CONDITIONS GENERALES DE MISE À DISPOSITION DE LA SALLE SAINT PAUL
CONDITIONS GENERALES DE MISE À DISPOSITION DE LA SALLE SAINT PAUL
Le fait de remplir le formulaire de demande de mise à disposition et de l’adresser à L’ASSOCIATION, ou la signature des conditions particulières, implique l’adhésion entière et sans réserve du PRENEUR à ces présentes Conditions Générales de Mise à disposition à l’exclusion de tout autre document papier ou électronique émis par L’ASSOCIATION tels que prospectus, catalogues, site internet, ou tout autre support commercial, qui n’ont qu’une valeur indicative.
Aucune condition particulière ne peut, sauf acceptation formelle et écrite de L’ASSOCIATION prévaloir sur les Conditions Générales de Mise à disposition. Toute condition contraire qui pourrait figurer sur tout document émanant du PRENEUR sera, donc, inopposable à L’ASSOCIATION.
Les Conditions Générales de Vente, même non réitérées lors de locations ultérieures, resteront en vigueur tant que persisteront les relations commerciales.
ARTICLE 1 : FORMATION DU CONTRAT :
1-1 : Toute demande de mise à disposition doit être adressée à l’Association accompagnée du formulaire de demande de mise à disposition, dans sa dernière version , dont un exemplaire sera annexée au contrat de mise à disposition et conditions particulières.
1-2 : A compter de l’envoi de la demande, et le cas échéant, de l’accord sur la disponibilité de la salle, LE PRENEUR dispose d’un délai de 8 jours pour adresser à l’ASSOCIATION les pièces justificatives listées dans le formulaire de demande de mise à disposition, à savoir :
Personne Physique | Personne Morale | |
Entreprise - GIE | Association | |
photocopie de la pièce | Extrait K-BIS de moins | Justificatif de dépôt en |
d’identité ; | de trois mois ; | préfecture des statuts ou à |
Justificatif de domicile de | Attestation d’assurance | défaut le dernier Procès- |
moins de trois mois ; | responsabilité civile ; | verbal d’Assemblée |
Attestation d’assurance | Générale ; | |
responsabilité civile ; | Attestation d’assurance | |
responsabilité civile ; | ||
Dépôt de garantie de 500€ pour la salle et 1000 € en sus si la sonorisation principale est utilisée Règlement de la totalité de la mise à disposition et des prestations annexes (encaissé 72h avant le jour de l’événement sans restitution possible). | ||
1-3 : Toute demande incomplète ou non accompagnée des pièces justificatives est considérée comme rejetée ;
1-4 : L’absence de réponse sous 8 jours à compter de la réception par L’ASSOCIATION de la demande de mise à disposition et des pièces justificatives emporte refus de mise à disposition ;
1-5 : L’ASSOCIATION se réserve le droit de refuser toute mise à disposition, ce pouvoir étant exercé de manière discrétionnaire, sans droit à recours;
1-6 : Lorsque L’ASSOCIATION accepte la mise à disposition au profit du PRENEUR, il est retourné à ce dernier signé en autant d’exemplaires que de parties ;
1-7 : LE PRENEUR dispose d’un délai de 8 jours à compter de l’envoi par L’ASSOCIATION du contrat signé pour le retourner dûment rempli, paraphé et signé, à défaut de quoi, il sera considéré que le contrat est caduc, et la réservation étant sur le champ annulée ;
1-8 : Le Contrat de mise à disposition n’est formé qu’à compter de la réception par l’ASSOCIATION de l’exemplaire signé et paraphé par les parties ;
1-9 : Au plus tard 8 jours avant la date de mise à disposition convenue et définie dans les conditions particulières, LE PRENEUR devra confirmer son engagement par envoi d’un courriel, courrier ou tout autre moyen de son choix ;
