PRÉFET DE LA MEUSE
PRÉFET DE LA MEUSE
CONVENTION
ENTRE
LA PREFECTURE DE LA MEUSE
ET LA COMMUNE DE
POUR LA TELETRANSMISSION DES ACTES SOUMIS AU CONTRÔLE DE LEGALITE ET AU CONTRÔLE BUDGETAIRE
Horaires d'ouverture du lundi au vendredi :
de 8:45 à 12:00 : ouverture des guichets et des services et de 13:30 à 17:00 : uniquement sur rendez-vous 00 xxx xx Xxxxx XX 00000 00000 XXX XX XXX XXXXX - Tél : 00 00 00 00 00 - Télécopie : 03 29 79 64 49
site internet : xxx.xxxxx.xxxx.xx mel : xxxx-xxxxxxxx@xxxxx.xxxx.xx
Présentation de la convention passée entre le Préfet de la Meuse et les collectivités souhaitant procéder à la télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité et au contrôle budgétaire
Le décret n° 2005-324 du 7 avril 2005 pris en application de l’article 139 de la loi du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales dispose que la collectivité qui choisit d’effectuer par voie électronique la transmission de tout ou partie des actes soumis au contrôle de légalité et/ou au contrôle budgétaire ou à une obligation de transmission au représentant de l’État dans le département signe avec celui-ci une convention prévoyant notamment :
− l’agrément de l’opérateur de télétransmission (et l’homologation de son dispositif) ;
− la nature et la matière des actes transmis par voie électronique ;
− les engagements respectifs des deux parties pour l’organisation et le fonctionnement de la télétransmission ;
− la possibilité, pour la collectivité territoriale, l’établissement public local, le groupement (catégorie auxquels appartiennent notamment les établissements publics de coopération intercommunale), la société d’économie mixte locale (SEML), la société publique locale (SPL) ou l’association syndicale de propriétaires, désignées ci-après par « collectivités », de renoncer à la transmission par voie électronique et les modalités de cette renonciation.
Alors que le cahier des charges national de la télétransmission dans ACTES a une portée nationale, la convention relève de l’engagement bilatéral entre le représentant de l’État et la « collectivité » pour constater, d’une part, l’utilisation d’un dispositif de télétransmission en conformité avec le cahier des charges de la télétransmission (c’est-à-dire homologué) et, d’autre part, pour décliner localement les modalités de mise en œuvre de la télétransmission.
Ce document est structuré comme suit :
− la première partie identifie les parties signataires de la convention ;
− la seconde partie référence l’opérateur de télétransmission agréé, le dispositif de télétransmission homologué, la collectivité émettrice et, le cas échéant, l’opérateur de mutualisation 1 ; elle rassemble les informations nécessaires au raccordement de la collectivité émettrice au système d’information ACTES ;
− la troisième partie énumère les clauses sur lesquelles s’engagent les signataires de la convention. Il s’agit, d’une part, de clauses qui doivent obligatoirement figurer dans la convention et, d’autre part, de clauses adaptables qui peuvent être déclinées localement sur la base d’un accord mutuel ;
− la quatrième partie précise la durée et les conditions de validité de la convention.
Les parties écrites en rouge correspondent aux éléments à renseigner par les services de la collectivité avant signature de la convention.
1 Les opérateurs de mutualisation, de statuts variés (centres de gestion de la fonction publique territoriale, départements, syndicats de communes, etc.), ont vocation à accompagner les collectivités dans leur mutation vers l’administration électronique et peuvent intervenir sur la chaîne de télétransmission en amont des opérateurs de télétransmission agréés. Ils mutualisent les demandes des collectivités pour négocier avec les opérateurs de télétransmission et/ou effectuer des achats groupés de certificats d’authentification. Ils dispensent aussi souvent une prestation d’accompagnement au changement, permettent parfois aux collectivités de se connecter à d’autres systèmes d’information et leur mettent à la disposition des logiciels métiers.
