CONDITIONS GENERALES

CONDITIONS GENERALES

CHAMP D’APPLICATION

PARTIES

Les présentes conditions générales sont d’application à toutes les relations professionnelles entre le professionnel, SPRL FIDUCIAIRE MAENHOUT dont le siège social est situé à 0000 XXXX-XXX-XXXXXXXXXX, Avenue Xxxx Xxxxxx 361/7, inscrit à la BCE sous le n° 0886.938.405, et le client.

Toute dérogation doit être acceptée expressément et par écrit par les deux parties.

En cas de contradiction entre le contenu des présentes conditions générales et la lettre de mission, la lettre de mission prime.

Conformément au droit commun, la responsabilité du professionnel ne peut être recherchée que pour des

missions dont il est démontré qu’elles ont été acceptées par lui.

CONCLUSION DU CONTRAT

A défaut de clause contraire dans la lettre de mission, la convention est conclue et prend effet :

- soit au moment où le professionnel réceptionne la lettre de mission, signée par le client, et la contresigne à son tour ;

- soit au moment où le professionnel commence à exécuter la mission, à la demande du client, lorsque cette exécution débute à un moment antérieur en raison de circonstances exceptionnelles ou urgentes.

Lorsque le professionnel n’a pas encore réceptionné la lettre de mission signée par le client, toutes les relations professionnelles entre les parties sont soumises aux présentes conditions générales et à la lettre de mission, pour autant que ces documents contractuels aient été remis au client.

DUREE ET RESILIATION DE LA CONVENTION

DEFINITION

Par « mission récurrente », on entend : toutes les missions qui ont un caractère répétitif et qui ne satisfont pas à la définition de « missions non récurrentes ».

Les « missions non récurrentes » sont des missions ponctuelles et non répétitives dont la réalisation met un terme à la mission.

MISSION RÉCURRENTE

Sauf stipulation contraire, la convention pour une mission récurrente est censée être conclue pour une durée indéterminée.

Les deux parties peuvent y mettre fin à tout moment, moyennant une résiliation notifiée par courrier recommandé.

Sauf en cas de cessation immédiate pour raison déterminée (voir ci-dessous), si le professionnel met fin au contrat, il devra respecter un délai de préavis de trois mois. Ce délai de préavis pourra être remplacé, de l'accord des parties, par une indemnité forfaitaire de rupture égale à 25 % des honoraires correspondant aux prestations habituellement réalisées par le professionnel pour un exercice comptable complet ou, le cas échéant, une année calendrier.

Sauf en cas de cessation immédiate pour raison déterminée (voir ci-dessous), si le client met fin au contrat, il devra payer une indemnité forfaitaire de rupture égale à 25 % des honoraires correspondant aux prestations habituellement réalisées par le professionnel pour un exercice comptable complet ou, le cas échéant, une année calendrier. Cette indemnité pourra, de l'accord des parties, être remplacée par un délai de préavis de trois mois4.

Durant la période de préavis, les prescriptions de la lettre de mission et les présentes conditions générales restent en vigueur.

Un contrat distinct peut être conclu pour des prestations qui seront fournies après la fin de la convention, mais qui ont trait à la période durant laquelle la convention était encore en vigueur.

MISSION NON RÉCURRENTE

La convention pour une mission non-récurrente est conclue pour une durée déterminée. Elle se termine par l’exécution de la mission et, si ceci est d’application au vu de la nature de la mission, par la livraison des prestations convenues.

En application de l’article 1794 C. civ. et, le cas échéant, par dérogation à l’article 2004 C. civ., le client a le droit de mettre fin à la convention de manière anticipée, moyennant paiement correspondant aux frais et honoraires des travaux déjà réalisés ainsi que tout ce que la Fiduciaire aurait pu gagner en cas d’exécution de la mission.

Cette indemnité est calculée sur base réelle, avec un minimum de 25 % des honoraires qui auraient été dus en cas

d’exécution intégrale de la mission.

CESSATION IMMÉDIATE POUR RAISON(S) DÉTERMINÉE(S)

Dans tous les cas, la Fiduciaire peut mettre fin à tout moment à la convention sans délai de préavis et sans

indemnité, lorsque des raisons rendent la poursuite de la collaboration professionnelle impossible, telles que ; des circonstances mettant en péril l’indépendance de la Fiduciaire, des circonstances rendant impossible l’exécution de la mission, manquement(s) manifeste(s) du client à ses propres obligations, en cas de procédure d’insolvabilité, de dissolution, de règlement collectif de dettes ou d’incapacité manifeste du client.

Les raisons qui justifient la cessation immédiate de la convention doivent être communiquées au client.

Selon les circonstances, la Fiduciaire pourra faire précéder sa décision d’un avertissement ou d’une mise en

demeure au client.

