Hankintaprosessi. Kajaanin kaupungin hankintatoimi • Kerää osapuolilta yhteishankintatuotteiden määrä- laatu- ym. tiedot sovittavassa muodossa ja aikataulussa. • Pyytää tarjoukset hankintarenkaan puolesta. • Suorittaa hinta- ym. vertailut, käyt tarvittavat neuvottelut ja esittelee asiat hankintarenkaan osapuolille tarvittaessa, tai sen pyynnöstä. • Valmistelee hankintapäätökset Kajaanin kaupungin johtosääntöjen määrittelemien toimivaltojen mukaisesti päätettäväksi . • Lähettää hankintapäätökset ja niiden liitteet hankintarenkaan osapuolille. • Ilmoittaa tarjouskilpailujen tuloksista tarjouksen jättäneille sekä valmistelee ja laatii tarvittavat sopimukset. • Kehittää hankintatoimintaa ja siihen liittyviä prosessia sekä järjestää ja koordinoida hankintakoulutusta. Osapuolet sitoutuvat • Hyväksymään hankintalain mukaisesti hinnaltaan halvimmat tai kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset. • Noudattamaan näin syntyneitä sopimuksia tarjousten voimassaolojakson loppuun saakka. • Valtuuttamaan ilman erillistä valtakirjaa hankinnasta päätöksen tehneen osapuolen hoitamaan eri oikeusasteisiin tehdyistä valituksista ja oikaisuvaatimuksista syntyvät prosessit. Mahdollisesta yhteen yhteisöön kohdistuvasta valituksesta (erillishankinta), ko. yhteisö maksaa kokonaan markkinaoikeuden osoittamat maksut.
Hankintaprosessi. Ennen hankintasopimuksen tekemistä on jokainen hankintakauppa suunniteltava yksityiskohtaisesti. Hankintaratkaisut, jotka on tehty tarjouslaskenta- ja tuotannonsuunnitteluvaiheessa pohjautuvat kustannuslaskijoiden ja tuotannonsuunnittelijoiden mielikuvaan kohteesta ja sen toteutuksesta hankkeen alkuvaiheessa. Toteutettavat tuotantoratkaisut voivat poiketa huomattavasti hankintojen alkuvaiheessa oletetuista ratkaisuista, sillä tuotantoratkaisut ovat työmaanjohdon päätettävissä. Hankintojen yksityiskohtaiselle suunnittelulle rungon muodostavat yleissuunnittelussa muodostetut hankintakokonaisuudet. (Junnonen ja Kankainen 2012, 44.) Hankintakaupan sopimus- ja ohjausprosessi muodostuu kolmesta päävaiheesta (kuvio 7): • hankinnan valmistelu • hankinta päätös • hankinnan ohjaus ja valvonta (Xxxxxxxx ja Kankainen 2012, 44.) Hankinta-aikataulu toimii aliurakan käynnistäjänä, mutta aliurakan valmistelu ja tarjouspyyntöjen laatiminen perustuvat tehtäväsuunnitelmaan. Ensimmäisenä määritetään aliurakan sisältö ja kustan- nustavoitteet. Piirustusten, työselitysten ja muiden hankinnan kannalta tärkeiden asiakirjojen avulla perehdytään aliurakan sisältöön, määritetään kustannus ja tuotantotavoitteet, selvitetään työn laa- tuvaatimukset ja tehdään potentiaalisten riskien analyysi. Tarkistetaan mahdolliset aliurakkaan sisäl- tyvät palvelut , kuten aputyöt, palvelut, siirrot ja telineet. Määritetään aliurakan aloitus, sekä lopetus ajankohta ja mahdolliset välitavoitteet. (Junnonen ja Kankainen 2012, 44.)
