Kansallinen hankintailmoitus TARJOUSPYYNTÖ PRIDno-2021-681
Kansallinen hankintailmoitus TARJOUSPYYNTÖ PRIDno-2021-681
Käyttöoikeussopimus / Porin taidemuseon kahviopalvelut
I Kohta: Hankintaviranomainen
I.1) Nimi ja osoitteet
Virallinen nimi Porin kaupunki / sivistystoimiala/ Kulttuuriyksikkö
Kansallinen yritys- ja
yhteisötunnus
0137323-9
Postiosoite PL 121
Postitoimipaikka Pori
Postinumero 28101
Maa Suomi
Puhelin x000 000000000
Sähköpostiosoite xxxxxxx@xxxx.xx
NUTS-koodi Satakunta FI196
Pääasiallinen osoite (URL) xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxx-xx-xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx
I.3) Viestintä
Hankinta-asiakirjat ovat suoraan saatavilla täydellisinä, rajoituksetta ja maksutta
osoitteesta
xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxx?xxx000000&xxxxx0x000x0-x00x-0000-xx00-x0xx000x0x0x
Lisätietoja saa
Edellä mainittu osoite (Kohta I.1)
Tarjoukset tai osallistumishakemukset on tehtävä/jätettävä Sähköisesti osoitteessa
xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxx?xxx000000&xxxxx0x000x0-x00x-0000-xx00-x0xx000x0x0x
I.4) Hankintaviranomaisen tyyppi
Alue- tai paikallistason virasto/laitos
I.5) Pääasiallinen toimiala
Yleinen julkishallinto
II Kohta: Hankinnan kohde Hankinnan kohde
II.1 Hankinnan laajuus
II.1.1) Nimi
Käyttöoikeussopimus / Porin taidemuseon kahviopalvelut
Viitenumero
PRIDno-2021-681
II.1.2) Pääasiallinen CPV-koodi Päänimikkeistö
Kahvilapalvelut (55330000-2)
II.1.3) Sopimuksen tyyppi
Palvelut
II.1.4) Lyhyt kuvaus
Hankintamallina on käyttöoikeussopimus, jossa yrittäjä maksaa käyttämistään tiloista vuokraa ja saa tulovirtaa myydyistä palveluista. Xxxxxxxxx arvo ei ylitä käyttöoikeussopimusten kansallista kynnysarvoa ja siten kyseessä on pienhankinta, joihin ei sovelleta hankintalakia.
HANKINNANKOHDE
Hankintakohteena on Porin taidemuseon kahviopalveluiden hoitaminen.
Vuokrasopimus tehdään tarvittaessa vuodeksi tai heti toistaiseksi voimassa olevana
4 kk irtisanomisajalla.
Kahvilan aloittamisajankohdasta sovitaan erikseen valitun toimittajan kanssa.
Taidemuseo tarjoaa kahvilayrittäjän käyttöön museon ensimmäisessä kerroksessa sijaitsevat kahviosalin (72 m² / 45 asiakaspaikkaa), palvelutiskin sekä keittiön (23 m²) kalustoineen ja astiastoineen.
Kahvilan asiakkaat käyttävät museon aulassa olevia yleisön wc-tiloja. Kahvilayrittäjällä on yksinoikeus elintarvikkeiden myyntiin ja kahvilapalveluihin
museon tiloissa.
Kahvilayrittäjältä edellytetään:
- museon aukioloaikojen noudattamista, sopivuutta museon toimintaympäristöön
- kahvilayrittäjän tulee vastata museokävijöiden kahvilapalvelujen lisäksi pääsääntöisesti museon tiloja varaavien ryhmien ja museon omien tilaisuuksien tarjoiluista erityisruokavaliot tarpeen mukaan huomioiden
- suurempien tilaisuuksien (yli 100 hlöä) tarjoiluista voidaan tarvittaessa sopia erikseen, mutta kahvilayrittäjällä on niihin ensisijainen oikeus
- kahvilayrittäjältä edellytetään yhteistyökykyä ja sitoutumista yhteisiin palvelutuotteisiin kuten opastus-, kokous- ja juhlapalveluihin museon kanssa sekä markkinointiyhteistyöhön.
VUOKRA
Kahvilatiloista peritään vuokraa 5 % vuotuisesta arvonlisäverottomasta liikevaihdosta, kuitenkin vähintään 3500 €/vuosi. Vähimmäisvuokran (perusvuokran) 1/12 osa maksetaan kuukausittain. Liikevaihdon mukainen vuokratarkastelu tehdään vuosittain ja mahdollinen lisävuokra peritään seuraavan vuoden huhtikuun loppuun mennessä.
