PROTOCOLE D’ENTENTE
PROTOCOLE D’ENTENTE
ENTRE : VILLE DE TERREBONNE, municipalité légalement constituée en vertu de la Loi sur l’organisation territoriale municipale et régie par la Loi sur les cités et villes ayant son siège social au 000, xxx Xxxxx-Xxxx-Xxxxxxxx, Xxxxxxxxxx, xxxxxxxx xx Xxxxxx, X0X 0X0, ici représentée par X. Xxxx- Xxxxx Xxxxxx et Me Xxxx-Xxxxxxxx Xxxxx, greffier, tous deux autorisés aux termes de la résolution de son conseil municipal en date du
2021, dont copie conforme est jointe aux présentes en Annexe A.
Ci-après désignée la « VILLE »
ET : CORPORATION DES FÊTES DU 350e ANNIVERSAIRE DE LA VILLE DE
TERREBONNE, corporation légalement constituée en vertu de la partie 3 de la Loi sur les compagnies du Québec (RLRQ, C. C-38), ayant son siège au 000, xxxxxx Xxxxxx, xxxxx 000, Xxxxxxxxxx, xxxxxxxx xx Xxxxxx, X0X 0X0, représentée par X. Xxxxx Xxxxxxxxx, président, dûment autorisé en vertu d'une résolution de son conseil d'administration en date du 19 novembre 2020, dont copie conforme est jointe aux présentes en Annexe B.
Ci-après désignée la « CORPORATION »
La VILLE et la CORPORATION sont également individuellement ou collectivement désignées dans le présent protocole d’entente « PARTIE » ou les « PARTIES ».
ATTENDU QUE la Ville de Terrebonne célébrera en 2023 le 350e anniversaire de la concession de la Seigneurie de Terrebonne survenue le 23 décembre 1673;
ATTENDU QUE les Festivités (ci-après définies) entourant cet anniversaire seront une occasion unique de mobiliser la communauté terrebonnienne en proposant une programmation déterminée par un comité représentatif du milieu;
ATTENDU QU’à la suite d’une recommandation de la Commission de la culture, du patrimoine et du tourisme (CCUL-2019-10-02/03), le comité exécutif de la VILLE a mandaté la Direction du loisir et de la vie communautaire pour qu’un organisme à but non lucratif soit constitué, et qu’un cadre organisationnel destiné aux administrateurs et aux employés de la CORPORATION soit élaboré;
ATTENDU QUE la Direction du loisir et de la vie communautaire a créé le Cadre organisationnel des fêtes du 350e anniversaire de la Ville de Terrebonne, lequel est joint aux présentes en Annexe C des présentes, ayant notamment pour objectif de préciser les attentes municipales quant à l’organisation des Festivités entourant cet anniversaire historique (CE-2019-1279-DEC);
ATTENDU QUE la CORPORATION a été dûment constituée le 19 juin 2020, et immatriculée au Registraire des entreprises (Québec) le même jour, sous le numéro d’entreprise du Québec (NEQ) 1175522276;
ATTENDU QUE la CORPORATION est considérée comme un organisme mandataire, soit un « OBNL d’initiative municipale » au sens de la Politique de gouvernance des organismes mandataires de la Ville de Terrebonne jointe en Annexe D des présentes et qu’elle est encadrée notamment par celle-ci;
ATTENDU QU’à la suite de la recommandation de la Commission de la culture, du patrimoine et du tourisme (CCUL-2020-10-28/01), le comité exécutif a adopté le Cadre organisationnel des fêtes du 350e anniversaire de la Ville de Terrebonne joint en Annexe C et attribué un soutien financier de l’ordre de 50 000 $ plus taxes à la CORPORATION pour le démarrage de ses activités (CE-1161-DEC);
ATTENDU QUE la CORPORATION a pour mission de développer, promouvoir et rendre accessible, de façon rassembleuse, inclusive et représentative de tous les citoyens et de tous les quartiers, des Festivités d’envergure à la hauteur de l’anniversaire historique;
ATTENDU QUE les PARTIES désirent convenir entre elles des termes et modalités du mandat de gestion donné à la CORPORATION, tout en définissant leurs obligations et engagements respectifs.
CECI ÉTANT EXPOSÉ, LES PARTIES CONVIENNENT ET S’ENGAGENT COMME SUIT :
1. PRÉAMBULE
Le préambule et ses annexes font partie intégrante du présent protocole d’entente.
