Common use of Gestión de Eventos Clause in Contracts

Gestión de Eventos. El CONTRATISTA deberá planear, organizar y administrar los eventos con base en la orden que el MINISTERIO expida con una antelación no menor a dos semanas, acompañada del listado probable de asistentes, los datos de contacto, el modelo de invitación, la ciudad donde se realizará el evento, la programación del mismo con fechas, número de alojados, agenda, precisiones sobre la logística necesaria y los demás datos que considere relevantes para una debida organización. Para los casos en los cuales la entidad no solicite el evento con un tiempo prudencial, a saber, mayor a 24 horas y el SUPERVISOR autorice la realización del mismo, el CONTRATISTA no estará obligado a presentar tres cotizaciones, siempre y cuando haya puesto de presente al SUPERVISOR los costos de asumir la realización del evento y este último haya autorizado la ejecución del mismo. El CONTRATISTA procederá con la elaboración y envío de las invitaciones, efectuará la confirmación y contacto con las personas convocadas para acordar itinerario, agenda y necesidad de materiales y una semana a partir del recibo de la orden informará al SUPERVISOR la situación de asistencia, para que este autorice en un plazo de dos días hábiles la continuación de las tareas relacionadas con transporte, alojamiento, alimentos, sitio de reunión, disposición de equipos, adquisición de materiales y demás propias del certamen a realizar. El CONTRATISTA designará un COORDINADOR en la ciudad sede del evento para que efectúe y ejecute las tareas necesarias para realizarlo. En caso de requerirse la celebración de eventos simultáneos en ciudades diferentes debe previa autorización del MINISTERIO, designar un coordinador adicional para cada ciudad, con cargo a los costos directos. El CONTRATISTA informará al SUPERVISOR el nombre y datos de contacto de su coordinador. El MINISTERIO además del SUPERVISOR, podrá designar un COORDINADOR DEL EVENTO. EL GERENTE DE SERVICIOS del CONTRATISTA será el interlocutor con el MINISTERIO, pero igualmente podrán ser interlocutores con el MINISTERIO los COORDINADORES de los eventos para los asuntos pertinentes al mismo, y se tendrá personal de ASISTENCIA OPERATIVA, de acuerdo con las necesidades de cada evento y los costos se cancelarán como costos directos. En caso de requerirse personal adicional al que debe proveer el CONTRATISTA como básico, su pago se hará conforme a la utilización de esta clase de personal en cada evento, junto con la cuenta por costos directos que deba presentar. Este gasto deberá ser autorizado por el área que solicita el evento y por el supervisor, siempre y cuando se cuente con la disponibilidad presupuestal correspondiente. Los gastos que genere este personal adicional serán asumidos como costos directos. El COORDINADOR del CONTRATISTA debe asistir a las reuniones que convoque el MINISTERIO para la planeación, ejecución y evaluación de los eventos. El personal del CONTRATISTA durante el evento debe estar uniformado adecuadamente para la clase de reunión que se desarrolla, e identificado de tal forma que los asistentes puedan ubicarlos fácilmente para obtener información oportuna y precisa. El CONTRATISTA debe entregar una vez concluido el evento un informe de los servicios prestados junto con los soportes necesarios por cada evento, que incluirán registro final de participantes en el formato establecido, listados de entrega de material, actividades realizadas, novedades reportadas durante la realización del evento y un informe financiero de ejecución, indicando en el valor detallado de cada uno de los eventos y/o acciones desarrolladas, relación consolidada de gastos y facturas de soporte que contengan el detalle del gasto, copia del certificado de la cuenta bancaria donde se realiza el desembolso por parte del Ministerio, certificado de pago de aportes a salud, pensión y parafiscales y certificado de pago de impuestos, así como los certificados de cumplimiento o recibo a satisfacción expedido por los responsables de los eventos. El MINISTERIO se reserva el derecho de ajustar las fechas de los eventos y el tiempo de duración de los mismos, con una semana de anticipación al evento programado e informará al contratista la nueva fecha. Igualmente, deberá el MINISTERIO comunicar con tres (3) días de anterioridad a la realización del evento, la sustitución de participantes en un evento que así lo requiera. En caso de que el beneficiario de un servicio de transporte haya efectuado el pago de su tiquete el CONTRATISTA debe rembolsar dicho gasto contra la factura del tiquete, o cuenta de cobro que presente el beneficiario, acompañada de soportes de utilización del tiquete. Similar procedimiento se podrá utilizar para el rembolso de gastos por otros conceptos siempre que exista autorización del SUPERVISOR. El operador deberá negociar con el Hotel seleccionado el cobro de no shows de acuerdo con los tiempos señalados en las obligaciones de este contrato, señalando que los eventos se podrán solicitar con 15 días de anticipación y por lo tanto la variación de condiciones puede darse dentro de la semana anterior al evento.