TARJOUKSEN SISÄLTÖ
Toimintasuunnitelman tulee soveltua museon kahvilan toimintaan ja ympäristöön, ja sen tulee täyttää hyvätasoisen kahvilan sekä tilaustarjoilun toimittamisen kriteerit.
Kahvilatoiminnasta ja tilaustarjoilutoiminnasta pyydetään kummastakin erikseen
omat toimintasuunnitelmat.
Porin taidemuseo etsii palveluyrittäjää ja valitsee kohteeseen ominaisuuksiltaan sopivimman toimijan. Olennaista taidemuseon näkökulmasta on löytää kohteeseen toimintakonseptiltaan sopiva, luotettava ja vuokranmaksukyvyltään vakaa toimija.
Porin Xxxxxxxx pidättää itsellään oikeuden hylätä kaikki tarjoukset perustellusta syystä.
II.1.5) Hankinnan ennakoitu arvo tai hintahaarukka (ilman ALV)
Julkaistaanko ennakoitu arvo tai hintahaarukka?
Ei
Hankinta ylittää hankintalain 25 §:n kynnysarvon
Ei
II.1.6) Osia koskevat tiedot
Tätä sopimusta ei ole jaettu osiin
II.2.2) CPV-lisäkoodi(t) Päänimikkeistö Kahvilapalvelut (55330000-2)
II.2.3) Suorituspaikka NUTS-koodi
Satakunta FI196
Pääasiallinen suorituspaikka
Pori
II.2.4) Kuvaus hankinnasta
Katso kohta II.1.4) Lyhyt kuvaus
II.2.5) Hankintasopimuksen tekoperusteet
Hinta ei ole ainoa myöntämisperuste, ja kaikki perusteet on mainittu pelkästään
hankinta-asiakirjoissa
II.2.7) Sopimuksen, puitejärjestelyn tai dynaamisen hankintajärjestelmän kesto
12 kuukautta
Tätä sopimusta voidaan jatkaa
Kyllä
Sopimusten jatkamisen kuvaus
Vuokrasopimus tehdään tarvittaessa vuodeksi tai heti toistaiseksi voimassa olevana
4 kk irtisanomisajalla.
Sopimuksen ehdot pätevät sellaisenaan myös toistaiseksi voimassa olevaan
sopimukseen.
II.2.10) Tietoa eri vaihtoehdoista
Eri vaihtoehdot hyväksytään
Ei
II.2.11) Tietoa lisähankintamahdollisuuksista Lisähankintamahdollisuudet
Ei
II.2.12) Tietoa sähköisistä luetteloista
Tarjoukset on esitettävä sähköisinä luetteloina tai niihin on sisällyttävä sähköinen luettelo
Ei
IV Kohta: Menettely
IV.1) Kuvaus
IV.1.1) Menettelyn luonne
Avoin menettely
IV.2) Hallinnolliset tiedot
IV.2.2) Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika
31.03.2021 12:00 (UTC +03:00)
IV.2.4) Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan toimittaa
suomi
IV.2.6) Vähimmäisaika, joka tarjoajan on pidettävä tarjouksensa voimassa kuukautta (tarjouksen ilmoitetusta vastaanottopäivästä)
3
IV.2.7) Tarjousten avaamista koskevat ehdot
Päivämäärä
31.03.2021 12:01
VI Kohta: Täydentävät tiedot
VI.1) Toistuvia hankintoja koskevat tiedot
Kyse on toistuvasta hankinnasta
Ei
VI.4) Muutoksenhakumenettelyt
VI.4.1) Muutoksenhakuelin
Virallinen nimi Porin kaupungin kirjaamo
Postiosoite PL 121
Postitoimipaikka Pori
Postinumero 28101
Maa Suomi
Sähköpostiosoite xxxxxxxx@xxxx.xx
Pääasiallinen osoite (URL) xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxx
allinnon-toimiala
Tarjouspalvelun tiedot
Hankinnan tunniste
PRIDno-2021-681
Vertailuperusteiden määrittely järjestelmässä
Kokonaistaloudellinen edullisuus, pisteytys
Kuinka toimittajan tulee Tarjouspalvelussa ilmoittaa hankinnan kohteen tiedot
Syöttölomakkeella
Lisätietokysymykset
Lisätietokysymykset on lähetettävä 18.03.2021 12:00 mennessä
Lisätiedot
Kysymykset tulee lähettää Tarjouspalvelu-toimittajaportaalista. Samasta paikasta löytyvät myös kysymyksiin annetut vastaukset.
