Frachtbriefe und Fahrtenschreiberaufzeichnungen. Frachtbriefe enthalten Informationen über den Transportvorgang. Fahrtenschreiberaufzeichnungen enthalten wichtige Daten über Lenk- und Ruhezeiten sowie Daten über den Standort eines Fahrzeugs. Die Frachtbriefe und die Aufzeichnungen des Fahrtenschreibers helfen bei der Feststellung von Entsendungssituationen, einschließlich der Anfangs- und Endzeit. Wenn beispielsweise ein Frachtbrief eine Kabotagesituation belegt, sollte der Fahrer als in den Aufnahmemitgliedstaat entsandt betrachtet werden. Das Portal akzeptiert die folgenden Formate für unterstützende Dokumente: .bmp, .clp, .dcx, .doc, .docx, .gif, .htm, .html, .img, .jif, .jpeg, .jpg, .mac, .msg, .msp, .odt, .pct, .pcx, .pdf, .png, .ppm, .ppt, .pptx, .psp, .raw, .rtf, .tif, .tiff, .txt, .wpg, .wps, .xls, .xlsx, .xml, .zip. Das Portal ist außerdem mit jeder Fahrtenschreibersoftware kompatibel. Wird ein echter Entsendungsfall festgestellt, sollte der Fahrer eine Vergütung erhalten und seine Arbeitszeit nach den Normen des Gastlandes leisten. Die Stunden auf den Stundenzetteln sollten mit den aus dem Frachtbrief und den Fahrtenschreiberdaten errechneten Stunden übereinstimmen. Die Stunden auf den Lohnabrechnungen sollten mit den Zeiterfassungsbögen übereinstimmen. Die Gehaltsabrechnungen sollten dann mit den Banküberweisungen verglichen werden, um sicherzustellen, dass die Vergütung vollständig gezahlt wurde.
