Contract

CONVENTION ENTRE LE DEPARTEMENT ET LA COMMUNE DE LEVALLOIS-PERRET RELATIVE A L’ACCOMPAGNEMENT DES BENEFICIAIRES DU RSAAU TITRE DE L’ANNEE 2023

Entre

Le Département des Hauts-de-Seine ayant son siège à l’Hôtel du Département Arena – 00 xxx xxx Xxxxxxx Xxxxx – 00000 Xxxxxxxx, représenté par le Président du Conseil départemental, agissant au nom et pour le compte de ladite collectivité envertu d’une délibération de la Commission Permanente du 28 novembre 2022,

ci-après désigné par les termes : « le Département », D’une part,

Et

La Commune de Levallois-Perret ayant son siège à l’Hôtel de Ville, Place de la République 92300 Levallois-Perret, représentée par son Xxxxx, Madame Xxxxx XXXXXXX-XXXXX, dûment habilitée par délibération de son Conseil municipal,

ci-après désignée par les termes : « La commune de Levallois-Perret »,

D’autre part,

Il est tout d’abord exposé ce qui suit :

Conformément aux articles L. 121-1 et L. 263-1 du code de l’action sociale et des familles (CASF), le département définit et met en œuvre la politique d'action sociale et d’insertion.

Il planifie les actions d’insertion, coordonne les actions menées sur son territoire et organise la participation des personnes morales à la définition des orientations en matière d'action sociale et à leur mise en œuvre.

Plus particulièrement, la mise en œuvre du revenu de solidarité active (RSA) et l’accompagnement vers l’emploi de ses bénéficiaires relèvent de la responsabilité du département.

De nombreux intervenants, notamment d’autres collectivités territoriales, les organismes chargés de l’emploi et de la formation professionnelle ainsi que les associations œuvrant dans le domaine de l’insertion, participent à la mise en œuvre de cette politique d’action sociale.

A ce titre, une commune peut se voir confier des missions d’accompagnement et d’insertion professionnelle des bénéficiaires de l’allocation.

Ainsi, convaincus de l’intérêt de s’organiser pour apporter une réponse commune pour une politique d’insertion et de retour vers l’emploi coordonnée, le Département et la commune de Levallois-Perret se sont engagés depuis 2019 pour offrir une réponse globale et de proximité en matière d’insertion professionnelle.

Aussi, le Département et la commune de Levallois-Perret souhaitent poursuivre Xxxx coopération innovante en matière d’accompagnement renforcé vers l’emploi du public bénéficiaire du RSA.

Ce partenariat traduit la volonté commune de développer une politique forte d'accompagnement des bénéficiaires du RSA, afin de leur permettre un parcours d'insertion cohérent notamment en matière de retour à l’emploi, et de passer ainsi progressivement d’une logique de moyens à une logique de résultats.

La mise en place de cet accompagnement au sein du Service Insertion de la commune de Levallois- Perret à vocation à mettre en adéquation l’offre d’emploi et la demande des bénéficiaires du RSA relevant de la commune.

Ceci étant exposé, il est convenu ce qui suit :

Article 1 : Objet de la convention

La présente convention définit les engagements réciproques des parties ainsi que les missions d’insertion professionnelle confiées par le conseil départemental des Hauts-de-Seine à la commune de Levallois- Perret.

Elle a également pour objet de définir les modalités de protection des données personnelles.

Article 2 : Le dispositif

Article 2.1 : le Département, pilote du dispositif RSA

Dans le cadre de la présente convention, intégrant la dimension d’accès aux droits qui marquent l’intervention des équipes départementales de proximité, le Département prend en charge l’instruction des demandes de RSA, à travers des « Plateformes » d’instruction, d’orientation et de gestion des droits et devoirs.

Les demandes de RSA peuvent ainsi être formulées directement par télé-service ou auprès des services du Département et de ses partenaires.

Le Service des solidarités territoriales du Département assure la supervision du suivi des parcours et la validation des projets des bénéficiaires.

Article 2.2 : Public concerné

Sont concernés par ce dispositif d’accompagnement les bénéficiaires du RSA en parcours emploi n’étant pas pris en charge par Pôle emploi dans un portefeuille d’accompagnement renforcé.

Le Département confie à la commune de Levallois-Perret un flux de 120 à 150 bénéficiaires du RSA en suivi.

