CONVENTION DE PRÊT
CONVENTION DE PRÊT
ENTRE
La Ville de Lyon/Archives municipales de Lyon (AML), sise place de la Comédie 69205 Lyon cedex 01, représentée par son maire en exercice, Monsieur Xxxxxxx Xxxxxx, autorisé aux fins des présentes par la délibération N° D_24_ , adoptée en séance du Conseil municipal du 27 juin 2024,
Ci-après désignée « la Ville de Lyon/AML » ou « le prêteur »
Hereinafter referred to as “the City of Lyon/AML” or “the lender”
d’une part,
ET
Deutsches Historisches Museum, domicilié au Xxxxx xxx Xxxxxxx 0 – 00000 Xxxxxx, représenté par Prof. Xx. Xxxxxxx Xxxxx en qualité de président,
Ci-après désigné « l’emprunteur »
Hereinafter referred to as “the borrower”
d'autre part,
IL EST CONVENU CE QUI SUIT
ARTICLE 1 – OBJET DU PRÊT
La présente convention a pour objet de définir les conditions et les modalités du prêt d’œuvres, octroyé par la Ville de Lyon/AML au profit du Deutsches Historisches Museum dans le cadre de l’exposition :
• Titre de l’exposition : « Qu’est-ce que les Lumières ? Questions au XVIIIe siècle »
• Date : du 18/10/2024 au 06/04/2025
• Lieu de présentation : Deutsches Historisches Museum, Xxxxx xxx Xxxxxx 0 - 00000 Xxxxxx
• Œuvre prêtée : « Déclaration des droits de l'homme et du citoyen, Paris, 1789 g.s.c. du texte écrit par Monsieur Xxxxxxxxx ingénieur géographe du roi à l'Observatoire de Paris. Fonds Vitet
Le descriptif de l’œuvre est détaillé avec son constat d’état et sa valeur d’assurance en annexe de la présente convention.
The purpose of this agreement is to define the conditions and terms of the loan of works, granted by the City of Lyon/AML for the benefit of the Deutsches Historisches Museum as part of the exhibition:
• Title of the exhibition: “What is the Enlightenment? Questions in the 18th century »
• Date: from 10/18/2024 to 04/06/2025
• Venue: Deutsches Historisches Museum, Xxxxx xxx Xxxxxx 0 - 00000 Xxxxxx
• Work on loan: “Declaration of the Rights of Man and of the Citizen, Paris, 1789 g.s.c. from the text written by Mr. Xxxxxxx, geographical engineer to the king at the Paris Observatory. Vitet Fund
The description of the work is detailed with its condition report and its insurance value in the appendix to this agreement.
ARTICLE 2 – DURÉE DU PRÊT ET PROLONGATION
Le prêt d’œuvres est consenti par la Ville de Lyon/AML du 26/09/2024 au 27/09/2025.
Toute modification du lieu ou des dates doivent faire l’objet d’un avenant. La Ville de Lyon/AML doit être avisée par tout moyen et sans délai de tout changement.
Le délai dépassé, la Ville de Lyon/AML peut entreprendre les poursuites nécessaires à la récupération des œuvres, sauf si un bon de sortie faisant foi de la date de départ de la pièce est produit (problème de transporteur).
La Ville de Lyon/AML se réserve le droit de demander le retour anticipé des œuvres en cas de force majeure ou si les conditions de prêt stipulées dans la présente convention et en annexe ne sont pas respectées.
The loan of works is granted by the City of Lyon/AML from 09/26/2024 to 09/27/2025. Any change to the location or dates must be subject to an amendment. The City of Lyon/AML must be notified by any means and without delay of any change.
Once the deadline has passed, the City of Lyon/AML may take the necessary steps to recover the works, unless a release voucher attesting to the departure date of the piece is produced (transporter problem).
The City of Lyon/AML reserves the right to request the early return of works in the event of force majeure or if the loan conditions stipulated in this agreement and in the appendix are not respected.
ARTICLE 3 – MODALITÉS FINANCIÈRES
Le prêt est consenti à titre gracieux par la Ville de Lyon/AML.
The deposit is granted free of charge.
