Common use of Gestión de Eventos Clause in Contracts

Gestión de Eventos. El CONTRATISTA deberá planear, organizar y administrar los eventos con base en la orden que el MINISTERIO expida con una antelación no menor a dos semanas, acompañada del listado probable de asistentes, los datos de contacto, el modelo de invitación, la ciudad donde se realizará el evento, la programación del mismo con fechas, número de alojados, agenda, precisiones sobre la logística necesaria y los demás datos que considere relevantes para una debida organización. Para los casos en los cuales la entidad no solicite el evento con un tiempo prudencial, a saber, mayor a 24 horas y el SUPERVISOR autorice la realización del mismo, el CONTRATISTA no estará obligado a presentar tres cotizaciones, siempre y cuando haya puesto de presente al SUPERVISOR los costos de asumir la realización del evento y este último haya autorizado la ejecución del mismo. El CONTRATISTA procederá con la elaboración y envío de las invitaciones, efectuará la confirmación y contacto con las personas convocadas para acordar itinerario, agenda y necesidad de materiales y una semana a partir del recibo de la orden informará al SUPERVISOR la situación de asistencia, para que este autorice en un plazo de dos días hábiles la continuación de las tareas relacionadas con transporte, alojamiento, alimentos, sitio de reunión, disposición de equipos, adquisición de materiales y demás propias del certamen a realizar. El CONTRATISTA designará un COORDINADOR en la ciudad sede del evento para que efectúe y ejecute las tareas necesarias para realizarlo. En caso de requerirse la celebración de eventos simultáneos en ciudades diferentes debe previa autorización del MINISTERIO, designar un coordinador adicional para cada ciudad, con cargo a los costos directos. El CONTRATISTA informará al SUPERVISOR el nombre y datos de contacto de su coordinador. El MINISTERIO además del SUPERVISOR, podrá designar un COORDINADOR DEL EVENTO. EL GERENTE DE SERVICIOS del CONTRATISTA será el interlocutor con el MINISTERIO, pero igualmente podrán ser interlocutores con el MINISTERIO los COORDINADORES de los eventos para los asuntos pertinentes al mismo, y se tendrá personal de ASISTENCIA OPERATIVA, de acuerdo con las necesidades de cada evento y los costos se cancelarán como costos directos. En caso de requerirse personal adicional al que debe proveer el CONTRATISTA como básico, su pago se hará conforme a la utilización de esta clase de personal en cada evento, junto con la cuenta por costos directos que deba presentar. Este gasto deberá ser autorizado por el área que solicita el evento y por la INTERVENTORÍA, siempre y cuando se cuente con la disponibilidad presupuestal correspondiente. Los gastos que genere este personal adicional serán asumidos como costos directos. El COORDINADOR del CONTRATISTA debe asistir a las reuniones que convoque el MINISTERIO para la planeación, ejecución y evaluación de los eventos. El personal del CONTRATISTA durante el evento debe estar uniformado adecuadamente para la clase de reunión que se desarrolla, e identificado de tal forma que los asistentes puedan ubicarlos fácilmente para obtener información oportuna y precisa. El CONTRATISTA debe entregar una vez concluido el evento un informe de los servicios prestados junto con los soportes necesarios por cada evento, que incluirán registro final de participantes en el formato establecido, listados de entrega de material, actividades realizadas, novedades reportadas durante la realización del evento y un informe financiero de ejecución, indicando en el valor detallado de cada uno de los eventos y/o acciones desarrolladas, relación consolidada de gastos y facturas de soporte que contengan el detalle del gasto, copia del certificado de la cuenta bancaria donde se realiza el desembolso por parte del Ministerio, certificado de pago de aportes a salud, pensión y parafiscales y certificado de pago de impuestos, así como los certificados de cumplimiento o recibo a satisfacción expedido por los responsables de los eventos. El MINISTERIO se reserva el derecho de ajustar las fechas de los eventos y el tiempo de duración de los mismos, con una semana de anticipación al evento programado e informará al contratista la nueva fecha. Igualmente, deberá el MINISTERIO comunicar con tres (3) días de anterioridad a la realización del evento, la sustitución de participantes en un evento que así lo requiera. En caso de que el beneficiario de un servicio de transporte haya efectuado el pago de su tiquete el CONTRATISTA debe rembolsar dicho gasto contra la factura del tiquete, o cuenta de cobro que presente el beneficiario, acompañada de soportes de utilización del tiquete. Similar procedimiento se podrá utilizar para el rembolso de gastos por otros conceptos siempre que exista autorización del SUPERVISOR. El operador deberá negociar con el Hotel seleccionado el cobro de no shows de acuerdo con