Liikesalaisuustiedot
Toimittajat voivat ehdottaa tietoja liikesalaisuuksiksi Tarjouspalvelussa
Kelpoisuusvaatimus- ja Hankinnan kohteet -lomakkeilla (hankintayksikkö voi molemmissa tapauksissa edelleen hallita liikesalaisuustietoja vertailutaulukkovaiheessa)
Kyllä
Soveltuvuusvaatimukset
Soveltuvuusvaatimuksilla määritellään millaista laatutasoa palvelulta ja palveluntuottajalta edellytetään; tarjouskilpailusta suljetaan pois sellainen tarjoaja, joka ei täytä soveltuvuusvaatimuksia ja jolla ei voida katsoa olevan edellytyksiä palvelun toteuttamiseksi.
Tarjoajan tulee täyttää tilaajan selvitysvelvollisuutta koskevan lain (1233/2006) mukaiset vaatimukset, joista todisteena ovat:
1. Kaupparekisteriote
2. Todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. Samalla todistuksella ilmoitetaan myös, onko yritys arvonlisäverovelvollisten rekisterissä, ennakkoperintärekisterissä
tai työnantajarekisterissä.
3. Todistus työntekijöiden eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys erääntyneiden eläkevakuutusmaksujen maksusopimuksesta
4. Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista
5. Selvitys lakisääteisen työterveyshuollon järjestämisestä.
Ennen sopimuksen tekoa sopimustoimittajaksi valitun tulee toimittaa edellä mainitut todistukset (enintään 3 kk vanhoja) tilaajalle.
Luotettavana selvityksenä hyväksytään myös xxxxxxxxxxx.xx / Luotettava Kumppani
-raportit, jotka sisältävät kaikki tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset.
Yli 12 kuukautta voimassa olevan sopimussuhteen aikana sopimuspuolen on toimitettava edellä 1-5. kohdissa tarkoitetut todistukset tai tiedot 12 kuukauden välein.
Mikäli hankinnan kohteena on rakentamistoiminta, tulee tarjoajan noudattaa 1.7.2014 voimaan astunutta rakentamiseen liittyvää tiedonantovelvollisuutta. Lisäksi tarjoukseen tulee liittää selvitys voimassa olevasta tapaturmavakuutuksesta.
Mikäli työssä aiotaan käyttää alihankkijaa/-joita edellyttää se selvitystä. Tarjouspyynnön sekä hankintalain mukaiset vaatimukset koskevat myös alihankkijoita. Tarjoajan on vastattava alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan.
HUOM:
– pyydämme "Kyllä"-kohdissa yksiselitteistä kyllä/ei vastausta siitä, täyttyykö
asetettu vaatimus
– kohdissa joissa lukee syötettävä, tarjoaja kirjoittaa lyhyen selvityksen pyydetystä asiasta mikäli työssä aiotaan käyttää alihankkijaa/-joita, edellyttää se selvitystä.
Tarjoajan on vastattava alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan.
– kohdissa joissa lukee ladattava, tarjoaja lataa pyydetyn dokumentin
– kaikkiin kohtiin on vastattava, jotta tarjous voidaan ottaa mukaan vertailuun
– kilpailun voittajalta tarkastamme vielä ennen sopimuksen solmimista kaikki tarjoajan kelpoisuuteen liittyvät asiakirjat.
Soveltuvuusvaatimukset | Minimi- vaatimus | Xxxxxxx- vaatimus |
TILAAJAVASTUULAKI; Tarjoajan tulee täyttää tilaajan selvitysvelvollisuutta koskevan lain (1233/2006) mukaiset vaatimukset. Lisätietoa xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/ tilaajavastuulaki. Dokumentit tarkistetaan sopimustoimittajaksi valituilta ennen sopimuksen allekirjoittamista. | Kyllä | |
Mikäli kahvilanpitäjä on uusi aloittava yritys tulee yrittäjän ladata selvitys valmiudesta tuottaa kahvilapalveluja sopimuskauden alkaessa tarjouspyynnössä mainitulla laajuudella. Viimeistään sopimuksen allekirjoitustilaisuudessa yrittäjän tulee esittää kaikki tarvittavat viranomaisen määrämät luvat mitä kahvilanpitotoiminta edellyttää. | ||
Yhteyshenkilö. Tarjoajan tulee nimetä vastuu-/ yhteyshenkilö viimeistään sopimuksenteon yhteydessä. | Kyllä | |