Seront ainsi orientés vers le service insertion de la commune de Levallois-Perret :

- En démarrage d’action :

o Entre 80 et 100 usagers de l’Espace insertion actuel, mis en place par convention en date du 4 mars 2022 et prenant fin le 31 décembre 2022, s’inscrivant dans un parcours emploi requérant un accompagnement de proximité (après examen partagé de la file active et répartition du portefeuille entre les services) ;

- En flux :

o Les nouveaux bénéficiaires entrants, s’inscrivant dans un parcours emploi requérant un accompagnement de proximité ;

o Les usagers dont l’évolution du parcours social permet de travailler une perspective emploi ;

L’inscription des bénéficiaires suivis dans ce cadre en tant que demandeur auprès de Pôle emploi est obligatoire.

Article 2.3 : Le Service Insertion, de la commune de Levallois-Perret, service référent RSA

La commune de Levallois-Perret est nommée référent de parcours pour les bénéficiaires du RSA qui lui sont orientés, et met en place un accompagnement renforcé vers l’emploi.

A réception de la liste des bénéficiaires, transmise par le Département, la commune détermine le profil du demandeur et propose au Département l’orientation du bénéficiaire.

A ce titre, la commune de Levallois-Perret propose des orientations et coordonne les interventions d'acteurs départementaux, communaux ou associatifs notamment, auprès de l’usager en s’appuyant sur les offres de service existantes en matière d’emploi et d’accompagnement professionnel.

La commune de Levallois-Perret s’engage à mobiliser son offre locale et/ toute action du Programme départemental d’insertion et de retour à l’emploi (PDI-RE), de Pôle emploi ou de la Région dans une démarche d’articulation des moyens existants pour favoriser l'accès à l’emploi.

En qualité de service référent, le Service Insertion de la commune de Levallois-Perret s’engage à appliquer les règles de gestion du dispositif RSA telles que fixées par le Département et à contractualiser les parcours d’accompagnements confiés via les outils de gestion départementaux.

De plus, tous les bénéficiaires suivis par la commune de Levallois-Perret doivent être inscrits et actifs sur la plateforme Job 92.

Article 3 : Modalités de l’accompagnement :

Article 3 .1 : durée et contractualisation

Tout accompagnement est formalisé dans des contrats d’engagements réciproques (CER) dont la validation est assurée par le Service des solidarités territoriales du Département.

Afin d’assurer la dimension renforcée de cet accompagnement, des modes et un rythme de contacts entre réfèrent et usagers (rendez-vous téléphoniques, physiques, sur site, hors les murs, contacts ...) sont fixés par le référent de parcours au démarrage de l’accompagnement.

L’accompagnement des bénéficiaires du RSA par le Service Insertion de la commune de Levallois-Perret est de 18 mois à compter de leur orientation.

La fin de l’accompagnement se formalise par la présentation de la situation en équipe pluridisciplinaire en vue de déterminer la suite du parcours sur la base des préconisations émises par la commune de Levallois-Perret.

A titre exceptionnel, la durée de l’accompagnement par la commune de Levallois-Perret peut être prolongée de 6 mois par l’équipe pluridisciplinaire afin de soutenir ou de concrétiser une sortie positive (entrée en formation ou en emploi notamment).

Article 3.2: Les équipes pluridisciplinaires

En qualité de service référent, la commune de Levallois-Perret participe à l’équipe pluridisciplinaire et contribue à l’étude collégiale des situations présentées en révision, en réorientation ou en sanction.

La commune de Levallois-Perret s’engage à soumettre à l’équipe pluridisciplinaire toute situation relevant de sa compétence, notamment dans le cadre:

- d’une réorientation vers un autre service réfèrent à l’issue de l’accompagnement renforcé ;

- d’une révision de la situation ;

- d’une sanction pour absence aux rendez-vous ou non-respect des conditions prévues au CER.

Article 3.3: Coordination opérationnelle

La commune de Levallois-Perret, par son responsable du Service Insertion et le Département, par son responsable d’unité « Accompagnement et suivi du public » au sein du Service de Solidarités Territoriales ainsi que son Service Insertion, partagent activement la coordination du dispositif.

Le Département et la commune de Levallois-Perret s’engagent à assurer des liaisons de travail fluides et régulières, notamment sur le suivi du portefeuille des référents et la mise en œuvre des procédures liées au dispositif.

Article 4 : Systèmes d’information et habilitations

Aux fins d’exécution des actions confiées par la présente convention, le Département met à disposition son logiciel métier SOLIS RSA, qui permet le suivi des situations individuelles et des parcours des bénéficiaires du RSA mais aussi l’exploitation des données à des fins de suivi de l’activité. L’accès ainsi mis à disposition permet la lecture et l’écriture.