Lorsque la Fiduciaire met fin à la convention, elle signale au client les actes juridiques urgents et nécessaires pour la sauvegarde de ses droits qui doivent être effectués et pour lesquels il avait reçu mission.

En cas de faillite du Client, la convention est résolue de plein droit.

Le client peut mettre fin à la convention à tout moment, sans délai de préavis et sans indemnité, lorsque la

Fiduciaire reste manifestement en défaut d’exécuter ses obligations, telles que décrites ci-dessus. Dans tous les cas, le client fera précéder sa décision d’une mise en demeure écrite à la Fiduciaire.

SUSPENSION DE L’EXÉCUTION DES OBLIGATIONS

En cas d’inexécution, de mauvaise exécution ou d’exécution tardive, par le client, d’une ou de plusieurs de ses

obligations, par exemple en cas de non-paiement des honoraires ou acompte(s), la Fiduciaire est en droit de

suspendre ou de différer l’exécution de ses obligations jusqu’à ce que le client ait satisfait aux siennes.

La Fiduciaire en informe le client par écrit.

Si, après le début de la suspension ou du report d’exécution, des actes juridiques urgents et nécessaires pour la sauvegarde des droits du client doivent être effectués, et pour lesquels la Fiduciaire avait reçu mission, la Fiduciaire le signale au Client et tous les frais et les charges (en ce compris les amendes et indemnités) résultant de la suspension ou du report sont à la charge du client.

La Fiduciaire a droit, en toutes circonstances, au paiement des honoraires et frais relatifs aux prestations déjà exécutées.

DROITS ET OBLIGATIONS DE LA FIDUCIAIRE

RESPECT DES NORMES

Excepté en ce qui concerne le respect des délais légaux, l'obligation prise par le professionnel à l'égard de son client est une obligation de moyens. Le professionnel exécute les missions qui lui sont confiées en toute indépendance et avec le soin requis.

Il veille à ce que les services soient prestés conformément aux normes déontologiques et autres normes professionnelles de l’Institut et en tenant compte de la législation et de la réglementation applicables en vigueur lors de l’exécution de la convention.

Le professionnel, comme son(ses) mandataire(s) ou préposé(s), sont tenus au secret professionnel, conformément à la réglementation en vigueur, sous réserve cependant de l’application des dispositions de la législation et réglementation relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme (voir infra).

Il ne pourra être tenu responsable des conséquences d’éventuelles modifications ultérieures – le cas échéant, avec effet rétroactif – de ces dispositions légales et réglementaires.

Il n’est pas davantage responsable des conséquences d’éventuels manquements, fautes ou infractions commis par quiconque avant son intervention.

Il est également demandé au professionnel et au client de s'adresser mutuellement, et autant que possible par écrit, leurs objections, remarques, recommandations et conseils.

LIMITE

Conformément au droit commun, la responsabilité du professionnel ne peut être recherchée que pour des missions dont il est démontré qu'elles ont été acceptées par lui.

L’exécution de la mission n’est pas, sauf stipulation contraire dans la lettre de mission, spécifiquement orientée

vers la découverte de fraude éventuelle.

Sauf stipulation contraire dans la lettre de mission, la Fiduciaire n’est pas tenue de vérifier le caractère juste et complet des informations qui lui sont communiquées par le client ou ses préposés, de même que la fiabilité de tous actes, contrats, inventaires, factures et pièces justificatives de toute nature, qui lui seraient confiés ou présentés par le client comme documents probants ou à utiliser comme tels.

COLLABORATEURS

Le client accepte que la Fiduciaire fasse appel, pour mener à bien sa mission, à quelques sous-traitants que ce soit, collaborateurs.

ASSURANCE RESPONSABILITÉ CIVILE

Conformément à la réglementation en vigueur, la Fiduciaire a fait couvrir sa responsabilité civile professionnelle par un contrat d'assurance approuvé par le Conseil de l'Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux.

ETENDUE DE LA RESPONSABILITÉ

La responsabilité globale (qu’elle soit contractuelle, extracontractuelle ou autre) du professionnel pour l’exécution de la mission sera toujours limitée au montant ou aux montants au(x)quel(s) donne droit l’assurance responsabilité professionnelle souscrite par le professionnel, en ce compris le risque propre qui lui incombe éventuellement conformément à ladite assurance.

Dans l’hypothèse où, pour une quelconque raison, l’assureur ne procède à aucune indemnisation, toute responsabilité sera limitée à une fois le montant facturé pour l’exécution de la mission concernée. Lorsqu’il s’agit d’une mission récurrente, cette règle s’appliquera au montant des honoraires facturés au client durant une période de douze mois précédant le fait générateur de dommage, ou depuis le début de la mission si cette période est inférieure à un an.

