Conditions générales Biens ou services (faible valeur)
Conditions générales Biens ou services (faible valeur)
Article 1 Interpretation
Définitions
Dans le contrat, à moins que le contexte n’indique un sens différent :
« articles de convention » | désigne les clauses et conditions reproduites en entier dans le corps du contrat; ne comprend pas les présentes conditions générales, les conditions générales supplémentaires, les annexes, la soumission de l’entrepreneur ou tout autre document; |
« autorité contractante » | désigne la personne qui agit à ce titre dans le contrat, ou dans un avis à l’entrepreneur, pour représenter Élections Canada dans l’administration du contrat; |
« BDGE » | se compose de deux groupes, le premier, qui exerce ses activités sous le nom officiel d’« Élections Canada » (ou « EC »), est responsable de la prestation de services internes à l’ensemble du BDGE; le second comprend le commissaire aux élections fédérales (ou le « commissaire ») et son personnel (aussi connu sous le nom de « Bureau du commissaire aux élections fédérales » ou « BCEF »); |
« biens d’Élections Canada » | désigne tout ce qui est fourni à l’entrepreneur par Élections Canada ou en son nom, aux fins de l’exécution du contrat et tout ce que l’entrepreneur acquiert, d’une manière ou d’une autre, relativement aux travaux, dont le coût est payé par Élections Canada en application du contrat; |
« Canada » | désigne Sa Majesté le Roi du chef du Canada; |
« contrat » | désigne les articles de convention, les présentes conditions générales et tout autre document précisé ou intégré par renvoi comme faisant partie du contrat, de même que leurs modifications successives apportées avec le consentement des parties; |
« coût estimatif total », | à la page 1 du contrat ou de la modification de contrat, s’entend |
« coût estimatif révisé », « augmentation (diminution) » | du montant utilisé aux seules fins de l’administration interne, qui comprend le prix contractuel ou le prix contractuel révisé, ou le montant de l’augmentation ou de la diminution du prix contractuel et des taxes applicables, conformément à l’évaluation de l’autorité contractante, et qui ne constitue pas un avis fiscal de la part d’Élections Canada; |
« Élections Canada » | désigne l’un des groupes faisant partie du Bureau du directeur général des élections (BDGE), responsable de la prestation de services internes à l’ensemble du BDGE; |
« entrepreneur » | désigne la personne, l’entité ou les entités nommées dans le contrat et devant fournir des biens, des services ou les deux, à Élections Canada; |
« partie » | désigne Élections Canada, l’entrepreneur ou tout autre signataire du contrat, « parties » désignant l’ensemble de ceux-ci; |
« prix contractuel » | désigne la somme mentionnée au contrat payable à l’entrepreneur pour les travaux, excluant les taxes applicables; |
« services internes » | désigne divers services nécessaires aux opérations du BDGE, lesquels sont offerts par Élections Canada, tels que les services de finances, de ressources humaines, de gestion de l’information (y compris les demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels), de technologie de l’information, des installations, de l’approvisionnement et des contrats, de gestion des ressources, de sécurité et de centre d’appels; |
« taxes applicables » | signifie la taxe sur les produits et services (TPS), la taxe de vente harmonisée (TVH) et toute taxe provinciale payable par Élections Canada selon la loi, telle que la taxe de vente du Québec (TVQ), à compter du 1er avril 2013; |
« travaux » | désigne les activités, services, biens, équipements, affaires et choses que l’entrepreneur doit exécuter, livrer ou fournir aux termes du contrat. |
Article 2 Situation juridique de l’entrepreneur
L’entrepreneur est retenu à titre d’entrepreneur indépendant engagé par Élections Canada pour exécuter les travaux. Ni l’entrepreneur ni son personnel ne constituent des employés, des préposés ou des mandataires d’Élections Canada. L’entrepreneur doit effectuer toutes les déductions et tous les versements exigés par la loi relativement à ses employés.
Article 3 Condition du matériel
Sauf disposition contraire dans le contrat, le matériel fourni doit être neuf et conforme à la plus récente version du dessin, de la spécification et du numéro de pièce pertinent qui est en vigueur à la date de clôture de la demande de soumissions ou, s’il n’y avait pas de demande de soumissions, la date du contrat.
Article 4 Inspection, acceptation et garantie
L’entrepreneur doit exécuter les travaux avec efficience, conformément à des normes de qualité à la satisfaction d’Élections Canada et en tous points conformes à l’ensemble des exigences du contrat.
Tous les travaux sont soumis à l’inspection et à l’acceptation d’Élections Canada. Malgré l’inspection et l’acceptation des travaux par Élections Canada et sans limiter l’application de toute autre disposition du contrat ou toute condition, garantie ou disposition prévue par la loi, l’entrepreneur, à la demande d’Élections Canada, doit remplacer, réparer ou corriger, à son choix et à ses frais, tous les travaux défectueux ou qui ne respectent pas les exigences du contrat, le cas échéant. Pour les biens, la période de garantie sera de 12 mois après la livraison et l’acceptation des travaux ou la période de garantie standard de l’entrepreneur ou du fabricant, selon la période la plus longue.
Élections Canada doit payer les frais de transport des travaux ou de toute partie des travaux aux locaux de l’entrepreneur pour leur remplacement, réparation ou rectification. L’entrepreneur doit payer les frais de transport des travaux ou de toute partie des travaux qui sont remplacés ou rectifiés, au lieu de livraison précisé dans le contrat ou à un autre endroit indiqué par Élections Canada. Cependant, lorsqu’Élections Canada est d’avis qu’un tel déplacement n’est pas pratique, l’entrepreneur doit procéder aux réparations ou aux rectifications nécessaires là où les travaux se trouvent et il sera remboursé pour ses frais de déplacement et de séjour.