2. INTERPRÉTATION
En cas de difficulté d’interprétation, le texte de la présente a préséance sur celui des annexes qui pourraient s’avérer inconciliables avec celui-ci.
3. DÉFINITION
Dans la présente entente, à moins que le contexte n'indique un sens différent, les mots suivants signifient :
« Entente » : le présent protocole d’entente intervenu entre les PARTIES;
« Festivités » : les événements et activités organisées par la CORPORATION dans le cadre de sa programmation.
4. OBJETS DE L’ENTENTE
La présente Entente a pour objet de :
4.1. convenir des modalités relatives à la gestion et l’administration des Festivités confiées à la CORPORATION;
4.2. établir les obligations, engagements, rôles et responsabilités des PARTIES;
4.3. convenir des modalités administratives, légales et financières entre les PARTIES.
5. DISPOSITIONS GÉNÉRALES
5.1. DURÉE DE L’ENTENTE
La présente Xxxxxxx prend effet à compter de la date de sa signature par les PARTIES et prend fin à la date de dissolution de la CORPORATION, soit au plus tard le 31 décembre 2024. Les PARTIES reconnaissent qu’en vertu de l’article 37 des règlements généraux de la CORPORATION, celle-ci sera dissoute au plus tard à cette date, alors que son conseil d’administration aura satisfait auprès des autorités publiques à toutes les formalités prévues par la Loi.
Il est expressément convenu entre les PARTIES que, nonobstant le terme de la présente Entente établi ci-dessus, la VILLE pourra mettre fin à la présente Entente en envoyant à la CORPORATION un préavis préalable écrit de résiliation de soixante
(60) jours.
5.2. STATUT D’ORGANISME MANDATAIRE
La CORPORATION est un organisme mandataire de la VILLE et à ce titre, elle est assujettie à la Politique de gouvernance des organismes mandataires de la Ville de Terrebonne.
6. RÔLES, RESPONSABILITÉS ET ENGAGEMENTS DES PARTIES
6.1. MISSION
La CORPORATION a pour mission de développer, promouvoir et rendre accessible, de façon rassembleuse, inclusive et représentative de tous les citoyens et de tous les quartiers, des Festivités d’envergure à la hauteur de l’anniversaire historique.
La VILLE a le devoir d’entériner et approuver toute modification à la mission de la CORPORATION.
6.2. GOUVERNANCE
6.2.1. La VILLE, par le biais de la Commission de la culture, du patrimoine et du tourisme, a la responsabilité de valider les travaux de gestion de la CORPORATION et de s’assurer qu’elle se conforme à la Politique de gouvernance des organismes mandataires de la Ville de Terrebonne;
6.2.2. La VILLE peut désigner un ou des employé(s) afin d’assister aux assemblées du conseil d’administration de la CORPORATION, et prendre part aux discussions.
6.3. RELATIONS AVEC LES DIRECTIONS MUNICIPALES
6.3.1. La Direction du loisir et de la vie communautaire est responsable de soutenir et d’accompagner la CORPORATION dans l’exercice de ses pouvoirs, notamment dans le cadre de son administration et de ses diverses démarches légales, financières et administratives. Elle soutient également, par ses politiques et programmes municipaux en vigueur, les travaux et activités de la CORPORATION.
6.3.2. La CORPORATION s’engage à collaborer avec les diverses directions et instances municipales. La Chef de division arts, culture et bibliothèques − Direction du loisir et de la vie communautaire en poste, ou une ressource désignée par cette dernière, agit comme principale répondante auprès de la CORPORATION dans toutes ses interactions avec l’administration municipale.
6.3.3. La VILLE mettra à la disposition de la CORPORATION un conseiller en loisirs pour une période de dix-huit (18) mois sous la responsabilité de la Chef de division arts, culture et bibliothèques − Direction du loisir et de la vie communautaire, afin de soutenir la logistique inhérente à l’organisation des festivités .
