ANNEXE II
Conditions générales applicables aux contrats de subvention conclus dans le cadre des actions extérieures de l’Union européenne
TABLE DES MATIÈRES
Les termes utilisés dans les présentes conditions générales sont définis dans le glossaire figurant à l’annexe A1a du Guide pratique des procédures contractuelles applicables à l’action extérieure de l’UE (PRAG).
Pour les subventions de fonctionnement, par l’«action» il y a lieu de comprendre le «programme de travail».
Le terme «coordonnateur» désigne le bénéficiaire identifié comme le coordonnateur dans les conditions particulières.
Le terme «bénéficiaire(s)» désigne collectivement tous les bénéficiaires de l’action, y compris le coordonnateur. Si l’action ne compte qu’un seul bénéficiaire, les termes «bénéficiaire(s)» et
«coordonnateur» sont réputés désigner l’unique bénéficiaire de l’action.
L’expression «partie(s) au présent contrat» désigne la ou les parties signataires du présent contrat [à savoir le(s) bénéficiaire(s) et l’administration contractante].
Toute référence à des «jours» dans le présent contrat renvoie à des jours calendaires, sauf disposition contraire.
Table des matières
Article premier - Dispositions générales 3
Article 2 - Obligations de présentation de rapports narratifs et financiers 5
Article 3 - Responsabilité 6
Article 4 - Conflit d’intérêts et code de conduite 6
Article 5 - Confidentialité 8
Article 6 - Visibilité 8
Article 7 - Propriété et utilisation des résultats de l’action et des actifs 9
Article 8 - Suivi et évaluation de l’action 10
Article 9 - Modification du contrat 10
Article 10 - Mise en œuvre 11
Article 11 - Prolongation et suspension 12
Article 12 - Résiliation du contrat 13
Article 13 - Droit applicable et règlement des différends 16
Article 14 - Coûts éligibles 17
Article 15 - Paiements et intérêts de retard 23
Article 16 - Comptabilité et contrôles techniques et financiers 28
Article 17 - Montant final de la subvention 30
Article 18 - Recouvrement 31
DISPOSITIONS GÉNÉRALES ET ADMINISTRATIVES
ARTICLE PREMIER - DISPOSITIONS GENERALES
1.1. Le(s) bénéficiaire(s) et l’administration contractante sont les seules parties au présent contrat. Si la Commission européenne n’est pas l’administration contractante, elle n’est pas partie au présent contrat, qui ne lui confère que les droits et obligations qui y sont explicitement mentionnés.
1.2. Le présent contrat et les paiements qui en découlent ne peuvent être cédés à un tiers, de quelque manière que ce soit, sans l’accord écrit préalable de l’administration contractante.
1.3. Les données à caractère personnel figurant dans le contrat de subvention doivent être traitées par la Commission conformément au règlement (UE) 2018/1725.
Ces données doivent être traitées par le responsable du traitement des données désigné dans les conditions particulières uniquement en vue de la mise en œuvre, de la gestion et du suivi du contrat de subvention ou pour protéger les intérêts financiers de l’UE, y compris par des contrôles, des audits et des enquêtes conformément à l’article 16 de ces mêmes conditions particulières.
Les bénéficiaires disposent du droit d’accéder à leurs propres données à caractère personnel, de les rectifier ou de les effacer et du droit de limiter le traitement de ces données ou, le cas échéant, de s’y opposer ou le droit à la portabilité des données, conformément au règlement (UE) 2018/1725. À cette fin, ils doivent adresser leurs demandes concernant le traitement de leurs données à caractère personnel au responsable du traitement des données désigné dans les conditions particulières.
Les bénéficiaires peuvent saisir à tout moment le Contrôleur européen de la protection des données.
1.4. Les bénéficiaires doivent traiter les données à caractère personnel au titre de l’accord, conformément à la législation de l’UE et à la législation nationale applicables relatives à la protection des données (y compris aux exigences en matière d’autorisation ou de notification).
Les bénéficiaires ne peuvent donner à leur personnel que l’accès aux données strictement nécessaires à la mise en œuvre, à la gestion et au suivi du contrat de subvention. Le bénéficiaire doit veiller à ce que le personnel autorisé à traiter les données à caractère personnel se soit engagé à respecter la confidentialité ou soit soumis à une obligation légale appropriée de confidentialité.
Les bénéficiaires doivent adopter des mesures de sécurité d’ordre technique et organisationnel appropriées, eu égard aux risques inhérents au traitement et à la nature, à la portée, au contexte et aux finalités du traitement des données à caractère personnel concernées. Il s’agit ainsi de garantir, le cas échéant:
a) la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel;
b) des moyens permettant d’assurer la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement;
c) des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique;
d) une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement;
e) des mesures visant à protéger les données à caractère personnel contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, qu’elles soient accidentelles ou illicites.
1.5. Le(s) bénéficiaire(s):
a) est(sont) solidairement responsable(s), vis-à-vis l’administration contractante, de l’exécution de l’action et prend(prennent) toutes les mesures nécessaires et raisonnables pour assurer la réalisation de l’action conformément à la description de l’action qui figure à l’annexe I et dans le respect des conditions du présent contrat.
À cet effet, le(s) bénéficiaire(s) exécute(nt) l’action avec tout le soin, l’efficacité, la transparence et la diligence requis, dans le respect du principe de bonne gestion financière conformément aux meilleures pratiques dans le domaine;
b) assume(nt), individuellement ou solidairement, la responsabilité du respect de toute obligation qui lui(leur) incombe au titre du présent contrat;
c) transmet(tent) au coordonnateur les données nécessaires pour rédiger les rapports, les états financiers et toute autre information ou tout autre document requis par le présent contrat et ses annexes, ainsi que toute information nécessaire en cas d’audit, de vérification, de suivi ou d’évaluation, selon les modalités prévues à l’article 16;
d) veille(nt) à ce que toutes les informations à fournir à l’administration contractante ou toute demande qui lui est adressée soient transmises par l’intermédiaire du coordonnateur;
e) prend(prennent) les arrangements internes appropriés pour organiser la coordination interne et la représentation du(des) bénéficiaire(s) vis-à-vis de l’administration contractante pour toute question concernant le présent contrat, dans le respect des dispositions de celui-ci et conformément à la(aux) législation(s) applicable(s).
1.5 bis. Les bénéficiaires de subvention et les contractants doivent veiller à ce qu’aucun sous- traitant et aucune personne physique rattachée au contrat, y compris les participants aux ateliers et/ou aux formations et les destinataires de soutien financier à des tiers, ne collabore avec des entités/personnes figurant sur les listes des mesures restrictives de l’UE.
1.6. Le coordonnateur:
a) vérifie que l’action est mise en œuvre conformément au contrat et assure, dans le cadre de la mise en œuvre de l’action, la coordination avec le (tous les) bénéficiaire(s);
b) sert d’intermédiaire pour toutes les communications entre les bénéficiaires et l’administration contractante;
c) est chargé de communiquer à l’administration contractante tout document et toute information requis par le contrat, notamment en ce qui concerne les rapports narratifs et les demandes de paiement. Lorsque des informations sont requises de la part des
bénéficiaires, le coordonnateur est chargé de les obtenir, de les vérifier et de les regrouper avant de les communiquer à l’administration contractante.
Toute information communiquée, ainsi que toute demande adressée par le coordonnateur à l’administration contractante sont réputées avoir été faites en accord avec le(tous les) bénéficiaire(s);
d) informe l’administration contractante de toute circonstance susceptible d’affecter ou de retarder la mise en œuvre de l’action;
e) informe l’administration contractante de tout changement juridique, financier, technique, d’organisation ou de contrôle du(d’un des) bénéficiaire(s) ainsi que de toute modification du nom, de l’adresse ou du représentant légal du(d’un des) bénéficiaire(s);
f) est chargé, pour les audits, les vérifications, le suivi ou les évaluations décrits à l’article 16, de fournir tous les documents nécessaires, notamment les comptes du(des) bénéficiaire(s), des copies des pièces justificatives les plus utiles et des exemplaires signés de tout contrat conclu en vertu de l’article 10;
g) assume la pleine responsabilité financière de la bonne exécution de l’action dans le respect du contrat;
h) prend les dispositions nécessaires pour fournir la garantie financière, si elle est demandée, conformément aux dispositions du point 4.1 des conditions particulières;
i) établit les demandes de paiement conformément au contrat;
j) est le seul destinataire, pour le compte du (de l’ensemble des) bénéficiaire(s), des paiements effectués par l’administration contractante. Le coordonnateur doit ensuite payer, sans retard injustifié, le montant dû à chaque bénéficiaire;
k) ne délègue ou ne sous-traite aucune de ces fonctions, en tout ou en partie, aux bénéficiaires ou à d’autres entités.
ARTICLE 2 - OBLIGATIONS DE PRESENTATION DE RAPPORTS NARRATIFS ET FINANCIERS
2.1. Le(s) bénéficiaire(s) xxxxxx(ssen)t à l’administration contractante toute information requise concernant la mise en œuvre de l’action. Les rapports décrivent la mise en œuvre de l’action selon les activités prévues, les difficultés rencontrées et les mesures prises pour les surmonter, les éventuelles modifications introduites, ainsi que le degré de réalisation de ses résultats (impact, effets ou produits), tels que mesurés par les indicateurs correspondants. Ils doivent être structurés de façon à permettre le suivi du ou des objectifs de l’action, des moyens envisagés ou employés et des détails du budget de l’action. Le niveau de détail de tout rapport doit correspondre aussi bien à celui de la description de l’action qu’à celui du budget de l’action. Le coordonnateur recueille toutes les informations nécessaires et établit des rapports intermédiaires et finaux consolidés. Ces rapports:
a) couvrent la totalité de l’action, indépendamment de la part financée par l’administration contractante;
b) comprennent une partie narrative et une partie financière et sont établis à l’aide des modèles fournis dans l’annexe VI;
c) fournissent un compte rendu complet de tous les aspects de la mise en œuvre de l’action pendant la période sur laquelle ils portent, y compris, en cas de recours aux options simplifiées en matière de coûts, les éléments qualitatifs et quantitatifs permettant de démontrer que les conditions de remboursement fixées dans le présent contrat sont remplies;
d) incluent les résultats actuels dans un tableau mis à jour fondé sur la matrice de cadre logique comprenant les résultats produits par l’action (impact, effets ou produits), tels que mesurés par leurs indicateurs correspondants, les niveaux de référence et les cibles approuvés, ainsi que les sources de vérification pertinentes;
e) déterminent si la logique d’intervention est toujours valable et proposent toute modification utile, y compris de la matrice de cadre logique;
f) sont établis dans la devise et la langue du contrat;
g) comprennent toute mise à jour du plan de communication, si un tel plan a été demandé par la Commission européenne, comme prévu au point 6.2;
h) comprennent tous rapports, publications, communiqués de presse et mises à jour utiles se rapportant à l’action;
i) comprennent toute mise à jour du questionnaire d’autoévaluation relatif à l’exploitation, aux abus et au harcèlement sexuels (EAHS) ou de la liste connexe des mesures envisagées y figurant et soumise au cours de la procédure d’attribution.
2.2. En outre, le rapport final:
a) couvre toute période non couverte par les rapports précédents;
b) comprend les pièces justificatives des transferts de propriété visés au point 7.6.
