PROJET
COMMISSION EUROPÉENNE
DIRECTION GÉNÉRALE DE LA COMMUNICATION
Citoyens & Institutions
PROJET
CONVENTION DE SUBVENTION À L’ACTION MULTIBÉNÉFICIAIRE
NUMÉRO DE CONVENTION – […]
L’Union européenne (ci-après dénommée «l’Union»), représentée par la Commission européenne (ci-après dénommée «la Commission»), elle-même représentée pour les besoins de la signature de la présente convention par Xxx Xxxx XXXXXX, directrice de la direction C, «Citoyens & Institutions», de la direction générale de la communication
d’une part, et
[dénomination officielle complète] [ACRONYME] [forme juridique officielle]
[n° d’enregistrement légal] [adresse officielle complète] [numéro TVA],
chef de file du projet, ci-après dénommé(e) «le coordonnateur», représenté(e) aux fins de la signature de la présente convention par [prénom, nom et fonction]
et les «cobénéficiaires» suivants:
• [dénomination officielle complète – établi [à] [au] [aux] [en] [pays]]
• [dénomination officielle complète – établi [à] [au] [aux] [en] [pays]]
• [dénomination officielle complète – établi [à] [au] [aux] [en] [pays]]
qui ont donné procuration au représentant du coordonnateur aux fins de la signature de la présente convention,
collectivement dénommés «les bénéficiaires», chacun d’eux étant individuellement identifié comme un «bénéficiaire» aux fins de la présente convention lorsqu’une disposition s’applique sans distinction au coordonnateur ou à un cobénéficiaire,
d’autre part,
SONT CONVENU(E)S
des Conditions particulières, des Conditions générales ainsi que des Annexes
suivantes:
Annexe I Formulaire de demande assorti de la description et du budget prévisionnel de l’action (comprenant une version consolidée et une ventilation des dépenses et recettes par bénéficiaire)
Annexe II Rapports d’exécution technique et financière à soumettre
Annexe III Procurations données par les cobénéficiaires au coordonnateur
qui font partie intégrante de la présente convention («la convention»).
Les dispositions des Conditions particulières prévalent sur celles des autres parties de la convention.
Les dispositions des Conditions générales prévalent sur celles des Annexes.
I – CONDITIONS PARTICULIÈRES
ARTICLE I.1 – OBJET DE LA SUBVENTION
I.1.1 La Commission a décidé de subventionner, dans les conditions reprises dans les Conditions particulières, les Conditions générales et les Annexes de la convention, que les bénéficiaires déclarent connaître et accepter, l’action intitulée […] («l’action»).
I.1.2 Les bénéficiaires acceptent la subvention et s’engagent à mettre tout en œuvre pour réaliser, sous leur propre responsabilité, l’action telle qu’elle est décrite dans l’Annexe I.
ARTICLE I.2 – DURÉE
I.2.1 La convention entre en vigueur à la date de signature par la dernière des parties à la convention.
I.2.2 L’action a une durée de […] [mois/jours] à compter du [insérer date] («la date de démarrage de l’action»). La période susmentionnée est déterminée sur la base de jours calendrier.
ARTICLE I.3 – RÔLE DES BÉNÉFICIAIRES
I.3.1 Le coordonnateur:
a) assume la responsabilité de veiller à l’exécution conforme de l’action dans le respect de la convention;
b) sert d’intermédiaire pour toutes les communications entre les cobénéficiaires et la Commission, selon les modalités prévues à l’article I.8. Sauf disposition contraire expresse de la convention, toute réclamation de la Commission concernant la convention est adressée au coordonnateur, qui y répond;
c) est chargé de communiquer à la Commission tout document et toute information requis par la convention, notamment en ce qui concerne les demandes de paiement. Le coordonnateur ne peut déléguer tout ou partie de cette tâche aux cobénéficiaires ou à un tiers. Lorsque des informations doivent être obtenues auprès des cobénéficiaires, le coordonnateur se les procure, les vérifie et les transmet à la Commission;
d) informe les cobénéficiaires de tout événement dont il a connaissance et qui est susceptible d’affecter fondamentalement l’exécution de l’action;
e) informe la Commission des transferts entre rubriques de coûts éligibles, conformément à l’article I.4, paragraphe 4;
f) prend les dispositions nécessaires pour fournir la garantie financière ou la garantie solidaire des bénéficiaires participant à l’action, si elle est demandée, conformément aux dispositions de l’article I.5;
g) établit les demandes de paiement au nom des bénéficiaires, en détaillant la part et le montant exacts revenant à chacun d’eux conformément à la convention, aux coûts éligibles estimés prévus à l’Annexe I et aux coûts réels encourus. Tous les paiements de la Commission sont faits sur le(s) compte(s) bancaire(s) mentionné(s) à l’article I.7, paragraphe 1;
h) veille, s’il est désigné en qualité de bénéficiaire unique des paiements, pour le compte de l’ensemble des bénéficiaires, à ce que tous les paiements soient effectués sans retard injustifié en faveur des cobénéficiaires, conformément au paragraphe 3 de l’article I.7, et informe la Commission de la répartition de la subvention octroyée par l’Union entre les cobénéficiaires et de la date du virement;
i) est chargé, pour les audits, contrôles et évaluations décrits aux articles II.20 et II.6, de fournir tous les documents nécessaires, notamment les comptes des cobénéficiaires, les pièces comptables originales ainsi que les exemplaires signés des sous-contrats, si les bénéficiaires en ont conclu conformément à l’article II.9.
I.3.2 Les co-bénéficiaires:
a) concluent entre eux les accords nécessaires à la bonne exécution de l’action; Les bénéficiaires sont réputés avoir conclu un accord de coopération interne réglant leur organisation et coordination internes. Cet accord doit couvrir tous les aspects indispensables à la gestion des bénéficiaires et à l’exécution de l’action;
b) transmettent au coordonnateur les données nécessaires à l’établissement des rapports, décomptes et états financiers et autres documents prévus dans la convention et ses annexes;
c) veillent à ce que toutes les informations à fournir à la Commission soient envoyées par l’intermédiaire du coordonnateur, à moins que la convention n’en dispose autrement;
d) informent immédiatement le coordonnateur de tout événement dont ils ont connaissance et qui est susceptible d’affecter fondamentalement ou de retarder considérablement l’exécution de l’action;
e) informent le coordonnateur des transferts entre rubriques de coûts éligibles, conformément à l’article I.4, paragraphe 4;
f) fournissent au coordonnateur tous les documents nécessaires aux audits, contrôles et évaluations décrits aux articles II.20 et II.6.
ARTICLE I.4 – DÉTAIL DES COÛTS – FINANCEMENT DE L’ACTION
I.4.1 Le coût total de l’action est estimé à […] EUR, conformément au budget prévisionnel qui figure à l’Annexe I. Ce budget prévisionnel indique le détail des coûts éligibles au financement octroyé par l’Union en conformité avec les règles définies à l’article II.14, les éventuels autres coûts de l’action et l’ensemble des recettes qui permettent d’équilibrer les coûts. Le budget prévisionnel qui figure à l’Annexe I doit inclure un tableau indiquant la ventilation par bénéficiaire des coûts éligibles et recettes estimés. Les bénéficiaires établissent collectivement le tableau, qui est considéré comme faisant partie intégrante du budget prévisionnel de la convention.
I.4.2 Le montant total des coûts éligibles de l’action subventionnée par la Commission est estimé à […] EUR, conformément au budget prévisionnel qui figure à l’Annexe I.
Les coûts indirects sont éligibles sur la base d’un forfait de 7 % du montant total des coûts directs éligibles, dans les conditions définies à l’article II.14, paragraphe 3.
I.4.3 La Commission prend en charge un montant maximal de […] EUR, équivalent à 60 % du montant total estimé des coûts éligibles, tel que mentionné au paragraphe 2. La détermination de la subvention finale est effectuée conformément aux dispositions de l’article II.17, sans préjudice de l’article II.19.
La subvention octroyée par l’Union ne couvre pas l’intégralité des coûts de l’action. Les montants et les sources du cofinancement externe aux fonds de l’Union sont mentionnés dans le budget prévisionnel visé au paragraphe 1.
I.4.4 Par dérogation à l’article II.13, lors de la mise en œuvre de l’action, le coordonnateur peut, en accord avec les cobénéficiaires, procéder à une adaptation de son budget prévisionnel par des transferts entre rubriques de coûts éligibles, à la condition que cette adaptation des dépenses n’affecte pas la réalisation de l’action et que le transfert entre rubriques n’excède pas 10 % du montant de chaque rubrique de coûts éligibles estimés destinataire du transfert, dans le respect du montant total des coûts éligibles mentionné au paragraphe 2. Le coordonnateur en informe la Commission par écrit.
