ANNEXE 1 CONDITIONS GENERALES

ANNEXE 1 CONDITIONS GENERALES

ARTICLE 1 OBJET DU CONTRAT

SD Worx secrétariat social est constitué mandataire par le Client pour remplir les obligations légales de celui-ci en tant qu'employeur à l'égard de l'Office National de Sécurité Sociale (‘ONSS’) et de l'Administration des Contributions Directes. Toutes les autres activités que SD Worx effectue sur l'ordre du Client sont régies par les règles énoncées en matière de contrats de prestations de service.

ARTICLE 2 PRESTATIONS DE SERVICES

SD Worx (ou ses Sociétés liées) fournira au Client (ou ses Sociétés liées) les prestations de services (y compris tout logiciel si applicable) décrites dans un ou plusieurs Annexes ou contrat(s) de services (« Prestations de services »). Sauf convention contraire expresse, les Prestations de services n’incluent pas la fourniture de conseils juridiques, comptables, réglementaires ou fiscaux par SD Worx au Client. Une Société liée désigne une entreprise, société ou entité caractérisée comme telle dans le contrat de services ou toute personne qui, directement ou indirectement, contrôle une Partie, est contrôlée par une Partie ou se trouve, avec une Partie sous le contrôle commun d’autrui où « contrôle

» s’entend du pouvoir, direct ou indirect, de diriger ou d'orienter les politiques de gestion d’une personne, soit par la détention des droits de vote attachés à des actions ou parts sociales, soit par voie contractuelle ou autre. Dans le cadre du Contrat, l’on considère toutes les entités du groupe SD Worx comme étant des sociétés liées mutuellement. Sauf convention contraire expresse stipulée dans le contrat de services, ce dernier est un accord distinct qui intègre par renvoi les conditions du présent Contrat.

ARTICLE 3 SECURITE DE L'INFORMATION

3.1 SD Worx met tout en œuvre pour assurer la continuité des Services. SD Worx se réserve toutefois le droit de suspendre au besoin les Services sans indemnité pendant une durée raisonnable pour cause d’entretien ou d’installation.

3.2 Il appartient au Client de gérer les utilisateurs et les certificats d’authentification délivrées aux utilisateurs pour l’accès aux services informatiques de SD Worx. Les noms d’utilisateur et les certificats d’authentification sont uniques et propres à un individu spécifique et ne doivent aucunement être partagés avec autrui. SD Worx se réserve le droit de désactiver à tout moment tout accès d’utilisateur si elle estime que le compte a été compromis ou en cas d’activités non conformes aux stipulations du présent Contrat ou aux conditions des Services fournis.

ARTICLE 4 OBLIGATIONS DU CLIENT

Le Client s’engage à:

a) communiquer rapidement à SD Worx, et en tout état de cause dans les délais convenus par les Parties, toutes les informations et données nécessaires ou utiles;

b) exécuter le Contrat conformément aux lois applicables;

c) fournir toute l’assistance nécessaire pour répondre et donner suite à toute demande raisonnable de SD Worx dans le cadre des Prestations de services ;

d) à accorder à SD Worx l’accès à toutes les installations nécessaires pour remplir ses obligations en vertu du présent Contrat (par exemple l’accès aux locaux, bureaux et équipements informatiques du Client, etc.) et à permettre à SD Worx d’avoir accès à et d’utiliser l’ensemble des informations, données et réseaux, dans la mesure nécessaire pour permettre à SD Worx d’exécuter les Prestations de services. Il incombe au Client de gérer les droits d'accès de SD Worx aux installations précitées, y compris l'octroi, la suspension et le retrait desdits droits si nécessaire. En outre, il incombe au Client de garantir, dans les délais et à ses propres frais et risques, la sélection, l'acquisition, la configuration, la maintenance et le bon fonctionnement de tous les systèmes informatiques, logiciels et réseaux du point de connexion du côté du Client qui sont nécessaires pour obtenir les Services;

e) acquérir et maintenir les compétences lui permettant d’utiliser les Prestations de services conformément au Contrat et à garantir la disponibilité du personnel qualifié assigné à mettre en œuvre les tâches dévolues au Client en application du Contrat;

f) communiquer rapidement à SD Worx toute erreur, omission ou non- conformité qu’il a détectée dans les Prestations de services fournies.

Le Client est seul responsable pour toutes les données du Client fournies par le Client, dont, sans toutefois s’y limiter, l’exactitude, l’exhaustivité, la légalité, la qualité, la sécurité et la fourniture dans les délais fixés desdites données.

ARTICLE 5 OBLIGATIONS DE SD WORX

SD Worx s’engage:

a) à s’efforcer raisonnablement d’exécuter les Prestations de services avec professionnalisme ainsi que le soin et les compétences raisonnables, conformément aux lois applicables à SD Worx.

b) à fournir les prestations de services en fonction des données du Client et dans les limites fixées par lesdites données fournies par le Client. Ce faisant, SD Worx a le droit de se fier à la précision, l’exhaustivité et la légalité des données du Client fournies par le Client;

c) dans la mesure où SD Worx fournit des Prestations de services dans les systèmes ou locaux du Client, à déployer des efforts raisonnables d’exécuter les Prestations de services conformément aux politiques et procédures raisonnables du Client en matière de sécurité, y compris les mesures techniques et organisationnelles applicables requises pour la protection des données, ainsi qu’il y a lieu dans les systèmes et locaux concernés et qui ne sont pas contraires au Contrat, si elles sont communiquées au préalable à SD Worx et au personnel SD Worx concerné. Si de telles politiques et procédures du Client entraînent des coûts supplémentaires pour SD Worx, SD Worx répercutera ces coûts supplémentaires avérés sur le Client après en avoir avisé ce dernier;

d) déterminer tous les délais de livraison convenues sur base des informations communiquées par le Client à SD Worx. Ces délais de livraison sont indicatifs et sont convenus et estimés de bonne foi par les Parties.

e) à maintenir et/ou obtenir les autorisations sur le plan contractuel, réglementaire et/ou administratif et les autorisations similaires nécessaires pour la fourniture des Prestations de services ;

f) SD Worx estime raisonnablement que l’offre/l’utilisation continue des Prestations de services contrevient ou est raisonnablement susceptible de contrevenir aux droits de SD Worx ou de toute autre personne, ou des lois ou des règlements applicables.

ARTICLE 6 INTERDICTION DE SOLLICITATION

Tout au long de la durée du présent Contrat et pendant un (1) an immédiatement après la prise d’effet de la date de rupture du présent Contrat, le Client s’engage, à défaut du consentement écrit préalable de SD Worx, à ne pas solliciter activement l’emploi, en qualité de travailleur ou entrepreneur indépendant, ou embaucher ou engager, directement ou indirectement (par exemple en qualité de consultant, entrepreneur indépendant ou autrement), l’un quelconque des travailleurs de SD Worx qui ont participé directement à l’exécution du présent Contrat, ou à inciter un tiers à agir de la sorte. En cas de manquement à la présente clause, le Client versera à SD Worx un montant d’un (1) an du salaire brut du travailleur concerné au moment de la rupture du contrat de travail ou d’entreprise, y compris les avantages extralégaux en application du contrat de travail et les cotisations patronales.