Gestión de Eventos. El CONTRATISTA deberá planear, organizar y administrar los eventos con base en la orden que el MINISTERIO expida con una antelación no menor a dos semanas, acompañada del listado probable de asistentes, los datos de contacto, el modelo de invitación, la ciudad donde se realizará el evento, la programación del mismo con fechas, número de alojados, agenda, precisiones sobre la logística necesaria y los demás datos que considere relevantes para una debida organización. Para los casos en los cuales la entidad no solicite el evento con un tiempo prudencial, a saber, mayor a 24 horas y el SUPERVISOR autorice la realización del mismo, el CONTRATISTA no estará obligado a presentar tres cotizaciones, siempre y cuando haya puesto de presente al SUPERVISOR los costos de asumir la realización del evento y este último haya autorizado la ejecución del mismo. El CONTRATISTA procederá con la elaboración y envío de las invitaciones, efectuará la confirmación y contacto con las personas convocadas para acordar itinerario, agenda y necesidad de materiales y una semana a partir del recibo de la orden informará al SUPERVISOR la situación de asistencia, para que este autorice en un plazo de dos días hábiles la continuación de las tareas relacionadas con transporte, alojamiento, alimentos, sitio de reunión, disposición de equipos, adquisición de materiales y demás propias del certamen a realizar. El CONTRATISTA designará un COORDINADOR en la ciudad sede del evento para que efectúe y ejecute las tareas necesarias para realizarlo. En caso de requerirse la celebración de eventos simultáneos en ciudades diferentes debe previa autorización del MINISTERIO, designar un coordinador adicional para cada ciudad, con cargo a los costos directos. El CONTRATISTA informará al SUPERVISOR el nombre y datos de contacto de su coordinador. El MINISTERIO además del SUPERVISOR, podrá designar un COORDINADOR DEL EVENTO. EL GERENTE DE SERVICIOS del CONTRATISTA será el interlocutor con el MINISTERIO, pero igualmente podrán ser interlocutores con el MINISTERIO los COORDINADORES de los eventos para los asuntos pertinentes al mismo, y se tendrá personal de ASISTENCIA OPERATIVA, de acuerdo con las necesidades de cada evento y los costos se cancelarán como costos directos. En caso de requerirse personal adicional al que debe proveer el CONTRATISTA como básico, su pago se hará conforme a la utilización de esta clase de personal en cada evento, junto con la cuenta por costos directos que deba presentar. Este gasto deberá ser autorizado por el área que solicita el evento y por el supervisorla INTERVENTORÍA, siempre y cuando se cuente con la disponibilidad presupuestal correspondiente. Los gastos que genere este personal adicional serán asumidos como costos directos. El COORDINADOR del CONTRATISTA debe asistir a las reuniones que convoque el MINISTERIO para la planeación, ejecución y evaluación de los eventos. El personal del CONTRATISTA durante el evento debe estar uniformado adecuadamente para la clase de reunión que se desarrolla, e identificado de tal forma que los asistentes puedan ubicarlos fácilmente para obtener información oportuna y precisa. El CONTRATISTA debe entregar una vez concluido el evento un informe de los servicios prestados junto con los soportes necesarios por cada evento, que incluirán registro final de participantes en el formato establecido, listados de entrega de material, actividades realizadas, novedades reportadas durante la realización del evento y un informe financiero de ejecución, indicando en el valor detallado de cada uno de los eventos y/o acciones desarrolladas, relación consolidada de gastos y facturas de soporte que contengan el detalle del gasto, copia del certificado de la cuenta bancaria donde se realiza el desembolso por parte del Ministerio, certificado de pago de aportes a salud, pensión y parafiscales y certificado de pago de impuestos, así como los certificados de cumplimiento o recibo a satisfacción expedido por los responsables de los eventos. El MINISTERIO