CONVENTION DE PARRAINAGE
[LOGO]
ENTRE
L’association des adhérents du Groupe d’entraide mutuelle (GEM) Nom, adresse
(ou l’organisme représentant le GEM si l’association des membres du GEM n’est pas encore constituée)
Représentée par sa présidente / son président, Nom
Ci-après désigné « Le GEM »
d'une part,
ET
L’organisme de parrainage, Nom, Adresse
Représentée par sa / son , Nom
Ci-après désigné « Le parrain »
d'autre part.
Vu le code de la Santé Publique,
Vu la loi n° 2005-102 du 11 février 2005 relative aux droits des personnes handicapées ;
Vu Arrêté du 27 juin 2019 fixant le cahier des charges des groupes d’entraide mutuelle en application de l’article L.10-14-5 du code de l’action sociale et des familles.
Considérant le dossier de demande de subvention déposé par l’association XXX le XXX auprès de l’Agence Régionale de Santé ;
PREAMBULE
Le cahier des charges fixé par l’arrêté du 27 juin 2019 rend obligatoire le soutien du GEM par un organisme parrain et la signature d’une convention de parrainage.
Cette convention de parrainage est à transmettre à l’ARS.
Le parrain peut être :
une association d’usagers (patients, ex-patients, personnes handicapées) ;
une association ou tout organisme reconnu comme en capacité d’apporter un soutien aux adhérents.
une association de familles ;
L’association remplissant le rôle de parrain doit avoir un champ d’action compatible avec l’action des GEM, et les moyens de remplir sa mission de parrain.
ARTICLE 1 : Objet de la convention
La convention de parrainage formalise les modalités de l’appui apporté au GEM.
ARTICLE 2 : Rôle et missions du parrain
Accompagnateur du Conseil d’administration le parrain a pour fonction principale d’être garant du respect du cahier des charges et de l’éthique du GEM, à savoir la recherche de l’autonomie et l’autodétermination des adhérents du GEM.
Il se positionne donc en soutien du GEM et ne se substitue pas à lui, sauf en cas d’urgence manifeste.
Il intervient notamment en cas de difficultés et/ou de conflits rencontrés par le GEM, mais aussi, en cas de besoin, pour rappeler les obligations du GEM résultant du cahier des charges.
Ajouter ici s’il y a une mission spécifique dévolue au parrain ou si une liste de missions est définie (exemples : il répond dans les meilleurs délais aux questions que le GEM pourrait lui poser ; il peut se déplacer sur site en cas de besoin ; il fait circuler toutes les informations en sa possession et utiles au fonctionnement et à la gestion du GEM ; il met à disposition du GEM un support pour l’élaboration des dossiers de demande de subvention…).
ARTICLE 3 : Engagements du parrain
Le parrain s’engage à ce que ses représentants auprès du GEM soient sensibilisés aux spécificités et problématiques de santé et de handicaps concernés.
Le parrain s’engage à intervenir à la demande des différents acteurs du GEM : membre adhérent, salarié, bénévole ; ou à la demande d’un partenaire du GEM, de l’organisme gestionnaire (s’il existe), de l’ARS, notamment en cas de difficultés rencontrées par le GEM relativement au respect du cahier des charges.
Il s’engage à pouvoir intervenir dans un délai raisonnable, y compris sur place : la proximité du parrain avec le GEM doit permettre une mobilisation rapide ; une proximité géographique pouvant faciliter cette mobilisation.
En cas de difficultés et/ou de conflits, il assure un rôle de médiateur, de tiers et de conseil entre les parties prenantes, en se référant au cadre réglementaire (cahier des charges du GEM, mais aussi, si besoin, code du travail, règles budgétaires relatives aux subvention, etc.).
Sur demande expresse du GEM, il peut agir sur un temps donné à la place du GEM.
Hors difficultés/conflits, le parrain s’engage à fournir au GEM toute information utile au bon fonctionnement du GEM et à le conseiller sur des questions posées par le GEM.
Ajouter ici s’il y a des engagements spécifiques du parrain.
Si le parrain est le même organisme que le gestionnaire (uniquement pour les GEM TC), préciser ici la distinction des fonctions afin d’identifier au sein de ce même organisme une personne / une fonction de médiation distincte de la fonction de gestion.