Ces limitations s’appliquent également aux revendications qui seraient dirigées du chef de l’exécution de la mission contre toutes les personnes, associés, dirigeants et/ou collaborateurs indépendants, qui ont la qualité d’assuré au sens du contrat d’assurance.

Elles ne s'appliqueront pas dans le seul cas où la responsabilité découle d'une faute commise avec intention frauduleuse ou dans l’intention de nuire. Par conséquent, ces limitations s'appliqueront expressément à toute responsabilité découlant de toute autre faute dont le professionnel, ses associés, dirigeants et/ou collaborateurs indépendants seraient responsables.

Lorsque qu’il apparaît que deux ou plusieurs cas de dommages résultent d'une même faute, ils seront considérés comme ne constituant qu'un seul cas de responsabilité, et la responsabilité sera par conséquent limitée au montant le plus élevé de ceux s’appliquant aux missions ou aux conventions concernées.

Sauf disposition légale impérative contraire, les dommages résultant (a) d'une perte de profit, de goodwill, d'opportunités commerciales ou d'économies ou avantages escomptés, (b) de la perte ou de la corruption de données ni (c) de pertes ou dommages indirects ne donneront lieu à aucune indemnisation.

SECRET PROFESSIONNEL ET BLANCHIMENT

Le professionnel, ainsi que ses mandataires ou employés, sont tenus, dans le cadre des missions qui leur sont confiées, au respect du secret professionnel, conformément à la législation applicable.

Ce secret porte sur tout ce qui est appris à l’occasion ou en raison de l’exercice de notre profession : les confidences écrites ou orales, la correspondance, les entretiens téléphoniques, les notes échangées ainsi que la correspondance envoyée à des tiers dans le cadre du mandat octroyé.

Ni les livres comptables déposés, ni les comptes annuels établis et déposés, ni les documents qui touchent à la justification de l’établissement de la comptabilité ne font partie de ce secret professionnel. Pénalement sanctionnée sur base de l’article 458 du Code pénal, cette obligation connaît des exceptions : lorsque nous sommes appelés à témoigner en justice ou devant une commission d’enquête parlementaire ; lorsque la Loi oblige

à la communication de données ; dans l’exercice de notre droit de défense dans les affaires disciplinaires, pénales et civiles.

Par dérogation, la législation relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme délie le professionnel de son secret professionnel.

En effet, dans le cadre du dispositif préventif anti-blanchiment (loi du 11 janvier 1993 et ses modifications ultérieures), entre autres obligations, les Experts-comptables sont légalement tenus de communiquer à la Cellule de Traitement de l’Information Financière tous les faits constatés dans l’exercice de leurs activités professionnelles dont ils savent ou soupçonnent qu’ils sont liés au financement du terrorisme ou au blanchiment de capitaux notamment provenant de la fraude fiscale (notions telles que définies dans ladite loi, ses modifications ultérieures et les A.R. d’exécution) et d’informer celle-ci si des questions complémentaires sont posées, le tout faisant à défaut l’objet de sanctions.

Le client confirme qu'il est au courant du fait que le professionnel est soumis à la législation relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et s'engage à lui délivrer, sans délai, toute information et/ou document requis dans le cadre de ladite législation.

DROITS ET DEVOIRS DU CLIENT

INFORMATION COMPLÈTE

La mission confiée comporte de notre part des obligations de moyens et de diligence et de la vôtre un devoir

d’information complète ainsi que votre collaboration au sens le plus large.

Eu égard à la mission confiée au professionnel, le client s'engage scrupuleusement à collaborer et à fournir

précisément et à temps tous les documents, données et informations nécessaires pour l’exécution de la mission.

Le client s'engage par ailleurs à :

- Exécuter les travaux qui lui incombent, le cas échéant, conformément à la lettre de mission ;

- Porter à la connaissance du professionnel, en temps utile, toute donnée, événement ou développement

susceptible d’influencer l’exécution de la mission ;

- Porter à la connaissance de la Fiduciaire toute information utile à la réalisation de la mission et tout changement qui pourraient influencer votre situation fiscale,

- Confirmer par écrit, à la requête de la Fiduciaire, que les documents et renseignements fournis sont complets et exacts,

- Vérifier si les documents délivrés par la Fiduciaire répondent à vos attentes et l’en informer, le cas échéant,

par écrit.

- Fournir au professionnel les informations correctes, précises et actualisées et tout changement ultérieur à celles-ci impliquant une adaptation éventuelle de la mission du professionnel, et notamment et sans être exhaustif concernant la modification sensible de sa situation financière, sa trésorerie, ses bénéficiaires effectifs, et ceci, au plus tard dans les 15 jours de la prise de connaissance de ces informations ou de leur changement par le client ;

- Si le professionnel le lui demande, à confirmer par écrit que les documents, renseignements et explications fournis sont justes et complets ;

- Vérifier si les documents et états produits par le professionnel correspondent à ses attentes et à l’information fournie par lui et, si ce n’est pas le cas, à en informer sans délai le professionnel.

