▶ Dispositions complémentaires aux contrats de collaboration extérieure du BIT
▶ Dispositions complémentaires aux contrats de collaboration extérieure du BIT
Le Collaborateur extérieur reconnaît et convient que les Clauses générales applicables aux contrats de collaboration extérieure du BIT (Contrat) 1 doivent être lues conjointement avec les dispositions complémentaires ci-après:
1. Statut du Collaborateur extérieur 2 fait l’objet de la disposition complémentaire suivante: Le Collaborateur extérieur ne saurait représenter le BIT ni prendre un quelconque engagement au nom de celui-ci. Si l’exécution du Contrat nécessite des contacts avec des tierces parties, le Collaborateur extérieur se présente comme un contractant indépendant travaillant pour le BIT et observe en toutes circonstances les principes du professionnalisme, de la discrétion et de la confidentialité. Le Contrat n’ouvre droit à aucune sorte de prestation, d’indemnité ou de congé.
2. Propriété intellectuelle 3 fait l’objet de la disposition complémentaire suivante: La propriété intellectuelle est
transférée au BIT dans son intégralité, au plus tard à la résiliation ou à l’échéance du Contrat.
3. Accès est intégré comme suit: Si tout ou partie des obligations contractuelles:
3.1. est exécuté dans les locaux du BIT, ce dernier en facilite l’accès de façon à permettre leur exécution. Le Collaborateur extérieur se conforme aux exigences du BIT en matière de sûreté et de sécurité et à toutes ses autres règles et procédures pertinentes lorsqu’il se trouve dans les locaux du BIT, ainsi qu’aux instructions données par les fonctionnaires désignés par le BIT;
3.2. requiert un accès aux systèmes, infrastructures ou applications informatiques du BIT, celui-ci accorde un droit
d’accès de façon à permettre l’exécution desdites obligations. Un tel droit d’accès est accordé sur la base du
« besoin d’en connaître » du Collaborateur extérieur, et chaque droit d’accès ainsi conféré l’est à titre individuel à un utilisateur (non-cessibilité). À la résiliation ou à l’échéance du Contrat, le droit d’accès initialement conféré est désactivé. Les postes de travail informatiques utilisés pour accéder aux systèmes, infrastructures ou applications informatiques du BIT, tels que les ordinateurs personnels, les ordinateurs portables, les téléphones intelligents et les tablettes, doivent être conformes à toutes les instructions du BIT relatives aux postes de travail informatiques 4 et à tout autre standard de l’industrie 5.
4. Protection des données est intégré comme suit:
4.1. Transfert de Données de l’OIT: Si l’une des obligations contractuelles requiert l’accès à des données de l’Organisation internationale du Travail, y compris des données personnelles 6 (Données de l’OIT), le BIT s’engage à transférer celles dont le Collaborateur extérieur a besoin pour s’acquitter de ses obligations.
4.2. Utilisation de Données de l’OIT: L’utilisation de Données de l’OIT (y compris l’accès à ces données, leur traitement, leur conservation et leur stockage) est limitée aux fins stipulées dans le Contrat et est réservée au Collaborateur extérieur, pour autant qu’il ait besoin d’en connaître. L’utilisation de Données de l’OIT à des fins de recherche interne, de commercialisation, de vente ou de promotion est strictement interdite. Sous réserve des dispositions du paragraphe 5. ci-dessous (Informations confidentielles), le Collaborateur extérieur traite les Données de l’OIT comme des données confidentielles et ne peut ni les divulguer ni les communiquer à des tiers sans autorisation écrite préalable du BIT.
4.3. Conformité: Le Collaborateur extérieur veille à ce que les Données de l’OIT, qu’elles soient recueillies ou reçues
de manière directe ou indirecte, soient:
4.3.1. traitées de manière licite, loyale et transparente au regard de la personne concernée;
4.3.2. collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement
d’une manière incompatible avec ces finalités;
4.3.3. adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées;
1 Voir le paragraphe 6 des Clauses générales applicable aux contrats de collaboration extérieure du BIT, à l’adresse: xxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxx-xxxxxxxx-xx.