2.3. Les conditions particulières peuvent fixer d’autres exigences en matière de rapports.
2.4. L’administration contractante peut à tout moment demander des informations complémentaires, qui seront fournies par le coordonnateur dans un délai de 30 jours à compter de la demande, dans la langue du contrat.
2.5. Les rapports sont présentés avec les demandes de paiement, conformément à l’article 15. Si le coordonnateur ne fournit pas de rapport ou ne fournit pas les informations complémentaires demandées par l’administration contractante dans le délai prévu sans explication acceptable et écrite des raisons qui l’en ont empêché, l’administration contractante peut résilier le présent contrat conformément au point 12.2 a) et f).
ARTICLE 3 - RESPONSABILITE
3.1. L’administration contractante ne peut, en aucun cas ni pour quelque raison que ce soit, être tenue pour responsable de dommages ou d’un préjudice causés au personnel ou aux biens du(des) bénéficiaire(s) lors de la mise en œuvre ou à la suite de l’action. De ce fait, aucune demande d’indemnité ou d’augmentation des paiements ne sera admise pour ces motifs par l’administration contractante.
3.2. Le(s) bénéficiaire(s) est(sont) seul(s) responsable(s) à l’égard des tiers, y compris pour les dommages ou préjudices de toute nature qui leur seraient causés lors de la mise en œuvre ou à la suite de l’action. Le(s) bénéficiaire(s) dégage(nt) l’administration contractante de toute responsabilité liée à une réclamation ou à des poursuites résultant d’une infraction à des règles ou réglementations commise par lui-même(eux-mêmes), ses(leurs) employés ou les personnes dont ce(s) dernier(s) est(sont) responsable(s), ou d’une violation des droits d’un tiers. Aux fins du présent article 3, les employés du(des) bénéficiaire(s) sont considérés comme des tiers.
ARTICLE 4 - CONFLIT D’INTERETS ET CODE DE CONDUITE
4.1. Le(s) bénéficiaire(s) prend(prennent) toutes les mesures nécessaires pour prévenir toute situation susceptible de compromettre l’exécution impartiale et objective du présent
contrat, ou pour y mettre fin. Un conflit d’intérêts peut résulter, en particulier, d’intérêts économiques, d’affinités politiques ou nationales, de liens familiaux ou sentimentaux, ou de tout autre type de relation ou d’intérêt commun.
4.2. Tout conflit d’intérêts surgissant pendant l’exécution du contrat doit être signalé sans délai et par écrit à l’administration contractante. En cas de conflit de cette nature, le coordonnateur prend immédiatement toutes les mesures nécessaires pour y mettre fin.
4.3. L’administration contractante se réserve le droit de vérifier que lesdites mesures sont appropriées et d’exiger, le cas échéant, que des mesures complémentaires soient prises.
4.4. Le(s) bénéficiaire(s) s’assure(nt) que les membres de son(leur) personnel, y compris de la direction, ne se trouvent pas dans une situation pouvant donner lieu à un conflit d’intérêts. Sans préjudice de ses(leurs) obligations au titre du présent contrat, le(s) bénéficiaire(s) remplace(nt) immédiatement et sans dédommagement de l’administration contractante tout membre de son(leur) personnel se trouvant dans une telle situation.
4.5. Le(s) bénéficiaire(s) doi(ven)t agir en toute occasion avec impartialité et comme un conseiller loyal, conformément au code de déontologie de sa(leur) profession et avec la discrétion appropriée. Il(s) s’abstien(nen)t de faire des déclarations publiques concernant l’action ou les services sans l’approbation préalable de l’administration contractante. Il(s) n’engage(nt) l’administration contractante d’aucune manière sans son consentement préalable et signale(nt) clairement cette obligation aux tiers.
4.6. Sont interdits les châtiments corporels ou violences physiques, les menaces de violences physiques, les abus ou l’exploitation sexuels, le harcèlement et les violences verbales, ainsi que toutes les autres formes d’intimidation. Le(s) bénéficiaire(s) informe(nt) également l’administration contractante de toute violation des normes éthiques ou du code de déontologie établi dans le présent article. Dans le cas où le(s) bénéficiaire(s) aurai(en)t connaissance d’une violation des normes susmentionnées, il(s) en averti(ssen)t par écrit l’administration contractante dans un délai de 30 jours.
4.7. Le(s) bénéficiaire(s) et son(leur) personnel doivent respecter les droits de l’homme, les règles applicables en matière de protection des données, la législation environnementale du ou des pays dans lesquels l’action a lieu et les normes fondamentales du travail arrêtées au niveau international, notamment les normes fondamentales du travail de l’OIT, les conventions sur la liberté syndicale et la négociation collective, sur l’élimination du travail forcé et obligatoire, sur l’élimination des discriminations en matière d’emploi et de travail et sur l’abolition du travail des enfants.
4.8. Le(s) bénéficiaire(s) ou toute personne apparentée ne doi(ven)t pas abuser d’un pouvoir reçu en délégation à des fins privées. Le(s) bénéficiaire(s) ainsi que ses(leurs) sous- traitants, mandataires ou membres du personnel ne peuvent ni recevoir ou accepter de recevoir de quiconque ni offrir ou proposer de donner ou de procurer à quiconque un présent, une gratification, une commission ou une rétribution à titre d’incitation ou de récompense pour accomplir ou s’abstenir d’accomplir des actes ayant trait à l’exécution du contrat ou pour favoriser ou défavoriser quiconque en lien avec le contrat. Le(s) bénéficiaire(s) doi(ven)t respecter l’ensemble des lois, réglementations et codes applicables en matière de lutte contre la corruption.
4.9. Les paiements au(x) bénéficiaire(s) en vertu du contrat constituent le seul revenu ou avantage dont il(s) peu(ven)t bénéficier en lien avec le contrat, à l’exception des activités générant des recettes. Le(s) bénéficiaire(s) et son(leur) personnel doit(doivent) s’abstenir d’exercer toute activité ou de recevoir tout avantage qui soit en conflit avec les obligations qui lui(leur) incombent en vertu du contrat.
4.10. L’exécution du contrat ne doit pas donner lieu au versement de frais commerciaux extraordinaires. Les frais commerciaux extraordinaires concernent toute commission non
mentionnée au marché principal ou qui ne résulte pas d’un contrat en bonne et due forme faisant référence à ce marché, toute commission qui ne rétribue aucun service légitime effectif, toute commission versée dans un paradis fiscal, toute commission versée à un bénéficiaire non clairement identifié ou à une société qui a toutes les apparences d’une société écran. L’administration contractante et la Commission européenne pourront procéder à tout contrôle, sur pièces et sur place, qu’elles estimeraient nécessaire pour réunir des éléments de preuve sur une présomption de frais commerciaux extraordinaires.
4.11. Le respect du code de conduite établi dans le présent article constitue une obligation contractuelle. Tout manquement au code de conduite est réputé constituer une violation du contrat au sens de l’article 12 des conditions générales. En outre, le non-respect d’une disposition établie dans le présent article peut être qualifié de faute professionnelle grave susceptible d’entraîner la suspension ou la résiliation du contrat, sans préjudice de l’application de sanctions administratives, y compris l’exclusion de la participation à de futures procédures d’octroi de subvention. En cas de violation du point 4.6, l’administration contractante prendra en considération, entre autres, les informations fournies dans le questionnaire d’autoévaluation relatif à l’exploitation, aux abus et au harcèlement sexuels (EAHS) et dans la liste connexe des mesures envisagées y figurant et soumise au cours de la procédure d’attribution.
ARTICLE 5 - CONFIDENTIALITE
5.1. Sous réserve de l’article 16, l’administration contractante et le(s) bénéficiaire(s) s’engagent à préserver la confidentialité de toute information, sous quelque forme que ce soit, divulguée par écrit ou oralement, qui est liée à la mise en œuvre du contrat et désignée par écrit comme étant confidentielle, au moins jusqu’à la fin d’une période de 5 ans à compter du versement du solde.
5.2. Le(s) bénéficiaire(s) est(sont) tenu(s) de ne pas utiliser d’informations confidentielles à des fins autres que le respect des obligations qui lui(leur) incombent en vertu du présent contrat, sauf s’il en est convenu autrement avec l’administration contractante.
5.3. Lorsque la Commission européenne n’est pas l’administration contractante, elle a néanmoins accès à tous les documents communiqués à celle-ci, dont elle assure la même confidentialité.
ARTICLE 6 - VISIBILITE
6.1. Sauf demande ou accord contraire de la Commission européenne, le(s) bénéficiaire(s) prend(prennent) toutes les mesures nécessaires pour faire savoir que l’Union européenne a financé ou cofinancé l’action. Ces mesures doivent être conformes aux exigences les plus récentes en matière de communication et de visibilité applicables à l’action extérieure financée par l’Union européenne, établies et publiées par la Commission européenne, ou à toute autre ligne directrice convenue entre la Commission européenne et le(s) bénéficiaire(s).
6.2. À la demande de la Commission européenne, le coordonnateur soumet à l’approbation de la Commission européenne un plan de communication et prépare un rapport sur sa mise en œuvre conformément à l’article 2.
6.3. Le(s) bénéficiaire(s) mentionne(nt) en particulier l’action et la contribution financière de l’Union européenne lorsqu’il(s) informe(nt) les destinataires finaux de l’action, dans ses(leurs) rapports internes et annuels et lors de tout contact avec les médias. Le logo de l’Union européenne est apposé lorsque cela est approprié.
6.4. Toute communication ou publication du(des) bénéficiaire(s) concernant l’action, y compris lors d’une conférence ou d’un séminaire, doit mentionner que l’action a bénéficié
d’un soutien financier de la part de l’Union européenne. Toute publication du(des) bénéficiaire(s), sous quelque forme et par quelque moyen que ce soit, y compris par l’internet, doit comporter la mention suivante: «Le présent document a été réalisé avec le soutien financier de l’Union européenne. Son contenu relève de la responsabilité exclusive de <nom du(des) bénéficiaire(s)> et ne saurait en aucun cas être considéré comme reflétant la position de l’Union européenne.»
6.5. Le(s) bénéficiaire(s) autorise(nt) l’administration contractante et la Commission européenne (lorsqu’elle n’est pas l’administration contractante) à publier ses(leurs) nom et adresse, sa(leur) nationalité, l’objet de la subvention, la durée du projet et le lieu de mise en œuvre ainsi que le montant maximum de la subvention et le taux de financement des coûts de l’action, tels qu’indiqués à l’article 3 des conditions particulières. Il peut être dérogé à la publication de ces informations si cette démarche risque d’attenter à la sécurité du(des) bénéficiaire(s) ou de porter préjudice à ses(leurs) intérêts.
6.6. Les parties se consultent immédiatement et s’efforcent de remédier à toute lacune constatée dans la mise en œuvre des exigences en matière de visibilité et, le cas échéant, de communication énoncées dans le présent article et dans les conditions particulières. Le non-respect des obligations énoncées dans le présent article et dans les conditions particulières peut constituer un manquement aux obligations contractuelles et peut donner lieu à des mesures correspondantes prises par l’administration contractante, y compris une suspension des paiements comme indiqué à l’article 15.5 et/ou une réduction du paiement final comme indiqué à l’article 17.2.