6.4. AIDE FINANCIÈRE
Dans le cadre de la présente Entente, la VILLE convient de ce qui suit :
6.4.1. Pour l’année 2020, la VILLE a déjà versé à la CORPORATION une avance pour un soutien financier de CINQUANTE MILLE DOLLARS (50 000 $) pour le démarrage de ses activités;
6.4.2. Dans le cadre du démarrage de l’organisme et pour l’année 2021, les besoins financiers pour permettre le fonctionnement des activités sont de TROIS CENT SOIXANTE-DOUZE MILLE SIX CENTRE QUATRE-VINGT- CINQ DOLLARS (372 685 $) plus taxes. Étant donné qu’une avance de 50 000$ a été versée en 2020, le montant résiduel pour 2021 est de TROIS CENT VINGT-DEUX MILLE SIX CENT QUATRE-VINGT-CINQ DOLLARS (322 685 $) plus taxes;
6.4.3. Pour les années 2022 et 2023, la VILLE attribuera à la CORPORATION un soutien financier pour le fonctionnement de ses activités, dont le montant sera ajusté selon le budget et le nombre de ressources déterminé par la VILLE, et ce, conditionnement à l’approbation de ses prévisions budgétaires et du bilan de ses activités de l’année précédente;
6.4.4. Pour l’année 2023, la VILLE attribuera à la CORPORATION un soutien financier additionnel de UN MILLION DE DOLLARS (1 000 000 $) pour sa programmation dûment approuvée par la VILLE, conditionnellement à l’approbation de ses prévisions budgétaires et à l’atteinte, par la CORPORATION, d’un objectif de financement d’une valeur de CINQ CENT MILLE DOLLARS (500 000 $) en commandites, biens et services, tel que décrit à l’article 7.3.3;
6.4.5. La VILLE offrira, le cas échéant, un soutien financier indirect pour la réalisation des Festivités, selon les programmes de soutien en vigueur à la VILLE;
6.4.6. Le versement des subventions mentionnées ci-dessus se fera au moyen de douze (12) paiements mensuels, égaux et consécutifs, et seront versées à la CORPORATION à compter du 1er janvier suivant le dépôt des prévisions budgétaires, ou selon toutes autres modalités de paiement à être déterminées par la VILLE, à sa discrétion.
6.5. COMMUNICATIONS
6.5.1. La VILLE mettra à la disposition de la CORPORATION (i) un conseiller afin de l’accompagner dans l’élaboration de son plan de communications en 2021,(ii) un conseiller à temps plein, pour une période de dix-huit (18) mois, et (iii) un designer graphique à mi-temps (50% d’un temps complet), pour une période de douze (12) mois, lesquels seront sous la responsabilité de la Chef de division des stratégies numériques et des communications − Direction des relations avec les citoyens et des communications. Cette dernière collaborera avec la CORPORATION afin de planifier et réaliser l’ensemble des activités de communications relatives aux Festivités.
6.5.2. La VILLE s’engage à ce qui suit :
6.5.2.1. Valider la nouvelle identité visuelle et ses déclinaisons, selon une image de marque acceptable et approuvée par elle;
6.5.2.2. Supporter la promotion de l’événement via ses outils de communication appropriés;
6.5.2.3. Octroyer des droits d’édition associés à la gestion de communauté de la page Facebook ou autre plateforme de médias sociaux des Fêtes du 350e anniversaire à la CORPORATION. Dès la dissolution de la CORPORATION, la VILLE reprendra les droits accordés à la CORPORATION (incluant la propriété intellectuelle, les bases de données, etc.) ainsi que l’utilisation du matériel visuel et logos développés durant les Festivités.
6.6. VISION DES FESTIVITÉS
Les PARTIES doivent respecter les orientations décrites dans le Cadre organisationnel des fêtes du 350e anniversaire de la Ville de Terrebonne joint en Annexe C de la présente Entente. La VILLE informera dans un délai raisonnable la CORPORATION de toute modification à ces orientations.
6.7. THÈME DES FESTIVITÉS
La CORPORATION doit obtenir l’approbation préalable de la VILLE sur le thème des Festivités, tel que décrit à l’article 7.2.3.
6.8. PROGRAMMATION
La CORPORATION doit obtenir l’approbation préalable de la VILLE sur le choix de la programmation qu’elle développera conformément à l’article 7.8.2.
6.9. SÉCURITÉ
La VILLE assurera la sécurité sur les sites des Festivités (sécurité incendie et espace de circulation pour les véhicules d’urgence) avant les événements liés aux Festivités.
6.10. PAVOISEMENT ET AFFICHAGE SUR RUE
La VILLE a la responsabilité de la conception graphique, la production et l’installation des éléments de pavoisement liés aux Festivités.
6.11. LEGS
6.11.1. La VILLE a la responsabilité de la réalisation des legs liés aux célébrations du 350e anniversaire.
6.11.2. Au cours de l’année 2021, un travail collaboratif entre la CORPORATION et la VILLE permettra de définir la nature exacte du legs et d’en planifier l’usage en prévision des Festivités.