los tiempos señalados en las obligaciones de este contrato, señalando que los eventos se podrán solicitar con 15 días de anticipación y por lo tanto la variación de condiciones puede darse dentro de la semana anterior al evento. Tener sede localizada en Bogotá D.C., lugar de desarrollo de las mayores actividades programadas, o el Coordinador de eventos y el restante personal mínimo solicitado debe estar radicado en Bogotá D.C., con disponibilidad permanente y capacidad de decisión, dicha condición deberá acreditarse en la carta de presentación de la propuesta. Contar con un sistema de comunicaciones de disponibilidad permanente con el SUPERVISOR y una capacidad de reacción que le permita asistir a los representantes del contratista a reuniones en Bogotá D.C., programadas con antelación no menor de un día hábil. Suministrar el personal profesional idóneo, conformando un equipo que tenga al menos un GERENTE DE SERVICIOS, coordinadores por evento y los asistentes operativos necesarios para cada evento, según solicitud y autorización del MINISTERIO. Gestionar la obtención de descuentos frente a los precios xxx xxxxxxx, en los tiquetes aéreos, hoteles y demás servicios, de acuerdo con la cantidad de personas que participen en un evento y el tiempo disponible para la organización del mismo. Presentar mensualmente un informe de la ejecución del contrato, indicando entre otros asuntos el valor detallado de cada uno de los eventos desarrollados durante dicha vigencia y el saldo disponible para los eventos futuros. Presentar un Informe final de ejecución presupuestal y de los servicios prestados, junto con los soportes necesarios, listados de entrega de material, actividades realizadas y novedades reportadas durante la realización del contrato. Cumplir con los requerimientos que el MINISTERIO le solicite dentro del subproceso Administrar Logística que hace parte del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio y de acuerdo con las instrucciones que imparta la Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones. Además de cumplir con la totalidad de las especificaciones de los servicios generales y específicos según los requerimientos de cada proyecto, debe: Planear, organizar, administrar y ejecutar los eventos según las necesidades del Ministerio. Solicitar autorización de la SUPERVISIÓN cuando requiera realizar alguna modificación a los eventos. Asumir la responsabilidad civil que genere la demanda o las demandas interpuestas por terceros derivada de su actividad. Seguir los parámetros establecidos en el pliego de condiciones, la propuesta presentada, el contrato y la normatividad vigente. Evaluar y mantener durante la ejecución del contrato, las características de calidad presentadas en la propuesta. Acatar o responder las indicaciones o requerimientos escritos que haga el SUPERVISOR en el término establecido por este. Cuando se requiera un cambio de personal, el nuevo personal a contratar cumplirá los requisitos y dicho cambio no se hará efectivo antes de ser autorizado por la interventoría. Suscribir con el SUPERVISOR las actas de eventos realizados. Informar al Ministerio de Educación y/o al interventor, cualquier situación que altere el normal funcionamiento de cada uno de los eventos. Presentar alternativas de solución ante problemas que sean de su competencia. Suscribir las actas de: iniciación, recibo a satisfacción, terminación, liquidación y cualquier otra acta que resulte con ocasión y ejecución del contrato. Nueve (9) Talleres Alimentación para los Medellín regionales de asistentes al evento (refrigerio Ibagué Diseño Curricular am y pm, estación de café y Bucaramanga bajo el enfoque de competencias con 60 2 días almuerzo). Auditorio Santa Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx Secretarías de Ayudas audiovisuales: Montería Educación Computadores y video beam Florencia Certificadas, (2) y sonido para el auditorio Guajira directivos y docentes de las instituciones de Formación para el Trabajo y desarrollo humano. internet Convocatoria y papelería Tunja Un (1) Taller sobre el sistema de información de Educación para el Trabajo - SIET modulo Secretarias de Educación – modulo Instituciones de formación para el Trabajo registro matricula egresados y costos 100 1 día Alimentación para los asistentes al evento (refrigerio am y pm, estación de café y almuerzo). Auditorio Ayudas audiovisuales: Computadores y video beam (2) y sonido para el auditorio internet Convocatoria y papelería Tunja Envío previo del material que contiene las normas Técnicas de calidad para la Formación para el Trabajo y el desarrollo humano. 90 cajas Envío empresa transportadora del material a Secretarias de Educación Certificadas e Instituciones de Educación para el trabajo previo listado elaborado por el Ministerio de Educación Sedes de las 94 Secretarias de Educación Certificadas e Instituciones de Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano.