SOMMAIRE
1)PARTIES PRENANTES A LA CONVENTION 4
2)PARTENAIRES DU MINISTERE DE L’INTERIEUR DANS LE CADRE DE LA TELETRANSMISSION 4
2.1Coordonnées de l’opérateur de télétransmission agréé et références du dispositif de télétransmission
2.2Coordonnées de la « collectivité » 5
2.3Coordonnées de l’éventuel opérateur de mutualisation 5
3)ENGAGEMENTS SUR LA MISE EN ŒUVRE DE LA TELETRANSMISSION 5
3.1.1Prise de connaissance des actes 5
3.1.3Support mutuel de communication entre la sphère « collectivité » et les équipes techniques du ministère de l’Intérieur 6
3.1.4Interruptions programmées du service 6
3.1.5Suspensions d'accès par l’équipe technique du ministère de l’Intérieur 7
3.1.6Renoncement à la télétransmission 7
3.2Clauses à décliner localement 8
3.2.1Classification des actes par matières 8
3.2.2Périmètre des actes télétransmis 8
3.2.3Support mutuel de communication entre la « collectivité » et le « représentant de l’Etat » 9
3.2.4Période de tests et de formation 9
3.3Clauses relatives à la télétransmission des documents budgétaires sur le module Actes budgétaires 10
3.3.1Télétransmission des documents budgétaires de l’exercice en cours 10
3.3.2Documents budgétaires concernés par la télétransmission 11
3.3.3Elaboration du document budgétaire à télétransmettre au « représentant de l’Etat » 11
4)VALIDITE ET ACTUALISATION DE LA CONVENTION 11
4.1Durée de validité de la convention 11
4.2Suspension de la convention à l'initiative du « représentant de l’État » 11
4.3Clauses d’actualisation de la convention 12
PREAMBULE
Le décret n° 2005-324 du 7 avril 2005 pris en application de l’article 139 de la loi du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales dispose que la collectivité qui choisit d’effectuer par voie électronique la transmission de tout ou partie des actes soumis au contrôle de légalité et au contrôle budgétaire ou à une obligation de transmission au représentant de l’État dans le département, signe avec celui-ci une convention prévoyant notamment :
− l’agrément de l’opérateur de télétransmission (et l’homologation de son dispositif) ;
− la nature et la matière des actes transmis par voie électronique ;
− les engagements respectifs des deux parties pour l’organisation et le fonctionnement de la télétransmission ;
− la possibilité, pour la collectivité territoriale, l’établissement public local, le groupement (catégorie auxquels appartiennent notamment les établissements publics de coopération intercommunale), la société d’économie mixte locale (SEML), la société publique locale (SPL) ou l’association syndicale de propriétaires, désignées ci-après par « collectivités », de renoncer à la transmission par voie électronique et les modalités de cette renonciation.
1) PARTIES PRENANTES A LA CONVENTION
La présente convention est passée entre :
1) la Préfecture de la MEUSE représentée par la Préfète, Xxx Xxxxxxx XXXXXXXX
2) et la commune de –---------------------------- représentée par son Xxxxx, [Monsieur ou Madame] , agissant en vertu d’une délibération du [jour] [mois] [année].
2) PARTENAIRES DU MINISTERE DE L’INTERIEUR DANS LE CADRE DE LA TELETRANSMISSION
Les numéros de téléphone et les adresses de messagerie de l’opérateur de télétransmission agréé exploitant le dispositif homologué, et de l’éventuel opérateur de mutualisation, sont ceux que doivent utiliser la « collectivité » et la préfecture ou la sous-préfecture dans le cadre du support mutuel défini dans le cahier des charges de la télétransmission et prévu par la convention de raccordement.
Si, après son raccordement au système d’information ACTES, la « collectivité » décide de changer de dispositif de télétransmission homologué ou de recourir à un nouvel opérateur de télétransmission agréé ou à un nouvel opérateur de mutualisation autre que ceux choisis initialement et mentionnés dans cette convention, elle en informe la préfecture afin de modifier en conséquence par avenant la convention dans les plus brefs délais.
Opérateur de télétransmission agréé | Nom de l’opérateur de télétransmission : t d t . s p l - x d e ma t . f r |
Numéro de téléphone : 00 00 00 00 00 | |
Adresse postale : Société publique locale SPL-Xdemat - 0 xxx Xxxxxx Xxxxxxx – 00000 XXXXXX | |
Date de l’agrément de l’opérateur de télétransmission² par le ministère de l’Intérieur : 17 octobre 2020 | |
Date de début de validité du contrat entre la « collectivité » et l'opérateur de télétransmission : [jour] [mois] [année] date d'adhésion à la SPL | |
Dispositif de télétransmission homologué | Nom du dispositif de télétransmission homologué utilisé par la « collectivité » : [nom du dispositif de télétransmission] |
2.2 Coordonnées de la commune
Numéro SIREN : [numéro de SIREN comportant 9 chiffres]
Nom : [nom de la « collectivité »] Nature : commune
Adresse postale : [xxxxxxx]
Adresse de messagerie : [xxxxx@xxxx.xx]
Code nature de l’émetteur : [x.x (3.1 Commune / 4.1 SIVOM ou SIVU / 4.2 syndicat mixte / 4.4 communauté de communes / 5.4 CCAS)]
Arrondissement de la « collectivité » : [nom de l’arrondissement et code de l’arrondissement]
La collectivité s’engage à faire l’acquisition et à utiliser des certificats d’authentification conformément aux dispositions du cahier des charges de la télétransmission en vigueur.
2.3 Coordonnées de l’éventuel opérateur de mutualisation
Nom : [nom de l’opérateur de mutualisation]
Nature : [type de collectivité territoriale, d’établissement public local ou de groupement ayant les fonctions d’opérateur de mutualisation]
Adresse postale : [adresse postale] Numéro de téléphone : [xx xx xx xx xx] Adresse de messagerie : [xxxxx@xxxx.xx]
3) ENGAGEMENTS SUR LA MISE EN ŒUVRE DE LA TELETRANSMISSION
3.1.1 Prise de connaissance des actes
Le Maire de la commune s'engage à transmettre au Préfet de la Meuse des actes signés par lui-même ou par toute personne habilitée par une délégation de signature établie en bonne et due forme, respectant les formats définis par la norme d'échange, immédiatement lisibles par le Préfet de la Meuse et exempts de dispositifs particuliers (notamment de protection par des mots de passe).
