COOPERATIVA DE HOSPITALES DE ANTIOQUIA “COHAN”
COOPERATIVA DE HOSPITALES DE ANTIOQUIA “COHAN”
NEGOCIACIÓN CONJUNTA 2024
INVITACIÓN ABIERTA No. 01 de 2024
POR MEDIO DE LA CUAL SE INVITA A PRESENTAR PROPUESTAS PARA CONTRATAR EL SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS Y AMBULATORIOS, DE ACUERDO CON EL LISTADO DE LOS MISMOS QUE SE ENCUENTRA EN EL SITIO WEB XX XXXXX.
MEDELLÍN
ENERO DE 2024
Contenido
1.2. ALCANCE DE LA PROPUESTA. 6
1.3. INSTRUCCIÓN PRELIMINAR. 7
1.6. TIEMPO DE EJECUCION DE LOS CONTRATOS 8
1.7. INFORMACIÓN SUMINISTRADA. 8
1.9. PUBLICIDAD DEL PROCESO. 9
1.10. CRONOGRAMA DEL PROCESO. 9
1.10.1. CONSULTA DE LA INVITACIÓN ABIERTA No. 01 DE 2024 10
1.10.2. INTERPRETACIÓN Y ESTUDIO DE LA INVITACIÓN ABIERTA 10
1.10.3 CAPACITACIÓN PARA DILIGENCIAMIENTO Y CARGA DE DOCUMENTACIÓN EN LA PLATAFORMA VIRTUAL Y PARA PRESENTAR LA OFERTA ECONOMICA 12
1.10.4 PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS 12
1.12. GASTOS PARA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Y CELEBRACIÓN DEL CONTRATO 14
1.13. CONDICIONES PARA TENER EN CUENTA AL PREPARAR LA PROPUESTA. 15
1.13.1. CONDICIONES COMERCIALES 15
1.13.2. CONDICIÓN DE PRECIOS 16
1.13.4. EQUIPO EN APOYO TECNOLÓGICO. (Soporte Tecnológico) 17
2. HABILITACIÓN JURÍDICA, TÉCNICA Y FINANCIERA DE LAS PROPUESTAS. 18
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2.1. DOCUMENTOS HABILITANTES QUE SE DEBEN ANEXAR CON LA PROPUESTA. 18
2.1.1. Resumen de la propuesta 19
2.1.3. Certificado de Existencia y Representación Legal o Registro Mercantil del proponente 19
2.1.4. Acta de Autorización 20
2.1.5. Documento de constitución de consorcio o unión temporal. 20
2.1.6. Certificación de aportes parafiscales y seguridad social. 20
2.1.7. Registro Único Tributario (RUT). 21
2.1.8. Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal. 21
2.1.9. Formato de vinculación de proveedores (Sarlaft) 21
2.1.10. Carta de autorización para comercialización 21
2.1.11. Carta autorización del proponente 21
2.1.12. Certificado de buenas prácticas de manufactura 21
2.1.13. Certificados de capacidad de acondicionamiento y almacenamiento
– “CCAA” y Concepto Técnico de las Condiciones Sanitarias o última Acta de Visita. 22
2.1.14. Resolución del Fondo Nacional de Estupefacientes vigente para los oferentes de medicamentos de control especial, ya sean importadores, distribuidores y/o fabricantes 22
2.1.15. Experiencia o Certificación comercial 22
2.1.16. Criterios de selección de Responsabilidad Social Empresarial en selección de proveedores. 22
2.1.17. Certificado de inclusión de criterios de RSE 23
2.1.18. Registro sanitario vigente o solicitud de renovación vigente 23
2.1.21. Fotos de empaque secundario o las artes para cada producto 23
2.2. DOCUMENTOS INSUBSANABLES QUE SE DEBEN ANEXAR A LA PROPUESTA DENTRO DE LOS REQUISITOS HABILITANTES JURÍDICOS: 23
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2.2.1. Carta de presentación de la propuesta 23
2.2.2. Garantía de seriedad de la propuesta 24
2.2.3. Contrato de Suministro 24
2.4. HABILITACIÓN FINANCIERA. 25
2.4.2. Dictamen del Revisor Fiscal según las exigencias xx Xxx 25
2.4.3. Fotocopia de la Declaración de Impuestos xx Xxxxx y Complementarios 25
2.4.4. Certificaciones bancarias 25
2.5. PROPUESTAS HABILITADAS 26
3. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS 26
3.1. FACTORES DE EVALUACIÓN 27
5. DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA INVITACIÓN ABIERTA 30
6. ADJUDICACIÓN, SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE INICIO DEL CONTRATO, DOCUMENTOS Y CLAUSULAS ESPECIALES 30
6.2. SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE INICIO DEL CONTRATO 31
6.3. DOCUMENTOS DEL CONTRATO. 31
6.4. ESTIPULACIONES ESPECIALES DEL CONTRATO. 31
6.4.1. Lugar de entrega de los productos 31
6.4.2. Obligaciones del contratista 32
6.4.3. Prohibición especial del contratista 33
6.4.4. Política de devolución para los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios 33
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6.4.5. Política de calidad de los productos 34
6.4.6. Responsabilidad del contratista 35
ANEXO Nro. 01 MODELO PARA OBSERVACIONES A LA INVITACIÓN ABIERTA 38
ANEXO Nro. 02 MODELO PARA EL RESUMEN DE LA PROPUESTA 39
ANEXO Nro. 03 MODELO PARA CERTIFICAR APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL 41
ANEXO Nro. 04 MODELO PARA CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA – INVITACIÓN ABIERTA 01 DE 2024 42
ANEXO Nro. 08 CERTIFICADO DE INCLUSIÓN DE CRITERIOS RSE 44
ANEXO Nro. 09 CRITERIOS RSE EN SELECCIÓN DE PROVEEDORES 45
ANEXO Nro. 10 ACEPTACIÓN POLÍTICA DE CALIDAD Y DEVOLUCIONES INVITACIÓN ABIERTA 01 DE 2024 48
ANEXO Nro. 11 COMPROMISO DE SOSTENIBILIDAD DE PRECIOS INVITACIÓN ABIERTA 01 DE 2024 49
ANEXO Nro. 12 COMPROMISO DE PRECIOS COMPETITIVOS INVITACIÓN ABIERTA 01 DE 2024 50
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INVITACIÓN ABIERTA PARA LA COMPRA DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS Y AMBULATORIOS PARA LA VIGENCIA 2024-2025
1. INFORMACIÓN GENERAL.
1.1. OBJETO.
La COOPERATIVA DE HOSPITALES DE ANTIOQUIA “COHAN” está interesada
en recibir ofertas que le permitan contratar mediante el proceso de Invitación Abierta, el suministro de medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios, de acuerdo con el listado que se encuentra en la Plataforma Web xx XXXXX que hace parte de la presente Invitación.
El CONTRATISTA podrá entregar los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios x XXXXX (Anexo No. 06 listado de medicamentos y dispositivos médicos), en cuyo caso, la Cooperativa, deberá cumplir las obligaciones establecidas para estos efectos en el Contrato que corresponde al Anexo No. 05.
Los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios deberán ser entregados en los Centros de Distribución xx XXXXX o donde lo disponga la Cooperativa en el territorio nacional previo acuerdo.
1.2. ALCANCE DE LA PROPUESTA.
Las propuestas se presentarán acompañadas del Contrato de Suministro, el cual estará sujeto a condición suspensiva de adjudicación, por lo cual, constituye una oferta irrevocable conforme a la Invitación Abierta 01 de 2024. Las propuestas y los contratos que se suscriban no podrán tener condicionamiento respecto a la comercialización por parte de la Cooperativa de los productos suministrados por los proponentes; de ahí que los productos y precios ofertados podrán ser distribuidos o vendidos de manera discrecional.
Así mismo, la Cooperativa de Hospitales de Antioquia- XXXXX una vez haya adjudicado procederá a informarle a cada uno de los proponentes sobre el
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cumplimiento de la condición suspensiva del Contrato, y consecuentemente, de su efectividad.
1.3. INSTRUCCIÓN PRELIMINAR.
Antes de presentar su oferta, el interesado deberá verificar, que no se encuentre incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar, de acuerdo con la Constitución Política y las Leyes expedidas sobre la materia. Además, deberá analizar especialmente, la actual Invitación Abierta con sus anexos y en general todos los aspectos que puedan incluir en su oferta.
1.4. REGULACIÓN JURIDICA.
El presente proceso de contratación se regirá por lo previsto en la presente Invitación Abierta y sus eventuales adendas; así como, el ACUERDO Nro. 114 de 2018, Manual de Contratación de la Cooperativa, por las normas civiles y comerciales vigentes y aquellas que las modifiquen, sustituyan o complementen.
1.5. PRESUPUESTO.
La Cooperativa de Hospitales de Antioquia “XXXXX” estima el presupuesto de la presente Invitación en la suma de TRESCIENTOS SESENTA Y SIETE MIL QUINIENTOS TRES MILLONES TRESCIENTOS NOVENTA Y NUEVE MIL NOVECIENTOS VEINTICUATRO PESOS ($367,503,399,924).
El presupuesto asignado a esta contratación comprende el valor aproximado de todos los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios en los listados en la plataforma Web xx XXXXX ubicada en el sitio xxx.xxxxx.xxx.xx Link “INVITACIÓN ABIERTA No. 01 de 2024”.
Este presupuesto esta originado en el consumo aproximado de la Cooperativa de Hospitales de Antioquia para el presente proceso de selección.
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1.6. TIEMPO DE EJECUCION DE LOS CONTRATOS.
Los contratos resultantes del presente proceso de selección tendrán una duración de (12) doce meses, contados a partir del 01 de julio de 2024 hasta el 30 xx xxxxx de 2025.
