningen.
Operatøren skal ikke medsende regninger i relation til de områder, der afregnes efter regning. Operatø- ren skal dog opbevare disse regninger.
Operatøren kan i relation til vedligehold og kapacitetsjusteringer viderefakturere udgifter, dels fra momsregistrerede håndværkere mv., dels fra operatøren selv. For de sidstnævnte udgifter gælder, at operatøren skal udarbejde regninger, der angiver arbejdstimer og materiale, som skal opbevares af ope- ratøren i lighed med øvrige regninger.
8.2 Godkendelseskrævende social- og sundhedsydelser
De særlige social- og sundhedsydelser, som refunderes efter forudgående godkendelse fra Udlændinge- styrelsen, jf. pkt. 2.4.4. i dette bilag, indgår ikke i månedsfakturaen. Fakturering heraf sker pba. operatø- rens løbende fremsendelse af refusionsfaktura til Udlændingestyrelsen.
Refusionsfaktura skal fremsendes enkeltvis og elektronisk, og dokumentation for den faktisk afholdte udgift skal medsendes. Dokumentationen skal indeholde samtlige relevante leverandørfakturaer med entydig angivelse, sammentælling og afstemning af, hvilket beløb der i forhold til den enkelte sag og godkendte beløb søges refunderet.
8.3 Afregning for udeboliger
Afregning i forbindelse med privat indkvartering (2012 – ordning) sker efter indgåelse af kontrakt herom og i overensstemmelse med fakturaskabelonen.
Afregning for øvrige udeboliger baseres på antal boliger i drift samt en måned i forbindelse med hhv. til- og fraflytning. I forbindelse med fraflytning af boligerne ved inddragelse af tilladelser til udebolig dækker Udlændingestyrelsen udgifter til husleje i op til to måneder ekstra. Dette angives på fakturaskabelonen i et særskilt felt.
8.4 Afregning af styrkede tilbud til børne- og ungegruppen, jf. pkt. 5.3.1.
Afregningen af det styrkede tilbud børne- og ungegruppen baseres på en fast ramme, der er fastlagt med udgangspunkt i det forventede antal årspersoner i målgruppen.
Operatøren skal hver måned fakturere 1/12 af den faste ramme.
8.5 Afregning af tolkeudgifter
Operatøren afregner månedsvis for de udgifter, der måtte være til tolkning i forbindelse med videokon- ference som led i Udlændingestyrelsens sagsbehandling jf. pkt. 5.1 – 5.3 og pkt. 5.3.3.
Eventuelle tolkeudgifter i forbindelse med videokonference som led i Udlændingestyrelsens sagsbe- handling afholdes af Udlændingestyrelsen.
BILAG 2: MODTAGECENTRE
En udlænding, der søger om asyl i Danmark, vil indledningsvist blive indkvarteret på et modtagecenter og som udgangspunkt være indkvarteret dér i den periode, hvor den pågældende befinder sig i den ind- ledende fase af asylprocessen (fase 1). Nyankomne asylansøgere m.fl. er ofte i en sårbar situation, og et ophold i et modtagecenter skal sikre, at der tages ordentlig hånd om de pågældende.
Formålet med et modtagecenter er desuden at sikre den nødvendige indledende registrering af, hvem der søger om asyl, ligesom nye asylansøgere orienteres om det videre ophold i indkvarteringssystemet, samt gives tilbud om en målrettet medicinsk modtagelse. Ligeledes får beboere på et modtagecenter udleveret nødvendigt udstyr mv. til brug for opholdet i indkvarteringssystemet.
På tidspunktet for kontraktindgåelse findes der følgende modtagecentre:
o Modtagecenter Sandholm – modtagecenter for nyankomne asylansøgere m.fl.
o Børnecenter Sandholm – modtagecenter for uledsagede mindreårige såvel som sektioneret ind- kvarteringssted for uledsagede mindreårige med gadeorienteret adfærd.
1.1 Modtagelse og registrering af nyankomne
Operatøren skal opretholde et døgnberedskab til modtagelse af nyankomne asylansøgere m.fl. Opera- tøren skal i IBS registrere nyankomne asylansøgere umiddelbart efter at de er registreret med person ID af Udlændingestyrelsen.
Operatøren skal udarbejde et stamkort med asylansøgerens personlige data mv. Stamkortet videresen- des til det opholdssted, som asylansøgeren udflytter til.
1.2 Informationsarbejde
Operatøren skal informere nyankomne asylansøgere om modtagecentersystemet, herunder asylansø- gerkurset og den medicinske modtagelse samt indkvarteringssystemet generelt. Der skal endvidere ud- leveres informationsmateriale om det videre ophold.
1.3 Udlevering af hygiejne-, tøj- og startpakke samt selvhusholdskasse
Operatøren skal udlevere hygiejnepakker og efter behov tøjpakker til asylansøgerne m.fl. umiddelbart efter modtagelsen, jf. Retningslinjer for tilvejebringelse og afregning af naturalieydelser.
Operatøren skal endvidere udlevere en startpakke, der består af linned, dyne, håndklæder, tallerkener og bestik mv. Operatøren skal ligeledes sikre, at der udleveres en selvhusholdskasse, som består af køk- kenudstyr mv. til brug for det videre ophold på indkvarteringssteder med selvhusholdsfunktion. Selvhus- holdskassen skal udleveres til beboeren, inden den pågældende forlader modtagesystemet.
Operatøren skal registrere alle udleveringer af tøjpakker, startpakker og selvhusholdskasser i IBS, jf. pro- cedurer for afregning af belægningsdøgn og modtageydelser ud fra IBS.
Såfremt operatøren ikke har udleveret tøjpakke, startpakke eller selvhusholdskasse til en beboer under opholdet i modtagecentersystemet til en berettiget beboer, er operatøren ansvarlig for at eftersende dette til asylansøgerens eventuelt nye opholdssted og/eller refundere en eventuel anden operatørs ud- gifter hertil.
1.4 Aften- og nattevagt samt portfunktion
Operatøren skal sikre vagtbemanding på indkvarteringsstedet i aften- og nattetimerne. Om natten fun- gerer personalet tillige som brandvagt.
Operatøren skal desuden opretholde en døgnbemandet portfunktion, dels med henblik på modtagelse af nye asylansøgere og andre nye indkvarterede, dels med henblik på at sikre, at kun personer med lovligt ærinde har adgang til indkvarteringsstedet.
2. Indkvartering og socialt netværk
2.1 Bespisningsordning
Operatøren skal dagligt tilbyde 3 hovedmåltider til beboere indkvarteret på cafeteriaordning på modta- gecentret og personer, som benytter hotelfunktionen. Operatøren skal tillige tilbyde 3 hovedmåltider dagligt til beboere indkvarteret på opholdscentre, som primært er målrettet afviste asylansøgere. Ope- ratøren skal endvidere tilbyde mellemmåltider til indkvarterede børn. Måltiderne skal så vidt muligt til- passes beboernes kulturelle, religiøse og aldersmæssige sammensætning. Beboere indkvarteret på ca- feteriaordning opkræves ikke herfor. Personer som anvender hotelfunktionen og modtager kontante ydelser, opkræves for deres måltider.
Beboere indkvarteret på opholdscentre opkræves ikke for bespisning.
2.2 Hotelfunktion for asylansøgere m.fl. der skal til møde med myndigheder
Operatøren skal inden for den eksisterende kapacitet i Modtagecenter Sandholm og Børnecenter Sand- holm stille op til 60 hhv. 10 sengepladser til rådighed for asylansøgere m.fl. fra fjerntliggende indkvarte- ringssteder, der skal til møde med sagsbehandlende myndigheder, Dansk Flygtningehjælp, advokater m.fl.
2.3 Venterum
Operatøren skal stille et venterum til rådighed med tilknyttet personale til betjening, fx med beskeder fra sagsbehandlere m.fl., af asylansøgere, som skal til samtale hos de sagsbehandlende myndigheder.
2.4 Administration i relation til godkendelsesbelagte ydelser
Som konsekvens af de forhold, der afdækkes som led i den medicinske modtagelse, skal operatøren va- retage en mere omfattende administration af ansøgninger om godkendelsesbelagte ydelser på det sundhedsmæssige område.
