CONTRAT DE SYNDIC


CONTRAT DE SYNDIC


Contrat type prévu à l’article 18-1 A de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 modifiée fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis et à l’article 29 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 pris pour son application, modifié par le décret 2015-342 du 26 mars 2015


ENTRE LES SOUSSIGNÉES PARTIES :


1. D’UNE PART :

Le syndicat des copropriétaires de l’immeuble : « les Villages de l’Ouest » - Xxxxxx xxx Xxxxxxxxx, 00000, Xxxxxxxxxxxx Représenté pour le présent contrat par M agissant en exécution de la décision de l’assemblée générale des

copropriétaires du ……………………...

Titulaire d’un contrat d’assurance responsabilité civile souscrit le ………………. auprès de ……………….


ET


2. D’AUTRE PART :

Le syndic désigné par l’assemblée générale en date du ………………………….


La société HAPPY SYNDIC, société par actions simplifiées, au capital de 20.000 € - syndic de copropriété, ayant son siège social à Lyon 9ème - 5 rue de la Claire ; adhérente UNIS sous le N° A5477 ; immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Lyon sous le numéro 809 713 373 ; représentée par Monsieur Pierre-Xxxxx XXXXXXX en sa qualité de Président ; titulaire de la carte professionnelle n° CCI 6901 2016 000 014 755 ; délivrée par la CCI de Lyon Métropole Saint-Xxxxxxx Xxxxxx; garantie financière N° SP 30 503 auprès de la SOCAF, 00 xxxxxx xx Xxxxxxx, 00000 Xxxxx ; assurée en Responsabilité civile professionnelle: N° 2012-29475 auprès de COVEA RISKS, 00-00 xxxxx xx x’Xxxxxx 00000 Xxxxxx XXXXX.


IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT


PRÉAMBULE


Le présent contrat de mandat est soumis aux dispositions de la loi du 10 juillet 1965 précitée et des textes pris pour son application, notamment le décret du 17 mars 1967. Les articles 1984 et suivants du code civil s’y appliquent de façon supplétive. Le syndic professionnel est soumis aux dispositions de la loi du 2 janvier 1970, ci-dessus mentionnée, et au décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 pris pour son application ainsi qu’au code de déontologie promulgué en application de l’article 13-1 de cette même loi. Le syndic professionnel ne peut ni demander ni recevoir, directement ou indirectement, d’autres rémunérations, à l’occasion de la mission dont il est chargé au titre du présent contrat, que celles dont les conditions de détermination y sont précisées, y compris en provenant de tiers (article 66 du décret du 20 juillet 1972).


1. MISSIONS


Le syndicat confie au syndic qui l’accepte mandat d’exercer la mission de syndic de l’immeuble ci-dessus désigné. L’objet de cette mission est notamment défini de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 précitée et par le présent contrat.


2. DURÉE DU CONTRAT


Le présent contrat est conclu pour une durée de 12 mois. Il prendra effet le ……………. et prendra fin le ……………. .

Il n’est pas renouvelable par tacite reconduction.


3. RÉVOCATION DU SYNDIC


Le contrat de syndic peut être révoqué par l’assemblée générale des copropriétaires statuant à la majorité des voix de tous les copropriétaires (Art. 25 de la loi du 10 juillet 1965) (3).

Cette révocation doit être fondée sur un motif légitime.

La délibération de l’assemblée générale désignant un nouveau syndic vaut révocation de l’ancien à compter de la prise de fonction du nouveau (Art. 18, dernier alinéa, de la loi du 10 juillet 1965).

4. DÉMISSION DU SYNDIC


Le syndic pourra mettre fin à ses fonctions à condition d’en avertir le Président du Conseil Syndical, à défaut chaque copropriétaire, au moins trois mois à l’avance par lettre recommandée avec accusé de réception.


5. NOUVELLE DÉSIGNATION DU SYNDIC


A la fin du présent contrat, l’assemblée générale des copropriétaires procède à la désignation du syndic de la copropriété. Un nouveau contrat, soumis à l’approbation de l’assemblée générale, est conclu avec le syndic renouvelé dans ses fonctions ou avec le nouveau syndic. L’assemblée générale appelée à se prononcer sur cette désignation est précédée d’une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat, qui s’effectue dans les conditions précisées à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.