ARTICLE 7 DURÉE ET RUPTURE

7.1 Le Contrat est conclu pour une durée de trois (3) années calendrier, prolongée de la période entre la signature du Contrat et le premier janvier prochain. Par la suite, il sera prolongé chaque fois de façon tacite pour la durée d'une année calendrier, sauf préavis par l'une des Parties par une lettre recommandée par la poste, envoyée au plus tard le 30 juin. Dans ce cas, les obligations des deux Parties prendront fin le 31 décembre de la même année, à l'exclusion des activités décrites ci-après, pour lesquelles le Contrat ne se termine qu'à leur achèvement. Après le 31 décembre de l'année de résiliation, SD Worx peut uniquement exécuter des activités relatives à l'année antérieure en vue de la clôture de cette période, à condition que le Client fournisse les données nécessaires à cet effet dans les premiers 14 jours de janvier.

7.2 SD Worx peut unilatéralement mettre fin au Contrat en cas de sérieux infractions du chef du Client qui risquent de mener au retrait de l'agréation de SD Worx en tant que secrétariat social, conformément à la loi du 27 juin1969. Dans ce cas, SD Worx en informera le Client par courrier recommandé.

7.3 Le Contrat prend automatiquement fin par le décès, l'insolvabilité manifeste, la liquidation ou la faillite d’une Partie. En cas d'insolvabilité manifeste ou de faillite, le Contrat se termine de plein droit au moment où SD Worx cesse de recevoir des paiements. En cas de résiliation unilatérale prématurée ou de résiliation unilatérale sans respect du délai de préavis de six mois, le Client, qui résilie le Contrat sera redevable envers SD Worx d'une indemnité égale à 80% de la moyenne des frais de gestion récurrents et de tout autre charge récurrente des douze derniers mois, multipliée par le nombre de mois de la durée restante du présent Contrat. Une indemnité avec un minimum de six mois frais de gestion reste dues.

7.4 Le Contrat peut également être résilié à la suite d’une notification de résiliation en tout ou en partie, consécutivement à un Cas de force majeure, en application de l’Article 10. Cette résiliation produira ses effets immédiatement au moment de la réception de cette notification de résiliation.

ARTICLE 8 PRIX ET FACTURATION

8.1 Le Client s'engage à payer les frais de gestion et de dossier et les prix convenus comme décrits dans l’Indication de Services et de Prix ou contrat de services et qui fait Partie du présent Contrat. Les frais de dossier sont uniques et sont facturés lors de l'affiliation. Les frais de gestion constituent une rémunération pour les activités fournies par SD Worx pour le Client conformément au Contrat. Sauf stipulation contraire, les frais de gestion consistent en un montant déterminé par travailleur. Le nombre de travailleurs au service du Client est constaté une première fois au moment de la signature du Contrat.

8.2 Les frais de gestion et les prix convenus peuvent être adaptés par SD Worx dans les cas suivants i) évolution du nombre de travailleurs; ii) changement de la méthode de paiement utilisée par le Client ; iii) modification des lois applicables qui impose de nouvelles obligations au Client en qualité d’employeur et/ou SD Worx en qualité d’administrateur de la paie du Client; et iv) un changement dans le périmètre des Prestations de services. Tous les prix fixés dans le Contrat seront indexés. Tous les prix convenus seront ajustés chaque trimestre pour faire face à l’augmentation des coûts de fonctionnement. Sur un an, cette indexation ne dépassera pas l’ajustement de l’indice des prix à la consommation +1%. L’indexation ne peut entraîner de réduction de prix.

8.3 Les frais de gestion et les prix convenus sont soumis au calcul de la TVA. Sauf stipulation contraire, ils sont payés par procuration bancaire. Les ordres relatifs à des périodes précédentes clôturées sont toujours facturés séparément. Pour les frais de gestion et de dossier, ainsi que la TVA, SD Worx établit des factures, qui sont payables au comptant sans qu'une réduction ne soit accordée. En cas de non-paiement, des intérêts moratoires sont dus à raison de 1% par mois à partir de la date d'échéance, de plein droit et sans mise en demeure préalable. Cet intérêt est calculé sur le montant des frais de gestion et de TVA arriérés. Tous les frais administratifs et frais de recouvrement à l'amiable encourus par SD Worx en vue de la récupération des frais de gestion arriérés, ainsi que tout autre dommage encouru par SD Worx par la non-exécution, sont facturés intégralement au Client à partir du 30ème jour de la date de facture, avec un minimum de 10% des frais de gestion et de TVA arriérés, ou €100, suivant le montant le plus élevé.

8.4 En cas de non-paiement par le Client de deux (2) factures non contestées ou contestées de mauvaise foi à la date d’exigibilité requise ou en cas de remise en cause par SD Worx de la solvabilité du Client, SD Worx aura le droit de demander au Client de lui payer des avances. En cas de non-paiement des frais de gestion et de la TVA par le Client, SD Worx se réserve le droit de suspendre toute activité ultérieure pour le Client après lui avoir envoyé un avis préalable, jusqu'au 14ième jour du paiement. En cas de non- paiement répété, SD Worx peut rompre le Contrat de plein droit et sans sommation à charge du Client. SD Worx informera le Client avant la date à partir de laquelle le présent Contrat est considéré

comme résolu, afin de permettre au Client de procéder au paiement de tous les montants non contestés. Dans ce cas, une indemnité de rupture est due, en application de l‘article 7.3. Toute conséquence de la suspension ou radiation du Client en vertu des dispositions de cet Article, est à charge du Client et relève de sa responsabilité. Durant cette suspension, les frais de gestion restent dus. SD Worx Secrétariat Social ASBL facturera les Prestations de services fournis pour le compte de SD Worx Belgium SA.

ARTICLE 9 LA RESPONSABILITE

SD Worx est responsable s'il est démontré qu'il ne s'est pas acquitté de ses engagements à la suite d'une faute qu'il a commise. Dans ce cas, le Client peut se faire rembourser par SD Worx les dommages encourus et prouvés. Le dédommagement se limite aux conséquences directes et immédiates de l'erreur commise par SD Worx. Une Partie ne peut pas faire appel à l'indemnisation d'autres dommages qui résulteraient de la faute commise par l’autre Partie, tels que le manque à gagner, l’interruption ou la stagnation d’activité, l’augmentation des charges de personnel et/ou des frais dus au licenciement de personnel, les dommages consistant en des plaintes de tiers ou en découlant, la non- réalisation d'économies ou d'avantages prévus et la perte de données, de bénéfices, de temps ou de recettes, la perte de commandes, la perte de clients, la majoration de frais généraux et les conséquences d’une grève, quelle qu’en soit la cause. Lorsque la Partie défaillante peut remédier au manquement, l’autre Partie ne peut prétendre à aucun dédommagement. En tout état de cause, la responsabilité maximale de SD Worx en vertu du présent Contrat n’excédera pas la valeur annuelle du Contrat pour la Prestation des services. En cas de contrat de services, la responsabilité maximale de SD Worx est limitée par contrat de services à la valeur annuelle de ce contrat de services. Si la responsabilité totale maximale de SD Worx telle que définie dans la phrase précédente a été atteinte, les deux Parties auront le droit de résilier le Contrat sans aucune indemnité de rupture due, moyennant une notification d’au moins six (6) mois à l’avance. Le droit de réclamer des dommages-intérêts attribuables à SD Worx sera retiré irrévocablement douze (12) mois après la survenance de l’erreur présumée; le Client doit signifier une mise en demeure, accompagnée d’une description détaillée, dans les délais susmentionnés. Aucune disposition de ce Contrat n'exclura ou ne limitera la responsabilité des Parties pour : (a) une fraude ou un dol de la part d'une Partie; (b) une responsabilité qui ne peut être limité ou exclue en droit; (c) l'obligation du Client de payer les factures en bonne et due forme en vertu de l'Article 8; ou (d) la responsabilité d'une Partie pour des dommages corporels ou un décès résultant d'une négligence ou d'une fraude de sa part ou de la part de ses administrateurs, Sociétés liées, cadres, salariés ou sous-traitants. Le présent Article ne limite pas les obligations respectives des Parties de limiter autant que possible toute perte ou tout dommage. SD Worx n’est responsable d’aucun manquement à ses obligations en vertu du Contrat dès lors que ce manquement est le fait: a) du non-respect des dispositions du Contrat de la part du Client; b) de la non-fourniture par le Client des données du Client exactes, complètes et conformes sur le plan légale; c) d’une suspension des Prestations de services par SD Worx conformément aux conditions du Contrat; et d) d’un Cas de force majeure.