2.5 Børnepasningstilbud i forbindelse med asylsamtaler
Operatøren skal etablere og opretholde et fast børnepasningstilbud for medfølgende børn på de ind- kvarteringssteder mv., hvor der pt. gennemføres asylsamtaler.
Til brug for pasningstilbuddet skal operatøren indrette og drive særskilte børnerum. Pasningstilbuddet skal omfatte opsyn af uddannet personale samt korterevarende tilbud til børnene. Det kan være i form af legeaktiviteter, film mv.
BILAG 3: BØRNECENTRE
Uledsagede mindreårige befinder sig i en særlig sårbar situation. Det er derfor vigtigt, at der tages hånd om dem, så de oplever en hverdag med struktur og gode og stabile forhold. Indkvarteringen af mindre- årige skal derfor ske med henblik på at sikre trygge rammer og muligheder for en meningsfuld og struk- tureret hverdag med alderssvarende tilbud, således at de mindreåriges ressourcer vedligeholdes og ud- vikles.
På tidspunktet for kontraktindgåelse findes disse indkvarteringssteder for uledsagede mindreårige:
o Børnecenter Sandholm – modtagecenter for uledsagede mindreårige, der lige er kommet til Dan- mark, samt sektioneret indkvarteringssted for uledsagede mindreårige med gadeorienteret ad- færd
o Børnecenter Østrup – indkvarteringssted for uledsagede mindreårige med en verserende asylsag mv. eller i udsendelsesposition (særligt fokus på de yngste uledsagede mindreårige)
o Børnecenter Tønder – indkvarteringssted for uledsagede mindreårige med en verserende asyl- sag mv. eller i udsendelsesposition (særligt fokus på de ældre uledsagede mindreårige).
1. Krav til personale, normering og vagtberedskab
1.1 Personale og normering
Operatøren er forpligtet til at have tilstrækkeligt personale ansat eller til rådighed som underleverandø- rer til levering af ydelserne. Personalet skal være fagligt kvalificeret til at arbejde med uledsagede min- dreårige. Operatøren skal sikre, at normeringen og personalesammensætningen, herunder forholdet mellem faguddannet personale og personale med andre kompetencer, tilrettelægges ud fra indkvarte- ringsbehovet og beboersammensætningen på de enkelte adresser og under hensyntagen til de uledsa- gede mindreåriges særlige behov.
1.2 Aften- og nattevagt
Operatøren skal sikre bemanding på indkvarteringsstedet i aften- og nattetimerne. Personalet skal drage omsorg for beboerne om natten og tillige fungere som brandvagt.
2. Indkvartering og socialt netværk
2.1 Modtagelse
Operatøren skal tilbyde børn, der indkvarteres på indkvarteringsstedet, en modtagesamtale.
2.2 Kontaktpersoner
Operatøren skal sikre, at alle beboere tildeles en primær og sekundær kontaktperson.
2.3 Udviklingsplaner
Operatøren skal udarbejde udviklingsplaner for alle beboere. Udviklingsplanerne skal bl.a. indeholde af- taler om skolegang, fritidsaktiviteter, træning af dagligdagsfærdigheder samt kontakt med eventuelle slægtninge.
2.4 Socialrapporter
Operatøren skal udarbejde socialrapporter for alle beboere, der bl.a. indeholder informationer om bar- nets baggrund, udvikling, skolegang, fritidsinteresser og fremtidsønsker. Socialrapporten fremsendes bl.a. til integrationskommunen i forbindelse med en eventuel overgang til integration.
2.5 Cafeteriafunktion
Operatøren skal tilbyde tre hovedmåltider samt mellemmåltider dagligt til beboere indkvarteret på ca- feteriaordning. Måltiderne skal så vidt muligt tilpasses til beboernes kulturelle, religiøse og aldersmæs- sige sammensætning.
Beboere indkvarteret på cafeteriaordning opkræves ikke for bespisning.
2.6 Bistand ved ansøgning om privat indkvartering
Såfremt en beboer ønsker at ansøge om privat indkvartering uden for modtage- eller børnecentret, skal operatøren bistå beboeren i overensstemmelse med retningslinjerne om privat indkvartering. Operatø- ren skal i den forbindelse inddrage den kommune, hvor den private indkvartering skal finde sted med henblik på kommunens vurdering af værten/værtsfamilien. Såfremt kommunen ikke har indvendinger imod den private indkvartering, skal operatøren i samarbejde med beboeren og dennes personlige re- præsentant søge om tilladelse hos Udlændingestyrelsen. Operatøren skal i forbindelse med ansøgningen om privat indkvartering orientere Udlændingestyrelsen om, hvorvidt kommunen har indvendinger imod indkvarteringen af beboeren hos den herboende vært/værtsfamilie.
2.7 Almen daglig vejledning
Operatøren skal sikre, at børn under 15 år får alderssvarende kost. Samtlige beboere betaler dog for kostindkøb mv.
Operatøren skal sikre, at de 13-17-årige trænes i huslige opgaver, herunder madlavning, rengøring og vask samt administration af økonomi.
2.8 Tryghed og sikkerhed
Operatøren skal tilbyde beboerne rådgivning og bistand i forbindelse med opståede konflikter/kriser af social eller personlig karakter. Operatøren skal endvidere opretholde et beredskab, der skal forebygge konflikter samt håndtere og følge op på opståede konflikter både i forhold til beboerne indbyrdes og mellem beboer og personale.
Udlændingelovens kapitel 9 a, bekendtgørelse nr. 764 af 1. august 2019 af lov om voksenansvar for an- bragte børn og unge af og bekendtgørelse nr. 1019 af 28. august 2017 om ro og orden på indkvarterings- steder og om anbringelse af uledsagede mindreårige udlændinge uden for indkvarteringsstederne, med- fører en udvidet adgang til at anvende magt og visse andre indgreb over for uledsagede mindreårige.
Operatøren kan efter loven:
• Bestemme at en uledsaget mindreårig helt eller delvist ikke skal have udbetalt tillægsydelse, hvis den pågældende har overtrådt reglerne i husordenen groft eller gentagne gange (afgørelse herom træffes af centerlederen eller en, som centerlederen bemyndiger hertil, under iagttagelse af principperne i bekendtgørelse af forvaltningsloven nr. 433 af 22. april 2014)
• Anvende en rusmiddeltest på uledsagede mindreårige, når en uledsaget mindreårig har et mis- brug, eller når der er konkrete grunde til at antage, at den uledsagede mindreårige har indtaget rusmidler og under forudsætning af, at den uledsagede mindreårige forinden har afgivet et ge- nerelt og konkret samtykke til anvendelse af rusmiddeltest
• Fysisk guide en uledsaget mindreårig, hvis det vurderes at være nødvendigt af hensyn til tryghed og trivsel på indkvarteringsstedet
• Kortvarigt fastholde en uledsaget mindreårig eller føre denne væk fra en situation, når det er nødvendigt for at afværge den uledsagede mindreårige i at ødelægge eller beskadige ting i et ikke ubetydeligt omfang
• Fastholde en uledsaget mindreårig eller føre denne til et andet opholdsrum mv., når den uled- sagede mindreårige udviser en adfærd, der er til fare for den pågældende selv, personalet eller andre personer, der opholder sig på indkvarteringsstedet
• Tilbageføre en uledsaget mindreårig udlænding, der rømmer, når den pågældende udviser en adfærd, der medfører en risiko for skade på den uledsagede mindreårige selv eller på andre
• Foretage en undersøgelse af en uledsaget mindreåriges person eller opholdsrum, hvis der er bestemte grunde til at antage, at denne er i besiddelse af effekter, og besiddelsen medfører, at ordens- eller sikkerhedsmæssige hensyn ikke kan iagttages
• Tage effekter, der findes i en uledsaget mindreåriges besiddelse, i bevaring, hvis det skønnes påkrævet af ordens- eller sikkerhedsmæssige hensyn.