Le Préfet de la Meuse prend connaissance des actes dématérialisés, un accusé de réception électronique ayant été délivré automatiquement pour chaque acte avec identifiant unique propre à cet acte.
2 Cet agrément implique l’homologation du dispositif de télétransmission utilisé par l’opérateur de télétransmission.
3.1.2Confidentialité
Lorsque la commune fait appel à des prestataires externes (opérateurs de télétransmission agréés exploitant le dispositif et éventuellement opérateurs de mutualisation) participant à la chaîne de télétransmission, et mandatés à la suite d’une procédure de commande publique les liant à la commune, il est strictement interdit à ces prestataires d’utiliser ou de diffuser les données contenues dans les actes soumis au contrôle de légalité et/ou au contrôle budgétaire ou à une obligation de transmission au représentant de l’Etat à d’autres fins que la transmission de ces actes au Préfet de la Meuse.
Enfin, il est interdit à la commune de diffuser les informations fournies par les équipes techniques du ministère de l’Intérieur permettant la connexion du dispositif à ses serveurs pour le dépôt des actes autres que celles rendues publiques dans la norme d'échanges. Ces informations doivent être conservées et stockées de façon à ce qu'elles soient protégées d’actions malveillantes.
La commune doit s’assurer que l’opérateur de télétransmission et l’éventuel opérateur de mutualisation respectent également les règles de confidentialité et qu’ils ne sous-traitent pas indûment certaines de leurs obligations à un autre opérateur, sans que cette organisation n’ait été préalablement agréée par le ministère de l’intérieur. Il leur est notamment interdit de communiquer de sa propre initiative à un tiers les informations fournies par les équipes techniques du ministère de l’Intérieur.
3.1.3 Support mutuel de communication entre la sphère « collectivité » et les équipes techniques du ministère de l’Intérieur
Par ailleurs, un support mutuel de communication est établi entre l’opérateur de télétransmission relevant de la sphère « collectivités » et l’équipe technique du ministère de l’Intérieur. Celui-ci peut s’établir par téléphone et messagerie, du lundi au vendredi, aux heures ouvrées. Il permet le traitement des incidents et des anomalies ne pouvant être traités au niveau local. Les délais de réponse aux sollicitations ne peuvent excéder une demi-journée.
Les équipes techniques du ministère de l’Intérieur ne peuvent être contactées que par un opérateur de télétransmission identifié (grâce aux informations déclinées au paragraphe 2.1) exploitant le dispositif de la commune. Les coordonnées auxquelles les opérateurs de télétransmission peuvent contacter l’équipe technique du ministère de l’intérieur auront été fournies lors de l’agrément de l’opérateur de télétransmission.
Les cas dans lesquels un opérateur de télétransmission peut contacter directement l’équipe technique du ministère de l’Intérieur sont exclusivement :
− L'indisponibilité des serveurs du ministère de l’Intérieur ;
− Un problème de transmission ou de réception d'un acte ou de son accusé de réception si le problème n’a pas pu être résolu au niveau local ;
− Les questions relatives à la sécurité des échanges (en particulier les changements des mots de passe ou d’adresses de connexion) et au raccordement du dispositif de télétransmission.
Ces prises de contact se font exclusivement en utilisant les coordonnées fournies à cet effet par le ministère de l’Intérieur lors de l’agrément de l’opérateur de télétransmission. L'adresse émettrice utilisée par l’équipe technique du ministère de l’Intérieur dans les transmissions de données de sa sphère vers la sphère « collectivités » ne doit pas être utilisée, que ce soit pour contacter l’équipe technique du ministère de l’Intérieur ou pour faire part d'une anomalie.
De façon symétrique, seule l’équipe technique du ministère de l’Intérieur pourra contacter l’opérateur de télétransmission exploitant le dispositif de la commune et l’éventuel opérateur de mutualisation, aux coordonnées indiquées au paragraphe 2.1.
3.1.4 Interruptions programmées du service
Pour les besoins de maintenance du système d’information ACTES, le service rendu aux collectivités par le ministère de l’Intérieur pourra être interrompu une demi-journée par mois en heures ouvrables. L’équipe technique du ministère de l’Intérieur avertira les services supports des opérateurs de télétransmission des collectivités trois jours ouvrés à l'avance.
Durant ces périodes, la commune peut, en cas de nécessité et d'urgence, transmettre des actes sous format papier.
3.1.5 Suspensions d'accès par l’équipe technique du ministère de l’Intérieur
Le ministère de l'Intérieur, dans les conditions prévues aux articles R. 2131-4 du code général des collectivités territoriales, peut suspendre l'accès aux serveurs de réception des actes si les flux en provenance de la commune sont de nature à compromettre le fonctionnement général du système d’information ACTES.