Tarjoaja on perehtynyt tarjouspyyntöasiakirjoihin ja sitoutuu tuottamaan palvelun tarjouspyyntöasiakirjojen vaatimusten mukaisena. Tarjouksen tulee täyttää tarjouspyyntöasiakirjoissa mainitut ehdot. | Kyllä |
Tarjoajan on noudatettava voimassaolevaa elintarvikelainsäädäntöä. | Kyllä |
Mikäli yrittäjällä on työntekijöitä; mainittava mitä virka- tai työehtosopimusta palvelun tuottamisessa noudatetaan. | Syötettävä |
Työllistäminen; Kahvilayrittäjä työllistää mahdollisuuksien mukaan työssäoppijoita ja kesätyöntekijöitä. | Kyllä |
OMAVALVONTASUUNNITEL MA; Lataa omavalvontasuunnitelma. | Ladattava |
VASTUUVAKUUTUS; Lataa luotettava selvitys yrityksen vastuuvakuutuksesta. | Ladattava |
VUOKRAAN LIITYVIÄ VAATIMUKSIA | |
- vuokranantaja on Porin kaupunki / Porin taidemuseo. | |
Vuokra | |
- Kahvilatiloista peritään vuokraa 5 % vuotuisesta arvonlisäverottomasta liikevaihdosta, kuitenkin vähintään 3500 €/vuosi. Vähimmäisvuokran 1/12 osa maksetaan kuukausittain. Liikevaihdon mukainen vuokratarkastelu tehdään vuosittain ja mahdollinen lisävuokra peritään seuraavan vuoden huhtikuun loppuun mennessä. Myöhästyneestä vuokrasta peritään korkolain mukainen viivästyskorko. | Kyllä |
- Perittävä vuokra sisältää kahvilan sähkön ja veden kulutuksen sekä jätehuollon kustannukset. | Kyllä |
- Vuokra sidotaan liikevaihtoon. Vuoden vähimmäisvuokra 3500 € sidotaan elinkustannusindeksiin. | Kyllä |
- Vuokranantajalla on oikeus korottaa vuokraa. Korotus voidaan tehdä ensimmäisen kerran yhden vuoden kuluttua sopimuksen solmimisesta. | Kyllä |
Vuokra-aika ja vuokrasopimuksen siirtäminen | |
- Vuokra-aika alkaa, kun vuokranantaja ja vuokraaja ovat hyväksyneet ja allekirjoittaneet erillisen vuokrasopimuksen. | Kyllä |
- Porin kaupungilla on oikeus siirtää vuokrasopimus toiselle kaupungin yksikölle, kaupunkikonserniin kuuluvalle yhteisölle tai yhtiölle. Lukuun ottamatta vuokranantajan edellä mainittua siirto-oikeutta, vuokraoikeus ei ole siirrettävissä kolmannelle osapuolelle. Vuokratilojen edelleen vuokraus tai alivuokraus on kielletty ilman vuokranantajan etukäteen antamaa kirjallista suostumusta. | Kyllä |
Tilojen ylläpito | |
- Vuokranantaja vastaa kahvion yleisötilojen lattian perussiivouksesta. Vuokralainen vastaa kahvion palvelutiskin ja keittiötilojen siivouksesta sekä yleisökahvion ja terassin päivittäisestä siivouksesta. | Kyllä |
Kahvilapitäjän palvelut | |
- Vuokralainen sitoutuu järjestämään tiloissa hyvätasoisia, kohtuuhintaisia kahvilapalveluja museon asiakkaille, vierailijoille sekä museon henkilökunnalle. | Kyllä |
- Tarjouksen tulee käsittää sekä kahvila- että tilaustarjoilupalvelut. Vuokralainen sitoutuu vastaamaan museon tiloissa järjestettävien tilaisuuksien tarjoiluista (alle 100 hengen tilaisuudet) erillistä korvausta vastaan. | Kyllä |
Kyllä | |
MUUT KAHVILAN VUOKRASOPIMUKSEN EHDOT | |
- Kahvilan aukioloajat: Kahvion tulee olla avoinna museon aukioloaikoina: aukioloajat v. 2021: ti-su klo 11.00-18.00 ja ke klo 11.00- 20.00, ma suljettu. Näyttelyvaihdon aikana taidemuseon aukioloajat ovat supistetut mm. viikonloput yleensä kiinni. Näyttelyvaihdon aika on helmi-maaliskuussa ja elo- syyskuussa noin 4-5 viikkoa. Aukioloaikojen muutoksista voidaan tarvittaessa neuvotella vuokrakauden aikana vuokranantajan kanssa. | Kyllä |
- Kahviosalin käytöstä näyttelytilana päättää vuokranantaja. Näyttelytoiminta ei saa aiheuttaa haittaa kahvilatoiminnalle. | Kyllä |
- Museon aukioloaikojen ulkopuolella vuokranantaja päättää kaikkien tilojen käytöstä, ja käytöstä peritään asiakkailta vuokranantajalle vuokra. | Kyllä |
- Jos vuokralainen käyttää kahvilatilaa yksityistilaisuuksiin, vuoranantaja perii asiakkaalta tilavuokran. | Kyllä |