1.7. INFORMACIÓN SUMINISTRADA.
La Cooperativa de Hospitales de Antioquia-“XXXXX”, presume que toda información allegada por los proponentes es veraz y corresponde a la realidad. No obstante, la Cooperativa se reserva el derecho de verificarla y solicitar las aclaraciones y modificaciones que consideren pertinentes conforme a la Invitación Abierta durante el presente proceso y posterior al mismo.
1.8. PARTICIPANTES.
En la presente Invitación Abierta podrán participar las personas naturales o jurídicas con capacidad legal para contratar, cuyo objeto social esté relacionado con el objeto de la presente Invitación. También podrán participar personas naturales o jurídicas asociadas a través de consorcios o uniones temporales.
Cuando la participación sea bajo la modalidad de consorcio o unión temporal, el proponente deberá expresarlo a través de un documento donde se indique dicha situación, precisando el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes, el cual deberá estar firmado por todos y cada uno de los representantes legales de las sociedades que lo conforman; de igual manera deberá tener designada la persona que para todos los efectos lo representará y se señalarán las reglas básicas que regulan la relación. Frente a las entidades contratantes la responsabilidad de las entidades del consorcio o unión temporal será solidaria respecto de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y el contrato que se pretende celebrar.
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1.9. PUBLICIDAD DEL PROCESO.
La Cooperativa de Hospitales de Antioquia “XXXXX” publicará todos los documentos y actos que considere pertinentes en la Página Web: xxx.xxxxx.xxx.xx Link: INVITACIÓN ABIERTA No. 01 de 2024, donde se podrá consultar la información referente al proceso de selección.
Los términos de referencia permanecerán fijados desde la fecha de apertura de la Invitación, esto es, desde el 26 de enero de 2024, hasta los treinta (30) días siguientes a la publicación de los proponentes adjudicados.
1.10. CRONOGRAMA DEL PROCESO.
ACTIVIDAD | FECHA |
Publicación términos invitación abierta No.01 de 2024, en Página Web y redes sociales. | 26/01/2024 |
Socialización proceso de negociación – capacitación (virtual) en el manejo de la plataforma. | 30/01/2024 |
Inicio entrega de observaciones. | 31/01/2024 |
Límite para recepción observaciones a términos y condiciones. | 05/02/2024 |
Respuesta observaciones a términos y condiciones. | 08/02/2024 |
Fecha de pago de los proveedores por concepto de Kardex. | Del 26/01/2024 al 9-02-2024 |
Asignación de claves a proveedores registrados. | Del 26/01/2024 al 9-02-2024 |
Apertura etapa 1 oferta económica. inscripción al Kardex de proveedores, oferta económica de los proveedores en la plataforma, entrega de requisitos administrativos y financieros. | Del 09/02/2024 al 19/02-2024 |
Continuación de etapa 1 documental: entrega de requisitos técnicos. | Del 20/02/2024 al 15/03/2024 |
Cierre plataforma etapa 1. | 15/03/2024 |
Apertura equipo evaluador: estudio y evaluación de la documentación recibida y propuestas. | 18/03/2024 |
Límite para entrega de documentos insubsanables físicos, para el área jurídica. | 22/03/2024 |
Fin de la evaluación equipo evaluador. | 15/04/2024 |
Apertura etapa 2 subsanación: subsanar documentos pendientes por parte de proveedores. | 16/04/2024 |
Cierre etapa 2 subsanación. | 19/04/2024 |
Evaluación subsanación. | 22/04/2024 |
Cierre evaluación subsanación final- informe final. | 26/04/2024 |
Publicación en la Página Web de los proveedores habilitados. | 02/05/2024 |
Inicio de mesas de negociación desiertos y renegociación. (Modalidad virtual y presencial). | 03/05/2024 |
Aviso de adjudicación a proveedores. | 24/05/2024 |
Elaboración de contratos. | 24/05/2024 |
Legalización y retorno de los contratos. | 30/05/2024 |
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1.10.1. CONSULTA DE LA INVITACIÓN ABIERTA No. 01 DE 2024.
La Invitación Abierta No. 01 de 2024, sus respectivos anexos y sus eventuales adendas podrá ser consultado a partir del 26 de enero de 2024 en la Página Web xx XXXXX: xxx.xxxxx.xxx.xx; Enlace “INVITACIÓN ABIERTA No. 01 de 2024”. Ellos son:
Invitación Abierta para presentar propuestas para el suministro de medicamentos e Insumos hospitalarios y ambulatorios.
Anexo Nro. 1 Modelo para observaciones de la Invitación Abierta No. 01 de 2024. Anexo Nro. 2 Modelo para resumen de la propuesta.
Anexo Nro. 3 Modelo para certificar aportes parafiscales y de seguridad social. Anexo Nro. 4 Modelo para carta de presentación de la propuesta.
Anexo Nro. 5 Contrato de suministro.
Anexo Nro. 6 Listado de medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios. Anexo Nro. 7 Formato de vinculación de proveedores (SARLAFT).
Anexo Nro. 8 Certificado de inclusión de criterios de RSE. Anexo Nro. 9 Criterios RSE en selección de proveedores. Anexo Nro. 10 Aceptación Política de Calidad y Devoluciones. Anexo Nro. 11 Compromiso de Sostenibilidad de Precios.
Anexo Nro. 12 Compromiso de Precios Competitivos.
1.10.2. INTERPRETACIÓN Y ESTUDIO DE LA INVITACIÓN ABIERTA.
Los proponentes deberán examinar cuidadosamente la Invitación y las especificaciones técnicas y condiciones contenidas en la presente Invitación Abierta e informarse cabalmente de todas las circunstancias que puedan afectar de alguna manera la presentación de la propuesta y los gastos de esta, la entrega de los insumos, su costo, la ejecución de los contratos, etc.
La Cooperativa de Hospitales de “Antioquia”, no aceptará como motivos de reclamación ni reconocerá indemnización alguna, cuando el proponente no ofrezca
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u olvide ofrecer alguno de los productos necesarios para ejecución del objeto contractual.
Todo error, omisión e indebida interpretación de esta Invitación Abierta, corren por cuenta y riesgo del proponente. Por lo tanto, estos hechos no tendrán lugar a reconocimientos económicos por parte de La Cooperativa de Hospitales de “Antioquia”.
Observaciones a la Invitación Abierta: Lo anterior, no impide que dentro del plazo de la Invitación y solo hasta el día 05 de febrero de 2024 hasta las 4:30 p.m., cualquier interesado pueda solicitar las aclaraciones que crea pertinente realizar y presentar las observaciones que considere necesarias, incluidas las solicitudes de prórroga de plazos. Las consultas y aclaraciones deberán realizarse en el Formato del Anexo No. 1 “Modelo para observaciones a los términos de referencia” y deben ser enviadas al correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx
A su vez, la Cooperativa dará respuesta a las observaciones y solicitud de aclaraciones el 12 de febrero de 2024. Las observaciones se compilarán y se dará una sola respuesta, no se hará por proponente y se publicaran en la Página Web: xxx.xxxxx.xxx.xx, enlace: INVITACIÓN ABIERTA No. 01 de 2024.
No se aceptarán observaciones a los términos de la presente Invitación Abierta y sus anexos por fuera del término señalado, ni por medios diferentes a los aquí establecidos.
Si los proponentes no hacen ninguna observación a la presente Invitación Abierta y sus anexos, se dará por entendido que aceptan todo su contenido. No obstante, solo las adendas que publique la Cooperativa, posterior a la publicación de la Invitación Abierta modifican los términos de esta.
Adendas a la Invitación Abierta: La Cooperativa podrá realizar mediante adendas las aclaraciones y modificaciones que considere necesarias y serán publicadas en la Página Web xxx.xxxxx.xxx.xx las modificaciones respectivas, quedando de esta forma notificados los cambios a los proponentes, quienes tienen la obligación de consultar dicha página para estar enterados de las modificaciones a las que haya lugar. Estas modificaciones formarán parte de la Invitación Abierta.
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1.10.3 CAPACITACIÓN PARA DILIGENCIAMIENTO Y CARGA DE DOCUMENTACIÓN EN LA PLATAFORMA VIRTUAL Y PARA PRESENTAR LA OFERTA ECONOMICA.
Los interesados en participar en el proceso de selección podrán asistir al taller de capacitación para diligenciamiento y carga de la documentación en la plataforma virtual habilitada por XXXXX, programado en la siguiente fecha:
30 de enero de 2024 en horario de 9:00 am hasta las 12:00 am
El taller de capacitación será dictado de manera virtual, previa inscripción en el link que será enviado o a través del siguiente correo: xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx Igualmente, en la Página de la Negociación, se encontrará un DEMO o INSTRUCTIVO que indicará a cada proponente el paso a paso para diligenciar las ofertas
1.10.4 PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS.
LAS PROPUESTAS SE PRESENTARÁN EN DOS MOMENTOS:
UN PRIMER MOMENTO, en el que los interesados reciben la información y capacitación para el diligenciamiento y carga de documentación y de la oferta económica en la plataforma virtual habilitada por XXXXX.
Posteriormente, los proponentes que tengan asignado el usuario y la clave, previa inscripción, ingresan al Portal Web: xxx.xxxxx.xxx.xx Enlace: INVITACIÓN ABIERTA No. 01 de 2024, diligencian los formularios solicitados, anexan la documentación requerida como habilitante «De empresa» y «De producto» en el presente proceso de selección. Posteriormente, los proponentes ingresan en la plataforma la información de producto requerida.
Para ingresar la información de requisitos jurídicos, económicos y financieros, el portal estará habilitado desde el 9 de febrero hasta 19 de febrero de 2024, después de esta fecha el aplicativo cerrará automáticamente y solo podrá ser cargada la información que se requiera para subsanar. Los productos que no sean ofertados en este tiempo no podrán ser actualizados en el plazo de subsanación.
Para los requisitos técnicos se brinda un espacio más amplio, el portal estará habilitado del 20/02/2024 hasta el 15/03/2024.
En este primer momento, los proponentes ingresan en la Plataforma virtual además de los requisitos habilitantes, la oferta económica, la cual, deberá ser presentada teniendo en cuenta el precio referencia o precio techo.
