CONTRAT DE SERVICES DE GRÉ À GRÉ
CONTRAT DE SERVICES DE GRÉ À GRÉ
DÉSIGNATION DES PARTIES
ENTRE : LE MINISTRE DE LA CULTURE ET DES COMMUNICATIONS, pour et au
nom du gouvernement du Québec, représenté par monsieur Xxxx-Xxxxxxx Xxxxxxxx, directeur général du patrimoine, dûment autorisé aux termes du Règlement sur la signature de certains actes, documents ou écrits du ministère de la Culture et des Communications (RLRQ, chapitre M-17.1, r.1), dont les bureaux d’affaires sont situés au 000, Xxxxxx Xxxxx Xxx, xxxx X, 0x xxxxx, Xxxxxx (Xxxxxx), X0X 0X0;
ci-après appelé « le ministre »,
ET : KPMG S.R.L/S.E.N.C.R.L, société en nom collectif à responsabilité limitée dont le numéro d’entreprise du Québec (NEQ) est 3341653908, faisant affaire au 000, xxx Xxx, xxxxxx 0000, Xxxxxxx (Xxxxxxx), X0X 0X0, dûment immatriculée le 30 novembre 1994 et représentée aux présentes par madame Xxxxxxxx Xxxxxxx, associée, services-conseils stratégie et économie, dûment autorisée par ses associés ainsi qu'elle le déclare;
ci-après appelé « le prestataire de services ».
LES PARTIES CONVIENNENT CE QUI SUIT :
1. DOCUMENTS CONTRACTUELS
Le contrat est constitué des documents suivants :
1. le contrat dûment rempli et signé par les deux parties ainsi que les avenants au contrat;
2. les annexes 1 à 6.
2. OBJET DU CONTRAT
Le prestataire de services doit réaliser une étude de retombées économiques laquelle doit documenter et permettre de mieux comprendre la contribution des investissements en patrimoine bâti à la vitalité économique du Québec.
La description détaillée des services à rendre par le prestataire de services se trouve à l’Annexe 2 – Description des besoins.
3. MONTANT DU CONTRAT
Le ministre verse au prestataire de services, moyennant services rendus :
LE MONTANT FORFAITAIRE DE :
Cinquante-neuf mille huit cent cinquante dollars 59 850,00 $
Le ministre s’engage à verser ce montant au prestataire de services, pour l'exécution complète et entière des obligations prévues au présent contrat, sans autres frais, coûts ou dépenses que ce soit à l’exception du montant correspondant aux taxes de vente applicables, le tout conformément aux modalités prévues à l’article 4 du présent contrat.
Les frais de déplacement, de recherche, de communication et toute autre dépense relatifs aux présentes sont inclus dans le montant forfaitaire du contrat.
4. MODALITÉS DE PAIEMENT
Le montant forfaitaire prévu à l'article 3 sera payable au prestataire de services en deux (2) versements ainsi répartis :
• Un premier versement de vingt-neuf mille neuf cent vingt-cinq dollars (29 925,00 $) suivant la signature du contrat;
• Un second versement de vingt-neuf mille neuf cent vingt-cinq dollars (29 925,00 $) à la suite de la remise de la version finale du rapport, à la date indiquée à l’annexe 2, et de l’acceptation de celle-ci par le ministre;
Le prestataire de services devra présenter au ministre deux (2) factures contenant, de façon générale, l’information suivante :
• La description des activités réalisées et des biens livrables remis;
• Les taxes de vente applicables.
La facturation devra être acheminée à la personne désignée ci-après, à l’adresse suivante : Xxxx-Xxxxxxx Xxxxxxxx
Ministère de la Culture et des Communications
000, Xxxxxx Xxxxx Xxx, xxxx X, 0x xxxxx Xxxxxx (Xxxxxx)
G1R 5G5 000 000-0000
xxxx-xxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxxx.xx.xx
Après vérification, le ministre verse les sommes dues au prestataire de services dans les 30 jours qui suivent la date de réception de la facture, accompagnée de tous les documents requis.
Le ministre règle normalement les demandes de paiement conformément aux dispositions prévues au Règlement sur le paiement d’intérêts aux fournisseurs du gouvernement (RLRQ, chapitre C-65.1, r.8).
Le ministre se réserve le droit de procéder à toute vérification des demandes de paiement déjà acquittées.
5. DURÉE DU CONTRAT
Malgré la date de signature du présent contrat par les deux parties, les services faisant l’objet du contrat débuteront le 2 octobre 2023 et devront être terminés pour le 31 mars 2024.
6. LIEU DE RÉALISATION DES TRAVAUX
Pour la réalisation de son mandat, le prestataire de services travaillera dans les lieux de son choix.
7. DOCUMENTS CONTRACTUELS
Les documents ci-annexés font partie intégrante du présent contrat comme s’ils y étaient au long récités. Le prestataire de services reconnaît en avoir reçu une copie, les avoir lus et consent aux normes et aux conditions qui y sont énoncées.
Le présent contrat constitue la seule entente intervenue entre les parties et toute autre entente non reproduite au présent contrat est réputée nulle et sans effet.
8. REPRÉSENTANTS DES PARTIES
Le ministre, aux fins de l'application du présent contrat, y compris pour toute approbation qui y est requise, désigne monsieur Xxxx-Xxxxxxx Xxxxxxxx, directeur général du patrimoine,
pour le représenter. Si un remplacement était rendu nécessaire, le ministre en avisera le prestataire de services dans les meilleurs délais.
De même, le prestataire de services désigne madame Xxxxxxxx Xxxxxxx, associée, services- conseils stratégie et économie, pour le représenter. Si un remplacement était rendu nécessaire, le prestataire de services en avisera le ministre dans les meilleurs délais.
9. RESPONSABILITÉ DU MINISTRE
Sauf en cas de faute intentionnelle ou de faute lourde de la part du ministre, ce dernier n’assumera aucune responsabilité à l’égard de tous les dommages matériels subis par le prestataire de services, ses employés, agents, représentants ou sous-contractants.
10. OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE DE SERVICES Le prestataire de services s'engage envers le ministre à :
a) exécuter les travaux ou rendre l'ensemble des services décrits au présent contrat, ce qui inclut les travaux ou services qui, bien que non spécifiquement énumérés dans ce document, sont requis suivant la nature du présent contrat;
b) collaborer entièrement avec le ministre dans l'exécution du contrat et tenir compte de toutes les instructions et recommandations du ministre relativement à la façon de préparer et d'exécuter le travail confié;
c) affecter madame Xxxxxxxx Xxxxxxx à titre de chargée de projet dans l'exécution du présent contrat. Cette chargée de projet ne peut être remplacée à moins d'une autorisation expresse du ministre.