6.11.3. La CORPORATION s’engage à collaborer avec la VILLE dans la définition et la planification du legs.
7. OBLIGATIONS DE LA CORPORATION
7.1. ASSURANCES
7.1.1. La CORPORATION doit garantir et tenir la VILLE indemne de toutes réclamations et de tous dommages de quelque nature que ce soit en rapport avec la présente Entente et la promotion et l’organisation des Festivités du 350e anniversaire. La CORPORATION s’engage également à prendre fait et cause pour la VILLE dans toute réclamation ou poursuite intentée contre cette dernière par des tiers en rapport avec l’Entente et la réalisation de son mandat et la tient indemne de tout jugement, toute condamnation ou de toute décision qui pourrait être prononcée contre elle et de toute somme qu’elle aura déboursée avant ou après jugement en raison de ce qui précède.
7.1.2. La CORPORATION doit assumer seule toute la responsabilité à l’égard de tiers et à assumer seule la responsabilité de toute action, réclamation ou demande que peut occasionner l’exécution de la présente Entente.
7.1.3. La CORPORATION doit, en tout temps pendant la durée de la présente Entente, ainsi que de toute période de renouvellement, souscrire et maintenir en vigueur une assurance de responsabilité civile d'au moins CINQ MILLIONS DE DOLLARS (5 000 000$) par événement relativement aux blessures corporelles, incluant le décès, ainsi qu'aux dommages aux biens provenant de quelque événement que ce soit.
7.1.4. La CORPORATION doit fournir à la Ville une copie de la police d'assurance ou du certificat de renouvellement dans les plus brefs délais, et le coût ou la prime doit être payé par la CORPORATION.
7.1.5. La CORPORATION doit aviser la Ville, par écrit, de toute réclamation qui lui est présentée en rapport avec la présente Entente.
7.1.6. Les polices d’assurance doivent mentionner la VILLE comme assuré additionnel. Une clause doit spécifier que la couverture d’assurance ne pourra être annulée et que la limite ne pourra être réduite qu’après un préavis de 30 jours de l’assureur à la VILLE.
7.1.7. Une clause doit être ajoutée à l’effet que les assureurs renoncent à leur droit de subrogation envers la VILLE.
7.2. PROCESSUS D’APPROBATION ET REDDITION DE COMPTES
7.2.1. La CORPORATION s’oblige à déposer à la VILLE, au plus tard le 30 juin 2021, son plan d’affaires détaillé pour approbation.
7.2.2. La CORPORATION s’oblige à préparer et remettre à la VILLE annuellement pour approbation préalable ses prévisions budgétaires détaillées selon les postes de revenus et de dépenses, conformément à un calendrier et un échéancier à déterminer au début de chaque année.
7.2.3. La CORPORATION s’engage à obtenir l’approbation préalable de la VILLE sur le choix du thème des Festivités, ainsi que sur l’image de marque (logo, slogan, style visuel, etc.).
7.2.4. LA CORPORATION s’oblige à présenter à la VILLE, pour approbation préalable, le programme des Festivités qu’elle développera.
7.2.5. La CORPORATION s’oblige à préparer et remettre à la VILLE annuellement pour approbation préalable une reddition de comptes annuelle, incluant le dépôt de ses besoins en matière de services municipaux, un rapport d’activités et les états financiers annuels et vérifiés, selon un calendrier à déterminer au début de chaque année.
7.3. FINANCEMENT
7.3.1. La CORPORATION s’engage à assurer sa viabilité et à ne pas encourir de déficit pour la durée de son existence.
7.3.2. La CORPORATION ne peut engager financièrement la VILLE envers des tiers sans obtenir son approbation préalable écrite, à défaut de quoi elle sera personnellement tenue envers le tiers avec qui elle contracte. À cet effet, La CORPORATION s’engage à ne pas hypothéquer ou donner en garantie à un tiers les sommes qui lui sont versées par la VILLE en vertu de la présente Entente.
7.3.3. Dans le cadre de son mandat, la CORPORATION doit déployer des actions de recherche de commandites, d’organisation d’activités bénéfices, de recherche de subventions, etc., dans l’objectif de recueillir un financement d’une valeur de CINQ CENT MILLE DOLLARS (500 000 $) en commandites, biens et services, pour sa programmation. L’aide financière municipale devant être accordée en 2023 pour la programmation des Festivités sera, à la discrétion de la VILLE, proportionnellement ajustée en fonction des résultats obtenus en lien avec cet objectif.