Gestión de Eventos. El CONTRATISTA deberá planear, organizar y administrar los eventos con base en la orden que el MINISTERIO expida con una antelación no menor a dos semanas, acompañada del listado probable de asistentes, los datos de contacto, el modelo de invitación, la ciudad donde se realizará el evento, la programación del mismo con fechas, número de alojados, agenda, precisiones sobre la logística necesaria y los demás datos que considere relevantes para una debida organización. Para los casos en los cuales la entidad no solicite el evento con un tiempo prudencial, a saber, mayor a 24 horas y el SUPERVISOR autorice la realización del mismo, el CONTRATISTA no estará obligado a presentar tres cotizaciones, siempre y cuando haya puesto de presente al SUPERVISOR los costos de asumir la realización del evento y este último haya autorizado la ejecución del mismo. El CONTRATISTA procederá con la elaboración y envío de las invitaciones, efectuará la confirmación y contacto con las personas convocadas para acordar itinerario, agenda y necesidad de materiales y una semana a partir del recibo de la orden informará al SUPERVISOR la situación de asistencia, para que este autorice en un plazo de dos días hábiles la continuación de las tareas relacionadas con transporte, alojamiento, alimentos, sitio de reunión, disposición de equipos, adquisición de materiales y demás propias del certamen a realizar. El CONTRATISTA designará un COORDINADOR en la ciudad sede del evento para que efectúe y ejecute las tareas necesarias para realizarlo. En caso de requerirse la celebración de eventos simultáneos en ciudades diferentes debe previa autorización del MINISTERIO, designar un coordinador adicional para cada ciudad, con cargo a los costos directos. El CONTRATISTA informará al SUPERVISOR el nombre y datos de contacto de su coordinador. El MINISTERIO además del SUPERVISOR, podrá designar un COORDINADOR DEL EVENTO. EL GERENTE DE SERVICIOS del CONTRATISTA será el interlocutor con el MINISTERIO, pero igualmente podrán ser interlocutores con el MINISTERIO los COORDINADORES de los eventos para los asuntos pertinentes al mismo, y se tendrá personal de ASISTENCIA OPERATIVA, de acuerdo con las necesidades de cada evento y los costos se cancelarán como costos directos. En caso de requerirse personal adicional al que debe proveer el CONTRATISTA como básico, su pago se hará conforme a la utilización de esta clase de personal en cada evento, junto con la cuenta por costos directos que deba presentar. Este gasto deberá ser autorizado por el área que solicita el evento y por la INTERVENTORÍAel supervisor, siempre y cuando se cuente con la disponibilidad presupuestal correspondiente. Los gastos que genere este personal adicional serán asumidos como costos directos. El COORDINADOR del CONTRATISTA debe asistir a las reuniones que convoque el MINISTERIO para la planeación, ejecución y evaluación de los eventos. El personal del CONTRATISTA durante el evento debe estar uniformado adecuadamente para la clase de reunión que se desarrolla, e identificado de tal forma que los asistentes puedan ubicarlos fácilmente para obtener información oportuna y precisa. El CONTRATISTA debe entregar una vez concluido el evento un informe de los servicios prestados junto con los soportes necesarios por cada evento, que incluirán registro final de participantes en el formato establecido, listados de entrega de material, actividades realizadas, novedades reportadas durante la realización del evento y un informe financiero de ejecución, indicando en el valor detallado de cada uno de los eventos y/o acciones desarrolladas, relación consolidada de gastos y facturas de soporte que contengan el detalle del gasto, copia del certificado de la cuenta bancaria donde se realiza el desembolso por parte del Ministerio, certificado de pago de aportes a salud, pensión y parafiscales y certificado de pago de impuestos, así como los certificados de cumplimiento o recibo a satisfacción expedido por los responsables de los eventos. El MINISTERIO se reserva el derecho de ajustar las fechas de los eventos y el tiempo de duración de los mismos, con una semana de anticipación al evento programado e informará al contratista la nueva fecha. Igualmente, deberá el MINISTERIO comunicar con tres (3) días de anterioridad a la realización del evento, la sustitución de participantes en un evento que así lo requiera. En caso de que el beneficiario de un servicio de transporte haya efectuado el pago de su tiquete el CONTRATISTA debe rembolsar dicho gasto contra la factura del tiquete, o cuenta de cobro que presente el beneficiario, acompañada de soportes de utilización del tiquete. Similar procedimiento se podrá utilizar para el rembolso de gastos por otros conceptos siempre que exista autorización del SUPERVISOR. El operador deberá negociar con el Hotel seleccionado el cobro de no shows de acuerdo con los tiempos señalados en las obligaciones de este contrato, señalando que los eventos se podrán solicitar con 15 días de anticipación y por lo tanto la variación de condiciones puede darse dentro de la semana anterior al evento. 