A ce titre, les agents du Service Insertion de la commune de Levallois-Perret sont formés et habilités à l’utilisation du progiciel de gestion « SOLIS RSA » pour le suivi quotidien de tous les éléments du parcours de l’allocataire et de ses ayant droits.

Afin d’habiliter les agents qui utiliseront « Solis RSA » la commune de Levallois-Perret indique pour chaque agent à habiliter :

▪ le nom

▪ le prénom

▪ la fonction

▪ l’adresse mail professionnelle

▪ le numéro de téléphone professionnel

Pour toute modification dans les habilitations des outils SOLIS (départ d’un agent ; recrutement d’un nouvel agent), la commune de Levallois-Perret s’engage à adresser dans les meilleurs délais ces informations actualisées.

Le Département est donc fondé à prendre les mesures nécessaires pour sauvegarder l’intégrité de son système informatique, son bon fonctionnement et le respect de la confidentialité des données détenues au sein du Service Insertion de la commune de Levallois-Perret.

L’utilisation généralisée de l’outil informatique et des systèmes d’information du Département mais également celui de la CAF (CDAP) et de Pôle Emploi (DUDE) doit s’inscrire dans le respect des lois et règlements qui encadrent les activités informatiques. Les signataires s’engagent à n’utiliser ces accès qu’aux seules fins des actions décrites à l’article 2 et respecter les procédures départementales ainsi que celles de la CAF et Pôle Emploi dans son utilisation de l’outil. Tout utilisateur est responsable de l’usage des ressources informatiques et du réseau auxquels il a accès.

Pour toute modification dans les habilitations de CDAP et DUDE (départ d’un agent ; recrutement d’un nouvel agent), la commune de Levallois-Perret s’engage à adresser dans les meilleurs délais ces informations actualisées.

La commune de Levallois-Perret s’engage à ce que leurs agents habilités utilisent l’accès aux données dans le strict respect des missions et conditions décrites à la présente convention.

En cas d’aide à l'accomplissement des démarches, la commune de Levallois-Perret s’engage à respecter les bonnes pratiques diffusées par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés. Elle s’engage notamment à utiliser un mandat, dont un exemple figure en annexe 1 de la présente convention.

La Commune de Levallois-Perret s’engage à communiquer à l’usager, notamment par le biais d’une notice remise en mains propres, l’information légale relative à l’utilisation qui sera faite des données personnelles de l’usager au titre de son suivi. Le contenu de cette information légale est communiqué par le Département à la commune de Levallois-Perret. En cas d’évolution de la rédaction de cette information légale, la commune de Levallois-Perret s’engage à la diffusion immédiate de toute nouvelle rédaction de la mention légale d’information auprès des demandeurs et bénéficiaires du RSA.

Toute autre utilisation par la commune de Levallois-Perret des données ainsi mises à disposition est strictement prohibée, à moins que la règlementation l’y oblige. Il est notamment prohibé d’héberger sous format numérique ou format papier dans le système d’information de la Commune de Levallois- Perret toute information relative aux dossiers d’usagers bénéficiaires du RSA. En cas d’obligation légale pour les partenaires de traiter les données des bénéficiaires du RSA à d’autres fins que celles prévues par la présente convention, la Commune de Levallois-Perret est responsable du traitement au sens du Règlement Général de Protection des Données 2016-679 (RGPD) et s’assurera de la conformité de ce traitement au regard du RGPD, de telle sorte que le Département ne puisse jamais en être inquiété.

A ce titre, la Commune de Levallois-Perret s’assure notamment de l’information des personnes concernées, de la minimisation des données et de leur sécurité.

Par ailleurs, la commune de Levallois-Perret s’engage à :

• assurer la sécurité des postes de travail et de manière générale de l’ensemble de leur système d’information,

• s’assurer que les comptes fournis ne sont en aucun cas partagés (comptes nominatifs)

• Procéder à une revue régulière des habilitations et communiquer au Département le résultat de cette revue,

• informer, sensibiliser et responsabiliser leurs personnels à garder le mot de passe secret, à ne pas communiquer l’identifiant et le mot de passe d’accès à SOLIS RSA, CDAP et DUDE à d’autres agents non habilités,

• s’assurer que l’accès aux données soit strictement limité aux finalités autorisées dans la présente convention.

Ces mesures de protection des données sont complétées par les dispositions prévues à l’annexe 2 intitulée « Clauses de sous-traitance et de confidentialité des données à caractère personnel ».

La Commune de Levallois-Perret s’engage à former et sensibiliser son personnel sur l’ensemble de ces engagements.