Magtanvendelse og andre indgreb i selvbestemmelsesretten (fastholdelse, tilbageførsel, undersøgelse og konfiskation) over for uledsagede mindreårige, som er indkvarteret på et indkvarteringssted, må kun ske undtagelsesvist og må aldrig erstatte operatørens omsorg og socialpædagogisk indsats.
Operatøren skal registrere og indberette brug af magtanvendelse og andre indgreb i selvbestemmelses- retten (fastholdelse, tilbageførsel, undersøgelse af person eller opholdsrum, konfiskation af effekter) til Udlændingestyrelsen.
Operatøren skal oplyse den uledsagede mindreårige, som har været udsat for magtanvendelse eller an- dre indgreb i selvbestemmelsesretten, om indberetningen til Udlændingestyrelsen, og den uledsagede mindreårige skal have lejlighed til at udtale sig om episoden.
3. Opgaven med uledsagede mindreårige med gadeorienteret adfærd
Formålet med den særlige afdeling for uledsagede mindreårige med gadeorienteret adfærd, der er mindst 16 år, er at skærme de øvrige uledsagede mindreårige på de andre indkvarteringssteder.
Vagtbemandingen skal arbejde forebyggende med konfliktnedtrapning. Ved perioder med højt konflikt- niveau tages brug af eksterne sikkerhedsvagter.
Operatøren skal sikre tydelighed og forudsigelighed, og en pædagogisk rammesættende dagligdag. Ope- ratøren skal tilpasse forventningerne individuelt, for at sikre bedst mulige fremskridt i forhold til vejled- ning i almindelig daglig levevis.
Der skal desuden skabes mulighed for at de unge, der har vokset op på gaden, introduceres til troværdige voksne, en sund døgnstruktur og alternativer til et liv på gadens præmisser. Operatøren skal arbejde relationelt og inddrage motiverende samtaler med fokus på selvregulering ved udarbejdelsen af den unges udviklingsplan.
Skoletilbud skal tilrettelægges, så det er tilpasset målgruppen i forhold til indhold, metode og krav.
Operatøren skal så vidt muligt have arabisk- eller spansktalende personale på hver vagt. Operatøren skal kunne tilbyde ledsagelse til sundhedsaftaler.
3.1 Særligt for indkvarteringssteder for uledsagede mindreårige med gadeorienteret adfærd
Udlændingestyrelsen udarbejder i samarbejde med den eller de operatør(er), der driver centre for uled- sagede mindreårige med gadeorienteret adfærd, en nærmere beskrivelse af de særlige opgaver, der knytter sig til denne målgruppe.
BILAG 4: UDREJSECENTER
Udlændinge, som er meddelt endeligt afslag på asyl, er forpligtet til at rejse ud af Danmark i overens- stemmelse med den udrejsefrist, der er fastsat af udlændingemyndighederne. De udlændinge, som ikke udrejser i overensstemmelse med den fastsatte udrejsefrist, men i stedet vælger at forblive i Danmark uden lovligt grundlag, indkvarteres som udgangspunkt i et udrejsecenter.
Familier med børn indkvarteres i Udrejsecenter Avnstrup (omfattet af delaftale 1), mens enlige og par uden børn indkvarteres i enten Udrejsecenter Kærshovedgård eller Udrejsecenter Sjælsmark (begge ud- rejsecentre drives af kriminalforsorgen, og er ikke omfattet af denne kontrakt).
Indkvartering i et udrejsecenter skaber gode rammer for, at myndighederne kan arbejde målrettet med at motivere afviste asylansøgere, personer udvist ved dom, samt personer på såkaldt tålt ophold m.fl. til frivilligt at udrejse eller med at udsende de pågældende tvangsmæssigt. Indkvartering i et udrejsecenter supplerer de motivationsfremmende foranstaltninger for at fremme frivillig udrejse af landet.
Operatøren skal opretholde døgnbemanding på udrejsecentret dels for at modtage og registrere nye beboere dels for at sikre, at alene personer med lovligt ærinde har adgang til udrejsecentret.
Operatøren kan stille krav om, at gæster skal legitimere sig, inden de gives adgang til udrejsecentret. Det er også en betingelse for, at en gæst til en beboer kan få adgang til udrejsecentret, at operatøren ved, hvem gæsten skal besøge. Oplysninger om gæster noteres. Operatøren kan afvise en gæst, hvis opera- tøren vurderer, at den pågældende på grund af sin opførsel ikke bør få adgang til centret.
Operatøren skal indgå i et aktivt samarbejde med Hjemrejsestyrelsen og andre relevante myndigheder, fx Rigspolitiet mv., for at understøtte det praktiske hjemrejse- og udsendelsesarbejde, herunder bl.a. med rådgivning og vejledning om handlemuligheder for frivillig hjemrejse og konsekvenserne ved mang- lende medvirken til hjemrejse.
3. Vederlagsfri cafeteriafunktion og kommende madordning
Operatøren af delaftale 1, hvorunder Udrejsecenter Avnstrup ligger, skal i samarbejde med Udlændin- gestyrelsen stå for en pilotordning, som skal danne grundlag for en permanent fleksibel madordning, herunder med mulighed for, at familierne selv kan lave mad og indtage måltiderne i deres bolig eller i umiddelbar tilknytning hertil. Madordningen skal tilrettelægges i samarbejde med Udlændingestyrel- sen. Madordningen skal tage hensyn til særlige kost- og ernæringsmæssige behov, og ordningen skal indebære, at familierne får de nødvendige dagligvarer leveret til deres indkvarteringssted (måltidskas- ser).
Operatøren skal drive et vuggestuetilbud for børn i alderen 1-2 år.
Aktiviteten omfatter samtlige opgaver knyttet til driften af en vuggestue, herunder foruden selve børne- pasningsopgaven afholdelse af forældresamtaler/forældremøder, deltagelse i tværfaglige teams mv.
Vuggestuen forudsættes at have en normering på 1:3 samt en åbningstid på 1.470 timer pr. år.
5. Legestue samt fritids- og klubtilbud
Børn i udrejsecentre befinder sig ofte i en svær og sårbar situation. Derfor skal operatøren sikre tilstræk- kelig professionelt pædagogisk personale til de pædagogiske tilbud.
Normeringen i legestuetilbuddet skal være 1:4,5. Åbningstiden for legestuetilbuddet udvides med op til 300 timer om året.
Normeringen i fritids- og klubtilbuddet skal være 1:6. Der skal tilbydes aktiviteter målrettet de forskellige alderstrin inden for aldersgruppen 6-16 år i eftermiddags- og aftentimerne. Åbningstiden for fritids- og klubtilbuddet skal være 825 timer om året, hvilket svarer til 15 timer om ugen i 43 uger (skoleuger) og 30 timer om ugen i 6 uger.
Operatøren vil skulle tilbyde et styrket skoletilbud for børn på udrejsecentre, der går på de interne skoler, som udbydes af operatøren. Skoletilbuddet skal omfatte etablering af specialklasser, så der opnås mere konfrontationstid og skabes gode rammer for at tage hensyn til børnenes individuelle behov. Normerin- gen i specialklasserne vil som udgangspunkt være med 1 lærer og 1 pædagog til i gennemsnit 6 elever.
7. Særlige sårbare børnefamilier
Operatøren skal løbende vurdere børnefamiliers trivsel og sundhed for at imødekomme evt. behov for at sikre en struktureret dagligdag i relation til skole, familie og fritid.
BILAG 5: OMSORGSPLADSER
En beboer på et indkvarteringssted kan blive godkendt til en omsorgsplads, hvis pågældende har sær- lige behov for omsorg. Indkvartering på en sådan omsorgsplads har til formål at yde særlig støtte til - og tæt opfølgning af - enkeltpersoner og familier, der grundet deres særlige behov og udfordringer, har brug for dette for at kunne fungere i indkvarteringssystemet.
Familier, der kan komme i betragtning til en omsorgsplads, er fx:
• familier med udsatte børn i skolealderen, og unge, hvor en eller begge forældre lider af alvor- lige psykiske sygdomme eller misbrug, der belaster samspillet i familien og skaber utryghed eller børnenes tarv ikke varetages i tilstrækkelig grad eller
• familier, hvor familiens primære omsorgsperson lider af en svær kronisk, somatisk og/eller psy- kisk sygdom, hvor barnets trivsel og udvikling er truet under omsorgsgiverens lidelse.