6. FICHE SYNTHÉTIQUE DE COPROPRIÉTÉ (4)


En l’application de l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic établit une fiche synthétique de la copropriété regroupant les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti, dont le contenu est défini par décret. Le syndic met à jour la fiche synthétique de la copropriété chaque année.

Le syndic met cette fiche à disposition des copropriétaires. Il la communique dans les quinze jours au copropriétaire qui en fait la demande par lettre recommandée avec accusé de réception. A défaut, il est tenu à la pénalité financière suivante : 1 € par jour de retard

Cette pénalité est déduite de la rémunération du syndic lors du dernier appel de charges de l’exercice. Le défaut de réalisation de la fiche synthétique est un motif de révocation du syndic.

Ces dispositions ne sont pas applicables aux syndics administrant des immeubles à destination totale autre que d’habitation.


7. PRESTATIONS ET MODALITÉS DE RÉMUNÉRATION DU SYNDIC PROFESSIONNEL


Les jours et heures ouvrables de référence pour la détermination des modalités de rémunération sont fixés comme suit :

● Le lundi de 9h à 12h30 et de 14h30 à 18h ;

● Le mardi de 9h à 12h30 et de 14h30 à 18h ;

● Le mercredi de 9h à 12h30 et de 14h30 à 18h ;

● Le jeudi de 9h à 12h30 et de 14h30 à 18h ;

● Le vendredi de 9h à 12h30 et de 14h30 à 18h ;


Sauf en cas d’urgence, les démarches individuelles de chaque copropriétaire ou occupant de l’immeuble auprès du syndic s’effectuent aux jours et heures suivantes (accueil physique et/ou téléphonique effectif) :


Accueil physique :

● Le lundi de 9h à 12h et de 14h à 17h ;

● Le mardi de 9h à 12h et de 14h à 17h ;

● Le mercredi de 9h à 12h et de 14h à 17h ;

● Le jeudi de 9h à 12h et de 14h à 17h ;

● Le vendredi de 9h à 12h et de 14h à 16h ;


Accueil téléphonique :

● Le lundi de 10h à 12h et de 14h à 17h ;

● Le mardi de 10h à 12h et de 14h à 17h ;

● Le mercredi de 10h à 12h et de 14h à 17h ;

● Le jeudi de 10h à 12h et de 14h à 17h ;

● Le vendredi de 10h à 12h et de 14h à 16h ;


La rémunération du syndic professionnel est déterminée de manière forfaitaire. Toutefois, une rémunération spécifique peut être perçue en contrepartie des prestations particulières limitativement énumérées à l’annexe 2 du décret du 17 mars 1967 et dans les conditions stipulées au 7.2 du présent contrat (Art 18 de la loi du 10 juillet 1965).


7.1 LE FORFAIT

7.1.1 LE CONTENU DU FORFAIT

Le forfait convenu entre les parties comprend toutes les prestations fournies par le syndic au titre de sa mission, à l’exclusion des prestations limitativement énumérées à l’annexe 2 du décret du 17 mars 1967. A ce titre, il effectue les visites et vérifications périodiques de la copropriété impliquée par la mission relative à l'administration, à la conservation, à la garde et à l’entretien de l’immeuble. Il est convenu la réalisation, au minimum, de 4 Visites et vérifications périodiques de la

copropriété, d’une durée minimum de 1 heure, avec rédaction d’un rapport/sans rédaction d’un rapport et en présence du Président du Conseil Syndical/hors la présence du Président du Conseil Syndical. Une liste non limitative des prestations incluses dans le forfait est annexée au présent contrat.


Les frais de reprographie et les frais administratifs afférents aux prestations du forfait sont inclus dans la rémunération forfaitaire.


