Sopimusten seuranta ja valvonta. Myös sopimusten seuranta ja valvonta on hyvin työntekijäkohtaista. Ennen so- pimuksen allekirjoitusta kaikki tallentajat seuraavat, että sopimukset tulevat al- lekirjoitetuiksi ja tarvittaessa laittavat niihin liittyen muistutuksia allekirjoittajille. Allekirjoitusten jälkeen tallentajat huolehtivat, että tieto sopimukseen kuulu- vasta maksusta tai avustuksesta menee maksuunpanijalle. Osa tallentajista merkitsee sopimuksen voimassaolon päättymisajankohdan sopimushallintaan siten, että valmistelija saa sähköpostiinsa ilmoituksen, kun sopimuksen voimassaoloaika rupeaa päättymään. Osa ei käytä sähköisiä hä- lytyksiä esimerkiksi sopimusten luonteen vuoksi. Näissä tapauksissa sopimus- ajan päättymistä seurataan esimerkiksi erilaisilla vuosittain ohjelmista tehtä- villä hauilla tai raporteilla. Useampi tallentaja käyttää hyväkseen sopimushal- linnan metatietokenttiä ja lisää niihin vanhenemispäivän lisäksi muun muassa käsittelijän nimen ja hälytyksen vanhentuvasta sopimuksesta. Sopimusten toteutumista seurataan myös laskuttamalla ja saapuvien laskujen asiatarkastuksilla. Vuokrasopimusten osalta valvotaan, että asiakas toimii so- pimuksen mukaisesti vuokratiloissa ja sopimuksen päättyessä tarkastetaan, että tilat ovat sovitussa kunnossa. Seurantaa tehdään myös huolehtimalla, että raportointi on sopimusvelvoitteiden mukaista. Sopimuksen toteuttamista ja seurantaa siirretään myös vaikkapa hankkeen toteuttajalle tai muulle työnte- kijälle, ja sopimuksen toteutumista seurataan näissä tapauksissa sisäisillä pa- lavereilla.
Sopimusten seuranta ja valvonta. Sopimusseurannan ja –valvonnan tehtävät määräytyvät sopimuksen laa- juuden, luonteen ja riskien perusteella. Sopimuksen seurannassa valvo- taan sitä, että sopimuksen ehdot täytetään vastuiden ja velvoitteiden täyt- tämisen osalta. Sopimuksen noudattamista omassa toiminnassa on myös valvottava. Hyvinvointialueen sisäiseen tiedonkulkuun sopimuksen toteuttamisesta, ongelmista ja häiriöistä on hyvä sopia toimintapa, jotta häiriöt tulevat vii- pymättä sopimusta hoitavien ja valvovien henkilöiden tietoon. Kaikista sopijapuolen sopimusrikkomuksista, kuten viivästymisestä tai virheistä sopimusvelvoitteiden täyttämisessä, on viipymättä huomautettava eli rek- lamoitava sopijapuolelle. Sopimuskauden ajallista kestoa valvotaan ja sopimukseen liittyviä mää- räpäiviä seurataan järjestelmällisesti. Sopimusten seurannassa ja valvon- nassa hyödynnetään sopimustenhallintajärjestelmää, jonne dokumentoi- daan tehdyt toimenpiteet. Sopimusaikaisen toiminnan roolit ja vastuut on määritelty edellä tässä ohjeessa.