Contract
1. Accusé de réception
Le fournisseur s’engage à accuser réception de la commande, sous 48 heures suivant l’émission de celle-ci. Il adresse son A/R à l’adresse mail xxxxxx@xxxxx.xxx
Sauf avis contraire de sa part et clairement énoncé dans l’ARC (accusé réception de commande), le fournisseur s’engage à respecter toutes les exigences du bon de commande. Il convient de spécifier les délais de livraison en ‘’départ’’ ou ‘’rendu’’.
2. Livraison – Horaire d’ouverture de la réception
Toute livraison doit être accompagnée d’un bon de livraison rappelant le numéro de commande, les désignations, références et quantités détaillées par lot de production.
Les horaires d’ouverture de la réception sont les suivants : du lundi au jeudi de 8h00 à 17h00 et le vendredi de 8h00 à 16h00.
3. Transport et assurances
Les fournitures objets de nos commandes voyagent aux risques et périls du fournisseur qui souscrira le contrat de transport adéquat, ainsi que les assurances nécessaires.
4. Facturation
Les factures doivent être adressées à « CIBEL - service comptabilité » XX xxx xxx xxxxxxx 00000 Xxxxxxx, ou
par voie numérique à l’adresse mail xxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx
Elles devront reproduire le numéro de commande, le ou les numéros de BL, les numéros de ligne, les désignations, références et quantités des marchandises livrées.
5. Conditions de règlement
Sauf conditions particulières stipulées dans la commande ou cas particulier (transport routier), les factures sont réglées par virement bancaire à :
- 45 jours fin de mois, ou
- 60 jours nets, date de facture
Par ailleurs, XXXXX pourra s’acquitter plus rapidement du montant des factures, sous déduction d’un
escompte négocié avec le fournisseur.
6. Confidentialité – Propriété industrielle
Le fournisseur est tenu de prendre toutes dispositions pour empêcher la divulgation des informations
reçues pour l’exécution d’une commande.
En aucun cas et sous aucune forme, les commandes ne pourront donner lieu à une publicité directe ou indirecte, sans notre autorisation préalable écrite.
Les dessins, documents, plans modèles et échantillons, communiqués au fournisseur demeurent notre propriété exclusive.
Le fournisseur s’interdit, sans autorisation expresse de notre part, de céder à un tiers, à titre onéreux ou
gratuit, des fournitures fabriquées selon nos spécifications, données ou au moyen de nos outillages.
Le fournisseur s’engage à nous garantir intégralement contre toute action d’un tiers revendiquant la
propriété industrielle de toute ou partie d’une fourniture conçue et/ou exécutée par le fournisseur.
7. Exigences qualité
7.1. Objet & références
Les exigences suivantes viennent en complément des présentes Conditions Générales d’Achats.
Toute fourniture achetée par CIBEL est susceptible de servir à la fabrication d’articles classés en Niveau de sécurité 3 (Aéronautique, Défense ou Spatial).
Aussi, XXXXX préconise à tous ses fournisseurs et sous-traitants de constamment améliorer la qualité des produits et services fournis. A ce titre, l’obtention des certifications ISO9001 et/ou EN9100 est vivement encouragée.
Chaque année CIBEL évalue ses fournisseurs et demandera une copie de leur certification à jour.
7.2. Engagement Qualité/Délai
XXXXX demande les performances suivantes à ses fournisseurs :
֊ Taux de réception des AR commandes (OTD AR) > à 92% sous 48H00.
֊ Taux de réception des livraisons (OTD LIVRAISON) > à 95% sous 48H00.
֊ Taux de livraison conforme (OQD) > 95%.
Toute livraison au-delà de 48H00 de la date confirmée par AR sera considérée comme en retard. Si aucun AR ne nous est retourné ou sans mention de délai précis, nous considérerons notre délai « demandé » comme accepté.
7.3. Responsabilité sociétale et environnementale
Le fournisseur s’engage à sensibiliser son personnel aux questions d’éthique, de sécurité, de conformité et de traçabilité du produit afin de tout mettre en œuvre pour contribuer à la qualité du produit fourni.
Le fournisseur s’engage à respecter :
֊ La législation sociale en vigueur dans le pays dans lequel la fourniture est réalisée.
֊ Les dispositions légales, les réglementations concernant la santé, l’hygiène, la sécurité.
֊ Les normes applicables à la protection de l’environnement (Rohs, Reach…).
7.4. Certificats de conformité et contrôle de la matière par le fournisseur
Lorsque demandé sur la commande, le fournisseur devra fournir un certificat de conformité :
- CIBEL préfère par défaut un certificat de conformité à la norme NF L 00-015 ou XXX-XX 00000.
- Pour les distributeurs, un certificat d’origine du fabricant sera demandé en plus du CoC.