ARTICLE 4 – CONSTAT D’ETAT
Un constat d’état sera établi au départ et au retour des collections.
Un constat d’état contradictoire est effectué chez l’emprunteur, au déballage et au remballage des œuvres. Le constat d’état voyage obligatoirement avec les œuvres et doit être retourné avec elles à l’issue du démontage de l’exposition.
A condition report will be established upon departure and return of the collections.
A contradictory condition report is carried out at the borrower's premises, upon unpacking and repacking the works. The condition report must travel with the works and must be returned with them after dismantling the exhibition.
ARTICLE 5 - TRANSPORT ET CONDITIONNEMENT
Les coûts de conditionnement, de transport aller et retour, ainsi que les éventuels coûts de convoiement, sont à la charge exclusive de l’emprunteur.
L’emprunteur convient de la date d’enlèvement des œuvres avec la Ville de Lyon/AML après signature de la présente convention, par courrier simple et par mail.
Les transports doivent être réalisés dans des véhicules adaptés et respecter les règles de la profession. Cette exigence s’applique également si l’emprunteur réalise lui-même le transport.
Si le transport n’est pas direct, l’emprunteur fournira des informations détaillées sur les étapes (hébergement et surveillance du véhicule et opérations de chargement/déchargement).
La Ville de Lyon/AML pourra refuser le départ des objets si les conditions de transport lui semblent insuffisantes.
Pendant l’exposition des œuvres, les emballages sont entreposés dans les locaux adéquats, dans des conditions climatiques suffisantes pour n’entraîner ni dommages ni contamination des conditionnements. Aucune intervention ne doit être faite sur l’emballage, qu’il s’agisse de mentions particulières (hormis les étiquettes de colisage), de peinture, ou de réaménagement intérieur sans l’accord préalable de la Ville de Lyon/AML.
Packaging costs, outward and return transport costs, as well as shipping costs, are the exclusive responsibility of the borrower.
The borrower agrees on the date of collection of the works with the City of Lyon/AML after signing this agreement, by regular mail and by email.
Transportation must be carried out in adapted vehicles and respect the rules of the profession. This requirement also applies if the borrower carries out the transport himself.
If the transport is not direct, the borrower will provide detailed information on the stages (accommodation and monitoring of the vehicle and loading/unloading operations).
The City of Lyon/AML may refuse the departure of the objects if the transport conditions seem insufficient.
During the exhibition of the works, the packaging is stored in appropriate premises, in climatic conditions sufficient to cause neither damage nor contamination of the packaging. No intervention must be made on the packaging, whether special mentions (apart from the packaging labels), painting, or interior rearrangement without the prior agreement of the City of Lyon/AML.
ARTICLE 6 – CONSERVATION ET SÉCURITÉ
L’emprunteur ne doit pas apposer de numéros d’identification personnels sur les éléments des collections, que ce soit au moyen d’étiquettes ou autre. Il ne doit pas non plus ôter ceux qui se trouvent déjà sur les œuvres. Toute intervention (restauration, nettoyage, désencadrement) sur les éléments des collections est strictement interdite.
L’emprunteur devra fournir un descriptif des conditions d’accueil et d’exposition, un facilities report avant la sortie des œuvres du prêteur.
L’emprunteur s’engage à suivre les instructions de montage fournies par la Ville de Lyon/AML, les conditions d’accrochage devront répondre aux normes professionnelles et artistiques nécessaires (surfaces adéquates, éclairage adaptés, cimaises adéquates, conditions d’accès convenables, etc.).
L’emprunteur s’engage à ce que les objets ou les œuvres mentionnés à l’annexe soient continuellement sous surveillance électronique ou gardiennage physique pendant la période d’installation, de présentation et de désinstallation. Les objets ou les œuvres en attente d’installation sont stockées dans une réserve répondant aux mêmes conditions de sécurité et de climatisation.
L’emprunteur veillera à ce que les conditions de sécurité contre le vol soient garanties et devra disposer d’une installation de lutte contre l’incendie : détecteurs de fumées, système d’alarme, système d’extinction de flammes.
L’emprunteur avertira immédiatement la Ville de Lyon/AML de tout dommage constaté sur les éléments des collections et le confirmera dans les 24 heures au plus tard par lettre recommandée. Les dégâts seront estimés par la Ville de Lyon/AML ou par un expert mandaté par elle aux frais de l’emprunteur.