3.18 2. Mantener una adecuada gestión administrativa. Para ello, el CONTRATISTA deberá realizar las siguientes acciones: Tener sede localizada en Bogotá D.C., lugar de desarrollo de las mayores actividades programadas, o el Coordinador de eventos y el restante personal mínimo solicitado debe estar radicado en Bogotá D.C., con disponibilidad permanente y capacidad de decisión, dicha condición deberá acreditarse en la carta de presentación de la propuesta. Contar con un sistema de comunicaciones de disponibilidad permanente con el SUPERVISOR y una capacidad de reacción que le permita asistir a los representantes del contratista a reuniones en Bogotá D.C., programadas con antelación no menor de un día hábil. Suministrar el personal profesional idóneo, conformando un equipo que tenga al menos un GERENTE DE SERVICIOS, coordinadores un coordinador por evento y los dos asistentes operativos necesarios para cada evento, según solicitud y autorización del MINISTERIO. Gestionar la obtención de descuentos frente a los precios xxx xxxxxxx, en los tiquetes aéreos, hoteles y demás servicios, de acuerdo con la cantidad de personas que participen en un evento y el tiempo disponible para la organización del mismo. Presentar mensualmente un informe de la ejecución del contrato, indicando entre otros asuntos el valor detallado de cada uno de los eventos desarrollados durante dicha vigencia y el saldo disponible para los eventos futuros. Presentar un Informe final de ejecución presupuestal y de los servicios prestados, junto con los soportes necesarios, listados de entrega de material, actividades realizadas y novedades reportadas durante la realización del contrato. Cumplir con los requerimientos que el MINISTERIO le solicite dentro del subproceso Administrar Logística que hace parte del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio y de acuerdo con las instrucciones que imparta la Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones. Además de cumplir con la totalidad de las especificaciones de los servicios generales y específicos según los requerimientos de cada proyecto, debe: Planear, organizar, administrar y ejecutar los eventos según las necesidades del Ministerio. Solicitar autorización de la SUPERVISIÓN cuando requiera realizar alguna modificación a los eventos. Asumir la responsabilidad civil que genere la demanda o las demandas interpuestas por terceros derivada de su actividad. Seguir los parámetros establecidos en el pliego de condiciones, la propuesta presentada, el contrato y la normatividad vigente. Evaluar y mantener durante la ejecución del contrato, las características de calidad presentadas en la propuesta. Acatar o responder las indicaciones o requerimientos escritos que haga el SUPERVISOR en el término establecido por este. Cuando se requiera un cambio de personal, el nuevo personal a contratar cumplirá los requisitos y dicho cambio no se hará efectivo antes de ser autorizado por la interventoría. Suscribir con el SUPERVISOR las actas de eventos realizados. Informar al Ministerio de Educación y/o al interventor, cualquier situación que altere el normal funcionamiento de cada uno de los eventos. Presentar alternativas de solución ante problemas que sean de su competencia. Suscribir las actas de: iniciación, recibo a satisfacción, terminación, liquidación y cualquier otra acta que resulte con ocasión y ejecución del contrato. Nueve (9) Talleres Alimentación para los Medellín regionales de asistentes al evento (refrigerio Ibagué Diseño Curricular am y pm, estación de café y Bucaramanga bajo el enfoque de competencias con 60 2 días almuerzo). Auditorio Santa Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx Secretarías de Ayudas audiovisuales: Montería Educación Computadores y video beam Florencia Certificadas, (2) y sonido para el auditorio Guajira directivos y docentes de las instituciones de Formación para el Trabajo y desarrollo humano. internet Convocatoria y papelería Tunja Un (1) Taller sobre el sistema de información de Educación para el Trabajo - SIET modulo Secretarias de Educación – modulo Instituciones de formación para el Trabajo registro matricula egresados y costos 100 1 día Alimentación para los asistentes al evento (refrigerio am y pm, estación de café y almuerzo). Auditorio Ayudas audiovisuales: Computadores y video beam (2) y sonido para el auditorio internet Convocatoria y papelería Tunja Envío previo del material que contiene las normas Técnicas de calidad para la Formación para el Trabajo y el desarrollo humano. 90 cajas Envío empresa transportadora del material a Secretarias de Educación Certificadas e Instituciones de Educación para el trabajo previo listado elaborado por el Ministerio de Educación Sedes de las 94 Secretarias de Educación Certificadas e Instituciones de Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano.:

Gestión de Eventos. El CONTRATISTA adjudicatario del contrato (en adelante “contratista”) deberá planearorganizar, organizar administrar y administrar ejecutar, por demanda, todos los eventos de acuerdo con base la solicitud que la Entidad emita a través de la Supervisión del Contrato, en la orden que cual se incluirá el MINISTERIO expida con una antelación no menor a dos semanas, acompañada del listado probable de asistentes, los datos la información de contacto, el modelo de invitación, la ciudad donde se realizará el evento, la programación del mismo con fechas, número cantidad de alojadospersonas que requieren alojamiento, agenda, precisiones y detalles sobre la logística necesaria los servicios logísticos necesarios y los demás datos que considere relevantes para una debida organización. Para los casos en los cuales la entidad no solicite el evento con un tiempo prudencial, a saber, mayor a 24 horas organización y el SUPERVISOR autorice la realización del mismo, el CONTRATISTA no estará obligado a presentar tres cotizaciones, siempre y cuando haya puesto de presente al SUPERVISOR los costos de asumir la realización del evento y este último haya autorizado la ejecución del mismoevento. El CONTRATISTA procederá con la elaboración y envío Los nombres de las invitacionespersonas que recibirán alojamiento/hospedaje durante los días del evento, efectuará serán suministrados con anterioridad a su realización, para la confirmación y contacto con de las respectivas reservas hoteleras. De igual forma, aplicará para las personas convocadas para acordar itinerarioobjeto de transporte (terrestre, agenda y necesidad de materiales y una semana a partir del recibo de la orden informará al SUPERVISOR la situación de asistenciafluvial u otro), para que este autorice en un plazo el contratista organice y coordine