ARTICLE 7 - PROPRIETE ET UTILISATION DES RESULTATS DE L’ACTION ET DES ACTIFS
7.1. Sauf disposition contraire figurant dans les conditions particulières, la propriété, les titres et les droits de propriété industrielle et intellectuelle des résultats de l’action et des rapports et autres documents concernant celle-ci sont dévolus au(x) bénéficiaire(s).
7.2. Sans préjudice des dispositions du point 7.1, le(s) bénéficiaire(s) octroie(nt) à l’administration contractante (et à la Commission européenne ou au pays partenaire, lorsqu’ils ne sont pas l’administration contractante) le droit d’utiliser librement et comme elle le juge bon, et notamment de conserver, modifier, traduire, présenter, reproduire par tout procédé technique, publier ou communiquer par tout moyen, tous les documents, sous quelque forme que ce soit, issus de l’action, dans le respect des droits de propriété industrielle et intellectuelle préexistants.
7.3. Le(s) bénéficiaire(s) garanti(ssen)t qu’il(s) dispose(nt) de tous les droits d’exploiter les droits de propriété intellectuelle préexistants nécessaires à la mise en œuvre du présent contrat.
7.4. Si des personnes physiques reconnaissables sont représentées sur une photographie ou dans un film, le coordonnateur présente, dans son rapport final à l’administration contractante, une déclaration de ces personnes autorisant l’exploitation prévue de leur image. Ceci ne s’applique pas aux photographies prises et aux films tournés dans des lieux publics où les personnes présentes ne sont que difficilement identifiables, ni aux personnalités publiques agissant dans le cadre de leurs activités publiques.
7.5. Sauf disposition contraire dans la description de l’action figurant dans l’annexe I, l’équipement, les véhicules et les fournitures financés par le budget de l’action sont transférés aux bénéficiaires finaux de l’action, au plus tard lors de la soumission du rapport final.
À défaut de bénéficiaires finaux de l’action à qui transférer ces biens, le(s) bénéficiaire(s) peu(ven)t les transférer:
− aux collectivités locales;
− aux bénéficiaires locaux;
− aux entités affiliées locales;
− à une autre action financée par l’Union européenne;
− ou, exceptionnellement, en conserver la propriété.
Dans ces cas, le coordonnateur doit adresser une demande écrite et motivée d’autorisation préalable à l’administration contractante accompagnée d’un inventaire des biens concernés et d’une proposition relative à leur utilisation, en temps utile et au plus tard lors de la soumission du rapport final.
En aucun cas l’utilisation finale de ces biens ne doit mettre en péril la durabilité de l’action ni résulter en un profit pour les bénéficiaires.
7.6 Les copies des preuves de transfert de tout équipement et de tout véhicule d’une valeur unitaire à l’achat supérieure à 5 000 EUR sont jointes au rapport final. Le(s) bénéficiaire(s) conserve(nt) les preuves de transfert de l’équipement et des véhicules d’une valeur unitaire à l’achat inférieure à 5 000 EUR, à des fins de contrôle.
ARTICLE 8 - SUIVI ET EVALUATION DE L’ACTION
8.1. L’annexe I décrit en détail les modalités de suivi et d’évaluation qui seront mises en place par le(s) bénéficiaire(s).
8.2. Lorsque la Commission européenne réalise une évaluation intermédiaire ou ex post ou un exercice de suivi, le coordonnateur s’efforce de mettre à sa disposition et/ou à la disposition des personnes mandatées par elle les documents ou informations nécessaires à cette évaluation ou cet exercice de suivi.
Les représentants de la Commission européenne sont invités à participer aux principales activités de suivi et aux missions d’évaluation relatives à la mise en œuvre de l’action par le(s) bénéficiaire(s). La Commission européenne est invitée à formuler des observations sur les termes de référence de la ou des évaluations avant le lancement de l’exercice, ainsi que sur le ou les projets de rapports avant leur finalisation.
8.3. Lorsque le(s) bénéficiaire(s) ou la Commission européenne réalisent ou font réaliser un exercice d’évaluation ou de suivi dans le cadre de l’action, ils communiquent à l’autre partie une copie du rapport qui s’y rapporte. Tous les rapports d’évaluation et de suivi, incluant les valeurs finales pour chacun des indicateurs du cadre logique, sont soumis à la Commission européenne avec le rapport narratif final (annexe VI).
ARTICLE 9 - MODIFICATION DU CONTRAT
9.1. Toute modification du contrat, y compris de ses annexes, doit être consignée par écrit. Le contrat ne peut être modifié que pendant sa période d’exécution.
9.2. La modification ne peut avoir pour objet ou pour effet d’apporter au contrat des changements susceptibles de remettre en cause la décision d’octroi de la subvention, ni d’enfreindre la règle de l’égalité de traitement entre les demandeurs. Le montant maximum de la subvention mentionné au point 3.2 des conditions particulières ne peut être augmenté.
9.3. Lorsqu’une modification est demandée par le(s) bénéficiaire(s), le coordonnateur doit adresser une demande dûment justifiée à l’administration contractante trente jours avant la date de prise d’effet envisagée, sauf dans des cas particuliers dûment justifiés et acceptés par l’administration contractante.
9.4. Lorsqu’une modification du budget n’affecte pas les résultats escomptés de l’action (à savoir l’impact, les effets ou les produits) et que l’incidence financière se limite à un transfert entre postes à l’intérieur d’une même ligne budgétaire principale entraînant la suppression ou l’introduction d’un poste, ou à un transfert entre lignes budgétaires principales entraînant une variation inférieure ou égale à 25 % du montant initial (éventuellement modifié par un avenant) de chaque ligne principale concernée de coûts éligibles, le coordonnateur peut modifier le budget et doit en informer l’administration contractante par écrit, au plus tard dans le rapport suivant. Cette méthode ne peut pas être utilisée pour modifier les lignes relatives aux coûts indirects, aux réserves pour imprévus, aux contributions en nature ou pour modifier les montants ou les taux des options simplifiées en matière de coûts définies dans le contrat.
Les modifications apportées à la description de l’action et au cadre logique affectant les résultats escomptés (impact, effets, produits) sont convenues avec l’administration contractante par écrit avant d’avoir lieu. Les modifications approuvées doivent être expliquées dans le rapport suivant.
9.5. Les modifications portant sur l’adresse, le compte bancaire ou l’auditeur peuvent faire l’objet d’une simple notification par le coordonnateur. L’administration contractante a cependant le droit, dans des cas dûment justifiés, de refuser le choix fait par le coordonnateur.
9.6. L’administration contractante se réserve le droit d’exiger le remplacement de l’auditeur visé au point 5.2 des conditions particulières si des éléments inconnus au moment de la signature du présent contrat font douter de son indépendance ou de ses compétences professionnelles.
ARTICLE 10 - MISE EN ŒUVRE
10.1. Lorsque la mise en œuvre de l’action nécessite la passation de marchés de fournitures, de travaux ou de services par le(s) bénéficiaire(s), les règles d’attribution des marchés ainsi que les règles de nationalité et d’origine énoncées dans l’annexe IV du présent contrat doivent être respectées.
10.2. Le(s) bénéficiaire(s) veille(nt) autant que nécessaire à ce que les conditions qui lui(leur) sont applicables en vertu des articles 3, 4, 6 et 16 des présentes conditions générales soient également applicables aux contractants titulaires d’un marché d’exécution.
10.3. Le coordonnateur fournit, dans son rapport à l’administration contractante, un compte rendu complet et détaillé sur l’attribution et de l’exécution des marchés attribués en vertu du point 10.1, conformément aux obligations en matière de compte rendu figurant dans la section 2 de l’annexe VI.
10.4. Le(s) bénéficiaire(s) peu(ven)t sous-traiter des tâches qui font partie de l’action. Dans ce cas, il(s) doi(ven)t veiller à ce qu’outre les conditions fixées aux points 10.1, 10.2 et 10.3, les conditions suivantes soient remplies:
- la sous-traitance ne doit pas concerner des tâches essentielles de l’action;
- le recours à la sous-traitance doit être justifié par la nature de l’action et ce qui est nécessaire à sa mise en œuvre;
- les coûts estimés de la sous-traitance doivent être clairement identifiables dans le budget prévisionnel établi à l’annexe III;
- tout recours à la sous-traitance, s’il n’est pas prévu dans l’annexe I, doit être déclaré par le bénéficiaire et approuvé par l’administration contractante.
10.5. Afin de soutenir la réalisation des objectifs de l’action, et notamment lorsque la mise en œuvre de l’action requiert d’accorder un soutien financier à des tiers, le(s) bénéficiaire(s) peu(ven)t accorder ce soutien si les conditions particulières le prévoient.
10.6. Le montant maximum du soutien financier est de 60 000 EUR par tiers, sauf lorsque la réalisation des objectifs des actions serait, autrement, impossible ou exagérément difficile.
10.7. Conformément aux instructions de l’administration contractante sur ce point, la description de l’action définit les types d’entités éligibles à un soutien financier et comprend une liste fermée des types d’activités susceptibles de bénéficier d’un soutien financier. Les critères de sélection des tiers bénéficiant de ce soutien financier, ainsi que les critères permettant d’en déterminer le montant exact, doivent également être spécifiés.
10.8. Le coordonnateur fournit, dans son rapport à l’administration contractante, un compte rendu complet et détaillé de l’octroi et de la mise en œuvre de tout soutien financier accordé. Ces rapports doivent fournir, entre autres, des informations sur les procédures d’attribution, les identités du bénéficiaire de ce soutien financier, le montant octroyé, les résultats atteints, les problèmes rencontrés et les solutions trouvées, les activités effectuées ainsi qu’un calendrier des activités restant à exécuter.
10.9. Le(s) bénéficiaire(s) veille(nt) autant que nécessaire à ce que les conditions qui leur sont applicables en vertu de l’article 3, des points 4.1 à 4.4 et des articles 6 et 16 des présentes conditions générales soient également applicables aux tiers bénéficiaires d’un soutien financier.
ARTICLE 11 - PROLONGATION ET SUSPENSION
Prolongation
11.1. Le coordonnateur informe sans délai l’administration contractante de toute circonstance susceptible d’entraver ou de retarder la mise en œuvre de l’action. Il peut demander, conformément à l’article 9, une prolongation de la période de mise en œuvre de l’action fixée à l’article 2 des conditions particulières, en accompagnant cette demande de toutes les pièces justificatives nécessaires à son examen.
11.2. Le coordonnateur peut suspendre la mise en œuvre de tout ou partie de l’action si des circonstances exceptionnelles, notamment de force majeure, rendent cette mise en œuvre excessivement difficile ou dangereuse. Le coordonnateur en informe sans délai l’administration contractante en indiquant la nature, la durée probable et les effets prévisibles de la suspension.
11.3. Le coordonnateur ou l’administration contractante peut alors résilier le contrat conformément au point 12.1. En l’absence de résiliation, le(s) bénéficiaire(s) s’efforce(nt) de limiter la période de suspension ainsi que tout dommage éventuel et
reprend(reprennent) la mise en œuvre dès que les conditions le permettent, en en informant l’administration contractante.
