CONDITIONS GENERALES DE VENTE SEMINAIRES 2018
CONDITIONS GENERALES DE VENTE SEMINAIRES 2018
(hors partenaires) - Applicables à partir du 01/02/18
Les conditions d’exercice des activités relatives à l’or- ganisation et à la vente de voyages ou de séjours sont déterminées par la loi n°92 645 du 13 juillet 1992 (J.O. du 17 juin 1994). Les présentes conditions générales de vente s’appliquent exclusivement aux profession- nels du tourisme (agences de voyages, tour-opéra- teurs, autocaristes...) ou aux personnes physiques ou morales effectuant une réservation de groupe dans le cadre de leur activité, personnelle, professionnelle ou associative. L’achat d’un séjour implique de la part de l’acheteur l’acceptation de l’ensemble des dispositions des conditions générales de vente ci-dessous énumé- rées. Les présentes conditions annulent et remplacent toutes déclarations, négociations, engagements, com- munications orales ou écrites, acceptations, ententes, conventions et accords préalables entre les parties.
1- DÉFINITION DU GROUPE
Les tarifs et conditions générales de ventes séminaires sont consentis à partir de 15 adultes payants au mi- nimum, qui réservent simultanément un séjour de même durée, comprenant des prestations identiques et faisant l’objet d’une même facture. Si l’effectif réel est inférieur à 15 participants, des frais de gestion de 150€ par dossier seront alors appliqués et Vacanciel se réserve le droit de facturer chaque prestation : hé- bergement, repas, location de salle, pause, boissons (etc.) individuellement et de revoir les tarifs de ces prestations à la hausse.
2- DEMANDE DE RÉSERVATION ET DELAI D’OPTION
Une option de réservation est enregistrée (sous ré- serve de disponibilité) dès réception de la demande écrite de réservation du client. Cette option de réser- vation est valable 30 jours. En cas d’inscription tar- dive, à 90 jours ou moins avant la date de début du séjour, aucune option ne sera posée, et le client devra directement confirmer sa réservation (voir ci-des- sous). Vacanciel se réserve le droit d’annuler toute option non confirmée selon les modalités précisées à l’article «Contrat de réservation». De même Vacanciel se verrait contraint de ne pas accueillir les clients en défaut de paiement pour des prestations antérieure- ment fournies.
3- CONTRAT DE RÉSERVATION
Si le Client indique qu’il souhaite confirmer sa réserva- tion, Vacanciel établit un contrat comprenant l’énumé- ration des différents éléments constitutifs du séjour, les conditions financières accordées et les conditions générales de vente.
Confirmation de réservation
La réservation est confirmée après réception sous 15 jours après émission par Vacanciel, du contrat de sé- jour dûment signé, accompagné de l’acompte de 50% du montant total porté au contrat (sous réserve de bon encaissement).
Pour les réservations faites à 90 jours ou moins du début du séjour, le contrat et le solde doivent être renvoyés conjointement, à Vacanciel pour confirmer la réservation.
4- LISTE NOMINATIVE
La liste nominative avec la répartition des participants par chambres devra être envoyée par écrit à Vacanciel, 60 jours ouvrables au plus tard avant la date d’arrivée du groupe. Cette liste servira de base de facturation, en cas de modification du nombre de participants, pou- vant entrainer des frais d’annulation, selon les termes de l’article «ANNULATION» des présentes conditions. Sans réception de cette liste, Vacanciel ne sera pas en mesure de garantir la répartition des chambres et loca- tion de salles initialement souhaitées par le client ainsi que toutes autres prestations.
5- COUVERTS
Le client doit préciser le nombre exact de couverts prévus pour chaque repas ; ce nombre de couverts, s’il diffère du nombre de participants séjournant dans l’hôtel, sera porté au contrat de réservation. La réduction du nombre de couverts est considérée comme une annulation partielle de la réservation. La réduction des prestations commandées (nombre ou gamme de repas, buffet, cocktail ou autres) est égale- ment considérée comme une annulation partielle de la réservation. Les annulations partielles donnent lieu à l’application de l’article «ANNULATION» des présentes conditions. Enfin, la restauration non consommée dans le cadre d’un forfait ne peut donner lieu à minora- tion du prix et celle-ci ne pourra être emportée hors de l’établissement par le client.