L’emprunteur est responsable de tout dommage survenu pendant le temps où les éléments des collections se trouvent en sa possession. Il devra indemniser la Ville de Lyon/AML du préjudice subi.
The borrower must not affix personal identification numbers to collection items, whether by means of labels or otherwise. Nor should he remove those which are already on the works. Any intervention (restoration, cleaning, removal) on elements of the collections is strictly prohibited.
The borrower must provide a description of the reception and exhibition conditions, a facilities report before the release of the works from the lender.
The borrower undertakes to follow the assembly instructions provided by the City of Lyon/AML, the hanging conditions must meet the necessary professional and artistic standards (adequate surfaces, suitable lighting, adequate picture rails, suitable access conditions, etc.).
Items from the collections on loan must be framed with anti-theft hangers and/or presented in lockable display cases. The borrower undertakes to respect the recommendations in force regarding preventive conservation: temperature of 20° to 22°, humidity of 45 to 55%, lighting of 50 lux maximum for paper and textile items.
The borrower undertakes to ensure that the objects or works mentioned in the appendix are continually under electronic surveillance or physical guarding during the period of installation, presentation and uninstallation. Objects or works awaiting installation are stored in a reserve meeting the same security and air conditioning conditions.
The borrower will ensure that security conditions against theft are guaranteed and must have a fire-fighting installation: smoke detectors, alarm system, flame extinguishing system.
The borrower will immediately notify the City of Lyon/AML of any damage observed on the items in the collections and will confirm it within 24 hours at the latest by registered letter. The damage will be estimated by the City of Lyon/AML or by an expert mandated by it at the borrower's expense.
The borrower is responsible for any damage occurring while the items in the collections are in his possession. He will have to compensate the City of Lyon/AML for the damage suffered.
ARTICLE 7 – ASSURANCE
L’emprunteur s’engage à assurer clou à clou, en valeur agrégée, sans franchise auprès d’une compagnie d’assurance de son choix, notoirement solvable, chaque œuvre prêtée, y compris pour les risques de dommage, de perte et de destruction, avec abandon de recours et non délaissement au profit de l’assureur pour toute la durée du prêt (du retrait à la restitution, incluant les transports).
L’assurance couvrira également les risques de tremblement de terre, de catastrophe naturelle et/ou de phénomène climatique (cyclone, tornade, etc.), d’émeute, de grève, de terrorisme, pendant le transport et l’exposition. La garantie couvre en outre la dépréciation et la clause de renonciation à recours contre les emballeurs transporteurs et les organisateurs.
Le certificat d’assurance doit parvenir à la Ville de Lyon/AML au plus tard 1 mois avant le départ des œuvres. La remise des œuvres est soumise à sa réception. Aucune œuvre ne sera prêtée avant la réception dans les délais de ce certificat d’assurance.
Tout événement, incident ou accident, ayant eu pour résultat d’endommager à titre quelconque tout ou partie d’une œuvre prêtée, sera signalé immédiatement au prêteur en préalable à toute intervention.
L’emprunteur prendra, en attendant, toute disposition conservatoire utile, notamment en retirant la pièce endommagée de l’exposition, après avoir informé la Ville de Lyon/AML. Il informera dans les délais son assureur et couvrira les frais de restauration.
Le prêteur se réserve le droit de choisir les prestataires de son choix.
En cas de sinistre, de perte ou de vol des œuvres, l’emprunteur s'engage à avertir immédiatement la Ville de Lyon/AML.
En cas de sinistre, l'emprunteur n'effectue aucune intervention de quelque nature que ce soit sur les œuvres prêtés. Dans le cas où l’existence même d’une œuvre est immédiatement menacée, l’emprunteur est autorisé à intervenir, sous réserve d’avertir dans les meilleurs délais par téléphone et par écrit le directeur du musée ou son représentant.
En cas de détérioration de tout ou partie des œuvres prêtés, l'emprunteur s'engage à supporter les frais de la restauration effectuée par un restaurateur agréé par la Ville de Lyon/AML ainsi que les frais de mission éventuels d'une personne désignée par la Ville de Lyon/AML chargée d'assurer le suivi de la restauration.