7.4. GESTION ET ADMINISTRATION
La CORPORATION a l’obligation :
7.4.1. d’assurer une gestion efficace des ressources humaines, techniques, matérielles, technologiques et financières;
7.4.2. de recruter des employés et des bénévoles sous sa responsabilité et d’en assurer la gestion, sauf pour les ressources déléguées par la VILLE en soutien au projet;
7.4.3. de gérer avec prudence et diligence, les locaux et installations dont elle fera usage dans le cadre de ses activités;
7.4.4. d’assurer l’entretien ménager des locaux et installations dont elle fera usage dans le cadre de ses activités, de même que le montage et le démontage des plateaux et des salles d’activités où seront réalisées les Festivités prévues à sa programmation;
7.4.5. d’acheter et entretenir le matériel nécessaire à la réalisation de ses activités;
7.4.6. d’adopter une politique d’achat favorisant l’achat local et des mécanismes permettant d’obtenir des prix compétitifs pour les différents contrats octroyés;
7.4.7. de produire, sur simple demande de la VILLE, tout rapport dont celle-ci aurait besoin;
7.4.8. de faire auditer annuellement ses états financiers;
7.4.9. de respecter les lois et règlements en vigueur, dont notamment mais sans en limiter la généralité, les lois gouvernementales sur les édifices publics (ex : manutention et entreposage de produits dangereux, loi sur le tabac, etc.).
7.5. COMMUNICATIONS
7.5.1. La CORPORATION doit collaborer avec la VILLE, par le biais du conseiller et du designer graphique mis à sa disposition, sous la responsabilité de la Chef de division des stratégies numériques et des communications − Direction des relations avec les citoyens et des communications, afin de planifier et de réaliser l’ensemble des activités de communications relatives aux Festivités.
7.5.2. La CORPORATION s’oblige à mettre en évidence la VILLE comme partenaire principal dans toutes ses communications et toutes ses ententes contractuelles avec des commanditaires, des fournisseurs et/ou des partenaires. Elle doit indiquer clairement et de façon visible, sur tout document informatif ou promotionnel, la participation de la VILLE dans le projet, conformément aux exigences de communications et de visibilité municipales approuvées par cette dernière.
7.5.3. La CORPORATION s’engage à présenter le plan de communication détaillé à la Direction des relations avec les citoyens et des communications, afin d’assurer, entre autres, la présence du maire et d’élus aux différentes annonces prévues, conformément aux exigences de communications et de visibilité municipales approuvées par la VILLE.
7.5.4. La CORPORATION doit soumettre pour approbation préalable tous les outils de communication à la Chef de division des stratégies numériques et des communications − Direction des relations avec les citoyens et des communications, afin de s’assurer du respect de l’utilisation du logo de la VILLE, conformément aux exigences de communications et de visibilité municipales approuvées par la VILLE.
7.5.5. La CORPORATION s’engage, conformément aux orientations convenues avec la Direction des relations avec les citoyens et des communications, à réaliser ce qui suit, à ses propres frais :
7.5.5.1. Élaboration d’un plan de communication détaillé et budgété et suivi de sa mise en œuvre;
7.5.5.2. Réalisation et production de différents outils de communication convenus dans le plan de communication;
7.5.5.3. Gestion des contrats de production de matériel promotionnel, incluant les services professionnels inhérents;
7.5.5.4. Réalisation d’un site web dédié aux Festivités du 350e anniversaire de la Ville de Terrebonne;
7.5.5.5. Élaboration d’un calendrier de publications sur les réseaux sociaux et diffusion de publications ;
7.5.5.6. Production et distribution d’articles promotionnels, le cas échéant;
7.5.5.7. Prise de photographies ou de vidéos, ou les deux, lors du lancement et lors des festivités;
7.5.5.8. Production des outils de signalisation pour l’accueil et la direction des visiteurs;
7.5.5.9. Production et impression des accréditations d’accès;
7.5.5.10. Achats publicitaires dans les médias écrits et numériques;
7.5.5.11. Promotion de l’événement sur les réseaux sociaux, incluant la campagne AdWords et Display;
7.5.5.12. Reconnaissance de la VILLE comme unique propriétaire de la page Facebook des Festivités du 350e anniversaire et de ladite page comme véhicule exclusif de promotion sur cette plateforme.
7.6. VISION DES FESTIVITÉS
La CORPORATION a l’obligation de respecter les orientations établies par la VILLE aux termes du Cadre organisationnel des fêtes du 350e anniversaire de la Ville de Terrebonne, afin notamment de planifier et réaliser, de concert avec les divers partenaires du milieu, une programmation rassembleuse, variée, inclusive et représentative de tous les citoyens.
