Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S

50.40 Computere og it-tilbehør (2024)

Udbudsbetingelser

Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S

Montagehallen | Pakkerivej 6, 2500 Valby

Telefon x00 00 00 00 00 | CVR 17472437

Indhold

1 Den ordregivende myndighed 3

2 Udbudsmaterialets bestanddele 3

3 Formål og baggrund 5

4 Den udbudte genstand 6

5 Om udbuddet og rammeaftalen 9

5.1 Udbudsforretningen 9

5.2 En forpligtende rammeaftale 9

5.3 Rammeaftalens varighed 10

5.4 Kundernes anvendelse af rammeaftalen 10

5.5 Kundernes aftageforpligtigelse 10

6 Tidsplan for udbudsforretning 11

7 Udelukkelse og egnethed 11

7.1 Udelukkelsesgrunde 12

7.2 Egnethedsvurdering 12

7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen 12

7.3 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation 13

8 Tildelingskriterier og evaluering 13

8.1 Evalueringstekniske priser og scenariepris – delaftale 1 14

8.1.1 Evalueringstekniske priser for computere 14

8.1.2 Evalueringstekniske priser for tilbehør 14

8.1.3 Evalueringstekniske priser for tilknyttede ydelser 15

8.1.4 Evalueringsteknisk scenariepris – delaftale 1 15

8.2 Evalueringstekniske priser og scenariepris – delaftale 2 15

8.2.1 Evalueringstekniske priser for computere 15

8.2.2 Evalueringstekniske priser for tilbehør 16

8.2.3 Evalueringstekniske priser for tilknyttede ydelser 17

8.2.4 Evalueringsteknisk scenariepris – delaftale 2 17

8.3 Tildeling 17

9 Afgivelse af tilbud 17

9.1 Generelt 17

9.2 Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold 18

9.2.1 European Single Procurement Document (ESPD) 18

9.2.2 Om vurderingen af tilbuddets antagelighed 20

9.2.3 Fejl, der kan føre til uantagelighed af tilbud 20

9.2.4 Bilag C Leverandørens tilbud 21

9.2.5 Anmeldelse/erklæring iht. Subsidieforordningen 22

9.2.6 Signeret Følgebrev 22

9.3 Elektronisk afgivelse af tilbud 22

9.3.1 Dokumenter til tilbudsafgivelse 23

9.4 Konsortier eller andre sammenslutninger 23

9.5 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse 24

10 Forbehold 24

11 Supplerende oplysninger 24

11.1 Skriftlige spørgsmål 24

12 Tilbudsfrist og vedståelse 25

Side 1 af 29

13 Behandling af tilbud 25

14 Forhandlingsforbuddet 26

15 Fortrolighed 26

16 Endelig dokumentation 27

16.1 Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde 27

16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen 27

16.3 Dokumentation vedrørende råderetten over støttende virksomheders formåen 28

16.4 Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine 28

17 Implementering 28

17.1 Oprettelse af E-katalog 28

18 Tjekliste 29

18.1 Tilbudsafgivelse 29

1 Den ordregivende myndighed

Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S (herefter benævnt "SKI") XXX.xx. 17 47 24 37

Montagehallen Pakkerivej 6

2500 Valby

Tlf.: (x00) 00 00 00 00

Web-adresse: xxx.xxx.xx

Kontaktperson:

Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx XXX@xxx.xx

IT-support vedrørende udbudssystemet ETHICS (SKI’s udbudssystem):

SKI Kundeservice Tlf.: (x00) 00 00 00 00

2 Udbudsmaterialets bestanddele

Det samlede udbudsmateriale består af:

Udbudsbekendtgørelse afsendt til EUT den 19. december 2023 Udbudsbetingelser - nærværende udbudsbetingelser Kontraktudkast delaftale 1 Administrative computere

 Rammeaftale (aftale mellem SKI og leverandør)

o Bilag A Kundeliste

 Bilag A.1 Kundeliste

o Bilag B Kravspecifikation

 Bilag B.1 CPU Benchmark

 Bilag B.2 GPU Benchmark

 Bilag B.3 Krav til miljømærkning

 Bilag B.3.1 TCO-certified-generation-9-for-notebooks-edition-3

 Bilag B.3.2 TCO-certified-generation-9-for-desktops-edition-3

 Bilag B.3.3 16801-2018_hoveddokument_Computer

 Bilag B.3.4 16801a-2020_rettelsesblad_Computer

 Bilag B.3.5 ENERGY STAR Computers Version 8.0 Final Specification Rev.

July 2022

o Bilag C Leverandørens tilbud

o Bilag D Løbende forhold

o Bilag E Leveringskontrakt

o Bilag F Leverandørens rapportering til SKI

o Bilag G CSR

Side 3 af 29

o Bilag H Prisregulering

o Bilag I Opdatering af sortiment

o Bilag J Opdatering af E-katalog

o Særbilag 1 Aftageforpligtelsen

 Bilag 2.1 Format OIOUBL

 Bilag 2.2 Kolonneskabelon

o Særbilag 2 Implementering

Kontraktudkast delaftale 2 Basis- og skolecomputere

 Rammeaftale (aftale mellem SKI og leverandør)

o Bilag A Kundeliste

 Bilag A.1 Kundeliste

o Bilag B Kravspecifikation

 Bilag B.1 CPU Benchmark

 Bilag B.2 Krav til miljømærkning

 Bilag B.2.1 TCO-certified-generation-9-for-notebooks-edition-3

 Bilag B.2.2 16801-2018_hoveddokument_Computer

 Bilag B.2.3 16801a-2020_rettelsesblad_Computer

 Bilag B.2.4 ENERGY STAR Computers Version 8.0 Final Specification Rev.

July 2022

o Bilag C Leverandørens tilbud

o Bilag D Løbende forhold

o Bilag E Leveringskontrakt

o Bilag F Leverandørens rapportering til SKI

o Bilag G CSR

o Bilag H Prisregulering

o Bilag I Opdatering af sortiment

o Bilag J Opdatering af E-katalog

o Særbilag 1 Aftageforpligtelsen

 Bilag 2.1 Format OIOUBL

 Bilag 2.2 Kolonneskabelon

o Særbilag 2 Implementering

ESPD (Se punkt 9.2.1)

Støtteerklæring, indgår som bilag K, såfremt SKI modtager en eller flere støtteerklæringer (Se punkt 16.3)

Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabili- serer situationen i Ukraine (Se punkt 16.4)

Følgebrev (Se punkt 9.2.6)

Spørgsmål og svar (Se punkt 11.1)

Tilbudsgiver opfordres til at læse og sætte sig grundigt ind i det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at tilbudsgi- vers tilbud lever op til alle krav og betingelser i udbudsmaterialet, og gøres opmærksom på, at eventuelle uklarheder i oplysninger i tilbudsgivers tilbud kan tillægges negativ vægt ved vurdering af tilbuddet.

Det fremgår af punkt 9.2, hvilke dokumenter tilbudsgiver skal udfylde og aflevere i forbindelse med afgivelse af tilbud.

3 Formål og baggrund

SKI er en indkøbscentral og udbyder på vegne af SKI’s kunder en rammeaftale vedrørende Computere og it- tilbehør til administrativt brug og skolebrug benævnt 50.40 Computere og it-tilbehør.

Rammeaftalen for 50.40 er som den nuværende aftale opdelt i to delaftaler, som hver især udgør selvstæn- dige rammeaftaler:

- Delaftale 1 Administrative computere, som omfatter computere og tilbehør til administrative arbejds- pladser

- Delaftale 2 Basis- og skolecomputere, som omfatter computere og tilbehør til brugere, som kun i be- grænset omfang benytter computer i det daglige arbejde eller kun til opgaver, der kræver begrænset computerkraft, samt til brugere, der skal bruge computere i forbindelse med undervisning.

Formålet med udbuddet er at sikre, at SKI’s kunder kan afløfte deres udbudspligt ved anvendelse af ramme- aftalen. Derudover er hensigten at sikre en kommercielt attraktiv rammeaftale, der lever op til kundernes for- ventninger og indkøbsbehov, samt at sikre en rammeaftale, der er nem at anvende.

Rammeaftalen retter sig mod kommuner, statslige institutioner samt de af SKI’s øvrige kunder, der ønsker at tilslutte sig aftalen. Udbuddet er tilrettelagt med henblik på at skabe størst mulige besparelser i den offentlige sektor – dvs. på tværs af stat, kommuner samt andre offentlige aktører, der ønsker at benytte aftalen – når der anskaffes computere og it-tilbehør, dog uden at gå på kompromis med kvaliteten af udstyret. Dette understøt- tes af, at tilbuddene på rammeaftalen evalueres ud fra tildelingskriteriet ’Pris’, jf. punkt 8, samt at der er stillet krav til produkterne, der skal tilsikre deres kvalitet, f.eks. i forhold til ydeevne og energiforbrug, jf. bilag B til rammeaftalen. Endvidere er det forventningen, at ved at lade kunderne være forpligtede til at anvende ram- meaftalen, er der et mere konstant og forudsigeligt forbrug, som giver tilbudsgiverne incitament til at højne priskonkurrencen. Se i den forbindelse punkt 5.5 nedenfor, særbilag 1 og bilag A til Rammeaftalen.

SKI har valgt at opdele indkøbsaftalerne inden for it-hardware i en række forskellige rammeaftaler med henblik på at tilgodese den danske offentlige sektors indkøbsbehov og samtidig give konkurrencedygtige virksomhe- der mulighed for at konkurrere om at blive leverandør til det offentlige marked via SKI’s aftaler.

Udover aftale 50.40 gennemfører SKI således i 2023 udbud af en supplerende aftale for indkøb af computere og it-tilbehør: 02.02 Computere, som også er en rammeaftale med computere og it-tilbehør, men med et andet og bredere sortiment end 50.40 og med flere leverandører. Herudover forventer SKI, som noget nyt, at udbyde aftalen 02.01 Genbrugte Computere som et dynamisk indkøbssystem, som vil give SKI’s kunder mulighed for at købe genbrugte computere m.m. til forskellige administrative niveauer samt levetidsforlængende service- ydelser. I modsætning til aftale 50.40 er det frivilligt for alle kunder på aftalerne at anvende 02.02 og 02.01. For de kunder, som er forpligtet til at bruge aftale 50.40, vil aftalerne kunne anvendes som suppleringsaftaler til 50.40, i det omfang kundens behov ikke er omfattet af aftageforpligtelsen i 50.40, jf. særbilag 1 til rammeaf- talen. SKI’s pallette af rammeaftaler på it- og computerområdet for hardware omfatter endvidere bl.a. 50.43 Tablets, 50.07 Kommunikationsprodukter og -løsninger og 50.70 AV-udstyr. Tilbudsgiver kan orientere sig i SKI’s samlede aftaleportefølje på xxx.xxx.xx .