la prestación del servicio. Para la realización de dos días hábiles cualquier evento, la continuación Entidad, además de las tareas relacionadas con transporte, alojamiento, alimentos, sitio de reunión, disposición de equipos, adquisición de materiales y demás propias la Supervisión del certamen a realizar. El CONTRATISTA designará un COORDINADOR en la ciudad sede del evento para que efectúe y ejecute las tareas necesarias para realizarlo. En caso de requerirse la celebración de eventos simultáneos en ciudades diferentes debe previa autorización del MINISTERIO, designar un coordinador adicional para cada ciudad, con cargo a los costos directos. El CONTRATISTA informará al SUPERVISOR el nombre y datos de contacto de su coordinador. El MINISTERIO además del SUPERVISORcontrato, podrá designar un COORDINADOR DEL EVENTOCoordinador del Evento. EL GERENTE DE SERVICIOS del CONTRATISTA Por su parte, el contratista deberá designar un Coordinador General que será el interlocutor la persona de contacto directo y permanente con el MINISTERIO, pero igualmente podrán ser interlocutores con el MINISTERIO los COORDINADORES de los eventos para los asuntos pertinentes al mismoICETEX, y se tendrá personal de ASISTENCIA OPERATIVA, de acuerdo con las necesidades de cada evento y los costos se cancelarán como costos directos. En caso de requerirse personal adicional al que debe proveer el CONTRATISTA como básico, su pago se hará conforme a la utilización de esta clase de personal en cada evento, junto con la cuenta por costos directos que deba presentar. Este gasto deberá ser autorizado por el área que solicita el evento y por la INTERVENTORÍA, siempre y cuando se cuente con la disponibilidad presupuestal correspondiente. Los gastos que genere este personal adicional serán asumidos como costos directos. El COORDINADOR del CONTRATISTA debe asistir a las reuniones que convoque el MINISTERIO la Entidad para la planeación, organización, ejecución y evaluación de los eventos. El Durante la realización del evento, el personal del CONTRATISTA durante el evento contratista debe estar uniformado adecuadamente para la clase de reunión evento que se desarrolladesarrolle, e identificado de forma tal forma que los asistentes puedan ubicarlos fácilmente para obtener información oportuna y precisa. El CONTRATISTA debe entregar una ICETEX se reserva el derecho de modificar las fechas de los eventos y el tiempo de duración de los mismos, e informará al contratista la nueva fecha. De la misma forma, el ICETEX informará con anterioridad a la realización del evento, la cancelación de alguno(s) de los hospedajes o el cambio de nombres de participantes en un evento que lo requiera. Una vez concluido cada evento, para efectos de pago del mismo, el evento contratista deberá presentar de forma escrita y en medio magnético (CD/DVD), un informe de que contenga los servicios efectivamente prestados junto con los soportes necesarios por cada evento, que incluirán registro final de participantes en el formato establecidoparticipantes, listados registro fotográfico, listado de entrega de material, actividades realizadas, novedades reportadas durante la realización del evento evento, y un informe financiero de ejecución, indicando en el valor detallado de cada uno de los eventos servicios y/o acciones desarrolladas, relación consolidada de gastos y facturas de soporte que contengan el detalle del gasto, copia del certificado de la cuenta bancaria donde se realiza incluyendo los honorarios acordados con el desembolso por parte del Ministerio, certificado de pago de aportes a salud, pensión y parafiscales y certificado de pago de impuestos, así como los certificados de cumplimiento o recibo a satisfacción expedido por los responsables de los eventos. El MINISTERIO se reserva el derecho de ajustar las fechas de los eventos y el tiempo de duración de los mismos, con una semana de anticipación al evento programado e informará al contratista la nueva fecha. Igualmente, deberá el MINISTERIO comunicar con tres (3) días de anterioridad a la realización del evento, la sustitución de participantes en un evento que así lo requieracontratista. En caso de que el beneficiario de un servicio de transporte haya efectuado el pago de su tiquete tiquete, el CONTRATISTA contratista debe rembolsar reembolsar dicho gasto valor contra la factura del tiquete, o tiquete y cuenta de cobro que presente el beneficiario, acompañada de soportes de utilización del tiquete, siempre y cuando se haya autorizado previamente por el supervisión y cumpla con las condiciones de austeridad definidas para este tipo de servicio. Similar De igual manera, aplicará este procedimiento se podrá utilizar para el rembolso reembolso de gastos por otros conceptos conceptos, siempre que y cuando exista autorización del SUPERVISOR. El operador deberá negociar con el Hotel seleccionado el cobro de no shows de acuerdo con los tiempos señalados en las obligaciones de este contrato, señalando que los eventos se podrán solicitar con 15 días de anticipación y por lo tanto la variación de condiciones puede darse dentro previa de la semana anterior al evento. Tener sede localizada en Bogotá D.C., lugar de desarrollo de las mayores actividades programadas, o el Coordinador de eventos y el restante personal mínimo solicitado debe estar radicado en Bogotá D.C., con disponibilidad permanente y capacidad de decisión, dicha condición deberá acreditarse en la carta de presentación de la propuesta. Contar con un sistema de comunicaciones de disponibilidad permanente con el SUPERVISOR y una capacidad de reacción que le permita asistir a los representantes del contratista a reuniones en Bogotá D.C., programadas con antelación no menor de un día hábil. Suministrar el personal profesional idóneo, conformando un equipo que tenga al menos un GERENTE DE SERVICIOS, coordinadores por evento y los asistentes operativos necesarios para