7.7. PARTENARIATS
7.7.1. La CORPORATION doit favoriser, au cœur de ses actions, le développement de partenariats engagés avec le plus grand nombre d’organismes du milieu, de commerçants locaux, de comités de citoyens, d’écoles, etc.
7.7.2. La CORPORATION s’engage à mettre en place une structure participative favorisant l’implication citoyenne et le bénévolat dans la réalisation de ses activités.
7.7.3. La CORPORATION a l’obligation d’inclure la signature du 350e anniversaire à ses communications, activités et réalisations propres.
7.8. PROGRAMMATION
7.8.1. La CORPORATION a l’obligation de planifier des activités pour tous les types de clientèles, quel que soit leur catégorie d’âge, leurs goûts et préférences, ou leur profil. Elle doit varier ses activités afin d’y inclure, notamment mais sans limitation, des composantes culturelles, récréatives, sportives et déployer une offre sensible aux enjeux d’accessibilité et qui s’adresse tant aux enfants, aux adolescents, aux adultes, aux aînés et aux familles. Elle doit réaliser des activités dans tous les secteurs de la Ville de Terrebonne, en mettant de l’avant une programmation particulière pour le Vieux-Terrebonne, où le dévoilement d’une « Place du 350e anniversaire » est souhaitée. En outre, elle doit prévoir l’organisation ou le jumelage à un événement majeur pour toutes les saisons afin que les Festivités soient vécues tout au long de l’année d’une façon active et continue, en plus de prévoir des horaires variés permettant à toutes les clientèles ciblées de participer aux activités libres et aux activités organisées. La CORPORATION doit aussi prévoir un partage équilibré d’activités payantes et d’activités gratuites, favorisant une accessibilité pour le plus grand nombre de citoyens.
7.8.2. La CORPORATION s’oblige à présenter sa programmation pour approbation préalable à la VILLE, tel que décrit à l’article 6.8, comprenant
de façon non limitative, la liste des activités non tarifées et des activités tarifées, en précisant les tarifs.
7.8.3. La CORPORATION doit prendre entièrement en charge et à ses propres frais ce qui suit :
7.8.3.1. Planification de la programmation;
7.8.3.2. Recrutement des artistes et des autres professionnels et gestion de leurs contrats, incluant, de façon non limitative, le versement de leurs cachets et la gestion de leurs loges;
7.8.3.3. Gestion de tous les contrats devant être octroyés dans le cadre des Festivités relevant de sa responsabilité incluant, de façon non limitative, le paiement des différents fournisseurs dont les services sont requis pour la réalisation des festivités;
7.8.3.4. Coordination de la programmation;
7.8.3.5. Xxxxxxxxx, mises en scène et répétitions;
7.8.3.6. Direction artistique incluant, de façon non limitative, l’aménagement et les visuels de scènes et/ou de salles;
7.8.3.7. Présentation des spectacles et des Festivités, selon la programmation approuvée par la VILLE tel que stipulé aux articles 6.8 et 7.8.2, incluant, de façon non limitative, l’accueil des spectateurs ou des participants et l’animation;
7.8.3.8. Aménagement, signalisation et décoration des sites des Festivités;
7.8.3.9. Entretien et accessibilité aux sites des Festivités.
7.9. SERVICES TECHNIQUES
La CORPORATION s’engage à prendre entièrement en charge, à ses propres frais, ce qui suit:
7.9.1. La location et l’utilisation du matériel technique;
7.9.2. L’embauche et gestion de la main d’œuvre technique et du personnel d’accueil et/ou de gestion des salles;
7.9.3. La location des équipements nécessaires à la réalisation des Festivités;
7.9.4. La technique de scène, incluant, de façon non limitative, la régie de plateaux, le son, l’éclairage, les captations et/ou les diffusions.
7.10. BILLETTERIE
La CORPORATION s’engage à prendre en charge, à ses propres frais, le service de billetterie pour les spectacles tarifés de sa programmation et à communiquer par écrit des rapports mensuels de vente de billets à la VILLE.
7.11. BIEN-ÊTRE ANIMAL
Dans l’éventualité où la CORPORATION a recours à des fournisseurs étant propriétaires ou ayant la garde d’animaux et que ceux-ci prennent part aux Festivités, elle s’engage à s’assurer que lesdits fournisseurs respectent et agissent conformément à la Loi sur le bien-être et la sécurité de l’animal ( chapitre B-3.1).