6- MISE À DISPOSITION D’ESPACES
Si le nombre de participants s’avérait inférieur au nombre prévu sur le contrat, le client pourrait se voir attribuer un autre espace que celui initialement prévu, pour des raisons inhérentes à la gestion de l’hôtel. Le client ne pourra pas, alors, obtenir de l’hôtel une com- pensation financière. Toute demande de modification de mise en place (changement de mobilier, de salle, de tout élément de l’espace) par rapport au contrat, doit se faire par écrit au maximum 8 jours avant le début de l’événement. Une majoration tarifaire pourra alors être appliquée par l’hôtel en fonction des modifications demandées par le client.
7- MODIFICATION DES PRESTATIONS
Vacanciel accepte toute modification dans la limite des disponibilités. On entend par modification de sé-
jour tout changement intervenu après la signature du contrat portant sur les dates de séjour, le lieu de sé- jour, la durée du séjour, les prestations annexes. Toute demande de modification des prestations par rapport au contrat/devis accepté doit être adressée par écrit à Vacanciel et sera dûment facturée par Vacanciel. Va- canciel peut, à tout moment, refuser la demande de modification des prestations, et ce, sans avoir à moti- ver cette décision de refus. Faute d’acceptation écrite de Vacanciel dans les 8 jours ouvrés de la réception de la demande, le contrat est réputé perdurer selon les termes et conditions déterminées dans le contrat signé par le client. Dans ce cas, Vacanciel ne pourra pas être recherché en paiement d’une quelconque indemnité. Si le montant total TTC de la réservation après modification s’avère être inférieur au montant de la réservation initiale TTC, mentionné au contrat, Vacanciel facture des frais conformément à l’article ANNULATION ci-après. Toute modification du fait du client pour un séjour se déroulant dans un établisse- ment «Partenaire» peut entraîner des frais de modifi- cation supérieurs à ceux que Vacanciel applique pour un séjour dans l’un de ses propres établissements. Vacanciel invite ses clients à prendre contact avec son service groupe afin de prendre connaissance du mon- tant des frais appliqués. Ces frais resteront à la charge exclusive du client.
8- RÈGLEMENT DU SÉJOUR
La personne qui réserve pour les autres est respon- sable solidairement du paiement de tout le prix du séjour. Quel que soit le mode de paiement choisi par le client (chèque bancaire, virement ou autre), les frais bancaires restent à la charge du client.
Une option de réservation devient ferme à réception de l’acompte de 50% du montant total du séjour joint au contrat signé. Le client s’engage formellement à verser à Vacanciel le solde de la réservation, et ceci 30 jours au moins avant le début du séjour. Pour tout règlement individuel, un supplément de 5€/personne sera appli- qué. En cas de solde non réglé à la date convenue, Vacanciel se réserve le droit :
• de facturer au client tout frais liés au recouvrement de la créance
• de considérer la réservation comme nulle, et d’ap- pliquer en conséquence les conditions d’annulation prévues à l’article «ANNULATION» des présentes conditions générales de vente.
9- TARIFS TTC
Les tarifs présentés sur les documents émis par Vacanciel sont indiqués toute taxe comprise (TTC), hors taxe de séjour. Ils pourront être modifiés en cas de changement législatif et/ou règlementaire sus- ceptibles d’entraîner des variations de prix tels que : modification du taux de TVA applicable, instauration de nouvelles taxes, modification du régime d’une taxe existante etc. Le taux de TVA appliqué sera le taux en vigueur à la date de la facturation définitive. Les tarifs de certaines prestations sont applicables pour des groupes avec minimum de participants. Vacanciel indiquera clairement au client ces minimums dans ses devis et contrats. Le tarif de ces prestations sont révisables à la hausse si le nombre de participants diminue.