2 Voir les paragraphes 7 à 10 des Clauses générales applicables aux contrats de collaboration extérieure du BIT.
3 Voir le paragraphe 9 des Clauses générales applicables aux contrats de collaboration extérieure du BIT.
4 OIT, Procédure du bureau, Postes de travail informatiques, IGDS numéro 497, telle que révisée périodiquement, à l’adresse:
xxxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxxx/xxxxx-xxx-xxx/xxx-xxx-xxx-xxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxx/XXXX_000000/xxxx--xx/xxxxx.xxx.
5 ISO/IEC 27001:2013 ou équivalent.
6 S’agissant de l’OIT, voir la directive du bureau, Protection des données personnelles, IGDS numéro 457, telle que révisée périodiquement, à l’adresse:
xxxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxxx/xxxxx-xxx-xxx/xxx-xxx-xxx-xxxxx/xxxxxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxxx/XXXX_000000/xxxx--xx/xxxxx.xxx.
4.3.4. exactes et, si nécessaire, tenues à jour;
4.3.5. conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée
n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées;
4.3.6. traitées, conservées et stockées de manière à leur garantir une sécurité appropriée, sans que cela emporte renonciation aux privilèges et immunités de l’Organisation internationale du Travail.
4.4. Sécurité des données: Dès qu’il prend connaissance d’un incident de sécurité des données, le Collaborateur extérieur en informe immédiatement le BIT 7 et s’engage à ses seuls frais à coopérer pleinement aux enquêtes, aux mesures correctives et aux autres mesures mises en œuvre par le BIT en réponse à des incidents de sécurités des données.
5. Informations confidentielles 8 fait l’objet des dispositions complémentaires suivantes: Le Contrat et toute information classée comme confidentielle ou d’accès restreint 9, communiqués ou divulgués par une partie (Divulgateur) à l’autre partie (Récipiendaire) durant l’exécution du Contrat, sont traités comme confidentiels et utilisés exclusivement aux fins pour lesquelles ils ont été communiqués.
5.1. Exclusions: Il n’existe aucune obligation de confidentialité, ou restriction d’utilisation, lorsque:
5.1.1. Les informations sont ou deviennent accessibles au public, autrement que par une action ou une omission du Récipiendaire;
5.1.2. le Récipiendaire en avait déjà légalement connaissance avant l’exécution du Contrat;
5.1.3. les informations sont communiquées au Récipiendaire par un tiers sans violation d’une obligation de
confidentialité; ou
5.1.4. les informations sont communiquées à une entité de l’Organisation internationale du Travail, à une autre entité du système des Nations Unies ou à une institution multilatérale de financement du développement, y compris les informations relatives à un manquement du Collaborateur extérieur de se conformer aux dispositions du paragraphe 7. (Conduite) ou les informations relatives au paragraphe 10. (Défauts d’exécution) ci-dessous.
5.2. Enregistrement: Le BIT peut enregistrer les informations relatives à un manquement du Collaborateur extérieur de se conformer aux dispositions du paragraphe 7. (Conduite) ou les informations relatives au paragraphe 10. (Défauts d’exécution) ci-dessous. Un tel enregistrement est susceptible de nuire à ses futures opportunités, y compris avec l’Organisation internationale du Travail, les entités du système des Nations Unies et les institutions multilatérales de financement du développement.
5.3. Publication: Le BIT se réserve le droit de publier sur Internet, y compris sur les sites Web de l’Organisation internationale du Travail 10 et du Portail mondial pour les fournisseurs des organismes des Nations Unies (UNGM) 11, ou de rendre publics de toute autre manière le nom du Collaborateur extérieur et sa localisation au niveau régional 12, ainsi que des informations de base concernant le Contrat, y compris le montant de celui-ci.
5.4. Divulgation: Le Récipiendaire peut divulguer des informations confidentielles dans la mesure où la législation ou un organe réglementaire l’exige, à condition d'informer le Divulgateur de la demande suffisamment à l’avance, afin de donner à celui-ci une possibilité raisonnable de prendre des mesures conservatoires ou toute autre action adéquate dès réception de la requête de divulgation, avant que ladite information ne soit divulguée. Une telle divulgation n'emporte pas renonciation à l’un quelconque des privilèges et immunités de l’Organisation internationale du Travail.