11. AUTORISATION DE CONTRACTER EXIGIBLE EN COURS DE CONTRAT
En cours d’exécution du présent contrat, dans l’éventualité où le montant de la dépense est inférieur au montant déterminé par le gouvernement au regard de l’obligation de détenir une autorisation de contracter, ce dernier peut obliger le prestataire de services et, dans le cas d’un consortium, les entreprises le composant ainsi que les entreprises parties à un sous- contrat rattaché directement ou indirectement à ce contrat, à obtenir une autorisation de contracter de l’Autorité des marchés publics dans les délais et selon les modalités particulières qu’il aura déterminés.
12. DÉFAUT D’EXÉCUTION DU CONTRAT
Le prestataire de service inscrit au registre des entreprises non admissibles (RENA) est, sous réserve d’une permission du Conseil du trésor, réputée en défaut d’exécuter ce contrat au terme d’un délai de 60 jours suivant la date de son inadmissibilité.
Le ministre peut, dans les 30 jours suivant la notification de l’inadmissibilité et pour un motif d’intérêt public, demander au Conseil du trésor de permettre la poursuite de l’exécution du contrat. Le Conseil du trésor pourra notamment assortir sa permission de conditions dont celle demandant que le prestataire de services soit soumis, à ses propres frais, à des mesures de surveillance et d'accompagnement. Par contre, la permission du Conseil du trésor n’est pas requise lorsqu’il s’agit de se prévaloir d’une garantie découlant du contrat.
Un prestataire de services qui ne peut poursuivre l'exécution d'un contrat public en application du premier alinéa de l'article 21.5.4 de la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ, chapitre C-65.1) est réputé en défaut d’exécuter ce contrat.
13. SOUS-CONTRAT
Lorsque la réalisation du présent contrat implique la participation de sous-contractants, sa réalisation et les obligations qui en découlent demeurent alors sous la responsabilité du prestataire de services avec lequel le ministre a signé le contrat.
Le prestataire de services doit, avant de conclure tout sous-contrat requis pour l’exécution du contrat, s’assurer que chacun de ses sous-contractants n’est pas inscrit au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) ou, s’il y est inscrit, que sa période d’inadmissibilité aux contrats publics est terminée. De plus, si le montant d’un sous-contrat est égal ou supérieur au seuil déterminé par le gouvernement, le prestataire de services doit s’assurer que le sous-contractant est autorisé à contracter par l’Autorité des marchés publics.
Les sous-contractants doivent avoir un établissement au Québec et réaliser les travaux au Québec.
14. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS
Le prestataire de services, tel que stipulé au paragraphe 9) de l’article 15 des conditions générales décrites à l’annexe 1 du présent contrat, s’engage à procéder, à ses frais, à la destruction des renseignements personnels et confidentiels, en se conformant à la fiche d’information sur la destruction des documents contenant des renseignements personnels de la Commission d’accès à l’information du Québec ainsi qu’aux directives que lui remettra le représentant du ministre, et à transmettre à celui-ci, dans les 60 jours suivant la fin du contrat, l’Attestation de destruction des renseignements personnels et confidentiels jointe à l’annexe 6, signée par une personne autorisée qu’il aura désignée à cette fin.
15. ÉVALUATION ET ACCEPTATION DES TRAVAUX
Malgré toute autorisation ou approbation donnée aux fins de rémunération aux différentes étapes d'exécution du contrat, le ministre se réserve le droit, lors de la réception définitive des travaux ou de l'acceptation des services, de refuser, en tout ou en partie, les travaux ou les services qui n'auraient pas été exécutés conformément aux exigences du présent contrat.
Le ministre fait connaître, par avis écrit, son refus d'une partie ou de l'ensemble des travaux exécutés par le prestataire de services dans les 45 jours de la réception définitive des travaux ou de l'acceptation des services. L'absence d'avis dans le délai prescrit signifie que le ministre accepte les travaux exécutés ou les services rendus par le prestataire de services.
Le ministre ne pourra refuser les travaux exécutés ou les services rendus par le prestataire de services que pour une bonne et valable raison relative à la qualité du travail compte tenu de l'objet de ce contrat donné au prestataire de services et des attentes qui peuvent raisonnablement en découler.
Le ministre se réserve le droit de faire reprendre les travaux ou les services rendus refusés par un tiers ou par le prestataire de services aux frais de ce dernier.
16. REMISE DES DOCUMENTS ET DU MATÉRIEL
À l'expiration du présent contrat, le prestataire de services devra remettre au ministre tous les documents, matériaux, outils et équipements que ce dernier lui aura fournis relativement à l'exécution du présent contrat, ceux-ci étant et demeurant la propriété entière et exclusive du ministre.
Ces documents, matériaux, outils et équipements devront être remis dans les mêmes conditions qu'ils étaient lors de leur réception par le prestataire de services, sauf pour l'usure normale résultant de l'exécution du présent contrat.
Le prestataire de services s'engage à indemniser le ministre pour toute perte ou tout dommage causé à ces biens lors de l'exécution du contrat. Le montant des dommages correspondra à la
valeur de remplacement du bien ou, en cas de dommages mineurs, au coût des réparations. Ce montant sera déterminé par le ministre et pourra, le cas échéant, être retenu sur le solde dû au prestataire de services.
17. MODIFICATION DU CONTRAT
Toute modification au contenu du présent contrat devra faire l’objet d’une entente écrite entre les parties. Cette entente ne peut changer la nature du contrat et elle en fera partie intégrante.
18. RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS
Si un différend survient dans le cours de l’exécution du contrat ou sur son interprétation, les parties s’engagent, avant d’exercer tout recours, à rechercher une solution amiable à ce différend et, si besoin est, à faire appel à un tiers, selon des modalités à convenir, pour les assister dans ce règlement.