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Los proponentes deberán entregar la documentación de carácter insubsanable de manera física hasta el 22 xx xxxxx de 2024 a las 4:30 p.m. en las instalaciones de la sede administrativa xx XXXXX ubicadas en la xxxxxxx 00 Xx. 00 – 000.
Documentos insubsanables:
• Carta de presentación de propuesta firmada por el representante legal.
• Garantía de seriedad de la oferta.
• Contrato de Suministro firmado por el representante legal.
La verificación y evaluación de los requisitos habilitantes jurídicos, técnicos, económicos y financieros y documentos insubsanables se realizará desde el 18 xx xxxxx de 2024 hasta el 15 xx xxxxx de 2024.
Una vez realizada la verificación de documentos habilitantes requeridos (jurídicos, técnicos, económicos y financieros), el Comité Evaluador, podrá requerir a los proponentes a fin de subsanar aquellos requisitos que de acuerdo con la presente Invitación Abierta sea permitido.
Los proponentes podrán subsanar los documentos requeridos por parte de la comisión evaluadora xx XXXXX del 16 xx xxxxx de 2024, hasta el 19 xx xxxxx de 2024 a las 4:30p.m. los documentos deberán cargarse en la plataforma virtual dispuesta para este objeto.
Como resultado de este primer momento, el Comité Evaluador, publicará los proponentes habilitados el 02 xx xxxx de 2024.
EN UN SEGUNDO MOMENTO, se realizará un análisis de la información recibida en la oferta y se citará a mesas de negociación los días 03 xx xxxx de 2024 a 23 xx xxxx de 2024.
Para este segundo momento, sólo podrán participar los proponentes habilitados en el presente proceso de selección que hayan cumplido con todas las condiciones y requisitos jurídicos, técnicos de empresa, de producto y financieros.
En todo caso, XXXXX para el presente proceso de selección, garantizará la confidencialidad de la información sobre ofertas del proponente y solo serán tenidas en cuenta al momento de la mesa de negociación con el proponente que presentó dicha oferta. También, se garantizará la confidencialidad respecto de las ofertas definitivas presentadas en las mesas de negociación frente a los demás proponentes.
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La propuesta y cualquier información adicional deberán presentarse en idioma español, en caso de ser un documento en idioma diferente deberá estar traducido por un traductor oficial y debidamente apostillado. Con excepción de los documentos de carta de autorización para comercialización y los protocolos de calidad de los productos, los cuales, podrán ser presentados en un idioma diferente al español.
Por ningún motivo y/o circunstancia se recibirán propuestas con posterioridad a la hora, lugar y fecha señalados en la presente invitación.
No se aceptarán propuestas de proveedores que no hubieran sido presentadas en los términos y fechas señalados.
1.11. CORRESPONDENCIA.
La correspondencia o comunicación respectiva referente a esta invitación deberá enviarse a la siguiente dirección:
COOPERATIVA DE HOSPITALES DE ANTIOQUIA
Carrera 48 Nro. 24-104 Medellín. Recepción- Primer Piso
Podrá solicitarse información a la dirección electrónica:
Sin embargo, las observaciones o solicitudes de aclaración al Invitación Abierta podrán realizarse exclusivamente a través de la dirección electrónica xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx
No se responderán las comunicaciones que sean enviadas a través de un medio diferente.
1.12. GASTOS PARA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Y CELEBRACIÓN DEL CONTRATO
Correrán a cargo del interesado los gastos para la preparación y presentación de la propuesta y la Cooperativa de Hospitales de Antioquia “XXXXX” no contraerá responsabilidad alguna por aquellos, cualquiera que sea el efecto de la Invitación.
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Correrán a cargo del interesado los gastos para la preparación y presentación de la propuesta y la Cooperativa no contrae responsabilidad alguna por aquellos, cualquiera sea los efectos o el resultado de la adjudicación.
Los proveedores de las líneas de medicamentos y dispositivos médicos interesados en participar en el actual proceso deberán cancelar desde el 26 de enero y hasta el 09 de febrero de 2024, la suma de 1 SMLMV ($1.300.000) para quienes se les realizo compras en el año 2023 inferiores a 200 Millones y a los proveedores que se les realizo compras mayores a este monto, deberán cancelar la suma de 2 SMLMV ($2.600.000).
Solo podrán participar en el actual proceso quienes hayan cancelado dichos valores.
El pago deberá realizarse en la Cuenta Corriente de Bancolombia: Nro. 016-985- 122-05, a favor xx XXXXX con NIT 890.985.122-6, en el formato de consignación de recaudos de Bancolombia.
Realizado el pago, el interesado deberá enviar la constancia escaneada acompañada de una carta de autorización donde el representante legal del proponente autorice a la persona designada para el diligenciamiento y cargue en la plataforma virtual exponiendo el nombre completo, cargo, número de identificación, numero celular y correo electrónico, al e-mail: xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx. Posteriormente, la Cooperativa enviará al interesado vía correo electrónico el “usuario del proveedor” y la “clave” para ingresar a la plataforma virtual que se encuentra en el sitio web xxx.xxxxx.xxx.xx. Link: INVITACIÓN ABIERTA No. 01 de 2024.
Los proponentes interesados en ofrecer productos de varias líneas solo tendrán que cancelar una (1) sola vez. Los valores cancelados por este concepto en ningún caso serán reembolsables.
La Cooperativa, no reconocerá ninguna clase de gastos a los proponentes participantes del presente proceso.
1.13. CONDICIONES PARA TENER EN CUENTA AL PREPARAR LA PROPUESTA.
1.13.1. CONDICIONES COMERCIALES.
La propuesta comercial o económica inicial estará representada en la oferta electrónica, la cual, deberá ser diligenciada teniendo en cuenta las siguientes instrucciones:
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• Antes de presentar su oferta, el interesado deberá verificar que no se encuentra incurso dentro de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con la Cooperativa, las cuales están contenidas en la Constitución Política y en las leyes expedidas sobre la materia. Al presentar la propuesta está manifestando bajo gravedad de juramento, que no existe inhabilidades e incompatibilidades que le impidan contratar con la Cooperativa.
• Diligenciar la totalidad de la información solicitada en el Formato de la Plataforma, ello es necesario para una adecuada y objetiva evaluación de cada uno de los productos ofertados, de lo contrario, la Cooperativa se abstendrá de evaluarla.
• Para los proveedores participantes del proceso de selección de la anterior vigencia 2023, se habilitó la posibilidad de cargar la información de productos ingresada anteriormente, con la finalidad de otorgar mayor agilidad en el diligenciamiento de dicha información.
• Por ningún motivo se recibirán ofertas alternativas de productos. El proponente, debe hacer su propuesta con el producto que cumpla estrictamente las especificaciones solicitadas por la Cooperativa.
1.13.2. CONDICIÓN DE PRECIOS.
Los precios ofertados deberán indicarse en moneda colombiana, estar expresados en la unidad mínima de manejo del listado oficial y se debe discriminar el impuesto para aquellos insumos que estén bajo la modalidad de gravados.
Los precios a los que se adjudique tendrán que permanecer inmodificables hasta el
30 xx xxxxx de 2025, independiente de las cantidades enunciadas para cada producto, toda vez, que éstas son cantidades estimadas y pueden ser mayores o menores, teniendo en cuenta las necesidades al momento de la orden de compra y la rotación de los inventarios de la Cooperativa de Hospitales de Antioquia “XXXXX”. Adicionalmente, se procura un trabajo en conjunto para lograr el crecimiento de la rotación.
La Cooperativa de Hospitales de Antioquia- “XXXXX” se reserva el derecho de realizar adiciones a los contratos en tiempo, cuantías y/u otros productos necesarios.
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1.13.3. RECEPCIÓN TÉCNICA
Los proponentes deberán garantizar el cumplimiento de lo normado en los Decretos 677 de 1995, 2330 de 2006, 1474 de 2023, la Resolución 1403 de 2007 y las demás normas que los adicionen o sustituyan, de las especificaciones técnicas establecidas para la conservación y seguridad acorde a la naturaleza química y/o biológica del medicamento y dispositivo médico.
Los medicamentos entregados a las entidades del contratante serán objeto, además, de la recepción administrativa, de la técnica, mediante procesos determinados por las entidades.
Cuando se considere pertinente las entidades podrán realizar visitas al proveedor a fin de apreciar y verificar los procedimientos de recepción, almacenamiento y distribución de los medicamentos y dispositivos médicos.
1.13.4. EQUIPO EN APOYO TECNOLÓGICO. (Soporte Tecnológico)
La Cooperativa de Hospitales de Antioquia - XXXXX solicitará a los proveedores en modalidad de comodato aquellos soportes tecnológicos necesarios para la prestación del servicio especificado o que hayan sido ofrecidos por el proponente en la presente Invitación.
1.14. AVISO DE PRIVACIDAD
1. La Cooperativa de Hospitales de Antioquia cuya sigla es XXXXX, informa que los datos personales que se recolectan a través de este formato, serán tratados de manera confiable y segura para los siguientes fines: (i) ejecutar su objeto social;
(ii) cumplir con las obligaciones propias y derivadas de la relación jurídica, contractual, estatutaria y/o legal existente con el titular del dato; (iii) Establecer canales de comunicación tradicionales y/o virtuales con el fin de suministrar información sobre los productos, servicios, actividades, y/o acciones de responsabilidad social empresarial realizadas con y hacia sus grupos de interés, lo que incluye atender sus peticiones, quejas y reclamos.
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2. Se informa así mismo que los datos serán gestionados en una infraestructura segura por parte de esta organización y/o de sus encargados, de manera confidencial y no serán cedidos a terceros. Pueden ser entregados a autoridades cuando así se requiera conforme a su facultad legal.
3. Adicionalmente a las finalidades antes comunicadas, XXXXX está interesada en otorgar a los datos recolectados la finalidad de conocimiento de nuestros grupos de interés para lo cual, habrá de aplicar herramientas de analítica de datos a su información, conocer mejor su situación particular y preferencias, crear y diseñar servicios ajustados a sus necesidades.