ARTICLE 10 FORCE MAJEURE

10.1 Une Partie est libérée de ses engagements en cas de force majeure. Un Cas de force majeure désigne un événement ou une circonstance échappant au contrôle raisonnable d’une Partie et rendant impossible pour la Partie affectée le respect (ponctuel) des obligations qui lui incombent en vertu du Contrat. Citons à titre d’exemple une guerre, un acte de terrorisme, une rébellion, des émeutes, des explosions, une grève ou des conflits sociaux, une défectuosité de l’équipement de l’autre Partie, des défaillances des systèmes de télécommunication et/ou de l’équipement informatique de tiers ou la rupture par un tiers fournisseur d’un contrat avec SD Worx avec effet immédiat pour d’autres motifs qu’un manquement substantiel de la part de SD Worx.

10.2 Une Partie retardée ou empêchée d’exécuter ses obligations en vertu du présent Contrat par un Cas de force majeure, le notifiera à l’autre Partie dès que possible en lui fournissant des détails concernant le Cas de force majeure, ses effets raisonnablement anticipés sur les obligations concernées et sa durée estimée. La Partie touchée s’efforcera raisonnablement de réduire les effets du Cas de force majeure dans le cadre de l’exécution des obligations

dont elle est redevable en application du présent Contrat. Dans les meilleurs délais après la fin d’un Cas de force majeure, la Partie touchée préviendra l’autre Partie et le Contrat continuera d’être exécuté selon les conditions en vigueur immédiatement avant la survenance du Cas de force majeure.

10.3 Si un Cas de force majeure empêche une Partie d’exécuter ses obligations en application du présent Contrat pendant une période continue de plus de trois (3) mois, l’autre Partie peut résilier la partie correspondante du présent Contrat conformément à l’Article 7.4.

ARTICLE 11 PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

11.1 Chaque Partie respecte tous les Lois de propriété intellectuelle de l’autre Partie et de tout tiers.

11.2 Rien dans le présent Contrat ne saurait être interprété comme un transfert de droits de propriété intellectuelle entre les deux Parties. Il est interdit à toute Partie d’aliéner, mettre en gage ou transférer à des tiers les droits de propriété intellectuelle d’une Partie sans le consentement écrit exprès de cette Partie.

11.3 Sauf stipulation contraire expresse du présent Contrat, les informations, techniques, méthodes et modèles utilisés par SD Worx pour la fourniture des Prestations de services sont et demeurent tous la propriété de SD Worx en tout temps. SD Worx se réserve le droit d’utiliser les connaissances, l’expérience et le savoir-faire acquis pendant la fourniture des Prestations de services à son profit et/ou au profit de tiers.

ARTICLE 12 LOGICIEL

SD Worx octroie au Client, dans le cadre des Prestations de services, un droit limité, non exclusif, incessible, ne pouvant être accordé en sous- licence d’utiliser le Logiciel (le « Droit d’utilisation ») pendant la durée de ce contrat. SD Worx ne garantit pas que les logiciels ou Prestations de services fournis à l’aide de logiciels informatiques seront entièrement exempts d’erreurs ou fonctionneront sans interruption. Le Client reconnaît que l’implémentation des mises à jour, mises à niveau ou nouvelles versions d’un logiciel quelconque est et reste à la seule discrétion de SD Worx. SD Worx se réserve le droit de limiter, en tout ou partie, l’accès aux Prestations de services pendant une durée raisonnable à des fins de maintenance ou d’installation.

ARTICLE 13 INFORMATIONS CONFIDENTIELLES

13.1 ‘Informations confidentielles’ désigne des informations, données ou matériels à caractère privé ou sensible concernant une Partie ou étant en sa possession ou sous son contrôle à l’égard de qui la Partie est tenue de préserver la confidentialité des informations, dans un format communiqué ou mis à disposition par une Partie ou en son nom (la « Partie informatrice ») à l’autre Partie (« Partie récipiendaire »), que ces informations portent expressément la mention confidentiel ou non. Les Informations confidentielles n’englobent pas les informations, données ou matériels:

qui ont déjà été rendus publics, par d’autres modalités qu’à la suite d’un manquement au contrat ;

qui sont communiqués légitimement par un tiers qui n’enfreint aucune obligation de confidentialité ;

que des travailleurs ou préposés ou mandataires d’une Partie ont développés indépendamment sans utiliser les Informations confidentielles de l’autre Partie ; ou

dont l’on peut démontrer que la Partie récipiendaire en avait déjà connaissance au moment de la divulgation.

Les exemptions susmentionnées ne concernent pas les informations confidentielles qualifiés de “données à caractère personnel”.

13.2 Les Parties s’engagent à restreindre la divulgation des Informations confidentielles ou l’accès à celles-ci à leurs Sociétés liées, administrateurs, administrateurs délégués, salariés, entrepreneurs indépendants, préposés ou mandataires et/ou conseillers externes (i) qui participent directement à l’exécution de la partie en question du Contrat; (ii) qui ont absolument besoin de connaître les Informations confidentielles au titre de cette exécution et (iii) à condition que lesdites personnes soient liées par

des engagements de confidentialité quasi identiques aux dispositions du présent Article.

13.3 Les Parties reconnaissent que les Informations confidentielles resteront à tout moment la propriété de la Partie qui les communique. Cette obligation de confidentialité expire deux (2) ans après la fin du Contrat ou tant que les informations sont considérées comme confidentielles. A la fin du présent Contrat et sur requête, chaque Partie restituera à l’autre Partie tous les originaux et toutes les copies des Informations confidentielles concernées, sauf disposition contraire dans la loi applicable.

13.4 Tant SD Worx que le Client désignent chacun pour soi, un ou plusieurs contacts. La demande et/ou la communication de données, ainsi que toute notification en vertu du présent Contrat, peut uniquement s’effectuer par le biais de ces contacts.