Le Département s’engage à mettre tous les moyens en œuvre afin de permettre un accès à SOLIS RSA, dans les conditions prévues dans la présente convention, sauf en cas de maintenance ou de défaillance du prestataire technique assurant l’hébergement et / ou la fourniture d’accès au réseau.

En aucun cas, la responsabilité du Département ne pourra être recherchée en cas de difficulté ou d’impossibilité d’accès au logiciel.

Article 5 : Les moyens

Le Service Insertion de la commune de Levallois-Perret est composé :

- d’une coordonnatrice du Service Insertion (1 ETP) qui coordonne les actions, assure l’orientation des nouveaux entrants, accompagne les travailleurs indépendants, les créateurs d’entreprise ainsi que les publics dont les situations sont particulièrement lourdes ;

- d’un conseiller professionnel (1 ETP) ;

- d’un secrétariat (0.5 ETP).

Les actions en faveur des publics accueillis sont renforcées par le Service Insertion de la commune par :

- la mise en place d’ateliers de coaching, de posture professionnelle et techniques de recherche d’emploi, numériques et accès aux droits ;

- la mobilisation des publics aux différentes actions menées par les services internes ou partenaires ainsi que le suivi des clauses d’insertion ;

- l’organisation de permanences régulières au sein de « la Maison France Service » située 00, Xxxxxxx Xxxxxxxxxx x Xxxxxxxxx-Xxxxxx (00000) au service Accueil, information, orientation des bénéficiaires du RSA.

Article 6 : Modalités financières

Afin de soutenir la mise en œuvre de l’action définie par la présente convention, d’un budget prévisionnel total d’un montant de 158 724 €, et à la condition que la commune de Levallois-Perret respecte toutes les clauses de la présente convention, le Département s’engage à verser à cette dernière une subvention annuelle de fonctionnement d’un montant total de 127 000 € au titre de l'année 2023.

La subvention est versée comme suit :

- un acompte de 80 % dès la notification de la convention ;

- le solde, en tout ou partie, après l’évaluation et le contrôle, quantitatif et qualitatif, de la réalisation des actions, de l’utilisation des aides attribuées et de la bonne exécution générale de la convention, sur présentation des documents prévus.

Un avenant fixe le montant annuel de la subvention du Département pour les années 2024 à 2026, et sous réserve de la transmission d'une demande et du budget d’action afférent et dans les conditions définies à l’article 12 de la présente convention.

En cas d’inexécution ou de modification substantielle des conditions d’exécution de la convention par la commune de Levallois-Perret, le Département peut exiger le remboursement de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention, diminuer ou suspendre le montant de la subvention, après examen des justificatifs présentés par la commune de Levallois-Perret.

L’utilisation de la subvention départementale à des fins autres que celles prévues à la présente convention entraîne la résiliation de la convention et le remboursement intégral de la subvention au Payeur départemental.

Article 7 : Pilotage et Evaluation par le Service Insertion du Département

a) Le comité de pilotage opérationnel du projet

Le comité de pilotage, constitué des représentants des parties signataires de la convention, assure le bon fonctionnement et la réalisation des objectifs. Il se réunit au moins une fois par an pour assurer les ajustements nécessaires en cas de besoin, ainsi qu’en septembre 2023 pour permettre de dresser le bilan après 8 mois d’action.

b) L’évaluation

Afin de mener l’évaluation du dispositif, un bilan est transmis au Service Insertion du Département par la commune de Levallois-Perret et présenté au comité de pilotage en exploitant les données de la commune et les données SOLIS RSA.

Le bilan s’appuie notamment sur les indicateurs suivants :

- le nombre de bénéficiaires suivis sur l’année, et la durée des accompagnements ;

- la durée moyenne des CER conclus ;

- le nombre et la nature des actions intégrées sur orientation de la commune de Levallois-Perret ;

- le nombre et la nature des préconisations faites en équipe pluridisciplinaire par la commune de Levallois-Perret en qualité de service référent ;

- le nombre de sorties positives et durables, en emploi notamment (une seule sortie étant prise en compte par personne et par an).

Sont également pris en considération d’un point de vue qualitatif les éléments suivants :

- le maillage partenarial entre le Département et la commune de Levallois-Perret ;

- l’application des processus et utilisation des outils départementaux ;

- la pertinence de l’offre de service de la commune de Levallois-Perret auprès des usagers.

Ces mêmes données sont transmises au Service Insertion du Département trimestriellement.