Cette clause ne s’appliquera pas, si la mise à disposition a été acceptée dans les 8 jours précédant la date prévue de l’événement ou de la manifestation envisagée par LE
PRENEUR ;
ARTICLE 2 : ANNULATION - PAIEMENT :
2-1 : En cas d’annulation par LE PRENEUR de la mise à disposition de la SALLE SAINT PAUL, postérieurement à la signature des présentes, L’ASSOCIATION se réserve le droit de conserver les sommes suivantes :
- Annulation intervenant plus de 90 jours avant la date de réservation prévue: Restitution totale du prix de la mise à disposition ;
- Annulation intervenant entre 90 et 45 jours avant la date de réservation prévue: L’ASSOCIATION encaissera le chèque correspondant au prix de la mise à disposition de la salle et restituera 75 % de celui-ci au PRENEUR ;
- Annulation intervenant entre 45 et 15 jours avant la date de réservation prévue: L’ASSOCIATION encaissera le chèque correspondant au prix de la mise à disposition de la salle et restituera 40 % de celui-ci au PRENEUR ;
- Annulation intervenant entre 15 et 8 jours avant la date de réservation prévue: L’ASSOCIATION encaissera le chèque correspondant au prix de la mise à disposition de la salle et restituera 10 % de celui-ci au PRENEUR ;
- Annulation intervenant moins de 8 jours avant la date de réservation prévue : L’ASSOCATION encaissera le chèque correspondant au prix de la mise à disposition de la salle et conservera la totalité à son profit ;
2-2 : L’annulation de la mise à disposition ne peut être prise en compte qu'à partir de la réception par L’ASSOCIATION d'une demande non équivoque à cet effet, signée du PRENEUR et transmise par courriel ou par lettre recommandée avec accusé de réception, ou tout autre moyen permettant d’offrir les mêmes garanties quant à certitude de la date de réception ;
2-3 : Le prix de la mise à disposition objet du contrat figure dans les conditions particulières, toutes taxes comprises. Le chèque de paiement de la mise à disposition sera encaissé 72 heures avant la date de l’événement ou de la manifestation prévue. Le prix est ferme et définitif. Les produits et prestations sont fournis aux prix en vigueur au moment de l’acceptation par L’ASSOCIATION de la réservation. Le prix ne comprend pas tout service supplémentaire rendu par L’ASSOCIATION en accord avec le PRENEUR, qui sera imputable en sus.
2-4 : Le Dépôt de garantie est versé sous forme de chèque, qui pourra être débité à réception. Si le dépôt de garantie a été encaissé, il sera restitué au PRENEUR dans les quinze (15) jours suivant la restitution de la Salle, déduction faite de tous frais de remise en état des lieux, y compris de toutes indemnités pour frais de ménage supplémentaire ou dommages, telles que prévues aux articles 5, 6 et 7 des présentes, et sous réserve du complet encaissement du prix de la mise à disposition. En cas de dommage ou de manque au matériel confié au PRENEUR, le dépôt de garantie est réduit de la valeur de remplacement ou de réparation correspondante. Si le dépôt de garantie n’a pas été encaissé et qu’il n’y a aucune retenue, le chèque sera détruit,
2-5 : Le ou les paiements sont effectués au domicile de L’ASSOCIATION. Toute somme non payée à l’échéance entraînera le paiement d’intérêts de retard à 1 fois et demie le taux d’intérêt légal. L’ASSOCIATION pourra également, dans ce cas, sans préjudice de toute autre voie d’action, résilier la mise à disposition ou la réservation en cours, 72 heures après une mise en demeure restée infructueuse.
2-6 : L’ASSOCIATION se réserve le droit de modifier unilatéralement les conditions de règlement convenues, en cas d’événement tel que l’ouverture d’une procédure collective, ou tout autre événement de nature à remettre en cause la solvabilité du Loueur.