13.5 Sauf opposition écrite par le Client, SD Worx peut, comme responsable du traitement, traiter les données des travailleurs dans le but d’améliorer ses services et aux fins d’études des recherches scientifiques, statistiques ou historiques, dont les résultats seront toutefois mis à disposition. Dans ce cas, SD Worx assura que les données des travailleurs seront traitées d’une façon anonyme. SD Worx reste complètement responsable pour ces traitements des données personnels. Aussi en cas saisie-arrêt, cession de salaire ou un ordre légitime des autorités les données peuvent être utilisées pour des objectifs non stipulés dans le présent contrat. SD Worx informe le Client que ses données de contact peuvent être transmises à la Caisse d’Assurances Sociales Xerius, et ce à fins de prospection. Le Client se déclare d’accord avec cette procédure.

ARTICLE 14 GÉNÉRALITÉS

14.1 Cession

Aucune Partie ne cédera ni ne transférera autrement l’un quelconque de ses droits ou obligations en vertu du présent Contrat sans le consentement préalable écrit de l’autre Partie qui ne pourra retenir, subordonner ou retarder ledit consentement sans motif valable. Nonobstant ce qui précède, SD Worx, l’une quelconque de ses Sociétés liées et/ou tout partenaire indépendant de SD Worx peu(ven)t chacun céder leurs droits et obligations respectifs en application du présent Contrat ou le Contrat proprement dit, en tout ou en partie, à une Société liée ou toute autre société faisant partie de SD Worx et qui a la capacité d’exécuter le présent Contrat sous réserve toutefois impérative d’une notification écrite au Client.

14.2 Ordre de priorité

En cas d’ambigüité, d’incohérence ou de conflit entre les conditions figurant dans l’un des documents faisant partie du présent Contrat, les Conditions Générales prévalent, à condition qu’il n’en soit pas convenu autrement dans une Annexe ou un contrat de services.

14.3 Références

SD Worx a le droit d’utiliser le nom et le logo du Client à titre de référence en ce qui concerne sa fourniture de prestations de services.

14.4 Droit applicable et juridiction compétente

Le présent Contrat est régi par le droit belge et sera interprété conformément à celui-ci, sauf disposition contraire expresse dans un contrat de services. Le présent Contrat sera exécuté de bonne foi par les deux Parties. Tous les litiges relatifs à l'exécution du Contrat seront réglés à l'amiable par les Parties. Au cas où elles n'arriveraient pas à un accord, tous les litiges résultant directement ou indirectement du présent Contrat seront soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Bruxelles.

14.5 Signature

Lorsqu’un exemplaire signé est transmis par courrier électronique en format “.pdf” ou “.jpeg” ou sous forme d’une autre copie exacte, la signature y figurant créera un engagement valable et contraignant dans le chef du signataire (ou de la personne au nom et pour le compte de laquelle le document a été signé), avec une valeur, une force et un effet identiques à la signature originale.

ANNEXE 2 CONDITIONS DU SECRETARIAT SOCIAL

Dispositions relatives au mandat

ARTICLE 1 L’INTERVENTION DE SD WORX A L'EGARD DE L'OFFICE NATIONAL DE SECURITE SOCIALE ET A L'EGARD DE L'ADMINISTRATION DES CONTRI- BUTIONS DIRECTES

1.1 Le Client donne une procuration spéciale à SD Worx afin de permettre à SD Worx de le représenter à son nom et pour son compte auprès de l’ONSS et de l’Administration des Contributions Directes. Une copie de cette procuration, fait Partie intégrante du présent contrat. Les mandats sont donnés d’une part dans les limites de la loi du 27 juin 1969 relative à la sécurité sociale et du chapitre IV de l'arrêté royal du 28 novembre 1969, relatif à l'agrément, les obligations et les droits des secrétariats sociaux d'employeurs et d’autre part dans les limites des articles 270 à 275 du Code des impôts sur les revenus. Le Client ayant son établissement à l'étranger, mais occupant des travailleurs en Belgique, est obligé de nommer un mandataire supplémentaire en Belgique. Ce mandataire doit choisir en Belgique un domicile auquel l’ ONSS peut envoyer les documents officiels et où signification peut être faite. Tant que le Client n'a pas indiqué ce mandataire, l'exécution du présent contrat est suspendue.

1.2 Pour les cotisations de sécurité sociale versées en trop à l'ONSS, SD Worx peut uniquement être tenu responsable pendant le même délai que le délai de prescription de la réclamation de remboursement de ces cotisations de sécurité sociale. Passé ce délai, SD Worx ne peut à aucune condition être tenu responsable pour les cotisations sociales payées en trop.

1.3 Conformément à l’article 31quater de la Loi du 29 juin 1981 établissant les principes généraux de la sécurité sociale des travailleurs salariés, la présente convention règle (1) le contenu et

(2) la portée dans le temps du mandat relatif aux formalités en matière de sécurité sociale auxquelles l’Employeur est tenu à l’égard des organismes de sécurité sociale :

(1) Le Client mandate SD Worx dans le cadre des obligations en matière de sécurité sociale (notamment DIMONA, DMFA, DRS Secteur Chômage et DRS Secteur Allocations) conformément aux dispositions prises entre les Parties.

(2) Conformément aux dispositions contraignantes au sein de l’Union des Secrétariats sociaux agréés, SD Worx s’engage, au terme de cette convention, à encore exécuter effectivement les transactions techniques nécessaires pour les trimestres et les obligations de sécurité sociale relevant de son mandat. Ce qui précède ne s’applique pas si le Client convient avec un autre mandataire que celui-ci exécutera effectivement les transactions techniques nécessaires pour les trimestres et les obligations de sécurité sociale qui relèvent du mandat de SD Worx.

Ces principes s’appliquent mutatis mutandis aux obligations dans le cadre des documents sociaux ainsi qu’aux transactions techniques dans la cadre des obligations fiscales liées au calcul des salaires.

ARTICLE 2 L’EXTENSION DU MANDAT

A l'égard de Service fédéral des Pensions pour Travailleurs salariés et de l'Institut National d'Assurance Maladie-Invalidité, SD Worx agit comme mandataire du Client pour le paiement de la cotisation spéciale dont celui-ci est redevable à ces institutions en sa qualité d'employeur. Le cas échéant, SD Worx agit comme mandataire du Client à l'égard de tiers (travailleurs du Client, instances officielles...) pour la récupération de montants payés indûment à ces tiers à la suite de l'exécution fautive par SD Worx des instructions du Client. A cet effet, le Client donne à SD Worx une procuration irrévocable qui lui permet d'entamer des poursuites judiciaires et de faire des transactions ou d'autres arrangements. Le Client s'engage à suspendre sa réclamation à l'égard de SD Worx pendant toute la durée des tentatives de SD Worx pour récupérer ces montants. Les Parties contractantes expriment leur volonté de limiter le contrat de mandat et donc la représentation du Client par SD Worx aux cas énumérés de façon limitative dans le présent contrat.

Obligations du Client

ARTICLE 3 LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS

La représentation du Client par SD Worx et la réalisation des travaux convenus se font conformément aux informations fournies à SD Worx par le Client. Le Client s'engage à fournir toutes les informations requises à SD Worx, de façon correcte et dans les délais prévus. Le Client assume toute la responsabilité de l'exhaustivité, de la fiabilité et de la communication dans les délais de ces informations. S’il opte de faire exécuter la déclaration Dimona électronique via SD Worx, le Client enregistra la déclaration d’un nouvel emploi au moins 24 heures avant la mise au travail dans le système de SD Worx, faute de quoi la communication sera considérée comme tardive. SD Worx n'est pas tenu de vérifier si les informations qui lui sont fournies par le Client en tant que mandant, sont correctes et complètes. Les données fautives, incomplètes ou communiquées tardivement par le Client, qui mènent à la constatation d'une infraction à la législation, constituent une faute personnelle du Client; SD Worx n'effectuera ces activités que dans les limites des informations fournies. A l'égard des organismes officiels, de tierces personnes ou de travailleurs du Client, SD Worx n'assume aucune responsabilité de l'exactitude des informations qui lui sont fournies par le Client.