6. Xxxxxxxxx est intégré comme suit: À ses seuls frais et risques, le Collaborateur extérieur doit restituer, supprimer ou détruire toutes les informations confidentielles et les Données de l’OIT, y compris les sauvegardes de données, dans les dix (10) jours suivant la résiliation ou l’échéance du Contrat.
7. Conduite 13 fait l’objet des dispositions complémentaires suivantes:
7.1. Le Collaborateur extérieur est tenu d’observer l’ensemble des lois, ordonnances, règlements et règles qui ont
trait à l’exécution de ses obligations tout au long de la procédure de passation et de l’exécution du Contrat.
7 Unité des services de la sécurité et de l’assurance de l’information (ISAS) du BIT, xxxx@xxx.xxx.
8 Voir le paragraphe 8 des Clauses générales applicables aux contrats de collaboration extérieure du BIT.
9 S’agissant de l’OIT, voir la directive du bureau, Classification des ressources d’information du BIT, IGDS numéro 456, telle que révisée périodiquement, à
l’adresse: xxxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxxx/xxxxx-xxx-xxx/xxx-xxx-xxx-xxxxx/xxxxxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxxx/XXXX_000000/xxxx--xx/xxxxx.xxx.
10 xxxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxxx/xxxx--xx/xxxxx.xxx
12 Niveau NUTS 2 ou équivalent; voir la nomenclature commune des unités territoriales statistiques (NUTS), à l’adresse: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx/xx/xxx/xxxx/xxxxxxxxxx.
7.2. Le BIT exige du Collaborateur extérieur qu’il soutienne et respecte la protection des droits de l’homme instituées au niveau international 14 et observe les normes éthiques les plus strictes tout au long de la procédure de passation et de l’exécution du Contrat. Le BIT exige en outre du Collaborateur extérieur qu’il n’emploie ni ne se livre à aucune menace de violence, de harcèlement ou d’atteinte verbal ou psychologique. Le Collaborateur extérieur est encouragé à respecter le Code de conduite des fournisseurs des Nations Unies 15.
7.3. Le BIT applique une tolérance zéro à l’égard de la fraude et des autres pratiques interdites 16.
7.4. Le BIT applique une tolérance zéro à l’égard de l’exploitation, des atteintes et du harcèlement sexuels 17. Le Collaborateur extérieur s’abstient de tout comportement prohibé, y compris de toute activité sexuelle avec une personne de moins de dix-huit (18) ans, quel que soit localement l’âge légal de la majorité ou l’âge légal du consentement; il s’abstient également de tout comportement susceptible d’être interprété comme relevant du harcèlement sexuel.
7.5. Si, à un stade quelconque de la procédure de passation ou de l’exécution du Contrat, un conflit d’intérêts 18 survient, ou est susceptible de survenir, y compris lorsque les intérêts du Collaborateur extérieur sont en conflit avec ceux du BIT, ou lorsqu’un fonctionnaire ou un employé du BIT, ou une personne sous contrat avec celui-ci, a ou semble avoir un lien économique ou personnel avec le Collaborateur extérieur, ou un intérêt quelconque dans ses activités, le Collaborateur extérieur en informe immédiatement le BIT par écrit en donnant tous les détails pertinents. Le Collaborateur extérieur prend les mesures que le BIT peut raisonnablement exiger pour résoudre ou traiter ce conflit d’intérêts à sa satisfaction.
8. Divulgation intégrale est intégré comme suit: Le Collaborateur extérieur garantit que:
8.1. il n’a fait l’objet d’aucune sanction 19 ni d’un signalement par un gouvernement, une organisation supranationale (par exemple l’UE), une autre entité du système des Nations Unies ou une institution multilatérale de financement du développement l’empêchant de contracter avec eux;
8.2. il ne s’est rendu coupable d’aucune fausse déclaration, par omission ou autrement, en fournissant les informations requises pour obtenir le présent Contrat;
8.3. il informera le BIT s’il fait l’objet d’une quelconque sanction ou suspension temporaire pendant la durée du Contrat, ou si la moindre allégation de manquement aux normes de Conduite est formulée à son encontre. Le Collaborateur extérieur reconnaît qu’une violation de cette disposition constitue une pratique frauduleuse.