19. COMMUNICATIONS
Les communications et avis devant être transmis en vertu du présent contrat, pour être valides et lier les parties, doivent être donnés par écrit et être transmis par un moyen permettant de prouver la réception à un moment précis, aux coordonnées suivantes :
Pour le ministre :
Xxxx-Xxxxxxx Xxxxxxxx Directeur général du patrimoine
000, Xxxxxx xxxxx Xxx, xxxx X, 0x xxxxx Xxxxxx (Xxxxxx), X0X 0X0 Téléphone : 000-000-0000
Xxxxxxxx : xxxx-xxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxxx.xx.xx Pour le prestataire de services :
Xxxxxxxx Xxxxxxx
Associée, services-conseils, stratégie et économie 000, xxxxxxxxx xx Xxxxxxxxxxx Xxxxx
Montréal (Québec), H3A 0A3 Téléphone : 000-000-0000 Courriel : xxxxxxxx@xxxx.xx
Tout changement d'adresse de l'une des parties doit faire l'objet d'un avis à l'autre partie.
20. CLAUSE FINALE
Tout engagement financier du gouvernement du Québec n’est valide que s’il existe, sur un crédit, un solde disponible suffisant pour imputer la dépense découlant de cet engagement conformément aux dispositions de l’article 21 de la Loi sur l’administration financière (RLRQ, chapitre A-6.001).
ANNEXE 1 – CONDITIONS GÉNÉRALES
« Contrat de services de gré à gré »
1. XXXX ET RÈGLEMENTS APPLICABLES ET TRIBUNAL COMPÉTENT
Le prestataire de services s’engage à respecter, dans l’exécution du présent contrat, les lois et règlements en vigueur au Québec applicables à l’exécution du présent contrat et en cas de contestation, les tribunaux du Québec seront seuls compétents.
2. ATTESTATION OU CERTIFICAT CONFORME DE L’OFFICE DE LA LANGUE FRANÇAISE
Afin de respecter une exigence de la Charte de la langue française, un prestataire de services ayant un établissement au Québec qui, durant une période de 6 mois, emploie 50 personnes ou plus et qui est assujetti au chapitre V du titre II de la Charte (La francisation des entreprises) doit, pour se voir octroyer un contrat, posséder l’une ou l’autre des pièces suivantes émises par l’Office québécois de la langue française :
• une attestation d’inscription émise depuis moins de 18 mois;
• une attestation d’application d’un programme de francisation;
• un certificat de francisation.
En conséquence, tout prestataire de services visé doit, à la date de la conclusion du contrat, fournir le document exigé faisant foi du respect de cette exigence.
3. ATTESTATION DE REVENU QUÉBEC
Tout prestataire de services ayant un établissement au Québec doit, pour se voir octroyer un contrat de 25 000 $ ou plus, transmettre au ministre une attestation délivrée par l’Agence du revenu du Québec, nommée « Attestation de Revenu Québec ». Cette attestation du prestataire est valide jusqu’à la fin de la période de trois mois qui suit le mois au cours duquel elle a été délivrée.
De plus, l’attestation du prestataire ne doit pas avoir été délivrée après la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions.
Cette attestation indique que, à sa date de délivrance, le prestataire de services a produit les déclarations et les rapports qu’il devrait produire en vertu des lois fiscales et qu’il n’a pas de compte payable en souffrance à l’endroit du ministre du Revenu du Québec, notamment lorsque son recouvrement a été légalement suspendu ou lorsque des dispositions ont été convenues avec lui pour en assurer le paiement et qu’il n’est pas en défaut à cet égard.
Un prestataire de services ne peut transmettre une Attestation de Revenu Québec qui contient des renseignements faux ou inexacts, produire pour lui-même l’attestation d’un tiers ou faussement déclarer qu’il ne détient pas l’attestation requise.
Il est interdit d’aider une personne, par un acte ou une omission, à contrevenir aux dispositions du paragraphe précédent ou, par un encouragement, un conseil, un consentement, une autorisation ou un ordre, de l’amener à y contrevenir.
La violation des dispositions des deux paragraphes précédents constitue une infraction suivant le Règlement sur les contrats de services des organismes publics (chapitre C- 65.1, r. 4) et rend son auteur passible d’une amende de 5 000 $ à 30 000 $ dans le cas d’une personne physique et de 15 000 $ à 100 000 $ dans les autres cas. En cas de récidive dans les cinq ans, le montant des amendes minimales et maximales prévues est doublé.
4. DÉCLARATION CONCERNANT LES ACTIVITÉS DE LOBBYISME
Par le dépôt du formulaire « Déclaration concernant les activités de lobbyisme exercées auprès de l’organisme public relativement à l’attribution du contrat de gré à gré », se trouvant à l’annexe 3, rempli et signé par le soumissionnaire, ce dernier déclare :
• que personne n’a exercé pour son compte, que ce soit à titre de lobbyiste d’entreprise, de lobbyiste d'organisation ou de lobbyiste-conseil, des activités de lobbyisme, au sens de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme (RLRQ, chapitre T-11.011) et des avis publiés par le commissaire au lobbyisme, préalablement à cette déclaration relativement au présent appel d’offres;
ou
• que des activités de lobbyisme, au sens de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et des avis publiés par le commissaire au lobbyisme, ont été exercées pour son compte et qu’elles l’ont été en conformité avec cette loi, avec ces avis, ainsi qu’avec le Code de déontologie des lobbyistes (RLRQ, chapitre T- 11.011, r.2).
5. RESPONSABILITÉ DU PRESTATAIRE DE SERVICES
Le prestataire de services sera responsable de tous les dommages causés par lui, ses employés, agents, représentants ou sous-contractants dans le cours ou à l’occasion de l’exécution du présent contrat, y compris le dommage résultant d’un manquement à un engagement pris en vertu du présent contrat.
Le prestataire de services s’engage à indemniser, protéger et prendre fait et cause pour le ministre contre tout recours, toute réclamation, toute demande, toute poursuite et toute autre procédure pris par toute personne en raison de dommages ainsi causés.
6. REGISTRE DES ENTREPRISES NON ADMISSIBLES AUX CONTRATS PUBLICS (RENA)
Le prestataire de services ne doit pas être inscrit au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) ou, s’il y est inscrit, sa période d’inadmissibilité aux contrats publics doit être terminée.
Par contre, le Conseil du trésor peut, lors de circonstances exceptionnelles, permettre à un organisme public ou à un organisme visé à l’article 7 de la Loi sur les contrats des organismes publics de conclure un contrat avec une entreprise inadmissible aux contrats publics ou permettre à une entreprise de conclure un sous-contrat rattaché directement à un contrat public avec un sous-contractant inadmissible aux contrats publics. Le Conseil du trésor peut assortir cette permission de conditions, notamment celle que l’entreprise ou le sous-contractant inadmissible soit soumis, à ses frais, à des mesures de surveillance et d’accompagnement.