se reserva el derecho de ajustar las fechas de los eventos y el tiempo de duración de los mismos, con una semana de anticipación al evento programado e informará al contratista la nueva fecha. Igualmente, deberá el MINISTERIO comunicar con tres (3) días de anterioridad a la realización del evento, la sustitución de participantes en un evento que así lo requiera. En caso de que el beneficiario de un servicio de transporte haya efectuado el pago de su tiquete el CONTRATISTA debe rembolsar dicho gasto contra la factura del tiquete, o cuenta de cobro que presente el beneficiario, acompañada de soportes de utilización del tiquete. Similar procedimiento se podrá utilizar para el rembolso de gastos por otros conceptos siempre que exista autorización del SUPERVISOR. El operador deberá negociar con el Hotel seleccionado el cobro de no shows de acuerdo con los tiempos señalados en las obligaciones de este contrato, señalando que los eventos se podrán solicitar con 15 días de anticipación y por lo tanto la variación de condiciones puede darse dentro de la semana anterior al evento.

Gestión de Eventos. El CONTRATISTA adjudicatario del contrato (en adelante “contratista”) deberá planearorganizar, organizar administrar y administrar ejecutar, por demanda, todos los eventos de acuerdo con base la solicitud que la Entidad emita a través de la Supervisión del Contrato, en la orden que cual se incluirá el MINISTERIO expida con una antelación no menor a dos semanas, acompañada del listado probable de asistentes, los datos la información de contacto, el modelo de invitación, la ciudad donde se realizará el evento, la programación del mismo con fechas, número cantidad de alojadospersonas que requieren alojamiento, agenda, precisiones y detalles sobre la logística necesaria los servicios logísticos necesarios y los demás datos que considere relevantes para una debida organización. Para los casos en los cuales la entidad no solicite el evento con un tiempo prudencial, a saber, mayor a 24 horas organización y el SUPERVISOR autorice la realización del mismo, el CONTRATISTA no estará obligado a presentar tres cotizaciones, siempre y cuando haya puesto de presente al SUPERVISOR los costos de asumir la realización del evento y este último haya autorizado la ejecución del mismoevento. El CONTRATISTA procederá con la elaboración y envío Los nombres de las invitacionespersonas que recibirán alojamiento/hospedaje durante los días del evento, efectuará serán suministrados con anterioridad a su realización, para la confirmación y contacto con de las respectivas reservas hoteleras. De igual forma, aplicará para las personas convocadas para acordar itinerarioobjeto de transporte (terrestre, agenda y necesidad de materiales y una semana a partir del recibo de la orden informará al SUPERVISOR la situación de asistenciafluvial u otro), para que este autorice en un plazo el contratista organice y coordine la prestación del servicio. Para la realización de dos días hábiles cualquier evento, la continuación Entidad, además de las tareas relacionadas con transporte, alojamiento, alimentos, sitio de reunión, disposición de equipos, adquisición de materiales y demás propias la Supervisión del certamen a realizar. El CONTRATISTA designará un COORDINADOR en la ciudad sede del evento para que efectúe y ejecute las tareas necesarias para realizarlo. En caso de requerirse la celebración de eventos simultáneos en ciudades diferentes debe previa autorización del MINISTERIO, designar un coordinador adicional para cada ciudad, con cargo a los costos directos. El CONTRATISTA informará al SUPERVISOR el nombre y datos de contacto de su coordinador. El MINISTERIO además del SUPERVISORcontrato, podrá designar un COORDINADOR DEL EVENTOCoordinador del Evento. EL GERENTE DE SERVICIOS del CONTRATISTA Por su parte, el contratista deberá designar un Coordinador General que será el interlocutor la persona de contacto directo y permanente con el MINISTERIO, pero igualmente podrán ser interlocutores con el MINISTERIO los COORDINADORES