ARTICLE 4 : Engagements du GEM
Le GEM s’engage à informer le parrain du fonctionnement général du GEM, et des changements importants survenus au GEM (changement des membres du bureau, changement de local, etc.).
Préciser les documents à fournir (statuts, liste des membres des instances du GEM, convention de subvention…).
Le GEM s’engage à prévenir et à saisir le parrain dans les meilleurs délais, en cas de difficultés/conflits rencontrés.
Il s’engage à mettre à disposition du parrain tout document utile à la compréhension du fonctionnement du GEM et de la situation pour laquelle le parrain doit être saisi.
Il s’engage à permettre aux acteurs du GEM (membre, salarié, bénévole, mais également organisme gestionnaire s’il existe, un partenaire, l’ARS…) de saisir le parrain en cas de besoin.
Le GEM s’engage à prévenir à l’ARS en cas de difficultés rencontrées avec le parrain notamment relativement au non-respect du cahier des charges.
Ajouter ici s’il y a des engagements spécifiques du GEM (adhésion à l’association marraine,
fréquence des échanges…)..
ARTICLE 5 : Articulation entre le GEM et le parrain – résolution des difficultés
Le parrain a une voix consultative dans les instances du GEM.
En cas de difficultés entre le GEM et le parrain, chacun s’engage à informer l’autre partie des difficultés qu’elle perçoit et à en discuter. Si la résolution des problèmes ne peut intervenir par ce biais, la discussion et l’échange de points de vue, l’une ou l’autre partie peut en informer l’ARS, notamment au regard du non-respect du cahier des charges.
Définir ici les modalités de participation du parrain aux instances du GEM (le parrain est invité à chaque AG / CA, présence possible au bureau, transmission systématique de tous les documents envoyés aux administrateurs…).
Définir ici d’autres liens éventuels entre le GEM et le parrain.
ARTICLE 6 : Durée et résiliation de la présente convention
La présente convention est conclue pour une durée à préciser, à dater de sa signature.
Elle est renouvelable expressément tous les (préciser la durée) ou par tacite reconduction de chacune des parties pour la même période.
En cas de renouvellement par tacite reconduction : préciser une durée maximale (exemple : 3 à 5 ans) pour renouveler de façon expresse la convention.
Elle est résiliable (préciser quand : à la date anniversaire de la signature ou à tout moment) sous réserve d’un préavis de XX mois par lettre recommandée avec avis de réception.
L’ARS doit être informée de la résiliation lors de l’envoi du préavis de rupture de la présente convention.
Lyon, le
Le Président de l’association des membres du GEM, (ou l’organisme représentant le GEM si l’association des membres du GEM n’est pas encore constituée)
Nom |
Le Président de l’association marraine,
Nom |
Convention transmise à l’ARS le :
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CONVENTION DE GESTION OU DE PRESTATIONS DE SERVICES
ENTRE
L’association des adhérents du Groupe d’entraide mutuelle (GEM) Nom, adresse
(ou l’organisme représentant le GEM si l’association des membres du GEM n’est pas encore constituée)
Représentée par sa présidente / son président, Nom
Ci-après désigné « Le GEM »
d'une part,
ET
L’organisme gestionnaire / le prestataire de services, Nom, Adresse
Représentée par sa / son , Nom
Ci-après désigné « L’organisme gestionnaire ou le prestataire de services »
d'autre part.
Vu le code de la Santé Publique,
Vu la loi n° 2005-102 du 11 février 2005 relative aux droits des personnes handicapées ;
Vu Arrêté du 27 juin 2019 fixant le cahier des charges des groupes d’entraide mutuelle en application de l’article L.10-14-5 du code de l’action sociale et des familles.
Considérant le dossier de demande de subvention déposé par l’association XXX le XXX auprès de l’Agence Régionale de Santé ;
PREAMBULE
Le cahier des charges fixé par arrêté du 27 juin 2019 précise que « pour la gestion administrative et comptable de ces moyens matériels et humains, le GEM peut se faire épauler par des professionnels extérieurs, en particulier dans le cadre de prestations de services ».
Le GEM peut également demander l’appui d’une association gestionnaire de structures : l’activité de gestion de structures de cette association doit être distinguée de la gestion du GEM.
Le cahier des charges précise, qu’en cas d’appui du GEM par des prestataires de service ou une association gestionnaire, une convention précisant les différentes tâches et modalités concernées par cette délégation de gestion doit être formalisée, comprenant notamment la transmission de compte-rendu fournis sur l’utilisation des fonds au Conseil d’administration du GEM.