Kahvilan kunto, varusteet ja kalusteet sekä laitteet: | |
p. 044 701 1075. | Kyllä |
- Kahvilassa olevat koneet ja laitteet ovat vuokranantajan omistuksessa. Vuokralainen vastaa koneiden ja laitteiden huollosta ja ylläpidosta normaalin kulumisen puitteissa. | Kyllä |
- Vuokranantaja vastaa koneiden ja laitteiden huollosta ja korjauksista sekä uusii laitteet, joita ei voi enää korjata, mikäli korjaamiseen ja hankintoihin on käytettävissä hyväksyttyjä talousarviovaroja. | Kyllä |
- Laitteet, koneet ja irtaimisto ovat vuokralaisen käytettävissä kahvilatoiminnassa. Vuokralainen sitoutuu huolehtimaan käyttöönsä luovutetusta kalustosta ja irtaimistosta. | Kyllä |
- Vuokralainen vastaa aiheuttamiensa vahinkojen korjauksista ja korvauksista. Vuokrasopimuksen päätyttyä vuokralaisen tulee luovuttaa kalusto ja irtaimisto takaisin vuokranantajalle. | Kyllä |
- Vuokralainen saa tuoda kahvioon lisäksi omaa irtaimistoaan, mistä tulee kuitenkin sopia erikseen vuokranantajan kanssa. | Kyllä |
- Kahvilanpitäjän tulee hyväksyttää mahdollinen hankkimansa uusi kalustus aina vuokranantajalla. | Kyllä |
- Pysyvien kylttien tms. sijoittelu vaatii vuokranantajana luvan ja kylttien pystytys tapahtuu vuokralaisen omalla kustannuksella. Vuokralainen vastaa myös muun mainontansa kustannuksista sekä siitä, että mainonta on hyvän tavan mukaista. | Kyllä |
- Oikeus käyttää Porin taidemuseon nimeä kahvilan mainonnassa on voimassa vain sen aikaa, kun kahvilan vuokrasopimus on voimassa. | Kyllä |
Kahvilan toiminta | |
- Kahvilan tilat mahdollistavat kahvila- ja tilaustarjoilutoiminnan lisäksi pienimuotoisen lounas- ja päivällistarjoilun. | |
- Muiden kuin kahvilapalveluiden tarjoamisesta kahvilan tiloissa on sovittava vuokranantajan kanssa kirjallisesti etukäteen. | Kyllä |
- Vuokralaisen muu kahvilassa järjestämä toiminta, kuten muu catering- tai tilauspalvelut, eivät saa häiritä sopimuksen mukaista toimintaa. | Kyllä |
- Kahvion yrityskuvan ja ulkoasun tulee profiloitua museon toimintaympäristöön ja ne tulee neuvotella vuokranantajan kanssa. | Kyllä |
- Kahvilalle voi hakea anniskelulupaa toistaiseksi tai tapahtumakohtaisesti, taidemuseolla on aluelupa anniskelulle kahvila- ja näyttelytiloissa sekä nk. terassialueelle. | Kyllä |
- Oheispalveluiden, kuten esim. veikkaus- ja rahapelit tai tupakka-, tupakkatuotteiden ja tulentekovälineiden tarjoaminen kahvilassa on kielletty. | Kyllä |
Kahvilan avaimet ja kulkuoikeudet, turvallisuusohjeet | |
- Kahvilan avaimet ja kulkuoikeudet luovutetaan vuokraajalle kuittausta vastaan, kun vuokrasopimus on allekirjoitettu. Vuokralainen vastaa siitä, että hänen hallintaansa luovutettuja kahvilan avaimia tai kulkuoikeuksia ei luovuteta kenellekään ulkopuoliselle taholle ja että avaimet sekä kulkuoikeudet säilytetään siten, etteivät ne joudu ulkopuolisten tahojen hallintaan tai käyttöön. | Kyllä |
- Mikäli avaimet tai kulkuoikeudet katoavat, on vuokralainen velvollinen korvaamaan vuokranantajalle avainten katomamisesta aiheutuvat kaikki kustannukset, kuten uusien avaimien ja kulkuavaimien hankintakustannukset sekä lukkojen uusimis- tai sarjoittamiskustannukset. | Kyllä |
- Vuokralainen on velvollinen välittömästi ilmoittamaan avaimien katoamisesta. | Kyllä |
- Vuokralainen on velvollinen noudattamaan vuokranantajan antamia kulkuoikeus-, valvonta- ja turvallisuusohjeita. | Kyllä |
Yleinen järjestyksenpito | |
- Vuokralainen vastaa kahvilan toiminnan valvonnasta ja järjestyksen ylläpidosta kahvilan aukioloaikana. | Kyllä |
- Vuokranantaja vastaa siitä, että kahvilan tilat ovat vuokrakauden alkaessa hyväksytty elintarviketiloiksi. | Kyllä |