de los eventos para los asuntos pertinentes al mismoICETEX, y se tendrá personal de ASISTENCIA OPERATIVA, de acuerdo con las necesidades de cada evento y los costos se cancelarán como costos directos. En caso de requerirse personal adicional al que debe proveer el CONTRATISTA como básico, su pago se hará conforme a la utilización de esta clase de personal en cada evento, junto con la cuenta por costos directos que deba presentar. Este gasto deberá ser autorizado por el área que solicita el evento y por el supervisor, siempre y cuando se cuente con la disponibilidad presupuestal correspondiente. Los gastos que genere este personal adicional serán asumidos como costos directos. El COORDINADOR del CONTRATISTA debe asistir a las reuniones que convoque el MINISTERIO la Entidad para la planeación, organización, ejecución y evaluación de los eventos. El Durante la realización del evento, el personal del CONTRATISTA durante el evento contratista debe estar uniformado adecuadamente para la clase de reunión evento que se desarrolladesarrolle, e identificado de forma tal forma que los asistentes puedan ubicarlos fácilmente para obtener información oportuna y precisa. El CONTRATISTA debe entregar una ICETEX se reserva el derecho de modificar las fechas de los eventos y el tiempo de duración de los mismos, e informará al contratista la nueva fecha. De la misma forma, el ICETEX informará con anterioridad a la realización del evento, la cancelación de alguno(s) de los hospedajes o el cambio de nombres de participantes en un evento que lo requiera. Una vez concluido cada evento, para efectos de pago del mismo, el evento contratista deberá presentar de forma escrita y en medio magnético (CD/DVD), un informe de que contenga los servicios efectivamente prestados junto con los soportes necesarios por cada evento, que incluirán registro final de participantes en el formato establecidoparticipantes, listados registro fotográfico, listado de entrega de material, actividades realizadas, novedades reportadas durante la realización del evento evento, y un informe financiero de ejecución, indicando en el valor detallado de cada uno de los eventos servicios y/o acciones desarrolladas, relación consolidada de gastos y facturas de soporte que contengan el detalle del gasto, copia del certificado de la cuenta bancaria donde se realiza incluyendo los honorarios acordados con el desembolso por parte del Ministerio, certificado de pago de aportes a salud, pensión y parafiscales y certificado de pago de impuestos, así como los certificados de cumplimiento o recibo a satisfacción expedido por los responsables de los eventos. El MINISTERIO se reserva el derecho de ajustar las fechas de los eventos y el tiempo de duración de los mismos, con una semana de anticipación al evento programado e informará al contratista la nueva fecha. Igualmente, deberá el MINISTERIO comunicar con tres (3) días de anterioridad a la realización del evento, la sustitución de participantes en un evento que así lo requieracontratista. En caso de que el beneficiario de un servicio de transporte haya efectuado el pago de su tiquete tiquete, el CONTRATISTA contratista debe rembolsar reembolsar dicho gasto valor contra la factura del tiquete, o tiquete y cuenta de cobro que presente el beneficiario, acompañada de soportes de utilización del tiquete, siempre y cuando se haya autorizado previamente por el supervisión y cumpla con las condiciones de austeridad definidas para este tipo de servicio. Similar De igual manera, aplicará este procedimiento se podrá utilizar para el rembolso reembolso de gastos por otros conceptos conceptos, siempre que y cuando exista autorización del SUPERVISOR. El operador deberá negociar con el Hotel seleccionado el cobro de no shows de acuerdo con los tiempos señalados en las obligaciones de este contrato, señalando que los eventos se podrán solicitar con 15 días de anticipación y por lo tanto la variación de condiciones puede darse dentro previa de la semana anterior al eventoSupervisión del contrato.