CONVENTION D’ACCÈS POUR PROMOTEUR DE RÉGIME

CONVENTION D’ACCÈS POUR PROMOTEUR DE RÉGIME

Réservé au bureau

Numéro de police :

LES PARTIES :

(1) COMPAGNIE D’ASSURANCE VIE RBC (« RBC Vie »)

(2) <INSÉRER LE NOM DU PROMOTEUR DU RÉGIME> (le « promoteur du régime »)

RENSEIGNEMENTS SUR LE PROMOTEUR DU RÉGIME

Nom : Adresse :

RENSEIGNEMENTS SUR LE RÉGIME COLLECTIF

Code du conseiller du régime :

Divisions de facturation : (Remplir uniquement si la présente convention s’applique à des divisions de

facturation particulières) OU

(Supprimer si la présente convention s’applique à toutes les divisions de facturation)

PRÉAMBULE

Le promoteur du régime souhaite avoir accès au portail d’administration en ligne fourni par RBC Vie, par l’entremise de son tiers fournisseur de services. La présente convention d’accès (la « convention ») est un contrat entre RBC Vie et le promoteur du régime concernant l’accès au Service et à son utilisation (comme il est défini ci-dessous). Étant donné que RBC Vie autorise le promoteur du régime à accéder au Service, les parties conviennent des conditions ci-dessous.

CONDITIONS

1 – DISPOSITIONS PRÉLIMINAIRES

1.1 Définitions :

« Administrateur » – Personne, désignée par le promoteur du régime et autorisée à agir en son nom et à le lier à tous les égards, à qui incombe la responsabilité administrative de s’occuper des fonctions administratives quotidiennes du régime collectif.

« Code d’utilisateur » – Groupe de chiffres et de lettres attribués dans le but d’identifier un administrateur particulier. Le code d’utilisateur est utilisé conjointement avec un mot de passe pour accéder au Service.

« Communication électronique » – Toute adhésion, information, divulgation, demande ou autre communication ou entente envoyée, reçue ou acceptée au moyen d’un mode de prestation électronique.

« Conseiller du régime » – Toute personne physique ou morale ou toute autre entité qui a été signalée par le promoteur du régime comme étant son courtier, son consultant ou son représentant, et dont la nomination à ce titre est consignée dans les dossiers de RBC Vie.

« Demande de règlement » – Présentation d’un code soumis et traité pour une demande de règlement portant sur des soins médicaux, des soins dentaires, le Compte crédits-santé (CCS) et l’assurance maladie complémentaire (AMC).

« Dispositif de sécurité » – Toute combinaison d’un code d’utilisateur et d’un mot de passe.

« Logiciel » – Tout programme ou toute programmation informatique (dans n’importe quel type de code, y compris le code source), dans sa forme modifiée de temps à autre, ainsi que la documentation qui s’y rattache.

« Membre du régime » – Toute personne ayant un lien direct avec le promoteur du régime, qui a rempli les conditions d’admissibilité conformément aux dispositions d’admissibilité définies par le régime collectif et qui a adhéré à l’assurance.

« Mode de prestation électronique » – Toute télécommunication ou tout mode de transmission électronique utilisé relativement au Service, notamment l’ordinateur, Internet, le téléphone, le courriel ou le télécopieur.

« Mot de passe » – Un groupe de chiffres ou de lettres sélectionnés par un administrateur qui est utilisé pour l’identifier. Le mot de passe est utilisé conjointement avec un code d’utilisateur pour accéder au Service.

« Promoteur du régime » – Un client de RBC Vie à qui RBC Vie a établi un régime collectif.

« Régime collectif » – Contrat d’assurance souscrit par RBC Vie ou ses sociétés affiliées et établi au promoteur du régime. Le régime collectif offre un ou plusieurs types de couverture d’assurance aux membres du régime.