Les suspensions peuvent être opérées dans l’urgence pour des motifs de sécurité générale (par exemple détection d’un virus dans un flux provenant d’une « collectivité »). Dans le cas d'une suspension à l’initiative de l’équipe technique du ministère de l’Intérieur, cette suspension peut porter sur un opérateur de télétransmission, et donc concerner l’ensemble de ses collectivités clientes. Dans ce cas, cette suspension entraîne un contact direct entre l’équipe technique du ministère et l’opérateur de télétransmission, dans les conditions prévues au paragraphe 3.1.3. L’information des collectivités concernées doit être assurée par l’opérateur de télétransmission.
Dans le cas d'une suspension à l'initiative de l’équipe technique du ministère de l’Intérieur, cette suspension peut porter aussi sur un dispositif de télétransmission, et donc concerner l'ensemble des opérateurs de télétransmission exploitant ce dispositif. Dans ce cas, cette suspension entraîne un contact direct entre l’équipe technique du ministère et les opérateurs de télétransmission exploitant ce dispositif, dans les conditions prévues au paragraphe 3.1.3. L'information des « collectivités » concernées doit être assurée par les opérateurs de télétransmission.
3.1.6 Renoncement à la télétransmission
Le décret en Conseil d'État pris en application de la loi du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales reconnaît aux collectivités ayant choisi de transmettre leurs actes par voie électronique la possibilité de renoncer à ce mode de transmission.
Dans cette hypothèse, la commune informe sans délai le Préfet de la Meuse de sa décision de renoncer à la télétransmission en précisant expressément la date à compter de laquelle ce renoncement prend effet. Il lui appartient de préciser également si ce renoncement porte sur la totalité des actes jusqu'alors télétransmis ou ne s'applique qu'à certains d'entre eux.
La commune informe également sans délai l’opérateur de télétransmission et, le cas échéant, l’opérateur de mutualisation, de sa décision de renoncer à la télétransmission.
À compter de cette date, les actes concernés doivent parvenir au Préfet de la Meuse sous format papier en deux exemplaires dont un original. S’agissant des délibérations adoptées par le conseil municipal, un extrait du registre des délibérations sera adressé au Préfet de la Meuse sous format papier en deux exemplaires.
La notification de ce renoncement doit être formulée par écrit au moins trois jours francs avant l'effectivité du changement envisagé, de manière à permettre aux services de la préfecture ou de la sous- préfecture d'organiser la réception et le retour des actes en question sous format papier.
En cas de renoncement partiel, opéré par voie d’avenant, celui-ci ne peut correspondre soit qu’à la totalité d'une catégorie d’actes de même nature (par exemple, les « délibérations » ou les « contrats et conventions »), soit qu’à l'ensemble des actes relevant d’une matière ou d’une sous-matière précisément déterminée par la nomenclature des actes (par exemple tous les actes relatifs à la fonction publique relevant de la matière 4 ou tous les actes relatifs aux personnels contractuels relevant de la matière 4.2).
Le renoncement intégral à la télétransmission n’entraîne pas la résiliation de la présente convention mais sa suspension à compter du renoncement.
Pendant la période de suspension, la commune peut demander au Préfet de la Meuse l’autorisation de lui adresser à nouveau par voie électronique les actes concernés par la convention ou une partie d’entre eux. La demande doit être formulée par écrit et préciser la date à laquelle la commune souhaite utiliser à nouveau la télétransmission. Le Préfet de la Meuse accuse réception de cette demande et indique à la commune la date à compter de laquelle les envois dématérialisés sont à nouveau acceptés.
En cas d’absence de volonté exprimée de reprise des relations contractuelles dans le cadre de la présente convention à l’issue d’une année franche à compter du renoncement, la convention devient caduque. Si, ultérieurement, la commune souhaite à nouveau transmettre tout ou partie de ses actes par voie électronique, une nouvelle convention devra être établie.
3.2 Clauses à décliner localement
3.2.1 Classification des actes par matières
Le Maire de la commune s'engage à respecter la nomenclature des actes en vigueur dans le département concerné, prévoyant la classification des actes par matières utilisée dans le système d’information ACTES et à ne pas volontairement transmettre un acte dans une classification inadaptée. Cette nomenclature des actes est annexée à la présente convention.
En cas de non respect, de façon récurrente et prolongée, par la commune de la nomenclature des actes en vigueur dans le département concerné, et notamment d’utilisation abusive de la matière 9 (« Autres domaines de compétences »), le préfet peut, en application de l’article 4.2 de la présente convention, décider unilatéralement de suspendre la convention.
