CONVENTION GROUPEMENT DE COMMANDES

CONVENTION GROUPEMENT DE COMMANDES

ACHAT ET MAITENANCE DE PHOTOCOPIEURS

VILLE DE BRIVE – COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION DU BASSIN DE BRIVE – CCAS DE BRIVE

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Ville de Brive, représentée par Monsieur Xxxxxxxx Xxxxxxx, Maire, agissant en vertu de la délibération du Conseil Municipal du 17 mai 2017

ci-après dénommée "la Ville de Brive" ET

La Communauté d’Agglomération du Bassin de Brive, représentée par Madame Xxxxxxxxxx Xxxxxxx, Vice-présidente, agissant en vertu de la délibération du Conseil communautaire du 22 mai 2017

ci-après dénommée "La CABB" ET

Le Centre Communal d’Action Sociale de Brive, représentée par Monsieur Jean-Pierre Tronche, Vice-président, agissant en vertu de la délibération générale du Conseil d’Administration du CCAS en date du 8 juin 2017

ci-après dénommé "Le CCAS" Il est convenu ce qui suit :

Article 1 : Membres du Groupement

Il est constitué, conformément à l'article 28 de l’ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics, un groupement de commandes entre la Ville de Brive, la CABB, et le CCAS.

Chaque membre adhère au groupement de commandes en adoptant la présente convention par délibération de son assemblée délibérante. Une copie de la délibération est notifiée au coordonnateur du groupement de commandes.

Article 2 : Objet du groupement, technique d’achat retenue, mode de dévolution

Le présent groupement de commandes a pour objet l’achat et la maintenance de photocopieurs.

Cette opération fera l’objet d’une procédure d’appel d’offres ouvert en application des articles 25, 66, 67 et 68 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016.

Cet accord-cadre sera conclu pour l’année 2018 et pourra faire l’objet d’une reconduction tacite au titre des années 2019, 2020 et 2021.

Il sera de type mono-attributaire, sans montant maximum ni montant minimum et fera l’objet d’un allotissement suivant le découpage ci-après :

• lot n°1 : achat et maintenance de photocopieurs numériques noir et blanc et/ou couleur (Photocopieur multifonction) ayant une vitesse de copie inférieure à 100 ppm en format A4 ;

• lot n°2 : maintenance des copieurs présents dans les parcs respectifs de la Ville de Brive, de l’Agglo de Brive et du CCAS de Brive à l’échéance des contrats de maintenance en cours.

Les contrats de maintenance souscrits dans le cadre du présent accord-cadre pourront concernés :

• soit des photocopieurs neufs (Contrats de maintenance associés à l’achat d’un copieur dans le cadre du lot 1. La durée des contrats de maintenance ainsi souscrits ne pourra pas être inférieure à un an sans pouvoir excéder cinq ans ;

• soit des photocopieurs anciens, déjà présents dans les parcs respectifs de la Ville de Brive, du CCAS de Brive et de l’Agglo de Brive (Poursuite de la maintenance à échéance des contrats en cours pendant la durée de validité de l’accord-cadre dans le cadre du lot 2). La durée des contrats de maintenance ainsi souscrits ne pourra excéder la durée de validité du présent accord-cadre.

En application de l'article 78 du Décret n° 2016-360 du 25 mars 2016, les fournitures et prestations objet du présent accord-cadre seront exécutées selon les modalités définies ci- après :

• pour le lot 1 qui porte à la fois sur l’achat de nouveaux copieurs et la maintenance de ces derniers, l’accord cadre sera exécuté pour partie par marchés subséquents s’agissant de l’achat de nouveaux copieurs et pour partie par bons de commande s’agissant de la maintenance de ces copieurs ;

• pour le lot n°2 qui ne porte que sur la maintenance des copieurs figurant dans le parc actuel des membres du groupement, l’accord cadre fera l’objet d’une exécution par bons de commande.