En outre, lorsqu’un organisme public ou un organisme visé à l’article 7 de la Loi sur les contrats des organismes publics constate qu’il y a urgence et que la sécurité des personnes ou des biens est en cause, le dirigeant de cet organisme peut permettre de conclure un contrat avec une entreprise inadmissible aux contrats publics ou permettre à une entreprise de conclure un sous- contrat rattaché directement à un contrat public avec un sous-contractant inadmissible aux contrats publics. Le dirigeant de l’organisme doit toutefois en aviser par écrit le président du Conseil du trésor dans les 15 jours.
Les dispositions des deux paragraphes précédents s’appliquent également, avec les adaptations nécessaires, lorsqu’il s’agit de permettre la conclusion d’un contrat public ou d’un sous-contrat rattaché directement à un contrat public avec une entreprise qui ne détient pas une autorisation de contracter alors qu’une telle autorisation est requise.
7. RÉSILIATION
7.1 Le ministre se réserve le droit de résilier ce contrat pour l’un des motifs suivants :
a) le prestataire de services fait défaut de remplir l’un ou l’autre des termes, conditions ou obligations qui lui incombent en vertu du présent contrat;
b) le prestataire de services cesse ses opérations de quelque façon que ce soit, y compris en raison de la faillite, liquidation ou cession de ses biens;
c) le prestataire de services lui a présenté des renseignements faux ou trompeurs ou lui a fait de fausses représentations;
d) le prestataire de services est déclaré coupable d'une infraction à la Loi sur la concurrence (L.R.C. (1985), c. C-34) édictée par le gouvernement fédéral relativement à un appel d'offres public ou à un contrat conclu avec une administration publique au Canada, sans toutefois avoir encore été inscrit au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA);
Pour ce faire, le ministre adresse un avis écrit de résiliation au prestataire de services énonçant le motif de résiliation. S’il s’agit d’un motif de résiliation prévu au paragraphe a), le prestataire de services devra remédier au défaut énoncé dans le délai prescrit à cet avis, à défaut de quoi ce contrat sera automatiquement résilié, la résiliation prenant effet de plein droit à l’expiration de ce délai. S’il s’agit d’un motif de résiliation prévu au paragraphe b), c) ou d), la résiliation prendra effet de plein droit à compter de la date de la réception de l’avis par le prestataire de services.
Le prestataire de services aura alors droit aux frais, déboursés et sommes représentant la valeur réelle des services rendus jusqu’à la date de la résiliation du contrat, conformément au présent contrat, sans autre compensation ni indemnité que ce soit, et ce, à la condition qu’il remette au ministre tous les travaux déjà effectués au moment de la résiliation. Si le prestataire de services avait obtenu une avance monétaire, il devra la restituer dans son entier.
Le prestataire de services sera par ailleurs responsable de tous les dommages subis par le ministre du fait de la résiliation du contrat.
En cas de poursuite du contrat par un tiers, le prestataire de services devra notamment assumer toute augmentation du coût du contrat pour le ministre.
7.2 Le ministre se réserve également le droit de résilier ce contrat sans qu’il soit nécessaire pour lui de motiver la résiliation.
Pour ce faire, le ministre doit adresser un avis écrit de résiliation au prestataire de services. La résiliation prendra effet de plein droit à la date de la réception de cet avis par le prestataire de services.
Le prestataire de services aura alors droit aux frais, déboursés et sommes représentant la valeur réelle des services rendus jusqu’à la date de résiliation du contrat, conformément au présent contrat, sans autre compensation ou indemnité que ce soit et, notamment, sans compensation ni indemnité pour la perte de tous profits escomptés.
8. CESSION DE CONTRAT
Les droits et obligations contenus au présent contrat ne peuvent, sous peine de nullité, être cédés, en tout ou en partie, sans l’autorisation du ministre.
9. PROPRIÉTÉ MATÉRIELLE ET DROITS D’AUTEUR Propriété matérielle
Les travaux réalisés par le prestataire de services en vertu du présent contrat, y compris tous les accessoires tels les rapports de recherche et autres, deviendront la propriété entière et exclusive du ministre qui pourra en disposer à son gré.
9.1 Droits d’auteur
Licence
Le prestataire de services accorde au ministre une licence non exclusive, transférable et irrévocable lui permettant de reproduire, adapter, publier, communiquer au public par quelque moyen que ce soit, traduire, exécuter ou représenter en public le rapport final à des fins non commerciales, pédagogiques, de consultation, de conservation ou pour toute fin jugée utile par le ministre.
Cette licence est accordée sans limites territoriales et sans limites de temps.
Toute considération pour la licence de droits d’auteur consentie en vertu du présent contrat est incluse dans la rémunération prévue.
Garanties
Le prestataire de services garantit au ministre qu’il détient tous les droits lui permettant de réaliser le présent contrat et, notamment, d’accorder la licence de droits d’auteur prévue au présent article et se porte garant envers le ministre contre tout recours, réclamation, demande, poursuite et toute autre procédure pris par toute personne relativement à l’objet de ces garanties.
Le prestataire de services s’engage à prendre fait et cause et à indemniser le ministre de tout recours, réclamation, demande, poursuite et toute autre procédure pris par toute personne relativement à l’objet de ces garanties.
10. AUTORISATION DU CHANGEMENT DE RESSOURCES
Le prestataire de services doit obtenir l’autorisation du ministre avant de procéder au remplacement de la chargée de projet, madame Xxxxxxxx Xxxxxxx, identifiée au présent contrat.
Dans un tel cas, le ministre peut :
• soit accepter le changement si la ressource proposée est équivalente à celle initialement identifiée et si le prestataire de services assume le transfert des connaissances;
• soit refuser le changement, s’il juge que la ressource proposée n’est pas équivalente à celle initialement proposée, et obliger le prestataire de services à poursuivre avec la ressource initiale, à défaut de quoi, le contrat est résilié.
11. APPLICATION DE LA TPS ET DE LA TVQ
Ceci est pour certifier que les services retenus en vertu du présent contrat sont requis et payés par le ministère de la Culture et des Communications avec les deniers publics pour son utilisation propre et sont assujetties aux taxes de vente applicables (taxe de vente du Québec (TVQ) et taxe sur les produits et services (TPS) ou, le cas échéant, taxe de vente harmonisée (TVH)) et, par conséquent, ces taxes doivent être facturées.