The borrower undertakes to insure wall to wall, in aggregate value, without excess with an insurance company of his choice, reputably solvent, each work loaned, including for the risks of damage, loss and destruction. , with waiver of recourse and no abandonment in favour of the insurer for the entire duration of the loan (from withdrawal to restitution, including transport).
The insurance will also cover the risks of earthquake, natural disaster and/or climatic phenomenon (cyclone, tornado, etc.), riot, strike, terrorism, during transport and exhibition. The guarantee also covers depreciation and the waiver of recourse clause against the packers, transporters and organizers.
The insurance certificate must reach the City of Lyon/AML no later than 10 working days 1 month before the departure of the works. Delivery of the works is subject to receipt. No work will be loaned before timely receipt of this insurance certificate.
Any event, incident or accident resulting in damage in any way to all or part of a loaned work will be reported immediately to the lender prior to any intervention.
The borrower will, in the meantime, take any useful precautionary measures, in particular by removing the damaged item from the exhibition, after having informed the City of Lyon/AML. He will inform his insurer in due time and will cover the restoration costs.
The lender reserves the right to choose the service providers of its choice.
In the event of damage, loss or theft of works, the borrower undertakes to immediately notify the City of Lyon/AML.
In the event of a disaster, the borrower does not carry out any intervention of any kind whatsoever on the works loaned. In the event that the very existence of a work is immediately threatened, the borrower is authorized to intervene, subject to notifying the museum director or his representative as soon as possible by telephone and in writing.
In the event of deterioration of all or part of the works loaned, the borrower undertakes to bear the costs of the restoration carried out by a restorer approved by the City of Lyon/AML as well as any mission costs of a person designated by the City of Lyon/AML responsible for monitoring the restoration.
ARTICLE 8 – COMMUNICATION - REPRODUCTION
Les légendes des éléments des collections des AML exposés devront obligatoirement porter la mention suivante « Ville de Lyon/Archives municipales, fonds Vitet, 84II/3/1 ».
La mention du prêteur doit apparaître sur tous les documents et publications de communications (catalogues, flyers, etc.).
L’emprunteur peut photographier les œuvres et utiliser les photographies pour leur publications, leur site Internet, leur communication interne et externe accompagnés de la mention obligatoire : « Ville de Lyon, Archives municipales, fonds Vitet, 84II/3/1».
Des visuels de l’oeuvre prêtée peuvent être transmis sur demande à l’organisateur à des fins de promotion, communication, médiation sans dimension commerciale. Les mentions de crédits des photographies seront fournies par le photographe des Archives municipales de Lyon.
L’emprunteur s’engage à transmettre à la Ville de Lyon/AML, au retour des œuvres, 1 exemplaire du catalogue de l’exposition.
The legends of the elements of the AML collections exhibited must bear the following mention “City of Lyon/Municipal Archives, Vitet funds, 84II/3/1”.
The mention of the lender must appear on all communication documents and publications (catalogues, flyers, etc.).
The borrower can photograph the works and use the photographs for their publications, their website, their internal and external communication accompanied by the obligatory mention: “City of Lyon, Municipal Archives, Vitet funds, 84II/3/1”.
Visuals of the work loaned can be sent on request to the organizer for purposes of promotion, communication, mediation without a commercial dimension. Credits for the photographs will be provided by the photographer from the Lyon Municipal Archives.
The borrower undertakes to send to the City of Lyon/AML, upon return of the works, 1 copy of the exhibition catalogue.
ARTICLE 9 – DURÉE DE LA CONVENTION ET MODIFICATIONS
La présente convention prendra effet à compter de la date de signature par les deux parties.
Toute modification de la présente convention ainsi que ses annexes doit faire l’objet d’un avenant.
This agreement will take effect on the date of its signature by both parties.
Any amendment of the agreement, including its annexes, must be set out in a written agreement.