Enlige, der kan komme i betragtning til en omsorgsplads, er fx:
• svært psykisk syge personer, som kan være meget krævende at rumme i centersystemet.
Omsorgs- og plejekrævende beboere visiteres til en omsorgsplads af Visitationsudvalget i overensstem- melse med fastlagte visitationskriterier.
Operatøren skal sikre vagtbemanding på indkvarteringsstedet i aften- og nattetimerne. Vagten skal pleje og drage omsorg for beboerne om natten og tillige fungere som brandvagt.
Operatøren skal sikre en tværfaglig og koordineret indsats for omsorgsbeboerne, herunder samarbejde med støttepersoner, hospitaler, behandlings- og familieinstitutioner, behandlere, sundhedsplejersker, kommuner (bl.a. vedr. tilsyn med børn) mv. Operatøren skal tilbyde en tværfaglig modtagesamtale med henblik på udarbejdelse af en handle-, pleje- og eventuelt behandlingsplan.
Med udgangspunkt i den tværfaglige modtagelsessamtale skal operatøren bl.a. udarbejde handlepla- ner og behandlingsplaner. Som led i udarbejdelsen af handleplaner skal operatøren sikre særskilt tilret- telagt undervisning og aktivering for beboere med behov herfor.
På grund af det særlige behov, som beboerne på indkvarteringsstedet har, skal operatøren pleje og drage særlig omsorg for omsorgsbeboerne. Operatøren skal bl.a. tilbyde strukturerende og omsorgsgi- vende samtaler og instruere beboerne i at tage vare på sig selv.
80
4. Særlig indsats over for børn
Operatøren skal sikre særlig støtte til og vejledning af børn, både socialt og pædagogisk. Såfremt der er behov for at etablere et vuggestuelignende tilbud til særligt udsatte børn i alderen 0-3 år, skal opera- tøren sikre iværksættelse efter forudgående godkendelse hos Udlændingestyrelsen.
5. Samarbejde med integrationskommuner
Operatøren skal så vidt muligt varetage overgivelsen af beboere til integration i kommunerne i tæt samarbejde med integrationskommunen. Som led i dette samarbejde skal operatøren informere kom- munen om igangsatte behandlingsforløb og handleplaner.
6. Beboere i specialannekser og børn i ekstern pleje, anbragte børn samt privatindkvarterede m.fl.
Operatøren skal sikre, at omsorgsbeboere, som er indkvarteret uden for indkvarteringsstedet, har ad- gang til samme tilbud som beboere indkvarteret på indkvarteringsstedet. Operatøren skal have kontakt med disse beboere efter behov, dog skal operatøren som minimum have kontakt med beboere i speci- alannekser én gang hver 14. dag og kontakt med privatindkvarterede og indkvarterede i særlige boliger én gang hver tredje måned. Endvidere skal operatøren have en løbende kontakt med kommunerne om børn i ekstern pleje og anbragte børn.
7.1 Konsultationer og behandlinger mv. hos læger, sygeplejersker m.fl.
Operatøren skal gennem behandlere, herunder psykologer og læger sikre beboerne en udvidet og flek- sibel adgang til nødvendige behandlinger, vejledning, instruktion mv.
Operatøren skal sikre, at børn har udvidet adgang til sundhedsplejerske samt behandlere. Operatøren skal sikre, at aften- og nattevagter kan håndtere udlevering af medicin mv.
7.2 Administration i relation til godkendelsesbelagte ydelser
Som følge af den særlige beboersammensætning på indkvarteringsstedet skal operatøren varetage en mere omfattende administration af ansøgninger om godkendelsesbelagte ydelser på de sociale og sundhedsmæssige områder.
8. Undervisning til børn og unge (6-17-årige)
Formålet er at bidrage til at skabe en mere meningsfuld og struktureret hverdag for omsorgsbeboere, herunder børn. Disse børn er ofte i en situation, hvor ventetiden for både børn og voksne kan være vanskeligere at håndtere. Det kan have konsekvenser for børnene, der kan gå i stå i deres udvikling grundet manglende engagement fra forældrene m.fl. Formålet er desuden at medvirke til at sikre, at børnene ikke isoleres i indkvarteringssystemet eller i særlige boliger.
BILAG 6: INDKVARTERINGSSTEDER (BYGNINGER) OG INVENTAR
Udlændingestyrelsen stiller egnede indkvarteringssteder med en given indretning og kapacitet til rå- dighed for operatørens opgavevaretagelse af denne kontrakt.
Tilvejebringelse af indkvarteringssteder sker i dialog med og evt. efter indstilling fra operatøren.
Efter aftale med Udlændingestyrelsen kan operatøren indgå lejemål vedrørende indkvarteringssteder.
Udlændingestyrelsen sikrer, at bygningerne er i driftsklar stand, herunder at alle installationer er lovlige og funktionsdygtige, samt at bygningerne er monteret med inventar. Udlændingestyrelsen kan indgå aftale med operatøren om, at operatøren forestår etableringsopgaver i relation til åbning og udvidelse af indkvarteringssteder mv.
Udlændingestyrelsen har som udgangspunkt kontakten til udlejer. I de tilfælde, hvor operatøren indgår lejemål, har operatøren kontakten til udlejer.
Operatøren kan ikke indgå forpligtende aftaler, herunder drifts- og vedligeholdelsesaftaler med udlejer uden forudgående aftale med Udlændingestyrelsen.
1. Drift og vedligeholdelse af indkvarteringssteder
Operatøren skal efter aftale med Udlændingestyrelsen varetage de drifts- og vedligeholdelsesmæssige opgaver, der påhviler styrelsen eller operatøren i sin egenskab af ejer eller lejer af indkvarteringssteder.
Udlændingestyrelsen udarbejder på den baggrund fordelingsnotater og vedligeholdelsesplaner i sam- arbejde med operatøren, hvoraf det bl.a. vil fremgå, hvis operatøren ikke skal varetage den fulde drift og vedligeholdelse.
Drift og vedligeholdelse af ejendomme skal udføres på en håndværksmæssigt forsvarlig måde – også hvis beboerne inddrages fx som led i beboeraktiveringsprojekter.
Operatøren skal iagttage gældende lovgivning på området. Det forudsættes, at operatøren selvstæn- digt holder sig orienteret om regelændringer.
Operatøren skal på anmodning fra Udlændingestyrelsen levere generel bygningsfaglig rådgivning i til- knytning til drift og vedligeholdelse af indkvarteringsstederne.
1.1 Ejendomsdrift (viceværtsfunktion)
Operatøren skal forestå ejendomsdriften, dvs. sikre at bygningernes funktionsduelighed opretholdes. Ved ejendomsdrift forstås bl.a. følgende opgaver eller indkøb:
• Daglig drift af bygninger og bygningstekniske anlæg samt anlæg i jorden
• Mindre reparationsarbejder udført af vicevært, herunder udskiftning af lyskilder og udbedring af mindre hærværksskader
• Løbende arealpleje
• Snerydning og glatførebekæmpelse mv.
• Evt. skadedyrsbekæmpelse
• Materialer, fx håndværktøj, arbejdstøj, sikkerhedsudstyr, vedligeholdelsesmaterialer til daglig drift, rengøringsudstyr til viceværtsbrug mv.
Bevillingen til daglig drift gives som en ramme med udbetaling i 12 dele, som operatøren kan disponere over. For indkøb af visse indkøb af hjælpemidler, maskiner mv. gælder der en bagatelgrænse på 25.000 kr., dvs. at operatøren uden at indhente Udlændingestyrelsens samtykke kan fortage indkøb under denne beløbsgrænse.
1.1.1 Ordinær vedligeholdelse
Ved ordinær vedligeholdelse forstås bl.a. indkøb af eksterne håndværksydelser fx vedligeholdelse eller reparation af bygningen, faste installationer såsom vvs-installationer og elinstallationer, sanitet, forsy- ningsanlæg, ventilations- og udsugningsanlæg, kloak og brandalarmeringsanlæg samt anskaffelser af materiel til en værdi af over 5.000 kr. Ordinær vedligeholdelse omfatter også istandsættelse af større arealer og overflader, herunder vægge, loft og gulve.