ARTICLE I.5 – MODALITÉS DE PAIEMENT
I.5.1 Préfinancement:
Dans les 45 jours suivant la date de signature de la convention par la dernière des parties
un préfinancement d’un montant de […] EUR, représentant 70 % du montant mentionné à l’article I.4, paragraphe 3, est versé au coordonnateur.
I.5.2. Paiement du solde
La demande de paiement du solde doit être accompagnée des rapports finaux d’exécution technique et financière, comprenant un décompte consolidé et une
ventilation par bénéficiaire, mentionnés à l’article II.15, paragraphe 4. La Commission dispose d’un délai de 45 jours pour approuver ou rejeter le rapport d’exécution technique, ou demander toute pièce justificative ou information complémentaire, conformément à la procédure mentionnée à l’article II.15, paragraphe 4. Le coordonnateur dispose alors d’un délai de 30 jours pour soumettre les compléments d’information ou un nouveau rapport.
Dans les 45 jours suivant l’approbation par la Commission du rapport d’exécution technique accompagnant la demande de paiement du solde, un paiement représentant le solde de la subvention déterminée conformément aux dispositions de l’article II.17 est versé au coordonnateur.
Ce délai de paiement peut être suspendu par la Commission conformément à la procédure mentionnée à l’article II.16, paragraphe 2.
ARTICLE I.6 – REMISE DES RAPPORTS ET AUTRES DOCUMENTS
Les dispositions relatives à la remise des rapports d’exécution technique et financière et autres documents visés à l’article I.5 se trouvent à l’Annexe II.
Les rapports d’exécution technique et financière et autres documents visés à l’article I.5 doivent être remis par le coordonnateur en deux exemplaires en langue anglaise, française ou allemande aux échéances suivantes:
- rapports finaux d’exécution technique et financière, comprenant un décompte consolidé et une ventilation par bénéficiaire: dans les deux mois suivant la date de fin de l’action déterminée à l’article I.2, paragraphe 2.
ARTICLE I.7 – COMPTE BANCAIRE
I.7.1 Les paiements sont effectués sur le compte ou sous-compte bancaire du coordonnateur libellé en euros, dont les données sont reproduites ci-dessous:
Nom de la banque: […]
Adresse de l’agence bancaire: […] Dénomination exacte du titulaire du compte: […]
Numéro de compte complet (y compris les codes bancaires): […] [Codification IBAN de ce compte: […]]1
I.7.2. Ce compte ou sous-compte doit être réservé exclusivement à la réception des fonds reçus de l’Union pour la réalisation de l’action subventionnée. En outre, les fonds versés sur ce compte ou sous-compte doivent porter intérêts ou bénéficier d’avantages équivalents selon la loi de l’État sur le territoire duquel ce compte ou sous-compte est ouvert. Ces intérêts ou avantages sont, lorsqu’ils sont générés par la part du préfinancement non reversée aux cobénéficiaires à l’issue du délai fixé à l’article I.7, paragraphe 3, déduits du paiement du solde ou recouvrés par la Commission dans les conditions prévues à l’article II.16, paragraphe 4.
1 Code BIC pour les pays où le code IBAN n’est pas applicable.
I.7.3. Dans les 30 jours suivant la date à laquelle le compte bancaire visé à l’article I.7, paragraphe 1, a été crédité, le coordonnateur vire à chaque cobénéficiaire le montant correspondant à sa participation à l’action, proportionnellement à sa part des coûts estimés indiquée dans la ventilation figurant à l’Annexe I, pour le préfinancement, et à sa part des coûts réellement encourus qui ont été validés, pour les autres paiements.
ARTICLE I.8 — DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES GÉNÉRALES
I.8.1. Toute communication faite à la Commission dans le cadre de la présente convention doit revêtir la forme écrite et mentionner le numéro de la convention. Elle doit être envoyée à l’adresse suivante:
Commission européenne
Direction générale de la communication Direction «Citoyens & Institutions» Année européenne du volontariat
À l’attention de Xxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx Chef de l’unité: Politique de la citoyenneté MAD0 5/26
0000 Xxxxxxxxx Xxxxxxxx
Courriel: XXXX-XXX-XXX0000@xx.xxxxxx.xx
Les rapports techniques ainsi que toute autre correspondance doivent être envoyés à:
Commission européenne
Direction générale de la communication Direction «Citoyens & Institutions» Année européenne du volontariat
À l’attention de Xxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx Chef de l’unité: Politique de la citoyenneté 0000 Xxxxxxxxx
Xxxxxxxx
Courriel: XXXX-XXX-XXX0000@xx.xxxxxx.xx
I.8.2 Le courrier ordinaire est considéré reçu par la Commission à la date à laquelle il est formellement enregistré par l’unité compétente de la Commission visée ci- dessus.
I.8.3 Toute communication de la Commission au coordonnateur et/ou aux cobénéficiaires, et vice-versa, doit revêtir la forme écrite et a lieu par l’intermédiaire du coordonnateur, sauf stipulation contraire dans la convention. Elle doit mentionner le numéro de la convention et être envoyée à l’adresse suivante:
M./Mme [...]
[Fonction] [Dénomination officielle]
[Adresse officielle complète] Courriel: […]@
I.8.4 Tout changement d’adresse effectué par le bénéficiaire doit être communiqué par écrit à la Commission.
ARTICLE I.9 – LOI APPLICABLE ET JURIDICTION COMPÉTENTE
La subvention est régie par les dispositions de la convention, par le droit de l’Union et, de façon subsidiaire, par la loi belge applicable aux subventions.
Les décisions de la Commission concernant l’application des dispositions de la convention ainsi que les modalités de la mise en œuvre de la convention peuvent faire l’objet d’un recours des bénéficiaires auprès du Tribunal de l’Union européenne et, en cas de pourvoi, de la Cour de justice.
ARTICLE I.10 – RESPONSABILITÉ FINANCIÈRE
Par dérogation à l’article II.18, le montant réclamé à un bénéficiaire ne peut dépasser le montant de la contribution auquel il a droit conformément à la convention.
ARTICLE I.11 – PROTECTION DES DONNÉES
Toute donnée à caractère personnel figurant dans la convention, y compris son exécution, ou en relation avec elle est traitée en conformité avec les dispositions du règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données. Ces données sont traitées uniquement dans le cadre de l’exécution et du suivi de la convention par l’assistant du Directeur général de la Direction générale Communication, sans préjudice de leur éventuelle communication aux services d’audit interne, à la Cour des comptes, à l’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières et/ou à l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) aux fins de la protection des intérêts financiers de l’Union.
Les bénéficiaires peuvent, sur demande écrite, obtenir la communication de leurs données à caractère personnel et corriger toute donnée erronée ou incomplète. Pour toute demande relative au traitement de leurs données à caractère personnel, les bénéficiaires peuvent s’adresser au Directeur général de la Direction générale Communication. En ce qui concerne le traitement de leurs données à caractère personnel, les bénéficiaires peuvent introduire un recours à tout moment auprès du Contrôleur européen de la protection des données.
ARTICLE I.12 – CONDITIONS SPÉCIALES
Les conditions spéciales supplémentaires suivantes s’appliqueront dans la présente convention:
I.12.1 Taux de change applicable pour la conversion de monnaies en euros
Le coordonnateur introduira les demandes de paiement conformément à l’article I.5, y compris les états financiers sous-jacents, en euros. Par dérogation à l’article II.16, paragraphe 1, la conversion éventuelle des coûts réels en euros est effectuée par le bénéficiaire au taux mensuel comptable établi par la Commission et publié sur son site web applicable le jour où la demande de paiement a été introduite conformément à l’article I.5.
I.12.2 Marchés de mise en œuvre
Lorsque la valeur du marché passé conformément aux dispositions de l’article II.9 des Conditions générales est supérieure à 60 000 EUR, les bénéficiaires doivent respecter, outre les dispositions de l’article II.9, les règles de passation des marchés énoncées dans le règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes.
II – CONDITIONS GÉNÉRALES
PARTIE A – DISPOSITIONS JURIDIQUES ET ADMINISTRATIVES
ARTICLE II. 1 – RESPONSABILITÉ
II.1.1 Les bénéficiaires sont responsables du respect de toutes les obligations légales qui leur incombent.
II.1.2 La Commission ne peut en aucun cas ni à quelque titre que ce soit être tenue pour responsable en cas de réclamation, dans le cadre de la convention, concernant tout dommage causé lors de l’exécution de l’action. En conséquence, aucune demande d’indemnité ou de remboursement accompagnant une telle réclamation ne sera admise par la Commission.