3.2.2 Périmètre des actes télétransmis
Le Préfet de la Meuse et la commune conviennent de limiter dans un premier temps la transmission par voie électronique aux actes ci-après définis en fonction du type d’actes ou de la matière dont ils relèvent :
− Les extraits du registre des délibérations du conseil municipal, et leurs annexes, quelle que soit la matière ;
− Les actes budgétaires (délibérations), sous format PDF, sur l’application ACTES et les documents budgétaires, sous format XML, sur le module Actes Budgétaires ;
− Les décisions prises par le Maire sur délégation du conseil municipal en application des articles
L. 2122-22 et L. 3211-2 du code général des collectivités territoriales, et leurs annexes, quelle que soit la matière ;
− Les actes à caractère réglementaire pris par les autorités communales dans les domaines qui relèvent de leur compétence en application de la loi, et leurs annexes, quelle que soit la matière ;
− Les actes de commande publique relevant de la matière 1 dans la nomenclature des actes, à l’exclusion des actes relevant de la sous-matière 1.1 (délégations de service public) ;
− Les actes relatifs à la fonction publique territoriale relevant de la matière 4 dans la nomenclature des actes,
Ces actes sont transmis au Préfet de la Meuse par voie électronique. Néanmoins, dans l’hypothèse d’une impossibilité matérielle, technique (par exemple, avant l’acquisition d’un nouveau certificat d’authentification au nom du représentant légal nouvellement élu ou d’un nouvel agent en charge de la télétransmission dans la collectivité) ou humaine (absence d’un agent en charge de la télétransmission dans la collectivité) de télétransmettre un acte, la commune les transmettra par voie papier ou par tout autre moyen (fax, messagerie électronique) préalablement accepté par le service de la préfecture ou de la sous-préfecture en charge du contrôle de ces actes.
Les actes accompagnés de pièces annexes volumineuses ou incompatibles avec les normes d'échanges, notamment les documents d’urbanisme, pourront être transmis sous format papier.
La double transmission d’un même acte par voie électronique et par voie papier est interdite, sauf au cours de la période de tests initiale.
3.2.3 Support mutuel de communication entre la commune et la Préfecture de la Meuse
Dans le cadre du fonctionnement courant de la télétransmission, les personnels de la commune et ceux de la préfecture ou de la sous-préfecture peuvent se contacter mutuellement pour s'assurer de la bonne transmission des actes et diagnostiquer les problèmes qui pourraient survenir.
Tous les moyens possibles que sont la messagerie électronique, le fax, le courrier papier et le téléphone pourront être utilisés par les services pour échanger les informations utiles au contrôle de légalité et au contrôle budgétaire, à la transmission sous format papier ou sous format électronique et au caractère exécutoire des actes.
Les coordonnées à utiliser dans le cadre de ce support mutuel de communication sont les suivantes :
Coordonnées du service de la préfecture : | Nom du service : Bureau des Relations avec les Collectivités Territoriales de la préfecture |
Nom de la personne à contacter : Xxx Xxxxxxxx XXXXXXX | |
Fonction de la personne à contacter : Chargée de mission | |
Numéro de téléphone : 00.00.00.00.00 | |
Numéro de télécopie : 00.00.00.00.00 | |
Adresse postale : 00, Xxx xx Xxxxx 00000 XXX-XX-XXX Xxxxx |
Coordonnées du service de la « collectivité » : | Nom du service : [Nom du service de la « collectivité »] |
Nom de la personne à contacter : [xxxxxxx] | |
Fonction de la personne à contacter : [xxxxxxx] | |
Numéro de téléphone : [xx xx xx xx xx] | |
Numéro de télécopie : [xx xx xx xx xx] | |
Adresse de messagerie : [xxxxx@xxxx.xx] | |
Adresse postale : [xxxxxxx] |
3.2.4 Période de tests et de formation
Du [jour] [mois] [année] au [jour] [mois] [année], soit pendant une période de quinze jours, les télétransmissions d’actes seront doublées par la transmission sous format papier des mêmes actes afin de s'assurer que la télétransmission des actes s’effectue correctement.
Pendant cette période de tests et de formation, seule la date de réception en préfecture ou en sous- préfecture des actes adressés par voie papier sera prise en compte pour déterminer la date du caractère exécutoire de l’acte.
Deux semaines avant la fin de cette période, la préfecture de la Meuse et la commune feront le bilan de cette période de tests.
Afin d’éviter que des transmissions fictives, que ce soit dans le cadre de tests de bon fonctionnement, ou dans le cadre de formations, puissent se confondre avec des transmissions réelles et fausser la comptabilisation des actes télétransmis sur l’application ACTES (dans le cadre des indicateurs Indigo
« Relations avec les collectivités locales », notamment l’IM514 « Taux d’actes télétransmis par l’application ACTES »), le « représentant de l’État » et la « collectivité » se mettent d’accord pour interdire, de part et d’autre, les télétransmissions d’actes et de courriers fictifs.
3.2.5 Signature
Le Maire de la commune s’engage à ne faire parvenir par voie électronique que des actes existant juridiquement dont il est en mesure de produire un exemplaire original signé, de façon manuscrite ou électronique, par M. [représentant légal] ou par une personne dûment habilitée à le signer en application d’une délégation établie en bonne et due forme.
Sous réserve de la mention lisible du prénom, du nom et de la qualité du signataire, tout acte reçu dans le système d’information ACTES sera supposé authentique et valablement signé par l’autorité compétente, à charge pour la commune d’être en mesure de fournir à la préfecture, à la sous-préfecture ou à la juridiction administrative qui lui en fera la demande le document original comportant la signature manuscrite de son auteur ou la preuve de sa signature électronique.