11.4. L’administration contractante peut demander au(x) bénéficiaire(s) de suspendre la mise en œuvre de tout ou partie de l’action si des circonstances exceptionnelles, notamment de force majeure, rendent cette mise en œuvre excessivement difficile ou dangereuse. Pour ce faire, l’administration contractante en informe le coordonnateur, en indiquant la nature et la durée probable de la suspension.
11.5. Le coordonnateur ou l’administration contractante peut alors résilier le contrat conformément au point 12.1. En l’absence de résiliation, le(s) bénéficiaire(s) s’efforce(nt) de limiter la période de suspension ainsi que tout dommage éventuel et reprenne(nt) la mise en œuvre dès que les conditions le permettent, après avoir obtenu l’accord de l’administration contractante.
11.6. L’administration contractante peut également suspendre le présent contrat ou la participation de tout bénéficiaire au présent contrat si elle dispose de preuves attestant de l’existence des circonstances énumérées ci-après ou si, pour des raisons objectives et dûment justifiées, elle juge nécessaire de vérifier si, comme semblent l’indiquer les éléments dont elle dispose, les circonstances suivantes sont avérées:
a) la procédure d’octroi de la subvention ou la mise en œuvre de l’action se révèle entachée de violation des obligations, d’irrégularités ou de fraude;
b) les bénéficiaires n’ont pas exécuté l’une des obligations substantielles qui leur incombent en vertu du présent contrat.
11.7. Le coordonnateur fournit tous les documents, éclaircissements ou informations requis dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la demande envoyée par l’administration contractante. Si, en dépit des informations, éclaircissements ou documents fournis par le coordonnateur, la procédure d’octroi ou la mise en œuvre de la subvention se révèle entachée de violation des obligations, d’irrégularités ou de fraude, l’administration contractante peut résilier le présent contrat conformément au point 12.2 h).
11.8. Aux fins du contrat, on entend par «force majeure» tout événement imprévisible, indépendant de la volonté des parties ou qu’elles ne peuvent surmonter en dépit de leur diligence, tel que les catastrophes naturelles, les grèves, les lock-out ou autres conflits du travail, les actes de l’ennemi public, les guerres déclarées ou non, les blocus, les insurrections, les émeutes, les épidémies, les glissements de terrains, les tremblements de terre, les tempêtes, la foudre, les inondations, les affouillements, les troubles civils, les explosions. Une décision de l’Union européenne de suspendre la coopération avec le pays partenaire est considérée comme un cas de force majeure lorsque cela implique la suspension du financement au titre du présent contrat.
11.9. Le(s) bénéficiaire(s) n’est(ne sont) pas considéré(s) comme ayant manqué à ses(leurs) obligations contractuelles s’il(s) est(sont) empêché(s) de les exécuter par un cas de force majeure.
11.10. En cas de suspension conformément aux points 11.2, 11.4 et 11.6, la période de mise en œuvre de l’action est prolongée d’une durée équivalente à celle de la suspension, sans préjudice de toute modification du contrat qui pourrait être nécessaire pour adapter
l’action aux nouvelles conditions de mise en œuvre. Le présent point 11.10 ne s’applique pas dans le cas d’une subvention de fonctionnement.
ARTICLE 12 - RESILIATION DU CONTRAT
Résiliation en cas de force majeure
12.1. Dans les cas prévus aux points 11.2 et 11.4, si le coordonnateur ou l’administration contractante estime que le présent contrat ne peut plus être mis en œuvre de façon effective ou appropriée, il ou elle consulte l’autre partie. À défaut d’accord sur une solution, le coordonnateur ou l’administration contractante peut résilier le contrat moyennant un préavis écrit de deux mois et sans être tenu(e) à une quelconque indemnité à ce titre.
Résiliation par l’administration contractante
12.2. Sans préjudice des dispositions du point 12.1, l’administration contractante peut, après avoir dûment consulté le coordonnateur, résilier le présent contrat ou mettre un terme à la participation de tout bénéficiaire au présent contrat, sans indemnité quelconque de sa part, dans les circonstances suivantes:
a) lorsqu’un(des) bénéficiaire(s), sans justification, n’exécute(nt) pas une des obligations substantielles qui lui(leur) incombent, individuellement ou collectivement au titre du présent contrat et que, mis en demeure par lettre de respecter ses(leurs) obligations, il(s) ne s’est(se sont) toujours pas acquitté(s) de celles-ci ou n’a(n’ont) pas fourni d’explication valable à l’expiration d’un délai de 30 jours à compter de la réception de cette lettre;
b) lorsqu’un (des) bénéficiaire(s) ou toute personne qui répond indéfiniment des dettes du(des) bénéficiaire(s) est(sont) déclaré(e)(s) en état de faillite, fait(font) l’objet d’une procédure d’insolvabilité ou de liquidation, que ses(leurs) biens sont administrés par un liquidateur ou sont placés sous administration judiciaire, a(ont) conclu un concordat préventif, se trouve(nt) en état de cessation d’activité ou dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature prévue par toute législation ou réglementation nationale applicable au(x) bénéficiaire(s);
c) lorsqu’un(des) bénéficiaire(s), ou toute entité ou personne apparentée, a(ont) été reconnu(s) coupable(s) d’une faute professionnelle grave constatée par tout moyen que l’administration contractante peut justifier;
d) lorsqu’il a été établi, par un jugement définitif ou une décision administrative définitive ou sur la base de preuves en la possession de l’administration contractante que le(s) bénéficiaire(s) a(ont) commis des actes de fraude ou de corruption ou a(ont) participé à une organisation criminelle, à des opérations de blanchiment d’argent ou de financement du terrorisme, à des infractions liées au terrorisme, au travail des enfants ou à d’autres formes de traite des êtres humains ou s’est(se sont) soustrait(s) à des obligations fiscales, sociales ou à toute autre obligation légale en vigueur, y compris en créant une entité à cette fin;
e) lorsqu’un changement juridique, financier, technique, d’organisation ou de contrôle ou la cessation de la participation d’un (de plusieurs) bénéficiaire(s) affecte de manière substantielle la mise en œuvre du présent contrat ou remet en cause la décision d’octroi de la subvention;
f) lorsqu’un(des) bénéficiaire(s) ou toute personne apparentée s’est(se sont) rendu(e)(s) coupable(s) de fausses déclarations en fournissant les informations requises aux fins de la procédure d’attribution ou de la mise en œuvre de l’action, ou n’a(n’ont) pas fourni des informations liées à l’action requises par l’administration contractante, ou ne les a(ont) pas fournies dans les délais fixés dans le présent contrat;
g) lorsqu’un(des) bénéficiaire(s) n’a(n’ont) pas rempli ses(leurs) obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou au paiement de taxes conformément aux dispositions légales du pays où il(s) est(sont) établi(s);
h) lorsque l’administration contractante détient la preuve que le(des) bénéficiaire(s) ou toute entité ou personne apparentée a(ont) manqué aux obligations qui lui(leur) incombent ou commis des irrégularités ou une fraude dans la procédure d’octroi ou la mise en œuvre de l’action;
i) lorsqu’un(des) bénéficiaire(s) fait(font) l’objet d’une sanction administrative visée au point 12.8;
j) lorsque l’administration contractante détient la preuve qu’un(des) bénéficiaire(s) se trouve(nt) en situation de conflit d’intérêts;
k) lorsque la Commission européenne détient la preuve qu’un(des) bénéficiaire(s) a(ont) commis des erreurs systémiques ou récurrentes, des irrégularités ou des fraudes ou a(ont) été déclaré(s) en défaut grave d’exécution de ses(leurs) obligations au titre d’autres subventions financées par l’Union européenne qui lui(leur) ont été octroyées dans des conditions similaires, pour autant que ces erreurs, irrégularités, fraudes ou défaut grave d’exécution des obligations aient une incidence matérielle sur le présent contrat.
Les motifs de résiliation visés aux points b), c), d), h), j) et k) peuvent également concerner des membres de l’organe d’administration, de direction ou de contrôle du(des) bénéficiaire(s) et/ou des personnes ayant un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle à l’égard du(des) bénéficiaire(s).
12.3. Dans les cas visés aux points c), f), h) et k) ci-dessus, on entend par «personne apparentée» toute personne physique ayant un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle à l’égard du(des) bénéficiaire(s). On entend par entité apparentée, en particulier, toute entité qui remplit les critères énoncés à l’article 1er de la septième directive 83/349/CEE du Conseil du 13 juin 1983.
12.4. Dans des cas dûment justifiés, le coordonnateur peut également mettre un terme à la participation du(de) bénéficiaire(s) au présent contrat. À cet effet, le coordonnateur communique à l’administration contractante les motifs justifiant la résiliation de la participation et la date à laquelle cette résiliation prendra effet, ainsi qu’une proposition concernant la réaffectation des tâches du(des) bénéficiaire(s) dont la participation a cessé ou relative à son(leur) remplacement possible. Cette proposition doit être envoyée suffisamment tôt avant la prise d’effet prévue de la résiliation. En cas d’accord de l’administration contractante, le contrat est modifié en conséquence, conformément à l’article 9.
12.5. Les obligations de paiement de l’Union européenne au titre du présent contrat prennent fin 18 mois après la fin de la période de mise en œuvre définie à l’article 2 des conditions particulières, sauf en cas de résiliation du contrat conformément à l’article 12.
L’administration contractante reporte cette date de fin, afin de pouvoir remplir ses obligations de paiement, dans tous les cas où le coordonnateur a présenté une demande de paiement conformément à des dispositions contractuelles ou, en cas de différend, jusqu’à l’achèvement de la procédure de règlement des différends prévue à l’article 13. L’administration contractante notifie au coordonnateur tout report de la date d’achèvement.
12.6. Le présent contrat est automatiquement résilié s’il n’a donné lieu à aucun paiement par l’administration contractante dans les deux ans suivant sa signature.
12.7. À la résiliation du contrat, le coordonnateur prend toutes les mesures immédiates pour mettre un terme à l’action de manière rapide et ordonnée et pour réduire au minimum les autres dépenses.
Sans préjudice de l’article 14, le(s) bénéficiaire(s) ne peu(ven)t prétendre qu’au paiement correspondant à la partie de l’action qui a été exécutée, à l’exclusion des frais liés à des engagements en cours dont l’exécution aura lieu après la résiliation.
À cet effet, le coordonnateur introduit une demande de paiement auprès de l’administration contractante dans le délai fixé au point 15.2, qui commence à courir à compter de la date de résiliation.
Dans les cas de résiliation prévus au point 12.1, l’administration contractante peut accepter de rembourser les dépenses résiduelles inévitables supportées pendant la période de préavis, à condition que le premier alinéa du présent point 12.7 ait été correctement exécuté.
Dans les cas de résiliation prévus au point 12.2 a), c), d), f), h) et k), l’administration contractante peut, après consultation du coordonnateur en bonne et due forme et en fonction de la gravité des manquements, exiger le remboursement partiel ou total des montants indûment versés au titre de l’action.