- Vuokralainen vastaa kahvilan ja tilaustarjoilutoiminnan edellyttämien muiden viranomaislupien hankkimisesta ja ylläpitämisestä omalla kustannuksellaan. | Kyllä |
- Vuokralainen mm. vastaa omavalvontasuunnitelman laatimisesta ja toimittamisesta valvontaviranomaiselle. | Kyllä |
- Vuokralainen vastaa tiloihin ja niiden käyttöön liittyvistä viranomaistarkastuksista. | Kyllä |
- Mikäli kahvilatoiminta edellyttää yllä mainitun elintarviketilan lupapäätöksen lisäksi muita viranomaislupia, rekisteröintejä tai ilmoituksia, kuuluu niiden hankkiminen vuokralaiselle. | Kyllä |
Vuokranantajan vastuulle kuuluvat asiat, vuokranantaja vastaa | |
- Energia-, vesi- ja jätehuollosta erikseen sovittavalla tavalla. Energia-, vesi- ja jätehuollon kustannukset sisältyvät vuokraan. | Kyllä |
- Hankkimiensa kahvilan laitteiden ja kalusteiden normaalista kulumisesta johtuvasta uusimisesta. | Kyllä |
- Aulan siivouksesta. | Kyllä |
Muut ehdot | |
- Tarjouksen laatimiskieli suomi (kaikki tarjousasiakirjat tulee olla suomenkielisiä). | Kyllä |
Hankinnan kohteen kriteerit
Yleiset kriteerit/tiedot | |||
Minimi- vaatimus | Maksimi- vaatimus | Maksimi- pisteet | |
TOIMINNALLISET OMINAISUUDET | |||
PALVELUKUVAUS: Xxxxx kuvaus / selvitys tarjotusta kahviopalvelusta, asiakastyytyväisyyden seurannasta ja reklamaatioiden käsittelystä, miten palvelu turvataan sairaustapauksissa ja lomien aikana, yhteistyökäytännöstä (mm. yhteydenpito ja asioiden käsittely palvelun ostajan kanssa). | Ladattava | 30.00 | Manuaalinen |
HENKILÖRESURSSIT JA AMMATTITAITO: Selvitys, joka pitää sisällään seuraavat asiat: henkilöstön määrä, joka mahdollistaa tilaajan tarpeita vastaavan hankinnan ja siihen liittyvän yhteistyön, henkilöstön rekrytointisuunnitelma, henkilöstön koulutus, kurssit, kielitaito sekä yrittäjän soveltuvuus palvelutehtävään (haastattelu, osaaminen, kyvykkyys ja kokemus vastaavantyyppisistä asiakaspalvelutoiminnoista). Vastuuhenkilön nimi, koulutus ja kokemus vastaavanlaisesta asiakaspalvelusta ja kahviotoiminnasta. | Ladattava | 30.00 | Manuaalinen |
Toimintasuunnitelmat | |||
Toimintasuunnitelma kahvilatoiminnasta | Ladattava | 20.00 | Manuaalinen |
Toimintasuunnitelmat tilaustarjoilutoiminnasta | Ladattava | 20.00 | Manuaalinen |
REFERENSSIT | |||
REFERENSSIT: Tarjoajalla mahdollisuus ladata referenssit vastaavista palveluista (aika, paikka ja mahdollisten suosittelijoiden yhteystiedot) viimeisen 3 vuoden ajalta. Referenssit ei pakollisia. | |||
Muut tiedot
Hankintayksikön esittely
Hankintayksikkönä on sivistystoimen kulttuuriyksikkö.
Kilpailutusprosessin teknisestä läpiviennistä vastaa Porin kaupungin hankintapalvelut. Hankintapalvelut kilpailuttaa ja tekee tavaroita ja palveluja koskevia puitesopimuksia ja - järjestelyjä tai hankintasopimuksia yhteistoimintasopimuksella, kuntalain 49 §:n ja 54 §:n tarkoittamalla tavalla.
Hankinnan taustaa
YLEISTÄ
Porin taidemuseo on rohkea ja kokeilunhaluinen nykytaiteen museo. Taidemuseossa nykyhetki kyteytyy menneisyyteen myös paikallishistorian kautta, sillä taidemuseorakennus on vanha tullikamarin pakka- ja vaakahuone. Kahvila on taidemuseon asiakaspalvelun ja museokaupan välittömässä läheisyydessä.
Porin taidemuseossa vierailee vuosittain noin 30 000 kotimaista ja kansainvälistä kävijää. Osa yleisöstä tulee ryhmäopastuksille, joita on satoja vuodessa, osa tutkii näyttelyt omatoimisesti. Museossa järjestetään myös kaikille avoimia, suosittuja yleisötapahtumia sekä näyttelyjen avajaisia. Taidemuseon näyttelyt vaihtuvat kaksi kertaa vuodessa. Myös 4
-5 viikkoa kestävän näyttelynvaihdon aikana tapahtumat ovat mahdollisia. Museokauppa ja kahvila ovat pääsääntöisesti arkipäivät (ti-pe) avoinna näyttelyvaihdon aikana.