II.1.3 Sauf en cas de force majeure, les bénéficiaires sont tenus de réparer tout dommage causé à la Commission à la suite de l’exécution ou de la mauvaise exécution de l’action.
II.1.4 Les bénéficiaires sont seuls responsables à l’égard des tiers, y compris pour les dommages de toute nature qui seraient causés à ceux-ci lors de l’exécution de l’action.
ARTICLE II. 2 – CONFLIT D’INTÉRÊTS
II.2.1 Les bénéficiaires s’engagent à prendre toutes les mesures nécessaires pour prévenir tout risque de conflit d’intérêts qui pourrait empêcher une exécution impartiale et objective de la convention. Un conflit d’intérêts peut notamment
résulter d’intérêts économiques, d’affinités politiques ou nationales, de raisons familiales ou affectives, ou de toute autre communauté d’intérêts.
II.2.2 Toute situation constitutive d’un conflit d’intérêts ou susceptible de conduire à un conflit d’intérêts en cours d’exécution de la convention doit être portée par écrit à la connaissance de la Commission sans délai. Les bénéficiaires s’engagent à prendre immédiatement les mesures nécessaires pour remédier à cette situation.
II.2.3 La Commission se réserve le droit de vérifier que ces mesures sont appropriées et peut exiger des bénéficiaires des mesures supplémentaires si nécessaire, dans le délai qui leur sera imparti à cet effet.
ARTICLE II.3 – PROPRIÉTÉ/UTILISATION DES RÉSULTATS
II.3.1 Sauf disposition contraire de la présente convention, la propriété, y compris les droits de propriété industrielle et intellectuelle, des résultats de l’action, des rapports et autres documents concernant celle-ci sont dévolus aux bénéficiaires.
II.3.2 Sans préjudice du paragraphe 1, les bénéficiaires octroient à la Commission le droit d’utiliser librement et comme elle le juge bon les résultats de l’action, dans le respect des obligations de confidentialité et des droits de propriété industrielle et intellectuelle préexistants.
ARTICLE II.4 – CONFIDENTIALITÉ
La Commission et les bénéficiaires s’engagent à préserver la confidentialité de tout document, information ou autre matériel en relation directe avec l’objet de la convention, dûment qualifié de confidentiel et dont la divulgation pourrait causer un préjudice à l’autre partie. Les parties restent liées par cette obligation au-delà de la date de fin de l’action.
ARTICLE II.5 – PUBLICITÉ
II.5.1 Sauf demande contraire de la Commission, toute communication ou publication faite par l’ensemble des bénéficiaires ou par un bénéficiaire individuellement concernant l’action, y compris lors d’une conférence ou d’un séminaire, doit mentionner que l’action fait l’objet d’un soutien financier de la part de l’Union.
Toute communication ou publication faite par l’ensemble des bénéficiaires ou par un bénéficiaire individuellement, sous quelque forme et sur quelque support que ce soit, doit mentionner qu’elle n’engage que son auteur et que la Commission n’est pas responsable de l’usage qui pourrait être fait des informations contenues dans cette communication ou publication.
II.5.2 Les bénéficiaires autorisent la Commission à publier, sous quelque forme et sur quelque support que ce soit, y compris par l’internet, les informations suivantes:
• le nom et l’adresse des bénéficiaires;
• l’objet de la subvention;
• le montant octroyé et le taux de financement par rapport au coût total de l’action.
À la demande motivée et dûment justifiée du coordonnateur et sous réserve de l’approbation expresse de la Commission, il pourra être dérogé à cette publicité si la divulgation des informations susmentionnées risque d’attenter à la sécurité des bénéficiaires ou de porter préjudice à leurs intérêts commerciaux.
ARTICLE II.6 – ÉVALUATION
Lorsqu’une évaluation intermédiaire ou finale de l’impact de l’action par rapport aux objectifs du programme de l’Union concerné est entreprise par la Commission, le coordonnateur, avec la coopération des cobénéficiaires, s’engage à mettre à la disposition de la Commission et/ou des personnes mandatées par elle tout document ou information, y compris en format électronique, de nature à permettre à cette évaluation d’être menée à bonne fin, et à leur donner les droits d’accès prévus à l’article II.20.
ARTICLE II.7 – SUSPENSION
II.7.1 Le coordonnateur, en accord avec les cobénéficiaires, peut suspendre la mise en œuvre de l’action si des circonstances exceptionnelles, notamment de force majeure, rendent cette mise en œuvre impossible ou excessivement difficile. Le coordonnateur en informe sans délai la Commission en communiquant toutes les justifications et précisions nécessaires, ainsi que la date prévisible de la reprise de la mise en œuvre.
II.7.2 En l’absence de terminaison par la Commission conformément à l’article II.11, paragraphe 3, les bénéficiaires reprennent la mise en œuvre telle qu’elle a été prévue au départ dès que les conditions le permettent et le coordonnateur en informe la Commission. La durée de l’action peut être prolongée d’une durée équivalente à la période de suspension. La prolongation de la durée de l’action et les éventuelles modifications qui seraient nécessaires pour adapter l’action aux nouvelles conditions de mise en œuvre font l’objet d’un avenant écrit conformément aux dispositions de l’article II.13.
ARTICLE II.8 – FORCE MAJEURE
II.8.1 On entend par force majeure toute situation ou tout événement imprévisible et exceptionnel, indépendant de la volonté des parties et non imputable à une faute ou à une négligence de l’une d’elles, qui empêche l’une des parties d’exécuter l’une de ses obligations conventionnelles et qui n’a pas pu être surmonté en dépit de toute la diligence déployée. Les défauts ou délais de mise à disposition d’équipement ou de matériel (dans la mesure où ils ne résultent pas d’un cas de force majeure), les conflits de travail, les grèves ou les difficultés financières ne pourront être invoqués comme cas de force majeure par la partie en défaut d’exécution.
II.8.2 Si l’une des parties à la convention est confrontée à un cas de force majeure, elle en avertit sans délai l’autre partie, par lettre recommandée avec accusé de
réception ou équivalent, en précisant la nature, la durée probable et les effets prévisibles de cet événement.
II.8.3 La partie confrontée à un cas de force majeure n’est pas considérée comme ayant manqué à ses obligations conventionnelles si elle est empêchée de les exécuter par un cas de force majeure. Les parties à la convention prennent toute mesure pour minimiser les éventuels dommages qui résulteraient d’un cas de force majeure.
II.8.4 L’action pourra être suspendue conformément aux dispositions de l’article II.7.
ARTICLE II.9 – PASSATION DE MARCHÉS
II.9.1 Lorsque des marchés doivent être conclus par les bénéficiaires pour les besoins de la réalisation de l’action et constituent des coûts de l’action figurant dans une rubrique de coûts directs éligibles du budget prévisionnel, les bénéficiaires attribuent le marché à l’offre économiquement la plus avantageuse, tout en veillant à l’absence de conflit d’intérêts.
II.9.2 Le recours à la passation des marchés visés au paragraphe 1 n’est possible que dans les cas suivants :
a) seule l’exécution d’une partie limitée de l’action peut être concernée;
b) le recours à la passation de marchés doit être justifié par rapport à la nature de l’action et aux nécessités de sa mise en œuvre;
c) les tâches concernées et les coûts estimés correspondants doivent être détaillés dans le budget à l’Annexe I;
d) le recours éventuel à la passation de marchés en cours de réalisation de l’action, s’il n’est pas prévu dans la demande de subvention initiale, est soumis à l’autorisation préalable écrite de la Commission;
e) les bénéficiaires restent seuls responsables de l’exécution de l’action et du respect des dispositions de la convention. Ils s’engagent à prendre les dispositions nécessaires pour que l’attributaire du marché renonce à faire valoir tous droits à l’égard de la Commission au titre de la convention;
f) les bénéficiaires s’engagent à ce que les conditions qui leur sont applicables au titre des articles II.1, II.2, II.3, II.4, II.5, II.6, II.10 et II.20 de la convention soient également applicables à l’attributaire du marché.
ARTICLE II.10 – CESSION
II.10.1 Les créances représentées par les paiements dus par la Commission ne peuvent être cédées.
II.10.2 Par exception, dans des cas dûment justifiés, la Commission pourra autoriser que tout ou partie de la convention et des paiements qui en découlent puisse être cédé à un tiers, à la suite d’une demande écrite motivée présentée à cet effet par le
coordonnateur, en accord avec les cobénéficiaires. La Commission doit communiquer au coordonnateur son éventuel accord par écrit préalablement à la cession envisagée. En l’absence de l’autorisation visée ci-dessus ou en cas de non-respect des conditions dont elle est assortie, la cession n’est pas opposable à la Commission et n’a aucun effet à son égard.
