REGLEMENT
REGLEMENT
PREAMBULE
Le présent règlement fixe les modalités de mise à disposition, à titre payant ou gratuit de la salle polyvalente sise 3 rue de l’Ecole – 28320 GAS à une association, une personne privée ou une entreprise, ci-dessous appelée « le bénéficiaire ».
Le bénéficiaire s’engage à respecter scrupuleusement les règles énoncées ci-dessous quelle que soit la nature de la manifestation pour laquelle la salle aura été mise à disposition : assemblée générale, congrès, spectacle, banquet, réunion, vin d’honneur, etc.
Article 1 – LOCAUX Mis à disposition
sites |
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Entrée |
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Sanitaires |
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Vestiaire |
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Salle |
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Jardin |
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OPTION n° 1 |
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cuisine |
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Article 2 – MATERIEL Mis à disposition
La salle polyvalente et ses annexes comprennent :
MATERIELS |
NBRE |
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Table rectangulaires |
15 |
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chaises |
100 |
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Réfrigérateur (Entrée) |
1 |
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poubelle |
5 |
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Portant avec cintres |
1 |
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Brosse WC |
2 |
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Déroulement à papier |
2 |
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Porte savon |
2 |
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Matériel de nettoyage (ballai, pelle, serpillère) |
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Extincteur |
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Option CUISINE |
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Table de cuisson 4 plaques Gaz |
1 |
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Lave vaisselles |
1 |
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Armoire réfrigérante |
1 |
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Four électrique à micro-onde |
1 |
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Hotte |
1 |
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Evier (eau chaude) |
2 |
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Evier rinçage (eau froide) |
1 |
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poubelles |
1 |
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Option set vaisselles |
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Assiettes plates |
50 |
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dessert |
50 |
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Verres à champagne |
50 |
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eau |
50 |
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Article 3 – CAPACITE
La salle polyvalente peut accueillir 100 personnes. Le bénéficiaire ne pourra, en aucun cas, dépasser ce nombre de participants.
Article 4 – CONTRAT DE LOCATION
L’utilisateur de la salle fait l’objet d’un contrat de location entre la commune et l’organisateur de la manifestation. Ce contrat de location sera signé lors de la réservation définitive accompagné d’une attestation d’assurance.
Article 5 – HORAIRE D’UTILISATION
Les horaires de mise à disposition de la salle seront précisés dans la convention pour les associations. Toutefois l’horaire limité d’utilisation est fixée à 4 heures du matin pour les week-ends et les jours fériés.
Article 6 – RESPECT DES RIVERAINS
La salle polyvalente est située dans une zone habitée. INTERDICTION DE LAISSER LES PORTES OUVERTES. Afin d’éviter tout désagrément aux riverains, le bénéficiaire s’engage à ce que tous les participants quittent la salle le plus silencieusement possible. En particulier l’usage des avertisseurs sonores des véhicules est prohibé (tant à l’arrivée qu’au départ). Il veillera également à ce que les règles du stationnement soient respectées.
Article 7 – RESERVATION
Les demandes de réservation doivent être déposées en mairie auprès du Régisseur, accompagnées d’un chèque de 25 % d’arrhes. Elles ne peuvent être présentées par le bénéficiaire, qu’au maximum un an avant la date prévue pour son utilisation. Seules des manifestations à caractère culturel, social ou festif sont autorisés.
Les réunions politiques, confessionnelles ou commerciales feront l’objet d’une demande spécifique.
Article 8 – LOCATION
L’utilisation de la salle polyvalente est subordonnée à la signature d’un contrat signé entre le bénéficiaire et la commune lors de la réservation. L’utilisateur justifiera de son domicile et du motif de la manifestation.
Les jours et horaires d’utilisation sont précisés dans le contrat de location.
Un état des lieux signé par le bénéficiaire et un représentant de la commune est rédigé au moment de la remise des clés.
Article 9 – SOUS-LOCATION
Il est formellement interdit au bénéficiaire de céder la salle à une autre personne ou association ou d’organiser une manifestation différente de celle prévue au moment de la réservation.
En cas de constatation de tels faits, le dépôt de garantie « locaux et matériels » ne sera pas restitué et le bénéficiaire ne sera plus autorisé à utiliser la salle polyvalente.
Article 10 – TARIFICATIONS
Les tarifs de location de la salle et ses annexes sont fixés par délibération du conseil municipal. Le montant de la location dû par le bénéficiaire est celui en vigueur au jour de la signature de la réservation. Il sera exigé au moment de la réservation de la salle 25 % arrhes. En cas de désistement du bénéficiaire, ces arrhes resteront acquises à la commune.
En cas de désistement de la Collectivité, ces arrhes seront restituées et le bénéficiaire ne pourra, en aucun cas demander de pénalités.
Article 11 – DEPOTS DE GARANTIE
Un dépôt de garantie est exigé pour couvrir les locaux et le matériel. Le montant en est fixé par délibération du conseil municipal. Il est versé au moment de la signature de la réservation.
Un dépôt de garantie est également exigé pour le nettoyage de la salle polyvalente et du site. Le montant en est fixé par délibération du conseil municipal. Il est également versé au moment de la signature de la réservation.
Article 12 – ENTRETIEN RANGEMENT
Le bénéficiaire s’engage :
A rendre l’ensemble des locaux et du site mis à disposition dans un parfait état de propreté.
De remettre le mobilier PROPRE dans sa disposition initiale.
De balayer les salles afin que rien ne reste à terre (papiers, par exemple).