Museokahvila palveluineen on tärkeä osa onnistunutta museovierailua. Se voi toimia näyttelykävijöiden lisäksi kaupunkilaisten ja matkailijoiden olohuoneena, sillä kahvilaan on vapaa sisäänpääsy. Kahvilatilassa on mahdollista tutustua taidekirjallisuuteen, lukea päivän lehtiä sekä tehdä etätöitä. Taidemuseon tiloissa on maksuton wi-fi. Porin taidemuseo on kehittänyt palvelujaan kestävän kehityksen näkökulmasta, joten toivomuksena on, että kahvila huomioi myös eettisyyden ja vastuullisuuden.
Taidemuseon tavoitteena on luoda kahvilayrittäjän kanssa yhteisiä palvelupaketteja ja - konsepteja esim. museon vaihtuvien näyttelyiden, tapahtumien ja kokoustilojen pohjalta. Kahvilassa on mahdollista järjestää myös taidemuseon profiiliin sopivia, omia tapahtumia.
Tiloihin on sisäänkäynti Etelärannasta. Kahvila on sisustettu Artekin kalusteilla ja taidemuseon kokoelmiin kuuluvilla teoksilla. Tilassa on ajateltu eri-ikäisiä kävijöitä. PEDAseinä toimii kahvilassa näyttelytilana, jossa vaihtuu näyttelyt noin kaksi kertaa vuodessa. Taidemuseon toisessa kerroksessa sijaitsevat talvella 2020-2021 uusitut kokoustilat: 70 henkilön luentosali sekä 12 henkilölle sopiva neuvottelutila. Asiakkaat voivat käyttää kokoustiloja kello 8-21 välillä, myös taidemuseon aukioloaikojen ulkopuolella.
Kahvilayrittäjä sopii kokousvieraiden kanssa tarjoiluista. Taidemuseon ollessa kiinni kulku
kokoustiloihin tapahtuu Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx puoleisesta sivuovesta.
Tarjouksen lähettäminen
Tarjoukset tai osallistumishakemukset on lähetettävä sähköisesti Xxxxxxxxxxxxxx.xx -
toimittajaportaalista osoitteessa xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxx.
Hinta ja kaupalliset ehdot
Kahvilatiloista peritään vuokraa 5 % vuotuisesta arvonlisäverottomasta liikevaihdosta, kuitenkin vähintään 3500 €/vuosi.
Vähimmäisvuokran (perusvuokran) 1/12 osa maksetaan kuukausittain. Liikevaihdon mukainen vuokratarkastelu tehdään vuosittain ja mahdollinen lisävuokra peritään seuraavan vuoden huhtikuun loppuun mennessä.
Laskutus ja maksuehto
Tilaaja käsittelee ostolaskuja sähköisesti. Porin kaupungin laskuttamisesta lisätietoa on
saatavissa xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxx
Maksuehto on laskun saapumisesta lukien väh. 21 päivää netto. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen.
Salassapito, vaitiolovelvollisuus ja sopimussakko
Palvelutuottajaa sitoo laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Palveluntuottaja sitoutuu kaikilta osin toimittamaan palvelun voimassa olevan tietosuoja-
asetuksen sekä tarjouspyynnön liitteen Henkilötietojen käsittelyn ehdot mukaisena.
Hylkäämisperusteet
Tarjous tulee antaa tarjouspyynnön mukaisesti sekä tarjoushinnat tulee ilmoittaa pyydetyllä
tavalla.
Tarjous hylätään, jos tarjous myöhästyy tai jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä.
Tarjouskilpailusta suljetaan pois ehdokas tai tarjoaja, jota koskee hankintalain 80 §:n
mukainen poissulkemisperuste.
Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen vuoksi). Mikäli tarjoaja ilmoittaa tarjouksessaan käyttävänsä omia toimitusehtoja, tarjouksesta on selkeästi käytävä ilmi, miltä osin niitä sovelletaan.
Sopimusmenettely
Xxxxxxxxx arvo ei ylitä käyttöoikeussopimusten kansallista kynnysarvoa ja siten kyseessä
on pienhankinta, joihin ei sovelleta hankintalakia.
Hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (Jyse 2014 palvelut).
Valitun tarjoajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus ja hankintasopimus syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu. Tarjouspyyntöä ja tarjousta käytetään sopimuksen teon pohjana.
Sopimuskauden alkaessa ja aikana tilaaja ja tarjoaja varmistavat yhteisen käsityksen siitä, mitä tarjousasiakirjojen mukainen hankinnan sisältö ja laatu käytännössä tarkoittavat sekä määritellään tarkemmin mm. toimintatapa, raportoinnin sisällöt ja asiakastietojen käsittely.
