Sähköisen ostolaskunprosessin määrittely. Ostolaskujen käsittely on useimmiten talousosaston eniten resursseja vaativa pro- sessi, jolloin sen tehostamisella ja automatisoinnilla on saavutettavissa yleensä suurimmat hyödyt. Siirryttäessä perinteisestä paperiprosessista sähköiseen käsitte- lyyn voidaan prosessi kustannuksissa säästää jopa 90 prosenttia. Koska nykypäi- vän ostolaskujenkäsittelyprosessi ei poikkea ratkaisevasti 1960 -luvun käsittelystä jopa pienet muutokset ja osaprosessien automatisoinnit tuottavat suuria säästöjä. (Lahti 2008, 48; Xxxxxxx 2002, 113) Taloushallinnon näkökulmasta ostolaskuprosessi käynnistyy siitä, kun ostolasku vastaanotetaan yritykseen ja päättyy siihen kun lasku on maksettu, kirjattu kirjan- pitoon ja arkistoitu. Mikäli yrityksen hankinta prosessia käsitellään kokonaisuu- dessaan, prosessi käynnistyy jo paljon ennen ostolaskun vastaanottoa. Hankinnan ensimmäisenä vaiheena on usein ostoehdotus ja ostotilaus, näiden hyväksymiset sekä tavaran vastaanotto. (Lahti 2008, 48) Ostolaskujen sähköistyksessä laskujen käsittely nopeutuu ja virhemahdollisuudet pienenevät, kun monet manuaaliset työvaiheet jäävät pois. Ostolaskut noudetaan sähköisesti operaattorilta, aivan kuten pankin viitetiedotkin on haettu jo vuosia. (Basware, 2013a) Yleensä osa ostolaskuista tulee vielä kuitenkin paperisina, mutta koska kaikki laskut kuitenkin halutaan käsitellä sähköisesti, paperilaskut skannataan sähköiseen muotoon. Skannaus tehdään joko itse tai annetaan ulkopuolisen palveluntarjoajan kuten Xeroxin tai Recallin kaltaisen yrityksen tehtäväksi. Skannauksessa on huo- lehdittava siitä, että laskuilla olevat tiedot tulevat käytössä olevan verkkolasku- standardin vaatimiin kenttiin, jotta ohjelmisto pystyy käsittelemään laskuja samal- la tavalla kuin verkkolaskuja. Skannaus kuitenkin aiheuttaa ylimääräistä työtä ja huomattavia lisäkustannuksia. Tämän takia verkkolaskujen yleistyminen onkin ensiarvoisen tärkeää kustannus- tehokkaalle ostolaskujenkäsittelyprosessille. Jotta skannattavien laskujen määrä voitaisiin minimoida, laskuja käsittelevien henkilöiden tulisi olla aktiivisia, aina kun he huomaavat saavansa paperilaskuja yrityksiltä, joilla olisi valmius lähettää verkkolaskuja. Yrityksen sisällä on huolehdittava, että kaikki, jotka tilaavat tava- raa tai palveluja, antavat laskutusosoitteeksi verkkolaskutusosoitteen ja tarvittaes- sa myös operaattoritunnuksen. Yrityksen tulee myös huolehtia siitä, että näillä henkilöillä on varmasti tarpeeksi tietoa sähköistenlaskujen tärkeydestä kustannus- ...