De laver la salle. (produits non fournis).
De sortir ses sacs poubelles dans le container prévu à cet effet à l’extérieur de la salle.
De jeter les bouteilles en verres dans la colonne prévue à cet effet.
En cas de non-respect de cette clause, le chèque de caution « ménage » restera acquis à la commune.
Article 13 – ASSURANCES
Le bénéficiaire s’engage en son nom ou au nom de l’association ou société qu’il représente à rembourser la commune dès la première demande des frais éventuels de remise en état de tous dégâts ou dégradations subis ou causés aux locaux mis à disposition.
Ces remboursements doivent en outre être obligatoirement garantis par une police d’assurance. Le chèque de dépôt de garantie « locaux et matériel » ne sera restitué qu’après la remise en état des locaux et matériel et du remboursement par l’assurance.
Le bénéficiaire déclare être garanti pendant toute la durée d’utilisation contre tous les accidents corporels y compris invalidité-décès et contre les dommages matériels pouvant survenir aux tiers. Cette assurance doit être libellée de manière à ce que la responsabilité de la commune de GAS ne puisse, en aucun cas, être mise en cause.
La location ne pourra être effective qu’après remise d’une attestation d’assurance couvrant l’ensemble des risques ci-dessus énoncé et valable au jour de l’utilisation de la salle.
Article 14 – RESPONSABILITE -SECURITE
Le bénéficiaire s’engage à prendre toutes les dispositions nécessaires afin qu’une surveillance constante des locaux loués et du stationnement de ses convives soit effectuée pendant toute la durée de la location afin d’éviter tout incident, accident ou dommage de quelque nature qu’ils soient.
La commune décline toute responsabilité en cas de vol ou détérioration d’objets ou matériels appartenant à des particuliers ou associations qui se trouvent à l’intérieur ou à l’extérieur des locaux loués, ces risques étant assurés par le bénéficiaire, sans recours possible contre la commune.
Le bénéficiaire devra s’assurer que l’accès aux dégagements, portes de sortie, portes de secours est libre en permanence et permet l’évacuation rapide des personnes présentes dans la salle en cas de besoin. En particulier, les cadenas des portes de sécurité seront obligatoirement ouverts pendant toute la durée de la manifestation.
L’utilisation de la cuisine se fera dans le respect du règlement sanitaire en vigueur.
Les tentures, éléments de décoration, guirlandes doivent être en matière incombustible et éventuellement suspendus à l’aide des crochets prévus à cet effet.
Il est interdit de fumer à l’intérieur des locaux mis à disposition (décret du 15 novembre 2006).
Les confettis sont interdits à l’extérieur et dans le local cuisine.
L’emploi de velums est interdit.
Les collages, scotch, punaises, agrafes, etc… sur les murs sont strictement interdits.
L’utilisation de bougies est interdite.
L’emploi de lampes électriques sur les tables est interdit, sauf sur les tables adossées à un mur à condition d’utiliser les prises de courant existantes fixées sur celui-ci.
Toutes compositions pyrotechniques sont interdites : feu d’artifice, pétard, etc. …
Les installations électriques mobiles sont interdites sauf un ensemble sonorisation avec spot : puissance additionnelle autorisée de 6 KWA. Les appareils électriques doivent être éloignés des matériaux inflammables. L’emploi de douilles volantes et de fiches multiples est interdit.
Les rangées de 16 sièges au maximum sont tolérées entre deux dégagements de manière que pour les atteindre, chaque spectateur ne soit pas obligé de passer devant un nombre de sièges supérieur à 7. Les rangées de sièges doivent être disposées de façon à laisser entre elles un espace libre suffisant.
Aucune barre ou obstacle quelconque ne doit être placé dans les rangs des sièges, ni dans les passages de circulation desservant ces rangs.
Les tables et les sièges doivent être disposés de manière à aménager des chemins de circulation maintenus libres en permanence.
Des chemins principaux doivent être aménagés en nombres suffisants pour que le public puisse gagner l’extérieur facilement par le chemin le plus direct.
Il est interdit de déposer et de laisser séjourner dans les dégagements et aux abords des sorties des objets pouvant diminuer ou gêner la circulation.
Le bénéficiaire s’engage à respecter scrupuleusement toutes ces règles de sécurité édictées par la commission départementale de sécurité.
Le locataire xxxxx, x’xx y a lieu, être en règle avec les contributions directes, la SACEM et l’URSAF, la commune de Gas ne pouvant être tenue responsable des fraudes ou non-paiements.
Article 15 – AUTORISATIONS SPECIALES
Le bénéficiaire fera son affaire personnelle de ce qui concerne les autorisations nécessaires à l’ouverture d’une buvette, la programmation d’œuvres musicales, etc…
Article 16 – REMISE DES CLES
La remise des clés au bénéficiaire a lieu suivant les horaires précisés dans la fiche de conciergerie et mis sur la facture.
Un état des lieux signé par un représentant de la commune et le bénéficiaire est rédigé au moment de la remise des clés.
La restitution des clés doit être effectuée par le bénéficiaire dès la fin d’utilisation des locaux.
Un arrêté de compte sera dressé.
Un état des lieux final est établi par un représentant de la commune et le bénéficiaire (ou un mandataire désigné par lui uniquement par écrit).
Fait à GAS, le 17 Octobre 2014
Xxxx XXXXXX - Xxxxx
REGLEMENT / Salle polyvalente – 0 Xxx xx x’Xxxxx – 00000 XXX