Hankintaprosessi. Espoon kaupunki pyrkii kilpailuttamaan osana DIPA2-kilpailutusta eVakan vaatimat hankintakokonaisuudet siten, että niiden osalta mukana hankinnan kohteessa (eVakan osalta) hankintayksikköinä ovat myös Oulun kaupunki, Tampereen kaupunki ja Turun kaupunki. Hankintasopimusta ei solmita, ennen kuin Yhteistyösopimus on solmittu. Mikäli Yhteistyösopimusta ei solmita, DIPA2-kilpailutuksen eVaka palveluiden osa-alueen hankinta lähtökohtaisesti keskeytetään. Oulun kaupunki, Tampereen kaupunki ja Turun kaupunki valtuuttavat Espoon kaupungin hoitamaan muiden Sopijaosapuolten puolesta DIPA2-kilpailutuksessa eVakan vaatimien hankintakokonaisuuksien kilpailutukset sekä allekirjoittamaan niihin liittyvät tarjouspyynnöt, päätökset, sopimukset ja muut mahdollisesti tarvittavat asiakirjat, käsittelemään mahdollinen hankintaoikaisuvaatimus sekä antamaan vastineet markkinaoikeuteen ja korkeimpaan hallinto-oikeuteen mahdollisen valituksen johdosta sekä hoitamaan kilpailutettuihin sopimuksiin liittyvän sopimusseurannan ja toimittajahallinnan. Valtuutus voidaan antaa joko allekirjoittamalla tämä esisopimus tai erillisellä valtakirjalla riippuen kunkin Sopijaosapuolen säännöistä. Valtuutuksen tulee olla Espoon käytössä viimeistään x.x.xxxx.1 Oulun kaupunki antaa valtuutuksen seuraavasti: esisopimuksen allekirjoituksella Tampereen kaupunki antaa valtuutuksen seuraavasti: [esisopimuksen allekirjoituksella vai erillisellä valtakirjalla] Turun kaupunki antaa valtuutuksen seuraavasti: esisopimuksen allekirjoituksella
Hankintaprosessi. Hankintaprosessi jakaantuu kolmeen pääasialliseen vaiheeseen:
Hankintaprosessi. Hankintalaissa (29.12.2016/1397) on omat menettelysäännöksensä kansallisille hankinnoille, EU kynnysarvot ylittäville hankinnoille, sosiaali- ja terveyspalveluille, muille erityisille palveluhankinnoille sekä käyttöoikeushankinnoille. Hankintalakia ei sovelleta pienhankintoihin eli hankintalain kynnysarvot alittaviin hankintoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että pienhankintoja ei tarvitse kilpailuttaa hankintalain mukaisesti. Pienhankinnoissa tulee kuitenkin noudattaa tämän hankintaohjeen pienhankintoja koskevia ohjeita. Xxxxxxxxx suunnitteluun sekä tarjouspyynnön valmisteluun on hyvä käyttää riittävästi aikaa. Arvoltaan suurten hankintojen valmistelu on hyvä aloittaa viimeistään noin puoli vuotta ennen arvioitua sopimuskauden alkamista. Hankintalain 65 §:n mukaisen markkinakartoituksen käyttäminen on suositeltavaa etenkin arvoltaan suurissa hankinnoissa. Markkinakartoituksella tarkoitetaan hankintayksikön mahdollisuutta käydä vapaamuotoista keskustelua alan asiantuntijoiden tai potentiaalisten tarjoajien kanssa ennen tarjouspyynnön julkaisemista. Markkinakartoituksen avulla hankintayksikkö saa tarkempaa tietoa markkinoilla olevista tuote- tai palveluvaihtoehdoista. Markkinakartoituksessa voidaan keskustella hankinnan kohteesta ja sen määrittelystä, tai itse hankintaprosessista eli siitä, minkälaisia kokemuksia potentiaalisilla tarjoajilla on vastaavista hankintaprosesseista. Markkinakartoituksen käyttäminen ei ole pakollista. Mikäli markkinakartoitusta käytetään, tulee siinä huomioida tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. Tämä tarkoittaa sitä, että kaikille halukkaille tarjoajille tulee antaa mahdollisuus osallistua markkinakartoitukseen. Markkinakartoituksesta voidaan ilmoittaa Hilma-palvelussa (esim. tietopyyntö -lomake), jolloin kaikki kiinnostuneet tarjoajat voivat osallistua siihen. Ranuan kunta ja kuntakonsernin tytäryhtiöt järjestävät hankintoja koskevan avoimen infotilaisuuden kerran vuodessa. Infotilaisuus pyritään järjestämään vuosittain tammikuun aikana. Infotilaisuudessa käydään läpi suunnitteilla olevia hankintoja sekä muita ajankohtaisia hankintoja koskevia asioita. Etenkin isompien hankintojen kohdalla voidaan tarvittaessa järjestää myös erillisiä info- tai markkinakartoitustilaisuuksia tarpeen mukaan.
Hankintaprosessi. Pienhankinnoissa pyydetään tarjouksia yllä mainitulla tavalla. Pienhankinnoissa vertailuperusteita ei tarvitse määritellä hankintalain mukaisesti, mutta tarjouksia pyydettäessä olisi hyvä ilmoittaa tarjoajille, millä perusteella valinta tehdään. Pienhankinnoissa voidaan pyytää tarjoajia selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja. Pienhankinnoissa on suositeltavaa käyttää Cloudia -järjestelmää. Myös pienhankinnoissa, etenkin yli 10.000 euron hankinnoissa, suositellaan kirjallisen hankintasopimuksen laatimista. Ranuan kunnalla on käytössä yleiset hankintaehdot pienhankintoja varten (liite 1). Yleiset hankintaehdot tulee mahdollisuuksien mukaan liittää pienhankintojen tarjouspyyntöön, sopimukseen tai tilaukseen.