Alle vedligeholdelsesarbejder og -projekter, der ikke er medtaget i vedligeholdelsesplaner og kendt af udlejeren af indkvarteringsstedet, skal forud for en eventuel iværksættelse forelægges særskilt for Ud- lændingestyrelsen og udlejer.
Operatøren skal i samarbejde med Udlændingestyrelsen udarbejde rullende 5-årige drifts- og vedlige- holdelsesplaner. Drifts- og vedligeholdelsesplanerne skal tage udgangspunkt i eventuelle forudgående bygningsfaglige tilsyn på indkvarteringsstederne.
1.1.2 Drift og vedligeholdelse af udeboliger, herunder annekser
Alle forpligtelser vedrørende udeboliger, der påhviler lejer, herunder husleje, vedligeholdelse, grund- opvarmning og afvikling, påhviler operatøren. Al kontakt til udlejer og myndigheder mv. forestås lige- ledes af operatøren, medmindre andet aftales med Udlændingestyrelsen.
Operatøren udarbejder hvert kvartal en oversigt over udeboliger, som fremsendes til Udlændingesty- relsen, jf. hovedkontraktens pkt. 18.4.7. Såfremt der er ændringer til denne, fremsendes en revideret oversigt.
Operatøren skal nedlægge eksisterende udeboliger i det omfang de fraflyttes, medmindre andet aftales med Udlændingestyrelsen.
1.1.3 Ejendomsforvaltning
Operatøren skal i samarbejde med Udlændingestyrelsen og efter konkret aftale forestå ejendomsfor- valtning, herunder håndtere miljøforhold i henhold til gældende regler, renovation, energi og ejen- domsskatter mv. Operatøren skal efter konkret aftale bistå Udlændingestyrelsen i forbindelse med hø- ringer om ændringer eller udarbejdelse af fx lokalplaner, kommuneplaner og landsplaner. Operatøren skal ligeledes bistå Udlændingestyrelsen i forbindelse med høringer vedrørende forsyningsplaner.
I det omfang, der er udarbejdet ejendoms- og brugsplaner for en ejendom, skal operatøren løbende sende ændringer til ejendoms- og brugsplanerne til Udlændingestyrelsen. Operatøren skal forestå ad- ministration af eventuelle forsyningsanlæg i tilknytning til indkvarteringsstederne.
Derudover skal operatøren i nødvendigt omfang bistå Udlændingestyrelsen og dennes bygningsfaglige rådgiver med gennemførelsen af bygningssyn, herunder ved møder med udlejer som led i planlægnin- gen af styrelsens fraflytning af ejendommen, og give rådgiveren ubegrænset adgang til indkvarterings- stederne og fremskaffe relevante oplysninger og dokumenter til brug for gennemførelsen af bygnings- syn eller før-fraflytningssyn.
Operatøren prioriterer forebyggelse og bekæmpelse af væggelus.
Som led i forebyggelsen bør operatøren overveje at begrænse brugen af gulvtæpper og tekstilbeklædte møbler samt at tætne sprækker og revner på indkvarteringsstederne.
Ved konstatering af væggelus eller lignende skadedyr skal operatøren informere Udlændingestyrelsen, så der kan aftales en handleplan, hvis det er nødvendigt, herunder vedrørende behandling af inventar. Endvidere skal operatøren informere de øvrige operatører, hvis det vurderes relevant, så der kan tages passende forholdsregler i forbindelse med flytning af beboere mellem indkvarteringssteder og i forbin- delse med hotelindkvartering på Modtagecenter Sandholm.
Bekæmpelse af væggelus skal ske med professionel bistand fra en skadedyrsbekæmper. Operatøren skal sikre dokumentation for de iværksatte tiltag og efter anmodning udlevere disse til Udlændingesty- relsen fx i forbindelse med styrelsens før-fraflytningssyn med udlejer af ejendommen.
3. Bygningsmæssige ændringer af indkvarteringssteder
Udlændingestyrelsen er bygherre i relation til alle bygningsmæssige tiltag på indkvarteringsområdet. Det gælder såvel nybyggeri som ombygninger af et indkvarteringssted. Udlændingestyrelsen er bevil- lingsansvarlig og dermed beslutningstager på hele bygningsområdet.
Operatøren skal inddrage Udlændingestyrelsen i alle bygningsmæssige faser. Således skal problemstil- linger, som valg af fx udbudsform, entreprenør, tidsperspektiv, kvalitet og ændringer ved alle bygnings- mæssige opgaver (undtaget daglig drift og ordinær vedligeholdelse), forelægges styrelsen løbende, så- vel forud for, som efter, meddelt bevilling.
Herudover skal evt. ændringer (placerings- eller fordelingsmæssigt) i funktionaliteten af lokaler, mellem fællesfaciliteter, administration og beboelse, forud for iværksættelse godkendes af Udlændingestyrel- sen.
Operatøren skal løbende fremsende byggesagsrapporter/statusnotater, og der skal ske formel afleve- ring af et byggeri eller en ombygning til Udlændingestyrelsen forud for ibrugtagning.
Operatøren skal forud for opstart af et bygge- eller ombygningsprojekt mv. fremsende en detaljeret plan for sagens forventede gang, herunder med angivelse af, på hvilke stadier Udlændingestyrelsen in- volveres som bygherre. Udlændingestyrelsen skal herudover altid høres, såfremt der er ændrede for- udsætninger til (planen for) byggesagen.
Operatøren kan efter anmodning fra Udlændingestyrelsen forestå koordineringen af bygge- og anlægs- projekter på vegne af styrelsen eller levere generel byggefaglig rådgivning i forbindelse med byggepro- jekter. Operatøren må ikke iværksætte bygge- og anlægsprojekter uden forudgående godkendelse fra Udlændingestyrelsen.
I forbindelse med de enkelte bygge- og anlægsopgaver kan operatøren forestå alle opgaver bl.a. med hensyn til planlægning, programmering, projektering, tilvejebringelse af det nødvendige plangrundlag, kontrahering, indhentelse af myndighedsgodkendelser, udførelse, idriftsætning og regnskabsaflæg- gelse.
Bygge- og anlægsprojekter skal udføres på en håndværksmæssig forsvarlig måde. Inddragelse af asyl- ansøgere, fx som led i beboeraktiveringsprojekt, vil kunne ske under faglig supervision.
4. Opgaver i forbindelse med åbninger og lukninger af indkvarteringssteder
Operatøren kan alene efter anmodning eller godkendelse fra Udlændingestyrelsen forestå etablerin- ger, udvidelser eller retablering af en bygning, der anvendes til indkvartering eller som serviceadresse.
Operatøren skal efter anmodning fra Udlændingestyrelsen deltage i ind, - før- og fraflytningsflytnings- syn i forbindelse med åbning og lukning af indkvarteringssteder.
Operatøren skal i øvrigt bl.a. varetage følgende opgaver i forbindelse med lukning af et indkvarterings- sted:
• Sikre at vedligeholdelsesstandarden for ejendommen er overholdt frem til aflevering, jf. for- delingsnotat eller relevante dele af lejekontrakt, som Udlændingestyrelsen sender til opera- tøren efter indgåelse, ændring eller forlængelse af en lejeaftale, eller efter særskilt aftale med Udlændingestyrelsen
• Opsige diverse serviceaftaler efter konkret aftale med Udlændingestyrelsen, fx affaldsbortskaf- felse skadedyrsbekæmpelse, ABA-serviceaftale, internetforbindelse m.m.
• Rydde værelser og andre rum for beboernes personlige ejendele, rengøre indkvarteringsstedet eller serviceadressen
• Makulere og bortskaffe dokumenter med personhenførbare oplysninger
• Fjerne ejendele, som tilhører beboere, der er forsvundet/udeblevet
• Indsamle alle nøgler og nøglebrikker og lægge dem opdelt i poser sammen med en nøgleplan og evt. software/database til elektronisk låsesystem
• Aflæse el-, vand- og varmemålere samt tage billeder af målerstand som dokumentation over- for udlejer (dokumentationen sendes til Udlændingestyrelsen)
• Øvrige opgaver efter konkret aftale med Udlændingestyrelsen som led i styrelsens aflevering af ejendommen til udlejer.