cada evento, según solicitud y autorización del MINISTERIO. Gestionar la obtención de descuentos frente a los precios xxx xxxxxxx, en los tiquetes aéreos, hoteles y demás servicios, de acuerdo con la cantidad de personas que participen en un evento y el tiempo disponible para la organización del mismo. Presentar mensualmente un informe de la ejecución Supervisión del contrato, indicando entre otros asuntos el valor detallado de cada uno de los eventos desarrollados durante dicha vigencia y el saldo disponible para los eventos futuros. Presentar un Informe final de ejecución presupuestal y de los servicios prestados, junto con los soportes necesarios, listados de entrega de material, actividades realizadas y novedades reportadas durante la realización del contrato. Cumplir con los requerimientos que el MINISTERIO le solicite dentro del subproceso Administrar Logística que hace parte del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio y de acuerdo con las instrucciones que imparta la Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones. Además de cumplir con la totalidad de las especificaciones de los servicios generales y específicos según los requerimientos de cada proyecto, debe: Planear, organizar, administrar y ejecutar los eventos según las necesidades del Ministerio. Solicitar autorización de la SUPERVISIÓN cuando requiera realizar alguna modificación a los eventos. Asumir la responsabilidad civil que genere la demanda o las demandas interpuestas por terceros derivada de su actividad. Seguir los parámetros establecidos en el pliego de condiciones, la propuesta presentada, el contrato y la normatividad vigente. Evaluar y mantener durante la ejecución del contrato, las características de calidad presentadas en la propuesta. Acatar o responder las indicaciones o requerimientos escritos que haga el SUPERVISOR en el término establecido por este. Cuando se requiera un cambio de personal, el nuevo personal a contratar cumplirá los requisitos y dicho cambio no se hará efectivo antes de ser autorizado por la interventoría. Suscribir con el SUPERVISOR las actas de eventos realizados. Informar al Ministerio de Educación y/o al interventor, cualquier situación que altere el normal funcionamiento de cada uno de los eventos. Presentar alternativas de solución ante problemas que sean de su competencia. Suscribir las actas de: iniciación, recibo a satisfacción, terminación, liquidación y cualquier otra acta que resulte con ocasión y ejecución del contrato. Nueve (9) Talleres Alimentación para los Medellín regionales de asistentes al evento (refrigerio Ibagué Diseño Curricular am y pm, estación de café y Bucaramanga bajo el enfoque de competencias con 60 2 días almuerzo). Auditorio Santa Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx Secretarías de Ayudas audiovisuales: Montería Educación Computadores y video beam Florencia Certificadas, (2) y sonido para el auditorio Guajira directivos y docentes de las instituciones de Formación para el Trabajo y desarrollo humano. internet Convocatoria y papelería Tunja Un (1) Taller sobre el sistema de información de Educación para el Trabajo - SIET modulo Secretarias de Educación – modulo Instituciones de formación para el Trabajo registro matricula egresados y costos 100 1 día Alimentación para los asistentes al evento (refrigerio am y pm, estación de café y almuerzo). Auditorio Ayudas audiovisuales: Computadores y video beam (2) y sonido para el auditorio internet Convocatoria y papelería Tunja Envío previo del material que contiene las normas Técnicas de calidad para la Formación para el Trabajo y el desarrollo humano. 90 cajas Envío empresa transportadora del material a Secretarias de Educación Certificadas e Instituciones de Educación para el trabajo previo listado elaborado por el Ministerio de Educación Sedes de las 94 Secretarias de Educación Certificadas e Instituciones de Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano.

Gestión de Eventos. El CONTRATISTA Operador deberá orientar, planear, organizar y administrar los eventos con base en las instrucciones definidas en la orden solicitud de servicio y en su experiencia. El Operador es el responsable de garantizar que los requerimientos definidos en la solicitud de servicio enviada por el Supervisor / Interventor del contrato o quien este designe, se lleve a cabo en total normalidad, con los recursos físicos y económicos aprobados, la logística y el acompañamiento para culminar los mismos con éxito. El Operador mantendrá informado permanentemente al Supervisor / Interventor del contrato, acerca de los avances, incoherencias y novedades relacionados con la prestación de los servicios: convocatoria, sitio de reunión, transporte, alojamiento y alimentación entre otros. Cuando el evento requiera servicio de transporte de material de propiedad del Ministerio, éste deberá ser entregado por la dependencia generadora del evento al Operador, quien será responsable del cuidado de los elementos recibidos, hasta su devolución en las mismas condiciones que le fue entregado. El Operador deberá entregar al líder del evento o representante de la dependencia generadora de la solicitud, cuya identificación será informada por el supervisor / Interventor al Operador, todos aquellos materiales y/o alimentos sobrantes que resulten de la ejecución de un evento; mediante el diligenciamiento del formato “ACTA DE ENTREGA Y/O DEVOLUCION”, el cual será suministrado al contratista por la entidad, y deberá anexarse dentro de la carpeta de legalización del evento. El supervisor / Interventor podrá solicitar al Operador reembolsos de dinero a terceros, en los casos de no requerir directamente la contratación de los conceptos por parte del Operador, sino que el MINISTERIO expida tercero cubre con su propio peculio los gastos por alimentación y/o transporte y/o alojamiento y/u otros, previamente avalados por el área y el