3.3.1 Télétransmission des documents budgétaires de l’exercice en cours
Pour la télétransmission des documents budgétaires sur le module Actes budgétaires, il n’est pas fait application du dernier alinéa du 3.1.4. En cas d’interruption du service pour cause de maintenance, il
appartient à l’émetteur d’attendre le rétablissement du service pour adresser ses documents sur le module Actes budgétaires.
En effet, nonobstant l’application des dispositions du 3.1.6, la télétransmission des documents budgétaires doit porter sur l’exercice budgétaire complet :
− L’ensemble du document budgétaire est transmis sous format dématérialisé (budget principal et annexes au budget principal) ;
− A partir de la télétransmission du budget primitif, tous les autres documents budgétaires de l’exercice doivent être télétransmis au « représentant de l’État » ;
− L’envoi dématérialisé d’un document budgétaire doit être accompagné, dans le même envoi, c’est- à-dire dans la même enveloppe dématérialisée, de la télétransmission dans l’application ACTES de l’extrait du registre des délibérations de l’organe délibérant correspondant à la délibération approuvant le budget ou les comptes.
Cette télétransmission s’effectue selon les modalités de télétransmission des actes telles qu’elles sont prévues aux articles 3.1 à 3.2.5 de la présente convention.
3.3.2 Documents budgétaires concernés par la télétransmission
La possibilité de télétransmettre les documents budgétaires porte sur l’ensemble des maquettes dématérialisées pour un exercice budgétaire considéré. Elle concerne les types de documents suivants :
− Budget primitif ;
− Budget supplémentaire ;
− Décision(s) modificative(s) ;
− Compte administratif.
3.3.3 Élaboration du document budgétaire à télétransmettre au Préfet de la Meuse
Les documents budgétaires doivent être transmis au format XML. Le flux XML contenant le document budgétaire doit avoir été scellé par l’application TotEM (logiciel libre mis à la disposition des collectivités par la Direction générale des collectivités locales du Ministère de l’Intérieur), ou par un progiciel financier compatible avec le format XML et ayant intégré les fonctionnalités de TotEM.
4) VALIDITE ET ACTUALISATION DE LA CONVENTION
4.1 Durée de validité de la convention
La présente convention est conclue à partir du [jour] [mois] [année] et aura une durée de validité d’un an, soit jusqu’au [jour] [mois] [année].
Un bilan et une évaluation d'étape de la télétransmission sera effectuée, par téléphone, par échange de courriels ou à l’occasion d’une réunion organisée par les services de la préfecture et de la « collectivité », à l’issue des six premiers mois.
La présente convention sera reconduite d'année en année, par reconduction tacite, sous réserve de recours par la « collectivité » aux services du même opérateur de télétransmission et du même dispositif de télétransmission homologué.
4.2 Suspension de la convention à l'initiative du Préfet de la Meuse
Sur la base du décret du 7 avril 2005 précité, l'application de la présente convention pourra être suspendue par le Préfet de la Meuse si celui-ci constate des altérations graves du fonctionnement du dispositif de télétransmission exploité par l’opérateur de télétransmission pour le compte de la commune ou qu'il est empêché de prendre connaissance des actes transmis, que ce dispositif ne satisfait plus aux conditions d'homologation définies à l'article R. 2131-1 ou qu’il constate, de façon récurrente et prolongée, le non respect par la commune de la nomenclature des actes en vigueur dans le département concerné, et notamment l’utilisation abusive de la matière 9 (« Autres domaines de compétences »).
Dans le cas d'une suspension à l'initiative du Préfet de la Meuse, la suspension porte sur les seules collectivités concernées par l’incident ou par le non respect de la nomenclature des actes.
Cette suspension fait l'objet d'une notification écrite par ce dernier à chaque collectivité concernée qui procède, dès lors, à la transmission de ses actes sous format papier. Cette notification est entourée de toutes les garanties formelles liées à la prise d’une décision défavorable par l’administration, sauf cas d’urgence apprécié par le Préfet de la Meuse.
4.3 Clauses d’actualisation de la convention
Entre deux échéances de reconduction de la convention, certaines de ses clauses pourront être actualisées sous forme d’avenants.
Cette actualisation peut être rendue nécessaire par :
− des évolutions extérieures et indépendantes de la volonté des parties contractantes et conduisant à des modifications du cahier des charges national de la télétransmission (par exemple, pour prendre en compte des évolutions technologiques et juridiques, d’intérêt général, ayant un impact sur la chaîne de télétransmission) ;
− par la volonté des deux parties de modifier certaines des modalités de mise en œuvre de la télétransmission initialement définies.
Dans le premier cas, un arrêté du ministre de l’Intérieur portera modification du cahier des charges national de la télétransmission. Dans l’hypothèse où les modifications ainsi apportées au cahier des charges national auraient une incidence sur le contenu de la convention, celle-ci doit être révisée sur la base d’une concertation entre le Préfet de la Meuse et le Maire de la commune, avant même l’échéance de la convention.
Dans le second cas, l’opportunité d’actualiser la convention est laissée à l’appréciation commune des parties.