Den nuværende rammeaftale har kun været i drift siden september 2022, og markedsudviklingen har været begrænset i den korte periode. SKI udbyder derfor den nye 50.40 med kun ganske få ændringer i kontraktma- terialet. Det er således primært i kravspecifikationerne, der er justeret, så det udbudte sortiment følger den teknologiske udvikling.

Derudover er leveringsfrister samt enkelte øvrige vilkår blevet tilpasset, så de i højere grad er markedskon- forme.

Side 5 af 29

4 Den udbudte genstand

Den udbudte rammeaftale vedrører levering af computere og it-tilbehør samt diverse serviceydelser i tilknyt- ning hertil og er opdelt i to delaftaler:

- Delaftale 1 Administrative computere: En delaftale, som vedrører levering af computere samt it-tilbe- hør til administrativt brug

- Delaftale 2 Basis- og skolecomputere: En delaftale vedrørende computere til skolebrug, basiscompu- tere til ikke-administrative medarbejdere samt tilhørende it-tilbehør.

I begge delaftaler er der tilknyttede serviceydelser, som omfatter både stykbaserede ydelser såsom imagepå- lægning og køb af konsulenter på timebasis.

Delaftalerne udbydes som eneleverandøraftaler, og der vil således blive tildelt én økonomisk aktør pr. delaf- tale. Det medfører, at kundernes efterfølgende træk på rammeaftalen vil ske ved direkte tildeling til den øko- nomiske aktør, der tildeles den respektive delaftale på baggrund af udbuddet. I praksis gennemføres direkte tildeling ved, at kunden foretager en bestilling ved leverandøren. Tilbudsgiver kan finde en nærmere beskri- velse af proceduren i bilag E, punkt 3.1.

Krav til produkter og ydelser på delaftalerne fremgår i bilag B Kravspecifikation. Sortimentet og kravene hertil er fastlagt ud fra kundernes behov, som baserer sig på deres eksisterende it-miljøer, og der kan derfor være krav til kompatibilitet, der er nødvendige for, at produkterne kan indgå i it-miljøerne.

Sortimentet er opdelt i hovedproduktgrupper, der videre er opdelt i produktgrupper, underproduktgrupper, og produkter/ydelser. Hver varelinje er tildelt en vægtning i antal, som afspejler det forventede forbrug. Vægtene fremgår i bilag C Leverandørens tilbud for de respektive delaftaler. Evalueringsmetoden er nærmere beskrevet i punkt 8, herunder hvordan vægtningen af de enkelte produkter/ydelser indgår i evalueringen.

Sortimentet på delaftale 1 omfatter følgende hovedproduktgrupper og produktgrupper:

Hovedproduktgruppe	Produktgruppe
Computere	Bærbare computere (Windows)
Computere	Stationære computere
Tilbehør	Skærme
	Mus og tastaturer
	Dockingstationer
	Strømforsyninger
	Adaptere
	Tasker og sleeves
Tilknyttede ydelser	Stykbaserede ydelser
Tilknyttede ydelser	Timeafregnede ydelser

Sortimentet på delaftale 2 omfatter følgende hovedproduktgrupper og produktgrupper:

Hovedproduktgruppe	Produktgruppe
Computere	Windows-kompatible notebooks basis
	Windows-kompatible skolecomputere
	Chromebooks
Tilbehør	Mus og tastaturer

	Strømforsyninger
	Sleeves
Tilknyttede ydelser	Stykbaserede ydelser
	Timeafregnede ydelser

Tilbudsgiver skal tilbyde alle produkter og ydelser i sortimentet.

Sortimentet i delaftale 1 er struktureret således, at tilbudsgiver skal tilbyde hvert enkelt af de specificerede produkter i sortimentet ved to forskellige producentmærker, samt at tilbudsgiver skal tilbyde samme to produ- centmærker på tværs af flere af de specificerede produkter (primærproducent 1 og primærproducent 2).

Kravet om samme tværgående producentmærke gælder dog ikke for produktgruppen mus og tastaturer, der er kravspecificeret i bilag B, pkt. 7.2, produktgruppen adaptere, der kravspecificeret i bilag B, pkt. 7.5, samt produktgruppen tasker og sleeves, der er kravspecificeret i bilag B, pkt. 7.6. For disse produktgrupper gælder, at det er tilladt at tilbyde tredjepartsprodukter, dvs. produkter fra andre producenter end primærproducent 1 eller 2. Det er muligt inden for disse produktgrupper at tilbyde produkter fra forskellige producenter. F.eks. er det muligt at tilbyde bæretasker til 13,3” fra producent X og producent Y og bæretasker til 14” fra producent Z og producent Æ.

Generelt gælder, at der skal tilbydes forskellige producenter på varelinjer med samme kravspecifikation, dvs. der må ikke tilbydes to bæretasker til 13,3” fra producent X.

I bilag C for delaftale 1 er der således oprettet to varelinjer pr. kravspecificeret produkt med en varelinje til hvert producentmærke.

I tabellen nedenfor ses en oversigt over, hvilke krav vedr. producentmærker, der gælder for de enkelte pro- duktgrupper:

Hovedprodukt- gruppe	Produktgruppe	Henvisning til bilag B	Antal produ- centmærker pr. kravspe- cificeret pro- dukt	Er undtaget kravet om to tværgående producentmærker
Computere	Bærbare computere	6.1	2	Nej
Computere	Stationære computere	6.2	2	Nej
Tilbehør	Skærme	7.1	2	Nej
	Mus og tastaturer	7.2	2	Ja
	Dockingstationer	7.3	2	Nej
	Strømforsyninger	7.4	2	Nej
	Adaptere	7.5	2	Ja
	Tasker og sleeves	7.6	2	Ja
Tilknyttede ydelser	Stykbaserede ydelser	9.1	N/A	N/A
Tilknyttede ydelser	Timeafregnede ydelser	9.2	N/A	N/A

Side 7 af 29

(dvs. kunderne på rammeaftalen). Et producentmærke forhandles igennem mindst to uafhængige økonomiske aktører, dvs. økonomiske aktører uden samme ejerkreds (direkte eller indirekte), og har været forhandlet inden for EU i mindst ét år forud for udbudstidspunktet.

Sortimentet i delaftale 2 er struktureret således, at tilbudsgiver skal tilbyde hvert enkelt af de kravspecificerede produkter i sortimentet i flere producentmærker. Der er på delaftale 2 ikke krav til, at der skal tilbydes de samme producentmærker på tværs af delaftalen, og det er muligt inden for de enkelte produktgrupper at tilbyde produkter fra forskellige producenter. F.eks. er det muligt at tilbyde sleeves til 12” fra producent X og producent Y og sleeves til 14” fra producent Z og producent Æ.

Generelt gælder, at der skal tilbydes forskellige producenter på varelinjer med samme kravspecifikation, dvs. der må ikke tilbydes to sleeves til 12” fra producent X.

I bilag C for delaftale 2 er der således for produktgrupperne Windows-kompatible skolecomputere, Chrome- books og strømforsyninger oprettet tre varelinjer pr. kravspecificeret produkt; én varelinje til ét producent- mærke, en anden varelinje til et andet producentmærke og en tredje varelinje til et tredje producentmærke. Dette gælder dog ikke på de varelinjer, hvor der ikke stilles krav om angivelse af producent. For produktgrup- perne Windows-kompatible notebooks basis, mus og tastaturer og sleeves er der oprettet to varelinjer pr. kravspecificeret produkt.

I tabellen nedenfor ses antallet af producentmærker, produkterne i de enkelte produktgrupper skal tilbydes i:

Hovedproduktgruppe	Produktgruppe	Henvisning til bilag B	Antal producentmær- ker pr. kravspe- cificeret produkt
Computere	Windows-kompatible notebooks basis	6.1	2
	Windows-kompatible skolecomputere	6.2	3
	Chromebooks	6.3	3
Tilbehør	Mus og tastaturer	7.2	2
	Strømforsyninger	7.1	3
	Sleeves	7.3	2
Tilknyttede ydelser	Stykbaserede ydelser	9.1	N/A
Tilknyttede ydelser	Timeafregnede ydelser	9.2	N/A

Producentmærke defineres som et mærke, som påføres produkter, der sælges i samme kvalitet, i standard- emballage og under samme navn og logo, uanset hvilken økonomisk aktør, der sælger varen til slutbrugeren (dvs. kunderne på rammeaftalen). Et producentmærke forhandles igennem mindst to uafhængige økonomiske aktører, dvs. økonomiske aktører uden samme ejerkreds (direkte eller indirekte), og har været forhandlet inden for EU i mindst ét år forud for udbudstidspunktet.

Strukturen i sortimentet med krav om flere producentmærker pr. produkt skyldes behovet for at sikre kunderne adgang til et produktsortiment af en vis bredde og forudsigelig kvalitet, således at kunderne kan anskaffe flere forskellige typer og producentmærker af computere og it-tilbehør. Samtidig sikres den effektive konkurrence under udbuddet af rammeaftalen.

SKI kan have henvist til standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv. i de tekniske specifikationer, jf. udbudslovens § 41, stk.1, nr. 2 og § 42. SKI har bestræbt sig på, at enhver sådan henvisning er efterfulgt af udtrykket eller tilsvarende. Hvis en sådan henvisning ved en fejl ikke er efterfulgt af udtrykket eller tilsvarende, skal henvisningen dog forstås inklusive formuleringen eller tilsvarende. Det betyder, at tilbuddet skal være i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., der henvises til, eller på tilsva- rende måde opfylde de krav, som er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv.

Hvis tilbuddet ikke er i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., der hen- vises til, men opfylder kravene på tilsvarende måde, skal tilbudsgiver i sit tilbud med passende midler, herunder de bevismidler, der er nævnt i udbudslovens § 47, godtgøre, at tilbuddet på tilsvarende måde opfylder de krav, der er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv.

