CONDITIONS GENERALES DU SERVICE COURRIER
CONDITIONS GENERALES DU SERVICE COURRIER
(Janvier 2013)
Le Client reconnait avoir pris connaissance et accepté sans réserve ces Conditions Générales d’utilisation du service courrier. Si le Client n’accepte pas ces termes et conditions, il ne sera pas autorisé et ne pourra pas utiliser le service.
1. DEFINITIONS
En complément des termes définis dans le corps du Contrat, les termes suivants utilisés avec une majuscule ont la signification suivante :
« Client » : personne physique ou morale agissant en professionnel averti dans le cadre de son activité professionnelle, souhaitant confier au Prestatare de SAGES INFORMATIQUE la réalisation de certains services de diffusion de documents. Le Contrat est conclu pour les besoins exclusifs du Client à l’exception de ses filiales et/ou toute société qui lui serait affiliée, sauf accord préalable et écrit de SAGES.
« Conditions Particulières » : ce sont les conditions détaillant les services souscrits par le Client et les prix y afférents. Les Conditions Particulières font partie intégrante du Contrat.
« Plateforme technique » : Ensemble des infrastructures logiciel et matériel permettant au Service Courrier de fonctionner.
Il s'agit des serveurs d'applications web avec leur système d'exploitation sous-jacent, leur matériel, les infrastructures réseau ainsi que la connectivité à internet.
« Service Courrier » : le ou les services ci-après fournis par LE PRESTATAIRE, distribués sous la marque ZeenCourrier ou ZeenClient.
2. LICENCE D’UTILISATION
En contrepartie du paiement du prix du Service Courrier par le Client, LE PRESTATAIRE concède au Client un droit d’utilisation du Service Courrier exclusivement pour ses besoins internes de traitement de ses Documents. Ce droit est concédé à titre personnel, non exclusif et incessible pour la durée du Contrat. A ce titre, LE PRESTATAIRE pourra à tout moment vérifier si le Client respecte les stipulations du Contrat et le Client ne pourra pas s’opposer audit contrôle.
3. PRIX ET MODALITES DE FACTURATION
3.1 Prix et révision annuelle
Les prix du Contrat seront augmentés annuellement par indexation sur l’indice SYNTEC (base 100 : indice publié à la date de signature du Contrat ou à la date de la précédente révision du prix).
SAGES se réserve le droit d’appliquer une augmentation plus importante en cas de hausse de plus de 10% du prix des matières premières (papier…) et du coût des télécommunications. Les prix tels qu’augmentés seront applicables dix jours après notification de l’augmentation au Client.
SAGES se réserve le droit de revoir toute remise consentie si les volumes de Documents sont significativement différents des volumes mensuels estimés à la signature du Contrat.
En cas d’utilisation de services de diffusion non sélectionnés aux Conditions particulières, le Client sera facturé au tarif public en vigueur pour ce nouveau Service Courrier. Ce tarif est disponible sur demande.
3.2 Principes de Facturation du Service Courrier
Le coût du Service Courrier et les éventuelles Prestations complémentaires est déduit à l’utilisation du crédit postal acheté par le Client sur le site de SFR.
3.3 Mandat de facturation
Lorsque le Client utilise le Service Courrier pour l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et la remise en poste de l’exemplaire client de ses factures, le Client reste responsable de ses obligations en matière de facturation et de ses conséquences au regard de la TVA., notamment le versement au Trésor de l’intégralité des taxes concernées.
3.4 Contestation
Les Documents envoyé au Prestataire de SAGES pour traitement sont conservés par cette dernière pendant une durée de 60 jours. Pendant ce délai de conservation, le Client a la possibilité de suivre ses envois dans son Interface utilisateur. Le Client aura 30 jours à compter de la réception de la facture pour la contester. Toute contestation devra être accompagnée des pièces justifiant de son bien-fondé. Le défaut de contestation dans ce délai et selon ces modalités vaut renonciation de la part du Client à la contester.