2-7 : Il sera fourni sur simple demande un reçu détaillant les prestations fournies et leur tarif ;
ARTICLE 3 : SOUS-MISE À DISPOSITION OU CO-MISE À DISPOSITION :
3-1 : La présente mise à disposition est conclue intuitu personae ;
3-2 : Toute substitution, co-mise à disposition ou sous-mise à disposition, non expressément acceptée par L’ASSOCIATION est formellement interdite ;
3-3 Le fait de contrevenir à ce principe emporterait résiliation immédiate du contrat si sa découverte intervient avant la date et l’heure prévue de mise à disposition, l’ASSOCIATION conservant alors à son profit l’intégralité du prix de mise à disposition et des prestations annexes, quand bien même ces dernières n’auraient pas été utilisées ;
Si la découverte de cette violation des termes du présent contrat intervient pendant ou après la date et l’heure prévue de la mise à disposition, l’ASSOCIATION conservera non seulement l’intégralité du prix de la mise à disposition et des prestations annexes, quand bien même ces dernières n’auraient pas été utilisées, mais il est expressément prévu à titre de clause pénale, non limitative de dommages et intérêts supérieurs, 10 fois le montant du prix de mise à disposition ;
ARTICLE 4 : OBJET DU CONTRAT :
4-1 : Le présent Contrat a pour objet la mise à disposition, moyennant paiement du prix convenu dans les conditions particulières convenues, et selon les termes des présentes conditions générales, de la SALLE SAINT PAUL, et la fourniture de prestations et services annexes , selon les termes des conditions particulières convenues ;
4-2 : La Salle SAINT PAUL sera mise à disposition aux horaires convenus dans le contrat de mise à disposition, les conditions particulières convenues, telles qu’établies après acceptation par L’ASSOCIATION de la demande de mise à disposition formulée par LE PRENEUR ;
ARTICLE 5 : CONDITIONS D’UTILISATION DE LA SALLE SAINT PAUL :
5-1 : La SALLE SAINT PAUL sera mise à disposition aux dates et heures prévues par les conditions particulières signées par les parties ;
5-2 : Aux dates et heures prévues par les conditions particulières, LE PRENEUR se verra mettre à disposition la SALLE SAINT PAUL, et le cas échéant, suivant la durée de la mise à disposition, se verra remettre les clés de celle-ci, par un représentant de
L’ASSOCIATION ;
5-3 : A l’issue de la Mise à disposition convenue, LE PRENEUR restituera les lieux, et le cas échéant les clés, si celles-ci lui ont été confiées.
5-4 : Aucune autre activité ou manifestation ne pourra être réalisée que celle prévue dans les conditions particulières. Il est fait rappel du Préambule en tête des présentes.
5-5 : Les salles sont louées pour un nombre de personnes fixé à l’avance ne pouvant dépasser 200 personnes. Le PRENEUR s’engage à ne pas dépasser la capacité d’accueil des salles. Les utilisateurs des salles louées ne doivent en aucun cas accéder aux autres salles qui ne font pas l’objet du contrat de mise à disposition. Le respect de ces limites est impératif. Pour les salles louées avec équipement de tables et de divers mobiliers, recensés dans l’état des lieux, ces équipements doivent rester sur place. Toute demande de matériel ou équipement supplémentaire non prévu aux conditions particulières fera l’objet d’un avenant. Le PRENEUR s'engage à obtenir les autorisations administratives nécessaires à son utilisation des lieux (SACEM, SPRE, par exemple).
5-6 : Pendant la Mise à disposition et tant que les salles louées restent ouvertes, le PRENEUR s'engage à rester présent dans les salles ou à proximité. Il s'interdit toute activité dangereuse et respecte les dispositions applicables concernant l'hygiène et la sécurité. En particulier il fait respecter l'interdiction de fumer dans les lieux et il
préserve les possibilités d'accès et de circulation à l'intérieur et auprès de la Salle et de ses issues de secours. Il prend toutes les mesures de surveillance et de protection nécessaires à la sécurité des personnes et des biens, y compris de la ou des salles louées. A cet effet, le PRENEUR s’engage à faire appel à un agent de sécurité assermenté qui surveillera les lieux et le parking si les normes en vigueur l’y obligent, l'absence de risque d'incendie, d'inondation ou d'intrusion. Il vérifie en particulier que les lumières sont éteintes, les portes et les fenêtres closes, les robinetteries et les issues de secours fermées. En cas de vol, le PRENEUR s'engage à collaborer avec diligence avec les autorités de police et L’ASSOCIATION afin de mener toutes démarches nécessaires.