- A défaut un rapport de mesure ou de d’analyse peut être accepté.
La version numérique est à privilégier et à envoyer à l’adresse xxxxxx@xxxxx.xxx, nommée avec le n° de lot du fabricant.
Les certificats de conformité portant sur des produits avec une durée de vie limitée devront
obligatoirement faire apparaitre une date maximale d’utilisation.
Si le fournisseur est un distributeur, toute requalification nécessitera l’accord préalable de CIBEL.
7.5. Garantie du temps d’utilisation des produits
Sauf accord spécifique, la durée de vie du pré-imprégné livré devra permettre à Cibel une durée d’utilisation au moins égale à 80% de la durée de vie totale selon les règles de stockage définies par l’IPC 4101.
Concernant les films argentiques (y compris diazo) et les produits consommables du laboratoire la durée de vie minimale requise est de 6 mois (à compter de la date d’expédition).
7.6. Traçabilité : prévention des pièces contrefaites et sécurité du produit
Dans le cadre des certifications ISO 9001 et EN 9100, CIBEL est susceptible de demander à ses fournisseurs l’origine des matières premières utilisées afin de protéger le client final des risques liés à l’utilisation intentionnelle ou non de produits contrefaits.
Le fournisseur ou sous-traitant archivera ses enregistrements qualité correspondants aux produits et services fournis à CIBEL pendant une durée minimale de 30 ans. Ces données resteront disponibles pour CIBEL (sauf exigences spécifiques à la commande).
7.7. Sous-traitance et transfert d’activités
Le fournisseur choisi par XXXXX ne pourra en aucun cas sous-traiter sans notre accord. Si toutefois, l’accord est donné, le fournisseur devra répercuter toutes les exigences du client final sur sa propre chaîne d’approvisionnement. Si aucun accord n’est donné, le fournisseur déclinera notre commande dans les plus brefs délais.
De même, les transferts d’activités devront faire l’objet d’une information vers CIBEL. Par ailleurs, les fournisseurs pour lesquels la sous-traitance a été autorisée ont délégation de contrôle sur les pièces produites.
7.8. Non-conformités, requalification, retouches et pénalités de retard
7.8.1. Toute fourniture non conforme aux commandes et aux règles de l’art fera l’objet d’un rapport de non-conformité que le fournisseur devra renseigner et retransmettre à CIBEL dans un délai de 15 jours. Eventuellement une analyse d’un échantillon de la matière pourra être demandée à un laboratoire tierce partie reconnu. En cas de non conformité, le fournisseur devra renouveler l’approvisionnement au plus vite et les coûts liés à cette analyse lui seront répercutés.
7.8.2. XXXXX n’accepte pas la requalification des produits pour prolonger les durées d’utilisation sauf
démonstration express au cas par cas.
7.8.3. Dans le cadre de fournisseur sous-traitant ; la détection d’une non-conformité avant expédition vers CIBEL fera l’objet soit d’une retouche, soit d’une dérogation, au cas par cas.
- Quand la retouche est possible, une autorisation devra être délivrée sous conditions
d’isoler les pièces afin que nous puissions procéder à un contrôle renforcé.
- Si la retouche n’est pas possible, le sous-traitant devra nous retourner les pièces non conformes avec le rapport de non-conformité que XXXXX aura émis au préalable.
- En cas de défectuosité des opérations liées à la sous-traitance, les frais engendrés par une re-fabrication à CIBEL seront supportés par le sous-traitant.
7.8.4. En cas de retard de livraison par un fournisseur sous-traitant supérieur à cinq (5) jours ouvrés, CIBEL pourra appliquer une pénalité de retard correspondant à 0,5% de la valeur des produits en retard par jour ouvré de retard. Ces pénalités feront l’objet d’une facturation de la part de CIBEL et le paiement s’effectuera par compensation avec des factures émises par le fournisseur.
7.9. Droit d’accès
Lors d’actions d’analyse de non-conformité ou toutes actions vis-à-vis du produit, il pourra être demandé aux fournisseurs ou sous-traitants de visiter / auditer leurs installations et systèmes de gestion de la qualité, accompagné ou pas de nos clients.
7.10. Gestion des changements et modification / obsolescence
Les modifications significatives (pouvant affecter les caractéristiques clés) de produits livrés ou de procédés sous-traités seront soumises à l’approbation de CIBEL avant toute livraison.
Les données de conformité et qualification seront jointes à ces demandes.
Le fournisseur doit informer CIBEL de toute obsolescence dès qu’il en a connaissance afin de
permettre une qualification de remplacement.
7.11. Gestion des documentations techniques
Il est demandé aux fournisseurs de tenir informé CIBEL des évolutions/modifications de leurs documentations électroniques, plus particulièrement s’agissant de celles concernant des produits ou prestations ayant fait ou faisant l’objet de commandes. Il peut s’agir de fiche de sécurité, datasheet, matière Reach etc.