4. CONDITIONS D’EXECUTION DU SERVICE COURRIER
4.1 Disponibilité de la Plateforme Technique et maintenance
Le Prestataire a pour objectif d’offrir une disponibilité moyenne de 99% de sa Plateforme Technique, sous réserve des dispositions de l’article « Responsabilité » ci-après. La mesure de cette disponibilité sera calculée sur une base mensuelle par les systèmes de surveillance du Prestataire.
Celui-ci se réserve le droit d’interrompre momentanément le Service Courrier à des fins de test et/ou de travaux d’amélioration du trafic réseau ou de maintenance. Il s’efforcera d’effectuer les maintenances de sa Plateforme Technique en dehors des heures de pic d’utilisation. Il informera le Client de toute maintenance planifiée devant excéder 30 minutes avec un préavis de 3 jours. L’annonce de ces maintenances sera postée sur le site xxx.xxxxxxxxxx.xxx que le Client pourra consulter à tout moment depuis son Interface Utilisateur.
4.2 Conditions de traitement des Documents
La prise en compte des Documents par le Prestataire pour traitement débute à compter de la réception desdits Documents sur sa Plateforme Technique. Un Document est réputé
« Reçu » par le Prestataire lorsqu’il a été réceptionné : (a) dans son intégralité sur la Plateforme Technique tel qu’inscrit dans l’interface utilisateur du Client, et (b) au format requis pour être traité par le Prestataire.
La taille maximum des Documents pouvant être traités par le Prestataire est de 10 Mo (pièces jointes incluses).
Le Client sera informé du statut d’envoi des Documents dans son Interface Utilisateur. L’interface utilisateur lui donnera également la liste des Documents dont l’envoi s’est soldé par un échec.
4.3 Modification du Service Courrier
Le Client reconnait et accepte que SAGES peut apporter toute modification (mises à jour, nouvelles fonctionnalités…), à tout moment, au Service Courrier contribuant à l’amélioration générale du Service Courrier.
4.4 Consultation en ligne
Le Prestataire conserve pendant 60 jours les informations détaillées d’utilisation du Service Courrier par le Client et servant de base à la facturation. Pendant ce délai, le Client aura la possibilité de suivre ses envois dans l’Interface Utilisateur et s’il le souhaite, télécharger ces informations.
7 OBLIGATIONS DU CLIENT
Le Client est seul responsable de l’utilisation du Service Courrier conformément à la réglementation française et/ou étrangère applicable et il ne pourra en aucun cas rechercher la responsabilité de SAGES ou de son Prestataire dans le cas où il ne l’aurait pas respectée.
Le Client s’engage notamment à respecter la réglementation applicable en matière de prospection par courrier électronique (SMS ou E-mail) ou télécopieur, et notamment en France la loi n° 2004-575 du 21/06/2004 pour la confiance dans l’économie numérique et l’article L 33-4-1 du Code des postes et télécommunications.
Le Client doit se conformer aux lois et règlements en vigueur quels que soient les zones géographiques d’envoi ou de réception des Documents. Le Client s’engage à ce que chaque Document contienne les mentions imposées par la réglementation applicable.
Le Client est seul responsable du contenu des Documents qu’il soumet au Service Courrier pour traitement. En aucun cas, Sages ou son Prestataire ne pourront être tenus pour responsable de toute action qui pourrait être intentée concernant ce même contenu.
Le Client est seul responsable, envers les titulaires de droits de propriété intellectuelle concernés, du paiement des éventuelles redevances dues au titre des droits de propriété intellectuelle liés au contenu des Documents.
De même, le Client est seul juge de l’opportunité de l’envoi d’un Document ainsi que seul responsable du choix du Service Courrier choisi pour chaque Document (courrier, courrier en recommandé simple ou avec avis de réception), du moment choisi pour l’envoi de chaque Document et de l’utilisation adéquate du Service.
Le Client utilisera le Service Courrier en respectant les conditions d’utilisation figurant dans l’aide en ligne, toute prescription de SAGES ou de son Prestataire ainsi que les usages, lois et règlements en vigueur.