10- TAXE DE SEJOUR
Selon les textes en vigueur, pour tout séjour effectué dans certains établissements Vacanciel ou Partenaire, les clients doivent s’acquitter auprès de la commune par l’intermédiaire de Vacanciel, d’une taxe de séjour. Cette taxe apparaît sur la facture et doit être réglée avec le solde du séjour. Le montant de la taxe de séjour peut être révisée annuellement et sans préavis par chaque commune. Dans ce cas, Vacanciel facturera l’écart de prix engendré par l’augmentation de cette taxe.
11- ANNULATION
Les frais d’annulation seront prélevés sur les sommes déjà versées ou facturées. L’annulation totale ou par- tielle doit impérativement être confirmée par l’envoi d’un courrier ou courriel. La date d’annulation retenue sera celle figurant sur l’enveloppe du courrier, cachet de la poste faisant foi, ou la date d’émission du courriel. Toute annulation totale ou partielle entraîne les frais ci- après. Le calcul des frais d’annulation s’effectue sur le montant total du séjour incluant toutes prestations hors taxe de séjour. La cotisation optionnelle à l’as- surance «Annulation et Interruption de séjour» reste acquise quelque soient les motifs ou l’ampleur de l’an- nulation. Une arrivée ultérieure à celle prévue, un dé- part anticipé, des prestations non consommées durant le séjour équivalent à une renonciation et ne donnent lieu à aucun remboursement. En cas d’arrivée en de- hors des heures d’ouverture du restaurant, Vacanciel peut ne pas servir les repas réservés, sans que le client puisse prétendre au remboursement de ceux-ci.
11.1 Annulation totale
On entend par annulation totale la renonciation à un sé- jour, intervenue après la signature du contrat. L’annu- lation notifiée jusqu’à 90 jours précédant la prestation sera facturée forfaitairement 250€ TTC.
- L’annulation notifiée entre 89 et 45 jours précédant la prestation sera facturée à hauteur de 50% du mon- tant TTC de la prestation prévue au contrat de séjour et annulée.
- L’annulation notifiée entre 44 et 30 jours précédant la prestation sera facturée à hauteur de 70% du mon- tant TTC de la prestation prévue au contrat de séjour et annulée
- A moins de 30 jours avant le premier jour de la mani- festation, 100% des montants annulés seront facturés.
11.2 Annulation partielle
On entend par annulation partielle une réduction du montant du contrat quelle qu’en soit la cause : dimi- nution de la durée de la manifestation, , du nombre de participants par jour, suppression de certaines prestations, etc. Les conditions tarifaires ne peuvent être maintenues si l’annulation partielle à pour effet de ramener le nombre de participants à moins de 15 per- sonnes. Toute modification du nombre de participants à la baisse, peut entraîner une augmentation de tarifs. En cas d’annulation partielle, les frais d’annulation en- courus sont les suivants :
Pour toute manifestation jusqu’à 40 personnes :
- Jusqu’à 90 jours avant le premier jour de la manifes- tation, pas de frais en cas d’annulation partielle
- Entre 89 et 45 jours avant le premier jour de la ma- nifestation, 50% des montants annulés TTC seront conservés facturés.
- Entre 44 et 30 jours avant le premier jour de la ma- nifestation, 70% des montants annulés TTC seront conservés facturés.
- Entre 29 et 15 jours avant le premier jour de la ma- nifestation, 80% des montants annulés TTC seront conservés facturés.
- A moins de 15 jours avant le premier jour de la mani- festation, 100% des montants annulés seront facturés. Pour toute manifestation de plus de 40 personnes.
- Jusqu’à 180 jours avant le premier jour de la ma- nifestation, pas de frais en cas d’annulation partielle
- Entre 179 et 90 jours avant le premier jour de la ma- nifestation, pour toute annulation supérieure ou égale au 50% du montant TTC de la manifestation, 50% des montants annulés TTC seront conservés facturés.
- Entre 89 et 60 jours avant le premier jour de la ma- nifestation, pour toute annulation supérieure ou égale à 20% du montant TTC de la manifestation, 80% des montants annulés TTC seront conservés facturés.