La commune de Levallois-Perret s’engage à faciliter le contrôle par le Département, tant d’un point de vue quantitatif que qualitatif, de la réalisation des activités prévues, de l’utilisation des aides attribuées et d’une manière générale de la bonne exécution de la présente convention.

Le Département procède à tout contrôle ou investigation qu’il juge utile, tant directement que par des personnes ou organismes dûment mandatés par lui, pour s’assurer du respect des engagements de la commune de Levallois-Perret vis-à-vis du Département.

Sur simple demande du Département, la commune de Levallois-Perret lui communique tous les documents de nature juridique, fiscale, sociale, comptable et de gestion utiles.

Article 8 : Obligations d’information générale et communication

La commune de Levallois-Perret informe le Département des éléments suivants :

- modifications intervenues dans son personnel en lien avec l’activité ;

- modifications intervenues dans son compte bancaire avec transmission du nouveau relevé d’identité bancaire correspondant dans les meilleurs délais ;

- changement de locaux avec transmission dans les plus brefs délais des nouvelles coordonnées ;

- modifications intervenues dans la mise en œuvre de l’action mentionnée à l’article 2 (en cas d’inexécution, de modification substantielle ou de retard dans la mise en œuvre de la présente convention).

La commune de Levallois-Perret s’engage à mentionner le partenariat du Département et à faire figurer sur l’ensemble des documents de communication et invitations, le logotype du Département conformément à la charte graphique départementale.

Tout document et/ou signalétique de communication doit être envoyé avant son édition sous forme de fichier PDF au Pôle Communication (xxxxxxxxxxxxx@xxxxx-xx-xxxxx.xx).

Concernant les sites web, la mention et le logotype font l’objet d’un lien avec le site

« xxxxx-xx-xxxxx.xx ».

Article 9 : Responsabilités - Assurances - Obligations diverses - Impôts et Taxes.

La Commune de Levallois-Perret exerce les activités mentionnées à l’article 2 ci-dessus sous sa propre responsabilité. Elle s’engage à contracter toute police d’assurance nécessaire afin de garantir sa responsabilité.

La Commune de Levallois-Perret s’engage à satisfaire à toutes ses obligations réglementaires en matière de contrôle et de vérification de ses équipements et installations ainsi que de formation de ses personnels. Dans ce cadre, elle veille notamment à ce que ses locaux soient accessibles et en conformité avec la réglementation concernant la sécurité incendie.

Elle attache une attention particulière aux conditions matérielles d’accueil des bénéficiaires.

La commune de Levallois-Perret s’acquitte de toutes les taxes et redevances présentes ou futures constituant ses obligations fiscales de telle sorte que la responsabilité du Département ne puisse être mise en cause en aucune façon.

Article 10 : Prise d’effet – durée

La présente convention s’exécute à compter du 1er janvier 2023 pour une durée d’un an. Elle peut être renouvelée pour la même durée par reconduction tacite sauf dénonciation par l’une ou l’autre des parties, deux mois avant son terme, sans que sa durée n’excède trois ans, soit une échéance au plus tard le 31 décembre 2025.

Article 11 : Avenant

Toute modification des conditions ou modalités d’exécution de la présente convention, définie d’un commun accord entre les parties, fait l’objet d’un avenant précisant les éléments modifiés de la convention, sans que ceux-ci puissent conduire à remettre en cause l’objet de la convention.

Article 12 : Résiliation

En cas de non-respect par la commune de Levallois-Perret d’un quelconque de ses engagements contractuels, le Département peut résilier de plein droit la présente convention, à l’expiration d’un délai de deux mois suivant l’envoi d’une mise en demeure adressée par lettre recommandée avec avis de réception resté sans effet.

Toute résiliation dans les conditions précitées entraine la restitution au Département de tout ou partie de la subvention versée au titre de la présente convention.

En cas de résiliation de la présente convention, il est entendu que le Département exerce sa compétence pour mettre en place, au regard du principe de la continuité du service public, des nouvelles modalités de prise en charge des allocataires pour la poursuite des actions engagées par la commune de Levallois-Perret.

Article 13 : Litiges

Tout différend qui s’élèverait entre les parties au sujet de l’exécution de la présente convention et qui n’aurait pas fait l’objet d’un règlement à l’amiable est soumis à la juridiction compétente.

Fait à Nanterre en 2 exemplaires originaux, le

Pour la Commune de Levallois-Perret, Pour le Département de Hauts-de-Seine,

Le Président du Conseil départemental

ANNEXE 1

Exemple de mandat pour l’utilisation de données à caractère

personnel (« je fais à la place de »)

Attention : ce document est un exemple de mandat permettant exclusivement d’encadrer la

collecte et l’utilisation des données personnelles d’un usager, par un intervenant du secteur social, dans le cadre d’un accompagnement au numérique. Il n’a pas vocation à encadrer

l’accompagnement de manière générale.