8 RESPONSABILITÉ - GARANTIE
a) La prestation fournie par le Prestataire de SAGES implique l’utilisation de réseaux de communication, ainsi que l’intervention de ses différents prestataires, dont dépend le bon fonctionnement du Service. SAGES et son Prestataire mettront tout en œuvre pour assurer le fonctionnement de cette chaîne d’intervenants dont les performances du Service Courrier dépendent en grande partie.
b) SAGES et son Prestataire ne garantissent pas la continuité et la qualité des liaisons de communication avec le Client, et notamment les défaillances d’accès à Internet du Client. Ainsi, ni SAGES, ni son Prestataire ne pourront être tenus pour responsable des défaillances ou dysfonctionnements constatés sur les réseaux de communication utilisés, notamment celles qui auraient généré un retard dans l’acheminement des Documents du Client et/ou une perte ou destruction, totale ou partielle, des données du Client. Documents : A l’exception de l’apposition d’un code barre de routage, le Prestataire achemine les Documents au destinataire dans l’état où ils se trouvent. En aucun cas, le Prestataire n’y apportera des modifications sauf si ces modifications sont demandées par le Client. En conséquence, le Client est seul responsable de la qualité, de la fréquence, du volume et du contenu des Documents. Le Prestataire n’est pas responsable des altérations dues au circuit postal.
Pour l’exécution des services d’envois de Documents, la responsabilité de SAGES ou de son Prestataire ne peut pas porter sur la réception de ces mêmes Documents par les destinataires, celle-ci dépendant d’éléments externes (délais du circuit postal, etc…).
c) Le Client reconnaît que les obligations de SAGES ou de son Prestataire s’entendront comme des obligations de moyen à l’exclusion de toute obligation de résultat.
d) La responsabilité de SAGES ou de son Prestataire est limitée aux préjudices directs et prévisibles. En conséquence, SAGES ou son Prestataire ne peuvent en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des préjudices indirects ou imprévisibles, qu’ils soient matériels ou immatériels, ce qui inclut notamment manque à gagner, perte d'exploitation, pertes financières, perte de chiffre d’affaires ou de bénéfice, perte de clientèle ou de données.
e) Au cas où la responsabilité du Prestataire ou de SAGES serait engagée par suite de son inexécution ou de sa mauvaise exécution du Contrat, ou pour toute autre cause de son fait, l'indemnisation toutes causes confondues, sera limitée au préjudice direct et prévisible subi par le Client sans pouvoir excéder le montant total hors taxes effectivement encaissé (hors affranchissement) par SAGES ou son Prestataire au cours des 3 derniers mois au titre de l’exécution du Contrat.
f) Toute mise en œuvre par le Client de la responsabilité de SAGES ou de son Prestataire, devra faire l'objet d'une lettre recommandée avec avis de réception adressée au plus tard dans les 12 mois de la survenance du manquement. Cette contestation devra être motivée précisément. Le défaut de procéder ainsi vaut renonciation de la part du Client à invoquer la responsabilité de SAGES ou de son Prestataire.
g) Le Client devra s’efforcer de minimiser les dommages dus au défaut d’exécution dans son intérêt comme dans celui du Prestataire. A défaut, SAGES ou son Prestataire seront dispensés de couvrir les préjudices que le Client aurait pu écarter.
9 CONFIDENTIALITÉ - SECURITE
Chaque Partie accepte de garder secrète et confidentielle toute Information Confidentielle émanant de l’autre Partie et ne pourra divulguer une telle Information Confidentielle qu’avec l’autorisation préalable de cette dernière.
Par « Information Confidentielle », il faut entendre toute information qui n’a pas été expressément mentionnée comme étant publique par la Partie la divulguant, les dispositions du Contrat, les documents, programmes informatiques, propositions commerciales ou autres relatifs au Service Courrier ainsi que tous Documents ou fichiers qui auront été remis entre les Parties dans le cadre du Contrat.