ARTICLE 4 LA MISE A DISPOSITION DE MOYENS FINANCIERS

En vue du versement des montants à l’ ONSS, Service fédéral des Pensions, l'Institut National d'Assurance Maladie-Invalidité et l'Administration des Contributions Directes, le Client fournira à temps les moyens financiers nécessaires à SD Worx. Le Client recevra de SD Worx une facture pour ces montants. SD Worx veillera à ce que les paiements à l’ ONSS et à l'Administration des Contributions Directes se fassent dans les délais prévus par la loi. Chaque modification à ces délais prévus par la loi, donnera automatiquement lieu à l'adaptation des dispositions du présent contrat. Si le Client ne fournit pas à temps les moyens susmentionnés à SD Worx, il est personnellement responsable des conséquences du retard de paiement des montants à l’ ONSS et/ou à l'Administration des Contributions Directes. SD Worx n'est pas tenu d'envoyer des mises en demeure ou des avertissements à cet effet. Les sanctions ou amendes éventuelles qui seraient imposées à la suite d'un retard de mise à disposition de moyens financiers, sont entièrement à la charge du Client. Si SD Worx est chargé du paiement de montants aux travailleurs du Client ou à des tierces personnes, le Client s'engage à mettre à temps les moyens financiers nécessaires à la disposition de SD Worx. A cette fin, le Client donne éventuellement une procuration bancaire à SD Worx. Tant que les moyens financiers nécessaires ne sont pas mis à la disposition de SD Worx, celui-ci n'effectuera pas de paiement. Toute réclamation en dommages et intérêts ou sanction qui en résulte, est à charge du Client. Le Client est également tenu d'indemniser SD Worx des frais d'administration supplémentaires qui résultent de la mise à disposition tardive.

ARTICLE 5 L’ORDRE DE CALCUL DE SALAIRES

5.1 Pour communiquer les informations dont question dans cette convention, le Client utilisera uniquement le logiciel que SD Worx met à sa disposition. Moyennant accord préalable de SD Worx, l’input des données peut aussi se faire au moyen de courriel. Les frais liés à l’entrée de ces données sont à charge du Client et font l’objet d’une convention distincte.

5.2 L’entrée incomplète ou dérogatoire de données n'est pas considérée comme un ordre de calcul valable par SD Worx. Des documents dérogatoires sont uniquement acceptés lorsqu'il s'agit d'instructions relatives à la sortie de service d'un travailleur ou pour des corrections sur les ordres de calcul antérieurs, que le Client demande d'apporter à la suite du contrôle qu'il a effectué sur le calcul de salaires. En tout cas, pour être valable, ces ordres spéciaux doivent être munis d’un accord par écrit.

ARTICLE 6 LE CONTROLE DES RESULTATS ET DU CALCUL DE SALAIRES

Après chaque calcul de salaires, le Client reçoit de SD Worx les résultats de ce calcul sous forme d'états de salaires standard. L'état de salaires donne un aperçu des calculs de salaires par travailleur et par période de paie. Si le Client estime que les résultats ne correspondent pas à ses instructions, il dispose d'un délai de trente jours calendrier pour réagir par écrit, à partir de la réception des résultants et/ou des états de salaires. L'absence de réaction dans ce délai signifie qu'il se déclare expressément d'accord avec le contenu de ces résultats et/ou des états

de salaires. La présomption de cet accord est irréfragable, tant à l'égard de SD Worx qu'à l'égard de tiers, comme les services d'inspection officiels, les travailleurs du Client, etc. Seules les corrections acceptées par SD Worx ne seront dès lors effectuées sans frais supplémentaires.

Obligations de SD Worx

ARTICLE 7 L’EXECUTION DE L’ORDRE DE CALCUL DE SALAIRES

SD Worx convertit en salaires nets les salaires bruts communiqués pour les travailleurs, sur ordre du Client. Pour la détermination du salaire brut qui doit être pris en considération pour le calcul du salaire, SD Worx ne peut se mettre à la place du Client. Via le site web (xxxx://xxx.xxxxxx.xxx/) et/ou ‘My SD Worx’ SD Worx fournit au Client de l'information écrite sur les barèmes salariaux et les salaires minimums qui sont fixés par des conventions collectives de travail conclues dans les commissions paritaires, pour autant que SD Worx soit en possession de cette information. Le Client est toutefois responsable de la fixation et du suivi du salaire brut, y compris les indexations et augmentations de barème. Le Client peut également s'informer de façon orale ou par téléphone auprès de SD Worx. En se basant sur les activités principales exercées par le Client et communiquées par celui-ci à SD Worx, SD Worx avise le Client sur la commission paritaire à laquelle il pourrait ressortir. L'avis de SD Worx est à considérer comme une indication. SD Worx ne peut être responsable des conséquences d'une décision éventuelle des autorités, par laquelle une autre commission paritaire serait nommée compétente pour le Client.

ARTICLE 8 LE PAIEMENT DES SALAIRES ET DECOMPTE SALARIAL

Sur l'ordre du Client, SD Worx peut payer les salaires qu'il a calculés, aux travailleurs du Client. Conformément aux instructions du Client, le paiement se fait par virement à un compte bancaire ou à un compte chèques postaux du travailleur. Avant chaque paiement définitif aux travailleurs, SD Worx prépare un décompte salarial standard. Ce décompte est remis au Client. Le paiement éventuel des salaires par SD Worx se fait en fonction du moment auquel SD Worx reçoit un ordre de calcul valable du Client et à condition que le Client lui fournisse à temps les moyens financiers nécessaires. Aussi SD Worx n'est-elle pas responsable si les salaires ne peuvent être payés effectivement aux travailleurs qu'en dehors de la période prévue dans le règlement de travail du Client ou dans les dispositions légales afférentes. Le paiement des salaires et la préparation du décompte salarial par SD Worx ne visent pas à éteindre les obligations légales du Client en la matière. En tant qu'employeur, le Client continue à répondre de toute réclamation de tiers. Le Client est tenu de la garantie de SD Worx contre toute action intentée contre SD Worx en cette matière.

ARTICLE 9 LES DEMANDES DE PROGRAMMATION SPECIFIQUE

Les instructions données par le Client à SD Worx peuvent parfois exiger une programmation spécifique par SD Worx. Les conditions ainsi que le prix auxquels tel est possible, font l'objet d'un bon de commande.

ARTICLE 10 LES DIVERSES MISSIONS

Sur ordre du Client, SD Worx exécute certaines formalités complémentaires, d’une part vis-à-vis d’un certain nombre d’organismes publics ou d’organismes privés agréés, chargés de la gestion d’un secteur de la sécurité sociale. D’autre part, les formalités qui ne concernent pas les secteurs de la sécurité sociale mais qui ont un lien direct avec les devoirs en qualité d’employeur. Ces formalités sont énumérées dans la Liste des Prix et Services.