9. Terrorisme est intégré comme suit: Le Collaborateur extérieur s’engage à déployer des efforts raisonnables pour s’assurer qu’aucune ressource fournie dans le cadre du Contrat n’est mise à disposition ou utilisée pour fournir un soutien aux personnes ou entités associées au terrorisme qui sont désignées sur la Liste récapitulative du Conseil de sécurité des Nations Unies, telle que modifiée le cas échéant 20.
10. Défauts d’exécution 21 fait l’objet de la disposition complémentaire suivante: S’il fait face à une situation qui entrave ou est susceptible d’entraver l’exécution du Contrat en temps voulu et/ou de manière satisfaisante, le Collaborateur extérieur en informe immédiatement le BIT par un avis écrit en donnant tous les détails pertinents, y compris sa durée probable et sa cause. Les parties se consultent dès que possible après réception de l’avis afin d’envisager les mesures permettant d’atténuer les inconvénients ou d’examiner les voies de recours appropriées.
11. Audits, enquêtes et suivi est intégré comme suit: Le Collaborateur extérieur:
11.1. tient des registres et des comptes précis et systématiques concernant la mise en œuvre du Contrat, et conserve tous les documents, y compris les documents financiers, ayant trait à l’exécution du Contrat ou en résultant, durant une période de dix (10) ans à compter de la résiliation ou de l’expiration du Contrat;
11.2. coopère pleinement et en temps utile avec n’importe quels audits, évaluations, enquêtes, inspections, examens, suivi ou autres activités liés à tout aspect de la procédure de passation ou du Contrat, menés par le BIT ou son représentant autorisé. Cette coopération inclut l’obligation pour le Collaborateur extérieur de mettre à
14 Nations Unies, Principes directeurs relatifs aux entreprises et aux droits de l'homme, à l’adresse:
xxxxx://xxx.xxxxx.xxx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/Xxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxxx/XxxxxxxXxxxxxxxxxXxxxxxxxXX_XX.xxx.
15 xxxxx://xxx.xx.xxx/Xxxxx/xxx/xxxxx/xxx.xx.xxx.Xxxxx.xxx/xxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxx/xxxx/xxx/xxxxx/xxxxxxx_xxxxxx.xxx
16 xxxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxxx/xxxxx-xxx-xxx/xxx-xxx-xxx-xxxxx/xxxxxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxxx/XXXX_000000/xxxx--xx/xxxxx.xxx
17 xxxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxxx/xxxxx-xxx-xxx/xxx-xxx-xxx-xxxxx/xxxxxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxxx/XXXX_000000/xxxx--xx/xxxxx.xxx xxxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxxx/xxxxx-xxx-xxx/xxx-xxx-xxx-xxxxx/xxxxxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxxx/XXXX_000000/xxxx--xx/xxxxx.xxx
18 S’agissant de l’OIT, voir la ligne directrice du bureau, Conflits d’intérêts, IGDS numéro 68, telle que révisée périodiquement, à l’adresse:
xxxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxxx/xxxxx-xxx-xxx/xxx-xxx-xxx-xxxxx/xxxxxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxxx/XXXX_000000/xxxx--xx/xxxxx.xxx. 19 Voir, en particulier, la Liste récapitulative du Conseil de sécurité des Nations Unies, à l’adresse: xxxxx://xxx.xx.xxx/xxxxxxxxxxxxxxx/xx/xxxxxxx/xx-xx-xxxxxxxxxxxx-xxxx.
20 xxxxx://xxx.xx.xxx/xxxxxxxxxxxxxxx/xx/xxxxxxx/xx-xx-xxxxxxxxxxxx-xxxx
21 Voir le paragraphe 12 des Clauses générales applicables aux contrats de collaboration extérieure du BIT.
disposition toute documentation et tous registres pertinents à cette fin, à des moments et conditions raisonnables, durant la période établie au paragraphe 11.1. ci-dessus.
12. Survie d’obligations est intégré comme suit: Les obligations mentionnées aux paragraphes 2. (Propriété intellectuelle), 4. (Protection des données), 5. (Informations confidentielles), 11. (Audits, enquêtes et suivi) demeurent en vigueur après la résiliation ou l’échéance du Contrat.
13. Privilèges et immunités est intégré comme suit: Aucune disposition du Contrat, ou relative à celui-ci, ne peut être interprétée comme portant renonciation à l’un quelconque des privilèges et immunités de l’Organisation internationale du Travail.
***