I de tekniske specifikationer kan der også være henvisninger til standarder, fabrikater, varemærker eller pa- tenter mv., der indebærer at der skal være kompatibilitet eller interoperabilitet mellem de produkter/ydelser, som rammeaftalen angår, og de bestemte standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv. Sådanne krav fremgår eksempelvis af delaftale 2, bilag B, punkt 6.1.1. De bestemte standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv. er i disse tilfælde udtryk for kundernes eksisterende eller forventede forhold/produkter, til hvilke der skal sikres kompatibilitet eller interoperabilitet. I disse tilfælde skal henvisningen til de bestemte standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv. ikke forstås inklusive formuleringen ”eller tilsvarende”.

De anførte vægte i bilag C for delaftale 1 og 2 er baseret på et skøn på baggrund af de historiske omsætnings- data fra den nuværende aftale. Disse data er efterfølgende blevet justeret for forventningerne til den fremtidige ind- købsvolumen, herunder forventet forbrug i rammeaftalens varighed indmeldt fra kunder. Data er herefter verifi- ceret af SKI i samarbejde med SKI’s eksterne It-konsulenter samt flere af SKI’s kunder. Der er tale om et generelt skøn foretaget på aggregeret niveau, og hverken SKI eller kunderne indestår for dette skøn i forhold til det efterfølgende forbrug, herunder for hvordan den nærmere fordeling af indkøb sker på produkter og ydel- ser, jf. også rammeaftalens punkt 3.

Der henvises i øvrigt til rammeaftalens punkt 3 i forhold til de anførte mængder af de udbudte produkter/ydel- ser. Som det fremgår, bærer leverandøren risikoen for ændringer i op- og nedadgående retning – både sam- let for rammeaftalen og på produkt-/ydelsesniveau. Leverandøren bærer også risikoen for hyppigheden af køb under rammeaftalen samt for størrelsen af de enkelte køb. Tilbudsgiver opfordres derfor til at tage højde for dette i forbindelse med prissætningen af de udbudte produkter/ydelser og dermed sikre sig et robust og bæredygtigt grundlag uanset eventuelle efterfølgende udsving i forbruget eller forskydninger i indkøbsmøn- stre, særligt i de situationer, hvor tilbudsgiver måtte vælge at tilbyde priser, der ligger under kostpris.

5 Om udbuddet og rammeaftalen

5.1 Udbudsforretningen

Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med udbudsloven (lov nr. 1564 af 15.12.2015).

5.2 En forpligtende rammeaftale

Rammeaftalen er en centralt koordineret aftale. Dette indebærer, at rammeaftalen omfatter en aftageforplig- telse for staten i medfør af cirkulære nr. 9749 af 2. september 2019 om indkøb i staten. En række institutioner, samt en række selvejende institutioner mv., hvis bevilling er optaget på finansloven, er dog undtaget fra afta- geforpligtelsen og kan gøre brug af rammeaftalen frivilligt. De har således alene en ret til – men ikke en pligt til – at anvende rammeaftalen.

Side 9 af 29

Rammeaftalen er endvidere en fælleskommunal og -regional aftale. Dette indebærer, at rammeaftalen omfat- ter en aftageforpligtelse for kommuner og regioner, der er abonnent hos SKI, og som har tilsluttet sig de enkelte delaftaler. 89 kommuner og 1 region har tilsluttet sig. For de tilsluttede kommuner og regioners selvejende institutioner gælder, at disse er omfattet af kommunen og regionens tiltrædelse af de enkelte delaftaler, men ikke omfattet af kommunens og regionens aftageforpligtelse. De selvejende institutioner har således alene en ret til - men ikke en pligt til - at anvende de enkelte delaftaler. Det er ikke muligt for kommuner og regioner, herunder disses selvejende institutioner, som ikke har tilsluttet sig de enkelte delaftaler forud for udbudstids- punktet, at anvende rammeaftalen.

Øvrige abonnenter hos SKI kan i lighed med kommuner og regioner tilslutte sig den enkelte delaftale forud for udbudstidspunktet og hermed forpligte sig til at anvende aftalen. 21 øvrige offentlige myndigheder har tilsluttet sig.

Hvor det er frivilligt for en kunde at anvende en af delaftalerne bemærkes, at kunden eventuelt kan have interne instrukser om, at kunden eller enheder under kunden skal anvende den pågældende delaftale. Dette er dog et rent internt anliggende hos kunden og skaber således ikke forpligtelser eller rettigheder under rammeafta- len.

Delaftalerne indgås mellem SKI og leverandøren. SKI’s kunder, der er angivet i bilag A (inklusive bilag A.1) til rammeaftalen, er oprindelige parter på rammeaftalen.

Det er et vilkår for leverandørens indgåelse af leveringskontrakter med SKI’s kunder, at leverandøren overhol- der kravene i rammeaftalen med SKI.

5.3 Rammeaftalens varighed

Den udbudte rammeaftale indeholder to delaftaler, der begge løber 2 år med mulighed for forlængelse i to gange ét år.

Rammeaftalens to delaftaler forlænges uden varsel, medmindre SKI giver leverandøren meddelelse om andet. Det påhviler dog under alle omstændigheder leverandøren i sit tilbud at tage højde for, at delaftalerne ikke nødvendigvis forlænges. De to delaftaler løber uafhængigt af hinanden.

5.4 Kundernes anvendelse af rammeaftalen

Kunderne anvender delaftale 1 og delaftale 2 ved at tildele den relevante leveringskontrakt direkte til leveran- døren på den pågældende delaftale på grundlag af rammeaftalens vilkår, jf. udbudslovens § 97. I praksis indebærer det blot, at kunderne foretager en simpel bestilling ved den vindende leverandør, når kundernes indkøbsbehov kan opfyldes af de produkter og ydelser, der er omfattet af delaftalens sortiment. Fremgangs- måden ved bestilling er nærmere beskrevet i retningslinjerne i bilag E.

Kunderne afløfter deres udbudspligt ved anvendelse af den relevante delaftale i overensstemmelse med ret- ningslinjerne i bilag E.

5.5 Kundernes aftageforpligtigelse

Forpligtede kunders aftageforpligtelse under delaftalerne er nærmere beskrevet i punkt 1 i særbilag 1.

I bilag A er det angivet, hvilke kunder der er forpligtet til at anvende delaftalerne, og som dermed er omfattet af aftageforpligtelsen.

Når kunderne skal afklare, hvilken delaftale de skal benytte ved køb af bærbare computere, skal de vurdere deres behov til computerens specifikationer ud fra den brug, den er tiltænkt. De bærbare computere på delaf- tale 1 er kravspecificeret ud fra, at de skal kunne benyttes af administrative medarbejdere, mens de på delaf- tale 2 er rettet mod medarbejdere, som kun i begrænset omfang benytter computer i det daglige arbejde eller

kun til opgaver, der kræver begrænset computerkraft, samt til brugere, der skal bruge computere i forbindelse med undervisning.

Kunderne er ikke forpligtede til at aftage en bestemt volumen i delaftalernes varighed. Aftageforpligtelsen in- debærer således alene en pligt for kunderne til at anvende delaftalerne i relation til anskaffelse af de produkter og ydelser, der er omfattet af delaftalernes sortiment, når kundernes indkøbsbehov kan opfyldes heraf.

Forpligtelsen for kunderne til at anvende delaftalerne gælder fra den ikrafttrædelsesdato, som den enkelte kunde har angivet i bilag A.1.

6 Tidsplan for udbudsforretning

Dato	Aktivitet
19. december 2023	Fremsendelse af udbudsbekendtgørelsen for nærværende udbud til of- fentliggørelse i Supplement til EU-Tidende.
9. januar 2024	Vejledende frist for skriftlige spørgsmål, jf. punkt 11.1.
19. januar 2024 kl. 13:00	Tilbudsfrist - NB! Gældende frist fremgår af ETHICS, jf. punkt 12
Ultimo januar-primo februar 2024 (forventet)	Indhentning af dokumentation for ESPD
Medio februar 2024 (forventet)	Afsendelse af tildelings- og afslagsbreve
Ultimo februar 2024 (forventet)	Kontraktsignering og ikrafttrædelse Bemærk: Rammeaftalen kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af med- delelse til tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. Rammeaftalen træder i kraft straks efter indgåelsen. Særbilag 2 til Rammeaftalen træder selvstændigt i kraft i forbindelse med indgåelsen, jf. særbilag 2, punkt 8.1.

Datoangivelser angivet med (forventet), er udtryk for SKI’s forventning til datoer. Forsinkes en forudgående aktivitet, eksempelvis grundet tidsfristforlængelser i tilbudsfasen eller andet, kan efterfølgende aktiviteter blive ændret tilsvarende.

7 Udelukkelse og egnethed

Nedenfor behandles udelukkelse og egnethed samt tilbudsgivers egenerklæring.

Nedenstående punkter 7.1 og 7.3 supplerer udbudsbekendtgørelsen. Derudover ønsker SKI specifikt at gøre opmærksom på kravene i udbudsbekendtgørelsen vedr. økonomisk og finansiel formåen, som stilles i forbin- delse med SKI’s egnethedsvurdering af de indkomne tilbud, jf. også herom nedenfor i punkt 7.2.

Side 11 af 29

7.1 Udelukkelsesgrunde

Tilbudsgiver må ikke være omfattet af nogen af de udelukkelsesgrunde, som er angivet i udbudslovens §§ 134 a, stk. 1, 135 og 136, samt 137, stk. 1, nr. 2 (konkurs mv.). Oplysningerne om den økonomiske aktørs forhold vedrørende disse udelukkelsesgrunde skal angives i ESPD-formularen Del III, afsnit A, B og C, jf. om ESPD i punkt 9.2.1 og 9.2.1.1.

Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at udbudslovens § 134 a omfatter en rent national udelukkelses- grund:

”§ 134 a. En ordregiver skal udelukke en ansøger eller tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudsprocedure, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO’s Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land.”

Tilbudsgiver skal ikke i ESPD’et egenerklære, om denne er omfattet af udelukkelsesgrunden i udbudslovens

§ 134 a.

SKI kan ikke udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens

§ 135-137, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 138. Der kan alene ske udelukkelse på den baggrund, hvis SKI har meddelt tilbudsgiver, at den pågældende er omfattet af en udeluk- kelsesgrund, og hvis tilbudsgiver ikke inden for en passende frist har forelagt tilstrækkelig dokumentation for tilbudsgiverens pålidelighed. Om, hvad der fordres til tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.

SKI tager forbehold om at iværksætte en sådan procedure om selvrehabilitering (”self-cleaning”), såfremt dette er relevant.