7.12. Répercussion des exigences sur le fournisseur
Le fournisseur doit répercuter les exigences applicables à toute la chaîne d'approvisionnement y compris les exigences du client final.
8. Litiges – Juridiction compétente
XXXXX et le fournisseur s’engagent à rechercher des solutions à l’amiable pour tout différend ou
réclamation concernant les présentes Conditions Générales d’Xxxxxx.
A défaut d’accord, le Tribunal du Commerce d’Alençon dont dépend CIBEL, sera seul compétent.
Rédigé par | Vérifié par | Approuvé par |
L. Fagault (signature électronique) | M. Denié (signature électronique) | X. Xxxxxxxxx (signature électronique) |
Les signatures électroniques sont disponibles dans la base documentaire | ||
1. Order Confirmation
The supplier will confirm an order within 48 hours, by email to xxxxxx@xxxxx.xxx.
The supplier will provide the products exactly according to the order, unless otherwise specified by the supplier and clearly stated in the order confirmation. Dates quoted in the order confirmation should clearly state whether they are shipping dates or delivery dates.
2. Deliveries
All deliveries must be accompanied by a delivery note, specifying the order number, the line number, part name(s), part number(s) and quantities in the delivery. Delivery dates stated in the order confirmation must be respected. Delivery notes sent by email are not acceptable.
Reception opening hours are:
8am – 12 noon and 1pm – 5pm Monday to Thursday 8am – 12 noon and 1pm – 4pm on Friday.
3. Transport and insurances
Parts ordered must be sent by suitable transport and all risks insurance for transport is the responsibility of the supplier.
4. Invoicing
Invoices should be sent to « CIBEL service comptabilité », XX xxx xxx xxxxxxx, 00000 Xxxxxxx, or by email to xxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx
Invoices should clearly state the order number, the delivery note number(s), the ‘numéros de ligne’, part
name(s), part number(s) and the quantities delivered.
5. Payment Terms
Except when otherwise agreed at the time of order, invoices are paid by bank transfer :
- 45 days after month end, or
- 60 days from invoice date
However, CIBEL may pay invoices earlier, with a discount, by prior agreement with the supplier.
6. Intellectual Property
The supplier is required to make all reasonable efforts to prevent the leak of any information received in order to meet any order.
Orders may not be used for advertising purposes in any case or in any form, without prior written
permission of CIBEL.
Drawings, documents, model specifications and samples provided to the supplier remain our exclusive property.
The supplier may not, without our express permission ; pass on to any third party under any circumstances, products made to our specifications or requirements or made using our tooling.
The supplier agrees to indemnity CIBEL against any third party action disputing the intellectual property rights of any or all of a product designed or made by the supplier.
7. Quality Requirements
7.1. Preamble
This document lists the specific requirements of CIBEL for its suppliers and sub-contractors in terms of quality, traceability and change management in accordance with industry standard EN9100 “Quality Management Systems Requirements for Aviation, Space and Defense Organizations.
They are in addition to this present document (D02 017).
The purchased articles may be used for products with security level 3 referring to Aviation, Space or Defense classification.
CIBEL recommends that all its suppliers continually improve the quality of the products and services they provide. For this reason, the obtaining of ISO9001 and/or EN9100 certification is strongly encouraged.
Certified suppliers should send a copy of their up-to-date certificates to CIBEL and will be evaluated each year.
Our supplier was committed to educate his staff by training way for ethic issue, security and product conformity.
Our supplier was committed to respect all applicable legislation relating to environmental aspects.
7.2. Quality and delay performance
CIBEL expects of its suppliers the following performances :
֊ Acknowledgment of order below 48 hours (OTD AR) over 92%.
֊ Receipt of the deliveries with less than 48 hours delay (OTD DEL) over 95%.
֊ Compliancy of the deliveries (OQD) over 95%.
Any delivery with a delay over 48 hours in respect to the acknowledgement of the order will be considered as a late delivery. In case of missing acknowledgement of the order, or missing expected delivery date in the acknowledgement, XXXXX will consider that the date in the order is agreed by the supplier.
7.3. Environment, health and safety
XXXXX expects of its suppliers they take care that the working people are aware about ethic, safety, compliancy and traceability in order to contribute in product quality. The supplier commits to fulfill :
֊ The social laws and regulations applicable in the country of manufacturing.
֊ The laws and regulations regarding safety and security.
֊ The regulations regarding environmental protection (RoHS, Reach…).
7.4. Certificates of conformity
If requested in the purchase order, the supplier shall provide a certificate of conformity:
- Certificates according to NF L 00-015 or XXX-XX 00000 are preferred.
- In case of distributors, the original certificate from the manufacturer is expected in addition.