- Entre 59 et 30 jours avant le premier jour de la ma- nifestation, pour toute annulation supérieure ou égale à 10% du montant TTC de la manifestation, 90% des montants annulés TTC seront conservés facturés.
- A moins de 30 jours avant le premier jour de la mani- festation, 100% des montants annulés seront facturés. NB : les conditions d’annulation totale ou partielle dé- crites ci-dessus s’appliquent aux séjours sur les sites Vacanciel sans transport. Pour les séjours sur les sites Vacanciel avec transport ou les séjours sur les sites
«Partenaires» en France ou hors de France (avec ou sans transport) : nous consulter.
12– FORCE MAJEURE ET DELOGEMENT
Vacanciel pourra se dégager de ses obligations ou en suspendre l’exécution s’il se trouve dans l’impossibi- lité de les assurer du fait de la survenance, pour une cause indépendante de sa volonté, d’un évènement ex- ceptionnel ou d’un cas de force majeure et notamment en cas de destruction totale ou partielle de l’établisse- ment, grève, inondations, coupure d’électricité, d’eau, de gaz, etc. Dans l’occurrence de non-disponibilité de l’établissement pour cas de force majeure ou cas fortuits communément reconnus comme tels par la jurisprudence des tribunaux français, Vacanciel fera ses meilleurs efforts pour faire héberger totalement ou partiellement les Participants dans un établissement équivalent. Vacanciel ne pourra être recherché en paie- ment d’une quelconque indemnité complémentaire. 13- ASSISTANCE RAPATRIEMENT Contrat d’assu-
rance MATMUT n°929 9010 15379 S 51. Vacanciel souscrit à l’attention de ses clients un contrat d’assis- tance rapatriement compris dans les tarifs. Un dépliant spécifiant les conditions, garanties ou exclusions de ce contrat d’assistance sera remis au client en même temps que son contrat de réservation.
14- ASSURANCE ANNULATION ET INTERRUPTION DE
SÉJOUR - Contrat d’assurance MATMUT n°929 9010 15379 S 52. La garantie assurance annulation n’est pas comprise dans nos tarifs, mais peut être contractée par le groupe dans sa globalité, au moment de la signature du contrat, selon le barème suivant :
• pour un séjour jusqu’à 3999€, le montant de l’assu- rance annulation est égal à 60€,
• pour un séjour de 4000€ à 8999€, le montant est de 120€,
• pour un séjour de 9000€ à 14999€, le montant est de 210€,
• pour un séjour de 15000€ et plus, le montant est de 280€,
(Conditions d’intervention de l’assurance : voir docu- ment spécifique). La cotisation optionnelle à l’assu- rance «Annulation et Interruption de séjour» est non remboursable. La franchise par place annulée est de 20€. La souscription de l’assurance annulation ne peut être faite que lors de la réservation du séjour et son coût doit être ajouté au montant de l’acompte.
14- RESPONSABILITÉS – ASSURANCES
En aucun cas Vacanciel ne pourra être tenu respon- sable des dommages de quelque nature que ce soit,
en particulier l’incendie ou le vol d’objets et matériels déposés par le client ou les participants. Le client doit assurer la garde des biens qu’il a apportés et fera son affaire de la souscription d’une police d’assurance (dommages, responsabilité civile) et d’une assurance spécifique pour les biens apportés. Le client est res- ponsable de l’ensemble des dommages causés par son intermédiaire, notamment par les participants et les invités. Le client s’engage, en cas de dégradation des lieux et matériels mis à sa disposition, à supporter les coûts de remise en état des lieux et matériels.
15- ENGAGEMENTS
Le Client ne pourra apporter de l’extérieur quelque nourriture ou boisson que ce soit, sans avoir obtenu une dérogation exceptionnelle de Vacanciel. Vacanciel se réserve la facturation d’un droit de bouchon. Tout projet d’installation technique, d’aménagement divers des salles et d’animation, sera soumis pour examen et accord avant la confirmation du dossier. Dès l’expira- tion du contrat, le client fera retirer à ses frais les di- vers matériels, effets, documentations et équipements quels qu’ils soient, apportés à sa demande dans les locaux Vacanciel pour l’exécution du contrat. Le client s’engage à restituer la totalité des matériels loués ; en cas de détérioration ou non restitution, le paiement des frais inhérents sera exigé par Vacanciel.