II.10.3 En aucun cas, une telle cession ne peut libérer les bénéficiaires de leurs obligations vis-à-vis de la Commission.
ARTICLE II.11 – TERMINAISON DE LA CONVENTION
II.11.1 Par le coordonnateur
Dans des cas dûment justifiés, le coordonnateur, en accord avec les cobénéficiaires, peut retirer la demande de subvention de ces derniers et mettre un terme à la convention à tout moment, moyennant un préavis écrit et motivé d’un délai de 60 jours, sans être tenu à une quelconque indemnité à ce titre.
En l’absence de motivation ou en cas de rejet par la Commission de la motivation présentée, la terminaison sera jugée abusive, avec les conséquences prévues au paragraphe 5, cinquième alinéa, du présent article.
II.11.2 Terminaison de la participation d’un bénéficiaire
Dans des cas dûment justifiés, le coordonnateur peut demander la terminaison de la participation d’un bénéficiaire, moyennant un préavis écrit de 60 jours. Il accompagne cette demande à la Commission d’une proposition des bénéficiaires restants concernant la réaffectation des tâches du bénéficiaire en question ou, si nécessaire, la désignation d’un remplaçant. Il inclut en outre les motifs justifiant la terminaison de la participation et un avis du bénéficiaire qui fait l’objet de cette demande.
Dans des cas dûment justifiés, tout bénéficiaire peut demander la terminaison de sa participation à la convention. La demande est adressée à la Commission par le coordonnateur, avec un préavis écrit et motivé de 60 jours.
En l’absence de motivation ou en cas de rejet par la Commission de la motivation présentée, la terminaison de la participation sera jugée abusive, avec les conséquences prévues au paragraphe 5, cinquième alinéa, du présent article.
La terminaison de la participation du bénéficiaire concerné prend effet à la date de l’acceptation de la Commission. Un avenant est conclu par écrit pour apporter les modifications nécessaires à l’adaptation de l’action aux nouvelles conditions de mise en œuvre créées par la terminaison partielle.
II.11.3 Par la Commission
La Commission peut décider de mettre un terme à la convention ou à la participation de tout bénéficiaire prenant part à l’action, sans indemnité quelconque de sa part, dans les circonstances suivantes:
a) lorsqu’un changement juridique, financier, technique, d’organisation ou de contrôle d’un bénéficiaire est susceptible d’affecter la convention de manière substantielle ou de remettre en cause la décision d’octroi de la subvention;
b) lorsqu’un bénéficiaire n’exécute pas l’une des obligations substantielles qui lui incombent conformément aux dispositions de la convention, y compris ses annexes;
c) en cas de force majeure, notifiée conformément à l’article II.8, ou en cas de suspension de l’action du fait de circonstances exceptionnelles, notifiée conformément à l’article II.7;
d) lorsqu’un bénéficiaire est déclaré en état de faillite ou qu’il fait l’objet d’une procédure de mise en liquidation, de règlement judiciaire, de concordat préventif, de cessation d’activité, ou s’il est dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;
e) si la Commission soupçonne fortement un bénéficiaire ou toute entité ou personne apparentée de faute grave en matière professionnelle ou si elle en détient la preuve;
f) si un bénéficiaire n’a pas rempli ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou ses obligations relatives au paiement de ses impôts selon les dispositions légales du pays où il est établi;
g) lorsqu’un bénéficiaire ou toute entité ou personne apparentée fait l’objet, de la part de la Commission, de graves soupçons de fraude, de corruption, de participation à une organisation criminelle ou de toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union ou lorsque la Commission détient la preuve de tels agissements;
h) lorsque, dans le cadre de la procédure d’attribution ou de l’exécution de la subvention, un bénéficiaire ou toute entité ou personne apparentée fait l’objet, de la part de la Commission, de graves soupçons concernant des erreurs substantielles, des irrégularités ou une fraude, ou lorsque la Commission détient la preuve de tels agissements;
i) lorsqu’un bénéficiaire fait de fausses déclarations ou fournit des rapports non conformes à la réalité pour obtenir la subvention prévue dans la convention.
Dans les cas visés aux points e), g) et h) ci-dessus, on entend par personne apparentée toute personne physique ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle du bénéficiaire. On entend par entité apparentée en particulier toute entité qui remplit les critères énoncés à l’article 1er de la septième directive du Conseil (83/349/CEE) du 13 juin 1983.
II.11.4 Modalités de terminaison
La procédure est engagée par lettre recommandée avec accusé de réception ou équivalent. Le coordonnateur veille à ce que tous les bénéficiaires soient dûment informés.
Dans les cas visés aux points a), b), d), e), g) et h) ci-dessus, le coordonnateur, en consultation avec les cobénéficiaires, dispose d’un délai de 30 jours pour faire part de ses observations et prendre les mesures nécessaires, le cas échéant, pour assurer la continuité du respect des obligations conventionnelles des bénéficiaires. En l’absence d’acceptation de ces observations confirmée par un accord écrit de la Commission dans les 30 jours suivant la réception de celles-ci, la procédure de terminaison est maintenue.
Lorsqu’il y a préavis, la terminaison prend effet au terme du délai de préavis, qui court à compter de la date de réception de la décision de la Commission mettant un terme à la convention ou à la participation d’un bénéficiaire.
En l’absence de préavis dans les cas visés aux points c), f) et i) ci-dessus, la terminaison prend effet à compter du jour suivant la date de réception de la décision de la Commission mettant un terme à la convention ou à la participation d’un bénéficiaire.
II.11.5 Effets de la terminaison
En cas de terminaison de la convention, les paiements de la Commission sont limités aux coûts éligibles effectivement encourus par les bénéficiaires jusqu’à la date d’effet de la terminaison, dans le respect des dispositions de l’article II.17. Les coûts liés aux engagements en cours mais destinés à être exécutés après la terminaison ne sont pas pris en considération.
Le coordonnateur dispose d’un délai de 60 jours à partir de la date d’effet de la terminaison de la convention notifiée par la Commission pour produire une demande de paiement final conforme aux dispositions de l’article II.15, paragraphe 4. À défaut de recevoir une telle demande de paiement final dans le délai imparti, la Commission ne procède pas au remboursement des dépenses encourues par les bénéficiaires jusqu’à la date de terminaison et elle recouvre le cas échéant tout montant dont l’utilisation n’est pas justifiée par des rapports d’exécution technique et financière ayant reçu son approbation.
Si la terminaison concerne la participation d’un bénéficiaire, seuls les coûts éligibles effectivement encourus par ce dernier jusqu’à la date d’effet de cette terminaison sont considérés comme éligibles, dans le respect des dispositions de l’article II.17. Les coûts liés aux engagements en cours mais destinés à être exécutés après la terminaison ne sont pas pris en considération. La demande de paiement des coûts éligibles encourus jusqu’à la date d’effet de la terminaison de la participation du bénéficiaire sera jointe à la prochaine demande de paiement prévue par l’échéancier fixé à l’article I.6.
Par exception, à l’expiration du préavis visé au paragraphe 4 du présent article, lorsqu’elle met un terme à la convention au motif que le coordonnateur n’a pas produit les rapports finaux d’exécution technique et financière dans le délai visé à l’article I.5 et qu’il ne s’est toujours pas acquitté de cette obligation dans les deux mois qui suivent la relance écrite notifiée à cet effet par la Commission par lettre recommandée avec accusé de réception ou équivalent, la Commission ne procède pas au remboursement des dépenses encourues par les bénéficiaires jusqu’à la date de fin de l’action et elle recouvre, le cas échéant, tout montant dont l’utilisation n’est pas justifiée par des rapports d’exécution technique et financière ayant reçu son approbation.
Par exception, en cas de terminaison abusive de la convention par le coordonnateur, ou de terminaison abusive de la participation d’un bénéficiaire à l’action, ainsi qu’en cas de
terminaison par la Commission pour les motifs exposés aux points a), e), g), h), ou i) ci-dessus, la Commission peut exiger le remboursement partiel ou total des sommes déjà versées au titre de la convention sur la base de rapports d’exécution technique et financière ayant reçu son approbation, proportionnellement à la gravité des manquements reprochés et après avoir mis le coordonnateur et, le cas échéant, les cobénéficiaires concernés en mesure de présenter leurs observations.