ARTICLE 10 – RÉSILIATION
En cas d’inexécution par l’une ou l’autre des parties, de tout ou partie de ses obligations, la Ville de Lyon/AML se réserve le droit de résilier la présente convention avec effet immédiat si la partie en défaut, après avoir reçu une notification par lettre recommandée avec avis de réception stipulant la nature de son défaut, omet de porter remède à ce défaut dans le mois suivant la réception de ladite notification. Ce dernier est alors tenu de restituer sans délai les œuvres qui lui ont été prêtées. Cette restitution n’ouvre pas droit à indemnité en faveur de l’emprunteur. Il est entendu que l'emprunteur prend à sa charge les frais de retour des œuvres.
Dans l'hypothèse de survenance d'événements graves extérieurs et indépendants de la volonté de l'emprunteur de nature à compromettre la sécurité des œuvres, la Ville de Lyon/AML a la faculté de résilier de plein droit la convention de prêt, sans formalité judiciaire, sous réserve d'avertir l'emprunteur dans les plus brefs délais. Cette résiliation n’ouvre pas droit à indemnité en faveur de l’emprunteur. Si cette résiliation intervient à l'issue du transfert et de la mise à disposition des œuvres à l'emprunteur, ce dernier s'engage à prendre en charge les frais de retour des œuvres.
Dans le cas où après la signature de la présente convention, l'emprunteur renoncerait à la présentation des œuvres dans le lieu d'exposition, il est convenu que l'emprunteur s'oblige à confirmer cette annulation par écrit et dans les meilleurs délais auprès de la Ville de Lyon/AML. La convention de prêt sera résiliée de plein droit et l'emprunteur supportera les frais de retour des œuvres vers la Ville de Lyon/AML. Les frais déjà engagés seront facturés à l’emprunteur (constat d’état, restauration, encadrement, etc.).
In the event of non-performance by either party of all or part of its obligations, the City of Lyon/AML reserves the right to terminate this agreement with immediate effect if the party in default, after having received a notification by registered letter with acknowledgment of receipt stipulating the nature of its defect, fails to remedy this defect within the month following receipt of the said notification. The latter is then required to return without delay the works which have been lent to him. This restitution does not entitle the borrower to compensation. It is understood that the borrower is responsible for the costs of returning the works.
In the event of the occurrence of serious external events beyond the control of the borrower likely to compromise the safety of the works, the City of Lyon/AML has the right to terminate the loan agreement automatically, without judicial formality, subject to notifying the borrower as soon as possible. This termination does not give right to compensation in favour of the borrower. If this termination occurs following the transfer and provision of the works to the borrower, the latter undertakes to cover the costs of returning the works.
In the event that after signing this agreement, the borrower renounces the presentation of the works in the exhibition venue, it is agreed that the borrower undertakes to confirm this cancellation in writing and as soon as possible to the City of Lyon/AML. The loan agreement will be automatically terminated and the borrower will bear the cost of returning the works to the City of Lyon/AML. Costs already incurred will be invoiced to the borrower (condition report, restoration, framing, etc.).
ARTICLE 11 – RECHERCHE D’UN ACCORD AMIABLE EN CAS DE DIFFEREND
Avant tout recours éventuel devant une juridiction, les parties s’engagent à épuiser toutes les voies amiables pour solutionner les litiges pouvant survenir dans l’application de la présente convention.
Before any possible recourse to a court, the parties undertake to exhaust all amicable means to resolve disputes that may arise in the application of this agreement.
ARTICLE 12 – DROIT APPLICABLE - ATTRIBUTION DE JURIDICTION
La présente convention est régie pour son interprétation et son exécution par le droit français. Tout litige relatif à la validité, l’exécution, l’interprétation, l’extinction de ladite convention et qui n’aurait pu faire l’objet d’un accord amiable, sera soumis à la seule compétence du Tribunal de Lyon.
This agreement is governed for its interpretation and execution by French law. Any dispute relating to the validity, execution, interpretation or termination of the said agreement and which could not have been the subject of an amicable agreement, will be subject to the sole jurisdiction of the Court of Lyon.
Fait en deux exemplaires originaux à Lyon, le
Pour la Ville de Lyon/AML, Pour le Maire,
Madame la 1ere adjointe, Xxxxxx XXXXXXXX
Pour l’emprunteur,
Prof. Xx. Xxxxxxx Xxxxx President
Deutsches Historisches Museum