5. Økonomisk ansvar ved skader
De bygninger, der ejes af Udlændingestyrelsen, er omfattet af reglerne i cirkulære nr. 9783 om selvfor- sikring i staten mv. af 9. december 2005. Selvforsikringen udmøntes således, at operatøren har et ved- ligeholdelsesansvar for bygninger ved reetablering efter hærværk og mindre skader.
Operatørens udbedring af mindre skader vil således indgå som en del af den løbende ejendomsdrift, mens operatørens udbedring af større skader vil skulle ske efter konkret aftale med Udlændingestyrel- sen og skulle indgå i en prioritering af de øvrige opgaver, der måtte være nævnt i en evt. vedligeholdel- sesplan for ejendommen.
For så vidt angår lejede bygninger, vil eventuelle skader, som udlejer ikke har vedligeholdelsesansvaret for, skulle håndteres på samme måde som ved skader på bygninger ejet af Udlændingestyrelsen.
Operatørerne skal varetage en decentral inventarfunktion.
Den decentrale inventarfunktion indebærer opbevaring af basisinventar på et opvarmet lager, som Ud- lændingestyrelsen stiller til rådighed. Udlændingestyrelsen tilvejebringer egnede lagerlokaler og indgår lejekontrakter.
Hvert decentralt lager består af et beredskabslager og et pluklager. Beredskabslageret er et afgrænset lager med basisinventar. Beredskabslageret skal som udgangspunkt kun anvendes ved åbning af nye indkvarteringssteder, udvidelse af eksisterende indkvarteringssteder og/eller åbning af beredskabscen- tre. Pluklageret omfatter inventar, der kan anvendes ved løbende udskiftning eller anvendelse i ind- kvarteringssystemet, dvs. inventar som operatøren løbende skal genanskaffe.
Inventarfunktionen indbefatter også lagerstyring, løbende afrapportering til Udlændingestyrelsen om lagerbeholdning, administration og bemanding, indkøb, udskiftning, montering, transport til og fra ind- kvarteringssteder eller serviceadresser mv.
Udlændingestyrelsen varetager opbevaring af specialudstyr og styring af et centralt lager.
Der henvises til Udlændingestyrelsens gældende retningslinjer for styrings- og tilsynsmodel for decen- trale lagre.
6.1 Inventartyper mv.
Ved basisinventar forstås fx senge, skabe, køleskabe, borde, stole, madrasser mv.
Ved særligt udstyr forstås fx cykler, fiskestænger, musikinstrumenter og udstyr til fritidsaktiviteter mv. Ved specialudstyr forstås bl.a. lægeklinikudstyr, storkøkkenudstyr, legepladsinventar mv.
6.2 Genanskaffelse og kassation
Operatørens genanskaffelse og kassation af inventar skal ske i overensstemmelse med for Udlændin- gestyrelsens gældende retningslinjer for styrings- og tilsynsmodel for decentrale lagre.
6.3 Lagerstyring
Operatøren står for lagerstyring af det decentrale lager og fører ledelsesmæssigt tilsyn med lageradmi- nistration.
6.4 Centrallager
Udlændingestyrelsen administrerer et centrallager med specialudstyr samt i mindre omfang basisin- ventar.
Hvis operatøren har behov for at anskaffe basisinventar såvel som at anvende eller udskifte specialud- styr, skal operatøren inden evt. indkøb først undersøge via lagerpostkassen lager@us.dk, om det på- gældende basisinventar eller specialudstyr findes på centrallageret.
6.5 Vedligeholdelse af aktiver
Ved inventar med en anskaffelsesværdi på over 50.000 kr. eksklusiv moms skal operatøren overholde de vedligeholdelseskrav, der fremsættes af produktets leverandør, såsom serviceeftersyn, renholdelse og lignende.
Operatøren skal sørge for, at købte eller lejede køretøjer bliver vedligeholdt, gennemgår og overholder serviceeftersyn og synes.
Forinden en operatør afleverer et køretøj til Udlændingestyrelsen, med henblik på fx genanvendelse hos en anden operatør eller opmagasinering på centrallager, sørger operatøren for, at køretøjet er ren- gjort, at olie og brændstof er påfyldt og mere alvorlige skader er udbedret, samt at køretøjet kommer til serviceeftersyn, hvis køretøjet ikke har været på et inden for et år fra afleveringsdagen.
Support og service i forhold til it-udstyr, telefoner, videokonferenceudstyr påhviler operatøren.
6.6 Økonomisk ansvar ved skader, tyveri, hærværk og brand
Inventar er Udlændingestyrelsens ejendom, og er dermed omfattet af reglerne i cirkulære nr. 9783 af
9. december 2005 om statens regler for selvforsikring i staten mv. Selvforsikringen udmøntes således, at operatørens forpligtelse til at vedligeholde inventar omfatter reetablering og genanskaffelser efter hærværk, tyveri, mindre skader og brande.
Efter en konkret vurdering vil Udlændingestyrelsen dog under ganske særlige omstændigheder kunne dække udgifter til uforudsete skader, hærværk, tyveri og brand af et ikke ubetydeligt omfang. Dette aftales konkret mellem Udlændingestyrelsen og operatøren.
6.7 Afvikling af et indkvarteringssted
Operatøren skal som led i varetagelsen af den decentrale inventarfunktion afmontere og afhente in- ventar.
Operatøren skal ved lukning af et indkvarteringssted sørge for at:
• Rengøre inventar, inkl. køleskabe, komfurer, emhætter, skraldespande m.m.
• Tage stilling til om hårde hvidevarer virker eller er udtjente og derfor ikke skal på lager
• Sikre identifikation af inventar og genstande, som tilhører operatøren selv, fx doneret inventar, og inventar og genstande, der tilhører tredjemand, fx udlejers inventar
• Føre og vedligeholde lister over inventar på indkvarteringsstedet, herunder suppleret og done- ret inventar samt inventar købt på særskilt bevilling
• Sørge for genanvendelse af rengøringsmidler, kontorartikler og lignende på andre af operatø- rens indkvarteringssteder
• Aflevere køretøjer med nøgler, registreringsattest og servicebog til Udlændingestyrelsen og omregistrere køretøjerne, hvis ikke andet er aftalt med styrelsen.
6.8 Køretøjer
Indløb af køretøjer til drift af på et indkvarteringssted sker efter nærmere aftale med Udlændingesty- relsen. Køretøjer skal indregistreres i operatørens navn.
De køretøjer, som anvendes af operatøren, kan ikke afgiftsfritages efter reglerne i bekendtgørelse nr. 228 af lov om registreringsafgift af motorkøretøjer m.v. (registreringsafgiftsloven) af 11. marts 2020.
Operatøren skal tegne forsikring på køretøjer, som er blevet bevilliget af Udlændingestyrelsen, jf. cir- kulære nr. 9783 af 9. december 2005 om statens regler for selvforsikring i staten mv.
Ved lukning af et indkvarteringssted skal operatøren aflevere bilnøgler og omregistrere køretøjet til Udlændingestyrelsen, medmindre køretøjet kan benyttes på et andet indkvarteringssted, der drives af samme operatør, hvilket aftales med Udlændingestyrelsen.
Operatøren må ikke flytte køretøjer rundt blandt operatørens forskellige indkvarteringssteder uden foregående aftale med Udlændingestyrelsen.
6.9 Særligt udvalgte emner og it-udstyr
Særligt udvalgte inventaremner og it-udstyr, som skønnes følsomme over for fx tyveri, skal operatøren registrere med identifikationsnummer.
BILAG 7: PERSONLIG RERÆSENTANT OG BISIDDER
Uledsagede mindreårige udlændinge15 betragtes som en særligt sårbar gruppe. Derfor indeholder ud- lændingeloven særlige regler herom, og derfor behandles sager vedrørende uledsagede mindreårige efter særlige procedurer. Udlændingelovens regler om uledsagede mindreårige er udformet med hen- blik på at sikre, at der på forsvarlig vis tages hånd om en gruppe børn, der befinder sig i et fremmed land uden forældre eller andet familiemæssigt netværk.