ARTICLE 11 LES DOCUMENTS

11.1 Les documents sociaux

Sur l'ordre du Client, SD Worx prépare l'établissement des documents sociaux. L'établissement du compte individuel est préparé par SD Worx sur base des données des calculs de salaires. SD Worx remet les comptes individuels au Client, qui se charge de leur distribution. L'établissement des comptes individuels par SD Worx ne vise pas à éteindre les obligations légales du Client en cette matière.

11.2 La mise à disposition électronique de documents

Sur l’ordre du Client, les documents peuvent être mis à la disposition du Client et, le cas échéant, du travailleur du Client, électroniquement. La mise à la disposition électronique des documents sociaux par SD Worx aux travailleurs du Client ne vise pas à se substituer aux obligations légales du Client.

ARTICLE 12 L’ASSISTANCE JURIDIQUE

Dans le cadre de l'ordre de calcul des salaires et de l'administration de l'emploi, SD Worx offre au Client une assistance individuelle orale. Cette assistance vise en particulier à assister le Client dans les aspects juridiques du calcul des salaires et de l'administration de l'emploi. SD Worx ne peut être tenu responsable pour les informations fournies de façon orale. Le Client peut consulter le site xxx.xxxxxx.xxx et/ou ‘My SD Worx’ sans frais, pour les informations suivantes : de l'information générale socio-juridique et fisco-juridique; de l’information sectorielle; les contrats de travail modèles. De plus le Client peut obtenir sur simple demande des copies de textes de loi et de CCT qui sont stockés dans la banque de données juridiques de SD Worx. Ce service est facturé séparément. SD Worx ne peut être tenu responsable du manque d'exhaustivité de cette information, ou d'une interprétation non confirmée par la suite par la juridiction.

ARTICLE 13 LES ACTIVITES DE SD WORX LORS DE LA FIN DU CONTRAT

Après la fin du contrat, SD Worx prépare tous les documents sociaux pour les travailleurs du Client, conformément aux obligations et délais légaux, et remet ces documents au Client. De plus, SD Worx fournit au Client toutes les données administratives dont celui-ci a besoin pour continuer à remplir les formalités d'emploi imposées par la loi. Tout bénéfice obtenu par SD Worx de façon directe ou indirecte à la suite de l'exécution du contrat, reste acquis, quelle que soit la façon dont le contrat prend fin.

ANNEXE 3 TRAITEMENT DES DONNEES

ARTICLE 1 CHAMP D’APPLICATION ET OBJET

Dans le cadre et aux fins de l’exécution des prestations de services conformément au contrat, le Client charge SD Worx de traiter ces données à caractère personnel en son nom, conformément aux dispositions du présent contrat. Les données à caractère personnel seront traitées dans le but d'exécuter les prestations de services en application du contrat, notamment aux fins suivantes :

a) Administration des employés par les RH.

b) Administration des avantages sociaux et des salaires des employés.

c) Conformité avec les lois fiscales et sociales.

d) Gestion des plans de développement et de formation des employés.

e) Développement personnel et évaluation des performances des employés.

f) Planification et organisation du travail.

g) Recherches scientifiques, historiques ou statistiques spécifiques selon les instructions du Client.

h) Fourniture d'accès aux systèmes d'information et aux installations

i) Amélioration ou adaptation spécifiques des services conformément aux instructions du Client.

j) Conformité avec la Législation relative à la protection des données à caractère personnel, les exigences de sécurité de l'information et les contrats de niveau de service.

k) La gestion des réclamation avec et entre le Client, SD Worx, les personnes concernées et/ou des tiers, également au-delà de la résiliation du contrat pour quelque cause se soit.

l) Toute autre finalité du traitement des données à caractère personnel convenue entre les Parties dans le contrat ou autre document du contrat.

Afin d’éviter toute ambiguïté, les données à caractère personnel seront traitées au-delà de la résiliation du contrat pour les objectifs sous (c) et (k)

ARTICLE 2 CAHIER DES CHARGES DU TRAITEMENT DES DONNEES

2.1 Les Parties doivent se conformer à la Législation relative à la protection des données à caractère personnel applicable, (A) le Règlement UE 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« Règlement général de protection des données » ou « RGPD »), (B) l'ensemble des autres Xxxx résultant de ce Règlement (A et B collectivement appelés « Législation européenne relative à la protection des données à caractère personnel ») et/ou (C) toutes les autres lois en vigueur dans n’importe quel autre pays concernant la protection des données à caractère personnel ou le respect de la vie privée. Cependant, à moins qu'il n'en soit explicitement convenu autrement, SD Worx n’est pas tenu de respecter les lois applicables au Client ou au secteur d’activité du Client, qui ne sont pas applicables à SD Worx.

2.2 Pour l’exécution des prestations de services, SD Worx est un sous- traitant qui agit pour le compte du responsable du traitement, lequel est, plus spécifiquement, le Client. En tant que sous-traitant, SD Worx n'agira que sur les instructions du Client. Le contrat constitue l’ensemble complet des instructions que le Client donne à SD Worx concernant le traitement des données à caractère personnel. Toute instruction additionnelle ou différente doit être donnée par écrit et convenue entre les Parties.

2.3 Le traitement de données personnelles concerne des données à caractère personnel de candidats, actuels et anciens, à un emploi, employés, sous-traitants, agents et autres collaborateurs actuels ou anciens du Client, ainsi que les tiers nommés par les personnes précitées comme des membres de la famille ou des personnes de contact, et concerne entre autres les données à caractère personnel suivantes :

a) Renseignements personnels tels que le nom, la date de naissance, etc.

b) Coordonnées telles qu'adresse, adresse de courriel, numéro de téléphone, etc.

c) État civil et informations relatives au partenaire et aux enfants.

d) Données de paiement, notamment le numéro de compte en banque.

e) Numéro matricule de travailleur.

f) Fonction (description).

g) Données relatives au contrat de travail de l'employé, incluant, entre autres, le salaire brut, les compensations et autres avantages sociaux.

h) Le numéro de sécurité sociale (si nécessaire pour les déclarations à l'Administration), tel que le Numéro de registre national (INSZ) en Belgique ou le Burgerservicenummer (BSN) aux Pays-Bas.

i) Frais.

j) Enregistrement du temps de travail et informations sur les absences.

k) Qualifications, notamment CV et références.

l) Informations relatives à l'éducation, la formation, etc. que la Personne concernée a reçue ou suivra.

m) Informations concernant le développement personnel et les évaluations.

n) Certificats d’Authentification afin d'utiliser les prestations de services, comme le nom d'utilisateur, l'adresse IP, le nom du PC, etc.

o) Activités réalisées par les utilisateurs du Client dans le cadre de leur utilisation des prestations de services.

p) Autre catégorie de données à caractère personnel convenue entre les Parties dans le contrat applicable ou tout autre document faisant Partie intégrante du contrat.

2.4 SD Worx adressera directement au Client ou au responsable du traitement adéquat toute demande de personnes concernées, toute notification de violation de données à caractère personnel, toute demande d’audit ou d’ enquête et toute autre demande. Le Client transmettra ensuite en interne ces demandes ou notifications au responsable du traitement adéquat.

ARTICLE 3 DROITS DES PERSONNES CONCERNEES

En tenant compte de la nature du traitement et seulement dans la mesure où les informations ou moyens pertinents ne sont pas autrement à la disposition du Client, SD Worx aidera le responsable du traitement, dans la mesure du possible, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes dont les personnes concernées le saisissent en vue d'exercer leurs droits prévus au chapitre III du RGPD.