ARTICLE II.12 – SANCTIONS FINANCIÈRES
II.12.1 En vertu du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, tout bénéficiaire déclaré en défaut grave d’exécution de ses obligations conventionnelles est passible de sanctions financières représentant 2 à 10 % de la valeur de sa part de la subvention en cause, dans le respect du principe de proportionnalité.
II.12.2 Ce taux peut être majoré pour atteindre 4 à 20 % en cas de récidive dans les cinq ans suivant la constatation du premier manquement.
II.12.3 La décision éventuelle de la Commission d’appliquer ces sanctions financières sera notifiée au bénéficiaire concerné par écrit.
ARTICLE II.13 – AVENANTS
II.13.1 Toute modification des conditions de la subvention doit faire l’objet d’un avenant écrit. Aucune entente verbale ne peut lier les parties à cet effet.
II.13.2 L’avenant ne peut avoir pour objet ou pour effet d’apporter à la convention des modifications susceptibles de remettre en cause la décision d’attribution de la subvention, ni de violer l’égalité de traitement entre les demandeurs de subvention.
II.13.3 Lorsque la demande de modification émane du coordonnateur, en accord avec les cobénéficiaires, celui-ci doit l’adresser à la Commission en temps utile avant sa prise d’effet envisagée et, en tout état de cause, un mois avant la date de fin de l’action, sauf dans des cas dûment justifiés par le coordonnateur et acceptés par la Commission.
PARTIE B – DISPOSITIONS FINANCIÈRES
ARTICLE II.14 – COÛTS ÉLIGIBLES
II.14.1 Les coûts éligibles de l’action sont les coûts réellement exposés par un bénéficiaire, qui répondent aux critères suivants:
– ils sont exposés pendant la durée de l’action telle que fixée à l’article I.2, paragraphe 2, de la présente convention, à l’exception des coûts liés aux rapports finaux et aux certificats relatifs aux états financiers et aux comptes sous-jacents de l’action;
– ils sont en relation avec l’objet de la convention et sont mentionnés dans le budget prévisionnel global de l’action;
– ils sont nécessaires à l’exécution de l’action qui fait l’objet de la subvention;
– ils sont identifiables et vérifiables, et sont notamment inscrits dans la comptabilité d’un bénéficiaire et déterminés conformément aux normes comptables applicables du pays dans lequel le bénéficiaire est établi, ainsi qu’aux pratiques habituelles du bénéficiaire en matière de comptabilité analytique;
– ils satisfont aux dispositions de la législation fiscale et sociale applicable;
– ils sont raisonnables, justifiés et respectent les exigences de la bonne gestion financière, notamment en ce qui concerne l’économie et l’efficience.
Les procédures de comptabilité et de contrôle interne des bénéficiaires doivent permettre une réconciliation directe des coûts et recettes déclarés au titre de l’action avec les états comptables et les pièces justificatives correspondants.
II.14.2 Les coûts directs éligibles de l’action sont les coûts qui, dans le respect des conditions d’éligibilité définies à l’article II.14, paragraphe 1, peuvent être identifiés comme étant des coûts spécifiques de l’action directement liés à sa réalisation et pouvant dès lors faire l’objet d’une imputation directe. Sont notamment éligibles les coûts directs suivants, pour autant qu’ils répondent aux critères définis au paragraphe précédent:
– les coûts du personnel affecté à l’action, correspondant aux salaires réels augmentés des charges sociales et des autres coûts légaux entrant dans la rémunération, pour autant qu’ils n’excèdent pas les taux moyens correspondant à la politique habituelle du bénéficiaire en matière de rémunération;
les coûts salariaux correspondants du personnel des administrations nationales sont éligibles dans la mesure où ils correspondent au coût d’activités que l’autorité publique concernée ne réaliserait pas si le projet en question n’était pas entrepris;
– les frais de voyage et de séjour du personnel participant à l’action, pour autant qu’ils correspondent aux pratiques habituelles du bénéficiaire en matière de frais de déplacement ou n’excèdent pas les barèmes approuvés annuellement par la Commission;
– les coûts d’achat d’équipements (neufs ou d’occasion), pour autant que les biens concernés soient amortis conformément aux règles fiscales et comptables applicables au bénéficiaire et généralement admises pour des biens de même nature. Seule la part d’amortissement du bien correspondant à la durée de l’action et à son taux d’utilisation effective au titre de l’action peut être prise en compte par la Commission, sauf si la nature et/ou le contexte d’utilisation du bien justifie une prise en charge différente par la Commission;
– les coûts de matériels consommables et de fournitures, pour autant qu’ils soient identifiables et affectés à l’action;
– les coûts découlant d’autres contrats passés par le bénéficiaire pour les besoins de la réalisation de l’action, pour autant que les conditions prévues à l’article II.9 soient respectées;
– les coûts découlant directement d’exigences posées par la convention (diffusion d’informations, évaluation spécifique de l’action, audits, traductions, reproduction, etc.), y compris, le cas échéant, les frais de services financiers (notamment le coût des garanties financières). Ces coûts peuvent en outre inclure des frais spécifiques encourus par le coordonnateur aux fins de l’accomplissement des tâches liées à sa qualité de responsable de la gestion globale de l’action et de la coordination des bénéficiaires.
II.14.3 Les coûts indirects éligibles de l’action sont les coûts qui, dans le respect des conditions d’éligibilité définies à l’article II.14, paragraphe 1, ne peuvent être identifiés comme étant des coûts spécifiques de l’action directement liés à sa réalisation et pouvant faire l’objet d’une imputation directe, mais que le système comptable du coordonnateur ou d’un cobénéficiaire permet d’identifier et de justifier comme étant encourus en relation avec les coûts directs éligibles de l’action. Ils ne peuvent inclure aucun coût direct éligible.
Par dérogation à l’article II.14, paragraphe 1, les coûts indirects à la réalisation de l’action peuvent être éligibles sur la base d’un forfait fixé en pourcentage d’un maximum de 7 % du montant total des coûts directs éligibles. Si la prise en charge forfaitaire des coûts indirects est prévue à l’article I.4, paragraphe 2, ces derniers n’ont pas à être justifiés par des pièces comptables.
II.14.4 Sont considérés comme non éligibles les coûts suivants:
• la rémunération du capital;
• les dettes et la charge de la dette;
• les provisions pour pertes ou dettes futures éventuelles;
• les intérêts débiteurs;
• les créances douteuses;
• les pertes de change;
• la TVA, excepté dans le cas où le bénéficiaire justifie qu’il ne peut pas la récupérer en vertu de la législation nationale applicable;
• les coûts déclarés par un bénéficiaire et pris en charge dans le cadre d’une autre action ou d’un programme de travail donnant lieu à subvention octroyée par l’Union;
• les dépenses démesurées ou inconsidérées.
II.14.5 Les éventuels apports en nature ne constituent pas des coûts éligibles. Toutefois, la Commission peut accepter, si elle l’estime nécessaire ou approprié, que le cofinancement de l’action visé à l’article I.4, paragraphe 3, soit constitué en tout ou partie par des apports en nature. Dans ce cas, la valorisation de ces apports ne doit pas excéder:
• soit les coûts réellement supportés et dûment justifiés par les documents comptables des tiers qui ont effectué ces apports à un bénéficiaire à titre gratuit mais en assument le coût correspondant;
• soit les coûts généralement acceptés sur le marché considéré pour le type d’apport concerné, lorsqu’aucun coût n’est supporté.
Sont exclus de cette possibilité les apports de type immobilier.
En cas de cofinancement en nature, les apports ainsi valorisés apparaissent pour le même montant dans les coûts de l’action en tant que coûts non éligibles, et dans les recettes de l’action en tant que cofinancement en nature. Les bénéficiaires s’engagent à disposer de ces apports dans les conditions prévues par la convention.
II.14.6 Par dérogation au paragraphe 3 du présent article, les coûts indirects ne sont pas éligibles dans le cadre d’une subvention à l’action octroyée à un bénéficiaire qui reçoit déjà au cours de la période considérée une subvention de fonctionnement de la Commission.
ARTICLE II.15 – DEMANDES DE PAIEMENT
Les paiements sont effectués conformément aux dispositions de l’article I.5 des conditions particulières.
II.15.1 – Prefinancement
Le préfinancement est destiné à fournir un fonds de trésorerie aux bénéficiaires.
Lorsque les dispositions de l’article I.5 relatives au préfinancement l’exigent, le coordonnateur produit une garantie financière fournie par un organisme bancaire ou financier agréé établi dans l’un des États membres de l’Union.
Le garant intervient en qualité de garant à première demande et ne peut exiger que la Commission poursuive le débiteur principal.