12. REMBOURSEMENT DE LA DETTE FISCALE
L’article 31.1.1 de la Loi sur l’administration fiscale (RLRQ, chapitre A-6.002) et l’article 53 de la Loi facilitant le paiement des pensions alimentaires (RLRQ, chapitre P-2.2) s’appliquent lorsque le prestataire de services est redevable d’un montant exigible en vertu d’une loi fiscale ou alimentaire. Ainsi, le ministre acquéreur pourra transmettre tout ou partie du montant payable en vertu du présent contrat au ministre du Revenu, à sa demande, afin que ce montant soit affecté au paiement de cette dette.
13. CONFLITS D’INTÉRÊTS
Le prestataire de services doit éviter toute situation qui mettrait en conflit soit son intérêt propre, soit d’autres intérêts, notamment, mais sans limiter la généralité de ce qui précède, l’intérêt d’une de ses ressources, d’une de ses filiales ou d’une personne liée; dans le cas d’un consortium, l’intérêt d’une des constituantes versus l’intérêt du ministre. Si une telle situation se présente ou est susceptible de se présenter, le prestataire de services doit immédiatement en informer le ministre qui pourra, à sa seule discrétion, émettre une directive indiquant au prestataire de services comment remédier à ce conflit d’intérêts ou résilier le contrat.
Le présent article ne s’applique pas à un conflit pouvant survenir sur l’interprétation ou l’application du contrat.
14. CONFIDENTIALITÉ
Le prestataire de services s’engage à ce que ni lui ni aucun de ses employés ne divulgue, sans y être dûment autorisé par le ministre, les données, analyses ou résultats inclus dans les rapports réalisés en vertu du contrat ou, généralement, quoi que ce soit dont il aurait eu connaissance dans l’exécution du contrat.
15. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS
15.1 Définitions
« Renseignement personnel » : tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier.
« Renseignement confidentiel » : tout renseignement dont l’accès est assorti d’une ou de plusieurs restrictions prévues par la Loi sur l’accès, notamment un renseignement ayant des incidences sur les relations intergouvernementales, sur les négociations entre organismes publics, sur l’économie, sur l’administration de la justice et la sécurité publique, sur les décisions administratives ou politiques ou sur la vérification.
15.2 Le prestataire de services s’engage envers le ministre à respecter chacune des dispositions applicables aux renseignements personnels et confidentiels ci-dessous énumérées, que ces renseignements lui soient communiqués dans le cadre de la réalisation de ce contrat ou soient générés à l’occasion de sa réalisation.
1) Informer son personnel des obligations stipulées aux présentes dispositions et diffuser à cet égard toute l’information pertinente;
2) Rendre accessibles les renseignements personnels, au sein des membres de son personnel, uniquement à ceux qui ont qualité pour les recevoir, lorsqu’ils sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions et sont utilisés aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou que la loi autorise leur utilisation;
3) Faire signer aux membres de son personnel, préalablement à l’accès à des renseignements personnels et confidentiels, des engagements au respect de la confidentialité de ces renseignements selon l’annexe 4 du présent document et les transmettre aussitôt au ministre, sous peine de se voir refuser l’accès aux locaux, à l’équipement du ministre ou aux données à être transmises par celui-ci, le cas échéant;
4) Ne pas communiquer les renseignements personnels, sans le consentement de la personne concernée, à qui que ce soit, sauf dans le cadre d’un sous-contrat et selon les modalités prévues au paragraphe 14);
5) Xxxxxxxxx à l’approbation du ministre le formulaire de consentement à la communication de renseignements personnels de la personne concernée;
6) Utiliser les renseignements personnels uniquement pour la réalisation du contrat;
7) Recueillir un renseignement personnel au nom du ministre, dans les seuls cas où cela est nécessaire à la réalisation du contrat, et informer préalablement toute personne visée par cette cueillette de l’usage auquel ce renseignement est destiné, ainsi que des autres éléments mentionnés à l’article 65 de la Loi sur l’accès;
8) Prendre toutes les mesures de sécurité propres à assurer la confidentialité des renseignements personnels et confidentiels à toutes les étapes de la réalisation du contrat et, le cas échéant, les mesures identifiées à l’annexe 4 – Engagement de confidentialité, jointe au présent document;
9) Confier la destruction des renseignements personnels et confidentiels à une entreprise de récupération, laquelle s’engage contractuellement à se conformer à la fiche d’information sur la destruction des documents contenant des renseignements personnels de la Commission d’accès à l’information du Québec ainsi qu’aux directives du ministre. Le prestataire de services devra alors, dans les 60 jours suivant la fin du contrat de récupération, remettre au ministre l’Attestation de destruction des renseignements personnels et confidentiels jointe à l’annexe 6, signée par le responsable autorisé de cette entreprise;
10) Informer, dans les plus brefs délais, le ministre de tout manquement aux obligations prévues aux présentes dispositions ou de tout événement pouvant risquer de porter atteinte à la sécurité ou à la confidentialité des renseignements personnels ou confidentiels;
11) Xxxxxxx, à la demande du ministre, toute l’information pertinente au sujet de la protection des renseignements personnels et confidentiels et donner accès, à toute personne désignée par le ministre, à la documentation, aux systèmes, aux données et aux lieux physiques relatifs au contrat afin de s’assurer du respect des présentes dispositions;
12) Se conformer aux objectifs et aux exigences de sécurité de l’information définis par le ministre;
13) Obtenir l’autorisation écrite du ministre avant de communiquer ou de transférer quelque donnée que ce soit, même à des fins techniques, hors du Québec;
14) Lorsque la réalisation du présent contrat est confiée, en tout ou en partie, à un sous-contractant et qu’elle comporte la communication de renseignements personnels et confidentiels par le prestataire de services au sous-contractant ou la cueillette de renseignements personnels et confidentiels par le sous- contractant :
• soumettre à l’approbation du ministre la liste des renseignements personnels et confidentiels communiqués au sous-contractant;
• conclure un contrat avec le sous-contractant stipulant les mêmes obligations que celles prévues aux présentes dispositions;
• exiger du sous-contractant qu’il s’engage à ne conserver, à l’expiration du sous-contrat, aucun document contenant un renseignement personnel ou confidentiel, quel qu’en soit le support, et à remettre au prestataire de services, dans les 60 jours suivant la fin de ce contrat, un tel document.