Pour l'exécution du Contrat, ne sont pas considérées comme confidentielles (a) les informations déjà en possession de l’autre Partie à la date de leur communication et si ladite Partie peut apporter la preuve d'une telle possession personnelle antérieure, (b) les informations qui sont, à la date de la signature du Contrat, ou deviendront postérieurement à celle-ci, publiquement connues, sauf si la Partie bénéficiaire de ces informations est à l'origine de la publication, (c) les informations divulguées par un tiers, en droit de les communiquer.
Cette obligation perdure pendant cinq (5) ans à compter de la date de cessation du Contrat pour quelque cause que ce soit.
Chaque Partie s'engage à avertir son personnel, ainsi que les entités ou personnes morales non tiers, du caractère confidentiel des informations communiquées par l’autre Partie et à assumer la responsabilité d'une éventuelle divulgation survenant de leur fait.
Le Prestataire de SAGES a mis en place une équipe de surveillance de ses infrastructures 24/7 afin de contrôler plusieurs fois par jour l’état des systèmes et notamment des matériels, des serveurs et la disponibilité des interfaces web. Par ailleurs, l’infrastructure physique du Prestataire est constituée de serveurs en cluster offrant une redondance interne à même de parer à toute défaillance matérielle. Les serveurs sont hébergés dans des locaux disposant d’une salle blanche, d’une infrastructure électrique avec générateur de secours, de mesures anti-incendie et de contrôle des accès.
Le respect de la confidentialité des données transmises par le Client s’appuie sur les procédures suivantes : (a) transfert des Documents du Client sous le protocole SSL (Secure Socket Layer) assurant une sécurisation des échanges sur Internet ; (b) automatisation des processus réduisant le nombre d’intervenants sur les Documents ; (c) insertion de clauses de confidentialité dans les contrats de travail des personnes intervenant sur les Documents du Client.
10 DONNEES PERSONNELLES
Les Parties s’engagent à respecter la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi 2004-801 du 6 août 2004 relative au traitement informatisé des données à caractère personnel. Les informations à caractère personnel qui seront collectées pour les besoins du Contrat seront utilisées par le Prestataire, ses filiales et ses partenaires qui peuvent être amenés à traiter lesdites données pour le compte du Prestataire pour la fourniture du Service Courrier. Le Prestataire pourra également transmettre des informations relatives à ses produits et services aux utilisateurs du Service Courrier. La personne visée par l’information bénéficie d’un droit d’accès et de rectification des données la concernant ainsi qu’un droit d’opposition, sur simple demande auprès du Prestataire.
Dans le cadre de la fourniture du Service Courrier, le Client est responsable du traitement des données transmises au Prestataire qu’il s’agisse des données personnelles des utilisateurs du Service Courrier ou des données contenues dans les Documents du Client. Les données personnelles transmises par le Client sont traitées par le Prestataire sur instruction du Client, Le Prestataire et SAGES agissant comme sous-traitant. Le Client garantit que les membres de son personnel ayant accès au Service Courrier ont donné leur consentement explicite quant au traitement de leurs données personnelles tel que décrit au présent article. Par ailleurs, le Client garantit avoir obtenu les autorisations nécessaires quant au traitement par le Prestataire des données contenues dans les Documents du Client.
En sa qualité de sous-traitant, le Prestataire assure que les mesures et dispositifs qu’elle a mis en place, décrites notamment à l’article « Confidentialité », présentent les garanties suffisantes de sécurité et de confidentialité des données transmises par le Client.
Dans l’hypothèse où l’exécution du Contrat entrainerait le transfert transfrontalier de données personnelles, les Parties s’engagent à se conformer aux dispositions de la loi précitée. Le Client est informé que les données personnelles des utilisateurs du Service Courrier sont dupliquées sur des serveurs installés aux Etats-Unis, aux fins de prévenir toute défaillance du Service Courrier. Ces serveurs appartiennent à Esker Inc., filiale à 100% du Prestataire située aux Etats-Unis, qui est adhérente aux principes du Safe Harbor. Le détail de cette adhésion est disponible à l’adresse suivante : xxxx://xxxxxxxxxx.xxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx.xxxx?xxx00000. Pour plus d’informations sur les principes de protection de la vie privée adoptés par Le Prestataire Inc. : xxxx://xxx.xx Xxxxxxxxxxx.xxx/xxxx-xxxxxx-xxxxxxx-xxxxxx.xxx
Au terme du Contrat, le Prestataire détruit les données du Client dans un délai de deux mois maximum.