Cette convention est à transmettre à l’ARS.
ARTICLE 1 : Objet de la convention
La convention de gestion ou de prestation de services formalise les modalités de l’appui apporté au GEM.
ARTICLE 2 : Engagements du GEM
Le GEM donne mandat de gestion / co-gestion (préciser) à l’organisme gestionnaire / au prestataire de services (préciser) pour les missions suivantes :
Lister l’ensemble des missions concernées. Sont cités ici des exemples possibles, à adapter et à développer selon la situation de chaque GEM :
Constituer le dossier de demande de subvention à l’ARS, en lien avec le GEM
Constituer les différents dossiers de demande de subvention, après accord et en lien avec le GEM, aux autres partenaires du GEM
Recevoir et gérer la subvention allouée au GEM sur un compte distinct, ouvert au nom de l’organisme gestionnaire (le cas échéant)
Recruter, former et suivre les salariés embauchés pour le GEM (gestion du contrat de travail, des fiches de salaire, des charges sociales, des congés…)
Gérer les paiements et les relations avec les fournisseurs du GEM (loyers, charges, consommables…)
A compléter si besoin
Ajouter ici d’autres engagements éventuels du GEM.
ARTICLE 3 : Engagements de l’organisme gestionnaire / du prestataire de services (préciser)
L’organisme gestionnaire / le prestataire de services (préciser) s’engage à conseiller le GEM sur sa gestion quotidienne, notamment sur les aspects financiers, juridiques et ressources humaines.
Il s’engage aussi à répondre à la demande des membres du GEM d’être impliqués et initiés aux différents aspects de gestion et à favoriser l’autodétermination.
Il s’engage à distinguer ses propres activités de gestion de celles du GEM : ouverture d’un compte bancaire spécifique et dédié au GEM, élaboration d’un budget spécifique pour le GEM.
Il s’engage à assurer une transparence dans les fonds gérés au titre du GEM : fourniture chaque année au GEM d’un compte de résultat, d’un bilan financier, de la certification des comptes (le cas échéant), à compléter ci-besoin.
Préciser ici les engagements de l’organisme gestionnaire / du prestataire de services (préciser) dans ses domaines d’action :
Si l’organisme gestionnaire est employeur, précisez les obligations de l’organisme gestionnaire (information du GEM, formation des salariés…)
Si l’organisme gestionnaire / le prestataire de services (préciser) met à disposition des locaux ou autres moyens mobiliers (bureautique…) : préciser les modalités et les conditions de remboursement / réparation en cas de dégradation.
Si l’organisme gestionnaire / le prestataire de services (préciser) est chargé de l’assurance des locaux et de l’activité des GEM, préciser les modalités
Ajouter ici d’autres engagements éventuels de l’organisme gestionnaire / du prestataire de services (préciser).
ARTICLE 4 : Engagements financiers du GEM et de l’organisme gestionnaire / le prestataire de services (préciser).
Choisir entre les deux modalités suivantes :
Si la subvention annuelle de fonctionnement est versée au GEM :
En cas de versement de la subvention allouée pour le fonctionnement du GEM au GEM, le
GEM s’engage à reverser chaque année à l’organisme gestionnaire / au prestataire de services (à préciser) la somme de XX Euros permettant à l’organisme gestionnaire / prestataire de services (à préciser) de réaliser l’ensemble des missions listées ci-dessus.
Détailler ici si besoin la répartition de la somme versée par le GEM à l’organisme gestionnaire/ prestataire de services (préciser) selon les activités réalisées ou la périodicité (exemple : XX Euros pour telle mission, payable une fois par an ou XX Euros pour telle mission, payable par mois…).
Dans le montant versé à l’organisme gestionnaire / prestataire de services (à préciser), une partie peut être dédiée à l’équivalent de « frais de gestion », dans la limite maximale de 7% du montant versé par le GEM, et sous réserve d’un disponible restant (sur la base de la subvention annuelle allouée au GEM), après paiement des prestations et d’un budget de fonctionnement quotidien pour le GEM.
L’affectation du solde de la subvention, après versement à l’organisme gestionnaire/prestataire de services (à préciser) est librement décidée par le GEM, dans le respect du cahier des charges et des missions du GEM. Tout achat investissement ou autre se fera donc à son nom.