Je soussigné, M. ou Mme X (ci-après le mandant) autorise M. ou Mme. Y (ci-après le mandataire), professionnel de l’action sociale au sein de (nom de l’organisme Z) à réaliser en mon nom, mes démarches sur Internet, conformément aux dispositions des articles 1984 et suivants du Code civil.

1. Missions

Le mandataire s’engage à accomplir, au nom et pour le compte du mandant, les missions suivantes : (Il convient de lister de manière exhaustive l’ensemble des démarches qui vont être réalisées par le

professionnel.) [Par exemple] :

- création d’une adresse de messagerie ;

- enregistrement des identifiant et mot de passe de la messagerie ;

- création d’un compte personnel sur le site de […]

- enregistrement des identifiant et mot de passe de mon compte personnel;

- réalisation de l’ensemble des démarches en ligne ;

- suppression ou mise à jour des informations me concernant lorsqu’elles ne sont plus à jour.

2. Enregistrement et utilisation des données à caractère personnel

Le mandataire ne doit collecter et enregistrer que les seules informations strictement nécessaires au regard des démarches susvisées.

Le mandataire ne doit utiliser les informations concernant le mandant que pour les seules démarches susvisées. S’il a besoin de les utiliser pour d’autres démarches, il doit au préalable en informer le mandant et en demander l’autorisation.

Le mandataire s’engage à mettre à jour puis à supprimer l’ensemble des informations relatives au mandant lorsqu’elles ne sont plus nécessaires à la réalisation des démarches lui incombant au titre du mandat.

3. Information et transparence

Le mandataire informe le mandant des droits dont il/elle dispose, prévus par les articles 13 à 22 du Règlement général sur la protection des données (RGPD), et notamment de la possibilité de mettre fin à tout moment au mandat.

Le mandataire doit s’assurer que l’information a été réalisée de manière concise, transparente,

compréhensible et aisément accessible conformément aux dispositions de l’article 12 du RGPD.

Le mandataire doit informer régulièrement le mandant de toutes les actions qu’il effectue à sa place

(ex. : mise à jour d’informations, courrier électronique envoyé, etc.).

4. Confidentialité

Le mandataire est soumis à une obligation de confidentialité. Il ne doit en aucun cas divulguer les informations du mandant à des tiers lorsque cette divulgation n’est pas nécessaire à l’accomplissement des démarches dont il est responsable (ex. : il ne doit pas communiquer des informations concernant le mandant à son collègue de travail).

Le mandataire enregistre les informations du mandant de manière sécurisée et notamment prend toutes précautions conformes aux usages et à l’état de l’art pour assurer la sécurité physique et logique de ces données.

5. Durée du mandat

Le présent mandat est accepté et consenti pour la durée nécessaire à l’accomplissement des missions

du mandataire.

Le mandat prend fin lorsque la réalisation des démarches susvisées ont été accomplies, ou à tout moment si le mandant ou le mandataire décide de révoquer le mandat.

6. Responsabilités

Le mandataire est tenu d’accomplir le mandat tant qu’il en demeure chargé, et répond des dommages et intérêts qui pourraient résulter de son inexécution conformément à l’article 1991 du Code civil.

7. Signature des parties

Fait à [lieu], le […] Fait à [lieu], le […]

Le mandant Le mandataire

Annexe 2

CLAUSES DE SOUS-TRAITANCE ET DE CONFIDENTIALITE DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Selon l’article 29 du règlement européen 2016/679 sur la protection des données personnelles (RGPD), le sous-traitant et toute personne agissant sous l'autorité du responsable du traitement, qui a accès à des données à caractère personnel, ne peut pas traiter ces données, excepté sur instruction du responsable du traitement, à moins d'y être obligé par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre.

Les présentes clauses ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles les partenaires s’engagent à effectuer pour le compte du Département les opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après.

Les partenaires sont autorisés à traiter pour le compte du Département les données à caractère personnel nécessaires pour fournir le ou les action(s) figurant à la présente convention, notamment à son article 2.

Les partenaires interviennent pour le compte du Département en qualité de sous-traitant au sens du règlement européen 2016/679 sur la protection des données personnelles (RGPD). Les partenaires s’engagent à permettre la mise en œuvre d’un traitement de données personnelles conformément à la règlementation relative à la protection des données personnelles.