4. Para el ejercicio del Habeas Data, el titular del dato personal o quien demuestre un legítimo interés conforme lo señalado en la normatividad vigente, podrá hacerlo a través del siguiente Correo Electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx o dirigiendo una comunicación física a la siguiente dirección en la ciudad de Medellín: Xxxxxxx 00 Xx. 00-000. Puede consultar la política de privacidad xx XXXXX en el siguiente sitio web: xxx.xxxxx.xxx.xx
2. HABILITACIÓN JURÍDICA, TÉCNICA Y FINANCIERA DE LAS PROPUESTAS.
2.1. DOCUMENTOS HABILITANTES QUE SE DEBEN ANEXAR CON LA PROPUESTA.
La Cooperativa, verificará la presentación de los siguientes documentos habilitantes en los términos y condiciones aquí establecidos y podrá solicitarlos cuando falten documentos, y pedir aclaración o modificación a los demás en condiciones de igualdad para todos los proponentes durante la evaluación de las propuestas y conforme a las condiciones establecidas en la Invitación Abierta Nro. 01 de 2024. La solicitud se llevará a cabo durante la evaluación de las propuestas por medio de comunicación dirigida a cada proponente a través del correo electrónico registrado.
La Cooperativa, rechazará las propuestas cuando el proponente no entregue (mediante la plataforma virtual) la documentación requerida, no dé respuesta a las
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aclaraciones dentro de los plazos perentorios e improrrogables señalados para el efecto durante la evaluación de las propuestas, ni entregue de manera física los documentos insubsanables. Tanto la solicitud de los documentos, aclaración o modificación, así como la entrega de los mismos por parte del proponente, se realizará a través de la Página Web: xxx.xxxxx.xxx.xx. Cuando alguno de los requisitos habilitantes no le aplique al proponente, deberá adjuntar en la Plataforma de la Página Web xxx.xxxxx.xxx.xx en el link de "adjuntar archivos de requisitos habilitantes”, una constancia firmada por el representante legal indicando que el requisito habilitante respectivo no le aplica. En todo caso, la Cooperativa, definirá durante la evaluación de las propuestas, la obligación de cumplir dicho requisito conforme a la legislación vigente y lo solicitará en caso de encontrarlo necesario.
Los siguientes son los documentos habilitantes:
• DOCUMENTOS HABILITANTES JURÍDICOS “DE EMPRESA”:
2.1.1. Resumen de la propuesta.
Se realizará en el Anexo Nro. 02 de la Invitación Abierta, donde se dejará constancia de los documentos que contiene la propuesta, el valor de esta y el número de folios. (Plataforma virtual). Es de aclarar que el valor diligenciado deberá concordar con el valor diligenciado en el cuadro de producto.
2.1.2. Poder escrito.
La propuesta debe suscribirla el proponente cuando sea persona natural o su representante legal cuando sea persona jurídica; de no ser así, debe adjuntarse el poder escrito otorgado por el proponente o por el representante legal a la persona que llevará la representación en los diferentes trámites relacionados con la invitación. En todo caso, el poder debe otorgarse con anterioridad a la fecha límite para la presentación de la propuesta. (Plataforma virtual).
2.1.3. Certificado de Existencia y Representación Legal o Registro Mercantil del proponente
Teniendo en cuenta que la duración de la sociedad para efectos de la contratación sea al menos igual al plazo de ejecución del contrato y dos (2) años más. Dicho certificado debe ser expedido dentro de los 30 días anteriores a la fecha de cierre para la presentación de la propuesta y debe expresar claramente las facultades del representante legal para celebrar contratos; así como las limitaciones impuestas en este aspecto. Si el proponente es persona natural, deberá anexar certificado de la Cámara de Comercio que acredite su inscripción en el Registro Mercantil. Para el
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caso de Consorcios y Uniones Temporales cada sociedad integrante de los mismos deberá comprobar su existencia y representación legal para ejecutar el objeto contractual. (Plataforma virtual).
2.1.4. Acta de Autorización
Otorgada por el órgano estatutario o junta directiva del proponente para presentar la propuesta y suscribir el respectivo contrato. Este documento es requerido siempre que la cuantía o la naturaleza de la propuesta supere las facultades del representante legal o Gerente para ofertar y contratar. El acta de autorización deberá tener fecha anterior a la designada para la presentación de las ofertas y expresará claramente que se autoriza al representante legal para presentar la propuesta y suscribir el respectivo contrato conforme a la Invitación Abierta. (Plataforma virtual).
2.1.5. Documento de constitución de consorcio o unión temporal.
Los proponentes indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal, y deberán señalar los términos y extensión de su participación en la propuesta y en la ejecución del contrato. El proponente y/o los miembros integrantes de los consorcios y/o uniones temporales deberán acreditar, cada uno, que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y dos (2) años más. Los miembros del consorcio o de la unión temporal deberán designar la persona que para todos los efectos representará al consorcio o unión temporal y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad.
Las personas jurídicas y/o naturales integrantes de un consorcio o unión temporal deben presentar individualmente el Registro Único Tributario y el Certificado de Existencia y Representación Legal. Cuando la propuesta sea presentada bajo esta modalidad, la fecha de constitución debe ser anterior a la fecha de cierre para la presentación de la propuesta. (Plataforma virtual).
2.1.6. Certificación de aportes parafiscales y seguridad social.
Con sujeción al Anexo Nro. 03, el proponente deberá acreditar que se encuentra al día con los pagos al Sistema de Salud, Riesgos Laborales, Pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF y Servicio Nacional de Aprendizaje de sus trabajadores, en los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre de la presente invitación. Esta certificación deberá ser expedida por el Revisor Fiscal, debidamente designado en el certificado
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de existencia y representación legal, cuando la persona jurídica proponente así lo requiera o por el Representante Legal si no hay exigencia de Revisor Fiscal.
Las personas naturales acreditarán el cumplimiento de este requisito con copia del recibo de pago o aporte, del mes inmediatamente anterior a la presente contratación y del certificado acreditando que se encuentra al día en el pago al Sistema de Seguridad Social Integral. (Plataforma virtual).
2.1.7. Registro Único Tributario (RUT).
Documento expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, donde aparezca claramente el NIT del proponente. En caso de Consorcio y/o Unión Temporal, cada uno de sus miembros deberá aportar el respectivo registro o el de la correspondiente forma asociativa en caso de contar con él. El proponente tener registrada la actividad económica de acuerdo con el objeto social de la entidad. (Plataforma virtual).
2.1.8.Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal.
2.1.9. Formato de vinculación de proveedores (Sarlaft) Diligenciado según Anexo No. 7. (Plataforma virtual).
• DOCUMENTOS HABILITANTES TÉCNICOS “DE EMPRESA”:
2.1.10. Carta de autorización para comercialización
Cuando se trate de proponente concesionario, representante de firmas nacionales o extranjeras, distribuidor u otro, deberá presentar cartas de autorización del productor para comercializar sus productos. (Plataforma virtual).
2.1.11. Carta autorización del proponente
Donde faculta a la COOPERATIVA DE HOSPITALES DE ANTIOQUIA “XXXXX”
para que sea distribuidora autorizada de los productos ofertados por él. La carta debe especificar que la vigencia de la autorización es del 01 de julio de 2024 al 30 xx xxxxx de 2025. (Plataforma virtual).
2.1.12. Certificado de buenas prácticas de manufactura
De la planta productora con todas las resoluciones modificatorias y renovaciones de cada producto ofertado. (Plataforma virtual).
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2.1.13. Certificados de capacidad de acondicionamiento y almacenamiento – “CCAA” y Concepto Técnico de las Condiciones Sanitarias o última Acta de Visita.
Certificado de capacidad de acondicionamiento y almacenamiento del fabricante o importador que lo requiera. Los establecimientos importadores que almacenen y/o acondicionen dispositivos médicos para uso humano deben aportar el Certificado de Capacidad de Almacenamiento y/o Acondicionamiento (CCAA), expedido por el INVIMA y/o certificado o documento remisorio con sello de recibo en el INVIMA del plan de implementación gradual.
Los establecimientos Farmacéuticos Distribuidores (Agencias de Especialidades Farmacéutica y Depósitos de Drogas) y demás establecimientos que comercialicen, almacenen y distribuyan dispositivos médicos y/o reactivos de diagnóstico In – Vitro, deben aportar Concepto Técnico de las Condiciones Sanitarias o última Acta de Visita, dada por la Dirección Territorial respectiva con un tiempo no MAYOR A UN
(1) año contado a partir del día fijado para el recibo de las ofertas, en la que conste que cumple con las condiciones higiénicas, técnicas locativas, de dotación, recurso humano y de control de calidad, que garantiza el buen funcionamiento.
La omisión de uno u otro documento (CCAA, certificado o documento remisorio, Concepto Técnico o Acta de Visita), inhabilita técnicamente la oferta (Plataforma virtual).
2.1.14. Resolución del Fondo Nacional de Estupefacientes vigente para los oferentes de medicamentos de control especial, ya sean importadores, distribuidores y/o fabricantes.
2.1.15. Experiencia o Certificación comercial
El proponente deberá aportar dos (2) referencias de venta institucional, con fecha no superior a tres (3) meses. En dicha certificación se debe especificar claramente el comportamiento del proponente como proveedor con el nombre, teléfono, cargo y empresa de quien certifica.
2.1.16. Criterios de selección de Responsabilidad Social Empresarial en selección de proveedores.
El proponente deberá diligenciar el Anexo 9 y especificar los RSE con que cuenta al momento de seleccionar proveedores.
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2.1.17. Certificado de inclusión de criterios de RSE (Anexo 8).
• DOCUMENTOS HABILITANTES TÉCNICOS “DE PRODUCTO”:
2.1.18. Registro sanitario vigente o solicitud de renovación vigente
2.1.19. Ficha técnica. Se requiere para todos los productos ofertados, debe estar actualizada con todas las características técnicas del producto.