12.8 Sans préjudice de l’application d’autres sanctions contractuelles, peuvent être exclus de tous les marchés et de toutes les subventions financés par l’UE, à l’issue d’une procédure contradictoire conforme au règlement financier applicable, le(s) bénéficiaire(s) qui, plus particulièrement:
a) en matière professionnelle, a(ont) commis une faute grave, des irrégularités ou a(ont) gravement manqué aux obligations essentielles dans l’exécution du contrat ou s’est(se sont) soustrait(s) à des obligations fiscales ou sociales ou à toute autre obligation légale applicable, y compris en créant une entité à cette fin. La durée de l’exclusion ne dépasse pas la durée fixée par jugement définitif ou décision administrative définitive ou, à défaut, trois ans;
b) sont coupables de fraude, de corruption, de participation à une organisation criminelle, de blanchiment d’argent, d’infractions liées au terrorisme, au travail des enfants ou à la traite d’êtres humains. La durée de l’exclusion n’excède pas la durée fixée par jugement définitif ou décision administrative définitive ou, à défaut, cinq ans.
12.9 Dans les situations mentionnées au point 12.8, en plus ou en lieu et place de la sanction d’exclusion, le(s) bénéficiaire(s) peu(ven)t également être frappé(s) de sanctions financières représentant jusqu’à 10 % du montant de la subvention.
12.10 Lorsque l’administration contractante est en droit d’infliger des sanctions financières, elle peut les déduire de toutes sommes dues au(x) bénéficiaire(s) ou appeler la garantie appropriée.
12.11 La décision d’infliger des sanctions administratives peut être publiée sur un site internet spécialisé, en nommant explicitement le(les) bénéficiaire(s).
ARTICLE 13 - DROIT APPLICABLE ET REGLEMENT DES DIFFERENDS
13.1. La loi applicable au présent contrat est celle du pays de l’administration contractante ou, lorsque l’administration contractante est la Commission européenne, le droit applicable de l’Union européenne, complété, si nécessaire, par le droit belge.
13.2. Les parties mettent tout en œuvre pour régler à l’amiable tout différend survenant entre elles durant l’exécution du présent contrat. À cet effet, elles se communiquent par écrit leur position, et se rencontrent à la demande de l’une d’elles. Le coordonnateur et l’administration contractante doivent répondre dans un délai de 30 jours à une demande de règlement à l’amiable. Passé ce délai ou si la tentative de règlement à l’amiable n’aboutit pas dans un délai de 120 jours après la première demande, le coordonnateur ou l’administration contractante peut notifier à l’autre partie qu’il considère que la procédure a échoué.
13.3. En cas d’échec du règlement à l’amiable, le coordonnateur et l’administration contractante peuvent décider d’un commun accord de soumettre le différend à la conciliation de la Commission européenne si celle-ci n’est pas l’administration contractante. Si aucun règlement n’intervient dans un délai de 120 jours après le lancement de la procédure de conciliation, chaque partie peut notifier à l’autre qu’elle considère que la procédure a échoué.
13.4. En cas d’échec des procédures mentionnées ci-dessus, chaque partie peut porter le différend devant les tribunaux du pays dont relève l’administration contractante, ou devant les tribunaux de Bruxelles lorsque l’administration contractante est la Commission européenne.
DISPOSITIONS FINANCIÈRES
ARTICLE 14 - COUTS ELIGIBLES
14.1. Les coûts éligibles sont les coûts réellement supportés par le(s) bénéficiaire(s), qui remplissent l’ensemble des critères suivants:
a) ils sont encourus pendant la période de mise en œuvre de l’action telle que définie à l’article 2 des conditions particulières. Plus précisément:
(i) les coûts liés à des services et travaux doivent porter sur des activités réalisées durant la période de mise en œuvre. Les coûts afférents à des fournitures doivent concerner la livraison et l’installation de matériels durant la période de mise en œuvre. La signature d’un contrat, la passation d’une commande ou l’engagement d’une dépense pendant la période de mise en œuvre pour la fourniture future de services, de travaux ou de fournitures, devant intervenir après la fin de la période de mise en œuvre de l’action, ne répondent pas à cette exigence. Les transferts en espèces entre le coordonnateur et/ou l’(les) autre(s) bénéficiaire(s) et/ou la(les) entité(s) affiliée(s) ne peuvent être considérés comme des frais supportés;
(ii) les frais supportés devraient être payés avant la soumission des rapports finaux. Ils peuvent être payés ultérieurement, pour autant qu’ils soient mentionnés dans le rapport final, avec la date de paiement estimée;
(iii) une exception est prévue pour les frais liés aux rapports finaux, notamment la vérification des dépenses, l’audit et l’évaluation finale de l’action, susceptibles d’être supportés après la période de mise en œuvre de l’action;
(iv) les procédures d’attribution de marché visées à l’article 10 peuvent avoir été engagées et des contrats peuvent être conclus par le(s) bénéficiaire(s) avant le début de la période de mise en œuvre, pour autant que les dispositions de l’annexe IV aient été respectées;
b) ils sont mentionnés dans le budget prévisionnel global de l’action;
c) ils sont nécessaires à l’exécution de l’action;
d) ils sont identifiables et vérifiables, et sont notamment inscrits dans la comptabilité du(des) bénéficiaire(s) et déterminés conformément aux normes comptables et aux pratiques habituelles du(des) bénéficiaire(s) en matière de comptabilité analytique;
e) ils satisfont aux exigences de la législation fiscale et sociale en vigueur;
f) ils sont raisonnables, justifiés et respectent le principe de bonne gestion financière, notamment en matière d’économie et d’efficacité.
14.2. Sous réserve du point 14.1 et, s’il y a lieu, du respect des dispositions de l’annexe IV, sont éligibles les coûts directs suivants du(des) bénéficiaire(s):
a) le coût du personnel affecté à l’action, correspondant aux salaires bruts réels incluant les charges sociales et les autres coûts entrant dans la rémunération (à l’exclusion des primes); les salaires et frais ne doivent pas excéder ceux normalement supportés par le ou les bénéficiaires, à moins d’une justification indiquant que le dépassement est indispensable à la réalisation de l’action;
b) les frais de déplacement et de séjour du personnel et d’autres personnes participant à l’action, pour autant qu’ils ne dépassent pas ceux normalement supportés par le(s) bénéficiaire(s) conformément à ses(leurs) règles et réglementations. En outre, les barèmes publiés par la Commission européenne au moment de la signature du contrat ne peuvent jamais être dépassés;
c) les frais d’achat d’équipement (neuf ou d’occasion) et de fournitures destinés spécifiquement aux besoins de l’action, pour autant qu’ils fassent l’objet d’un transfert de propriété à la fin de l’action comme prévu au point 7.5;
d) les coûts d’amortissement, les coûts de location ou de crédit-bail d’équipements (neufs ou d’occasion) et de fournitures destinés spécifiquement aux besoins de l’action;
e) le coût des biens consommables spécifiquement consacrés à l’action;
f) les frais découlant de marchés de services, de fournitures et de travaux passés par le(s) bénéficiaire(s) pour les besoins de l’action, conformément à l’article 10; sont inclus les frais liés au recours à des experts pour améliorer la qualité du cadre logique (par exemple, l’exactitude des niveaux de référence, les systèmes de suivi, etc.), tant au début de la mise en œuvre de l’action que pendant celle-ci;
g) les coûts découlant directement d’exigences posées par le contrat (diffusion d’informations, évaluation spécifique de l’action, audits, traductions, reproduction, assurances, etc.), y compris les frais de services financiers (notamment le coût des transferts et des garanties financières lorsqu’elles sont requises conformément au contrat);
h) les impôts, taxes et droits, y compris la TVA, liés à la finalité de l’action, payés et non récupérables par le(s) bénéficiaire(s), sauf disposition contraire dans les conditions particulières;
i) les frais généraux, dans le cas d’une subvention de fonctionnement;
j) les coûts liés au bureau de projet;
les coûts réellement supportés en relation avec un bureau de projet utilisé pour l’action ou une partie de ces coûts peuvent être acceptés en tant que coûts directs éligibles si:
1. la nécessité de créer ou d’utiliser un bureau de projet est reconnue par l’administration contractante dans les conditions particulières;
2. la description du bureau de projet, les services ou ressources qu’il met à disposition, sa capacité globale et (le cas échéant) la clé de répartition sont fournis dans la description de l’action et le budget;
3. (le cas échéant) la clé de répartition reflète raisonnablement la part des ressources ou services nécessaires et effectivement utilisés pour l’action;
4. les coûts concernés respectent les critères d’éligibilité des coûts visés au point 14.1;
5. ils relèvent de l’une des catégories suivantes:
i) les coûts du personnel directement affecté aux activités du bureau de projet;
ii) les coûts d’amortissement, de location ou de crédit-bail de bâtiments, d’équipements et d’actifs;
iii) les coûts des contrats de maintenance et de réparation;
iv) le coût des biens consommables et des fournitures spécifiquement consacrés à l’action;
v) les coûts des services informatiques et de télécommunications;
vi) les coûts des contrats de gestion des installations, y compris les frais de sécurité et d’assurance;
vii) les impôts, taxes et droits, y compris la TVA, liés à la finalité de l’action, payés et non récupérables par le(s) bénéficiaire(s), sauf disposition contraire dans les conditions particulières.
14.3. Le paiement de la contribution de l’UE peut être partiellement ou entièrement lié à l’obtention de résultats mesurés par rapport à des niveaux de référence préalablement fixés ou au moyen d’indicateurs de performance. Ce financement basé sur la performance n’est pas soumis aux autres points de l’article 14. Les résultats pertinents et les moyens de mesurer leur degré de réalisation doivent être clairement décrits dans l’annexe I.
Le montant à verser pour chaque résultat obtenu est indiqué dans l’annexe III. La méthode à utiliser pour le calculer est clairement décrite dans l’annexe I, en tenant compte du principe de bonne gestion financière et en évitant le double financement des coûts.
L’organisation n’est pas tenue de déclarer les coûts liés à l’obtention des résultats. Elle doit néanmoins soumettre les éventuelles pièces justificatives nécessaires, y compris, s’il y a lieu, les documents comptables pertinents, pour prouver que les résultats déclenchant le paiement indiqués aux annexes I et III ont bien été obtenus. Le point 15.1 (calendrier des paiements), le point 15.7 (vérification des dépenses) et le point 17.3 (principe du non- profit) ne s’appliquent pas à la partie de l’action soutenue par un financement basé sur la performance.
14.4. Conformément aux dispositions détaillées figurant dans l’annexe III et dans l’annexe K des lignes directrices à l’intention des demandeurs de subventions, les coûts éligibles peuvent également être constitués de l’une des options de coûts suivantes ou d’une combinaison de celles-ci:
a) coûts unitaires;
b) montants forfaitaires;
c) financements à taux forfaitaire;
14.5. Les méthodes utilisées par le(s) bénéficiaire(s) pour déterminer les coûts unitaires, les montants forfaitaires ou les financements à taux forfaitaire doivent être clairement décrites et motivées dans l’annexe III et doivent respecter les principes de cofinancement et d’absence de double financement. Quand cela est possible et approprié, les montants forfaitaires, coûts unitaires ou taux forfaitaires sont déterminés de manière à permettre leur versement lorsque des produits et/ou des résultats concrets sont atteints. Lorsqu’un résultat comporte plusieurs produits ou sous-résultats, il convient de le ventiler en sous- lignes budgétaires et d’attribuer à chaque produit ou sous-résultat une partie du montant indiqué pour le résultat, afin de permettre des paiements partiels dans le cas où le résultat ne serait pas atteint.