« Service » – La capacité d’accéder au portail administratif en ligne fourni par RBC Vie pour : i) gérer et exécuter certaines fonctions administratives ; ii) soumettre et tenir à jour des renseignements sur le promoteur du régime et les membres du régime et iii) accéder à de l’information sur le régime collectif, notamment des formulaires, le livret et des renseignements globaux sur les demandes de règlement.

« Violation de la sécurité » – Toute violation de la sécurité du Service, ou toute utilisation réelle ou appréhendée du Service, d’un dispositif de sécurité ou d’un mode de prestation électronique d’une manière contraire à la présente convention.

« Virus » – Élément conçu pour corrompre des données ou permettre l’accès à des systèmes informatiques ou nuire à leur rendement, notamment tout virus, ver informatique, bombe logique et cheval de Troie.

2 – CONDITIONS DU SERVICE

2.1 Accès au Service. Le promoteur du régime convient d’utiliser ses droits d’accès au Service i) aux fins de gestion du régime collectif et ii) aux seules fins d’assurer l’administration, le service et la gestion des membres du régime. Le promoteur du régime et chaque administrateur agissant en son nom conviennent de ne pas publier, concéder sous licence, vendre, copier ou afficher toute partie du Service, sauf à des fins internes.

2.2 Désignation de l’administrateur. Le promoteur du régime désignera un ou plusieurs de ses employés pour remplir la fonction d’administrateur et accéder au Service au nom du promoteur du régime. Le nom, la date de naissance et l’adresse électronique de chaque administrateur initial figurent à l’Annexe A de la présente convention. Le promoteur du régime informera immédiatement RBC Vie si de nouveaux administrateurs sont ajoutés à la liste ou si la désignation d’un administrateur change ou qu’elle n’est plus valide.

Chaque administrateur se verra attribuer un code d’utilisateur. L’administrateur doit conserver le code d’utilisateur et le mot de passe de façon confidentielle. Lors du premier accès au Service, l’administrateur activera ses données de connexion et devra créer un mot de passe unique que d’autres personnes ne pourront pas facilement deviner. Si l’utilisateur désigné a des raisons de croire que son mot de passe a été compromis, celui-ci doit être modifié sur-le-champ. Une fois que le code d’utilisateur a été activé, l’administrateur aura le droit d’accéder aux renseignements sur le régime collectif, notamment les facturations et les livrets, et d’effectuer des tâches administratives. Sans que soit limitée la portée générale de ce qui précède, les mesures de sécurité suivantes doivent être prises : (a) les mots de passe doivent comporter un minimum de huit caractères alphanumériques ; (b) les mots de passe doivent être changés tous les 30 jours ; (c) l’accès au système doit être suspendu après trois tentatives de connexion avec un mot de passe invalide ; (d) xxx xxx mots de passe antérieurs doivent être conservés en mémoire pour qu’ils ne soient pas réutilisés ;

(e) les ordinateurs connectés au Service ayant des applications ouvertes ne doivent être pas être laissés sans surveillance ; (f) les ordinateurs portatifs et de bureau doivent être configurés avec les options de temps limite de réponse et de verrouillage ; et (g) il doit être interdit aux utilisateurs de désactiver une caractéristique de sécurité.

Il incombe au promoteur du régime d’assurer la mise en place initiale du régime collectif et d’en gérer l’administration courante conformément aux dispositions du régime collectif. Le promoteur du régime est responsable de gérer la désignation du ou des administrateurs et consent à être entièrement responsable de l’utilisation du Service par quiconque utilise le code d’utilisateur et le mot de passe d’un administrateur. Le promoteur du régime reconnaît et accepte que chaque administrateur puisse consulter tout renseignement précédemment fourni sur le régime collectif ainsi que de saisir et de modifier l’information. Chaque administrateur se conformera à toutes les règles administratives concernant le régime collectif communiquées par RBC Vie de temps à autre.

2.3 Pouvoir du conseiller du régime. Le promoteur du régime autorise RBC Vie à accéder au Service afin de consulter les renseignements sur le régime collectif, notamment sur les facturations et les livrets. Le conseiller du régime sera autorisé à utiliser le code d’utilisateur et le mot de passe contenus dans les dossiers de RBC Vie.