supervisor / Interventor. Todos los reembolsos de dinero, por cualquier concepto (alimentación, transporte, alojamiento, u otros), deberán realizarse a través de giro electrónico en un plazo no mayor a 24 horas una antelación no menor a dos semanas, acompañada vez enviados los requisitos y/o documentos necesarios para el reembolso al Operador. La dependencia líder del listado probable evento deberá incorporar en el presupuesto de asistentesla solicitud, los datos costos de contacto, giro electrónico y el modelo porcentaje que el Ministerio reconocerá al Operador. En aquellos casos particulares en los que el servicio de invitacióngiro electrónico no se encuentre disponible, la ciudad donde se realizará dependencia que origina el eventoevento definirá e informará al Supervisor / Interventor, de manera oportuna, la programación metodología para la realización de los reembolsos, a partir de las opciones concertadas entre la entidad y el Operador. Cada rembolso deberá estar debidamente soportado con la fotocopia de la cédula de ciudadanía del mismo beneficiario y el respectivo comprobante del pago, de acuerdo con fechasla información expresa en el listado de reembolsos anexo a la solicitud y, número que sin excepción debe firmar cada beneficiario. El Operador deberá verificar una vez transcurridos 30 días después de alojadosrealizado el giro, agenda, precisiones sobre la logística necesaria y los demás datos que considere relevantes para una debida organizaciónsi el valor del reembolso fue reclamado por el destinatario. Para los casos en los cuales no se reclamen, se deberá informar al MEN y efectuar mensualmente el reintegro de los dineros a la entidad cuenta xxx Xxxxxx Nacional, debidamente señalada por el supervisor / Interventor al Operador. Nota 1: Cuando las comunidades indígenas ofrezcan el suministro de los albergues el operador deberá contratarlo directamente con la comunidad. Sin embargo. cuando el Ministerio solicite que se realice un evento en un hotel no solicite informado por el evento con un tiempo prudencialcontratista y sus precios o valores superen los establecidos en la propuesta, a saber, mayor a 24 horas y El Ministerio pagará el SUPERVISOR autorice la realización del mismo, el CONTRATISTA no estará obligado a presentar tres cotizaciones, siempre y cuando haya puesto de presente al SUPERVISOR los costos de asumir la realización valor del evento y este último haya autorizado la ejecución previa verificación por parte del mismo. El CONTRATISTA procederá con la elaboración y envío de las invitaciones, efectuará la confirmación y contacto con las personas convocadas para acordar itinerario, agenda y necesidad de materiales y una semana a partir del recibo de la orden informará al SUPERVISOR la situación de asistencia, para que este autorice en un plazo de dos días hábiles la continuación de las tareas relacionadas con transporte, alojamiento, alimentos, sitio de reunión, disposición de equipos, adquisición de materiales y demás propias del certamen a realizar. El CONTRATISTA designará un COORDINADOR en la ciudad sede del evento para que efectúe y ejecute las tareas necesarias para realizarlo. En caso de requerirse la celebración de eventos simultáneos en ciudades diferentes debe previa autorización del MINISTERIO, designar un coordinador adicional para cada ciudad, con cargo a los costos directos. El CONTRATISTA informará al SUPERVISOR el nombre y datos de contacto de su coordinador. El MINISTERIO además del SUPERVISOR, podrá designar un COORDINADOR DEL EVENTO. EL GERENTE DE SERVICIOS del CONTRATISTA será el interlocutor con el MINISTERIO, pero igualmente podrán ser interlocutores con el MINISTERIO los COORDINADORES de los eventos para los asuntos pertinentes al mismo, y se tendrá personal de ASISTENCIA OPERATIVA, supervisor de acuerdo con las necesidades la factura presentada por el hotel, más el porcentaje de cada evento y los costos se cancelarán como costos directoscomisión establecido para el efecto. En caso de requerirse personal adicional al que debe proveer cualquier caso, el CONTRATISTA como básico, su pago se hará conforme valor a la utilización de esta clase de personal en cada evento, junto con la cuenta pagar por costos directos que deba presentar. Este gasto deberá ser autorizado por el área que solicita el evento y por la INTERVENTORÍA, siempre y cuando se cuente con la disponibilidad presupuestal correspondiente. Los gastos que genere este personal adicional serán asumidos como costos directos. El COORDINADOR del CONTRATISTA debe asistir a las reuniones que convoque el MINISTERIO para la planeación, ejecución y evaluación de los eventos. El personal del CONTRATISTA durante el evento debe estar uniformado adecuadamente para la clase de reunión que se desarrolla, e identificado de tal forma que los asistentes puedan ubicarlos fácilmente para obtener información oportuna y precisa. El CONTRATISTA debe entregar una vez concluido el evento un informe de los servicios prestados junto con los soportes necesarios por cada evento, que incluirán registro final no podrá superar el promedio de participantes en el formato establecido, listados de entrega de material, actividades realizadas, novedades reportadas durante la realización del evento y un informe financiero de ejecución, indicando en el valor detallado de cada uno de los eventos y/o acciones desarrolladas, relación consolidada de gastos y facturas de soporte que contengan el detalle del gasto, copia del certificado de la cuenta bancaria donde se realiza el desembolso por parte del Ministerio, certificado de pago de aportes a salud, pensión y parafiscales y certificado de pago de impuestos, así como los certificados de cumplimiento o recibo a satisfacción expedido por los responsables de los eventos. El MINISTERIO se reserva el derecho de ajustar las fechas de los eventos y el tiempo de duración de los mismos, con una semana de