Les coûts déclarés selon les options de coûts simplifiés doivent répondre aux critères d’admissibilité fixés aux points 14.1 et 14.2. Ils ne doivent pas obligatoirement être étayés par des pièces comptables ou justificatives, à l’exception de celles nécessaires pour démontrer le respect des conditions permettant un remboursement, fixées dans les annexes I, III et K des lignes directrices à l’intention des demandeurs de subventions.
Ces coûts ne peuvent pas comprendre des coûts inéligibles tels que visés au point 14.11 ni des coûts déjà déclarés sous un autre poste ou une autre ligne budgétaire du présent contrat.
Les montants ou les taux des coûts unitaires, les montants forfaitaires ou les financements à taux forfaitaire fixés dans l’annexe III ne peuvent pas être modifiés de manière unilatérale ni être remis en cause par des vérifications ex post.
14.6. Les options simplifiées en matière de coûts intégrées dans les pratiques du bénéficiaire en matière de comptabilité analytique et non basées sur les résultats ne peuvent être autorisées que si elles ont été acceptées par les autorités nationales dans le cadre de systèmes de financement comparables, conformément à l’annexe K des lignes directrices à l’intention des demandeurs de subventions.
14.7. Une réserve pour imprévus et/ou pour d’éventuelles fluctuations des taux de change, plafonnée à 5 % du montant des coûts directs éligibles, peut être inscrite au budget de l’action pour permettre les ajustements rendus nécessaires par un changement imprévisible des circonstances sur le terrain. Elle ne peut être utilisée qu’avec l’autorisation écrite préalable de l’administration contractante, sur requête dûment justifiée du coordonnateur.
14.8. Les coûts indirects de l’action sont les coûts éligibles qui ne peuvent être identifiés comme des coûts spécifiques directement liés à la mise en œuvre de l’action et qui ne peuvent pas faire l’objet d’une imputation directe à son budget, conformément aux conditions d’éligibilité énoncées au point 14.1, mais qui sont néanmoins supportés par le ou les bénéficiaires en lien avec les coûts directs éligibles de l’action. Ils ne peuvent pas comprendre des coûts inéligibles tels que visés au point 14.11 ni des coûts déjà déclarés sous un autre poste ou une autre ligne budgétaire du présent contrat.
Dans la mesure où cela n’entraîne pas un profit dans le cadre de l’action, un pourcentage fixe du montant total des coûts directs éligibles de l’action ne dépassant pas celui fixé au point 3.3 des conditions particulières peut être considéré comme destiné à couvrir les coûts indirects de l’action.
Les coûts indirects ne sont pas éligibles dans le cadre d’une subvention à l’action octroyée à un bénéficiaire qui reçoit déjà, au cours de la période considérée, une subvention de fonctionnement financée sur le budget de l’Union européenne.
Le présent point 14.8 ne s’applique pas dans le cas d’une subvention de fonctionnement.
14.9. Les éventuelles contributions en nature, qui doivent être énumérées séparément dans l’annexe III, ne correspondent pas à des dépenses effectives et ne constituent pas des coûts éligibles. Sauf mention contraire dans les conditions particulières, les contributions en nature ne peuvent être considérées comme représentant un cofinancement par le(s) bénéficiaire(s).
Si des contributions en nature sont acceptées en tant que cofinancement, le(s) bénéficiaire(s) s’assure(nt) du respect des règles nationales en matière fiscale et de sécurité sociale.
Nonobstant ce qui précède, si la description de l’action prévoit des contributions en nature, celles-ci doivent être fournies.
14.10. La valeur des travaux effectués par des bénévoles peut être reconnue en tant que coût éligible de l’action et considérée comme représentant un cofinancement par le(s) bénéficiaire(s).
Lorsque les coûts éligibles estimés comprennent des frais relatifs à des travaux effectués par des bénévoles, la contribution de l’UE ne dépasse pas les coûts éligibles estimés autres que les frais afférents aux travaux effectués par des bénévoles.
Les bénéficiaires déclarent les frais de personnel afférents aux travaux effectués par des bénévoles sur la base des coûts unitaires autorisés, conformément aux points 14.4 et suivants1.
Ce type de coûts doit être présenté séparément des autres coûts éligibles dans le budget prévisionnel. La valeur des travaux effectués par des bénévoles doit toujours être exclue du calcul des coûts indirects.
Les travaux effectués par des bénévoles peuvent représenter jusqu’à 50 % du cofinancement, ce dernier correspondant à la part non financée par la contribution de l’Union.
14.11. Sont considérés comme non éligibles les coûts suivants:
a) les dettes et la charge de la dette (intérêts);
b) les provisions pour pertes, créances ou dettes futures éventuelles;
c) les coûts déclarés par le(s) bénéficiaire(s) et pris en charge dans le cadre d’une autre action ou d’un autre programme de travail donnant lieu à une subvention octroyée par l’Union européenne (y compris par l’intermédiaire du Fonds européen de développement);
d) les achats de terrains ou d’immeubles, sauf s’ils sont nécessaires à la mise en œuvre directe de l’action et respectent les conditions définies dans les conditions particulières; dans tous les cas, leur propriété doit être transférée conformément au point 7.5 au plus tard à la fin de l’action;
e) les pertes de change;
f) les crédits à des tiers, sauf indication contraire dans les conditions particulières;
g) les contributions en nature (sauf pour les travaux effectués par des bénévoles);
h) le coût des salaires du personnel des administrations nationales, sauf indication contraire dans les conditions particulières et uniquement dans la mesure où ce coût est lié à des activités que l’autorité publique concernée n’exercerait pas si l’action n’était pas réalisée;
i) les primes incluses dans les frais de personnel;
j) les intérêts négatifs facturés par des banques ou d’autres institutions financières.
14.12. Si les conditions particulières contiennent une disposition relative aux entités affiliées au bénéficiaire, les coûts supportés par ces entités peuvent être éligibles, pour autant qu’ils remplissent les conditions énoncées aux articles 14 et 16 et que le bénéficiaire assure que les articles 3, 4, 5, 6, 8, 10 et 16 sont également applicables à l’entité.
1 La valeur de ces coûts unitaires est définie par la Commission à l’adresse suivante: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxxxx/xxxxxx?xxxxX(0000)0000&xxxxxxx
ARTICLE 15 - PAIEMENTS ET INTERETS DE RETARD
Modalités de paiement
15.1. L’administration contractante est tenue de verser la subvention au coordonnateur selon une des procédures de paiement décrites ci-après, conformément à l’article 4 des conditions particulières.
Option nº 1: actions dont la période de mise en œuvre ne dépasse pas 12 mois ou subvention d’un montant inférieur ou égal à 100 000 EUR
(i) un versement de préfinancement initial d’un montant égal à 80 % du montant maximum mentionné au point 3.2 des conditions particulières (hors imprévus);
(ii) le solde du montant final de la subvention.
Option nº 2: actions dont la période de mise en œuvre dépasse 12 mois et subvention d’un montant supérieur à 100 000 EUR
(i) un versement de préfinancement initial représentant 100 % de la part du budget prévisionnel financée par l’administration contractante pour la première période de référence (hors imprévus). La part du budget financée par l’administration contractante est calculée en appliquant le pourcentage fixé au point 3.2 des conditions particulières;
(ii) de nouveaux versements de préfinancement représentant 100 % de la part du budget prévisionnel financée par l’administration contractante correspondant à la période de référence suivante (hors imprévus non autorisés):
− par «période de référence», on entend une période de douze mois, sauf disposition contraire prévue dans les conditions particulières. Lorsque la période restant jusqu’à la fin de l’action est égale ou inférieure à 18 mois, la période de référence la couvre entièrement;
− dans les 60 jours suivant la fin de la période de référence, le coordonnateur présente un rapport intermédiaire ou, s’il n’est pas en mesure de le faire, en signale les raisons à l’administration contractante et présente un résumé de l’état d’avancement de l’action;
− si, à la fin de la période de référence, la part des dépenses réellement supportées financée par l’administration contractante est inférieure à 70 % du montant précédemment versé (et à 100 % de tout versement antérieur), la tranche de préfinancement suivante est diminuée du montant correspondant à la différence entre le seuil de 70 % du montant de préfinancement précédemment versé et la part des dépenses réellement supportées financée par l’administration contractante;
− le coordonnateur peut présenter une demande de versement d’une nouvelle tranche de préfinancement avant la fin de la période de référence, lorsque la part des dépenses réellement supportées financée par l’administration contractante est supérieure à 70 % du montant précédemment versé (et à 100 % de tout versement antérieur). Dans ce cas, la période de référence suivante recommence à courir à partir de la date de fin de la période couverte par cette demande de paiement;
− en outre, pour les subventions d’un montant supérieur à 5 000 000 EUR, le versement d’une nouvelle tranche de préfinancement ne peut être effectué que si la part des coûts éligibles approuvés financée par
l’administration contractante est au moins égale au montant total de tous les versements précédents, à l’exclusion du dernier;
− le montant cumulé des versements de préfinancement ne peut dépasser 90 % du montant mentionné au point 3.2 des conditions particulières, hors imprévus non autorisés;
(iii) le solde du montant final de la subvention.
Option nº 3: toutes les actions
(i) le montant final de la subvention.
Remise des rapports finaux
15.2. Le coordonnateur remet le rapport final à l’administration contractante au plus tard trois mois après la fin de la période de mise en œuvre définie à l’article 2 des conditions particulières. Le délai de présentation du rapport final est porté à six mois lorsque le coordonnateur n’a pas son siège dans le pays où l’action est mise en œuvre.
Demande de paiement
15.3. La demande de paiement est établie conformément au modèle figurant à l’annexe V et est accompagnée des documents suivants:
a) un rapport descriptif et financier conformément à l’article 2;
b) un budget prévisionnel pour la période de référence suivante dans le cas d’une demande de nouveau préfinancement;
c) un rapport de vérification des dépenses ou, le cas échéant, une ventilation détaillée des dépenses conformément au point 15.7.
Le contrat signé fait office de demande de paiement pour le versement du préfinancement initial. Une garantie financière est jointe si les conditions particulières l’exigent.
Le paiement n’emporte reconnaissance ni de la régularité ni du caractère authentique, complet ou exact des déclarations et informations fournies.
15.4. Le paiement de préfinancement initial est effectué dans un délai de 30 jours suivant la réception de la demande de paiement par l’administration contractante.
Les paiements de préfinancement suivants et les paiements du solde sont effectués dans un délai de 60 jours à compter de la réception de la demande de paiement par l’administration contractante.
Toutefois, les paiements de préfinancement suivants et les paiements du solde sont effectués dans un délai de 90 jours à compter de la réception de la demande de paiement par l’administration contractante dans l’un des cas suivants:
a) un bénéficiaire avec une(des) entité(s) affiliée(s);
b) si plus d’un bénéficiaire est partie au contrat;
c) si l’administration contractante n’est pas la Commission;
d) pour des subventions supérieures à 5 000 000 EUR.
La demande de paiement est réputée acceptée en l’absence de réponse écrite de l’administration contractante dans les délais précités.