2.4 Utilisation du Service. Il incombe uniquement au promoteur du régime d’assurer que les membres du régime adhérant par l’entremise du Service sont admissibles à l’assurance au titre du régime collectif. Un administrateur, agissant au nom du promoteur du régime, s’occupera de mettre en place les garanties initiales des membres du régime et des personnes à leur charge et de toute modification ultérieure, ainsi que de résilier l’assurance des membres du régime et des personnes à leur charge qui cessent d’être admissibles à l’assurance au titre du régime collectif. RBC Vie n’aura aucune obligation ou responsabilité financière envers toute personne qui a ou avait le droit d’adhérer en tant que membre du régime ou personne à charge, mais pour laquelle un administrateur a omis de procéder à l’adhésion de la personne en question lorsqu’il aurait dû le faire, tel qu’il est prévu aux termes du régime collectif.

Il incombe uniquement au promoteur du régime de veiller à ce que tous les membres du régime remplissent et signent les formulaires d’administration ou d’adhésion exigés. Les administrateurs conserveront les formulaires remplis et signés, lesquels devront être fournis à RBC Vie sur demande. Si un administrateur omet de fournir à RBC Vie un formulaire dûment rempli tel qu’il a été demandé, le promoteur du régime accepte d’être tenu responsable de toute prestation ou de tout produit versés dans le cadre d’une demande de règlement contrairement aux instructions indiquées dans le formulaire.

2.5 Soutien relativement au Service. Le promoteur du régime peut communiquer avec le Service à la clientèle de RBC Vie pour obtenir de l’aide concernant toute question technique liée au Service. Il incombe au promoteur du régime de résoudre tout problème technique dans ses bureaux, notamment les problèmes liés au matériel. Pour toute question portant sur l’administration ou les facturations, le promoteur du régime peut communiquer avec le Service à la clientèle de RBC Vie.

2.6 Résiliation de la relation avec un administrateur. Le promoteur du régime informera RBC Vie immédiatement, par écrit, lorsque la relation entre un administrateur et le promoteur du régime prend fin, pour quelque raison que ce soit, afin que RBC Vie puisse retirer l’accès au Service de l’administrateur en question.

2.7 Fin de la relation avec le conseiller du régime. Le promoteur du régime informera RBC Vie immédiatement, par écrit, lorsque la relation entre le promoteur du régime et le conseiller du régime prend fin, pour quelque raison que ce soit, afin que RBC Vie puisse retirer l’accès au Service du conseiller du régime.

2.8 Comptes inactifs. Les codes d’utilisateur qui demeurent inactifs pendant 70 jours seront automatiquement suspendus. Après 100 jours d’inactivité, le code d’utilisateur sera désactivé et le promoteur du régime devra communiquer avec RBC Vie pour réactiver le code d’utilisateur. La réactivation du code d’utilisateur pourrait nécessiter une réinscription.

3 – RESPONSABILITÉ

3.1 Limitation de responsabilité. RBC Vie ou son tiers fournisseur de services ne saurait en aucun cas être tenu responsable de toute perte, y compris, mais sans s’y limiter, des dommages-intérêts particuliers ou punitifs ni des dommages indirects ou consécutifs (y compris les pertes de profit) découlant : (i) de l’utilisation du Service ou de l’incapacité d’y accéder ; (ii) d’une violation de la sécurité, potentielle ou réelle ; (iii) d’une vulnérabilité de l’application ou en raison d’un virus présent dans tout logiciel ou système utilisé par le promoteur du régime dans le cadre du Service ; ou (iv) de tout retard ou défaut dans l’exécution, même si RBC Vie ou son tiers fournisseur de services ont été avisés de la possibilité de ces dommages. Bien que tous les efforts nécessaires soient déployés pour garantir une transmission sécurisée des renseignements, une communication en temps opportun et confidentielle ne peut être garantie. RBC Vie ne saurait en aucun cas être tenue responsable des pertes ou préjudices découlant de l’utilisation du Service, ou d’une violation du caractère confidentiel dans l’utilisation du Service.