7.12. SÉCURITÉ
La CORPORATION a l’obligation d’assurer la sécurité générale les locaux et des installations dont elle fait usage dans le cadre des Festivités.
7.13. AUTORISATIONS ET PERMIS
7.13.1. La CORPORATION s’engage à obtenir au préalable, à ses propres frais, toutes les autorisations et permis requis préalablement à la tenue d’une activité dans le cadre des Festivités, incluant, de façon non limitative, l’installation de matériel d’animation, scénique ou technique sur les sites des Festivités, de même que tout autre permis incluant ceux exigés conformément à la Loi sur les permis d’alcool ( chapitre P-9.1).
7.13.2. La CORPORATION s’engage à payer directement aux organismes ou entreprises qui les imposent, tous les impôts, les taxes, les permis et les droits exigés en lien avec les Festivités et les activités reliées.
7.14. GRATUITÉS ET PASSES D’ACCÈS
Dès que la VILLE en fera la demande, soit après l’approbation de la programmation par cette dernière, la CORPORATION s’engage à fournir sans frais à la VILLE le nombre d’accréditations d’équipe de production demandées.
7.15. ÉCORESPONSABILITÉ
La CORPORATION s’engage, à ses propres frais, à tendre le plus possible à réaliser des Festivités écoresponsables en limitant l’utilisation de matériel non réutilisable et en planifiant de manière responsable la gestion des matières résiduelles.
8. OBLIGATIONS COMMUNES DES PARTIES
8.1. Les PARTIES reconnaissent que le succès de l’événement nécessite une étroite collaboration entre elles. Les PARTIES s’engagent donc à collaborer afin que les Festivités se réalisent efficacement et, à cet effet, elles s’engagent mutuellement à s’échanger toutes les informations et renseignements pertinents.
8.2. Aucune des PARTIES n’est autorisée à prendre des décisions et/ou des engagements qui pourraient représenter des obligations financières, ou autres, pour l’autre PARTIE, exception faite de celles stipulées dans la présente Entente ou consenties préalablement par écrit par l’autre PARTIE.
8.3. Malgré les pouvoirs, obligations et responsabilités distinctes de chacune des PARTIES, il est convenu que toutes décisions importantes pouvant raisonnablement avoir un impact significatif sur la qualité ou l’intégrité des Festivités devront être prises conjointement et d’un commun accord entre les PARTIES.
9. PARTAGE DES DROITS
Les PARTIES reconnaissent et acceptent que les droits relatifs à la production de matériel graphique, de vidéo et photographique relatives aux Festivités appartiennent conjointement à la VILLE et à la CORPORATION, pendant la durée de la présente Entente. Une copie électronique des productions sera remise à la VILLE. Les PARTIES conviennent de réserver l’usage de ces productions aux communications, rapports, demandes de soutien financier ou de commandites associées aux Festivités. À la fin de la présente Entente, les droits appartiendront exclusivement à la Ville, conformément à l’article 6.5.2.3 ci-dessus.
10. TAXES
Chaque PARTIE est responsable de la remise des taxes (TPS / TVQ).
11. SURPLUS OU DÉFICIT
11.1. Les PARTIES conviennent que tout surplus financier annuel résultant du projet devra être réemployé à des projets de partenariat conjoints auxquels sont associés les PARTIES. L’utilisation du surplus devra être préalablement autorisé par la VILLE.
11.2. Les fonds et autres propriétés de la CORPORATION ne doivent jamais être divisés d'une manière individuelle quelconque entre ses membres, mais demeurent la propriété de la personne morale. Lors de la dissolution de la CORPORATION, soit au plus tard le 31 décembre 2024, ses fonds et propriétés seront la propriété de la VILLE.
11.3. Tout déficit devra être entièrement assumé par la CORPORATION. La CORPORATION assume la totalité des risques financiers liés à ses engagements dans la production des Festivités.
12. FORCES MAJEURES
12.1. Aucune des PARTIES ne peut être considérée fautive dans l’exécution de ses obligations pour raison de force majeure ou autre événement hors de son contrôle. Non limitativement, sont notamment considérées comme étant des forces majeures une panne d’électricité, une panne majeure des équipements électriques, un dégât d’eau ou toute autre raison rendant l’usage des lieux inapte ou la tenue d’un ou de plusieurs événement(s) lié(s) aux Festivités dangereuses pour la santé ou la sécurité des personnes.
12.2. La CORPORATION est tenue d’intégrer une clause de forces majeures tenant compte notamment de la pandémie de la COVID-19 aux termes de ses propres ententes contractuelles avec les artistes, professionnels et autres fournisseurs.