11 DISPOSITIONS DIVERSES
11.1 Force majeure
SAGEs ou son Prestataire ne pourront être tenus responsable pour un manquement à l’une de ses obligations qui résulterait d’un cas de force majeure ou cas fortuit, au sens de l’article 1148 du Code Civil.
Si les cas de force majeure ou cas fortuit ont une durée d'existence supérieure à un (1) mois à compter de la notification de la force majeure, le Contrat pourra être résilié de plein droit à l'initiative de l'une ou l'autre des Parties, sans droit à indemnité de part et d'autre.
De façon expresse, sont notamment considérés comme cas de force majeure ou cas fortuit, outre ceux habituellement retenus par la jurisprudence de la Cour de Cassation, les catastrophes naturelles, grèves, actes de vandalisme, défaillance des fournisseurs et sous-traitants, tremblements de terre, les dysfonctionnement des télécommunications.
11.2 Cession
Les Parties ne pourront transférer ou céder, en totalité ou en partie, à titre gracieux ou onéreux, et sous quelque forme que ce soit, leurs droits et obligations au titre du Contrat, sans l’accord préalable et écrit de l’autre Partie sauf en cas de cession de fonds de commerce, de fusion, de cession de contrôle ou d’apport partiel d’actifs à une entreprise non concurrente. Dans cette dernière hypothèse, les droits et obligations du Contrat seront cédés à condition que le cessionnaire s’engage par écrit à respecter l’intégralité des dispositions du Contrat et que le projet de cession soit notifié par écrit à l’autre Partie au minimum trente jours avant la réalisation de l’opération.
Dans tous les cas, la société cessionnaire du Contrat en sera réputée signataire et le cédant restera solidairement tenu de l’ensemble du Contrat.
11.3 Nullités
Si l’une quelconque des stipulations du Contrat s’avérait nulle ou invalide, elle serait alors réputée non écrite, sans pour autant entraîner la nullité du Contrat ni altérer la validité de ses autres stipulations. Dans ce cas, les Parties se rapprocheront pour remplacer dans les plus brefs délais la clause annulée par une stipulation qui réponde au plus près à leur intention commune initiale, contributive à l’équilibre de leurs relations d’affaires
11.4 Convention de preuve
Les Parties reconnaissent une valeur juridique aux documents électroniques équivalente à celle des documents papier, et acceptent de ne pas en contester la fiabilité, l’intégrité ni la valeur probante au seul motif que le document est établi sur support électronique et non sur support papier.
12 SERVICE COURRIER
Seules les conditions relatives au(x) Service(s) sélectionné(s) par le Client aux Conditions Particulières seront applicables.
Le respect par le Prestataire de SAGES des niveaux de services décrits ci-après ne vaut que pour des Documents dont le poids unitaire de chaque page n’excède pas 300 ko.
12.1 Définitions
« Service Courrier » : service permettant la matérialisation de Documents sur support papier, la mise sous pli, l’affranchissement et la remise en poste de courriers aux tarifs (a) prioritaire, (b) non prioritaire (maximum 250g) et de courriers marketing. Le Client mandate LE PRESTATAIRE pour affranchir et remettre en poste ses courriers, se faire délivrer le cas échéant les récépissés de dépôt des courriers en recommandé ou déposer d’éventuelles réclamations ; LE PRESTATAIRE agit ainsi au nom et pour le compte du Client.
« PND » : Pli Non Distribuable : terme générique désignant les courriers n’ayant pu être distribués par les opérateurs postaux.
« Service d’envoi international » : service facturé au titre de l’affranchissement international au prix du tarif affranchissement international de la Poste. Ce tarif est sujet à variation selon les conditions publiées par la Poste.
12.2 Prix de l’affranchissement
Le prix de l’affranchissement est susceptible de varier sans préavis et sera facturé au Client au prix en vigueur le jour de la remise en poste.