2.1.20. Ficha de seguridad. Para dispositivos médicos de alto riesgo clase IIb y III, donde especifique la clasificación del tipo de riesgo y su manejo certificado por el fabricante para cada dispositivo médico cotizado y para medicamentos biológicos que la norma lo exija, el oferente se deberá entregar las fichas técnicas y de seguridad de cada una de las sustancias. (Plataforma virtual).
2.1.21. Fotos de empaque secundario o las artes para cada producto.
2.2. DOCUMENTOS INSUBSANABLES QUE SE DEBEN ANEXAR A LA PROPUESTA DENTRO DE LOS REQUISITOS HABILITANTES JURÍDICOS:
La Cooperativa, rechazará las propuestas cuando los siguientes documentos no sean allegados dentro del plazo máximo establecido para la presentación de las mismas (22 xx xxxxx de 2024 a las 4:30 pm):
2.2.1. Carta de presentación de la propuesta. Se diligenciará en el Anexo Nro. 04 de la Invitación Abierta y deberá estar firmada por el representante legal o su apoderado debidamente autorizado. La carta de presentación de la propuesta hará presumir la aprobación y conocimiento de la Invitación Abierta, de que se estudió completamente las especificaciones, formularios y demás documentos anexos, en especial, el contrato de suministro correspondiente al Anexo Nro. 5, que establece las estipulaciones especiales del contrato de suministro citadas en estos términos de referencia; las cuales, el proponente declara conocer, aceptar y acatar.
La presentación de la propuesta por parte del proponente constituirá también prueba de que recibió las aclaraciones necesarias sobre inquietudes o dudas previamente
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consultadas, que las acepta y que la Invitación Abierta están completos, compatibles y adecuados para identificar el objeto de la contratación, que está enterado a satisfacción en cuanto a su alcance y que ha tenido en cuenta todo lo anterior, para fijar los precios, plazos y demás aspectos de su propuesta.
La no presentación de este documento en la forma y términos establecidos, el indebido diligenciamiento o la suscripción de ella por parte de personas que no tienen capacidad para contratar o para avalar la propuesta, genera su rechazo. (Entrega física de este documento).
2.2.2. Garantía de seriedad de la propuesta. El proponente deberá anexar a su propuesta, una póliza de garantía PARA ENTIDADES PARTICULARES emitida por una compañía aseguradora de reconocida idoneidad que ampare la seriedad de la propuesta por una cuantía equivalente al quince por ciento (15%) del valor total ofertado, expedida con una vigencia de siete (7) meses contados a partir del plazo máximo establecido para la presentación de la oferta.
La garantía de seriedad de la oferta cubrirá los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento, cuando el proponente adjudicatario sin justa causa retire la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas.
La no presentación de la póliza de seriedad dará lugar al rechazo de plano de la propuesta. No obstante, la Cooperativa, se reserva el derecho de solicitar su aclaración o modificación cuando sea necesario para ajustarla a los términos y formas aquí establecidas.
El documento tendrá que entregarse físico, en original y debidamente firmado en las instalaciones xx XXXXX central, ubicadas en la Xxxxxxx 00 Xx. 00-000.
2.2.3. Contrato de Suministro. Los proponentes deberán entregar en físico dos ejemplares del Contrato de Suministros (Anexo 5) suscritos por su o sus representantes legales. El Contrato estará sujeto a condición suspensiva, la cual consiste en la adjudicación. En caso de ser Adjudicatario, el Contrato cobrará efectividad, y en caso de no ser adjudicatario se entenderá la condición fallida, y el contrato no tendrá efectos ni validez alguna.
La no presentación del Contrato de Suministro dará lugar al rechazo de plano de la propuesta.
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El documento tendrá que entregarse físico, en 2 copias originales y debidamente firmadas en las instalaciones xx XXXXX central, ubicadas en la Xxxxxxx 00 Xx. 00- 000.
2.3. EVALUACION TÉCNICA.
La evaluación técnica, se hará tanto para el proveedor (empresa), como para el producto y se evaluará cada uno de los productos ofertados, la correspondencia con lo solicitado en aspectos como: principio activo, concentración, forma farmacéutica, unidad de empaque, referencias, marca, análisis de calidad y cumplimiento de la legislación, así como la documentación y condiciones técnicas requeridas.
2.4. HABILITACIÓN FINANCIERA.
El análisis de los documentos financieros conducirá a determinar si el oferente tiene capacidad financiera para celebrar contrato en los términos establecidos en la presente convocatoria, los proponentes deberán anexar la siguiente información y documentación:
2.4.1. Balance General, Estado de Excedentes o Pérdidas y Ganancias, Notas a los Estados Financieros al cierre de diciembre de 2023, debidamente firmados por el Representante Legal, Contador o Revisor Fiscal según las exigencias xx Xxx.
2.4.2. Dictamen del Revisor Fiscal según las exigencias xx Xxx.
2.4.3. Fotocopia de la Declaración de Impuestos xx Xxxxx y Complementarios, del último año gravable.
2.4.4. Certificaciones bancarias de entidades diferentes (2), con una fecha de expedición no superior a tres (3) meses.
VERIFICACION DE LOS REQUISITOS HABILITANTES FINANCIEROS
Verificación Financiera:
• Liquidez: (Activo corriente/Pasivo corriente). El proponente deberá acreditar una liquidez igual o superior a uno (1)
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• Nivel de Endeudamiento: (Pasivo Total/Activo Total). El proponente deberá acreditar un endeudamiento igual o inferior al 80%
• Patrimonio: Entendido como el saldo del patrimonio contable al cierre de diciembre de 2023, éste deberá figurar en los estados financieros del proponente y estar certificado por Revisor Fiscal o Contador según lo establezca la Ley. El valor mínimo exigido es del 1% del total del presupuesto oficial previsto para la presente convocatoria.
Para que la propuesta sea habilitada para continuar en el proceso, debe cumplirse con los tres indicadores propuestos, el incumplimiento de al menos uno de ellos inhabilita la propuesta.
2.5. PROPUESTAS HABILITADAS.
La Cooperativa, solo evaluará aquellas propuestas que se hayan habilitado por haber cumplido con las condiciones jurídicas, técnicas y financieras y con la presentación de todos los documentos en los términos y condiciones señalados en el Numeral 2 de la presente Invitación Abierta.
3. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS:
Las propuestas serán evaluadas y adjudicadas por ítem y por paquetes para aquellos ítems que las entidades contratantes determinen luego de tabularlas y seleccionarlas de acuerdo con el ponderado de variables.
Realizada la adjudicación, el Contrato de Suministro (Anexo Nro.05) suscrito por el proponente adjudicatario adquiere efectividad. En el evento de que el proponente adjudicatario se niegue a suscribir acta de inicio del Contrato, manifieste que retira su oferta, o se niegue a prestar el suministro a la Cooperativa, se procederá con la adjudicación a la segunda opción y así sucesivamente, siempre y cuando a su juicio estas opciones sean igualmente favorables, y se procederá a hacer efectiva la póliza de garantía de seriedad de la oferta presentada por el proponente para dicho fin.
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3.1. FACTORES DE EVALUACIÓN
Son factores de evaluación:
• Oferta económica – precio: 650 puntos
• Plazo de pago: 170 puntos
• Valoración de servicio y producto 100 puntos
• Descuentos 80 puntos
Puntaje total 1000 puntos
La asignación de puntaje a la oferta económica (plataforma de variables) se realizará así:
Precio: Al menor precio ofertado en la plataforma, se le asignará el puntaje máximo. Para los demás oferentes se procederá con la siguiente fórmula:
X = X1*650 / Xn
X1 = Precio propuesta mínima.
Xn = Precio propuesta que se analiza.
FACTORES DE EVALUACIÓN VARIABLES DISTRIBUCIÓN DE PUNTOS
Valoración xx XXXXX del servicio y producto conforme (evaluación de proveedores)
• Excelente (calificación entre 90 y 100) 100 puntos
• Satisfactorio (calificación entre 80 y 89) 80 puntos
• Aceptable (calificación entre 71 y) 70 puntos
• Proveedores nuevos o con calificación menor 71 0 puntos
Plazo de pago
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• Más de Ciento cincuenta días (150) 170 puntos
• Ciento cincuenta días (150) 135 puntos
• Ciento veinte días (120) 100 puntos
• Noventa días (90) 0 puntos
Descuentos financieros
• Mayor 150 días y descuento mayor a 5% 80 puntos
• 150 días y descuento 5% 75 puntos
• 120 días y descuento igual o mayor 5% 65 puntos
• 90 días y descuento igual o mayor 5% 55 puntos
• 150 días y descuento del 3% 50 puntos
• 120 días y descuento del 3% 45 puntos
• 90 días y descuento 3% 40 puntos
• Sin Descuento 0 puntos
Esta evaluación será tenida en cuenta en la adjudicación de los productos, y en casos de empate en el precio.
3.2. EVALUACIÓN ECONÓMICA
3.2.1 USO DE LA CLAVE.
Las claves que se generan para participar en la NEGOCIACIÓN son secretas, personales e intransferibles, por lo tanto, el proponente, se obliga a no divulgarlas, de manera que ningún tercero pueda hacer uso de las mismas. El proponente asume toda responsabilidad a que haya lugar como consecuencia de la indebida utilización de las claves.
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3.3. EMPATE
En caso de registrarse dos o más proponentes con el mismo puntaje al final de la evaluación, el empate se dirimirá así: Queda en primer lugar, la propuesta con el mayor puntaje obtenido en el criterio precio. Si el empate persiste, el orden de elegibilidad de las propuestas se definirá según criterios de RSE.
3.4. ADJUDICACIÓN
La adjudicación de la propuesta será realizada por producto.
El Comité de Compras de la Cooperativa, tendrá en cuenta en la mesa de adjudicación los proveedores que hayan firmado el contrato de suministros de la convocatoria anterior como un mecanismo de seriedad al proceso y de fortalecimiento de relaciones de largo plazo.