Ne donnent lieu à aucune rémunération supplémentaire et sont comprises dans la rémunération forfaitaire :

● Les formalités de déclaration de sinistre concernant les parties communes et les parties privatives quand le sinistre a sa source dans les parties communes ;

● La gestion des règlements aux bénéficiaires.


7.1.2 PRÉCISIONS CONCERNANT LA TENUE DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE


Les parties conviennent que l’assemblée générale annuelle sera tenue pour une durée de 2 heures à l’intérieur d’une plage horaire allant de 9 heures à 18 heures, par :

● Le syndic ;

● Un ou plusieurs préposé(s)


7.1.3 PRESTATIONS OPTIONNELLES QUI PEUVENT ÊTRE INCLUSES DANS LE FORFAIT SUR DÉCISION DES PARTIES


Le forfait convenu entre les parties en vertu du présent contrat pourra expressément inclure l’une ou plusieurs des prestations ci-dessous : (Si les parties conviennent de retenir une prestation, elles remplissent les mentions ci-dessous afin de préciser ses modalités d’exécution. Elles rayent les mentions inutiles.)


- L’organisation d’une réunion avec le conseil syndical d’une durée de deux heures.


7.1.4 PRESTATIONS QUI PEUVENT ÊTRE EXCLUES DES MISSIONS DU SYNDIC SUR DÉCISION DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES COPROPRIÉTAIRES


En application de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, l’assemblée générale des copropriétaires peut, par décision spéciale prise aux conditions précisées par cet article :

● Dispenser le syndic d’ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat (5) ;

● Dispenser le syndic d’offrir un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés (6) ;

● Confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais du syndicat.


En cas de décision régulièrement adoptée par l’assemblée générale antérieurement à la conclusion du présent contrat, la prestation considérée n’est pas incluse dans le forfait.


7.1.5 MODALITÉS DE RÉMUNÉRATION


La rémunération forfaitaire annuelle perçue par le syndic au titre du présent contrat s’élève à la somme de 4500,00€ hors taxes, soit 5400,00€ toutes taxes comprises.


Cette rémunération est payable :

● D’avance/ à terme échu

● Suivant la périodicité suivante: TRIMESTRIELLE

Les dépassements des horaires et durées convenus pour la tenue des assemblées générales, réunions et visites/vérifications périodiques incluses dans le forfait sont facturés selon le coût horaire mentionné au 7.2.1.

L’envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés.


Dans l’hypothèse où l’assemblée générale des copropriétaires a, en cours d’exécution du présent contrat et dans les conditions

précisées à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, décidé de dispenser le syndic de son obligation de mise à disposition d’un service d’accès en ligne aux documents dématérialisés, le montant de sa rémunération forfaitaire annuelle est imputé soit (rayer la mention inutile) :

● De la somme de € (que les parties conviennent de fixer dès à présent

● De la somme toutes taxes comprises effectivement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif).


Dans l’hypothèse où l’assemblée générale des copropriétaires a, en cours d’exécution du présent contrat et dans les conditions précisées à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, décidé de dispenser le syndic de son obligation de mise à disposition d’un service d’accès en ligne aux documents dématérialisés, le montant de sa rémunération forfaitaire annuelle est imputé (rayer la mention inutile) :

● De la somme de € (que les parties conviennent de fixer dès à présent)

● De la somme toutes taxes comprises éventuellement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif)


Le montant de l’imputation prévue au titre des deux derniers alinéas est calculé pro rata temporis de la période restant à courir jusqu’à la date d’exigibilité de la rémunération.

7.2 LES PRESTATIONS PARTICULIÈRES POUVANT DONNER LIEU A RÉMUNÉRATION COMPLÉMENTAIRE

7.2.1 MODALITÉS DE RÉMUNÉRATION DES PRESTATIONS PARTICULIÈRES


La rémunération due au syndic professionnel au titre des prestations particulières est calculée :

● Soit en application du coût horaire ci-dessous, appliqué au prorata du temps passé : 60€/heure hors taxes, soit 72€/heure toutes taxes comprises ;

● Soit en application du tarif convenu par les parties pour chaque prestation particulière


La rémunération due au titre des prestations particulières s’entend hors frais d’envoi. L’envoi des documents afférents aux prestations particulières donne lieu à remboursement au syndic des frais d’affranchissement.