Cette garantie financière reste en vigueur jusqu’au moment où la part que représente ce préfinancement dans le montant total de la subvention est couverte par des paiements
définitifs de la Commission. La Commission s’engage à libérer la garantie dans les 60 jours qui suivent ce moment.
II.15.2 – Nouveau versement de prefinancement
Lorsque le préfinancement est fractionné en plusieurs versements, le coordonnateur peut, dès qu’il a consommé le préfinancement précédent à hauteur du pourcentage fixé à l’article I.5, soumettre une demande de nouveau versement de préfinancement. Celle-ci est accompagnée des documents suivants:
• un décompte des coûts éligibles effectivement encourus, comprenant un décompte consolidé et une ventilation par bénéficiaire;
• lorsqu’elle est requise à l’article I.5 précité, une garantie financière constituée conformément aux dispositions du paragraphe 1 du présent article;
• lorsqu’il est requis à l’article I.5 précité, un certificat relatif aux états financiers et aux comptes sous-jacents de l’action pour chaque bénéficiaire, produit par un contrôleur des comptes agréé ou, dans le cas d’organismes publics, par un agent public qualifié et indépendant;
• tout autre document justificatif éventuellement requis à l’appui de sa demande de nouveau versement de préfinancement.
Les documents accompagnant la demande de paiement sont établis conformément aux dispositions prévues à cet effet à l’article I.6 et dans les annexes.
II.15.3 – Paiement intermediaire
Le paiement intermédiaire est destiné à rembourser les dépenses des bénéficiaires sur la base d’un décompte des coûts encourus, lorsque l’action présente un certain degré de réalisation. Il peut apurer en tout ou partie le préfinancement éventuel.
À l’échéance correspondante prévue à l’article I.6, le coordonnateur soumet une demande de paiement intermédiaire accompagnée des documents suivants:
• un rapport intermédiaire sur la réalisation de l’action;
• un décompte financier intermédiaire des coûts éligibles effectivement encourus, qui respecte la structure du budget prévisionnel, comprenant un décompte consolidé et une ventilation par bénéficiaire;
• lorsqu’il est requis par les dispositions de l’article I.5 en matière de paiement intermédiaire, un certificat relatif aux états financiers et aux comptes sous-jacents de l’action, pour chaque bénéficiaire, produit par un contrôleur des comptes agréé ou, dans le cas d’organismes publics, par un agent public qualifié et indépendant. Ce document certifie, conformément à une méthodologie agréée par la Commission, que les coûts déclarés par les bénéficiaires dans les états financiers sur lesquels s’appuie la demande de paiement sont réels, comptabilisés avec exactitude et éligibles et que les recettes déclarées sont exhaustives, conformément aux dispositions de la convention.
Les documents accompagnant la demande de paiement sont établis conformément aux dispositions prévues à cet effet à l’article I.6 et dans les annexes. Le coordonnateur certifie le caractère complet, fiable et sincère des informations fournies dans sa demande de paiement. Il certifie aussi que les coûts encourus peuvent être considérés comme
éligibles, conformément aux dispositions de la convention, que les recettes déclarées sont exhaustives et que la demande de paiement est étayée par des pièces justificatives adéquates susceptibles de faire l’objet d’un contrôle.
À la réception de ces documents, la Commission dispose du délai d’examen mentionné à l’article I.5 pour:
• approuver le rapport intermédiaire sur la réalisation de l’action;
• demander au coordonnateur des pièces justificatives ou tout complément d’information qu’elle juge nécessaire pour permettre l’approbation de ce rapport;
• rejeter le rapport et demander la présentation d’un nouveau rapport.
En l’absence de réaction écrite de la Commission dans le délai d’examen précité, le rapport est réputé approuvé. L’approbation du rapport accompagnant la demande de paiement n’emporte reconnaissance ni de la régularité, ni du caractère authentique, complet et correct des déclarations et informations qui y sont contenues.
Les demandes en vue d’obtenir des informations complémentaires ou un nouveau rapport sont adressées au bénéficiaire par écrit.
Si un complément d’informations ou un nouveau rapport est demandé, le délai d’examen est prolongé du délai d’obtention de ces informations. Le coordonnateur est informé, par un document formel, de cette demande et de la prolongation du délai d’examen. Il dispose du délai prévu à l’article I.5 pour soumettre les informations ou nouveaux documents demandés.
La prolongation du délai d’approbation du rapport peut différer le paiement d’un délai équivalent.
En cas de rejet d’un rapport et de demande d’un nouveau rapport, ce dernier est soumis à la procédure d’approbation décrite dans le présent article.
En cas de nouveau rejet, la Commission se réserve la possibilité de mettre un terme à la convention en invoquant le paragraphe 3, point b), de l’article II.11.
II.15.4 – Paiement du solde
Le paiement du solde, qui ne peut être renouvelé, intervient après la fin de l’action sur la base des coûts réellement encourus par les bénéficiaires pour la réalisation de l’action. Il peut prendre la forme d’un ordre de recouvrement lorsque le montant total des paiements précédents est supérieur au montant de la subvention finale déterminée conformément aux dispositions de l’article II.17.
À l’échéance correspondante prévue à l’article I.6, le coordonnateur soumet une demande de paiement du solde accompagnée des documents suivants:
• un rapport final sur la réalisation de l’action;
• un décompte financier final des coûts éligibles effectivement encourus, qui respecte la structure du budget prévisionnel, comprenant un décompte consolidé et une ventilation par bénéficiaire;
• un état récapitulatif complet des recettes et des dépenses de l’action, comprenant un décompte consolidé et une ventilation par bénéficiaire;
• • lorsqu’il est requis par les dispositions de l’article I.5 en matière de paiement du solde, un certificat relatif aux états financiers et aux comptes sous-jacents de l’action, pour chaque bénéficiaire, produit par un contrôleur des comptes agréé ou, dans le cas d’organismes publics, par un agent public qualifié et indépendant. Ce document certifie, conformément à une méthodologie agréée par la Commission, que les coûts déclarés par les bénéficiaires dans les états financiers sur lesquels s’appuie la demande de paiement sont réels, comptabilisés avec exactitude et éligibles et que les recettes déclarées sont exhaustives, conformément aux dispositions de la convention.
Les documents accompagnant la demande de paiement doivent être établis conformément aux dispositions prévues à cet effet à l’article I.6 et dans les annexes. Le coordonnateur certifie le caractère complet, fiable et sincère des informations fournies dans sa demande de paiement. Il certifie aussi que les coûts encourus peuvent être considérés comme éligibles, conformément aux dispositions de la convention, que les recettes déclarées sont exhaustives et que la demande de paiement est étayée par des pièces justificatives adéquates susceptibles de faire l’objet d’un contrôle.
À la réception de ces documents, la Commission dispose du délai d’examen mentionné à l’article I.5 pour:
• approuver le rapport final sur la réalisation de l’action;
• demander au coordonnateur des pièces justificatives ou tout complément d’information qu’elle juge nécessaire pour permettre l’approbation de ce rapport;
• rejeter le rapport et demander la présentation d’un nouveau rapport.
En l’absence de réaction écrite de la Commission dans le délai d’examen précité, le rapport est réputé approuvé. L’approbation du rapport accompagnant la demande de paiement n’emporte reconnaissance ni de la régularité, ni du caractère authentique, complet et correct des déclarations et informations qui y sont contenues.
Les demandes en vue d’obtenir des informations complémentaires ou un nouveau rapport sont adressées au bénéficiaire par écrit.
Si un complément d’informations ou un nouveau rapport est demandé, le délai d’examen est prolongé du délai d’obtention de ces informations. Le coordonnateur est informé, par un document formel, de cette demande et de la prolongation du délai d’examen. Il dispose du délai prévu à l’article I.5 pour soumettre les informations ou nouveaux documents demandés.
La prolongation du délai d’approbation du rapport peut différer le paiement d’un délai équivalent.
En cas de rejet d’un rapport et de demande d’un nouveau rapport, ce dernier est soumis à la procédure d’approbation décrite dans le présent article.
En cas de nouveau rejet, la Commission se réserve la possibilité de mettre un terme à la convention en invoquant le paragraphe 3, point b), de l’article II.11.
ARTICLE II.16 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES RELATIVES AUX PAIEMENTS
II.16.1 Les paiements sont effectués par la Commission en euros. La conversion éventuelle des coûts réels en euros se fait au cours journalier publié au Journal officiel de l’Union européenne ou, à défaut, au taux mensuel comptable établi par la Commission et publié sur son site Internet, le jour de l’établissement de l’ordre de paiement par la Commission, sauf dispositions spécifiques prévues dans les Conditions particulières de la convention.