La adjudicación se efectuará mediante acta suscrita por el Gerente de cada entidad contratante, la cual será comunicada a cada uno de los proponentes de manera oficial.
4. RECHAZO DE PROPUESTAS.
La Cooperativa, rechazará la propuesta en los siguientes casos:
4.1. Cuando la carta de presentación de la propuesta no esté debidamente diligenciada y firmada por el representante legal o por la persona facultada para ello, o se cambien u omitan en ella datos esenciales de la oferta preestablecidos en el Anexo Nro. 04 de la Invitación Abierta.
4.2. Cuando no se presente alguno de los requisitos insubsanables solicitados en la presente Invitación, o cuando no se alleguen las aclaraciones o no se realicen las modificaciones necesarias para ajustarla a los términos y condiciones establecidos.
4.3. Cuando haya sido presentada en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición.
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4.4. Cuando se haya omitido presentar documentos habilitantes y no allegar los mismos, o las aclaraciones o modificaciones a los demás dentro de los plazos perentorios e improrrogables señalados para el efecto.
4.5. Cuando la propuesta se presente en idioma diferente al español y/o en moneda distinta al peso colombiano.
4.6. Cuando se compruebe que la información suministrada por el proponente es contradictoria o falsa.
4.7 Cuando se presenten los documentos y oferta económica por fuera de los plazos establecidos.
5. DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA INVITACIÓN ABIERTA.
La Cooperativa declarará desierta la presente invitación en su totalidad o parcialmente, en los siguientes casos:
5.1. Cuando no se presente ninguna oferta.
5.2. La Cooperativa de Hospitales de Antioquia – XXXXX, podrá adjudicar cuando se haya presentado al menos una propuesta. Sin embargo, podrá declarar desierto un producto cuando se presente una sola oferta y de su estudio se determine que es inconveniente para las entidades contratantes especialmente desde el punto de vista económico o técnico.
5.3. Cuando ninguna oferta se ajuste a la Invitación Abierta, o en general cuando falte voluntad de participación.
6. ADJUDICACIÓN, SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE INICIO DEL CONTRATO, DOCUMENTOS Y CLAUSULAS
ESPECIALES:
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6.1. ADJUDICACIÓN.
El acto de adjudicación constituye el cumplimiento de la condición suspensiva del Contrato de Suministro (Anexo Nro. 5 de la Invitación Abierta), por lo que una vez adjudicado, el contrato adquiere plena eficacia y podrá ser exigible, en tal sentido, la Cooperativa de Hospitales de Antioquia-XXXXX, una vez haya adjudicado, procederá a informar a cada uno de los proveedores seleccionados las cantidades y valor del contrato por medio del Acta de Adjudicación, que será parte integral del Contrato.
6.2. SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE INICIO DEL CONTRATO
Antes de iniciar el plazo de ejecución del Contrato se suscribirá Acta de Inicio con cada uno de los proponentes, señalando la fecha a partir de la cual, se iniciará la ejecución, misma que se encuentra previamente establecida en el Contrato de Suministro (Anexo Nro. 5 de la Invitación Abierta) y en los términos de la presente Invitación Abierta.
6.3. DOCUMENTOS DEL CONTRATO.
Hacen parte del contrato todos los documentos correspondientes a la presente Invitación Abierta, principalmente los actuales términos de la Invitación Abierta, la oferta debidamente presentada con todos los documentos que acreditan la calidad y condiciones del contratista, así como los documentos necesarios para la legalización del contrato.
6.4. ESTIPULACIONES ESPECIALES DEL CONTRATO.
6.4.1. Lugar de entrega de los productos.
EL CONTRATISTA entregará los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios en el lugar que la COOPERATIVA DE HOSPITALES DE ANTIOQUIA “XXXXX” determine en la respectiva orden de compra para cualquiera de los
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siguientes lugares: (i) Centro de Distribución xx XXXXX ubicado en la xxxxxxx 00 # 00 – 000 xxx Xxxxxxxxx xx Xxxxxxxx. (ii) Servicios farmacéuticos que la Cooperativa administra o llegare a administrar en los municipios del Área Metropolitana xxx Xxxxx de Aburrá (Antioquia). iii) Cualquier lugar del territorio nacional donde se requiera la entrega.
Cuando la Cooperativa requiera que los productos sean entregados en lugares diferentes, lo acordará previamente con el proponente. En ningún caso el proponente podrá aumentar el precio de los productos por la entrega en los lugares señalados.
6.4.2. Obligaciones del contratista.
EL CONTRATISTA se obliga en especial a: 1) Entregar por su cuenta y riesgo los insumos en el lugar, cantidad, calidad y oportunidad especificada por la COOPERATIVA. El tiempo de entrega de los productos no podrá exceder de cinco
(5) días a partir de la solicitud de los mismos u orden de pedido. 2) Dar aviso oportuno y justificado sobre la imposibilidad de entregar los productos solicitados.
3) Entregar los insumos con una vida útil superior al 80%, siempre que las características técnicas del producto lo permitan. 4) El CONTRATISTA deberá entregar los recipientes, que deberán estar señalizados con el rotulo de seguridad y los residuos de estas sustancias deberán ser recogidos por el oferente.5) Garantizar que la distribución de los productos adjudicados se efectúa con cumplimiento de las normas que rigen estas actividades en la República de Colombia. 6) Evidenciar en las facturas los descuentos financieros ofrecidos en la propuesta presentada. 7) Mantener durante la vigencia del contrato las mismas condiciones de los productos ofrecidos en la propuesta, en términos de calidad, precio, características especiales y disponibilidad. 8) Garantizar un cupo de crédito a la COOPERATIVA por un monto igual al valor adjudicado y por un plazo igual al plazo de pago ofertado. 9) Asignar un ejecutivo de cuenta para atender directamente el servicio de venta y postventa con la COOPERATIVA. 10) Entregar los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios cumpliendo las siguientes condiciones: Nombre genérico (Denominación Común Internacional), concentración y forma farmacéutica, presentación de empaque, volumen, calibre, alto, ancho o referencia (si se trata de insumos médicos), según aparezca en el registro INVIMA del producto. 11) Incluir en los medicamentos suministrados la leyenda “Uso Institucional”, siempre y cuando el producto no sea dedicado al canal comercial. 12) Reconocer la diferencia de precios cuando la COOPERATIVA deba comprar la
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opción adjudicada a otro proveedor por causas no justificadas. PARÁGRAFO UNO. Se tendrá como un incumplimiento del contrato la no entrega de los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios, por causas diferentes a las relacionadas en los siguientes literales: a. Materia prima agotada en el mercado respaldada con soporte escrito del productor de dicha materia prima. b. Daño de calidad de un lote, entendido como el no cumplimiento de la calidad exigida en los parámetros del registro INVIMA y será soportado por el informe de calidad de la dirección técnica del CONTRATISTA. c) Daños a la infraestructura física del CONTRATISTA por cualquier causa calificada como fuerza mayor y caso fortuito. d. Daño de la infraestructura física por actos terroristas. e). Cualquier otro evento, que, de acuerdo con el derecho aplicable, deba considerarse como fuerza mayor o caso fortuito. PARÁGRAFO DOS. El CONTRATISTA cambiará los insumos que LA COOPERATIVA no alcance a utilizar o comercializar antes de su fecha de vencimiento o caducidad; para lo cual deberá ser requerido por escrito con noventa
(90) días calendario antes de la ocurrencia de tal evento. PARÁGRAFO TRES. No serán aceptados por parte de la COOPERATIVA insumos o medicamentos con leyendas, palabras y/o expresiones tales como: “EPS”, “IPS”, “ISS”, “Muestra Médica”, Prohibida su Venta, o similares.
6.4.3. Prohibición especial del contratista:
Ofrecer u otorgar cualquier tipo de prebendas, dádivas o incentivos, sean éstos en dinero o en especie a los empleados o contratistas de la COOPERATIVA tendientes a obtener beneficios en la adjudicación de productos, compra de los mismos, pagos de facturas, devoluciones de medicamentos, aceptación de glosas o ajuste de precios.
6.4.4. Política de devolución para los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios.
La COOPERATIVA, realizará devolución de los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios al CONTRATISTA en los siguientes casos: a) Por vencimiento, lo cual será requerido por escrito con noventa (90) días calendario antes de la ocurrencia de tal evento. Igualmente, se devolverán los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios vencidos para la disposición final por parte del CONTRATISTA. El CONTRATISTA asumirá todos los costos de devolución desde las instalaciones de la COOPERATIVA, hasta su planta de producción o la que haga sus veces, o el sitio autorizado por el mismo. Lo anterior dando
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cumplimiento con lo reglamentado en los Decreto 2676 del 2000 y 4747 de 2005, así como en las Resoluciones 1164 de 2002 y 0371 de 2009, normas expedidas por el Ministerio del Medio Ambiente. Una vez notificado por escrito al CONTRATISTA sobre la devolución tendrá siete (7) días calendario para recogerla. Si no lo hace en el tiempo estipulado se enviará a su domicilio con cargo de los costos de envío. b) Por baja o nula rotación; esto es, cuando pasados cuatro (4) meses de adquiridos no han tenido movimiento de venta. En este evento, el CONTRATISTA recibirá los productos previa comunicación escrita de la COOPERATIVA, quien podrá generar notas crédito o solicitar cambio por otros productos de mayor rotación. c) Por defectos de calidad en los cuales el CONTRATISTA, tenga directa responsabilidad como laboratorio proveedor y/o sea responsabilidad del fabricante. En este evento, el CONTRATISTA, asume los costos de devolución desde cada COOPERATIVA hasta su planta de producción o la que haga sus veces, o el sitio autorizado por el mismo. Parágrafo. El CONTRATISTA, estará en la obligación de recibir la mercancía en devolución siempre y cuando se encuentre dentro de las cajas respectivas y la COOPERATIVA identifique las causales contractuales de devolución aquí definidas. En el evento de devoluciones por defectos de almacenamiento por parte de la COOPERATIVA, el CONTRATISTA las recibirá únicamente para disposición final de acuerdo con las normas legales al respecto y los gastos de transporte serán a cargo de aquélla. La COOPERATIVA se reserva el derecho de modificar las políticas de devoluciones de manera oficiosa o por solicitud de un oferente, siempre y cuando se encuentre justificado en criterios técnicos y normas internacionales o nacionales, y cuente con la aprobación del supervisor del contrato, previo aviso con un tiempo no inferior a 30 días.