Faute de ce faire, le professionnel sera dégagé de toute responsabilité pour non-respect des délais impartis par les lois, règlements et accords pour l'exécution des formalités fiscales, sociales ou autres, qui tomberaient sous le couvert de sa mission.

Par ailleurs, le client doit évidemment communiquer sans délai tout changement de ses coordonnées au professionnel et également tout changement au sein de ses bénéficiaires effectifs.

Enfin, le client s'engage à informer le professionnel de tout défaut de paiement, dès la première échéance de retard, à l'égard de toute administration, fiscale, sociale, ou de tout autre créancier, quel qu'il soit.

6.3. DROIT DE RÉTRACTATION DU CLIENT (SI APPLICABLE)

Le client – qui doit être considéré comme un consommateur au sens de la législation sur la protection des consommateurs – bénéficiera d'un délai de 15 jours de réflexion à compter de la signature de la lettre de mission, pendant lesquels il pourra à tout moment mettre fin à la relation contractuelle sans devoir s'acquitter d'un quelconque préavis ni d'une indemnité.

INTERDICTION DE DÉMARCHAGE

Sauf dérogation écrite, le Client et la Fiduciaire s’engagent à refuser, tant pendant la durée de leurs relations que pendant les trois années qui suivent la fin, pour quelque cause que ce soit, de celles-ci, à utiliser les services de tout collaborateur de l’autre partie faisant ou ayant fait partie de son personnel, ainsi que toute société ou toute personne au service de laquelle ce collaborateur œuvrerait, sous quelque forme que ce soit, en régime indépendant ou salarié, en association ou simple collaboration.

En cas de manquement à cette obligation, la partie lésée sera en droit et cela, sans mise en demeure, de réclamer une indemnité égale aux honoraires facturés au cours des trois dernières années complètes de leurs relations.

HONORAIRES

FIXATION DES HONORAIRES ET FRAIS

Les honoraires et frais sont fixés comme prévu dans la lettre de mission, dont les présentes conditions générales font partie intégrante.

Les honoraires et frais sont dus au fur et à mesure de la réalisation des prestations au bénéfice du client, même si

la mission n’est pas nécessairement terminée.

Les honoraires sont calculés en fonction du barème en vigueur et affichés et annexés à toute lettre de mission. Ils peuvent être indexés chaque année au 1er janvier en fonction de l’indice santé arrondi à l’unité supérieure. Ils respectent le barème préconisé par l’Ordre des Experts-Comptables et Comptables Brevetés de Belgique.

CONDITIONS DE PAIEMENT

Nos factures sont payables au comptant.

Nos factures récurrentes sont payables par domiciliation.

Le non-paiement à leur échéance des honoraires dus en exécution de la présente convention nous autorise à suspendre de plein droit toute prestation jusqu’au règlement complet et à appliquer des intérêts de retard au taux en vigueur selon la Loi sur la lutte contre les retards de paiement du 2 août 2002 ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 15% des honoraires dus avec un minimum de 250,00 € pour couvrir les frais de rappel et de mise en demeure.

Les frais et indemnités de recouvrement ordinaires ou par voie judiciaire sont à charge du Client.

Tout retard non imputable au professionnel dans l'exécution de sa mission n'empêche pas la facturation forfaitaire mensuelle.

ACOMPTES

Le professionnel peut demander un ou plusieurs acomptes. Ces acomptes sont portés en compte dans l’état final

de frais et honoraires.

CONTESTATION DE FRAIS ET HONORAIRES

Toutes les contestations de frais et honoraires doivent être formulées par lettre recommandée dans les 8 jours de la date de facturation. Si aucune contestation ne parvient endéans ce délai, le Client est présumé être d’accord avec les services facturés.

VIE PRIVÉE ET TRAITEMENT DE DONNÉES

Le client reconnaît avoir accepté les termes et conditions de la déclaration de protection de la vie privée du

professionnel sur le traitement des données à caractère personnel et être informé que la déclaration de protection de la vie privée est en tout temps accessible via le site web du professionnel : xxx.xxxxxxxxxx-xxxxxxxx.xx

LITIGES

L’interprétation et l’exécution de la convention sont régies par le droit belge.

En cas de contestation, la Fiduciaire Maenhout pratique cette politique qu’entre gens de bonne foi, il y a toujours moyen de trouver un terrain d’entente.

A défaut, les litiges qui pourraient survenir entre parties peuvent être portés gratuitement, avant toute action judiciaire, devant la Commission d’Arbitrage de l’Institut des Experts-comptables.

En cas de maintien d’un désaccord avec cette Commission, les litiges pourront être portés devant les Tribunaux de l’Arrondissement judiciaire de Charleroi.