7.2 Egnethedsvurdering

På begge delaftaler skal tilbudsgiver for at være egnet opfylde visse minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudsbekendtgørelsen. Tilbudsgiver skal opfylde samme krav, uanset om tilbudsgiver afgiver tilbud på delaftale 1, delaftale 2 eller begge delaftaler.

I den forbindelse har tilbudsgiver mulighed for at basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen uanset den retlige karakter af forbindelsen mellem tilbudsgiver og den pågældende enhed. En sådan enhed kaldes i det følgende ”støttende virksomhed”, og kan f.eks. være et moderselskab, et søsterselskab eller en underleverandør.

7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen

Som anført i udbudsbekendtgørelsen skal tilbudsgiver – for at blive erklæret egnet - opfylde følgende vedrø- rende økonomisk og finansiel formåen:

 Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår havde en samlet omsætning på minimum DKK 100 mio.

 Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår havde en soliditetsgrad på minimum 15 %.

Ved det "seneste disponible regnskabsår" forstås det seneste regnskab afsluttet i overensstemmelse med de regler og den praksis, der gælder for tilbudsgiverens regnskabsaflæggelse.

Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes tilbudsgiverens samlede om- sætning som summen af omsætning i sammenslutningen. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre økono- miske aktørers økonomiske og finansielle kapacitet, beregnes omsætning på samme måde som for en sam- menslutning af økonomiske aktører.

Soliditetsgraden beregnes som tilbudsgivers samlede egenkapitals værdi i forhold til tilbudsgivers samlede aktiver, udregnet i procent. Dvs. at soliditetsgrad = (samlede egenkapitals værdi/samlede aktivers værdi) x 100.

Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes den samlede soliditetsgrad som sammenslutningens samlede egenkapitals værdi i forhold til sammenslutningens samlede aktiver, udreg- net i procent. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes tilbudsgivers soliditetsgrad på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører.

Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit B, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.1.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheders økonomiske og finansielle formåen, skal den/de støttende virksomhed(er) påtage sig at hæfte solidarisk med tilbudsgiver, jf. Rammeaftalens punkt

6.4. Der henvises i øvrigt til punkt 9.2.1 om ESPD, hvori den støttende virksomhed skal oplyse den økonomiske og finansielle formåen, som stilles til rådighed for tilbudsgiver, og punkt 16.3 om støtteerklæring. Såfremt til- budsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt 9.2.1 om ESPD og punkt 9.2.1.1 andet tekstafsnit.

7.3 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation

Det følger af udbudsloven, at SKI skal kræve, at tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud benytter det fælles europæisk udbudsdokument. Det kaldes ”European Single Procurement Document” (forkortet ESPD) og er en egenerklæring, der fungerer som et foreløbigt bevis for, at en tilbudsgiver opfylder kriterierne til ude- lukkelse og egnethed, jf. udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-2. Tilbudsgiver, herunder alle deltagerne i en sam- menslutning og eventuelle støttende virksomheder, skal således udfylde og indsende et ESPD i forbindelse med afgivelse af tilbud. Om udfyldelse og indsendelse af ESPD henvises til punkt 9.2.1.1.

SKI skal kræve dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. punkt 16.For at lette udbudsprocessen vil SKI opfordre tilbudsgiver til at sende dokumentationen til SKI sammen med tilbuddet. Dette med henblik på, at dokumentationsprocessen kan afvikles smidigt, og SKI kan give meddelelse til tilbudsgivere så hurtigt som muligt, når SKI har identificeret den/de tilbudsgivere, som SKI forventer at tildele hhv. delaftale 1 og delaftale 2. I punkt 16 nedenfor fremgår, hvilken dokumentation der skal sendes.

Det er valgfrit at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, og dokumentationen indgår ikke i vurderin- gen eller evalueringen af tilbuddet, jf. 8.

Hvis tilbudsgiver ikke vælger at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, bedes tilbudsgiver dog være forberedt på at sende dokumentationen straks SKI måtte anmode herom.

8 Tildelingskriterier og evaluering

Tildeling af hver delaftale sker til den tilbudsgiver, som har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet ”pris”.

Side 13 af 29

8.1 Evalueringstekniske priser og scenariepris – delaftale 1

Til brug for evalueringen er der angivet evalueringstekniske vægte i form af antal for hvert enkelt produkt og ydelse. De evalueringstekniske vægte i antal samt produkterne og ydelsernes gruppering fremgår af bilag C Leverandørens tilbud, hvor tilbudsgiveren også skal angive sine priser.

Nedenfor i punkt 8.1.1 til 8.1.4 er evalueringsmodellen for delaftale 1 beskrevet.

I punkt 8.1.1 beskrives, hvordan de evalueringstekniske priser for produkter tilbudt i hovedproduktgrupperne ”bærbare computere” og ”stationære computere” beregnes.

I punkt 8.1.2 beskrives, hvordan de evalueringstekniske priser for produkter tilbudt i hovedproduktgruppen ”tilbehør” beregnes.

I punkt 8.1.3 beskrives, hvordan de evalueringstekniske priser for ydelser tilbudt i hovedproduktgruppen ”til- knyttede ydelser” beregnes.

I punkt 8.1.4 beskrives, hvordan de evalueringstekniske priser fra punkt 8.1.1 til 8.1.3 anvendes til at beregne tilbudsgiverens samlede evalueringstekniske scenariepris. Den egnede tilbudsgiver, der afgiver et konditions- mæssigt tilbud og tilbyder den laveste samlede evalueringstekniske scenariepris, tildeles delaftale 1.

8.1.1 Evalueringstekniske priser for computere

Hovedproduktgruppen ”computere” indeholder bærbare og stationære computere, der er kravspecificeret i bilag B Kravspecifikation punkt 6 og dels de tilvalg af yderligere konfigurationselementer, som kunden kan bestille samtidig med bestilling af computere, jf. bilag E Leveringskontrakt punkt 3.1.3.

Tilbudsgiveren skal møde kravspecifikationen for computere ved at tilbyde to computere pr. kravspecificeret computer; dels en fra tilbudsgiverens ”primærproducent 1” og dels en fra tilbudsgiverens ”primærproducent 2”, hvor producentmærke defineres som i punkt 4.

Tilbudsgiver skal til hver computer tilbyde priser på de konfigurationselementer, som er defineret i bilag C i kolonnerne AH-AM, og som er kravspecificeret i bilag B Kravspecifikation punkt 8.

For hver kravspecificeret computer er det skønnede forventede forbrug, at salget under rammeaftalen vil være fordelt ligeligt mellem tilbudsgiverens to valgte producentmærker, hvorfor det forventede forbrug af de to til- budte computere under samme kravspecifikation er ligeligt fordelt i antal. Det forventede forbrug i antal ganges med den evalueringstekniske pris for computeren, således at en samlet økonomisk værdi for hver tilbudt com- puter kan indgå i den samlede evalueringstekniske scenariepris.

Samme metodik benyttes for så vidt angår konfigurationselementerne, der kan tilvælges. For hver kravspeci- ficeret computer er det forventede forbrug af de enkelte konfigurationselementer skønnet, og dette forbrug er fordelt ligeligt på de to tilbudte computere. Det forventede forbrug i antal ganges med den tilbudte pris for den tilbudte konfiguration, således at en samlet økonomisk værdi for hvert konfigurationselement kan indgå i den samlede evalueringstekniske scenariepris.

Således indgår de vægtede priser for varelinjerne under hovedgruppen ”computere” i tilbudsgivers samlede evalueringstekniske scenariepris, jf. nedenfor punkt 8.1.4.

8.1.2 Evalueringstekniske priser for tilbehør

Hovedproduktgruppen tilbehør er kravspecificeret i bilag B Kravspecifikation punkt 7.

Tilbudsgiveren skal møde kravspecifikationen for tilbehør ved at tilbyde to af hver type kravspecificeret tilbehør fra to forskellige producenter. For visse produktgrupper gælder, at producenterne skal være tilbudsgiverens ”primærproducent 1” og ”primærproducent 2”, hvor producentmærke defineres som i punkt 4. For andre pro- duktgrupper er det tilladt at tilbyde et tredjepartsprodukt.

For hver kravspecificeret type tilbehør er det skønnet, at salget under rammeaftalen vil være fordelt ligeligt mellem tilbudsgiverens to valgte producentmærker, hvorfor det forventede forbrug af de to tilbudte tilbehør under samme kravspecifikation er ligeligt fordelt i antal. Det forventede forbrug i antal ganges med den tilbudte pris for det tilbudte tilbehør, således at en samlet økonomisk værdi for hvert tilbudt type tilbehør kan indgå i den samlede evalueringstekniske scenariepris.

Således indgår de vægtede priser for hver varelinje under hovedgruppen ”tilbehør” i tilbudsgivers samlede evalueringstekniske scenariepris, jf. nedenfor punkt 8.1.4.

8.1.3 Evalueringstekniske priser for tilknyttede ydelser

Hovedproduktgruppen ”tilknyttede ydelser” indeholder de stykbaserede og timebaserede ydelser, der er krav- specificeret i bilag B Kravspecifikation punkt 8. Tilbudsgiveren skal møde kravspecifikationen for tilknyttede ydelser ved at tilbyde priser på ydelserne i bilag C Leverandørens tilbud.

Den tilbudte pris for den kravspecificerede tilknyttede ydelse er vægtet i tilbudslisten ved fastsættelse af et forventet forbrug i antal. Det forventede forbrug i antal ganges med den tilbudte pris for den tilbudte tilknyttede ydelse, således at en samlet økonomisk værdi for hver tilbudt tilknyttet ydelse kan indgå i den samlede evalu- eringstekniske scenariepris.

Således indgår de vægtede priser for hver kravspecificeret tilknyttet ydelse i tilbudsgivers samlede evalue- ringstekniske scenariepris ved beregning af tilbudsgivers samlede evalueringstekniske pris, jf. punkt 8.1.4.

8.1.4 Evalueringsteknisk scenariepris – delaftale 1

Den samlede evalueringstekniske scenariepris for delaftale 1 beregnes ved at lægge tilbudsgiverens vægtede evalueringstekniske priser fra de fire hovedproduktgrupper sammen. Tilbudsgiverens evalueringstekniske sce- nariepris anvendes til at afgøre konkurrencen om, hvilken tilbudsgiver der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

8.2 Evalueringstekniske priser og scenariepris – delaftale 2

Til brug for evalueringen er der angivet evalueringstekniske vægte i form af antal for produkter og ydelser. De evalueringstekniske vægte samt produkterne og ydelsernes gruppering fremgår af bilag C Leverandørens til- bud, hvor tilbudsgiveren også skal angive sine priser.