Et element i denne beskyttelse af en uledsaget mindreårig er, at de – hurtigst muligt efter ankomst til Danmark – får udpeget en personlig repræsentant til varetagelse af dets interesser. Dette følger af udlændingelovens § 56 a, stk. 1. Den personlige repræsentant bliver udpeget af Familieretshuset efter indstilling af operatøren for delaftale 1.
1.1 Udpegning af personlig repræsentant
Proceduren for udpegning af en personlig repræsentant til varetagelse af den mindreåriges interesser skal iværksættes, så snart det er konstateret af Udlændingestyrelsen, at en udlænding er uledsaget og mindreårig.
Udlændingestyrelsen anmoder operatøren af delaftale 1 om at indstille til Familieretshuset, hvem der skal udpeges til hvervet som personlig repræsentant. Operatøren af delaftale 1 skal sikre, at der tilgår Familieretshuset de relevante oplysninger. Udlændingestyrelsen anmoder samtidig – via operatøren for delaftale 1 – Familieretshuset om at udpege en personlig repræsentant. Repræsentanten kan f.eks. være en slægtning, en anden privatperson eller en professionel repræsentant ansat af operatøren for delaftale 1.
Proceduren skal iværksættes for alle uledsagede mindreårige – uanset om de pågældende søger om asyl eller blot opholder sig her i landet uden lovligt grundlag.
Udlændingestyrelsen kan i visse tilfælde anmode om, at der hasteudpeges en personlig repræsentant til en uledsaget mindreårig. Det sker, hvis der er særlige hensyn at tage til den uledsagede mindreårige, f.eks. lav alder og/eller sårbarhed. Det gør sig også gældende, hvis den mindreårige er frihedsberøvet eller vurderes at have været udsat for menneskehandel.
Udlændingestyrelsen kan i særlige tilfælde anmode om, at der udpeges en personlig repræsentant til en ledsaget mindreårig. Det kan eksempelvis ske, hvis ledsageren er meget ung (under 25 år), eller hvis ledsagerrelationen på anden vis er skrøbelig.
15 En uledsaget mindreårig defineres som en udlænding under 18 år, der indrejser i Danmark uden ledsagelse af sine forældre eller andre myndige personer, der er trådt i forældrenes sted.
1.2 Repræsentantens opgaver og kompetencer
Repræsentanten har kompetence til at træffe alle de beslutninger, som en forældremyndighedsinde- haver normalt kan træffe på vegne af barnet. Repræsentanten skal sikre, at alle handlinger foregår med en skånsomhed, der er tilpasset sagens karakter og den mindreåriges modenhed.
I den første del af den mindreåriges ophold i landet vil en væsentlig del af repræsentantens opgaver være forbundet med at yde støtte i forbindelse med behandlingen af den mindreåriges eventuelle asyl- ansøgning. Repræsentanten skal herudover også støtte den mindreårige i relation til andre, mere per- sonlige spørgsmål. Repræsentanten har således kompetence til på den mindreåriges vegne at træffe afgørelse i forbindelse med beslutninger om barnets personlige forhold. Det kan fx være beslutninger om bopæl, skolegang, sygdomsbehandling og økonomi.
1.3 Samarbejde med indkvarteringsoperatører
Operatørerne skal i samarbejde med operatøren for delaftale 1 samarbejde om at udvikle og koordi- nere arbejdet med den personlige repræsentant samt bidrage med vejledning, uddannelse, informa- tion, netværksdannelse og støtte af personlige repræsentanter i deres daglige arbejde.
Operatøren for delaftale 1 skal sikre, at alle relevante oplysninger vedrørende de udpegede personlige repræsentanter, uden ugrundet ophold, videregives til den operatør, hvor den uledsagede mindreårige er indkvarteret.
Operatøren for delaftale 1 skal i samarbejde med den operatør, hvor den mindreårige er indkvarteret, sikre, at den personlige repræsentant får mulighed for at samarbejde om overgivelsen af den uledsa- gede mindreårige til integrationskommunen. Operatøren for delaftale 1 skal også sikre, at der tilgår Familieretshuset de relevante oplysninger, så der hurtigt kan udpeges en midlertidig forældremyndig- hedsindehaver. Operatøren for delaftale 1 har det overordnede koordinerende ansvar for opgavens udførelse.
Den operatør, hvor den uledsagede mindreårige er indkvarteret, skal facilitere, at den uledsagede min- dreårige og repræsentanten kan mødes og skal i den forbindelse sørge for både at booke og afregne tolken. Operatøren afholder transport og øvrige udgifter for de frivillige repræsentanters deltagelse i møder med myndighederne. Operatøren har ansvar for at informere repræsentanten om alle forhold vedrørende den uledsagede mindreårige, hvor forældremyndighedsindehavere normalt informeres.
Den operatør, hvor den uledsagede mindreårige er indkvarteret, skal honorere operatøren for delaftale 1 for de opgaver, som operatøren for delaftale 1 varetager i forbindelse med personlige repræsentanter for uledsagede mindreårige.
1.4 Kompetencekrav
Operatøren for delaftale 1 indstiller både frivillige og professionelle personer til at varetage hvervet som repræsentant for uledsagede mindreårige. Repræsentanten skal være uafhængig af udlændinge- myndighederne. Spørgsmålet om, hvem der kan udpeges som repræsentant for en uledsaget mindre- årig, beror på en konkret vurdering i den enkelte sag, hvor der skal lægges afgørende vægt på, hvad der samlet set er bedst stemmende med barnets interesser.
Der stilles ikke krav om, at den personlige repræsentant skal have en nærmere bestemt uddannelse eller erfaring. Det er dog en betingelse, at repræsentanten – bl.a. på baggrund af sin uddannelse og erhvervserfaring – er egnet til at varetage opgaven. Derudover må repræsentanten ikke have begået et strafbart forhold eller på anden måde have udvist en adfærd, der gør den pågældende uegnet til at varetage opgaven.
Er der tale om et handlet barn, skal der udpeges en professionel repræsentant, dvs. en person med relevant uddannelse og erfaring, f.eks. en socialrådgiver eller en ansat hos operatøren for delaftale 1. Der henvises til punkt 1.6 nedenfor om professionel personlig repræsentant.
1.5 Straffe- og børneattester
Der henvises til afsnit 1.3.
Desuden gælder for så vidt angår personer, der skal være personlig repræsentant for en uledsaget min- dreårig udlænding under 15 år, jf. udlændingelovens § 56 a, stk. 1, samt for repræsentanters ægtefæl- ler, samlevere og hjemmeboende børn over 15 år, at børneattester skal indhentes af Familieretshuset, jf. § 3 i bekendtgørelse om indhentelse af børneattest ved ansættelse og beskæftigelse af personer der skal have kontakt med børn under 15 år16.
1.6 Professionel personlig repræsentant
Operatøren for delaftale 1 rekrutterer, uddanner og vedligeholder et korps af frivillige personer til re- præsentantordningen, som operatøren for delaftale 1 kan indstille til Familieretshuset som personlige repræsentanter for uledsagede mindreårige. Såfremt der ikke kan indstilles en egnet frivillig person, eller hvis andet taler herfor, kan der indstilles en professionel personlig repræsentant.
Såfremt der er tale om en uledsaget mindreårig, der har været udsat for menneskehandel, er vare- tægtsfængslet i sikret institution, frihedsberøvet, har begået kriminalitet, eller hvis der er andre indika- torer på, at den uledsagede mindreåriges sag er af en særlig vanskelig karakter, skal der udpeges en professionel personlig repræsentant. Heri ligger, at den pågældende skal have en relevant uddannelse eller erfaring, fx som socialrådgiver.
16 Bekendtgørelse nr. 483 af 23. maj 2012 om indhentelse af børneattest ved ansættelse og beskæftigelse af personer, der inden for Justitsministeriets ressortområde skal have kontakt med børn under 15 år
1.7 Ophør af hvervet som personlige repræsentant
Operatøren for delaftale 1 skal sikre, at den uledsagede mindreårige er tilknyttet en personlig repræ- sentant til varetagelse af barnets interesser, indtil tidspunktet for ophør af hvervet som personlig re- præsentant.