Les paiements par la Commission sont considérés effectués à la date de débit du compte de la Commission.
II.16.2 Le délai de paiement établi à l’article I.5 peut être suspendu par la Commission à tout moment, aux fins de vérifications complémentaires, par notification au coordonnateur concerné que sa demande de paiement ne peut être honorée, soit parce qu’elle n’est pas conforme aux dispositions conventionnelles, soit parce que les documents justificatifs adéquats n’ont pas été produits, soit parce qu’il y a suspicion de non-éligibilité de certaines dépenses figurant dans le décompte financier produit.
La Commission peut suspendre ses paiements à tout moment en cas de violation avérée ou présumée par un bénéficiaire des dispositions de la convention, notamment à la suite des résultats des audits et des contrôles prévus à l’article II.20.
La Commission peut en outre suspendre ses paiements:
– en cas de suspicion d’irrégularité commise par un bénéficiaire dans l’exécution de la convention de subvention;
– en cas de soupçon ou de constatation d’irrégularité commise par un bénéficiaire dans l’exécution d’une autre convention de subvention ou décision de subvention financée par le budget général de l’Union ou par tout autre budget géré par elle. En pareils cas, les paiements ne sont suspendus que lorsque l’irrégularité présumée ou constatée peut affecter l’exécution de la présente convention de subvention.
La Commission notifie cette suspension au coordonnateur dans les meilleurs délais, par lettre recommandée avec accusé de réception ou équivalent, en précisant les motifs de ladite suspension.
La suspension prend effet à la date d’envoi de la notification par la Commission. Le délai de paiement restant recommencera à courir à partir de la date d’enregistrement de la demande de paiement correctement établie, à la réception des pièces justificatives demandées ou à la fin de la période de suspension telle que notifiée par la Commission.
II.16.3 À l’expiration du délai de paiement établi à l’article I.5, et sans préjudice du paragraphe 2 du présent article, les bénéficiaires sont en droit d’obtenir des intérêts de retard au taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement en euros, majoré de trois points et demi; le taux de référence auquel s’applique la majoration est le taux en vigueur le
premier jour du mois de la date limite de paiement, tel que publié au Journal officiel de l’Union européenne, série C. Cette disposition n’est pas d’application pour les administrations publiques nationales des États membres de l’Union bénéficiaires d’une subvention.
Les intérêts de retard portent sur la période écoulée entre la date limite de paiement, exclue, et la date de paiement, telle que définie au paragraphe 1, incluse. Ces intérêts ne sont pas considérés comme une recette de l’action pour la détermination de la subvention finale au sens de l’article II.17, paragraphe 4. La suspension de paiement par la Commission ne peut être considérée comme un retard de paiement.
Par exception, lorsque les intérêts calculés conformément aux dispositions du premier et du deuxième alinéa sont d’un montant inférieur ou égal à 200 EUR, ils ne sont versés au coordonnateur que sur demande, présentée dans les deux mois qui suivent la réception du paiement tardif.
II.16.4 La Commission déduit les intérêts produits par les préfinancements supérieurs à 50 000 EUR, conformément à l’article I.5, du paiement du solde du montant dû aux bénéficiaires. Ces intérêts ne sont pas considérés comme une recette de l’action au sens de l’article II.17, paragraphe 4.
Lorsque les versements de préfinancements sont supérieurs à 750 000 EUR par convention à la fin de chaque exercice, les intérêts sont recouvrés pour chaque période de référence. En tenant compte des risques liés à son environnement de gestion et à la nature des actions financées, la Commission peut procéder, au moins une fois par an, au recouvrement du montant des intérêts produits par les préfinancements inférieurs à 750 000 EUR.
Lorsque les intérêts produits sont supérieurs au solde du montant dû aux bénéficiaires tel qu’indiqué à l’article II.15, paragraphe 4, ou s’ils sont produits par les préfinancements mentionnés à l’alinéa qui précède, la Commission les recouvre conformément aux dispositions de l’article II.19.
Les intérêts produits par les préfinancements versés aux États membres ne sont pas dus à la Commission.
II.16.5 Le coordonnateur dispose d’un délai de deux mois, à compter de la date de notification par la Commission du montant de la subvention finale déterminant le montant du paiement du solde ou de l’ordre de recouvrement en application de l’article II.17 ou, à défaut, de la date de réception du paiement du solde, pour demander des informations par écrit sur la détermination de la subvention finale, en motivant les éventuelles contestations. Passé ce délai, de telles demandes ne seront plus prises en considération. La Commission s’engage à répondre par écrit dans les deux mois à compter de la date de réception de la demande d’informations, en motivant sa réponse.
Cette procédure est sans préjudice de la possibilité pour les bénéficiaires de former un recours contre la décision de la Commission en application de l’article I.9. Conformément aux dispositions du droit de l’Union à cet égard, de tels recours doivent être formés dans un délai de deux mois à compter de la notification de la décision au requérant ou, à défaut, du jour où celui-ci en a eu connaissance.
ARTICLE II.17 - DÉTERMINATION DE LA SUBVENTION FINALE
II.17.1 Sans préjudice des informations obtenues ultérieurement en application de l’article II.20, la Commission arrête le montant de la subvention finale à octroyer aux bénéficiaires sur la base des documents visés à l’article II.15, paragraphe 4, approuvés par elle.
II.17.2 Le montant total versé par la Commission ne peut en aucun cas dépasser le montant maximal de la subvention fixé à l’article I.4, paragraphe 3, même si les coûts réels éligibles totaux sont supérieurs au montant total des coûts éligibles estimés mentionné à l’article I.4, paragraphe 2.
II.17.3 Si les coûts réels éligibles à la fin de l’action sont inférieurs au total des coûts éligibles estimés, la participation de la Commission est limitée au montant résultant de l’application du pourcentage de la subvention octroyée par l’Union prévu à l’article I.4, paragraphe 3, aux coûts réels éligibles approuvés par la Commission.
II.17.4 Les bénéficiaires acceptent que la subvention soit limitée au montant nécessaire pour équilibrer les recettes et les dépenses de l’action, et qu’en aucun cas elle ne leur procure de profit.
Le profit se définit comme l’excédent éventuel de l’ensemble des recettes réelles affectées à l’action sur l’ensemble des coûts réels de l’action. Les recettes réelles à considérer sont celles constatées, générées ou confirmées à la date d’établissement par le coordonnateur de la demande de paiement du solde pour les financements externes à la subvention octroyée par l’Union auxquelles s’ajoute le montant de subvention déterminé après application des principes prévus aux paragraphes 2 et 3 du présent article. Ne sont à considérer, au sens du présent article, que les coûts réels de l’action correspondant aux catégories de coûts prévues dans le budget prévisionnel visé à l’article I.4, paragraphe 1, et figurant en Annexe I; les coûts non éligibles sont en tout état de cause couverts par des ressources non issues du budget de l’Union.
Tout excédent ainsi déterminé donne lieu à une réduction, à due concurrence, du montant de la subvention.
II.17.5 Sans préjudice de la possibilité de mettre un terme à la convention conformément à l’article II.11 et sans préjudice de la possibilité pour la Commission d’appliquer les sanctions visées à l’article II.12, la Commission peut réduire la subvention initialement prévue en cas de non-exécution, de mauvaise exécution, d’exécution partielle ou tardive de l’action, à due concurrence de la réalisation effective de l’action dans les conditions prévues par la convention.
II.17.6 Sur la base du montant de la subvention finale ainsi déterminée et du montant cumulé des paiements qu’elle a précédemment effectués au titre de la convention, la Commission arrête le montant du paiement du solde à hauteur des montants restant dus aux bénéficiaires. Lorsque le montant cumulé des paiements précédemment effectués excède le montant de la subvention finale, la Commission émet un ordre de recouvrement pour le montant en excès.
ARTICLE II.18 – RESPONSABILITÉ FINANCIÈRE
II.18.1 Les bénéficiaires acceptent d’être irrévocablement et inconditionnellement solidairement responsables de tout montant dû par l’un d’eux à la Commission et dont le paiement n’a pu être honoré par le bénéficiaire en question. Le montant dû à la Commission ne dépassera pas la valeur maximale de la subvention pouvant être octroyée aux bénéficiaires conformément à l’article I.4, paragraphe 3, éventuellement majorée des intérêts de retard.
II.18.2 Les bénéficiaires ne sont pas solidairement responsables des sanctions financières pouvant être appliquées à un bénéficiaire défaillant conformément aux dispositions de l’article II.12.