Le Département s’acquitte, en sa qualité de responsable du traitement, des formalités déclaratives du traitement de données personnelles relatifs aux dossiers des usagers concernés. Les partenaires s’engagent à lui fournir toute information utile afin de procéder à ces formalités et à en assurer le respect.

Les partenaires s’engagent à coopérer avec le Département et à l’aider à satisfaire aux exigences légales relatives à la protection des données à caractère personnel qui lui incombent, afin notamment de respecter les droits des personnes concernées en vertu du RGPD.

Les supports informatiques et documents fournis par le Département aux partenaires restent la propriété du Département.

Les données contenues dans ces supports et documents sont strictement couvertes par le secret professionnel (article 226-13 du code pénal), il en va de même pour toutes les données dont les partenaires prennent connaissance à l’occasion de l’exécution de la présente convention. Les partenaires s’engagent par conséquent à respecter les obligations suivantes et à les faire respecter par leur personnel :

- Les partenaires agiront uniquement sur les instructions documentées du Département. A ce titre, Les partenaires s’engagent à ne pas utiliser les données personnelles pour leur propre compte ou pour celui d’un tiers et à ne pas utiliser les données personnelles, documents et informations traités à des fins autres que celles spécifiées à la présente convention ;

- ne prendre aucune copie des données personnelles, documents et supports d’informations

confiés par le Département et utilisés par les partenaires;

- ne pas divulguer ces documents ou informations à d’autres personnes, qu’il s’agisse de personnes privées ou publiques, physiques ou morales, sauf disposition légale contraire et sous réserve d’en informer au préalable le Département ;

- prendre toutes mesures permettant d’éviter toute utilisation détournée ou frauduleuse des

fichiers informatiques ;

Les Parties s’engagent à coopérer avec l’autorité de protection des données compétente, notamment en cas de demande d’information qui pourrait leur être adressée ou en cas de contrôle.

Les partenaires s’engagent à prendre toutes précautions utiles conformes aux règles de l’art afin de préserver la sécurité des informations et notamment de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés, notamment lorsque le Traitement comporte des transmissions de données dans un réseau, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou communication à des personnes non autorisées.

S’ils disposent d’une certification, les partenaires informent le Département qu’ils disposent de ladite certification. Les partenaires communiqueront au Département le périmètre concerné par la certification. Par ailleurs, ils s’engagent à maintenir pendant toute la durée de la convention les critères permettant de répondre aux exigences de la certification obtenue.

Les partenaires fournissent au Département, sur demande, la politique de sécurité des systèmes d’information qu’ils ont mis en place le cas échéant et l’informe des évolutions de cette politique, ainsi que son plan d’assurance sécurité. Ils tiennent à la disposition du Département les documents relatifs à la sécurité des données comprenant notamment la documentation technique nécessaire, les analyses de risques en lien avec les traitements de données effectués pour le compte du Département et la liste détaillée des mesures de sécurité mises en œuvre.

Si nécessaire, les partenaires s’engagent à participer à la préparation du dossier d’homologation prévu par le Référentiel Général de Sécurité prévu par l’ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 en vue d’un passage en commission. A ce titre, ils peuvent être amenés à participer à la Commission d’homologation.

Les partenaires s’engagent à communiquer au Département la survenance de toute faille de sécurité pouvant compromettre les données. Cette communication devra être effectuée dans le délai de 24h qui suit la connaissance de la faille.

Les partenaires s’engagent à prendre les mesures nécessaires, conformes à l’état de l’art, pour assurer la conservation et l’intégrité des documents et informations traités pour l’exécution de la présente convention.

Les partenaires s’engagent à soumettre à autorisation écrite spécifique du Département le choix de ses sous-traitants ayant accès aux données à caractère personnel. Ils s’engagent à accompagner sa demande d’autorisation d’un descriptif des activités confiées à son propre sous-traitant. En cas de recrutement d’autres sous-traitants ultérieurs, les partenaires doivent recueillir l’autorisation écrite, préalable et spécifique du Département.

La localisation des données traitées notamment par les sous-traitants des partenaires ou sous-traitants ultérieurs doit être située en France ou dans l’Union Européenne. Il en est de même pour la localisation des accès aux données.

Les partenaires s’engagent à reporter dans les engagements qu’ils contractent avec leurs sous-traitants les obligations de protection des données personnelles qui lui incombent au titre de la présente convention. Ils s’engagent à ce que leurs sous-traitants soient tenus de respecter les obligations de la présente convention pour le compte et selon les instructions du Département. Il appartient aux partenaires de s’assurer que ses sous-traitants présentent les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde au RGPD. Si les sous-traitants des partenaires ne remplissent pas leurs obligations en matière de protection des données, les partenaires demeurent pleinement responsable devant le Département de l’exécution par les sous-traitants des partenaires de leurs obligations.