15) Transmettre de façon sécuritaire les renseignements personnels ou confidentiels lorsque ceux-ci sont communiqués par xxxxxxxx ou Internet. Ces renseignements doivent nécessairement faire l’objet d’un chiffrement ou être protégés par un dispositif de sécurité éprouvé. Si les renseignements personnels ou confidentiels sont acheminés par télécopieur, l’émetteur du
document doit s’assurer que le récepteur est habilité à le recevoir et qu’il prendra toutes les mesures nécessaires à la protection de ces renseignements. Toutefois, les parties peuvent convenir entre elles de tout autre moyen, telle la remise en mains propres, la messagerie ou la poste recommandée en indiquant toujours sur l’enveloppe la mention « personnel et confidentiel ».
15.3 La fin du contrat ne dégage aucunement le prestataire de services et le sous-contractant de leurs obligations et engagement relatifs à la protection des renseignements personnels et confidentiels. Les principales dispositions applicables se retrouvent notamment, mais non limitativement, aux articles 1, 9, 18 à 41.3, 53 à 60.1, 62, 64 à 67.2, 83, 89, 158 à 164.
La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels peut être consultée à l’adresse suivante : xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xx.xx.
ANNEXE 2 – DESCRIPTION DES BESOINS
Dans le cadre du présent contrat, le prestataire de services doit réaliser une étude de retombées économiques. Cette étude doit documenter et permettre de mieux comprendre la contribution des investissements en patrimoine bâti à la vitalité économique du Québec, particulièrement au sein des villes et des régions où ils se concentrent.
Afin de réaliser cette étude, le prestataire de services doit effectuer les quatre étapes suivantes : :
• Étape 1 : Démarrage de l’étude
• Étape 2 : Cueillette des données
• Étape 3 : Mesure des retombées économiques
• Étape 4 : Rédaction du rapport préliminaire et du rapport final
Pour chacune de ces quatre étapes, les activités à réaliser et les biens livrables à produire par le prestataire de services sont décrits ci-dessous.
Étape 1 : Démarrage de l’étude
Activités à réaliser
Le prestataire de services doit participer à une rencontre, à la suite de la conclusion du contrat, visant à confirmer les objectifs de l’étude, à réviser l’approche et la méthodologie à préconiser et à établir l’échéancier. Cette rencontre établira les canaux de communication entre le prestataire de services et le ministère de la Culture et des communications (MCC) et permettra de s’assurer de la bonne compréhension des activités à réaliser et des biens livrables à produire par le prestataire de services.
Étape 2 : Cueillette des données
Activités à réaliser
Le prestataire de services devra recueillir des données concernant les dépenses des cinq programmes suivants du MCC liées aux investissements dans le patrimoine bâti :
1) Le Programme d’aide aux immobilisations lequel offre un appui financier à des projets qui améliorent le dynamisme culturel des villes. Un des volets s’adresse aux biens protégés en vertu de la Loi sur le patrimoine culturel de même qu’aux immeubles patrimoniaux inventoriés par une municipalité.
2) Le Programme de soutien au milieu municipal en patrimoine immobilier lequel s’adresse aux municipalités régionales de comté et aux municipalités pour la réalisation de projets liés à la mise en valeur et à la transmission du patrimoine culturel immobilier. Un des volets prévoit spécifiquement des sommes pour des travaux de restauration de bâtiments patrimoniaux de propriété privée ou municipale.
3) Les Ententes pour le développement culturel entre le MCC et les villes de Montréal et de Québec octroient des enveloppes budgétaires directement aux deux administrations municipales pour financer des projets de restauration et de mise en valeur de biens municipaux d’intérêt patrimonial. Les ententes actuelles, en vigueur depuis 2021, viendront à échéance en 2024.
4) Le Programme visant la protection, la transmission et la mise en valeur du patrimoine culturel à caractère religieux offre des aides financières pour des projets recommandés par le Conseil du patrimoine religieux du Québec visant des biens à caractère religieux présentant un intérêt historique, architectural ou artistique. Il comporte deux volets, dont le premier concerne la restauration de biens immobiliers.
5) Le Programme de requalification du patrimoine religieux accorde une enveloppe budgétaire directement au Conseil du patrimoine religieux du Québec. Celui-ci est chargé de distribuer les sommes à des promoteurs de projets. Ces projets doivent viser un double objectif, soit de requalifier des lieux de culte patrimoniaux vers de nouveaux usages plus en phase avec les besoins des communautés tout en maintenant leur caractère patrimonial.
Le MCC fournira au prestataire de services les données devant être incluses dans le périmètre de l’étude. Les données relatives aux aides financières qui visent des investissements dans des biens autres que des bâtiments ou qui constituent des dépenses d’exploitation ne doivent pas faire partie du périmètre de l’étude et celles-ci ne seront pas, par conséquent, fournies au prestataire de services. . Les données primaires fournies par le MCC au prestataire de services incluront les montants versés par celui-ci et la portion financée par les bénéficiaires. Toutes les données fournies au prestataire de services seront suffisamment désagrégées afin qu’elles puissent être classées par grandes catégories de biens et services. Spécifiquement, les données que le MCC fournira au prestataire de services afin qu’il puisse effectuer la mesure des retombées économiques sont :
• Les dépenses d’immobilisations estimées, par grandes catégories de dépenses (services de génie, service de design et d’architecture, entrepreneur en construction, équipements, matériaux achetés, etc.)
• L’estimation de la durée de la période de construction.
Étape 3 : Mesure des retombées économiques
Activités à réaliser
Le prestataire de services doit analyser les données recueillies à l’étape précédente afin de pouvoir mesurer les retombées économiques statiques des investissements dans le patrimoine bâti réalisés dans le cadre des cinq programmes du MCC. Les retombées économiques dites « statiques » mesurent l’effet de cascade dans l’économie que produit l’injection d’un montant d’argent sur un territoire donné.
Le prestataire de services doit mesurer les retombées économiques statiques à l’aide du modèle intersectoriel de l’Institut de la statistique du Québec (ISQ). Les dépenses d’immobilisation visées et supportées par les programmes du MCC doivent être réparties à travers les catégories du Système de classification des industries de l’Amérique du Nord (SCIAN), ce qui permettra la réalisation des simulations à l’aide du modèle intersectoriel de l’ISQ. Les simulations réalisées par le prestataire de services doivent mesurer les impacts à l’échelle du Québec.