6.4.5. Política de calidad de los productos.
a) El CONTRATISTA, se compromete a entregar análisis de calidad de los insumos que vayan a ser comercializados por primera vez por la COOPERATIVA. Este análisis será efectuado por la Universidad de Antioquia, la Universidad Nacional o el Centro de Investigación Farmacéutica CECIF. Se entenderá como análisis de calidad los estudios fisicoquímicos, organolépticos y microbiológicos cuando el producto lo requiera de acuerdo con sus características y de concentración según la USP Americana, o la que haga sus veces, aceptada en Colombia. Solo se acepta la no realización de dicha evaluación cuando las tres instituciones mencionadas no cuenten con la capacidad técnica requerida para la realización del análisis, caso en el cual, quedará en cabeza de la COOPERATIVA, la decisión de aceptar la no
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realización del análisis. No se exigirá análisis a productos innovadores ni a los laboratorios que los producen. b) La COOPERATIVA, realizará una inspección técnica a los insumos y medicamentos recibidos, a partir de una muestra obtenida por medio de la “Tabla Militar Estándar”, y el rechazo de los insumos o medicamentos depende del tipo y la cantidad de defecto encontrado. La presencia de no conformidades se clasifica en: Defectos Técnicos Críticos, Mayores y Menores que, de acuerdo con las frecuencias y al nivel de aceptación de calidad reportado generará la devolución del lote. Para defectos técnicos críticos detectados en ampolla como, por ejemplo, material particulado, el nivel de aceptación se medirá de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente aplicable, y en este caso se realizará devolución del lote con una ampolla con no conformidad. Cuando el CONTRATISTA, haga caso omiso a una no conformidad por calidad técnica de los medicamentos e insumos, se hará efectiva la póliza de calidad y la notificación a la entidad de vigilancia y control. c) El aspecto de los insumos y medicamentos deberá coincidir con el reportado en la ficha técnica y en los documentos legales. d) La COOPERATIVA, se reserva el derecho de visitar las instalaciones del CONTRATISTA, para realizar inspecciones en los procesos de producción y control, así como solicitar análisis de calidad para los productos adjudicados cuando así se requiera, priorizando los casos de no conformidades durante el almacenamiento, quejas y reclamos de los clientes o asociados. Los costos que se generen por los análisis serán descontados de las facturas con previo consentimiento del proveedor y deberán ser de laboratorios de análisis acreditados.
6.4.6. Responsabilidad del contratista.
El CONTRATISTA, asumirá la responsabilidad por los perjuicios que se deriven de la falla terapéutica imputable a los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios objeto del presente contrato. En caso de que se formule reclamo, demanda o acción legal contra la COOPERATIVA, por responsabilidad atribuible al CONTRATISTA, éste asumirá el pago de los gastos en que la COOPERATIVA incurra por tal motivo. Con la mera suscripción del presente contrato, EL CONTRATISTA autoriza a la COOPERATIVA, a descontar el valor de tales erogaciones de cualquier suma que ésta le adeude por razón de la ejecución del mismo, o a recurrir a la garantía otorgada o a utilizar cualquier otro medio legal. EL CONTRATISTA, asume igualmente la responsabilidad civil, penal y contractual a que haya lugar por el incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, así
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como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio a LA COOPERATIVA o a terceros.
6.4.7. Plazo.
El plazo para el suministro de los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios es de catorce (12) meses contados a partir del 01 de julio de 2024, hasta el 30 xx xxxxx de 2025. Sin embargo, el plazo de ejecución del contrato en relación con la política de devolución xx XXXXX, será el necesario para hacerla efectiva de ahí que el contrato permanecerá vigente hasta el término máximo establecido para la aplicación de dicha política respecto de los medicamentos suministrados durante el año 2024 y 2025.
6.4.8. Garantías.
EL CONTRATISTA, deberá constituir en favor de la COOPERATIVA, Garantía Única que ampare el cumplimiento de las obligaciones surgidas del presente contrato, por el valor asegurado, amparos y vigencias que a continuación se indican:
a) Cumplimiento: Por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor estimado del contrato y una vigencia igual al plazo del mismo y cuatro (4) meses más. b) Calidad de los Productos. Por una cuantía equivalente al quince (15%) del valor estimado del contrato y una vigencia igual al plazo del mismo y 12 meses (12) meses más. c) Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual: Por una cuantía equivalente al 20% del valor del contrato y una vigencia igual al plazo del mismo, para garantizar la Responsabilidad Civil Extracontractual para con terceros, con motivo de la ejecución del contrato. Esta garantía tendrá una vigencia durante el plazo del contrato.
7. ANEXOS.
Anexo Nro. 1 Modelo para observaciones de la INVITACIÓN ABIERTA 01 DE 2024. Anexo Nro. 2 Modelo para resumen de la propuesta.
Anexo Nro. 3 Modelo para certificar aportes parafiscales y de seguridad social. Anexo Nro. 4 Modelo para carta de presentación de la propuesta.
Anexo Nro. 5 Contrato de suministro.
Anexo Nro. 6 Listado de medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios.
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Anexo Nro. 7 Formato de vinculación de proveedores (SARLAFT). Anexo Nro. 8 Certificado de inclusión de criterios de RSE.
Anexo Nro. 9 Criterios RSE en selección de proveedores. Anexo Nro. 10 Aceptación Política de Calidad y Devoluciones Anexo Nro. 11 Compromiso de Sostenibilidad de Precios Anexo Nro. 12 Compromiso de Precios Competitivos
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ANEXO Nro. 01 MODELO PARA OBSERVACIONES A LA INVITACIÓN ABIERTA
Fecha:
Señores
Cooperativa de Hospitales de Antioquia – COHAN- xxx.xxxxx.xxx.xx
REFERENCIA: Invitación Abierta N° 01 de 2024 – CONTRATAR EL SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS Y AMBULATORIOS PARA LA VIGENCIA 2024-2025 DE ACUERDO CON EL LISTADO DE LOS MISMOS QUE SE ENCUENTRA EN EL SITIO WEB
xxx.xxxxx.xxx.xx – Link: “Invitación Abierta No. 01 de 2024”
El (los) suscrito(s) en calidad de representante legal de
, declaro (xxxx) que estoy (xxxx) interesado (s) en participar en el proceso de la referencia, toda vez que he (mos) leído la Invitación Abierta y de manera respetuosa presento las siguientes observaciones y solicitudes:
Nombre del interesado (Persona natural o Jurídica) | |
NIT | |
Teléfono Nro. | |
Fax Nro. | |
Dirección Física. | |
Dirección Electrónica: |
Nombre y firma representante legal
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ANEXO Nro. 02 MODELO PARA EL RESUMEN DE LA PROPUESTA
Fecha:
Señores
Cooperativa de Hospitales de Antioquia – COHAN- xxx.xxxxx.xxx.xx
REFERENCIA: Invitación Abierta Nro. 01 de 2024 – CONTRATAR EL SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS Y AMBULATORIOS PARA LA VIGENCIA 2024-2025 DE ACUERDO CON EL LISTADO DE LOS MISMOS QUE
SE ENCUENTRA EN EL SITIO WEB xxx.xxxxx.xxx.xx – Link: “ Invitación Abierta Nro. 01 de 2024”
1. PROPONENTE
2. REPRESENTANTE LEGAL
DEJO CONSTANCIA QUE LA PROPUESTA CONTIENE LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:
DOCUMENTO | SI | NO |
Certificado de existencia y representación | ||
Poder escrito | ||
Acta de Autorización | ||
Documento de constitución de consorcio | ||
Documento de constitución de unión temporal | ||
Aportes parafiscales y seguridad social | ||
Registro Único Tributario | ||
Registro Único de Proponentes | ||
Cédula del representante legal | ||
Formato SARLAFT | ||
Autorización para comercialización | ||
Autorización para distribuir los productos |
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Registro sanitario | ||
Buenas prácticas de manufactura | ||
Capacidad acondicionamiento y almacenamiento Y Concepto Técnico de las Condiciones Sanitarias O última Acta de Visita | ||
Ficha de seguridad | ||
Protocolos de calidad | ||
Fotos o artes y dispositivos | ||
Resolución del Fondo de Estupefacientes | ||
Certificaciones comerciales | ||
Balance general, estado de excedentes o pérdidas Y ganancias, notas a los estados financieros. | ||
Dictamen del revisor fiscal | ||
Fotocopia de la Declaración de impuestos xx xxxxx y complementarios. | ||
Certificaciones bancarias | ||
Compromiso de Sostenibilidad de Precios | ||
Garantía de Precio Competitivo | ||
Aceptación a Políticas de Calidad y Devolución | ||
Carta de presentación de la propuesta | ||
Garantía de seriedad |
Propuesta económica
Valor $ En letras:
Plazo de pago : Nro. de Folios:
Atentamente,
FIRMA DEL REPRESENTANTE
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ANEXO Nro. 03 MODELO PARA CERTIFICAR APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL
Fecha:
Señores
Cooperativa de Hospitales de Antioquia – COHAN- xxx.xxxxx.xxx.xx
REFERENCIA: Invitación Abierta Nro. 01 de 2024 – CONTRATAR EL SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS Y AMBULATORIOS PARA LA VIGENCIA 2024-2025 DE ACUERDO CON EL LISTADO DE LOS MISMOS QUE
SE ENCUENTRA EN EL SITIO WEB xxx.xxxxx.xxx.xx – Link: “ Invitación Abierta Nro. 01 de 2024”
El suscrito (Representante Legal o Revisor fiscal) certifico que
se encuentra al día con los pagos al Sistema de Salud, Riesgos Laborales, Pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF y Servicio Nacional de Aprendizaje de sus trabajadores en los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre de la presente invitación.