Fait à BAR-LE-DUC
Le [jour] [mois] [année],
En deux exemplaires originaux.
Pour le Préfet et par délégation, Le Secrétaire Général,
Xxxx-Xxxxxx XXXXXXX
et à [nom de la commune ou de la ville, siège de la « collectivité »],
LE [REPRESENTANT LEGAL DE LA « COLLECTIVITE »
]
XXX
ANNEXE :
NOMENCLATURE DES ACTES TELETRANSMIS
PREAMBULE
Les rubriques 1,3 et 7 sont exclues de l’expérience de télétransmission hormis pour la transmission des délibérations, ainsi que les actes budgétaires visés au 3-3-1 de la présente convention.
La rubrique 2 et les sous-rubriques grisées et barrées sont totalement exclues de l’expérience de télétransmission
Il conviendra de privilégier la classification des actes dans les rubriques 1 à 7, les rubriques 8 et 9 ne devant servir que par défaut, quand les actes ne peuvent être classés nulle part ailleurs
Ce raisonnement s’applique également à l’intérieur des rubriques, dans lesquelles il faut proscrire au maximum l’usage des catégories « Autres » et n’y classer les actes qu’en dernier ressort, quand toutes les autres rubriques prévues ne conviennent pas.
SOMMAIRE (par rubrique)
1. Commande Publique 11
2. Urbanisme… 11
3. Domaine et Patrimoine 11
4. Fonction Publique 12
5. Institutions et Vie Politique 12
6. Libertés Publiques et Pouvoirs de Police 13
7. Finances Locales 13
8. Domaines de compétences par thèmes 15
9. Autres Domaines de compétences 15
1. COMMANDE PUBLIQUE
1.1. Marchés publics 1.1.1.Marchés 1.1.2.Accords-cadres
1.1.3.Avenants –décisions de poursuivre
1.1.4.Autres (composition de la commission d’appel d’offres - jury)
1.2. Délégations de service public
1.2.1.Principe de délégation de service public et rapport prévu à l’article L.1411-4 du CGCT 1.2.2.Autres (commission d’ouverture de plis)
1.3. Conventions de mandat
1.4. Autres contrats
1.4.1.Groupement de commandes (article 8-I-2° du code des marchés publics) 1.4.2.Délégation de maîtrise d’ouvrage (Loi n° 85-704 du 12 juillet 1985 dite « loi mop ») 1.4.3.Conventions publiques d’aménagement (art L.300-4 du code de l’urbanisme) 1.4.4.Partenariats public-privé (art L.1414-1 à L.1414-6 du CGCT)
1.4.5.Autres
1.5. Transactions (protocole d’accord transactionnel)
1.6. Actes relatifs à la maîtrise d’œuvre
1.7. Actes spéciaux et divers
2. URBANISME
2.1. Documents d’urbanisme
2.2. Actes relatifs au droit d’occupation et d’utilisation des sols
2.3. Droit de préemption urbain
3. DOMAINE et PATRIMOINE
3.1. Acquisitions
3.2. Aliénations
3.3. Locations
3.4. Limites territoriales
3.5. Actes de gestion du domaine public
3.6. Actes de gestion du domaine privé
4. FONCTION PUBLIQUE
4.1. Personnels titulaires et stagiaires de la fonction publique territoriale 4.1.1.Créations, transformations et suppressions d’emplois 4.1.2.Nomination
4.2. Fonction publique hospitalière
4.3. Autres catégories de personnels
4.4. Régime indemnitaire 4.5.1.Indemnités et primes 4.5.2.Avantages en nature 4.5.3.Autres
5. INSTITUTIONS ET VIE POLITIQUE
5.1. Élection de l’Exécutif
5.1.1.aires, adjoints, présidents et vice-présidents d’EP et d’EPCI, Président du Conseil général
5.1.2.Fixation du nombre des adjoints et vices-présidents de collectivités locales
5.2. Fonctionnement des assemblées et conseils
5.2.1.Règlement intérieur
5.2.1.1. Conseil général, OPAC, SDIS 5.2.1.2.Autres collectivités locales et EPCI
5.2.2.Délégations à l’exécutif ou au bureau 5.2.2.1.Conseil général, OPAC, SDIS 5.2.2.2.Autres collectivités locales et EPCI 5.2.3.Autres
5.3. Désignation des représentants
5.3.1.Conseil d’administration des CCAS et des CIAS 5.3.2.EPCI
5.3.3.Commissions d’appel d’offre
5.3.4.Jury de concours des marchés de maîtrise d’œuvre et d’appel d’offre 5.3.5.Commission de délégation de service public (DSP)
5.3.6.Autres
5.4. Délégation de fonctions 5.4.1.Délégations permanentes 5.4.2.Délégations temporaires
5.5. Délégation de signature
5.6. Exercice des mandats locaux 5.6.1.Indemnités des élus 5.6.2.Formation des élus
5.6.3.Mandats spéciaux et frais de déplacement des élus 5.6.4.Autres
5.7. Intercommunalité 5.7.1.Création, 5.7.2.Dissolution 5.7.3.Modifications statutaires
5.7.4.Commission de répartition des charges 5.7.5.Autres
5.8. Décision d’ester en justice 5.8.1.Conseil général, SDIS, OPAC 5.8.2.Communes et EPCI
6. LIBERTES PUBLIQUES ET POUVOIRS DE POLICE
6.1. Police municipale (Art. 2212-2 du CGCT)
6.1.1.Arrêté de péril concernant les immeubles menaçant ruine 6.1.2.Salubrité publique (sûreté, commodité de passage dans les rues…) 6.1.3.Tranquillité publique (bruits, troubles de voisinage, attroupements…) 6.1.4.Foires et marchés
6.1.5.Cimetières
6.1.6.Etablissements recevant du public (ERP) 6.1.7.Ouverture des commerces le dimanche 6.1.8.Autres
6.2. Pouvoirs du président du conseil général
6.3. Pouvoirs du président du conseil régional
6.4. Autres actes réglementaires
6.5. Actes pris au nom de l'Etat
7. FINANCES Locales
7.1. Décisions budgétaires (budgets primitifs, décisions modificatives, comptes administratifs …)
7.1.1.Budgets et comptes
7.1.1.1.Budgets primitifs
7.1.1.2.Autres actes budgétaires (Budgets annexes, budgets supplémentaires, décisions modificatives, comptes administratifs).