7.2.2 PRESTATIONS RELATIVES AUX RÉUNIONS ET VISITES SUPPLÉMENTAIRES (AU-DELÀ DU CONTENU DU FORFAIT STIPULE AUX 7.1.1 ET 7.1.3



DÉTAIL DE LA PRESTATION


MODALITÉS DE TARIFICATION CONVENUES


La préparation, la convocation et la tenue d’une assemblée générale supplémentaire de 2 heures, à l’intérieure d’une plage horaire de 9heures à 20 heures.

Prestation fixe : 300€ HT


Prestation lots principaux: 10€ HT par lots principaux

L’organisation d’une réunion supplémentaire avec le conseil syndical d’une durée de 1 heure, par rapport à celle(s) incluse(s) dans le forfait au titre du 7.1.3


A la vacation


La réalisation d’une visite supplémentaire de la copropriété avec rédaction d’un rapport/ sans rédaction d’un rapport et en présence du Président du Conseil Syndical/hors la présence du Président du Conseil Syndical, par rapport à celle(s) incluse(s) dans le forfait au titre du 7.1.1


A la vacation


7.2.3 PRESTATIONS RELATIVES AU RÈGLEMENT DE COPROPRIÉTÉ ET A L'ÉTAT DESCRIPTIF DE DIVISION


DÉTAIL DE LA PRESTATION

MODALITÉS DE TARIFICATION CONVENUES

L’établissement ou la modification du règlement de

Les parties conviennent que le montant des honoraires sera

copropriété à la suite d’une décision du syndicat prise en application de l’article 26 de la loi du 10 juillet 1965 (si l’assemblée générale décide, par un vote spécifique, de confier ces prestations au syndic)

fixé lors de la tenue de l’assemblée générale.

La publication de l’état descriptif de division et du règlement de copropriété ou des modifications apportées à ces actes


A la vacation


7.2.4 PRESTATIONS DE GESTION ADMINISTRATIVE ET MATÉRIELLE RELATIVES AUX SINISTRES


DÉTAIL DE LA PRESTATION

MODALITÉS DE TARIFICATION CONVENUES

Les déplacements sur les lieux

A la vacation

La prise de mesures conservatoires

Compris dans la rémunération forfaitaire

L’assistance aux mesures d’expertise

A la vacation

Le suivi du dossier auprès de l’assureur

Compris dans la rémunération forfaitaire


Les prestations effectuées en dehors des jours et heures ouvrables et rendues nécessaires par l’urgence sont facturées (rayer la mention inutile) :

● Sans majoration ;

● Au coût honoraire majoré à 30%


Toute somme versée par l’assureur au syndic au titre de la couverture des diligences effectuées par ce dernier dans le cadre du règlement d’un sinistre vient en déduction de la rémunération due en application du présent article.


7.2.5 PRESTATIONS RELATIVES AUX TRAVAUX ET ÉTUDES TECHNIQUES


Les travaux dont la liste est fixée à l’article 44 du décret du 17 mars 1967 peuvent faire l’objet d’honoraires spécifiques. Ces honoraires concernent :

● Les travaux de conservation ou d’entretien de l’immeuble, autres que ceux de maintenance ou d’entretien courant ;

● Les travaux portant sur les éléments d’équipement communs, autres que ceux de maintenance ;

● Les travaux d’amélioration, tels que la transformation d’un ou de plusieurs éléments d’équipement existants, l’adjonction d’éléments nouveaux, l’aménagement de locaux affectés à l’usage commun ou la création de tels locaux, l’affouillement du sol et la surélévation de bâtiments ;

● Les études techniques, telles que les diagnostics et consultations ;

● D’une manière générale, les travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l’administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l’immeuble.