16- LES PROGRAMMES ET GESTION DES DEPASSE- MENTS HORAIRES
Le déroulement de l’événement est établi selon les de- mandes du client. Le programme détaille : les horaires d’arrivée / départ, la mise à disposition des salles ainsi que les activités de team building. Sont également pré- cisés dans le descriptif les horaires réguliers de la res- tauration et d’ouverture du bar notamment en soirée : Le dépassement horaire après 24h est facturé 50€ l’heure par personnel mis à la disposition du Client. Modification du fait de Vacanciel
Vacanciel peut être amené à modifier ou annuler une activité en cas de participation insuffisante ou d’évène- ments indépendants de sa volonté (conditions clima- tiques, condition physique des participants, disponibi- lité des intervenants, etc.), la chronologie des activités, peut subir quelques modifications sans que les partici- pants puissent prétendre à une indemnisation.
17- REPORTAGE PHOTOGRAPHIQUE – TOURNAGE DE FILM OU DE REPORTAGE
Le client fait son affaire personnelle de l’obtention de toutes les autorisations qui s’avéreraient nécessaires dans le cadre d’un reportage ou un tournage. Avant tout tournage de film ou de reportage, le client doit au préalable demander l’autorisation écrite de filmer ou de faire des prises de vues à l’hôtel. Dans le cas contraire, Vacanciel sera amené à refuser l’accès à l’hôtel au photographe et/ou caméraman.
18- RÈGLEMENT DES EXTRAS
Le règlement des extras (bar, téléphone, etc.) et autres prestations réclamées individuellement par un ou plusieurs des participants, sera assuré directement par les participants concernés à la réception de l’hô- tel avant leur départ (paiement individuel). Vacanciel décline toute responsabilité quant aux conséquences d’un départ retardé du fait de ces encaissements. À défaut de règlement par un ou plusieurs participants de prestations réclamées en sus des prestations in- cluses au contrat, la facture sera adressée au client qui s’engage à la régler au plus tard dans les 15 jours de la date de la facture.
19- RÉCLAMATION
Les réclamations qui surviennent durant l’exécution du contrat doivent être signalées au plus vite au res- ponsable Vacanciel sur le lieu de séjour afin qu’une solution puisse être recherchée au plus tôt. Les ré- clamations qu’il est impossible de traiter sur place ou qui n’ont pas été résolues de manière satisfaisante, doivent être adressées par courrier recommandé avec accusé de réception à Vacanciel dans un délai de 30 jours maximum après la date de fin de séjour, dans la seule condition où le séjour est soldé. Nous attirons votre attention sur le fait que le signalement rapide d’une réclamation permettra un traitement efficace de celle-ci.
20- NULLITÉ PARTIELLE
La nullité d’un ou plusieurs articles des présentes conditions n’entraînera pas la nullité de l’ensemble de celles-ci. Toutes les autres stipulations des présentes resteront applicables et produiront tous leurs effets. 21- DROIT APPLICABLE
Les présentes conditions sont soumises au droit fran- çais. Toute contestation quelle qu’en soit la cause, se- ront de la compétence du Tribunal de Romans.
Siège social Vacanciel, services administratifs, com- merciaux et après-vente : 00 Xxxxxx xxx Xxxxxxxxx - XX 00 - 00000 Xxxxxxx xxxxx 0
Annulation de séjours tél. 04 75 82 45 46
Organisme de Garantie & Caution : BFCC - 00, xxx xxx Xxxxx-Xxxxxxxx - 00000 XXXXXXXX XXXXX.
Contrat Responsabilité Civile - Organisateur de Voyages
- Assureur : MATMUT - 00, xxxxxx Xxxxxxx 00000 XX- XXX XXXXX 0 - Contrat n° : 929.9010.15379.S.51
N° d’immatriculation IM075110040 délivrée par ATOUT FRANCE