7.1.2.Débat d’orientation budgétaire
7.1.3.Délibérations afférentes aux documents budgétaires (budgets primitifs, décisions modificatives, comptes administratifs, affectation des résultats, approbation du compte de gestion)
7.1.4.Création, modification, suppression de régies de recettes et d’avances 7.1.5.Tarifs des services publics
7.1.5.1.Cantines scolaires 7.1.5.2.Transports scolaires 7.1.5.3.Autres
7.1.6.Ordre de réquisition du comptable
7.1.7.Avis sur lettre d’observation définitive de la Chambre régionale des comptes (CRC)
7.2. Fiscalité
7.2.1.Taux de fiscalité locale
7.2.2.Taxes et redevances d’enlèvement des ordures ménagères 7.2.3.Taxes et redevances d’eau et assainissement
7.2.4.Taxes de séjour 7.2.5.Autres taxes et redevances
7.3. Emprunts
7.3.1.Emprunts et renégociation 7.3.1.1.Conseil général, OPAC, SDIS 7.3.1.2.Communes et EPCI 7.3.2.Lignes de trésorerie 7.3.2.1.Conseil général, OPAC, SDIS 7.3.2.2.Communes et EPCI 7.3.3.Garanties d’emprunts accordées 7.3.3.1.Conseil général, OPAC, SDIS 7.3.3.2.Communes et EPCI 7.3.4.Autres
7.4. Interventions économiques en faveur des entreprises
7.4.1.Subventions aux entreprises 7.4.1.1.Conseil général 7.4.1.2.Communes et EPCI
7.4.2.Locations et location-vente, crédit-bail
7.4.2.1.Conseil général 7.4.2.2.Communes et EPCI 7.4.3.Ventes de terrains aux entreprises 7.4.3.1.Conseil général 7.4.3.2.Communes et EPCI
7.4.4.Autres interventions en faveur des entreprises
7.4.4.1.Conseil général 7.4.4.2.Communes et EPCI
7.5. Subventions
7.5.1.Demandes de subvention
7.5.2.Subventions accordées à d’autres collectivités publiques 7.5.3.Subventions accordées à des associations 7.5.4.Subventions aux établissements d'enseignement 7.5.5.Subventions accordées à d’autres bénéficiaires
7.6. Contributions budgétaires 7.6.1.Contributions des communes aux EPCI 7.6.2.Autres contributions budgétaires
7.7. Avances
7.8. Fonds de concours
7.9. Prise de participation (sociétés d’économie mixte, autres organismes…)
7.10. Divers
8. DOMAINES DE COMPETENCES PAR THEMES
8.1. Enseignement 8.1.1.Logements de fonction 8.1.2.Frais de scolarité 8.1.3.Classes de découvertes
8.1.4.Interventions du Conseil général 8.1.5.Autres
8.2. Aide sociale
8.2.1.Insertion
8.2.2.Personnes âgées et handicapées 8.2.3.Aide sociale à l'enfance 8.2.4.Secours exceptionnels 8.2.5.Autres
8.3. Voirie
8.4. Aménagement du territoire
8.5. Politique de la ville, habitat, logement
8.6. Emploi, formation professionnelle
8.7. Transports
8.8. Environnement
8.9. Culture
9. AUTRES DOMAINES DE COMPETENCES
9.1. Autres domaines de compétences des communes
9.2. Autres domaines de compétences des départements
9.3. Autres domaines de compétences des régions
9.4. Vœux et motions
* * *
Vu pour être annexé à la convention,
Pour la Préfecture de la Meuse, Pour la Commune de
le le
Xxxxxxx XXXXXXXX Le Maire
Pour le Préfet et par délégation La Secrétaire Général
Xxxxxxxxx XXXXX-XXXXXXX