Suspension de la période de paiement
15.5. Sans préjudice de l’article 12, les délais de paiement peuvent être suspendus en informant le coordonnateur de ce qui suit:
a) le montant indiqué dans sa demande de paiement n’est pas exigible; ou
b) les pièces justificatives requises n’ont pas été fournies; ou
c) les rapports narratifs ou financiers nécessitent des éclaircissements, des modifications ou des informations complémentaires; ou
d) il existe des doutes quant à l’éligibilité des dépenses et il convient de procéder à des vérifications complémentaires, y compris par des contrôles sur place ou un audit, pour s’assurer du caractère éligible des dépenses; ou
e) il est nécessaire de vérifier, y compris au moyen d’une enquête de l’OLAF, si des violations des obligations, des irrégularités ou des comportements frauduleux présumés ont effectivement eu lieu lors de la procédure d’attribution de la subvention ou de la mise en œuvre de l’action; ou
f) il est nécessaire de vérifier si le(s) bénéficiaire(s) a(ont) manqué à l’une des obligations substantielles qui lui(leur) incombent en vertu du présent contrat; ou
g) les obligations en matière de visibilité et, le cas échéant, de communication figurant à l’article 6 ou dans les conditions particulières ne sont pas respectées.
La suspension des délais de paiement prend effet à la date d’envoi de l’information susmentionnée au coordonnateur. Le délai de paiement recommence à courir à partir de la date d’enregistrement de la demande de paiement correctement établie. Le coordonnateur fournit tous les documents, éclaircissements ou informations requis dans un délai de 30 jours à compter de la demande.
Si, en dépit des documents, éclaircissements ou informations fournis par le coordonnateur, la demande de paiement est toujours irrecevable, ou si la procédure d’octroi ou la mise en œuvre de la subvention se révèle entachée d’irrégularités, de fraude ou de violation des obligations, l’administration contractante peut suspendre les paiements et peut, dans les cas prévus à l’article 12, résilier le contrat.
En outre, l’administration contractante peut également suspendre les paiements à titre conservatoire et sans préavis, avant ou au lieu de résilier le contrat, comme le permet l’article 12.
Intérêts de retard
15.6. Si l’administration contractante paie le coordonnateur après le délai, elle verse des intérêts de retard calculés comme suit:
a) au taux de réescompte de la banque centrale du pays où est établie l’administration contractante si les paiements sont effectués dans la monnaie de ce pays;
b) au taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement en euros tel que publié au Journal officiel de l’Union européenne, série C, si les paiements sont effectués en euros;
c) le premier jour du mois au cours duquel ce délai a expiré, majoré de trois points et demi. L’intérêt de retard porte sur la période écoulée entre la date d’expiration du délai de paiement et la date de débit du compte de l’administration contractante.
Par dérogation, lorsque l’intérêt calculé conformément à cette disposition est d’un montant inférieur ou égal à 200 EUR, il n’est versé au coordonnateur que sur demande, présentée dans les deux mois qui suivent la réception du paiement tardif.
Cet intérêt n’est pas considéré comme un revenu aux fins de l’article 17.
Le présent point 15.6 ne s’applique pas si le coordonnateur est un État membre de l’Union européenne, notamment des collectivités locales ou régionales ou tout autre organisme public agissant au nom et pour le compte de l’État membre aux fins du contrat.
Rapport de vérification des dépenses
15.7. Le coordonnateur doit fournir un rapport de vérification des dépenses pour:
a) toute demande de versement d’une nouvelle tranche de préfinancement dans le cas de subventions d’un montant supérieur à 5 000 000 EUR;
b) tout rapport final dans le cas d’une subvention d’un montant supérieur à 100 000 EUR.
Le rapport de vérification des dépenses doit être conforme au modèle figurant dans l’annexe VII et avoir été établi par un auditeur approuvé ou choisi par l’administration contractante. L’auditeur doit remplir les exigences fixées dans les termes de référence pour la vérification des dépenses, qui figurent dans l’annexe VII.
L’auditeur examine si les frais déclarés par le(s) bénéficiaire(s) et les recettes de l’action sont réels, comptabilisés avec exactitude et éligibles conformément aux dispositions du présent contrat. Le rapport de vérification des dépenses porte sur l’ensemble des dépenses non couvertes par un éventuel rapport de vérification des dépenses précédent.
S’il n’est pas exigé de joindre une vérification des dépenses aux demandes de versement de préfinancement, une ventilation détaillée des dépenses couvrant les périodes de référence précédentes non encore couvertes sera fournie pour chaque nouvelle demande de préfinancement, à partir de la deuxième demande de nouveau versement de préfinancement (3e, 5e, 7e… versement de préfinancement).
La ventilation détaillée des dépenses doit fournir les renseignements suivants pour chaque poste de dépense du rapport financier et pour tous les enregistrements et transactions sous-jacents: montant de l’enregistrement ou de la transaction, référence comptable (livre-journal, grand livre ou autre référence pertinente), description de l’enregistrement ou de la transaction (détaillant la nature de la dépense) et référence aux pièces justificatives (par ex. numéro de facture, fiche de salaire ou autre référence pertinente), conformément au point 16.1. Elle doit être fournie, dans la mesure du possible, sous format électronique et sous la forme d’un tableur (Excel ou similaire).
La ventilation détaillée des dépenses doit être accompagnée d’une déclaration sur l’honneur du coordonnateur certifiant le caractère complet, fiable et sincère des informations contenues dans sa demande de paiement et certifiant aussi que les coûts déclarés ont été supportés et peuvent être considérés comme éligibles, conformément aux dispositions du contrat.
Dans tous les cas, le rapport final comprend une ventilation détaillée des dépenses portant sur l’ensemble de l’action.
Lorsque la subvention prend la forme d’un remboursement de coûts éligibles réellement supportés et est uniquement exprimée en valeur absolue (et non en pourcentage de la contribution de l’UE par rapport aux coûts éligibles totaux), la vérification peut se limiter
au montant payé par la Commission pour l’action concernée (elle ne doit pas obligatoirement couvrir l’action dans son ensemble).
Lorsque le coordonnateur est une administration ou un organisme public, l’administration contractante peut accepter une ventilation détaillée des dépenses en lieu et place du rapport de vérification des dépenses.
Le coordonnateur ne doit pas fournir de rapport de vérification des dépenses si la vérification est effectuée directement par le personnel de l’administration contractante, par la Commission ou par un organisme autorisé à le faire pour leur compte, conformément au point 5.2 des conditions particulières.
Garantie financière
15.8. Si la valeur de la subvention dépasse 60 000 EUR, l’administration contractante peut exiger une garantie financière d’un montant équivalent au versement de préfinancement initial.
Cette garantie est libellée en euros ou dans la monnaie de l’État dont relève l’administration contractante, conformément au modèle figurant dans l’annexe VIII. La garantie est fournie par un organisme bancaire ou financier agréé établi dans l’un des États membres de l’Union européenne. Lorsque le coordonnateur est établi dans un pays tiers, l’administration contractante peut accepter qu’un établissement bancaire ou financier établi dans ce pays tiers fournisse la garantie si elle estime qu’il présente des assurances et des caractéristiques équivalentes à celles délivrées par un établissement bancaire ou financier établi dans un État membre de l’Union européenne. Cette garantie reste en vigueur jusqu’à sa libération par l’administration contractante lors du paiement du solde.
Si, au cours de l’exécution du contrat, la personne morale ou physique qui fournit la garantie i) n’est pas capable ou désireuse de respecter ses engagements, ii) n’est pas autorisée à émettre des garanties aux administrations contractantes ou iii) semble ne pas disposer d’un financement fiable, ou si la garantie financière cesse d’être valable et si le coordonnateur ne la remplace pas, l’administration contractante peut soit déduire de paiements futurs dus au coordonnateur en vertu du contrat un montant équivalant au versement de préfinancement, soit mettre le coordonnateur en demeure de fournir une nouvelle garantie aux mêmes conditions que la précédente. Si le coordonnateur ne constitue pas une nouvelle garantie, l’administration contractante peut résilier le contrat.
Cette disposition ne s’applique pas si le coordonnateur est un organisme sans but lucratif, un organisme ayant conclu une convention-cadre de partenariat avec la Commission européenne, une administration ou un organisme public, sauf disposition contraire des conditions particulières.
Règles pour la conversion monétaire
15.9. Les paiements au coordonnateur sont effectués par l’administration contractante sur le compte bancaire mentionné dans le formulaire «signalétique financier» figurant dans l’annexe V, qui permet d’identifier les fonds versés par l’administration contractante. L’administration contractante effectue les paiements dans la monnaie prévue dans les conditions particulières.
Les rapports sont présentés dans la monnaie indiquée dans les conditions particulières et peuvent être établis à partir d’états financiers libellés dans d’autres monnaies, conformément à la législation et aux normes comptables applicables au(x) bénéficiaire(s). Dans ce cas et aux fins de l’établissement des rapports, la conversion dans la monnaie indiquée dans les conditions particulières sera effectuée en utilisant le taux de change utilisé pour l’enregistrement de chaque contribution de l’administration contractante dans les comptes du(des) bénéficiaire(s), sauf disposition contraire figurant dans les conditions
particulières. Si, à la fin de l’action, une partie des dépenses est préfinancée par le(s) bénéficiaire(s) (ou par d’autres donateurs), le taux de conversion à appliquer à ce solde est celui fixé dans les conditions particulières conformément aux pratiques comptables habituelles du(des) bénéficiaire(s). Si aucune disposition spécifique n’est prévue dans les conditions particulières, le taux de change de la dernière tranche versée par l’administration contractante sera appliqué.
15.10. Sauf disposition contraire des conditions particulières, les frais supportés dans d’autres monnaies que celle utilisée dans les comptes du(des) bénéficiaire(s) pour l’action sont convertis conformément aux pratiques comptables habituelles de celui(ceux)-ci, pour autant que celles-ci respectent les exigences fondamentales suivantes: i) elles sont consignées en tant que règles comptables, c’est-à-dire qu’il s’agit de la méthode habituellement utilisée par le bénéficiaire; ii) elles sont appliquées de manière cohérente;
iii) elles assurent le traitement égal de tous les types de transactions et de sources de financement; iv) le système peut être démontré et les taux de change sont facilement vérifiables.
En cas de fluctuation des taux de change de nature exceptionnelle, les parties se consultent en vue de modifier l’action afin de réduire les effets d’une telle fluctuation. En cas de besoin, l’administration contractante peut prendre des mesures supplémentaires telles que la résiliation du contrat.
ARTICLE 16 - COMPTABILITE ET CONTROLES TECHNIQUES ET FINANCIERS
Comptes
16.1. Le(s) bénéficiaire(s) tien(nen)t des relevés et des comptes précis et systématiques relatifs à la mise en œuvre de l’action, sous la forme d’une comptabilité spécifique en partie double.
Cette comptabilité:
a) peut être intégrée au système comptable habituel du(des) bénéficiaire(s), ou venir en complément de ce système;
b) respecte les politiques et règles en matière de comptabilité et de tenue des livres applicables dans le pays concerné;
c) doit permettre le suivi, l’identification et la vérification aisés des revenus et dépenses relatives à l’action.
16.2. Le coordonnateur doit veiller à ce qu’un rapprochement adéquat puisse être aisément effectué entre tout rapport financier requis en vertu de l’article 2 et son système comptable ainsi que les comptes et relevés correspondants. À cet effet, le(s) bénéficiaire(s) prépare(nt) et conserve(nt), à des fins de vérification, les rapprochements de comptes appropriés, ainsi que les tableaux complémentaires, analyses et autres comptes détaillés.