- In case a CoC is not available, a measurement or analysis report can be accepted.
A digital release is preferred. It should be sent to xxxxxx@xxxxx.xxx and named with the batch number of the supplier.
Certificates of conformity relating to products with a limited lifespan must show a ‘use-by’ date.
If the supplier is a distributor, any prolongation of the lifetime shall receive the agreement from CIBEL.
7.5. Guaranteed Lifespan of prepreg
Unless otherwise agreed, the lifespan of the pre-preg provided must allow CIBEL a duration of use of at least 80% of its total lifespan (as specified by the storage rules defined in IPC4101).
For the filmstrips (diazo included), and laboratory product the minimal left lifetime must be of 6 months after the shipping date.
7.6. Traceability, prevention of counterfeit parts and product safety
According to the ISO 9001 and EN9100 requirements, CIBEL can request to the suppliers the origin of the supplied raw materials in order to protect the final customer from the risk to use intentionally or not counterfeit products.
Suppliers and sub-contractors must store all quality data relating to products and services supplied to CIBEL for a minimum of 30 years. This data should remain available to CIBEL (unless otherwise specified at the time of order).
7.7. Subcontracting and transfer of activities
The CIBEL supplier is not allowed to subcontract any of our products without the CIBEL official agreement. If the agreement is given, le supplier shall apply all the CIBEL final customer’s requirements to his subtier’s supply chain.
If no agreement is given, the supplier shall refuse the contract and inform XXXXX as soon as possible. The transfer of activities is strictly forbidden without official information to CIBEL.
The supplier is allowed to check his production for CIBEL and the subtier is allowed to check the production relative to a CIBEL subcontracted order.
If XXXXX refuses to accept them, the supplier must replace them as soon as possible.
In cases of partial sub-contracting, batches that do not conform will be identified as such and returned to CIBEL as soon as possible, accompanied by a suitable non-conformity report.
7.8. Non-conformances, requalification, rework and late penalties
During any analysis of non-conformity or any other action related to products, CIBEL reserves the right to access and/or inspect, with or without their clients, the premises and quality management systems of its suppliers and/or subcontractors.
7.8.1. All supplied products that do not conform to CIBEL’s specifications or to industry norms require a Non-conformity Report, which must be written and sent to CIBEL within 15 days. A sample analysis can be done in an agreed laboratory known for its technology. If the non conformance is confirmed to be due to the supplier: he shall supply a good product as soon as possible and the cost of the analysis will be at his charge.
7.8.2. XXXXX does not accept any requalification for the products in order to improve the life time of the products without any demonstration for each case.
7.8.3. In case of a subcontracted product (metallic finishing), when a non conformance is detected, the supplier shall ask an agreement for reworking or deviation:
7.8.3.1.1. When the rework is possible, an agreement can be given and the concerned parts must be clearly identified in order to be deeply controlled.
7.8.3.1.2. When the rework is not possible, the subcontractor shall get the parts back to CIBEL with non compliance report that CIBEL would generate.
7.8.4. In case of the non compliance due to the subcontractor, all costs relative to a new manufacturing will be charged to the incriminated subcontractor.
When a delay in delivery is caused by the subcontractor and is upper than five (5) working days, XXXXX could charge a late penalty up to 0.5% of the late parts values per working day of delay. This penalty will be invoiced by XXXXX and the payment will be deducted from the supplier’s invoices.
7.9. Right of Access
During any analysis of non-conformity or any other action relating to products, CIBEL reserves the right to access and/or inspect, with or without their clients, the premises and quality management systems of its suppliers and/or subcontractors.
7.10. Change Management / obsolescence
Any significant changes (affecting key characteristics) to products or sub-contracted supplies to be delivered are subject to approval by CIBEL in advance. Any new quality documents must be supplied at the time of delivery.
The supplier shall inform XXXXX when he knows about an obsolescence in order CIBEL to plan a new qualification.
7.11. Technical Document Management
Suppliers are required to keep CIBEL informed of any evolution of/changes to their electronic documentation, particularly those relating to products or services supplied or to be supplied, as part of a previous or current order. This includes safety/security documents, datasheets, reach of materials etc.
7.12. Transfer of requirements
Suppliers must transmit all quality requirements, including the requirements of CIBEL’s clients, through the entire supply chain.
8. Disputes – Governing law
XXXXX and the supplier commit to look for a solution in mutual consultation in case of any disputes about the interpretation or implementation of these Terms and Conditions.
In case of lack of agreement, any disputes shall be submitted to the trade tribunal in Alençon which is the only competent court.
Written by | Checked by | Approved by |
L. Fagault (electronic signature) | M. Denié (electronic signature) | X. Xxxxxxxxx (electronic signature) |
The electronic signatures are available in the document database | ||