Les honoraires complémentaires éventuels sont votés lors de la même assemblée générale que les travaux concernés et aux mêmes règles de majorité (Article 18-1A de la loi du 10 juillet 1965). Le présent contrat ne peut se lire comme fixant un barème relatif à ces honoraires spécifiques, même à titre indicatif. Une telle rémunération fixée dans le projet de résolution soumis au vote de l’assemblée générale doit être exprimée en pourcentage du montant hors taxes des travaux, à un taux dégressif selon l’importance des travaux préalablement à leur exécution.


Le choix du prestataire par l’assemblée générale est précédé d’une mise en concurrence dans les conditions prévues au deuxième alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 et à l’article 19-2 du décret du 17 mars 1967.


Les diligences entreprises par le syndic dans le cadre de la réalisation du diagnostic de performance énergétique collectif et de l’audit énergétique peuvent donner lieu à rémunération dans les conditions prévues au présent article.


7.2.6 PRESTATIONS RELATIVES AUX LITIGES ET CONTENTIEUX (HORS FRAIS DE RECOUVREMENT VISES AU POINT 9.1)


DÉTAIL DE LA PRESTATION

MODALITÉS DE TARIFICATION CONVENUES

La mise en demeure d’un tiers par lettre recommandée avec accusé de réception


20€ HT soit 24€ TTC

La constitution du dossier transmis à l’avocat, à l’huissier de justice ou à l’assureur protection juridique (à l’exclusion des formalités visées au 7.2.4)


115€ HT soit 138€ TTC

Le suivi du dossier transmis à l’avocat

A la vacation horaire


7.2.7 AUTRES PRESTATIONS


DÉTAIL DE LA PRESTATION

MODALITÉS DE TARIFICATION CONVENUES

Les diligences spécifiquement liées à la préparation des décisions d’acquisition ou de disposition des parties communes

Les parties peuvent convenir que le montant des honoraires sera fixé lors de la décision de l’assemblée générale confiant au syndic les prestations concernées

La reprise de la comptabilité sur exercice(s) antérieur(s) non approuvés ou non répartis (changement de syndic)


A la vacation

La représentation du syndic aux assemblées d’une structure extérieure (syndicat secondaire, union de syndicats, association syndicale libre) créée en cours de mandat ainsi qu’aux assemblées supplémentaires de ces mêmes structures si elles existaient antérieurement à la signature du présent contrat


A la vacation

La constitution et le suivi d’un dossier d’emprunt souscrit au nom du syndicat en application de l’article 26-4 alinéa 1 et 2 de la loi du 10 juillet 1965


1% du montant HT global du prêt avec un minimum de 250€

La constitution et le suivi d’un dossier de subvention accordé au syndicat


A la vacation

L’immatriculation initiale du syndicat

Compris dans la rémunération forfaitaire


8. DEFRAIEMENT ET RÉMUNÉRATION DU SYNDIC NON PROFESSIONNEL


Dans le respect du caractère non professionnel de leur mandat, le syndic bénévole et le syndic désigné en application de

l’article 17-1 de la loi du 10 juillet 1965 peuvent percevoir le remboursement des frais nécessaires engagés outre une rémunération du temps de travail consacré à la copropriété.

Les parties s’accordent à fixer la rémunération comme suit (rayer les mentions inutiles) :

● Le forfait annuel …… €

● Coût horaire …. €/h

● Autres modalités (préciser) :



9. FRAIS ET HONORAIRES IMPUTABLES AUX SEULS COPROPRIÉTAIRES


Le coût des prestations suivantes est imputable au seul copropriétaire concerné et non au syndicat des copropriétaires qui ne peut être tenu d’aucune somme à ce titre.


PRESTATIONS

DÉTAILS

TARIFICATION PRATIQUÉE


9.1 Frais de recouvrement (Art. 10-1A de la loi du 10

juillet 1965)

Mises-en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception ;

Relance après mise en demeure ;

Conclusion d’un protocole d’accord par acte sous seing privé ;

Frais de constitution d’hypothèque ; Frais de mainlevée d’hypothèque ;

Dépôt d’une requête en injonction de payer ; Constitution du dossier transmis à l’auxiliaire de justice (uniquement en cas des diligences exceptionnelles) ;

Suivi du dossier transmis à l’avocat (uniquement en cas de diligences exceptionnelles).