ARTICLE 4 DIVULGATION

4.1 SD Worx ne divulguera aucune donnée à caractère personnel à un tiers, sauf (1) sur instructions du Client, (2) tel que prévu dans le contrat, (3) tel que l'exige le traitement par des sous-contractants agréés conformément à l'Article 6 ou (4) tel que l'exige la loi. Si le Client demande à SD Worx de transférer des données à caractère personnel à une tierce Partie, le Client est et restera l’unique responsable de la conclusion d’accords écrits avec cette tierce Partie concernant la protection de ces données à caractère personnel, et le Client indemnisera, défendra et dégagera SD Worx de toute responsabilité en cas de préjudices découlant d'un transfert de données à caractère personnel entre SD Worx et ladite tierce Partie, sauf si, et dans la mesure où, ces préjudices sont attribuables à des défaillances de SD Worx.

4.2 SD Worx déclare et garantit que les personnes autorisées à traiter des données à caractère personnel s'engagent à respecter la confidentialité ou sont soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.

ARTICLE 5 SUPPRESSION ET RESTITUTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

5.1 Au terme du contrat, SD Worx effacera toutes les données à caractère personnel de ses systèmes ou les dépersonnalisera (sans préjudice de toutes archives faites à des fins de sauvegarde, qui sont conservées pour une durée maximale de six (6) mois) après l'expiration de toutes les exigences légales et réglementaires pertinentes en matière de conservation. Si SD Worx doit conserver des données utilisées pour contrôler le traitement correct des données conformément à la mission, ou des données qui doivent satisfaire aux exigences légales et réglementaires en matière de conservation des données, SD Worx est compétente pour conserver ces données en accord avec les délais de conservation respectifs après la résiliation ou l’expiration du contrat, et SD Worx conservera ces données de manière sûre après l’échéance des exigences concernant la conservation des données.

5.2 Sur demande écrite soumise par le Client au plus tard trente (30) jours calendaires avant le dernier jour de validité du contrat, SD Worx fournira au Client une copie des données à caractère personnel actives dans ses systèmes à ladite date. Si le Client souhaite recevoir ces données personnelles dans un autre format que celui disponible sur les systèmes de SD Worx, l'article 13 du présent contrat relatif au traitement des données est applicable.

ARTICLE 6 RECOURS A DES SOUS-CONTRACTANTS

6.1 Le Client reconnaît et accepte expressément que SD Worx puisse transférer des données à caractère personnel à des sous- contractants pour fournir les prestations de services , dès lors que ce transfert est réalisé conformément aux conditions du présent Article 6.

6.2 Les sous-contractants auxquels SD Worx transfère des données à caractère personnel ne seront autorisés à obtenir des données à caractère personnel que pour la prestation des services que SD Worx leur a confiés, et ils ne pourront pas traiter de données à caractère personnel à d'autres fins. SD Worx reste entièrement responsable du respect, par ce sous-contractant, des obligations qui lui incombent en vertu de cet accord.

6.3 SD Worx informera préalablement le Client de tous les sous- traitants partiels qui traiteront des données à caractère personnel dans le cadre de l'exécution des services et informera le Client s'il engage un nouveau sous-traitant. Le Client dispose alors de trente

(30) jours pour formuler une objection raisonnable à l'utilisation de ce nouveau sous-traitant par SD Worx. En signant ce Contrat, le Client autorise le recours aux sous-contractants figurant sur la liste des sous-contractants comme fournie au Client ou disponible sur le site web de SD Worx ou ‘My SD Worx’ à la date d’entrée en vigueur. SD Worx conclura avec chaque sous-contractant des accords écrits dont les obligations ne peuvent pas être non moins protectrices que celles contenues dans ce Contrat.

6.4 SD Worx effectue tout transfert international de données personnelles conformément à la législation applicable en matière de protection des données, y compris l'utilisation des clauses types de l'UE. Par la présente, le Client donne expressément mandat à SD Worx de signer et d'appliquer les clauses types européennes en son nom vis-à-vis du sous-traitant concerné. Les clauses types sont régies par le présent accord.

ARTICLE 7 MESURES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES

7.1 SD Worx a mis en œuvre et maintiendra les mesures techniques et organisationnelles adéquates en vue de protéger les données à caractère personnel contre tout accès, communication, modification, perte ou destruction accidentel, interdit ou illégal conformément à l'évolution technologique. Pendant toute la durée du présent Contrat, le Client peut demander à SD Worx de lui fournir, dans un délai raisonnable, une description actualisée des mesures techniques et organisationnelles de protection mises en œuvre ainsi que d'autres informations concernant les mesures de sécurité et la politique de sécurité de SD Worx que le Client peut raisonnablement demander.

7.2 Il incombe au Client de vérifier si les mesures de sécurité techniques et organisationnelles mises en œuvre par SD Worx pour les Services de SD Worx répondent aux exigences du Client. Le Client reconnaît et accepte que les mesures de sécurité mises en œuvre par SD Worx offrent un degré de sécurité adapté au risque lié au traitement des données à caractère personnel, compte tenu de l'état de la technique, des coûts d'exécution, ainsi que de la nature, de l'étendue, du contexte et des finalités du traitement.

ARTICLE 8 REPRESENTANT CHARGE DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVEE ET DES DONNEES

SD Worx a désigné un Délégué à la protection des données’ chargé des questions relatives à la protection de la vie privée et des données. Ce Délégué à la protection des données peut être contacté à l'adresse suivante:

SD Worx People Solutions NV; À l'att. de : Data Protection Officer; Brouwersvliet 2; 2000 Anvers, Belgique; xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx

ARTICLE 9 VIOLATION DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

En cas de violation de données à caractère personnel, et quelle qu’en soit la cause, SD Worx le notifiera au Client dans les meilleurs délais après s’être rendu compte. Les deux Parties acceptent de coopérer pleinement dans le cadre d’une telle enquête et de s’entraider pour répondre à toute exigence de notification et de communication et pour

respecter les procédures de la Législation relative à la protection des données à caractère personnel.

ARTICLE 10 ANALYSE D’IMPACT RELATIVE A LA PROTECTION DES DONNEES

Si le Client effectue une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD) ou réalise une consultation préalable conformément à la Législation relative à la protection des données à caractère personnel, SD Worx lui apportera son aide, seulement dans la mesure où les informations ou moyens pertinents ne sont pas autrement à la disposition du Client, en tenant compte de la nature du traitement et des informations dont dispose SD Worx.

ARTICLE 11 NOTIFICATIONS

Sauf interdiction légale, SD Worx notifiera le Client dès qu’il est raisonnablement possible de le faire, si, relativement au données à caractère personnel du Client, elle ou l'un de ses sous-contractants:

- reçoit une demande de renseignements, une citation à comparaître ou une demande d'inspection ou d'audit provenant d’une autorité publique compétente et concernant le traitement;

- entend communiquer des données à caractère personnel à une autorité publique compétente, en dehors du champ des prestations de services prévues par le contrat. SD Worx fournira au Client, à la demande de ce dernier, une copie des documents remis à l'autorité compétente ;

- reçoit une instruction qui, d’après SD Worx, enfreint la législation relative à la protection des données à caractère personnel et/ou les obligations énoncées dans le présent contrat.