3.2 Stipulation d’exonération de garanties. Ni RBC Vie ni son tiers fournisseur de services ne fait des déclarations, n’offre des garanties ni ne pose des conditions en ce qui a trait au contenu, aux logiciels ou aux services offerts par le Service, qui est fourni

« dans l’état et selon la disponibilité ». Ni RBC Vie ni son tiers fournisseur de services ne déclare ou ne garantit que l’accès au Service ne sera pas interrompu, qu’il ne fera l’objet d’aucune panne, erreur ou omission, ni qu’aucun virus ne sera transmis en raison de l’accès au Service ou de son utilisation.

4 – DURÉE ET RÉSILIATION

4.1 Durée. La présente convention couvrira une période initiale d’un an à partir de la date de sa signature par RBC Vie et le promoteur du régime. Elle sera reconduite automatiquement d’année en année par la suite, sauf si l’une ou l’autre des parties remet un avis écrit de résiliation à l’autre partie au moins 31 jours avant la fin de la durée ou du renouvellement. La présente convention sera résiliée, sans préavis, à la date d’annulation ou de résiliation du régime collectif.

4.2 Modification. RBC Vie pourrait modifier la présente convention moyennant un avis écrit (qui peut être donné électroniquement ou par écrit) de 30 jours au promoteur du régime. Le promoteur du régime convient que l’utilisation continue du Service après la date de prise d’effet d’une modification constituera une preuve concluante de consentement à la modification.

4.3 Résiliation. La présente convention prendra fin dès la révocation de l’accès au Service par RBC Vie. RBC Vie peut mettre fin à la présente convention, suspendre l’accès au Service, la révoquer, ou cesser d’offrir le Service pour quelque raison que ce soit, à tout moment, sans préavis. RBC Vie ne saurait être tenue responsable des pertes ou inconvénients qui pourraient découler d’une telle suspension ou résiliation. À la résiliation de la convention, tout le matériel relatif au Service fourni au promoteur du régime sera rendu sur-le-champ à RBC Vie et le promoteur du régime convient de ne plus essayer d’accéder au Service.

5 – PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIALITÉ

5.1 Protection des renseignements personnels. Les parties échangeront des renseignements personnels sur les membres du régime, les personnes à leur charge et autres personnes dans le cadre de la prestation du Service. Les parties conserveront les renseignements personnels conformément à leurs politiques de conservation des documents comme il est requis pour respecter les exigences juridiques et réglementaires s’appliquant à eux. Le promoteur du régime est tenu d’obtenir toute autorisation nécessaire des membres du régime et d’autres personnes pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels dans le cadre du Service.

Les parties autoriseront les personnes sur lesquelles elles possèdent des renseignements personnels à accéder à ses renseignements, sauf si cet accès est restreint en vertu de la loi ou selon ce que permet la loi. Si une personne informe l’une des parties d’une inexactitude dans ses renseignements personnels, la partie ainsi informée fera part de l’avis ou de l’inexactitude à l’autre partie.

Les parties conviennent de collaborer afin de régler ou traiter une plainte, une demande d’information ou une enquête ayant trait à des renseignements personnels, ainsi que de se conformer à tout ordre donné par une autorité compétente au sujet de renseignements personnels.

5.2 Confidentialité. Pendant l’utilisation du Service, le promoteur du régime pourrait avoir accès à des renseignements confidentiels ou exclusifs à RBC Vie ou à son tiers fournisseur de services. Le promoteur du régime convient que l’information : a) sera conservée sous le sceau de la confidentialité la plus stricte ; b) ne sera utilisée à aucune autre fin qu’à la gestion adéquate du régime collectif ; et c) sera accessible uniquement par les personnes qui ont besoin de l’information pour administrer et consulter les adhésions, les demandes de règlement et les prestations au titre du régime collectif.