Les partenaires s’engagent en sus :

- à informer immédiatement le Département si ils considèrent qu’une instruction constitue une violation du règlement européen sur la protection des données ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données

- Si ils sont tenus de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel ils sont soumis, ils doivent informer le Département de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public

- à prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut

- dans la mesure du possible, les partenaires doivent aider le Département à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées, notamment : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).

- Si des personnes concernées exercent auprès des partenaires des demandes d’exercice de leurs droits, les partenaires doivent, dès réception, adresser ces demandes par écrit au délégué à la protection des données du Département à l’adresse électronique suivante : xxx@xxxxx-xx-xxxxx.xx

- Les partenaires notifient le Département par écrit, notamment son Délégué à la protection des données aux coordonnées ci-dessus, de toute violation de données à caractère personnel dans les 24h qui suivent la connaissance de la violation. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile permettant au Département, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.

La notification contient au moins:

. la description de la nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d'enregistrements de données à caractère personnel concernés ;

. le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d'un autre point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;

. la description des conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ;

. la description des mesures prises ou que le responsable du traitement propose de prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

Si, et dans la mesure où il n’est pas possible de fournir toutes ces informations en même temps, les

informations peuvent être communiquées de manière échelonnée sans retard indu.

- Les partenaires aident le Département à réaliser - le cas échéant - les analyses d’impact relatives à la protection des données ainsi que – le cas échéant - la consultation préalable de l’autorité de contrôle.

Les partenaires communiquent au Département le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données, s’ils en ont désigné un conformément à l’article 37 du règlement européen sur la protection des données.

Les partenaires déclarent tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement

effectuées pour le compte du Département comprenant :

• le nom et les coordonnées de le Département, des éventuels sous-traitants et, le cas échéant, du délégué à la protection des données;

• les catégories de traitements effectués pour le compte de le Département;

• le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l'identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l'article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du règlement européen sur la protection des données, les documents attestant de l'existence de garanties appropriées;

• dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles, y compris entre autres, selon les besoins :

o la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel;

o des moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement;

o des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique;

o une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.

Les partenaires mettent à la disposition du Département la documentation nécessaire pour démontrer le respect de ses obligations et pour permettre la réalisation d’audits par le Département ou par un auditeur mandaté.

Le Département se réserve le droit de procéder à toute vérification qui lui paraîtrait utile pour constater le respect par les partenaires de leurs obligations au titre de la présente convention, notamment par le biais d’un audit. En cas d’audit, le Département en informe les partenaires au plus tard 15 jours ouvrés avant le commencement dudit audit. En cas de violation de données, et afin de pouvoir mettre fin à la violation dans les meilleurs délais, le Département informe les partenaires d’un audit mené par lui-même ou par un auditeur mandaté, au plus tard 48h avant le commencement de l’audit.

L’audit doit permettre de s’assurer que les mesures de sécurité et de confidentialité mises en place ne peuvent être contournées sans que cela ne soit détecté et notifié.

Les partenaires s’engagent à répondre aux demandes d’audit du Département et effectuées par le Département ou par un tiers de confiance qu’il aura sélectionné, reconnu en tant qu’auditeur indépendant, c'est-à-dire indépendant des partenaires, ayant une qualification adéquate, et libre de fournir les détails de ses remarques et conclusion d’audit au Département.

A la suite d’un audit, les partenaires s’engagent à mettre en œuvre les mesures de sécurité qui apparaîtront nécessaires et conformes à l’état de l’art au moment des conclusions de l’audit.

Les instructions données par le Département pour l’exécution des présentes clauses font partie de l’exécution de la présente convention et ne donnent pas lieu à la signature d’un avenant pour leur mise en œuvre. Toute évolution règlementaire ou législative sur la protection des données à caractère personnel, ainsi que toute évolution en matière de recommandations de la CNIL ou de règles de l’art dans le domaine de la sécurité des données en cours d’exécution de la convention et toute

modification éventuelle demandée par le Département afin de se conformer aux dites règles fait partie

de l’exécution de la convention.

Le Département pourra prononcer la résiliation immédiate de la convention, sans indemnité en faveur des partenaires, dans le cas où les partenaires ne respecteraient pas les instructions du Département permettant l’application des clauses figurant à la présente annexe.