Nedenfor i punkt 8.2.1 til 8.2.4 er evalueringsmodellen for delaftale 2 beskrevet.

I punkt 8.2.1 beskrives, hvordan de evalueringstekniske priser for produkter tilbudt i hovedproduktgruppen ”computere” beregnes.

I punkt 8.2.2 beskrives, hvordan de evalueringstekniske priser for produkter tilbudt i hovedproduktgruppen ”tilbehør” beregnes.

I punkt 8.2.3 beskrives, hvordan de evalueringstekniske priser for ydelser tilbudt i hovedproduktgruppen ”til- knyttede ydelser” beregnes.

I punkt 8.2.4 beskrives, hvordan de evalueringstekniske priser fra punkt 8.2.1 til 8.2.3 anvendes til at beregne tilbudsgiverens samlede evalueringstekniske scenariepris. Den egnede tilbudsgiver, der har afgivet et kondi- tionsmæssigt tilbud og tilbyder den laveste samlede evalueringstekniske scenariepris tildeles delaftale 2.

8.2.1 Evalueringstekniske priser for computere

Hovedproduktgruppen ”computere” er kravspecificeret i bilag B Kravspecifikation punkt 6.

Side 15 af 29

For produktgruppen Windows-kompatible notebooks basis, som er kravspecificeret i bilag B, pkt. 6.1, skal tilbudsgiveren møde kravspecifikationen for computere ved at tilbyde to computere fra to forskellige producen- ter pr. kravspecificeret computer. Der er ikke krav om, at det skal være de samme to producentmærker på tværs af aftalen. I bilag C Leverandørens tilbud for delaftale 2 er der således oprettet to varelinjer pr. kravspe- cificeret computer i denne produktgruppe.

For produktgruppen Windows-kompatible skolecomputere, som er kravspecificeret i bilag B, pkt. 6.2 og Chromebooks, som er kravspecificeret i bilag B, pkt. 6.3, skal tilbudsgiveren møde kravspecifikationen for computere ved at tilbyde tre computere fra tre forskellige producenter pr. kravspecificeret computer. Der er ikke krav om, at det skal være de samme tre producentmærker på tværs af aftalen. I bilag C Leverandørens tilbud for delaftale 2 er der således oprettet tre varelinjer pr. kravspecificeret computer i disse produktgrupper.

For hver kravspecificeret computer er det skønnet, at salget under rammeaftalen vil være fordelt ligeligt på de to eller tre varelinjer med samme kravspecifikation, hvorfor det forventede forbrug af de to hhv. tre tilbudte computere under samme kravspecifikation er ligeligt fordelt i antal.

Tilbudsgiver skal til hver computer tilbyde priser på de konfigurationselementer, som er defineret i bilag C i kolonnerne AG-AS, og som er kravspecificeret i bilag B Kravspecifikation punkt 8.

Det forventede forbrug i antal af computere ganges med prisen for den bærbare computer, således at en samlet økonomisk værdi for hver tilbudt bærbar computer kan indgå i den samlede evalueringstekniske sce- nariepris. På samme måde ganges prisen for udvidet garanti med det forventede forbrug i antal og indgår i den samlede evalueringstekniske scenariepris.

Således indgår de vægtede priser for varelinjerne under hovedgruppen ”computere” i tilbudsgivers samlede evalueringstekniske scenariepris, jf. nedenfor punkt 8.2.4.

8.2.2 Evalueringstekniske priser for tilbehør

Hovedproduktgruppen ”tilbehør” er kravspecificeret i bilag B Kravspecifikation punkt 7.

For produktgruppen ”mus og tastaturer”, som er kravspecificeret i bilag B, punkt 7.2 samt ”sleeves” som er kravspecificeret i bilag B, punkt 7.3, skal tilbudsgiver møde kravspecifikationen for tilbehør ved at tilbyde to af hver type tilbehør fra to forskellige producenter pr. kravspecificeret type tilbehør. Der er ikke krav om, at det skal være de samme to producentmærker på tværs af aftalen. I bilag C Leverandørens tilbud for delaftale 2 er der således oprettet to varelinjer pr. kravspecificeret tilbehør for disse produkttyper.

For produktgruppen ”strømforsyninger”, som er kravspecificeret i bilag B, pkt. 7.1 skal tilbudsgiver møde krav- specifikationen for tilbehør ved at tilbyde tre af hver type tilbehør fra tre forskellige producenter pr. kravspeci- ficeret type tilbehør. Der er ikke krav om, at det skal være de samme tre producentmærker på tværs af aftalen. I bilag C Leverandørens tilbud for delaftale 2 er der således oprettet tre varelinjer pr. kravspecificeret tilbehør for denne produktgruppe.

For hver kravspecificeret type tilbehør er det skønnet, at salget under rammeaftalen vil være fordelt ligeligt på de pågældende varelinjer med samme kravspecifikation, hvorfor det forventede forbrug af de tilbudte typer tilbehør under samme kravspecifikation er ligeligt fordelt i antal.

Det forventede forbrug i antal ganges med prisen for det tilbudte tilbehør, således at en samlet økonomisk værdi for hver tilbudt type tilbehør kan indgå i den samlede evalueringstekniske scenariepris.

Således indgår de vægtede priser for varelinjerne under hovedgruppen ”tilbehør” i tilbudsgivers samlede xxx- xxxxxxxxxxxxxxxx scenariepris, jf. nedenfor punkt 8.2.4.

8.2.3 Evalueringstekniske priser for tilknyttede ydelser

Således indgår de vægtede priser for hver kravspecificeret tilknyttet ydelse i tilbudsgivers samlede evalue- ringstekniske scenariepris ved beregning af den samlede evalueringstekniske pris, jf. punkt 8.2.4.

8.2.4 Evalueringsteknisk scenariepris – delaftale 2

Den samlede evalueringstekniske scenariepris for delaftale 2 beregnes ved at lægge tilbudsgiverens vægtede evalueringstekniske priser fra de tre hovedgrupper sammen. Tilbudsgiverens evalueringstekniske scenariepris anvendes til at afgøre konkurrencen om, hvilken tilbudsgiver der afgivet det økonomisk mest fordelagtige til- bud.

8.3 Tildeling

Tildeling af hhv. delaftale 1 og delaftale 2 vil ske til den tilbudsgiver, som har afgivet den laveste samlede evalueringstekniske scenariepris.

9 Afgivelse af tilbud

9.1 Generelt

Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgs- mål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1.

Tilbud udformes på grundlag af vedlagte kontraktparadigme, der sammen med udbudsbetingelserne udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud.

Tilbudsgiver skal kun fremsende de dokumenter og oplysninger, der efterspørges i udbudsmaterialet. Hvis tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter (f.eks. standardvilkår eller markedsføringsmateriale), bæ- rer tilbudsgiver den fulde risiko for, at disse andre dokumenter og oplysninger er i overensstemmelse med hele udbudsmaterialet.

Det betyder, at tilbudsgiver bærer risikoen for, at oplysningerne i sådanne dokumenter opfylder alle krav, vilkår og betingelser i alle dele af udbudsmaterialet, herunder at de ikke udgør forbehold eller på anden vis ikke er i overensstemmelse med udbudsmaterialet eller i øvrigt medfører, at tilbuddet ikke er antageligt.

SKI vil ikke tillægge sådanne dokumenter og oplysninger positiv betydning ved vurdering og evaluering af tilbuddet, men er derimod forpligtet til at vurdere, om de medfører, at tilbuddet er uantageligt. Selv hvis tilbuddet måtte være antageligt, er SKI dog ikke forpligtet til at lade disse dokumenter indgå i et evt. kontraktforhold med tilbudsgiveren.

I punkt 9.2 er beskrevet, hvilke dokumenter der skal indgå i tilbuddet, og under punkt 9.3 er det angivet, hvor- dan tilbud afgives.

Side 17 af 29

Er tilbudsgiver en sammenslutning af flere økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), er der yderligere vejled- ning i, hvordan tilbud afgives, under punkt 9.4.

Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse fremgår af punkt. 9.5.

9.2 Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold

Tilbuddet afgives ved at udfylde og indsende nedenstående dokumenter via SKI’s udbudssystem ETHICS:

1. European Single Procurement Document (ESPD), jf. punkt 9.2.1

2. Bilag C Leverandørens tilbud, jf. punkt 9.2.4.

3. Signeret følgebrev, jf. punkt 9.2.6.

4. Anmeldelse/erklæring iht. Subsidieforordningen, jf. punkt 9.2.5

Hvis tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud på begge delaftaler, skal bilag C Leverandørens tilbud udfyldes for hver delaftale, der afgives tilbud på. De øvrige dokumenter skal kun udfyldes i ét eksemplar.

I det følgende er det nærmere beskrevet, hvordan de enkelte dokumenter skal udfyldes. Tilbud skal udformes på dansk.

9.2.1 European Single Procurement Document (ESPD)

Tilbudsgiver skal udfylde, underskrive og aflevere et elektronisk ESPD i udbudssystemet ETHICS.

En tilbudsgiver, der deltager alene og ikke baserer sig på støttende virksomheders formåen for at opfylde kravene til økonomisk og finansiel formåen, udfylder, underskriver og afleverer alene ét ESPD.

En tilbudsgiver, der baserer sig på en eller flere støttende virksomheders formåen i forhold til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. punkt 7.2.1, udfylder, underskriver og afleverer et ESPD for egen virksomhed, samt et særskilt ESPD for hver af de støttende virksomheder, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på – og med oplysninger om de relevante forhold, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på. Dette gøres på forsiden af udbuddet under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med, og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. Tilbudsgiver kan kontakte ETHICS Support1 for yderligere teknisk vejledning om, hvordan en støttende virksomhed udfylder ESPD i ETHICS, så den støttende virksomheds ESPD afleveres sammen med tilbudsgiverens tilbud. Der henvises i øvrigt til punkt 16.3 om udfyldelse støtte- erklæringer for støttende virksomheder.

En tilbudsgiver, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), udfylder, underskriver og afleverer et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører i sammenslutningen. Den deltager i konsortiet, som står for at aflevere tilbud i ETHICS, kan vælge at dele adgangen til udbudssiden med en eller flere personer fra en eller flere støttende virksomheder. Dette gøres på forsiden af udbuddet under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med, og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. ETHICS Support2 kan kontaktens for yderligere teknisk vejledning om, hvordan øvrige konsor- tiedeltagere udfylder ESPD i ETHICS, så alle konsortiedeltageres ESPD afleveres samlet med tilbuddet. Der henvises i øvrigt til punkt 9.4 om konsortier eller andre sammenslutninger.