I henhold til udlændingelovens § 56 a, stk. 7, ophører hvervet som repræsentant til varetagelse af bar- nets interesser når:
1) barnet er meddelt opholdstilladelse i Danmark og får udpeget en midlertidig forældremyndig- hedsindehaver efter § 28 i forældreansvarsloven
2) barnet fylder 18 år
3) barnet udrejser af Danmark
4) forældremyndighedsindehaveren indrejser i Danmark eller på anden måde bliver i stand til at udøve forældremyndigheden
5) barnets ægtefælle indrejser i Danmark
6) Familieretshuset eller familieretten træffer beslutning herom efter stk. 3.
Indtil der er udpeget en personlig repræsentant skal operatøren for delaftale 1 i den indledende sags- behandling sikre, at der deltager en bisidder sammen med den uledsagede mindreårige, hver gang den pågældende har kontakt med myndigheder og institutioner, herunder sagsbehandlende myndigheder (Dansk Flygtningehjælp, Retsmedicinsk Institut mv.).
Bisidderen skal tilbyde den uledsagede mindreårige personlig støtte og vejledning i forbindelse med sagsbehandling og medvirke til, at samtalerne foregår med den fornødne skånsomhed, henset til sa- gens karakter og barnets alder.
Operatøren for delaftale 1 skal sikre, at uledsagede mindreårige, der er varetægtsfængslet, får en tolket samtale med en bisidder, hvor de bliver bekendt med deres ret til at få en repræsentant.
Bisidderen skal være opmærksom på, om der er indikatorer for, at den unge kan været udsat for men- neskehandel, og i så fald skal der tages initiativ til en nærmere udredning i samarbejde med Center mod Menneskehandel.
Operatøren for delaftale 1 skal varetage bisidderopgaver i hele landet. Bisidderne afholder jævnlige informationsmøder om asylproceduren for nye uledsagede mindreårige på centrene, hvor de informe- res om asylsagsprocessen.
Operatøren for delaftale 1 er forpligtet til at stille professionel tolkebistand til rådighed for den uledsa- gede mindreårige i det omfang, det er nødvendigt for at sikre, at den mindreårige forstår omfanget af dennes rettigheder og pligter i indkvarteringssystemet.
BILAG 8: OPERATØRENS FORPLIGTELSER
Operatøren er i henhold til udlændingeloven forpligtet til:
• At udbetale kontante ydelser og nødvendige sundhedsmæssige ydelser, jf. § 42 b, stk. 11, jf. stk. 1, 3, 8 og 9, jf. dog stk. 12.
• At reducere en udlændings tillægsydelse, som ikke har overholdt sin undervisnings- og aktive- ringskontrakt, jf. § 42 b, stk. 11.
• At udlevere naturalieydelser, herunder i form af tøj- og hygiejnepakker, såfremt den pågæl- dende udlænding har et særligt behov herfor, jf. § 42 b, stk. 13.
• At fradrage kontante ydelser og evt. betaling af husleje, jf. § 42 b, stk. 14 og stk. 16.
• At udarbejde en kontrakt for en udlænding over 18 år, der er omfattet af § 42 a, stk. 1 eller 2, jf. stk. 3, jf. § 42 c.
• At tage stilling og evt. bestemme, at en udlænding over 17 år, skal deltage i aktivering nævnt i
§ 42 e, stk. 1 – 3, jf. stk. 4.
• At tilbyde undervisning til børn og voksne udlændinge, jf. § 42 f og § 42 g.
• At fremsende oplysninger fra en beboers kontrakt til det nye indkvarteringssted i forbindelse med flytning, jf. § 42 h, stk. 2.
• At bistå Rådgivningstjenesten, jf. § 43 a, stk. 8.
• At videregive oplysninger til en kommune fra kontrakter, der tilhører beboere, som er overgået til integration, jf. § 44 b, stk. 1.
• At fastsætte en husorden for uledsagede mindreårige, jf. § 62 b.
• At registrere og til Udlændingestyrelsen berette, såfremt der har været anvendt magtanven- delse eller andre indgreb i selvbestemmelsesretten efter § 62 f - § 62 i, jf. § 62 j.
BILAG 9: GÆLDENDE RETNINGSLINJER OG ANDRE MYNDIGHEDSFORSKRIFTER
Operatøren skal iagttage gældende lovgivning på området. Det forudsættes, at operatøren selvstæn- digt holder sig orienteret om regelændringer.
For så vidt angår den fulde ordlyd af love, lovbekendtgørelser, bekendtgørelser og cirkulærer samt vej- ledninger mv., som der er henvist til i denne kontrakt, og som er offentligt tilgængelige, henvises der til www.retsinformation.dk.
En oversigt over de myndighedsforskrifter mv., som operatøren på tidspunktet for indgåelse af kon- trakten konkret skal efterleve, enten helt eller delvist i forbindelse med leveringen af opgaver fastsat i kontrakten, fremgår af oversigten nedenfor.
Retningslinjer:
• Retningslinjer for administration af 2-værelsespolitikken (Udlændingeservice 2. april 2007)
• Retningslinjer for behandling af klager om udbetaling af reduceret tillægsydelse (Udlændinge- service 12. september 2005)
• Retningslinjer for bevilling til tandbehandling af voksne asylansøgere mv. (Udlændingestyrel- sen 17. januar 2013)
• Retningslinjer for dispensation for fremmøde ved udbetaling af kontante ydelser (Udlændinge- styrelsen 13. januar 2017)
• Retningslinjer for iværksættelse af sociale foranstaltninger i forhold til asylansøgere mv. (Ud- lændingeservice den 20. december 2010)
• Retningslinjer for bevilling af sundhedsmæssige ydelser til asylansøgerbørn og børn med ulov- ligt ophold i Danmark (Udlændingestyrelsen den 24. juni 2015)
• Retningslinjer for bevilling af sundhedsmæssige ydelser til voksne asylansøgere og udlændinge med ulovligt ophold i Danmark (Udlændingestyrelsen den 24. juni 2015)
• Retningslinjer for indkvartering i særlig bolig uden for asylcenter (Udlændingeservice 19. sep- tember 2011)
• Retningslinjer for Indkvarterings- og ydelsesBeregningsSystemet IBS, 13. december 2017
• Retningslinjer om lovligt fravær fra asylcentersystemet med økonomi (Udlændingestyrelsen den 12. august 2016)
• Retningslinjer for tilvejebringelse og afregning af naturalieydelser (Udlændingeservice den 6. februar 2007)
• Retningslinjer vedrørende husdyr (Udlændingestyrelsen 16. november 2012)
• Retningslinjer for styrings- og tilsynsmodel for decentrale lagre (Udlændingestyrelsen 23. no- vember 2018)
Øvrige dokumenter:
• Forretningsgange for Visitationsudvalget (Udlændingeservice den 22. juni 2011)
• Forretningsorden for Visitationsudvalget (Udlændingeservice 22. juni 2011)
• Procedurer for afregning af belægningsdøgn og modtageydelser ud fra IBS
• Procedurer ved dødsfald (Udlændingestyrelsen den 19. april 2006)
• Procedurer vedrørende omsorg, overvågning og behandling af asylansøgere som sultestrejker (Udlændingestyrelsen den 11. november 2005)
• Iværksættelse af forebyggelsesprogram mod hepatitis B (Udlændingestyrelsens skrivelse af 10. april 2003)
• Sundhedsstyrelsens besvarelse på forespørgsel fra Udlændingestyrelsen vedr. hepatitis B af 31. januar 2012
Asylaftalen for 2012 og relevant baggrund findes på Justitsministeriets hjemmeside: http://www.justitsministeriet.dk/nyt-og-presse/pressemeddelelser/2012/bred-aftale-%C3%B8get-fo- kus-p%C3%A5-udrejse-%E2%80%93-nye-muligheder-asylans%C3%B8gere
Der henvises i øvrigt til Udlændingestyrelsens brev af 14. marts 2016 om overgangsordning for selv- stændige og særlige boliger.