Toute demande d’annulation formulée par le Client concernant des Documents envoyés à LE PRESTATAIRE et en cours de traitement (courriers imprimés, mis sous pli ou affranchis) fera l’objet d’une facturation complémentaire de 500€ HT par pli. Ces demandes devront être soumises avant 14h et ne pourront être traitées que si les plis en cause n’ont pas encore été remis en poste. LE PRESTATAIRE se réserve le droit de refuser une demande dans le cas où celle-ci conduirait à un arrêt trop important de sa chaîne de production.
Si le Client a opté pour la gestion électronique des AR, les demandes de recherche d’avis de réception papier des courriers envoyés en recommandé et/ou les demandes de recherche des courriers recommandés revenus en PND pourront être faites pendant la période de conservation par LE PRESTATAIRE et feront l’objet d’une facturation complémentaire de 100€ HT par pli recherché.
12.3 Niveaux de service et limitations propres à l’usine courrier française
Chaque jour ouvré, LE PRESTATAIRE remet en poste les courriers du Client dès lors que les Documents ont été Reçus par LE PRESTATAIRE :
- avant 12h le même jour ouvré,
- avant 11h le même jour ouvré en cas de traitement des Documents par une Règle hébergée,
- avant 8h le même jour ouvré en cas de demande de regroupement d’envoi des Documents via une Règle hébergée.
LE PRESTATAIRE met tout en œuvre pour offrir ce niveau de service pour 95% minimum des Documents (nombre de pages) du Client. Ce niveau de service s’apprécie sur un mois civil et pour un volume de Documents n’excédant pas 20 000 pages imprimées par jour ouvré, en ce compris 1 500 plis recommandés France (format DL) et 300 plis recommandés France (Format C4) et/ou 250 plis recommandés internationaux (format DL).
Envoi en nombre et courriers marketing à destination de la France métropolitaine :
LE PRESTATAIRE assure ce service pour les plis « mécanisables » de moins de 35 gr envoyés en France métropolitaine, de nature suivante :
- Courriers d’opérations de marketing direct,
- Lettres non prioritaires au format DL.
Ces lots de courriers seront en général traités le lendemain de leur réception de manière à n’effectuer qu’une seule remise en poste avec l’intégralité du lot. En cas de non-respect des critères requis par l’opérateur postal, LE PRESTATAIRE se réserve le droit d’expédier les plis au tarif non prioritaire.
Le Client se réfèrera aux conditions requises par La Poste et exposées dans son tarif Entreprise, section Courrier publicitaire, et pouvant évoluer à tout moment (xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/Xxxxxxxxxx).
Traitement des courriers envoyés en recommandé :
LE PRESTATAIRE conserve les preuves de dépôt et le cas échéant les avis de réception (AR) physiquement pendant trois ans. Toute demande de recherche de ces documents dans ce délai fera l’objet d’une facturation complémentaire (cf. Article « Opérations exceptionnelles » ci-dessus).
En cas d’option pour le Service Archivage, l’image du courrier envoyé en recommandé et le cas échéant l’image scannée de l’AR (si l’option « gestion électronique des AR » est choisie) sont archivés gratuitement par LE PRESTATAIRE pendant trois ans à compter de la date d’envoi du courrier. Pour un archivage au-delà de 3 ans, c’est la durée totale d’archivage qui sera facturée au Client.
LE PRESTATAIRE scanne l’AR tel qu’il a été reçu, quand bien même il aurait été altéré dans le circuit postal.
Traitement des plis non distribuables (PND) :
LE PRESTATAIRE conserve les courriers qui n’ont pu être distribués pendant 2 mois (3 ans en cas de courrier recommandé). Au terme de ce délai, Ils sont détruits. Le Client ayant souscrit à l’option PND recevra une notification électronique pour chaque courrier n’ayant pu être distribué, indiquant le motif de non distribution.
La notification électronique pour PND est obligatoirement souscrite dans le cas d’option pour la gestion électronique des A.R.