Droit d’accès
16.3. Le(s) bénéficiaire(s) autorise(nt) la réalisation de vérifications par la Commission européenne, l’Office européen de lutte antifraude, le Parquet européen, la Cour des comptes européenne et tout auditeur externe mandaté par l’administration contractante. Le(s) bénéficiaire(s) est(sont) tenu(s) de prendre toutes les mesures nécessaires pour faciliter leur travail.
16.4. Le(s) bénéficiaire(s) autorise(nt) les entités ci-dessus:
a) à accéder aux sites et aux locaux où l’action est mise en œuvre;
b) à examiner ses(leurs) systèmes comptables et d’information, documents et bases de données concernant la gestion technique et financière de l’action;
c) à prendre copie de documents;
d) à effectuer des contrôles sur place;
e) à mener un audit complet sur la base de tous les documents comptables et de tout autre document relatif au financement de l’action.
16.5. En outre, l’Office européen de lutte antifraude sera autorisé à effectuer des contrôles et vérifications sur place selon les procédures prévues par la législation de l’Union européenne pour la protection des intérêts financiers de l’Union contre les fraudes et autres irrégularités.
S’il y a lieu, les résultats pourront conduire à des décisions de recouvrement par la Commission.
16.6. L’accès accordé aux agents de la Commission européenne, de l’Office européen de lutte antifraude, du Parquet européen et de la Cour des comptes européenne et à tout auditeur externe mandaté par l’administration contractante effectuant les vérifications prévues par le présent article ainsi que par le point 15.7 s’effectue sous couvert de la confidentialité vis-à-vis de tiers, sans préjudice des obligations de droit public auxquelles ils sont soumis.
Conservation des dossiers
16.7. Le(s) bénéficiaire(s) conserve(nt) tous les dossiers et toutes les pièces comptables et justificatives liés au présent contrat pendant cinq ans après le versement du solde, et pendant trois ans dans le cas de subventions n’excédant pas 60 000 EUR, et dans tous les cas jusqu’à ce que les audits, vérifications, recours, litiges ou réclamations en cours aient été menés à leur terme.
Les dossiers doivent être facilement accessibles et classés de façon à permettre leur consultation aisée, le coordonnateur étant tenu d’informer l’administration contractante du lieu précis où ils sont conservés.
16.8. Toutes les pièces justificatives doivent être disponibles soit sous leur forme originale, y compris sous forme électronique, soit sous forme de copie.
16.9. Outre les rapports mentionnés à l’article 2, les documents visés par le présent article comprennent notamment:
a) des registres comptables (informatisés ou manuels) émanant du système comptable du(des) bénéficiaire(s), tels que le grand-livre des comptes, les livres auxiliaires et les comptes salaires, les registres des actifs immobilisés et toute autre information comptable pertinente;
b) des preuves des procédures de passation de marchés, telles que les documents d’appels d’offres, les offres des soumissionnaires et les rapports d’évaluation;
c) des preuves d’engagements, telles que les contrats et bons de commande;
d) des preuves de prestation de services, telles que les rapports approuvés, les feuilles de présence, les billets de transport, la preuve de la participation à des séminaires, conférences ou formations (y compris la documentation et les matériels reçus, les certificats), etc.;
e) des preuves de réception de biens, telles que les bons de livraison émanant des fournisseurs;
f) des preuves de réalisation de travaux, telles que les certificats de réception;
g) des preuves d’achats, telles que des factures et des reçus;
h) des preuves de paiement, telles que des extraits bancaires, des avis de débit, des preuves d’acquittement par le contractant;
i) des preuves que le remboursement des taxes et/ou de la TVA payées ne peut pas être demandé;
j) concernant les frais de carburant et de lubrifiant, une liste récapitulative du kilométrage parcouru, de la consommation moyenne des véhicules utilisés, du prix du carburant et des frais de maintenance;
k) des documents relatifs au personnel et aux salaires, tels que les contrats, les fiches de salaire, les feuilles de présence. Pour le personnel recruté sur place pour une période déterminée, les détails de la rémunération versée, certifiée conforme par le responsable local et contenant une ventilation en salaire brut, charges sociales, assurances et salaire net. Pour le personnel expatrié et/ou le personnel basé en Europe (lorsque l’action est mise en œuvre en Europe), des analyses et ventilations des dépenses par mois de travail effectif, effectuées sur la base des coûts par unité de présence constatée et contenant une ventilation en salaire brut, charges sociales, assurances et salaire net.
16.10 Le non-respect des obligations énoncées aux points 16.1 à 16.9 constitue un cas de violation d’une obligation substantielle au titre du présent contrat. Dans ce cas, l’administration contractante peut notamment suspendre le contrat, les paiements ou le délai de paiement, résilier le contrat et/ou réduire la subvention.
ARTICLE 17 - MONTANT FINAL DE LA SUBVENTION
17.1. La subvention ne peut pas dépasser le plafond maximum fixé au point 3.2 des conditions particulières, ni en valeur absolue ni en pourcentage.
Si, à la fin de l’action, les coûts éligibles sont inférieurs aux coûts éligibles estimés tels que mentionnés au point 3.1 des conditions particulières, la subvention est limitée au montant résultant de l’application du pourcentage fixé au point 3.2 des conditions particulières aux coûts éligibles de l’action approuvés par l’administration contractante.
17.2. De plus, et sans préjudice de son droit à résilier le présent contrat en vertu de l’article 12, en cas de mauvaise exécution ou de réalisation partielle ou tardive de l’action, et donc de mise en œuvre non conforme à la description de l’action figurant à l’annexe I, l’administration contractante peut, par décision dûment motivée et après avoir donné au(x) bénéficiaire(s) la possibilité de présenter son(leur) point de vue, réduire le montant initial de la subvention au prorata de la partie de l’action effectivement mise en œuvre et en conformité avec les dispositions du présent contrat. Cela vaut également pour les obligations en matière de visibilité et, le cas échéant, de communication énoncées à l’article 6 et dans les conditions particulières. En cas de violation des obligations, de fraude ou d’irrégularités, l’administration contractante peut également réduire la subvention proportionnellement à la gravité de la violation des obligations, de la fraude ou des irrégularités. Les mesures décrites dans le dernier paragraphe peuvent également être adoptées par la Commission européenne en vertu des pouvoirs administratifs qui lui sont conférés par le règlement financier [règlement (UE, Euratom) 2018/1046 du Parlement européen et du Conseil du 18 juillet 2018, JO L 193 du 30.7.2018, p. 1].
17.3. La subvention ne peut pas procurer de profit au(x) bénéficiaire(s), sauf disposition contraire dans l’article 7 des conditions particulières. Le profit est défini comme un excédent des recettes par rapport aux coûts éligibles approuvés par l’administration contractante lors de la présentation de la demande de paiement du solde.
17.4. Les recettes à considérer sont les recettes consolidées à la date d’établissement, par le coordonnateur, de la demande de paiement du solde et qui appartiennent à l’une des deux catégories suivantes:
a) subvention de l’UE;
b) revenu généré par l’action, sauf spécification contraire dans les conditions particulières.
17.5. Dans le cas d’une subvention de fonctionnement, les montants consacrés à la constitution de réserves ne sont pas considérés comme des recettes.
17.6. Dans le cas où le montant final de la subvention déterminé conformément au contrat se traduirait par un profit, il sera réduit du pourcentage du profit correspondant à la contribution finale de l’Union européenne aux coûts éligibles réellement supportés approuvés par l’administration contractante.
17.7. Les dispositions des points 17.3 à 17.6 ne s’appliquent pas:
a) aux actions ayant pour objet de renforcer la capacité financière d’un bénéficiaire, si cela est spécifié à l’article 7 des conditions particulières;
b) aux actions qui génèrent un revenu permettant d’assurer leur continuité après la fin du contrat, si cela est spécifié à l’article 7 des conditions particulières;
c) aux actions mises en œuvre par des organisations à but non lucratif;
d) aux bourses d’étude, de recherche ou de formation professionnelle versées à des personnes physiques;
e) aux autres aides directes versées à des personnes physiques qui en ont un besoin pressant, comme les sans-emploi ou les réfugiés, si cela est spécifié à l’article 7 des conditions particulières;
f) aux subventions d’une valeur égale ou inférieure à 60 000 EUR.
ARTICLE 18 - RECOUVREMENT
18.1. Lorsque des montants ont été indûment versés au coordonnateur ou lorsqu’une procédure de recouvrement est justifiée en vertu du présent contrat, le coordonnateur s’engage à rembourser ces montants à l’administration contractante.
Plus particulièrement, les paiements effectués n’empêchent pas l’administration contractante d’émettre un ordre de recouvrement à la suite d’un rapport de vérification des dépenses, d’un audit ou d’une autre vérification de la demande de paiement.
18.2. Si une vérification révèle que les méthodes utilisées par le(s) bénéficiaire(s) pour déterminer les coûts unitaires, les montants forfaitaires ou les financements à taux forfaitaire ne sont pas conformes aux conditions fixées dans le présent contrat, l’administration contractante est habilitée à réduire le montant final de la subvention proportionnellement jusqu’à concurrence du montant des coûts unitaires, des montants forfaitaires ou des financements à taux forfaitaire.
18.3. Le coordonnateur s’engage à rembourser à l’administration contractante tout montant qui lui aurait été versé en surplus par rapport au montant final dû, au plus tard 45 jours après la date d’émission de la note de débit, cette dernière étant la lettre par laquelle l’administration contractante réclame le montant dû par le coordonnateur.
18.4. En cas de non-remboursement par le coordonnateur dans le délai fixé par l’administration contractante, celle-ci peut majorer les montants dus d’un intérêt de retard:
a) au taux de réescompte de la banque centrale du pays où est établie l’administration contractante si les paiements sont effectués dans la monnaie de ce pays;
b) au taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement en euros, tel que publié au Journal officiel de l’Union européenne, série C, si les paiements sont effectués en euros;
le premier jour du mois au cours duquel ce délai a expiré, majoré de trois points et demi. L’intérêt de retard porte sur la période comprise entre la date d’expiration du délai de paiement fixé par l’administration contractante et la date de paiement effectif. Tout paiement partiel est imputé d’abord sur les intérêts de retard ainsi déterminés.
18.5. L’administration contractante peut recouvrer des montants qui lui sont dus par compensation avec des montants dus à quelque titre que ce soit au coordonnateur, après en avoir dûment informé celui-ci, et ce, sans préjudice du droit des parties de convenir d’un paiement échelonné.
18.6. Le remboursement visé au point 18.4 ou la compensation visée au point 18.6 correspondent au paiement du solde.
18.7. Les frais bancaires occasionnés par le remboursement des montants dus à l’administration contractante sont à la charge exclusive du coordonnateur.
18.8. La garantie constituée pour le préfinancement peut être appelée en vue du remboursement de tout montant encore dû par le(s) bénéficiaire(s), et le garant ne peut différer le paiement ou s’y opposer pour quelque motif que ce soit.
18.9. Sans préjudice des prérogatives de l’administration contractante, l’Union européenne peut, si nécessaire et en tant que donateur, procéder elle-même au recouvrement, par quelque moyen que ce soit.
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