20€ HT soit 24€ TTC


Frais réels du cabinet d’avocats et/ou huissiers de justice


Frais réels du cabinet d’avocats et/ou huissiers de justice


Frais réels du cabinet d’avocats et/ou huissiers de justice


9.2 Frais et honoraires liés aux mutations

Établissement de l’état daté ;

(Nota. - Le montant maximum applicable aux honoraires d’établissement de l’état daté, fixé en application du décret prévu à l’article 10-1B de la loi du 10 juillet 1965 s’élève à la somme de).

Opposition sur mutation (Article 20 de la loi du 10 juillet 1965) ;

Délivrance du certificat prévu à l’article 20 de la loi du 10 juillet 1965


400€ HT soit 480€ TTC


200€ HT soit 240€ TTC


Compris dans les honoraires état daté


9.3 Frais de délivrance des documents sur support

papier (Art. 33 du décret du 17 mars 1967 et R. 134-3 du code de la construction et de l’habitation)

Délivrance d’une copie du carnet d’entretien ; Délivrance d’une copie des diagnostics techniques ; Délivrance des informations nécessaires à la réalisation d’un diagnostic de performance énergétique individuel mentionnées à l’article R.

134-3 du code de la construction et de l’habitation ; Délivrance au copropriétaire d’une copie certifiée conforme ou d’un extrait de procès)verbal d’assemblée générale ainsi que des copies et en annexes (hors notification effectué en application de l’article 18 du décret du 17 mars 1967).


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10. COPROPRIÉTÉ EN DIFFICULTÉ


En application de l’article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, la désignation d’un administrateur provisoire entraîne la cessation de plein droit sans indemnité du présent contrat.


11. REDDITION DE COMPTE


La reddition de compte interviendra chaque année à la date ou selon la périodicité suivante : 31 Décembre


12. COMPÉTENCE


Tous les litiges nés de l’exécution du présent contrat sont de la compétence de la juridiction du lieu de situation de l’immeuble. Les parties élisent domicile aux fins des présentes, aux adresses ci-dessous:

Pour le syndic : 0 XXX XX XX XXXXXX 00000 XXXX

Pour le syndicat : LES VILLAGES DE L’OUEST – XXXXXX XXX XXXXXXXXX 00000 XXXXXXXXXXXX


Fait en deux exemplaires et signé ce jour, le ………….

à ………………….


Le syndicat Le syndic


ANNEXE 1 AU CONTRAT DE SYNDIC

LISTE NON LIMITATIVE DES PRESTATIONS INCLUSES DANS LE FORFAIT


PRESTATIONS

DÉTAILS


I. - Assemblée générale


I.-1° Préparation de l’assemblée générale.

A) Établissement de l’ordre du jour ;

B) Mise à disposition de tous les copropriétaires des différentes pièces comptables et justificatives dans les conditions prévues à l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965


I-2° Convocation de l’assemblée générale

A) Élaboration et envoi de la convocation avec l’ordre du jour, des documents à joindre à la convocation et des projets de résolutions.


I-3° Tenue de l’assemblée générale.

A) Présence du syndic ou de son représentant à l’assemblée générale suivant les stipulations prévues par le contrat au titre de forfait ;

B) Établissement de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs ;

C) Rédaction et tenue du registre des procès- verbaux


I-4° Information relative aux décisions prises en assemblée générale

A) Envoi et notification du procès-verbal comportant les décisions prises en assemblée générale aux copropriétaires (opposant ou défaillant) ;

B) Information des occupants de chaque immeuble de la copropriété des décisions prises par l’assemblée générale par affichage d’un procès- verbal dans les parties communes.


II. - Conseil Syndical

II-5° Mise à disposition et communication au Conseil Syndical de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion du syndicat ou des lots gérés (notamment par accès en ligne sécurisé) ;


II-6° Recueil des avis écrits du Conseil Syndical lorsque sa consultation est obligatoire.


III. Gestion des opérations financières et comptabilité générale de la copropriété


III-7° Comptabilité du syndicat.