Au moment de l’arrêté des comptes et du constat de la réalité des dépenses, l’organisme gestionnaire / prestataire de services (préciser) s’engage à reverser au GEM les dépenses non réalisées. Aucun profit de ne peut être réalisé par l’organisme gestionnaire / prestataire
de services (préciser).
Si la subvention annuelle de fonctionnement est versée à l’organisme gestionnaire :
La subvention doit être allouée au GEM, toutefois, si l’association du GEM n’est pas encore créée, le versement de la subvention pour le fonctionnement du GEM peut être de manière transitoire allouée à l’organisme gestionnaire. Dans ce cas, l’organisme gestionnaire s’engage à reverser au GEM la somme de XX Euros permettant au GEM de gérer librement son budget quotidien.
Détailler ici si besoin la répartition de la somme versée par l’organisme gestionnaire au GEM et son utilisation (XX Euros pour le budget quotidien, XX Euros pour les activités / sorties…).
Au moment de l’arrêté des comptes et du constat de la réalité des dépenses, l’organisme gestionnaire demande l’autorisation du GEM pour l’affectation de l’excédent constaté (report sur l’année suivante, dépenses exceptionnelles...). Aucun profit de ne peut être réalisé par l’organisme gestionnaire / prestataire de services (préciser).
Dans les deux situations :
L’organisme gestionnaire / le prestataire de services (préciser) doit présenter au CA du GEM chaque année, un budget prévisionnel détaillant le montant des prestations qui seront servies au GEM, dans la limite de la subvention annuelle que percevra le GEM (en fonction du montant perçu l’année précédente).
Ce budget prévisionnel doit être joint à la demande de subvention effectuée auprès de l’ARS.
L’organisme gestionnaire / le prestataire de services (préciser) doit présenter au GEM, définir la fréquence, les factures détaillées correspondant aux prestations effectuées, pour un montant ne pouvant pas dépasser la subvention attribuée par l’ARS.
ARTICLE 5 : Articulation entre le GEM et l’organisme gestionnaire / le prestataire de services (préciser)
L’organisme gestionnaire / le prestataire de services (préciser) est chargé d’informer régulièrement le GEM sur les dépenses réalisées au titre du GEM, et l’exécution budgétaire annuelle. A ce titre, il fournit, a minima avant chaque conseil d’administration, et sur demande du bureau du GEM, tous documents et informations utiles à la compréhension de la situation financière et budgétaire du GEM.
Définir ici les modalités de participation de l’organisme gestionnaire / du prestataire de services (préciser) aux instances du GEM (invité/membre à chaque AG / CA, présence possible au bureau…).
Définir ici d’autres liens éventuels entre le GEM et l’organisme gestionnaire / le prestataire de services.
En cas de conflit entre le GEM et l’organisme gestionnaire / le prestataire de services (préciser), la médiation sera recherchée. L’une ou l’autre partie, en cas de difficultés non résolues, peut faire appel au parrain, qui apporte son soutien dans la résolution des problèmes rencontrés, en se référant au cahier des charges des GEM.
ARTICLE 6 : Durée et résiliation de la présente convention
La présente convention est conclue pour une durée à préciser, à dater de sa signature.
Elle est renouvelable expressément tous les (préciser la durée) ou par tacite reconduction de chacune des parties pour la même période.
En cas de renouvellement par tacite reconduction : préciser une durée maximale (exemple : 3 à 5 ans) pour renouveler de façon expresse la convention.
Elle est résiliable (préciser quand : à la date anniversaire de la signature ou à tout moment) sous réserve d’un préavis de XX mois par lettre recommandée avec avis de réception.
L’ARS doit être informée de la résiliation lors de l’envoi du préavis de rupture de la présente convention.
ARTICLE 7 : Modification de la convention
Toute modification des conditions ou des modalités d’exécution de la présente convention, définie d’un commun accord entre les parties, fera l’objet d’un avenant dont un exemplaire sera transmis aux destinataires du présent document, dont l’ARS.
Lyon, le
Le Président de l’association des membres du GEM, (ou l’organisme représentant le GEM si l’association des membres du GEM n’est pas encore constituée)
Nom |
Le Président de l’association Gestionnaire, ou du prestataire de service
Nom |
Convention transmise à l’ARS le :