5-7 : Les salles mises a disposition le sont dans un bon état de propreté. Le PRENEUR s'interdit tout bricolage et toute décoration dans les lieux, sauf accord express de L’ASSOCIATION. Le PRENEUR devra restituer les lieux en bon état, après avoir fait le ménage et reconfiguré la salle principale en mode conférence à 148 chaises. Si les lieux sont restitués non nettoyés, il est dès à présent prévu que le ménage sera facturé pour la somme forfaitaire de 150 €. Cette somme sera déduite du dépôt de garantie.
5-8 : Le PRENEUR s’interdit toute modification, aménagement, ou acte pouvant porter atteinte à la présentation des lieux, leur sécurité, leurs aménagements ou équipements. Le PRENEUR demeure responsable de toutes les dégradations, aménagements ou modifications qui pourraient intervenir durant la mise à disposition ;
5-9 : Un état des lieux est réalisé à la remise des clés ou de la mise à disposition des lieux. Un état des lieux est réalisé à la restitution des clés ou des lieux. Cet état des lieux recensera les matériels et équipements mis à disposition.
5-10 : La SALLE SAINT PAUL se situe dans un environnement urbain, accolé à une église et proche d’habitations. Le PRENEUR s'engage à préserver le caractère paisible des lieux et à ne rien faire ou laisser faire qui puisse nuire à l'ordre public ou à la tranquillité du voisinage, que ce soit de son fait ou de celui des personnes accédant aux salles louées pendant la Mise à disposition. En particulier, toute activité sonore à l'extérieur (musique, avertisseurs, cris, etc…) doit être contenue quelle que soit l’heure de la journée, et après 21h30 ne peut se faire qu’à l’intérieur (portes et fenêtres fermées), et dans la limite de volume sonore autorisé par la réglementation sur le bruit, la musique amplifiée et les nuisances sonores.
5-11 : A partir de 22h00, la diffusion de musique amplifiée, par le PRENEUR sur le matériel existant ou par un opérateur sur son propre matériel ne pourra se faire que dans la grande Salle, les portes donnant sur l’extérieur et sur le l’accueil devant être maintenues fermées. Si L’ASSOCIATION venait à s’équiper d’un système de limitateur sonore, le matériel de diffusion utilisé par le PRENEUR ou par l’opérateur avec qui il aurait contracté devrait alors impérativement être branché sur le limitateur.
5-12 -1 : En cas de manifestation publique, le PRENEUR devra cesser la diffusion sonore et
mettre fin à sa manifestation, selon les modalités définie par les règlements et arrêtés municipaux et préfectoraux en vigueur le jour de la manifestation.
5-12-2 : En cas de manifestation privée (fête de famille) le PRENEUR devra veiller à ne pas troubler l’ordre public et la tranquillité du voisinage. L’ASSOCIATION, laissant ici au PRENEUR le loisirs de déterminer l’heure de fin de sa manifestation.
ARTICLE 6 : RESPONSABILITÉ ET ASSURANCES :
6-1 : Le PRENEUR est tenu pour seul responsable de la ou des Salles louées et de toute activité s'y déroulant pendant la durée de la Mise à disposition. Il répond personnellement de tout dommage, perte ou vol survenant dans la Salle pendant la Mise à disposition, ainsi que des actes de toute personne présente dans la Salle ou à proximité pendant la Mise à disposition.
6-2 : Les dégradations, les casses et les disparitions du matériel fourni par L’ASSOCIATION ne pouvant être couvertes par les assurances, sont à la charge du PRENEUR. Elles seront facturées à leur valeur de remplacement, sans vétusté ;
6-3 : dans le cas d’interventions faites par des prestataires autres que L’ASSOCIATION et non facturées par lui, L’ASSOCIATION dégage toute sa responsabilité vis-à-vis de ces prestations, leur réalisation et leur qualité. Dans le cas d’un prestataire avec qui le PRENEUR a contracté directement, le prestataire sera tenu, sous la responsabilité du preneur, de respecter les conditions générales et particulières, le PRENEUR s’engageant à les lui communiquer. Le PRENEUR demeure responsable envers L’ASSOCIATION des actes du prestataire.