Toimeksiantoa voidaan tarvittaessa laajentaa tai tehdä jatkohankintoja.
Osapuolilla on oikeus purkaa sopimus kokonaan tai osittain, jos toinen osapuoli olennaisesti rikkoo opimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntiään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta.
Kumpikaan osapuoli ei saa siirtää tehtyä sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman toisen osapuolen kirjallista suostumusta. Mikäli tarjouspyynnössä, tarjouksessa ja ostopalvelusopimuksessa on keskenään ristiriitaisia tietoja, asiakirjojen noudattamisjärjestys on seuraava:
1. Sopimus
2. Tarjouspyyntö
3. JYSE 2014 - palvelut
4. Tarjous
Asiakirjojen julkisuus
Hankintaa koskevat asiakirjat katsotaan julkisiksi kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) siten kuin julkisista hankinnoista annetun lain (1397/2016) 138 §:ssä säädetään. Tämän jälkeenkään eivät liikesalaisuuden piiriin kuuluvat tiedot ole julkisia.
Tästä syystä palvelun tarjoajan tulee tarjouksessaan määritellä selkeästi liike- ja ammattisalaisuuden piiriin kuuluvat tiedot. Tarjotun palvelun kokonaishinta ei kuitenkaan ole liike- tai ammattisalaisuus. Asianosaisella on oikeus saada tieto asiakirjoista jo ennen niiden julkiseksi tuloa, jos on kyse asiasta, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.
Päätöksenteon perusteet
Päätöksen hankintaa koskevassa asiassa tekee Porin kaupungin sivistystoimialan
toimialajohtaja.
Ennen tarjousten vertailua haastatellaan kaikki tarjoajat, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset. Haastatteluilla arvioidaan tarjoajan edellytykset suoriutua palvelun tuottamisesta tarjouspyynnössä edellytettyjen vaatimusten mukaisesti.
VALINTAKRITEERINÄ TOIMINNALLISET OMINAISUUDET max 100 pistettä, jakautuen
seuraavasti:
- palvelukuvaus max 30 pistettä
- henkilöstöresurssit max 30 pistettä
- toimintasuunnitelmat; kahvilatoiminnasta max 20 pistettä, tilaustarjoilutoiminnasta max 20
pistettä.
Toiminnalliset ominaisuudet arvioidaan saatujen tarjousasiakirjojen perusteella.
Toiminnallisille kriteereille tarjousten arviointityöryhmässä annetaan pisteitä (0-3) seuraavasti:
- enimmäkseen tavoitteiden vastainen = 0 p
- ei täysin vastaa tavoitetta = 1 p
- vastaa käsitystä hyvästä palvelusta/tuotteesta = 2 p
- osoittaa merkittävää lisäarvoa = 3 p.
Eniten arviointipisteitä saanut tarjous saa kriteerin täydet pisteet ja muut suhteessa siihen
(kaavalla: maksimipisteet * ko. tarjouksen pisteet/korkeimmat arviointipisteet).
Palvelun tuottajaksi valitaan eniten kokonaispisteitä saanut
tarjous.
Porin kaupunki pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista
tarjouksista.
Erimielisyyksien ratkaiseminen
Mahdolliset sopimuksenaikaiset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan aina ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen, jätetään asia Satakunnan käräjäoikeuden ratkaistavaksi.
Muut asiat
Kartelliehto
Palveluntuottaja vahvistaa palvelusopimuksen allekirjoituksella, ettei se ole tarjouskilpailun aikana tai sopimuksen laatimishetkellä syyllistynyt kilpailulain tarkoittamaan keskenään kilpailevien elinkeinonharjoittajien väliseen kiellettyyn kilpailunrajoitukseen (kartelliin) tätä hankintaa koskevilla markkinoilla tilaajan toiminta-alueella.
Mikäli palveluntuottaja on toiminut vastoin tätä velvoitetta, tulee palveluntuottajan suorittaa tilaajalle sopimussakkona 20 % suoritetusta ja maksetusta palvelun kokonaisarvosta korkoineen sekä korvata sopimussakon ylittävät tilaajalle aiheutuneet vahingot. Näiden lisäksi palveluntuottajan on korvattava asian selvittämisestä aiheutuneet kustannukset ja oikeudenkäyntikulut korkoineen.
Tämä sopimusehto on voimassa myös sopimuksen päätyttyä.
Liitteet ja linkit
Liitetiedostot
Henkilötietojen käsittelyn ehdot.docx
JYSE_2014_palvelut.pdf
Allekirjoittajat
Nimi Titteli
Xxxx Xxxxxxxxxx vt. museonjohtaja