ARTICLE II.19 - RECOUVREMENT
II.19.1 Si un montant, versé par la Commission au coordonnateur en sa qualité de bénéficiaire de tous les paiements, doit être recouvré en vertu des dispositions de la convention, le coordonnateur s’engage à rembourser cette somme à la Commission, dans les conditions et à la date d’échéance qu’elle fixera, même s’il n’a pas été le bénéficiaire final du montant dû. Dans ce cas, si le paiement n’a pas été effectué à l’échéance, la Commission se réserve le droit de recouvrer le montant exigible directement auprès du bénéficiaire final.
Lorsque le montant à recouvrer en vertu des dispositions de la convention a été payé directement à un bénéficiaire par la Commission, ou lorsqu’une procédure de recouvrement est justifiée aux termes de l’article II.12 de la convention, le bénéficiaire en question s’engage à verser les montants concernés à la Commission, dans les conditions et à la date d’échéance fixées par celle-ci.
II.19.2 Si l’obligation de paiement n’est pas honorée à la date d’échéance fixée par la Commission, celle-ci majore les sommes dues d’intérêts de retard au taux visé à l’article II.16, paragraphe 3. Les intérêts de retard portent sur la période écoulée entre la date d’échéance fixée pour le paiement, exclue, et la date de réception par la Commission du paiement intégral des sommes dues, incluse.
Tout paiement partiel s’impute d’abord sur les frais et intérêts de retard et ensuite sur le principal.
II.19.3 En l’absence de paiement à la date d’échéance, le recouvrement des sommes dues à la Commission peut être effectué par compensation avec des sommes dues au bénéficiaire concerné à quelque titre que ce soit en l’en informant préalablement par lettre recommandée avec accusé de réception ou équivalent ou, en fonction des termes stipulés dans les Conditions particulières, par appel à la garantie financière fournie conformément à l’article II.15, paragraphe 1. Dans des circonstances exceptionnelles, justifiées par la nécessité de protéger les intérêts financiers de l’Union, la Commission peut recouvrer par compensation avant la date prévue pour le paiement. L’accord préalable du bénéficiaire n’est pas requis. Si le recouvrement demeure infructueux après application des mesures susmentionnées, la Commission engage la responsabilité solidaire de tous les bénéficiaires pour les montants dus, conformément aux dispositions de l’article II.18.
II.19.4 Les frais bancaires occasionnés par le recouvrement des sommes dues à la Commission sont à la charge du bénéficiaire concerné.
II.19.5 Les bénéficiaires sont informés du fait qu’en vertu de l’article 299 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, la Commission peut formaliser la constatation d’une créance à charge de personnes autres que des États dans une décision qui forme titre exécutoire. Cette décision est susceptible de recours devant le Tribunal de l’Union européenne.
ARTICLE II.20 – CONTRÔLES ET AUDITS
II.20.1 Le coordonnateur s’engage à fournir toutes les données détaillées, y compris en format électronique, demandées par la Commission ou par tout autre organisme externe mandaté par la Commission, aux fins de s’assurer de la bonne exécution de l’action et des dispositions de la convention. Si la Commission le souhaite, elle peut demander que ces informations soient fournies directement par un cobénéficiaire.
II.20.2 Les bénéficiaires tiennent à la disposition de la Commission l’ensemble des documents originaux, notamment comptables et fiscaux, ou, dans des cas exceptionnels dûment justifiés, les copies certifiées conformes des documents originaux relatifs à la convention, conservés sur tout support approprié qui en assure l’intégrité en accord avec la législation nationale applicable, pendant une période de cinq ans à partir de la date de paiement du solde visé à l’article I.5.
II.20.3 Les bénéficiaires acceptent que la Commission, soit directement par l’intermédiaire de ses agents soit par l’intermédiaire de tout autre organisme externe qu’elle aura mandaté à cet effet, puisse effectuer un audit sur l’utilisation qui est faite de la subvention. Ces audits peuvent avoir lieu pendant toute la période d’exécution de la convention jusqu’au paiement du solde, ainsi que pendant une période de cinq ans à compter de la date de paiement du solde. Le cas échéant, les résultats de ces audits pourront conduire à des décisions de recouvrement par la Commission.
II.20.4 Les bénéficiaires s’engagent à ce que le personnel de la Commission et les personnes extérieures mandatées par la Commission aient un droit d’accès approprié aux sites et aux locaux où l’action est réalisée, ainsi qu’à toutes les informations nécessaires, y compris en format électronique, pour mener à bien ces audits.
II.20.5 En vertu du règlement (Euratom, CE) n° 2185/96 du Conseil et du règlement (CE) n° 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil, l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) peut également effectuer des contrôles et vérifications sur place selon les procédures prévues par le droit de l’Union pour la protection des intérêts financiers de l’Union contre les fraudes et autres irrégularités. Le cas échéant, les résultats de ces contrôles pourront conduire à des décisions de recouvrement par la Commission.
II.20.6 La Cour des comptes dispose des mêmes droits, notamment du droit d’accès, que la Commission en ce qui concerne les contrôles et audits.
SIGNATURES
Pour le coordonnateur Pour la Commission
[prénom/nom/fonction] [prénom, nom]
[signature] [signature]
Fait à [lieu], [date] Fait à [lieu], [date]
En deux exemplaires, en français
ANNEXE I
FORMULAIRE DE DEMANDE ASSORTI DE LA DESCRIPTION ET DU BUDGET PRÉVISIONNEL DE L’ACTION
Tout changement apporté aux activités doit être expressément autorisé par la Commission européenne.
ANNEXE II
RAPPORT D’EXÉCUTION TECHNIQUE ET RAPPORT FINANCIER
Les modèles des déclarations à utiliser sont disponibles en ligne, à l’adresse suivante:
xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxxx/xxxxx000_xx.xxx
Annexe III Procuration2
[dénomination officielle complète] [ACRONYME] [forme juridique officielle]3
[n° d’enregistrement légal]4 [adresse officielle complète] [numéro TVA],
(«le cobénéficiaire»), représenté(e) aux fins de la signature de la présente procuration par [nom, prénom et fonction],
d’une part, et
[dénomination officielle complète] [ACRONYME] [forme juridique officielle]50
[n° d’enregistrement légal]51 [adresse officielle complète] [numéro TVA],
(«le coordonnateur»), représenté(e) aux fins de la signature de la présente procuration par [nom, prénom et fonction],
d’autre part,
SONT CONVENU(E)S
aux fins de l’exécution de la convention [intitulé et n°] conclue entre la Commission européenne et le coordonnateur,
des dispositions suivantes:
1. Le cobénéficiaire donne procuration au coordonnateur pour agir en son nom et pour son compte, en signant la convention susmentionnée et ses éventuels avenants avec la Commission européenne. Par conséquent, le cobénéficiaire donne mandat au coordonnateur pour qu’il assume l’entière responsabilité de l’exécution de ladite convention.
2 Inclure une version de la présente annexe pour chaque cobénéficiaire.
3 À supprimer si le bénéficiaire est une personne physique, une entité de droit public ou une entité sans personnalité juridique.
4 À supprimer si le bénéficiaire est une entité de droit public ou une entité sans personnalité juridique.
Pour les personnes physiques, indiquer le numéro de la carte d’identité ou, à défaut, du passeport ou équivalent.
2. Le cobénéficiaire déclare avoir lu attentivement et accepter toutes les dispositions de ladite convention avec la Commission européenne, notamment l’ensemble des dispositions assorties d’effets pour le cobénéficiaire et le coordonnateur. Il reconnaît en particulier qu’en vertu de la présente procuration, le coordonnateur est seul autorisé à recevoir des fonds de la Commission et à distribuer les montants correspondant à la participation de chaque cobénéficiaire dans l’action.
3. Le cobénéficiaire s’engage à faire tout son possible pour aider le coordonnateur à remplir ses obligations stipulées dans la convention précitée. En particulier, le cobénéficiaire s’engage à fournir au coordonnateur tous documents ou informations requis, dès que possible après avoir reçu sa demande dans ce sens.
4. Les dispositions de la convention précitée, y compris la présente procuration, prévalent sur toute autre convention entre le cobénéficiaire et le coordonnateur susceptible de produire des effets sur l’exécution de la convention précitée conclue entre le coordonnateur et la Commission.
5. Une copie de la présente procuration sera annexée à la convention précitée et en fera partie intégrante.
SIGNATURES
Pour le cobénéficiaire Pour le coordonnateur
[prénom/nom/fonction] [prénom/nom/fonction]
[signature] [signature]
Fait à [lieu], [date] Fait à [lieu], [date]
En deux exemplaires, en français