13. ENTENTE COMPLÈTE
La présente Entente constitue la totalité et l’intégralité de l’entente intervenue entre les PARTIES.
14. DIVISIBILITÉ
Une disposition de la présente Entente jugée invalide par un tribunal n’affecte en rien la validité des autres dispositions qui conservent leur plein effet et force exécutoire.
15. ABSENCE DE RENONCIATION
Le silence de l’une ou l’autre des PARTIES ou son retard à exercer un droit ou un recours ne doit jamais être interprété comme une renonciation de sa part à tel droit ou recours.
16. REPRÉSENTATIONS
La CORPORATION ne peut, par ses actes ou omissions, engager la responsabilité de la VILLE ou la lier de quelque façon que ce soit.
17. MODIFICATION À LA PRÉSENTE ENTENTE
Aucune modification aux termes de la présente Entente n’est valide si elle est effectuée sans l’accord préalable écrit des PARTIES. Le cas échéant, tout ajout et/ou modification, à la présente Entente devra faire l’objet d’un addenda et être dûment autorisé par les PARTIES.
18. XXXX APPLICABLES ET JURIDICTION
La présente Entente est régie par les lois en vigueur dans la province de Québec et toute procédure judiciaire s’y rapportant doit être intentée dans le district judiciaire de Terrebonne.
19. AYANTS DROIT
La présente Entente lie les PARTIES aux présentes, de même que leurs représentants, mandataires, et ayants droits respectifs.
20. CESSION
Les droits et obligations de l’une ou l’autre des PARTIES ne peuvent être cédés dans avoir obtenu l’accord écrit préalable de l’autre PARTIE.
21. CAS DE DÉFAUT
Les éléments suivants sont constitutifs d’un défaut et confèrent à la VILLE le droit d’exercer les recours prévus à l’article 22 :
21.1. La CORPORATION fait faillite ou devient insolvable, est mise sous séquestre ou invoque une loi en vigueur relative aux débiteurs faillis ou insolvables;
21.2. Une ordonnance est rendue ou une résolution est adoptée visant la liquidation de la CORPORATION ou cette dernière propose sa dissolution;
21.3. La CORPORATION interrompt toutes ses activités;
21.4. La CORPORATION fait défaut de respecter l’une ou l’autre de ses obligations prévues à la présente Entente, après que la VILLE l’ait avisée par écrit de remédier au défaut dans un délai de soixante (60) jours;
21.5. S’il y a discorde ou mésentente paralysant les activités de la CORPORATION.
22. RECOURS
Lorsque la VILLE constate un défaut, tel que décrit à l’article 21, elle peut, sans préjudice aux autres recours que lui permet la loi, mettre en demeure la CORPORATION de remédier à son défaut dans un délai de soixante (60) jours. À défaut, elle peut exercer, séparément ou cumulativement, les recours suivants, et ce, de plein droit, sans formalité de justice, et sans dommage et intérêt contre la VILLE :
22.1. Xxxxxxxxx, en tout ou en partie, l’aide financière accordée par les présentes, après en avoir avisé au préalable la CORPORATION;
22.2. Suspendre temporairement ou de façon permanente tout versement de l’aide financière accordée par les présentes;
22.3. Exécuter toute obligation non respectée par la CORPORATION en ses lieu et place et aux frais de cette dernière;
22.4. Déterminer de nouvelles exigences;
22.5. Résilier de plein droit l’Entente et mettre fin immédiatement à toute obligation financière découlant de celle-ci.
23. AVIS ET ÉLECTION DE DOMICILE
Tout avis ou document donné ou transmis relativement à la présente Entente est suffisant s’il est consigné dans un écrit et expédié par un mode de communication qui permet à la PARTIE expéditrice de prouver sa livraison au destinataire.
La CORPORATION fait élection de domicile au 940, montée Masson, suite 000, Xxxxxxxxxx, xxxxxxxx xx Xxxxxx, X0X 0X0, et tout avis doit être adressé à l’attention de la directrice générale, Xxx Xxxxxx Xxxxxx.
La VILLE fait élection de domicile au 000, xxx Xxxxx-Xxxx-Xxxxxxxx, Xxxxxxxxxx, xxxxxxxx xx Xxxxxx, X0X 0X0 et tout avis doit être adressé à l’attention du Directeur du loisir et de la vie communautaire, X. Xxxx-Xxxxxxxx Xxxxxxxx.