A) Établissement des comptes de gestion et des annexes du syndicat des copropriétaires, conformément à l’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 ;

B) Établissement du budget prévisionnel, en collaboration avec le Conseil Syndical, conformément à l’article 14-1 de la même loi et au décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 ;

C) Présentation des comptes en conformité avec la réglementation en vigueur.


III-8° Comptes bancaires.

A) Ouverture d’un compte bancaire séparé ou, le cas échéant, d’un sous-compte individualisé en cas de dispense (résultant d’une décision de l’assemblée générale des copropriétaires statuant dans les conditions prévues au II de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965) ;

B) Ouverture d’un compte bancaire séparé destiné à recevoir les cotisations prévues à l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965.



III-9° Comptabilité séparée de chaque copropriétaire

A) Tenue des comptes de chaque copropriétaire ;

B) Appel de provisions sur budget prévisionnel ;

C) Imputations des consommations individuelles de fluide ou d’énergie ;

D) Reconstruction des consommations, forfaits et régularisations sur compteurs en l’absence de relevé

E) Appels sur régularisations de charge ;

F) Appels de cotisations du fonds de travaux.


III-10° Autres.

A) Vérification et paiement des factures des fournisseurs et prestataires ;

B) Recouvrement des créances auprès des tiers : relance par lettre simple avant mise en demeure ;

C) Calcul des intérêts légaux au profit du syndicat ;

D) Attestation de TVA aux fournisseurs et prestataires.


III-11° Remise au syndic successeur.

A) Remise de l’état financier, de la totalité des fonds, de l’état des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat.


IV. - Administration et gestion de la copropriété en conformité avec le règlement

de copropriété


IV-12° Immatriculation du syndicat.

A) Mise à jour du registre d’immatriculation


IV-13° Documents obligatoires.

A) Élaboration et mise à jour de la fiche synthétique de copropriété ;

B) Gestion de tous les audits, diagnostics et dossiers obligatoires (à l’exclusion du diagnostic de performance énergétique collectif et de l’audit énergétique, qui peuvent faire l’objet d’honoraires spécifiques dans les conditions précisées au 7.2.5 du présent contrat) ;

C) Établissement et mise à jour du carnet d’entretien conformément au décret n° 2001-447 du 30 mai 2001 ;

D) Établissement et mise à jour de la liste des copropriétaires ;

E) Notification de l'exercice du droit de délaissement prévue au III de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965.


IV-14° Archives du syndicat et accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés.

A) Détention et conservation des archives, notamment les plans, le règlement de copropriété, l’état de répartition des charges, l’état de division, les procès-verbaux des assemblées générales, les diagnostics techniques, les contrats de travails des préposés du syndicat, les contrats d’assurance de l’immeuble et documents nécessaires pour leur mise en œuvre, les documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble dont les délais de contestations ne sont pas révolus, les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs ainsi que toute pièce administrative (l’assemblée générale, statuant à la majorité de tous les copropriétaires, peut décider de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais du syndicat en application du I de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965) ;

B) Transmission des archives au syndic successeur

;

C) Élaboration et transmission au Conseil Syndical du bordereau récapitulatif des archives transmises au syndic successeur

D) Mise à disposition d’un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion d l’immeuble ou des lots gérés (sauf décision contraire de l’assemblée générale des copropriétaires statuant dans les conditions prévues à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965).



IV-15° Entretien courant et maintenance.

A) Visites de la copropriété et vérifications, selon les stipulations prévues au contrat ;

B) Gestion des travaux d’entretien courant et de maintenance visés à l’article 45 du décret du 17 mars 1967

C) Vérifications périodiques imposées par les réglementations en vigueur sur les éléments d’équipements communs ;

D) Négociation, passation, suivi des marchés des prestataires et gestion des contrats à l’échéance dans le cadre du budget prévisionnel ;

E) Établissement et présentation à l’assemblée générale, au moins tous les trois ans, de la liste des travaux d’entretien et de conservation des parties communes et des éléments d’équipement commun nécessaires dans les trois années à échoir, en vue de la constitution de provisions spéciales ;

F) En vue de la consultation au cours d’une assemblée générale incluse dans le forfait, appel d’offres, études des devis et mise en concurrence résultant à la demande d’une pluralité de devis ou de l’établissement d’un devis descriptif soumis à l’évaluation de plusieurs entreprises lorsque celle-ci est obligatoire dans le cadre des travaux de maintenance définis à l’article 45 du décret du 17 mars 1967.