6-4 : Le PRENEUR garantit être assuré à raison des conséquences dommageables de ses actes et de l'organisation de toute manifestation, et de tous risques de vol, incendie ou dégât des eaux, que ce soit au titre d’une extension de son assurance "Multirisques Habitation" ou de toute assurance qu'il devra prendre spécifiquement pour la mise à disposition de salle(s). Le PRENEUR devra demander auprès de son assureur une extension de garantie multirisque concernant « un événement exceptionnel en un lieu locatif ». Le PRENEUR devra fournir une attestation de cette assurance 1 semaine avant l’événement. A défaut, L’ASSOCIATION se réserve le droit d’annuler la mise à disposition objet de ce contrat.
6-5 : L’ASSOCIATION décline toute responsabilité en cas de dommage, perte ou vol de matériel ou de tout autre bien apporté par le PRENEUR ou aux personnes accédant dans la Salle pendant la Mise à disposition, y compris de tout véhicule.
6-6 : Le PRENEUR s’engage à respecter les différents arrêtés municipaux et/ ou préfectoraux en vigueur et applicable à la date de la manifestation qu’il organise, en cas de manquement il en assumerait la totale et entière responsabilité, y compris si c’était l’ASSOCIATION qui était attaqué en justice pour des faits relatifs ou consécutifs à la manifestation organisée par le PRENEUR,
ARTICLE 7 : LITIGES, RECLAMATIONS ET RESILIATION:
7-1 : Le non-respect par le PRENEUR de toute obligation au titre du présent contrat, notamment de l'une quelconque des conditions d'utilisation de la ou des salles louées, constitue une cause de résiliation immédiate du contrat, aux frais du PRENEUR. Dans un tel cas, L’ASSOCIATION conservera toutes sommes déjà versées par le PRENEUR ainsi que, le cas échéant, le dépôt de garantie.
De même, L’ASSOCIATION se réserve le droit absolu de résilier sans préavis ni indemnité tout contrat dont l’objet ou la cause s’avérerait incompatibles avec la destination des lieux telles que rappelé dans le préambule, ou pouvant nuire à la bonne moralité et à l’image de L’ASSOCIATION ;
7-2 : L’ASSOCIATION est exonérée de toute responsabilité dans l’exécution partielle ou totale du contrat résultant d’un cas fortuit, du fait d’un tiers ou d’un fait de force majeure, tels que par exemple : intempéries, catastrophes naturelles, incendies, dégâts des eaux, autres sinistres ou interdiction, grèves, attentats…
ARTICLE 8 : CLAUSE PENALE :
8-1 : Tout manquement au préambule du contrat, dont les termes son ci-après reproduits :
« La SALLE SAINT PAUL, objet du présent contrat, étant située sur le terrain de la PAROISSE DE L’IMMACULEE CONCEPTION, dépendant du Diocèse de FREJUS TOULON, ne peuvent s’y dérouler des activités ou manifestations qui seraient contraires aux valeurs et principes de la foi catholique.
LE PRENEUR s’engage donc, par la signature des présentes, de manière ferme et irrévocable, à n’y envisager et organiser des activités et manifestations qui pourraient heurter, insulter, ou contrevenir, de quelques manière que ce soit, aux valeurs ou intérêts de l’Eglise Française, au(x) personnel(s) et membre(s) de la Paroisse de l’Immaculée Conception. » entraînera le paiement par le PRENEUR, le paiement d’une indemnité, à titre de clause pénale, de la somme de 3000 € (TROIS MILLE EURO), la présente somme n’étant pas limitative dommages et intérêts et pouvant être augmentée, en fonction du préjudice réellement subi.
8-2 : Tout manquement aux autres conditions particulières ou générales entraînera le paiement par le PRENEUR, le paiement d’une indemnité, à titre de clause pénale, de la somme de 1000 € (MILLE EURO), la présente somme n’étant pas limitative de dommages et intérêts et pouvant être augmentée, en fonction du préjudice réellement subi.
Je certifie avoir pris connaissance de ce document le et en accepter le contenu.
Nom Prénom Signature