Le prestataire de services devra utiliser le modèle intersectoriel de l’ISQ afin de distinguer entre plusieurs types d’impacts significatifs pour le Québec, tels que :
• La valeur ajoutée (en termes de PIB);
• Les emplois créés ou soutenus dans tous les secteurs productifs de l’économie;
• Les recettes fiscales des gouvernements du Québec et du Canada (impôt sur les revenus, taxes à la consommation et taxes spécifiques).
Le prestataire de services doit régionaliser les retombées selon la concentration des investissements et la structure économique des régions. Il doit également fournir des estimations par région administrative et pour les agglomérations de Montréal et de Québec.
Étape 4 : Rédaction du rapport préliminaire et du rapport final
Activités à réaliser
Le prestataire de services doit présenter les résultats de son analyse dans un rapport. Celui-ci doit contenir les éléments suivants :
• Sommaire visuel résumant, en une ou deux pages, les principales conclusions et les chiffres clés de l’étude;
• Portrait succinct des programmes du MCC et de leurs objectifs ainsi qu’un profil des projets financés et de la répartition géographique des investissements;
• Résultats de la mesure des retombées économiques statiques pour le Québec.
Le prestataire de services doit présenter son analyse des retombées économiques dans les régions administratives du Québec.
• Dans un livrable distinct, le prestataire doit remettre des recommandations quant aux potentielles études supplémentaires qui permettraient de mesurer les impacts économiques des investissements en patrimoine bâti.
La présentation du rapport doit être visuellement dynamique afin de faciliter la compréhension et la lecture.
Une version préliminaire du rapport doit être remise aux responsables du MCC pour recueillir leurs commentaires avant la soumission du rapport final.
Biens livrables à produire
Bien livrable | Période de remise |
Version préliminaire du rapport | Semaine du 29 janvier 2024 |
Version finale du rapport | Semaine du 26 février 2024 |
ÉQUIPE PROJET
Pour la réalisation de ce mandat, KPMG a réuni une équipe hautement qualifiée, ayant une vaste expérience dans la réalisation d’études de retombées économiques et touristiques, ainsi que dans les projets d’investissement en infrastructure, notamment immobilière. Les CV détaillés de l’équipe sont disponibles en Annexe A.
L’équipe projet sera menée par Xxxxxxxx Xxxxxxx, associée en services-conseils économiques et stratégiques et responsable de la pratique nationale de développement économique de KPMG. Xxxxxxxx compte près de 20 années d’expérience en analyse de retombées économiques, analyse sectorielle, stratégie d e d é v e l o p p e m e n t économique, analyse de politiques publiques, ainsi que dans l’accompagnement stratégique d’entreprises, d’organisations sectorielles et de gouvernements. Au cours de sa carrière, elle a réalisé et dirigé une centaine d’études de retombées économiques pour des organismes publics et entreprises issus de différents secteurs. Xxxxxxxx a notamment travaillé sur des mandats d’analyse des retombées économiques de plusieurs projets d’infrastructure, ainsi que sur diverses études stratégiques liés aux industries du développement immobilier, de la construction et de la culture.
L'équipe sera appuyée par Xxxx-Xxxxxxxx Xxxxxx, également économiste et directeur principal chez KPMG. Au sein de la pratique économique et stratégique de KPMG, Xxxx-Xxxxxxxx participe au développement de méthodologies d’analyse et de modélisation économique. Il pilote actuellement une étude de retombées économiques d’envergure dans le secteur immobilier pour le compte de la Caisse de dépôt et placement du Québec. Avant de se joindre à KPMG, il a géré et exécuté plusieurs mandats dans l'industrie de la consultation, principalement dans les domaines de l’analyse coûts-bénéfices, le développement immobilier et l’analyse financière.
Xxxxxxx Xxxxxxx, économiste et conseiller principal au sein de l’équipe d’économie-stratégie de Montréal appuiera Xxxxxxxx et Xxxx-Xxxxxxxx tout au long du projet. Au sein de KPMG, Xxxxxxx a participé à plusieurs études de retombées économiques dans le domaine de la culture et du tourisme, en plus de réaliser divers portraits statistiques pour le compte de clients œuvrant dans ces secteurs. Il soutiendra l’équipe à travers toutes les étapes du projet, incluant la collecte et l’analyse des données, ainsi que la rédaction.
Annexe 3 - Declaration concernant les activites de lobbyisme exercees aupres de l’organisme public relativement a l’attribution du contrat de gre a gre
JE, SOUSSIGNE(E), Xxxxxxxx Xxxxxxx, Associée ,
(Nom et titre de la personne autorisee par le contractant)
PRESENTE A : _LE MINISTRE DE LA CULTURE ET DES COMMUNICATIONS ,
(Nom de l’organisme public)
ATTESTE QUE LES DECLARATIONS CI-APRES SONT VRAIES ET COMPLETES A TOUS LES EGARDS,
AU NOM DE : _KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L. ,
(Nom du contractant)
(CI-APRES APPELE LE « CONTRACTANT »).
Je declare ce qui suit :
1. J’ai lu et je comprends le contenu de la presente declaration.
2. Je suis autorise(e) par le contractant a signer la presente declaration.
3. Le contractant declare (cocher l’une ou l’autre des declarations suivantes) :
□ QUE PERSONNE N’A EXERCE POUR SON COMPTE, QUE CE SOIT A TITRE DE LOBBYISTE D’ENTREPRISE, DE LOBBYISTE-CONSEIL OU DE LOBBYISTE D’ORGANISATION, DES ACTIVITES DE LOBBYISME, AU SENS DE LA LOI
sur la transparence et l’ethique en matiere de lobbyisme (RLRQ, chapitre T-11.011) et des avis emis par le commissaire au lobbyisme*, prealablement a cette declaration relativement a la presente attribution du contrat;
□ QUE DES ACTIVITES DE LOBBYISME, AU SENS DE LA LOI SUR LA TRANSPARENCE ET L’ETHIQUE EN MATIERE DE LOBBYISME ET DES AVIS EMIS PAR LE COMMISSAIRE AU LOBBYISME*, ONT ETE EXERCEES POUR SON COMPTE
et qu’elles l’ont ete en conformite avec cette loi, avec ces avis ainsi qu’avec le Code de deontologie des lobbyistes*, prealablement a cette declaration relativement a la presente attribution du contrat (RLRQ, chapitre T-11.011, r.2).
4. Je reconnais que, si l’organisme public a des motifs raisonnables de croire que des communications d’influence non conformes à la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et au Code de déontologie des lobbyistes* ont eu lieu pour obtenir le contrat, une copie de la présente déclaration pourra être transmise au commissaire au lobbyisme par l’organisme public.