1 Mercell Ethics Kunde Service: x00 0000 0000, xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxx/0

2 Ibid.

Særligt om personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser i ESPD’et:

Såfremt et ESPD, omfattet af tilbudsgiverens tilbud, indeholder personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser, herunder i relation til udelukkelsesgrundene, afleveres ESPD’et ligeledes via ETHICS. Et ESPD med sådanne oplysninger vil kun være tilgængeligt for personer hos SKI med særlig adgang til håndtering af følsomme personoplysninger.

Det bemærkes, at SKI har en politik om behandling af personoplysninger, herunder følsomme personoplys- ninger, der afgives i forbindelse med ESPD, hvorfor oplysningerne behandles fortroligt og i overensstemmelse med databeskyttelsesretten. Se nærmere om behandling af personoplysninger i SKI´s Cookie- og privatlivs- politik på xxx.xxx.xx.

9.2.1.1 Udfyldelse af ESPD

Der skal udfyldes oplysninger i følgende dele af ESPD’et: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør.

 Afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør.

 Afsnit B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.

 Afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet.

Del III: Udelukkelsesgrunde.

 Afsnit A: Grunde vedrørende straffedomme.

 Afsnit B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordnin- ger.

 Afsnit C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet.

Del IV: Udvælgelseskriterier.

 Afsnit B: Økonomisk og finansiel formåen.

o Under ”Finansielle nøgletal” anføres de i punkt 7.2.1 efterspurgte oplysninger vedrø- rende soliditetsgrad for det seneste disponible årsregnskab. Oplysningernes angives som følger:

 ”Nøgletal”: Angiv soliditetsgraden

 ”Beskrivelse”: Angiv, at det er soliditetsgrad, og fra hvilket regnskabsår solidi- tetsgraden hidrører. Angiv endvidere oplysningerne på aktiver og egenkapital, som ligger til grund for beregningen af soliditetsgrad.

o Under ”Samlet årsomsætning” anføres den samlede årsomsætning i det seneste di- sponible regnskabsår, jf. punkt 7.2.1.

Ved ”det seneste disponible regnskabsår” forstås det seneste regnskab afsluttet i overensstem- melse med de regler og den praksis, der gælder for tilbudsgiverens regnskabsaflæggelse.

Del VI: Afsluttende erklæringer.

De dele af ESPD’et, som ikke er nævnt ovenfor, skal virksomheden ikke udfylde.

Tilbudsgiver, konsortiedeltagere og/eller støttende virksomheder skal underskrive deres respektive ESPD’er. Såfremt et afleveret ESPD ikke er underskrevet, tager SKI forbehold for at lade dette berigtige, jf. udbudslo- vens § 159, stk. 5.

Side 19 af 29

9.2.2 Om vurderingen af tilbuddets antagelighed

Tilbudsgiver skal overholde alle krav og vilkår i udbudsmaterialet, herunder i forhold til afgivelse af tilbud og tilbuddets indhold, samt sikre at tilbuddet er antageligt i henhold til gældende ret. Hvis SKI f.eks. ikke kan antage tilbuddet, uden at dette ville stride mod principperne i udbudslovens § 2 om ligebehandling, gennem- sigtighed og proportionalitet, er tilbuddet ikke antageligt i henhold til gældende ret.

Forhold, der ikke er i overensstemmelse med udbudsmaterialets krav eller vilkår, eller indebærer at tilbuddet ikke er antageligt i henhold til gældende ret, medfører at tilbuddet er uantageligt, medmindre SKI afhjælper forholdet under hensyn til principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet, herunder efter proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5.

Det er udelukkende tilbudsgivers eget ansvar at overholde udbudsmaterialets krav og vilkår og sikre at tilbud- det er antageligt. Det er SKI’s ret at vurdere, om et forhold kan afhjælpes, jf. ovenfor, og uanset denne vurde- ring er SKI ikke forpligtet til at afhjælpe forhold, der medfører at tilbuddet er uantageligt. Hvis tilbuddet er uantageligt, vil det blive afvist.

9.2.3 Fejl, der kan føre til uantagelighed af tilbud

Tilbudsgiver skal tilbyde produkter på samtlige varelinjer. Fejl i udfyldelsen af tilbudslisten kan medføre, at en eller flere varelinjer ikke anses for at være tilbudt, medmindre forholdet kan afhjælpes, jf. punkt 9.2.2. SKI har på forhånd vurderet, at nedenstående liste over fejl i bilag C Leverandørens tilbud ikke vil kunne afhjælpes. Følgende to situationer i form af punkt 1 og 2 medfører derfor hver for sig og sammen, at tilbuddet er uanta- geligt og vil blive afvist.

1. En eller flere varelinjer i hovedproduktgruppen computere ikke er tilbudt, enten ved

o manglende angivelse af pris, herunder priser for konfigurationselementer

o manglende udfyldelse af producentens modelnavn og producentens modelnummer, således at det ikke fremgår, hvad der er tilbudt på varelinjen eller

o manglende overholdelse af kravspecifikationen for varelinjen

2. 4 eller flere varelinjer i hovedproduktgrupperne tilbehør og tilknyttede ydelser indeholder fejl, således at det ikke fremgår, hvad der er tilbudt på varelinjen, enten ved:

o manglende angivelse af pris

o manglende udfyldelse af producentens modelnavn og producentens modelnummer for pro- dukter under hovedproduktgruppen tilbehør, således at det ikke fremgår, hvad der er tilbudt på varelinjen, eller

o manglende overholdelse af kravspecifikationen for produkter under hovedproduktgruppen tilbehør.

o Som fejlbehæftede varelinjer under punkt 2 medregnes også, hvor det samme produkt tilby- des på to eller flere varelinjer i produktgrupper, der ikke er omfattet af undtagelsen i punkt

9.2.3.1. Da vil produktet med den laveste pris, der er korrekt udfyldt i tilbudslisten, indgå i tilbuddet som antagelig, og efterfølgende varelinje(r) med samme produkt vil udgøre fejl. Hvis det tilbudte produkts pris er sammenfaldende på de berørte varelinjer, vil den varelinje med det laveste SKI-ID indgå i tilbuddet som antagelig, og efterfølgende varelinje(r) med samme produkt vil udgøre fejl.

9.2.3.1 Såfremt samme produkt tilbydes på flere varelinjer

Tilbudsgiver må ikke tilbyde det samme produkt på mere end én varelinje. Dette gælder dog ikke for produkter i produktgrupperne: dockingstationer, konfigurationselementer, strømforsyninger samt tasker og sleeves. Der må f.eks. gerne tilbydes samme strømforsyning på varelinjer til standard performance og til middelhøj perfor- mance, hvis strømforsyningen kan leve op til kravene i bilag B på begge varelinjer. Der skal dog stadig tilbydes produkter fra to hhv. tre producenter for hvert kravspecificeret produkt.

Såfremt tilbudsgiver tilbyder det samme produkt på mere end 1 varelinje inden for produktgrupperne: dock- ingstationer, konfigurationselementer, strømforsyninger eller tasker og sleeves, skal produktet tilbydes til samme pris på alle varelinjer, hvor produktet tilbydes. Såfremt der er afvigelser i priserne for det samme

produkt tilbudt på flere varelinjer, vil det være den laveste tilbudte pris for produktet, der er gældende, både i forhold til evalueringen, jf. punkt 8, og efterfølgende under rammeaftalen. Dette gælder også, såfremt SKI først bliver opmærksom på de identiske varelinjer, efter der er sket tildeling.

9.2.3.2 Ved fejl i hovedproduktgrupperne tilbehør og tilknyttede ydelser

Et tilbud med op til og med 3 varelinjer i tilbudslisten under hovedproduktgrupperne tilbehør og tilknyttede ydelser, der indeholder fejl, som ikke afhjælpes, jf. punkt 9.2.2, er ikke af denne årsag uantageligt, jf. modsæt- ningsvist punkt 9.2.3 nr. 2. I forbindelse med prisevalueringen vil de berørte varelinjer indgå i den evaluerings- tekniske pris med den – set på tværs af de modtagne tilbud – højeste tilbudte pris for det kravspecificerede produkt tillagt 50%. Disse varelinjer vil ikke indgå i rammeaftalens sortiment ved kontraktstart.

9.2.4 Bilag C Leverandørens tilbud

Tilbudsgiver skal i bilag C Leverandørens tilbud angive priser for alle produkter og ydelser. I det følgende er det nærmere beskrevet, hvorledes der skal afgives tilbud.

Tilbudsgiver skal angive priser med maksimalt 2 decimaler. Såfremt der er angivet flere end 2 decimaler, fjernes disse fra den tilbudte pris uden op- eller nedrunding. Decimaler i priser ud over den 2. decimal vil dermed ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller efterfølgende under rammeaftalen. Det er således tilbuds- givers ansvar og risiko at sikre, at priserne angivet ned til 2. decimal er retvisende, og at tilbudsgiver står inde for, at det er priserne ned til 2. decimal, der vil blive anvendt under rammeaftalen.

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at de tilbudte priser skal indeholde SKI’s andel, jf. rammeaftalens punkt 8.5, med direkte virkning for priserne i rammeaftalen. Tilbudsgiver kan benytte følgende formel til at indregne SKI’s andel på 1,3 %, jf. rammeaftalens punkt 8.5, i sine tilbudspriser:

𝑃Lev

= 𝑃SKI

0,987

Hvor:

𝑃Lev = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑒𝑘𝑠𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼'𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙

𝑃SKI = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑖𝑛𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼'𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at det er tilbudsgiver, der bærer den fulde kommercielle risiko for prissætningen i tilbuddet og den efterfølgende økonomiske balance under delaftalerne, jf. også nærmere i rammeaftalens punkt 3.

Såfremt et tilbud forekommer unormalt lavt, tager SKI forbehold for at anmode en tilbudsgiver om indenfor en passende frist at redegøre for de priser og omkostninger, der indgår i tilbuddet, jf. udbudslovens § 169.

Tilbudsgiver udfylder de gule felter i bilag C Leverandørens tilbud.

Tilbudsgiver skal herudover i bilag C Leverandørens tilbud angive de efterspurgte oplysninger om de tilbudte produkter og ydelser. Der henvises til vejledningen i bilag C.