ARTICLE 12 CONFORMITE ET AUDIT

12.1 Sur demande, SD Worx fournit au Client toutes les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer qu'il respecte ses obligations en matière de traitement des données dans le cadre du présent Contrat.

12.2 Le Client est en droit de vérifier, de manière raisonnable, que SD Worx respecte ses obligations en matière de traitement des données dans le cadre du présent Contrat. Dans cette même mesure, le Client peut, après en avoir fait la demande par écrit, moyennant un préavis de trente (30) jours calendaires et à ses frais, mandater des auditeurs professionnels reconnus pour réaliser un tel audit :

une fois tous les douze (12) mois, sous réserve que de telles demandes de vérifications supplémentaires ne nuisent pas déraisonnablement aux opérations habituelles de SD Worx et ne soient pas incompatibles avec la législation applicable ou les instructions d'une autorité compétente ;

si une autorité compétente en matière de protection des données le requiert, en vertu d'une Législation relative à la protection des données à caractère personnel ;

à la suite d'une violation de données à caractère personnel.

12.3 Le Client et SD Worx conviendront d'un commun accord du champ d'application, de la planification et de la durée de l'audit avant son commencement.

12.4 Le Client informera immédiatement SD Worx de toute non- conformité découverte au cours de ces opérations de contrôle supplémentaires. Le Client accepte de fournir une ébauche du rapport d’audit à SD Worx pour que celle-ci l’examine. SD Worx est en droit de proposer des modifications et d’ajouter des observations de la direction sur cette ébauche avant que le Client n’élabore la version définitive.

12.5 Au cours de cet audit, SD Worx apportera aux auditeurs une coopération et une assistance raisonnables. Le Client n'aura droit à aucune indemnisation pour ses frais d'audit.

ARTICLE 13 ASSISTANCE

SD Worx peut facturer au Client, aux prix en vigueur à ce moment-là, le temps et le matériel nécessaires pour toute assistance fournie à la demande du Client, conformément aux articles 5.2, 10 et 12 du présent Contrat concernant le traitement des données. Ces prix seront mis à la disposition du Client sur demande et en tout cas avant le début de cette assistance.

ANNEXE 4 POLITIQUE D’UTILISATION ACCEPTABLE

1.1 Sauf interdiction de cette restriction par les Lois applicables, le Client s’engage à ne pas faire ou tenter ce qui suit, et à veiller à ce que ses travailleurs et entrepreneurs indépendants qu’il autorise à utiliser les Prestations de services ne fassent ni tentent ce qui suit :

a) utiliser les Prestations de services à des fins illégales ou d’une manière qui serait illégale, offensive ou préjudiciable pour SD Worx ou un tiers quelconque ;

b) procéder à des copies, reproductions, modifications, ingénieries inverses, désassemblages, décompilations, traductions, tentatives de découvertes du code source ou intégration dans un autre logiciel ou création de travaux dérivés sur la base des Prestations de services en tout ou en partie ;

c) céder, transférer, accorder en sous-licence, facturer ou grever ou mettre autrement à disposition à un tiers les Prestations de services ou tout Droit de propriété intellectuelle de SD Worx ou d’un tiers quelconque ;

d) supprimer, masquer, modifier ou altérer un avis de confidentialité, une marque de commerce, un avis de droit d’auteur ou toute autre indication de propriété qui pourrait figurer ou apparaître dans des informations, données ou matériels fournis par SD Worx ou en son nom dans le cadre des Prestations de services ;

e) contourner, éliminer, remplacer, désactiver ou modifier toute mesure de sécurité susceptible d’être fournie par SD Worx au titre des Prestations de services ;

f) utiliser tout robot, moteur de balayage ou tout autre dispositif automatique, procédé manuel, application, outil d’exploration ou d'extraction de données pour avoir accès aux Prestations de services, ou encore contrôler, copier ou utiliser celles-ci ;

g) utiliser les Prestations de services ou un autre logiciel simultanément avec d’autres éléments non fournis, approuvés ou reconnus par SD Worx ;

h) prendre toute mesure qui impose une grosse charge déraisonnable ou disproportionnée sur les Prestations de services ; ou

i) faire référence à toute partie du logiciel ou des Prestations de services ou autrement aux Prestations de services ou à toute documentation ou connaissance de ceux-ci, dans le cadre du développement d’un logiciel, tout autre produit ou service ayant la fonctionnalité, l’apparence ou d’autres caractéristiques semblables au logiciel ou à tout autre aspect des Prestations de services.

1.2 Le Client s’engage en son nom (et celui de ses Utilisateurs) à ne pas télécharger ou transmettre autrement aux Prestations de services ou à un autre logiciel de SD Worx ou via ceux-ci, des données du Client qui : (a) enfreignent ou violent autrement tout droit d’auteur, brevet, marque de commerce, secret professionnel, droit à la vie privée, droit de publicité ou tout autre droit de propriété d’une personne physique ou morale ;

(b) sont frauduleuses, trompeuses, diffamatoires, médisantes, calomnieuses, haineuses, harcelantes, abusives ou illicitement menaçantes ; (c) sont pornographiques, obscènes, vulgaires ou destinées à exploiter toute personne mineure ; (d) contiennent ou incorporent un code maliciel ;

(e) usurpent l’identité d’une personne physique ou morale ou publient une image erronée du lien entre le Client et une personne quelconque ;

(f) font la promotion d’activités illégales ou proposent l’intention de commettre un acte illégal ; ou encore (g) violent autrement une loi applicable.

1.3 Le Client s’efforcera raisonnablement d’introduire un code maliciel dans les Prestations de services ou dans un autre logiciel de SD Worx. Au cas où les données du Client contiennent un code maliciel ou le Client (ou quiconque d’autre utilisant les modes d’accès du Client) introduit un code maliciel dans les Prestations de services ou un autre logiciel de SD Worx, le Client remboursera immédiatement à SD Worx l’ensemble des dommages, pertes, coûts et dépenses liés à l’élimination de ce code maliciel et remédiera aux effets adverses subis par SD Worx et autrui, du fait de ce code maliciel.

1.4 Le Client notifiera SD Worx immédiatement lorsqu’il prendra connaissance : (a) d’utilisations non autorisées, réelles ou présumées, de l’un des mots de passes/méthodes d’accès assignés au Client et/ou de vols, pertes ou autres brèches de sécurité à ce titre ; (b) toute utilisation non autorisée ou abusive, réelle ou suspectée de toute Prestation de service ; (c) toute violation réelle ou présumée ou toute autre violation des droits dont SD Worx (ou ses concédants de licence) peu(ven)t se prévaloir sur toute Prestation de service ; (d) tout autre acte ou omission d’une personne physique ou morale risquant de mettre en cause les droits dont SD Worx peut se prévaloir sur les Prestations de services ou leur portant préjudice ou encore menaçant la sécurité de Prestations de services ; et (e) toute réclamation, demande ou droit d’action intenté(e) contre le Client ou quiconque d’autre, ou toute assignation à comparaître ou tout autre document légal semblable signifié au Client ou à quiconque d’autre, qui se rapporte au présent Contrat, au logiciel ou à toute Prestation de service.

1.5 SD Worx se réserve le droit de décider unilatéralement d’effectuer une enquête, d'ester en justice ou de prendre d’autres mesures au titre de ce manquement qui lui a été notifié par le Client.