anticipación al evento programado e informará al contratista la nueva fecha. Igualmente, deberá el MINISTERIO comunicar con tres (3) días de anterioridad a la realización del evento, la sustitución de participantes en un evento que así lo requiera. En caso de que el beneficiario de un servicio de transporte haya efectuado el pago de su tiquete el CONTRATISTA debe rembolsar dicho gasto contra la factura del tiquete, o cuenta de cobro que presente el beneficiario, acompañada de soportes de utilización del tiquete. Similar procedimiento se podrá utilizar para el rembolso de gastos por otros conceptos siempre que exista autorización del SUPERVISOR. El operador deberá negociar con el Hotel seleccionado el cobro de no shows de acuerdo con los tiempos señalados en las obligaciones de este contrato, señalando que los eventos se podrán solicitar con 15 días de anticipación y por lo tanto la variación de condiciones puede darse dentro de la semana anterior al evento. Tener sede localizada en Bogotá D.C., lugar de desarrollo de las mayores actividades programadas, o el Coordinador de eventos y el restante personal mínimo solicitado debe estar radicado en Bogotá D.C., con disponibilidad permanente y capacidad de decisión, dicha condición deberá acreditarse en la carta de presentación de la propuesta. Contar con un sistema de comunicaciones de disponibilidad permanente con el SUPERVISOR y una capacidad de reacción que le permita asistir a los representantes del contratista a reuniones en Bogotá D.C., programadas con antelación no menor de un día hábil. Suministrar el personal profesional idóneo, conformando un equipo que tenga al menos un GERENTE DE SERVICIOS, coordinadores por evento y los asistentes operativos necesarios para cada evento, según solicitud y autorización del MINISTERIO. Gestionar la obtención de descuentos frente a los precios xxx xxxxxxx, obtenido en la fase de planeación, que consta en el estudio de precios xxx xxxxxxx y en el análisis del sector. El criterio objetivo que se tendrá en cuenta para establecer los tiquetes aéreos, hoteles y demás servicios, de acuerdo con la cantidad de personas que participen en un evento y el tiempo disponible para la organización del mismo. Presentar mensualmente un informe de la ejecución del contrato, indicando entre otros asuntos el valor detallado de cada uno de los eventos desarrollados durante dicha vigencia y el saldo disponible para los eventos futuros. Presentar un Informe final de ejecución presupuestal y de los servicios prestados, junto con los soportes necesarios, listados de entrega de material, actividades realizadas y novedades reportadas durante la realización del contrato. Cumplir con los requerimientos que el MINISTERIO le solicite dentro del subproceso Administrar Logística que hace parte del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio y de acuerdo con las instrucciones que imparta la Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones. Además de cumplir con la totalidad de las especificaciones de los servicios generales y específicos según los requerimientos de cada proyecto, debe: Planear, organizar, administrar y ejecutar los eventos según las necesidades del Ministerio. Solicitar autorización de la SUPERVISIÓN cuando requiera realizar alguna modificación valores se hará conforme a los eventos. Asumir la responsabilidad civil que genere la demanda o las demandas interpuestas por terceros derivada de su actividad. Seguir los parámetros establecidos en el pliego de condiciones, la propuesta presentada, el contrato y la normatividad vigente. Evaluar y mantener durante la ejecución del contrato, las características de calidad presentadas en la propuesta. Acatar o responder las indicaciones o requerimientos escritos que haga el SUPERVISOR en el término establecido por este. Cuando se requiera un cambio de personal, el nuevo personal a contratar cumplirá los requisitos y dicho cambio no se hará efectivo antes de ser autorizado por la interventoría. Suscribir con el SUPERVISOR las actas de eventos realizados. Informar al Ministerio de Educación y/o al interventor, cualquier situación que altere el normal funcionamiento de cada uno de los eventos. Presentar alternativas de solución ante problemas que sean de su competencia. Suscribir las actas de: iniciación, recibo a satisfacción, terminación, liquidación y cualquier otra acta que resulte con ocasión y ejecución del contrato. Nueve (9) Talleres Alimentación para los Medellín regionales de asistentes al evento (refrigerio Ibagué Diseño Curricular am y pm, estación de café y Bucaramanga bajo el enfoque de competencias con 60 2 días almuerzo). Auditorio Santa Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx Secretarías de Ayudas audiovisuales: Montería Educación Computadores y video beam Florencia Certificadas, (2) y sonido para el auditorio Guajira directivos y docentes de las instituciones de Formación para el Trabajo y desarrollo humano. internet Convocatoria y papelería Tunja Un (1) Taller sobre el sistema de información de Educación para el Trabajo - SIET modulo Secretarias de Educación – modulo Instituciones de formación para el Trabajo registro matricula egresados y costos 100 1 día Alimentación para los asistentes al evento (refrigerio am y pm, estación de café y almuerzo). Auditorio Ayudas audiovisuales: Computadores y video beam (2) y sonido para el auditorio internet Convocatoria y papelería Tunja Envío previo del material que contiene las normas Técnicas de calidad para la Formación para el Trabajo y el desarrollo humano. 90 cajas Envío empresa transportadora del material a Secretarias de Educación Certificadas e Instituciones de Educación para el trabajo previo listado elaborado resultados arrojados por el Ministerio de Educación Sedes de las 94 Secretarias de Educación Certificadas e Instituciones de Educación para el Trabajo y Desarrollo Humanoanálisis del sector.