Alle priser skal inkludere afgifter og told samt alle omkostninger forbundet med levering til kunden, herunder transport- og leveringsomkostninger, og drift af rammeaftalen i øvrigt, herunder udgifter til administration, fak- turering mv. Dog bemærkes, at leverandøren er berettiget til at opkræve miljøgebyr, hvis kunden tilvælger hurtig levering, jf. bilag E Leveringskontrakt punkt 3.2.2. Leverandøren på rammeaftalen kan ikke kræve yder- ligere betaling for produkter og ydelser og opfyldelse af rammeaftalen end de priser, som tilbudsgiver har

Side 21 af 29

tilbudt i bilag C Leverandørens tilbud i forbindelse med tilbudsafgivning samt i øvrigt i bilag E Leverandørens tilbud.

9.2.5 Anmeldelse/erklæring iht. Subsidieforordningen

Opmærksomhed henledes på, at udbuddet er omfattet af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2022/2560 af 14. december 2022 om udenlandske subsidier, der fordrejer det indre marked. Tilbudsgivere er forpligtede til som en del af deres tilbud at fremsende en anmeldelse/erklæring vedrørende eventuelle finan- sielle bidrag fra tredjelande, jf. nærmere forordningens artikel 29.

Formularen til hhv. anmeldelse og erklæring kan findes som bilag II til gennemførelsesforordning 2023/14413, og tilbudsgiver opfordres til at indlede drøftelser med Kommissionen i tilstrækkelig tid forud for en eventuel anmeldelse med henblik på bl.a. nærmere at få fastlagt omfanget af de oplysninger, der kræves i en eventuel anmeldelse.

Ordregiver gør opmærksom på, at ordregiver, såfremt tilbudsgiver ikke medsender den efter forordningen krævede anmeldelse/erklæring, vil være forpligtet til at afvise tilbud fra den pågældende tilbudsgiver, jf. for- ordning (EU) 2022/2560 artikel 29, stk. 3. Ordregiver kan vælge at anmode den pågældende tilbudsgiver om at indsende det relevante dokument inden for 10 arbejdsdage, før der sker afvisning af den pågældendes tilbud. SKI er dog ikke forpligtet hertil, hvorfor tilbudsgiver opfordres til at sikre, at anmeldelse/erklæring ind- sendes sammen med tilbudsgivers tilbud.

9.2.6 Signeret Følgebrev

Følgebrevet genereres automatisk i udbudssystemet ETHICS (ved tryk på knappen "Underskriv og afslut til- bud"), når alt øvrigt tilbudsmateriale er uploadet.

Tilbudsgiver (en underskriftberettiget repræsentant) underskriver tilbuddet digitalt med den digitale signatur, som tilbudsgiver har modtaget fra udbudssystemet ETHICS, eller med to-faktorgodkendelse.

9.3 Elektronisk afgivelse af tilbud

Tilbuddets dokumenter, jf. punkt 9.2, skal sendes elektronisk via udbudssystemet ETHICS.

De dokumenter, som tilbudsgiver skal udfylde, jf. punkt 9.2, kan findes i ETHICS under fanen ”Tilbudsafgivelse” på udbudssiden i forbindelse med tilbudsafgivelse.

Udbudssiden indeholder følgende materiale:

Materiale på udbudssiden	Udfyldes af tilbudsgiver ved tilbudsafgivelse
European Single Procurement Document (ESPD)	X
Udbudsbetingelser
Kontraktdokumenter (rammeaftale og bilag i en zippet fil) for hver delaftale
Bilag C Leverandørens tilbud. Der kan hentes et dokument for hver delaftale	X

3 xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxx/xxxx0xxx/xx-x-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx_xxxxx_00000x0000_xx_xxx.xxx

Knap til indsendelse af anmeldelse/erklæring vedrørende eventuelle finansielle bidrag fra tredjelande – se punkt 9.2.5	X
Følgebrev (genereres automatisk ved klik på ’Afslut og underskriv tilbud’)	X
Støtteerklæring – (kan udfyldes i forbindelse med tilbudsafgivelsen, hvis tilbuds- giver baserer sin formåen på støttende virksomheder – se punkt 16.3)	(X)
Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands hand- linger, der destabiliserer situationen i Ukraine (kan udfyldes i forbindelse med til- budsafgivelsen – se punkt 16.4)	(X)
Knap til indsendelse af dokumentation for udelukkelsesgrunde (kan udfyldes i for- bindelse med tilbudsafgivelsen – se punkt 16.1)	(X)
Knap til indsendelse af dokumentation for økonomisk og finansiel formåen (kan udfyldes i forbindelse med tilbudsafgivelsen – se punkt 16.2)	(X)

Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igen- nem ved udarbejdelsen af tilbud.

Tilbud kan alene indgives elektronisk via ETHICS.

For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenter i PDF-format skal tilbudsgiver anvende Adobe Reader (11.07 eller nyere version). Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål.

Tilbud tidsstemples elektronisk ved modtagelse. Såfremt der ved fristudløb ligger flere eksemplarer/versioner af samme dokument, er det alene det senest tidsstemplede dokument, som vil blive taget i betragtning.

9.3.1 Dokumenter til tilbudsafgivelse

I ETHICS kan tilbudsgiver finde de relevante dokumenter, der skal udfyldes i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Link til udbudssiden: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/00x00000-0x0x-00xx-0x00-000x00x00000/xxxxxxxx

9.4 Konsortier eller andre sammenslutninger

Såfremt tilbudsgiveren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal disse påtage sig at hæfte solidarisk, og deltagerne i sammenslutningen udpeger én fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI. Den fælles befuldmægtigede forestår upload af tilbud, jf. punkt 9.2, i ETHICS på vegne af sammenslutningen.

Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), afgives oplysningerne om samlet omsætning og soliditetsgrad, egenkapital og aktiver, jf. punkt 7.2.1, for hver enkelt økonomisk aktør, der deltager i sammenslutningen, og vurderingen af egnethed sker på baggrund af summen af de økonomiske aktørers samlede omsætning og soliditetsgrad.

Om udfyldelse af ESPD for sammenslutninger af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt 9.2.1.

Det bemærkes, at den fælles befuldmægtigede i forbindelse med afgivelse af tilbud kun uploader ét eksemplar af tilbuddets dokumenter.

SKI er berettiget til at rette henvendelse til den befuldmægtigede virksomhed om ethvert forhold i relation til udbuddet.

Side 23 af 29

9.5 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse

Tilbudsgivere er berettiget til at afgive ét tilbud pr. delaftale. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive et alternativt tilbud.

Såfremt samme økonomiske aktør er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. fordi den økonomiske aktør selv afgi- ver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at den økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gen- nemsigtigheden eller fordreje konkurrencen i udbuddet, f.eks. ved koordinering af indholdet af et tilbud med indholdet af et andet tilbud eller ved, at der følges en praksis, der strider mod ovenstående principper. Dette gælder tilsvarende, når to eller flere økonomiske aktører inden for samme koncern afgiver tilbud.

SKI forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiverne om at godtgøre, at samme økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gennemsigtigheden eller fordreje kon- kurrencen i udbuddet. SKI henviser i den forbindelse også til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning, der kan findes her:

xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxx/0000/00000000-xxxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxx-xxx/ .

10 Forbehold

Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold, idet dette vil medføre, at tilbuddet vurderes at være ukonditionsmæssigt.

Flere ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold over for denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning.

Er tilbuddet ukonditionsmæssigt, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen.

I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalen, herunder de underliggende bilag, for uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil, jf. punkt 11.1, idet det kan give anledning til, at SKI meddeler supplerende oplysninger til udbudsmaterialet.

11 Supplerende oplysninger

11.1 Skriftlige spørgsmål

Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved at fremsætte skriftlige spørgsmål.

I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke elementer i udbudsmaterialet der spørges til. Såfremt til- budsgiver vurderer, at et element er uhensigtsmæssigt, bedes dette begrundet samt angivet med forslag til konkrete suppleringer. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form.

På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de angivne elementer er uhensigts- mæssige, og hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde (de foreslåede) suppleringer i udbudsmaterialet. Suppleringer kan i givet fald alene ske inden for de udbudsretlige rammer herfor.

Eventuelle suppleringer vil blive meddelt via udbudssiden i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.

Spørgsmål skal formuleres på dansk og skal fremsættes skriftligt via udbudssiden ETHICS: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/00x00000-0x0x-00xx-0x00-000x00x00000/xxxxxxxx

Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder på e-mail eller telefonisk.

Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil skriftligt i anonymiseret form løbende blive meddelt via udbudssi- den i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.

Tilbudsgiver bør ikke forvente svar på evt. spørgsmål mellem den 22. dec. 2023 og den 3. jan. 2024.

Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret med de svar og eventuelle suppleringer, der bliver gjort tilgængelige på udbudssiden.

Spørgsmål, der stilles senest 10 kalenderdage før fristen for afgivelse af tilbud, vil blive besvaret.

Spørgsmål, der stilles senere end 10 kalenderdage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen.

Spørgsmål, der stilles senere end 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret.

Tilbudsgiverne opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt, idet det giver SKI en større mulighed for at indarbejde suppleringer foranlediget af spørgsmål fra tilbudsgiverne. Jo kortere tid der er til tilbudsfristens udløb, jo mindre tilbøjelig vil SKI være til at foretage suppleringer af udbudsmaterialet, uanset at suppleringerne måtte være hensigtsmæssige.

12 Tilbudsfrist og vedståelse

Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er den tilbudsfrist, som fremgår af ETHICS for nærværende udbud. Tilbud der modtages efter fristen, vil ikke blive taget i betragtning.

SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på udbudssiden, der vises online i ETHICS, er den gæl- dende tidsangivelse for rettidigt modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbud og underskriver følgebrevet, registreres denne tid på alle de uploadede dokumenter. Det bemærkes, at det ikke er muligt at uploade yder- ligere dokumenter i ETHICS efter fristens udløb.

Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke, jf. også punkt 9.3.

SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Underretningen vil indeholde en begrundelse for beslutningen.

Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 8 måneder efter tilbudsfristens udløb.

13 Behandling af tilbud

Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.

SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver.

Medmindre andet oplyses, anser SKI ikke udbudsforretningen for afsluttet, førend rammeaftalen er indgået ved parternes underskrift, jf. rammeaftalens punkt 23. SKI forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet indtil da, og gør herunder opmærksom på, at tildelingen af delaftale 1 og delaftale 2 ikke er indbyrdes afhængige, og at udbudsforretningen kan afsluttes uden tildeling af begge delaftaler. Saglig grund vurderes i forhold til de konkrete omstændigheder, og kan f.eks. handle om, men ikke betinget heraf, at tilbud- denes indhold eller antal viser, at konkurrencen om rammeaftalen ikke møder XXX’x forventninger til, hvad

Side 25 af 29

markedet kan tilbyde SKI’s kunder under rammeaftalen. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil SKI har ind- gået rammeaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 12.

Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse.

14 Forhandlingsforbuddet

Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994):

"Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling."

Der gælder således snævre grænser for forhandling.

Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI.

Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende.

15 Fortrolighed

Udbudsmaterialet skal behandles fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende materialet eller den viden, der opnås om materialet, i nogen anden sammenhæng.

Efter afslutning af udbuddet er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf.

Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud.

SKI forbeholder sig endvidere ret til eventuelt at anvende tilbudsgivers tilbud til analyser og i forbindelse med udarbejdelsen af konverteringslister. Dette vil navnlig være tilfældet, hvis tilbudsgiver er leverandør på en tid- ligere SKI-aftale vedrørende kontraktens genstand, jf. punkt 4. Der vil i den forbindelse ikke blive offentliggjort priser.

SKI er i henhold til bekendtgørelse 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder om beslutninger og andre interne forhold. SKI kan dog af Klagenævnet for Udbud blive pålagt at give aktindsigt i udbudsmateriale og modtagne tilbud.

SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige, medmindre Klagenævnet for Udbud pålægger SKI at give aktindsigt i oplysningerne.

Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI-kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen på xxx.xxx.xx. Indholdet af tilbudsgivers tilbud, herunder priser, kan dog kun tilgås af SKI’s kunder via login.

SKI’s kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalen kan være underlagt reglerne om aktindsigt. SKI’s kunder er berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen.

16 Endelig dokumentation

I henhold til udbudslovens §§ 151 og 152 skal SKI kræve, at en tilbudsgiver, som SKI har til hensigt at tildele rammeaftalen, fremlægger endelig dokumentation vedrørende forholdene angivet tilbudsgivers ESPD, jf. punkt 7, herunder eventuelt ift. ESPD’er fra alle deltagere i en sammenslutning (f.eks. alle konsortiedeltagere) og/eller eventuelle støttende virksomheders ESPD’er. SKI forbeholder sig mulighed for at kræve dokumenta- tionen på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren, jf. udbudslovens § 151, stk. 2.

Hvis SKI ikke allerede har modtaget den relevante dokumentation, jf. punkt 7.3, vil SKI bede om, at dokumen- tationen fremlægges inden for en passende frist. Bemærk i den forbindelse, at det i ESPD’et erklæres over for SKI, at dokumentationen kan fremlægges straks og på anmodning herom.

16.1 Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde

Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende udelukkelsesgrunde:

3. Kan danske virksomheder fremlægge en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen, der omfatter op- lysninger fra politiets kriminalregister.

4. Kan udenlandske virksomheder fremlægge de former for dokumentation, der fremgår af e-Certis4.

(Udenlandske virksomheder kan med fordel benytte e-Certis til at identificere den dokumentation, som er brugbar, eller kontakte de relevante myndigheder i det land, hvor virksomheden er etableret.)

16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen

Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende økonomisk og finansiel formåen fremlægges: Soliditetsgrad:

 Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår med angivelse af, hvor den i ESPD’et oplyste samlede soliditetsgrad, herunder egenkapital og aktiver, fremgår.

Omsætning:

 Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår med angivelse af, hvor den i ESPD’et oplyste omsætning fremgår.

Eller

4 xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxx

Side 27 af 29

 Såfremt den samlede årsomsætning ikke fremgår af årsregnskabet, kan den samlede årsomsætning dokumenteres via en erklæring på tro og love om, at den i ESPD’et anførte samlede årsomsætning er korrekt, underskrevet af en tegningsberettiget hos tilbudsgiveren.

16.3 Dokumentation vedrørende råderetten over støttende virksomheders formåen

Hvis tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheder, skal det dokumenteres, at den eller de støttende virksomheder er juridisk forpligtede overfor tilbudsgiver, og at tilbudsgiver faktisk råder over den økonomiske og finansielle formåen, som tilbudsgiver har baseret sig på hos den eller de støttende virksomhe- der.

I udbudsmaterialet er der vedlagt en skabelon for en støtteerklæring til at dokumentere ovennævnte juridiske forpligtelse og faktiske råden. Når skabelonen er udfyldt og underskrevet, indeholder den således de oplys- ninger og erklæringer, der er krævet af dokumentationen. Skabelonen kan findes sammen med det øvrige udbudsmateriale på udbudssiden i ETHICS.

16.4 Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlin- ger, der destabiliserer situationen i Ukraine

Som dokumentation for at Rammeaftalen kan gennemføres under overholdelse af forbuddene i EU-forordning 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, som ændret ved forordning (EU) 2022/576, skal tilbudsgiver fremlægge en erklæring herom.

I udbudsmaterialet er der vedlagt en skabelon, der kan benyttes til at dokumentere tilbudsgivers juridiske for- pligtelse vedrørende overholdelse af forordningen. Når skabelonen er udfyldt og underskrevet, indeholder den således de oplysninger og erklæringer, der er krævet. Skabelonen kan findes sammen med det øvrige ud- budsmateriale på udbudssiden i ETHICS.

17 Implementering

17.1 Oprettelse af E-katalog

Hvis tilbudsgiver tildeles rammeaftalen, er tilbudsgiver – fra indgåelse af rammeaftalen – forpligtet til at med- virke til at oprette E-kataloget, jf. særbilag 2, som SKI’s kunder kan bruge fra rammeaftalens ikrafttræden.

Implementeringsaktiviteterne, herunder oprettelsen af E-kataloget, er et nødvendigt led i, at det er praktisk muligt at opfylde rammeaftalen. Oprettelsen af E-kataloget indebærer en kontrol og godkendelse af kravene til E-katalogets indhold og format, så E-katalogets tekniske funktioner fungerer efter hensigten og kunderne kan handle elektronisk på rammeaftalen når den træder i kraft, evt. via deres e-handelssystemer. Der er såle- des ikke tale om en kontrol eller godkendelse af tilbuddets materielle indhold eller konditionsmæssighed, her- under om de tilbudte produkter/ydelser opfylder kravene i bilag B, jf. punkt 9.2, herunder 9.2.2, 9.2.3 og 9.2.3.1.

For nærmere oplysninger om processen om etablering af E-katalog og indholdet heraf, kan der henvises til særbilag 2 Implementering, der træder selvstændigt i kraft ved indgåelsen af rammeaftalen. SKI skal gøre opmærksom på, at en tildelt leverandør kan ifalde bod, såfremt leverandøren ikke overholder de i særbilag 2 angivne tidsfrister og eventuelle påkrav fra SKI.

SKI skal derudover gøre tilbudsgiver opmærksom på, at den tildelte leverandør vederlagsfrit skal medvirke til øvrige implementeringsaktiviteter, som f.eks. deltagelse i opstartsmøder, udpegelse og udveksling af kontakt- oplysninger om leverandørens medarbejder(e), der er ansvarlig for driften af rammeaftalen, markedsføring over for SKI-kunder mv. SKI vil efter tildelingen af rammeaftalen sende leverandøren nærmere information om disse implementeringsaktiviteter.

18 Tjekliste

Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiver ikke glemmer elementer i sin tilbudsafgivelse. Det skal dog fremhæves, at det er tilbudsgivers ansvar alene at afgive komplet tilbud.

18.1 Tilbudsafgivelse

Tilbudsgiver bedes sikre sig følgende:

 Foretag tilmelding i ETHICS.

 Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc.

 Xxx det samlede udbudsmateriale grundigt igennem.

 Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. punkt 11.1.

 European Single Procurement Document (ESPD).

 Udfyld alle felter i ESPD’et, jf. punkt 9.2.1. Udfyld et ESPD for alle deltagere i en eventuel sammenslutning og for eventuelle støttende virksomheder.

 Underskriv ESPD’et elektronisk med ETHICS-signatur, nemID medarbejdersignatur eller med to-faktorgodkendelse og klik på ”Underskriv”.

 Bilag C Leverandørens tilbud.

o Udfyld alle de krævede felter i skemaet, jf. punkt 9.2.4 og vejledningen til udfyldelse i bilag C.

o Gem det udfyldte bilag på egen pc.

o Upload det udfyldte bilag til ETHICS.

 Anmeldelse/Erklæring vedrørende Subsidieforordningen, jf. 9.2.5

o Udfyld anmeldelse/erklæring i den specificerede formular og upload.

 Evt. støtteerklæring(er) (valgfrit at indsende på tilbudstidspunktet, jf. punkt 16.3)

o Udfyld støtteerklæring for hver støttende virksomhed

o Underskriv støtteerklæringer elektronisk med ETHICS-signatur (certifikat), nemID medarbej- dersignatur eller med to-faktorgodkendelse (se i punkt 9.2.1, hvordan adgangen til tilbudssi- den deles med den støttende virksomhed)

 Evt. øvrig dokumentation vedrørende udelukkelsesgrundene, jf. punkt 16.1 (valgfrit at indsende på tilbudstidspunktet, jf. punkt 7.3)

o Upload dokumentation til ETHICS

 Evt. øvrig dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen, jf. punkt 16.2 (valgfrit at ind- sende på tilbudstidspunktet, jf. punkt 7.3)

o Upload dokumentation til ETHICS

 Evt. erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger …, jf. punkt

16.4 (valgfrit at indsende på tilbudstidspunktet, jf. punkt 7.3)

o Udfyld og underskriv erklæringen

o Upload den udfyldte erklæring til ETHICS

 Tilbudsafgivelsen afsluttes og følgebrevet genereres ved tryk på knappen ”Underskriv og afslut tilbud”

o Signér elektronisk med ETHICS-signatur, nemID medarbejdersignatur eller med to-faktorgod- kendelse.

 Sørg for rettidig elektronisk aflevering, jf. tilbudsfristen i punkt 12. Det er ikke muligt at færdiggøre og afslutte dokumenter eller at uploade dokumenter i ETHICS efter tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at begynde dokumentafslutnings- og upload-processen i god tid.

Tilbudsgiver bør sørge for at have it-teknisk assistance til rådighed i forbindelse med afgivelse af tilbud, såfremt der måtte opstå uforudsete it-problemer undervejs, herunder særligt op imod tilbudsfristens udløb.

Side 29 af 29

Document Metadata

Table of Contents

Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S

Document Metadata