Aucune stipulation du présent paragraphe n’interdit la divulgation de l’information lorsqu’une telle divulgation est requise par la loi ou le règlement applicable.

6 – SÉCURITÉ

6.1 Dispositifs de sécurité. Le promoteur du régime reconnaît que la possession d’un dispositif de sécurité par toute personne peut faire en sorte que cette personne accède au Service. Le promoteur du régime convient que l’utilisation d’un dispositif de sécurité dans le cadre du Service, y compris toute information envoyée, reçue ou acceptée au moyen du Service, sera réputée être une preuve concluante que cette information est précise et exhaustive, et que la soumission de cette information est autorisée par le promoteur du régime et lui est opposable. Le promoteur du régime est responsable de la sécurité et de la confidentialité des dispositifs de sécurité qui peuvent être utilisés dans le cadre du Service. Il incombe au promoteur du régime de s’assurer qu’un dispositif de sécurité sera seulement remis à un administrateur et utilisé par un administrateur. Le promoteur du régime convient d’être lié par toute action ou omission découlant de l’utilisation de tout dispositif de sécurité dans le cadre du Service.

6.2 Sécurité. Chaque partie doit en tout temps avoir des politiques et des procédures en place pour protéger la sécurité et la confidentialité du Service, des modes de prestation électroniques et de la communication électronique et empêcher tout accès et toute utilisation non autorisés du Service. Le promoteur du régime accepte de se conformer à toute procédure, norme ou autre exigence en matière de sécurité supplémentaire communiquée par écrit par RBC Vie pour accéder au Service. Le promoteur du régime (i) n’accédera pas ni n’utilisera toute partie du Service à des fins illégales, frauduleuses, malicieuses ou diffamatoires, ou (ii) ne prendra des dispositions ou mesures qui pourraient saper la sécurité, l’intégrité, l’efficacité, le bien-fondé, l’accessibilité ou la connectivité du Service, y compris les systèmes et les logiciels constituant le Service. Le promoteur du régime accepte de ne pas transmettre de virus ou d’autre élément de nature destructrice au moyen du Service. Le promoteur du régime assurera la sécurité de son ordinateur en utilisant un logiciel antivirus et un pare-feu, et en installant les derniers correctifs de sécurité afin de s’assurer qu’aucun virus n’est introduit dans les systèmes ou dans le logiciel en accédant au Service. Bien que tous les efforts nécessaires soient déployés pour garantir une transmission sécurisée des renseignements, une communication en temps opportun et confidentielle ne peut être garantie. RBC Vie ne sera pas tenue responsable de tout dommage subi en raison de la perte du caractère confidentiel de ces renseignements au cours de leur transmission par Internet.

6.3 Avis de violation de la sécurité. Le promoteur du régime doit avertir RBC Vie par écrit, sur-le-champ, de toute violation de la sécurité, notamment : (i) toute vulnérabilité d’une application ou si un virus est contenu dans le Service ou nuit à la transmission de l’information au Service ; ou (ii) si le promoteur du régime sait ou devrait savoir qu’une personne non autorisée peut avoir accès au Service. Si une violation de la sécurité se produit, le promoteur du régime : (i) aidera RBC Vie à gérer les conséquences qui en découlent ; (ii) prendra toutes les mesures nécessaires afin de réduire le dommage qu’elle pourrait causer ; et (iii) prendra les mesures appropriées pour empêcher que cela ne se reproduise.

7 – GÉNÉRALITÉS

Droits d’audit. RBC Vie peut faire périodiquement des audits pour s’assurer que l’utilisation du Service par le promoteur du régime est conforme à la présente convention. Pour effectuer un audit, RBC Vie donnera un préavis de 10 jours ouvrables, causera le moins de perturbations possible aux activités du promoteur du régime et prendra à sa charge les frais nécessaires à l’audit. Le promoteur du régime offrira à RBC Vie toute aide raisonnable dont elle pourrait avoir besoin pendant le processus d’audit, et ce, sans frais. RBC Vie, ou l’organisme de réglementation, ou un auditeur d’un tiers prestataire travaillant pour le compte d’une grande société comptable au Canada peuvent exercer ces droits d’audit. L’audit concernera uniquement l’accès à des dossiers directement liés au Service et ne concernera pas l’accès à des renseignements confidentiels ou exclusifs qui ne sont pas liés à la présente convention ou au Service.