V. - Assurances

V-16° Souscription des polices d’assurance au nom

du syndicat soumise au vote de l’assemblée générale.


V- 17° Déclaration des sinistres concernant les

parties communes ou les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties communes.

V-18° Règlement des indemnités aux bénéficiaires.


VI. - Gestion du personnel

VI-19° Recherche et entretien préalable.


VI-20° Établissement du contrat de travail et de ses avenants éventuels.

VI-21° Gestion des procédures de rupture du contrat de travail.

VI-22° Paiement du salaire, tenue du livre des salaires, éditions des bulletins de paies.

VI-23° Déclarations et paiement aux organismes fiscaux et sociaux.

VI-24° Attestations et déclarations obligatoires.

VI-25° Gestion des remplacements pendant les congés, arrêts maladie et maternité.

VI-26° Mise en place et mise à jour du document unique d’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs.


VI-27° Gestion de la formation du personnel du syndicat.


VI-28° Contrôle d’activité du personnel du syndicat.



ANNEXE 2 : LISTE LIMITATIVE DES PRESTATIONS PARTICULIÈRES POUVANT DONNER LIEU AU VERSEMENT D’UNE RÉMUNÉRATION SPÉCIFIQUE SUPPLÉMENTAIRE


PRESTATIONS

DÉTAILS


I. - Prestations relatives aux réunions et visites supplémentaires

1° Préparation, convocation et tenue d’assemblées générales supplémentaires et dépassement des plages horaires de référence convenues ;

2° Organisation de réunions supplémentaires avec le Conseil Syndical ; 3° Réalisation de visites supplémentaires de la copropriété.


ICI. - Prestations relatives au règlement de copropriété et à l’état descriptif de division :

4° Établissement ou modification du règlement de copropriété à la suite d’une décision du syndicat ;

5° Publication de l’état descriptif de division et du règlement de copropriété ou des modifications apportées à ces actes.


III. - Prestations de gestion administrative et matérielle relatives

aux sinistres

6° Déplacements sur les lieux ;

7° Prise de mesures conservatoires ;

8° Assistance aux mesures d’expertise ; 9° Suivi du dossier auprès de l’assureur.

IV. - Prestations relatives aux travaux et études techniques dont la liste est

fixée à l’article 44 du décret du 17 mars 1967 pris pour application de la loi du 10 juillet 1965.



V. - Prestations relatives aux litiges et contentieux (hors recouvrement de créances auprès des copropriétaires)

10° Mise en demeure par lettre recommandée accusée de réception ;

11° Constitution du dossier transmis à l’avocat, à l’huissier, à l’assureur protection juridique ;

12° Suivi du dossier transmis à l’avocat.


VI. - Autres prestations.


13° Diligences spécifiquement liées à la préparation des décisions d’acquisitions ou de dispositions de parties communes (hors prestations visées au ICI) ;

14° Reprise de la comptabilité sur exercice(s) antérieur(s) non approuvés ou non réparti(s), en cas de changement de syndic ;

15° Représentation du syndicat aux assemblées d’une structure extérieure (syndicat secondaire, union des syndicats, association syndicale libre) créée en cours de mandat ainsi qu’aux assemblées supplémentaires de ces mêmes structures si elles existaient antérieurement à la signature du contrat de syndic ; 16° Constitution et suivi du dossier d’emprunt souscrit au nom du syndicat en application des alinéas 1 et 2 de l’article 26-4 de la loi du 10 juillet 1965 ;

17° Constitution et suivi d’un dossier de subvention au profit du syndicat ; 18° Immatriculation initiale du syndicat

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Filed: May 5th, 2020