Xxxxxxxx Xxxxxxx Signature numérique de Xxxxxxxx Xxxxxxx
Et j’ai signe,
Date 2023.10.30 11 55 32 -04'00' 30-10-2023
(Signature) (Date)
* La Loi, le Code et les avis emis par le commissaire au lobbyisme sont disponibles a cette adresse :
xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxx/.
ANNEXE 4 – ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITÉ
Je, soussigné(e),
Xxxxxxxx Xxxxxxx
, exerçant mes fonctions au sein de KPMG
S.R.L/S.E.N.C.R.L, déclare formellement ce qui suit :
1. Je suis un(e) employé(e) de cette entreprise et, à ce titre, j’ai été affecté(e) à l’exécution du mandat faisant l’objet du contrat de services concernant la réalisation d’une étude de retombées économiques laquelle doit documenter et permettre de mieux comprendre la contribution des investissements en patrimoine bâti à la vitalité économique du Québec intervenu entre le ministre de la Culture et des Communications et mon employeur;
2. Je m’engage, sans limite de temps, à garder le secret le plus entier, à ne pas communiquer ou permettre que soit communiqué à quiconque quelque renseignement ou document, quel qu’en soit le support, qui me sera communiqué ou dont je prendrai connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de l’exécution de mes fonctions, à moins d’avoir été dûment autorisé à le faire par le ministre de la Culture et des Communications ou par l’un de ses représentants autorisés;
3. Je m’engage également, sans limite de temps, à ne pas faire usage d’un tel renseignement ou document à une fin autre que celle s’inscrivant dans le cadre des rapports contractuels entretenus entre mon employeur et le ministre de la Culture et des Communications;
4. J’ai été informé que le défaut par le (la) soussigné(e) de respecter tout ou partie du présent engagement de confidentialité m’expose ou expose mon employeur à des recours légaux, des réclamations, des poursuites et toute autre procédure en raison du préjudice causé pour quiconque est concerné par le contrat précité;
5. Je confirme avoir lu les termes du présent engagement et en avoir saisi toute la portée.
ET J’AI SIGNÉ À Montréal
CE 30e
JOUR DU MOIS DE octobre
DE L’AN 2023 .
Xxxxxxxx Xxxxxxx
Signature numérique de Xxxxxxxx Xxxxxxx Date : 2023.10.30 11 56:24 -04'00'
(Signature du déclarant ou de la déclarante)
ANNEXE 5 – FICHE D’INFORMATION SUR LA DESTRUCTION DES DOCUMENTS CONTENANT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Tout organisme ou toute entreprise privée qui recueillent, détiennent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels doivent mettre en place des mesures de sécurité propres à préserver le caractère confidentiel de ces données. Cette obligation découle à la fois de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. À la suite d’incidents majeurs qui lui ont été signalés, la Commission d’accès à l’information a réfléchi sur les moyens à prendre pour assurer la protection du caractère confidentiel des renseignements personnels au moment de leur destruction.
Au sein de l’organisme ou de l’entreprise, il est important que chaque employé, à son poste de travail, se sente responsable d’assurer la protection des renseignements personnels qu’il traite. C’est ainsi qu’il ne doit pas jeter au rebut les documents, cartes de mémoire flash, clés USB, disques durs d’ordinateur, CD, DVD, etc. qui en contiennent, sans s’être assuré au préalable que leur contenu ne peut être reconstitué.
La Commission suggère aux organismes et entreprises de désigner une personne qui sera responsable de mettre en place et de surveiller l’application d’une politique sur la destruction de documents contenant des renseignements personnels.
Le déchiquetage de documents sur support papier, le formatage de médias numériques réutilisables et la destruction physique de médias numériques non réutilisables demeurent les meilleures méthodes de destruction des documents confidentiels. Si les spécifications techniques de la déchiqueteuse de l’entreprise ne répondent pas au volume des documents sur support papier à détruire, il faut les entreposer dans un endroit fermé à clef avant de les confier à une entreprise spécialisée de récupération de papier.
La Commission voit mal comment la destruction des documents contenant des renseignements personnels puisse s’effectuer sur la foi d’une simple entente verbale. Aussi, un contrat en bonne et due forme concernant la destruction des documents devrait-il contenir au moins des clauses spécifiant :
- le procédé utilisé pour la destruction des documents;
- la nécessité d’un accord préalable entre les parties avant de confier la destruction des documents confidentiels à un sous-contractant;
- les pénalités aux dépens de l’entreprise de récupération si elle ne respecte pas ses engagements.
En outre, dans ce même contrat, la Commission est d’avis que l’entreprise de récupération devrait :
- reconnaître que les renseignements personnels contenus dans les documents sont de nature confidentielle;
- faire signer un engagement à la confidentialité à toute personne qui aura à manipuler ces documents;
- s’engager à ce que les documents soient entreposés dans des locaux sécuritaires et qu’ils soient toujours sous bonne garde jusqu’à leur destruction;
- veiller à limiter de façon très stricte l’accès aux lieux où les documents sont entreposés ou transformés;
- s’engager à ne pas céder les documents en sa possession à des tiers à des fins autres que la transformation du papier préalablement et obligatoirement déchiqueté;
- assurer à son client le droit d’avoir accès en tout temps à ses installations, toute la durée du contrat;
- voir à la destruction totale des documents qui ne font pas l’objet d’une transformation;
- faire rapport à son client lors de la destruction des documents reçus.
ANNEXE 6 – ATTESTATION DE DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS
Je, soussigné(e),
(Prénom et nom de l’employé(e))
exerçant mes fonctions au sein de dont le bureau principal est situé à l’adresse
, déclare solennellement que je suis dûment autorisé(e) à certifier que les renseignements personnels et confidentiels communiqués par le ministre ou toute autre personne dans le cadre du projet octroyé à
(Nom du prestataire de services)
et qui prend fin le , ont été détruits selon les méthodes suivantes :
(Date)
Cochez les cases appropriées :
par déchiquetage : renseignements sur support papier | |
par destruction logique et effacement physique en utilisant un logiciel de réécriture : renseignements sur support informatique | |
par un autre mode de destruction : préciser le support et le mode de destruction |
EN FOI DE QUOI, J’AI SIGNÉ À , CE JOUR DU MOIS DE DE L’AN .
(Signature de l’employé(e))
Le prestataire de services doit remplir et signer ce formulaire après la destruction des renseignements et le transmettre au représentant du ministre.