Preuve. Les dossiers électroniques et tout autre renseignement obtenu par voie de communications électroniques seront admis comme preuve concluante pour établir l’exactitude de son contenu dans une procédure judiciaire, administrative ou autre, au même titre que le document original, et le promoteur du régime renonce à son droit de s’opposer à la production d’un tel dossier ou renseignement en preuve.

Effet obligatoire. Le promoteur du régime consent à l’échange et à la transmission de l’information et des documents par voie électronique. Toute communication électronique reçue du promoteur du régime, ou en son nom, relativement au Service ou au moyen d’un mode de prestation électronique, sera considérée comme ayant été autorisée par le promoteur du régime et lui sera opposable.

Relations entre les parties. Aucune des dispositions de la présente convention ne doit être interprétée comme établissant une relation d’emploi entre RBC Vie et le promoteur du régime ou tout administrateur. Aucune des dispositions de la présente convention ne doit être interprétée comme établissant une relation d’emploi entre le tiers fournisseur de services et le promoteur du régime ou tout administrateur. En outre, aucune des dispositions de la présente convention ne doit être interprétée comme établissant une relation mandant-mandataire entre RBC Vie et le promoteur du régime ou entre le tiers fournisseur de services et le promoteur du régime ou tout administrateur. Le promoteur du régime et tout administrateur doivent agir en tout temps comme l’agent des membres du régime.

Intégralité de la convention, cession et successeurs. La présente convention (i) constitue l’intégralité de la convention entre les parties en ce qui concerne son objet et ne peut être modifiée autrement qu’au moyen d’une entente par écrit ; (ii) ne peut être cédée par aucune des parties sans l’obtention au préalable du consentement écrit de l’autre ; et (iii) lie les parties et est fait à l’avantage des parties, de leurs successeurs et ayants droit légitimes ;

Maintien en vigueur. Les parties 3 (responsabilité), 5 (confidentialité) et 6 (sécurité) demeureront en vigueur après la fin de la présente convention.

Droit applicable. La présente convention est régie par les lois du Canada et toute loi provinciale ou territoriale applicable en fonction du lieu où se trouve le siège social du promoteur du régime.

Exemplaires. La présente convention peut être signée en plusieurs exemplaires, chacun desquels étant réputé être un original et ces exemplaires, pris ensemble, constituent un seul et même document. La présente convention peut être délivrée par l’échange des pages de signature dûment signées par télécopieur ou par courriel avec version PDF annexée, et toute version imprimée ou copiée d’une page de signature ainsi délivrée aura la même force exécutoire que l’original de la version signée de la page de signature.

La présente convention a été signée et remise aux représentants autorisés de chacune des parties.

COMPAGNIE D’ASSURANCE VIE RBC <INSÉRER LE NOM DU PROMOTEUR DU RÉGIME>

PAR : PAR :

NOM : NOM :

TITRE : TITRE :

DATE : DATE :

PAR : PAR :

NOM : NOM :

TITRE : TITRE :

DATE : DATE :

ANNEXE A

LISTE DES ADMINISTRATEURS AUTORISÉS

Divi- sion de factura- tion	Nom	Titre	Adresse électronique	Date de naissance* (aaaa/mm/jj)	Adminis- tration en ligne Indiquez L ou E L = Lecture seulement E = Écri- ture	Web- shield- Stats** In- diquez O ou N O = Oui N = Non	Consul- tation des factura- tions In- diquez O ou N O = Oui N = Non	Consul- tation des livrets Indiquez O ou N O = Oui N = Non
* La date de naissance est exigée aux fins d’ouverture d’une session sur le système. ** Le droit d’accès est accordé au niveau de la police.