Article 3 : Désignation et missions du coordonnateur 3-1 : Désignation du coordonnateur

La Ville de Brive est désignée comme coordonnateur du groupement de commandes

3-2 : Missions du coordonnateur

Dans le respect de la réglementation applicable aux marchés publics, le coordonnateur est chargé des missions suivantes :

• définir l’organisation technique et administrative des procédures de consultations à mettre en place dans le respect des règles applicables aux marchés publics ;

• assister les membres du groupement dans la définition de leurs besoins ;

• définir et recenser les besoins dans les conditions qu’il fixera ;

• élaborer les documents de la consultation ;

• définir les critères qui serviront pour le jugement des candidatures et des offres ;

• rédiger et procéder à la publication des avis de marché ;

• procéder à l’analyse des candidatures et des offres et rédiger le rapport qui sera soumis à la CAO ;

• convoquer et conduire les réunions de la commission d’appel d’offres et en assurer le secrétariat ;

• informer les candidats et les soumissionnaires des résultats de la mise en concurrence ;

• rédiger et procéder à la publication, le cas échéant, des avis d’attribution ;

• rédiger, le cas échéant, le rapport de présentation, signé par l’exécutif de la collectivité qui exerce la fonction de coordonnateur, tel que prévu à l’article 105 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics ;

• transmettre à chaque membre du groupement les pièces de leurs marchés pour signature et notification.

Article 4 : Obligations des membres du groupement

Afin que la mission du coordonnateur puisse s’exercer dans de bonnes conditions, les autres membres doivent :

4-1 : Au stade de la préparation de l’accord-cadre

• communiquer au coordonnateur une évaluation de leurs besoins préalablement au lancement de la procédure de consultation ;

• participer à l’organisation technique et administrative de la consultation en collaboration avec le coordonnateur ;

• valider les documents de la consultation dans les délais fixés par le coordonnateur ;

• transmettre au coordonnateur la délibération approuvant l’adhésion au groupement de commandes et mentionnant les membres (titulaire et suppléant) désignés pour participer à la commission d’appel d’offres du groupement.

4-2 : Au stade de la signature, de la notification et de l’exécution des marchés subséquents et/ou des bons de commandes

• signer les marchés avec les titulaires retenus ;

• procéder à la notification des marchés ;

• assurer l’exécution des marchés (suivi administratif et financier, règlement des litiges éventuels, etc…) ;

• établir et notifier au titulaire la décision de reconduction ou de non-reconduction des marchés ;

• informer le coordonnateur de toute difficulté rencontrée dans l’exécution des marchés ;

• informer le coordonnateur de la non-reconduction des marchés.

Article 5 : Composition de la commission d’appel d’offres

L’accord-cadre objet de la présente convention fera l’objet d’une procédure d’appel ouvert en application des articles 25, 66, 67 et 68 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016.

La commission d’appel d’offres du groupement de commandes est chargée d’attribuer les marchés d’un montant supérieur aux seuils européens passés selon une procédure formalisée conformément aux dispositions de l’article L1414-2 du CGCT.

La commission d’appel d’offres du groupement est composée d’un représentant élu parmi les membres ayant voix délibérative de la commission d’appel d’offres de chaque membre du groupement (membre titulaire). Pour chaque membre titulaire, un membre suppléant sera désigné selon les mêmes modalités

La Commission d’appel d’offres est présidée par le représentant du coordonnateur.

Pourront également participer à la commission d’appel d’offres du groupement avec voix consultative :

- le représentant de la Direction départementale de la Cohésion Sociale et Protections des Populations ;

- le receveur municipal du coordonnateur.

Un représentant des services techniques et/ou administratifs de chaque membre du groupement pourra être désigné pour participer, avec voix consultative, aux réunions de la commission d’appel d’offres.

Article 6 : Prise en charge des frais de fonctionnement

Le coordonnateur assure ses missions à titre gratuit vis à vis des autres membres du groupement et prend en charge les frais de fonctionnement liés au fonctionnement du groupement (frais de reprographie, frais de publicité, etc…).

Article 7 : Durée de la convention

La présente convention entre en vigueur dès sa signature par les membres du groupement et jusqu’à la date de notification du dernier marché.

Est accepté la présente convention de groupement de commandes. A Brive, le

Pour la Ville de Brive Pour la CABB Pour le CCAS de Brive

Le Maire La Vice-Présidente Le Président