Cordialmente,
Nombre y Apellidos
Revisor Fiscal y/o Representante Legal
Tarjeta Profesional Nro (cuando se trate del revisor fiscal) Firma
Número de identificación:
ANEXO Nro. 04 MODELO PARA CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA – INVITACIÓN ABIERTA 01 DE 2024
Fecha:
Señores
Cooperativa de Hospitales de Antioquia – COHAN- xxx.xxxxx.xxx.xx
REFERENCIA: Invitación Abierta Nro. 01 de 2024– CONTRATAR EL SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS Y AMBULATORIOS PARA LA VIGENCIA 2024-2025 DE ACUERDO CON EL LISTADO DE LOS MISMOS QUE
SE ENCUENTRA EN EL SITIO WEB xxx.xxxxx.xxx.xx – Link: “Invitación Abierta Nro. 01 de 2024”
(Nombre Representante Legal), identificado con cédula (Ciudadanía, Extranjería o Pasaporte) en mi calidad de representante legal de , me permito presentar la propuesta conforme a la Invitación Abierta referida y en caso de resultar adjudicatario, me comprometo a firmar el contrato en los términos y plazos establecidos en dicha invitación. Declaro adicionalmente:
1. Que conozco y apruebo la Invitación Abierta, que estudié completamente sus adendas y anexos; en especial, el Contrato de Suministro correspondiente al Anexo Nro. 5, todo lo cual declaro conocer, aceptar y acatar en su totalidad.
2. Que los términos de la Invitación Abierta están completos, compatibles y adecuados para identificar el objeto de la contratación y que lo he tenido en cuenta para ofrecer nuestros productos, fijar los precios, plazos y demás aspectos de la propuesta que presento.
3. Que no nos hallamos incursos en causal alguna de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Ley.
42
4. Que, de llegar a obtener la adjudicación del contrato, adquiero la obligación de suscribirlo, legalizarlo y ejecutarlo, así como constituir las pólizas y/o garantías requeridas y a suscribir éstas y aquel dentro de los términos señalados para ello.
Atentamente,
Firma del representante legal
Nombre y NIT del proponente | |
Nombre y cédula del representante legal | |
Dirección de correo | |
Dirección electrónica | |
Telefax | |
Ciudad |
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ANEXO Nro. 08 CERTIFICADO DE INCLUSIÓN DE CRITERIOS
RSE
Señores
Cooperativa de Hospitales de Antioquia NIT 890.985.122-6
Medellín
Por medio de la presente certificamos que la empresa
identificada con NIT y en cabeza de su representante legal identificado con (ciudadanía/extranjería/pasaporte) número se encuentra comprometida y cumple a cabalidad con los siguientes criterios de Responsabilidad Social Empresarial:
• Se cuenta con criterios de inclusión para la contratación de personas en situación de discapacidad y vulnerabilidad
• Se cuenta con un código de ética y buen gobierno
• La empresa u organización cuenta con procesos de certificación en normas internacionales o nacionales en Responsabilidad Social Empresarial
Adicionalmente, la empresa certifica que la información suministrada en el “FORMATO DE EVALUACIÓN DE INCLUSIÓN DE CRITERIOS DE RSE PARA
PROVEEDORES Y CLIENTES” es veraz y verificable.
Representante Legal
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ANEXO Nro. 09 CRITERIOS RSE EN SELECCIÓN DE PROVEEDORES
FORMATO DE EVALUACIÓN DE INCLUSIÓN DE CRITERIOS DE RSE PARA PROVEEDORES | ||||
Nombre de la empresa: | RUT: | |||
Fecha: | ||||
Actividad económica de la empresa: | Dirección: | |||
Teléfono: | ||||
Número de empleados: | Objeto contractual o propuesta: | |||
Evaluación de criterios de Responsabilidad Social Empresarial | ||||
1. GOBIERNO CORPORATIVO | ||||
Aspecto para evaluar | Cumple/No cumple | Documento de soporte | ||
1. Cuenta con órganos de gobierno y control formalmente constituidos y que operan en la actualidad | ||||
1.1 Cuentan con políticas para evitar cualquier tipo de discriminación en la constitución de sus órganos de gobierno | ||||
1.2 Se han identificado, definido y se declara expresamente los principios y valores que la rigen | ||||
1.3 Los órganos de gobierno cuentan con políticas que promueven el reconocimiento, evaluación y satisfacción de las opiniones y expectativas de los diferentes grupos de interés | ||||
1.4 Las decisiones tomadas se registran y comunican a todos los niveles | ||||
1.5 La información sobre el origen y manejo de los recursos financieros es validada por un tercero independiente | ||||
1.7 La información de la empresa esta fácilmente disponible, accesible y entendible para todos los grupos relacionados | ||||
45
1.8 Se rinde cuentas con respecto a sus acciones y decisiones de manera periódica a todas sus partes interesadas (sociedad, medio ambiente, economía) | ||
1.9 Se cuentan con mecanismos para la prevención y resolución de conflictos de interés | ||
2. ESTRATEGIA CORPORATIVA | ||
2. Cuenta con una plataforma estratégica formal que incluya misión, visión, políticas y objetivo estratégicos | ||
2.1 La misión y la visión de la empresa incluyen un compromiso explícito con el desarrollo sostenible | ||
2.2 La misión y la visión de la empresa incluyen un compromiso explícito con los diferentes grupos de interés | ||
2.3 Los objetivos estratégicos también incluyen metas sociales y ambientales | ||
3. ASPECTOS ECONOMICOS | ||
3. Se favorece la compra a proveedores locales y se fortalece el desarrollo de los mismos. | ||
3.1Existen mecanismos para asegurar compras a proveedores locales basado en precios, plazos de pago y entrega justos. | ||
3.2 Se promueven programas y alianzas con los miembros de la comunidad para mejorar la productividad. | ||
3.3 Cumple con obligaciones tributarias y pago de impuestos requeridos | ||
3.4 Conoce y difunde entre sus grupos de interés los resultados financieros y económicos de su operación | ||
4. ASPECTOS AMBIENTALES | ||
4. Se llevan a cabo iniciativas que fomenten la generación de valor para la organización con base en la reducción del impacto ambiental | ||
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4.1Se ejecutan acciones para la medición, manejo y mitigación de las emisiones de gases de efecto invernadero (GEI), sustancias destructoras de la capa de ozono y otras emisiones significativas | ||
4.2 Se llevan a cabo acciones para la medición, manejo y la reducción de residuos y vertimientos | ||
4.3 Se cuenta con mecanismos de prevención y minimización de impactos por ruido, olor, luz, vibraciones y contaminación del suelo en el lugar en que opera | ||
4.4 Se ejecutan acciones para identificar, prevenir riesgos ambientales y controlar accidentes relacionados | ||
4.5 Cuenta con mecanismos que aseguren el cumplimiento de la legislación ambiental | ||
4.6 Se llevan a cabo acciones para el manejo y la mitigación del impacto ambiental derivado del transporte de productos, otros bienes y materiales utilizados para las actividades de la organización |
Firma de Representante Legal
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ANEXO Nro. 10 ACEPTACIÓN POLÍTICA DE CALIDAD Y DEVOLUCIONES INVITACIÓN ABIERTA 01 DE 2024
Señores
Cooperativa de Hospitales de Antioquia “XXXXX”
NIT 890.985.122-6
Medellín
Por medio de la presente certificamos que la empresa
identificada con XXX y en cabeza de su representante legal identificado(a) con cédula de (ciudadanía/extranjería/pasaporte)
conoce las políticas de Xxxxxxx y Devoluciones de la Cooperativa de Hospitales de Antioquia para la Invitación Abierta No. 01 de 2024.
Así mismo, por medio de la presente comunicación, damos fe de que, con la presentación de la oferta, aceptamos la Política de Calidad y la Política de Devoluciones de la Cooperativa para la Invitación Abierta No. 01 de 2024, y aceptamos que la misma hace parte integral del Contrato.
Firma de Representante Legal
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ANEXO Nro. 11 COMPROMISO DE SOSTENIBILIDAD DE PRECIOS INVITACIÓN ABIERTA 01 DE 2024
Señores
Cooperativa de Hospitales de Antioquia “XXXXX”
NIT 890.985.122-6
Medellín
Por medio de la presente certificamos que la empresa
identificada con XXX y en cabeza de su representante legal identificado(a) con cédula de (ciudadanía/extranjería/pasaporte)
se compromete a Sostener los precios que hacen parte de la oferta por la totalidad de la vigencia del Contrato de Suministro.
Así mismo, nos comprometemos a que solamente se podrá modificar el precio de los productos ofertados, por una de las siguientes circunstancias:
• Cambio en la legislación colombiana que imponga precios máximos distintos a los ofertados
• Cambios en la TRM que afecten el valor total de contrato en más del 20%
• Situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, debidamente soportadas y validados por el supervisor del contrato.
Firma de Representante Legal
ANEXO Nro. 12 COMPROMISO DE PRECIOS COMPETITIVOS INVITACIÓN ABIERTA 01 DE 2024
Señores
Cooperativa de Hospitales de Antioquia “XXXXX”
NIT 890.985.122-6
Medellín
Por medio de la presente certificamos que la empresa
identificada con XXX y en cabeza de su representante legal identificado(a) con cédula de (ciudadanía/extranjería/pasaporte)
se compromete a presentar con la presente propuesta económica, precios competitivos.
Así mismo, nos comprometemos a que en caso de que se suministre los productos que hacen parte de la oferta a los asociados o clientes de la COOPERATIVA y que los mismos resulten efectivamente contratados, la COOPERATIVA asumirá el menor precio.
Firma de Representante Legal
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