La période de garantie est automatiquement prolongée de la période au cours de laquelle les travaux sont inutilisables en raison d’une défectuosité ou d’une non- conformité. La garantie s’applique à toute partie des travaux qui est remplacée, réparée ou corrigée conformément à la sous-section 4.01.02, selon la plus longue des deux périodes suivantes :
(a) la période de la garantie qui reste y compris la prolongation;
(b) 90 jours ou toute autre période stipulée à cette fin après entente entre les parties.
Article 5 Présentation des factures
Les factures doivent être faites au nom de l’entrepreneur. L’entrepreneur doit présenter des factures pour chaque livraison ou expédition; ces factures ne doivent s’appliquer qu’au contrat. Chaque facture doit préciser s’il s’agit d’une livraison partielle ou de la dernière livraison.
Les factures doivent indiquer :
(a) la date, le nom et l’adresse du ministère client, les numéros d’articles ou de référence, les produits livrables ou la description des travaux, le numéro du contrat, le numéro de référence du client (NRC), le numéro d’entreprise - approvisionnement (NEA) et le ou les codes financiers;
(b) des renseignements sur les dépenses (comme le nom des articles et leur quantité, l’unité de distribution, le taux horaire fixe pour la main d’œuvre et l’ampleur des travaux ainsi que les contrats de sous-traitance, selon le cas) conformément à la base de paiement, excluant les taxes applicables;
(c) les déductions correspondant à la retenue de garantie, s’il y a lieu;
(d) le report des totaux, s’il y a lieu;
(e) s’il y a lieu, le mode d’expédition avec la date, les numéros de cas et de pièce ou
de référence, les frais d’expédition et tous les autres frais supplémentaires.
Les taxes applicables et les numéros d’inscription correspondants des autorités fiscales doivent être indiqués séparément sur toutes les factures. Tous les articles détaxés, exonérés ou auxquels les taxes applicables ne s’appliquent pas doivent être présentés ainsi sur toutes les factures.
En présentant une facture, l’entrepreneur atteste que la facture correspond aux travaux qui ont été livrés et qu’elle est conforme au contrat.
Article 6 Taxes
Taxe de vente applicable
Les ministères et organismes fédéraux doivent payer les taxes applicables.
Les taxes applicables seront payées par Élections Canada, conformément aux dispositions de l’article sur la présentation des factures. Il revient à l’entrepreneur de facturer les taxes applicables selon le taux approprié, conformément aux lois en vigueur. L’entrepreneur accepte de remettre aux autorités fiscales concernées le montant de taxes applicables versées ou exigibles.
Paiement des taxes provinciales par l’entrepreneur
L’entrepreneur n’a pas droit aux exemptions fiscales dont jouit Élections Canada, par exemple pour les taxes de vente provinciales, sauf indication contraire de la loi. L’entrepreneur doit payer la taxe de vente provinciale, les taxes accessoires et toute taxe à la consommation qui s’appliquent aux biens ou services taxables utilisés ou consommés dans le cadre de l’exécution du contrat (conformément aux lois en vigueur), y compris au matériel intégré à des biens immobiliers.
Modifications aux taxes et droits
Dans les cas où les taxes applicables, les droits de douane et les taxes d’accise sont compris dans
le prix contractuel, ce dernier sera ajusté afin de tenir compte de toute augmentation ou diminution des taxes applicables, droits de douane et taxes d’accise survenue entre la présentation de la soumission et l’attribution du contrat. Aucun rajustement ne sera toutefois apporté en vue d’augmenter le prix contractuel si un avis public suffisamment détaillé de la modification qui aurait pu permettre à l’entrepreneur de calculer les effets de cette modification a été donné avant la date de clôture de la soumission.
Retenue d’impôt de 15 % – Agence du revenu du Canada
En application de la Loi de l’impôt sur le revenu, 1985, ch. 1 (5e suppl.) et du Règlement de l’impôt sur le revenu, Élections Canada doit retenir 15 % du montant à payer à l’entrepreneur pour des services rendus au Canada si l’entrepreneur n’est pas un résident du Canada, à moins que ce dernier obtienne une exonération valide de l’Agence du revenu du Canada. Le montant retenu sera conservé dans un compte pour l’entrepreneur pour toute dette fiscale exigible par le Canada.
Article 7 Transport
Frais de transport
Si, aux termes du contrat, des frais de transport sont payables par Élections Canada et que l’entrepreneur est chargé de prendre les dispositions nécessaires pour le transport, les envois doivent être effectués par le moyen de transport le plus direct et le plus économique, selon les méthodes normales d’expédition. Ces frais doivent figurer séparément sur la facture.
Responsabilité du transporteur
La politique du gouvernement fédéral étant qu’il assume ses propres risques, Élections Canada ne peut être responsable du paiement de frais d’assurances ou de taxation à la valeur pour le transport outre le point de transfert du droit de propriété sur les biens à Élections Canada (selon le point FAB ou les Incoterms). Lorsque l’entrepreneur est en mesure d’accroître la responsabilité du transporteur sans frais supplémentaires, il doit avoir recours à cette responsabilité accrue pour l’envoi.
Documentation d’envoi
Pour l’expédition des biens, le connaissement de transport doit accompagner l’original de la facture, sauf s’il s’agit d’expéditions en port dû (si et lorsque stipulé), auquel cas il doit accompagner l’envoi. En outre, un bordereau d’expédition doit accompagner chaque envoi et indiquer clairement le nom et la quantité des articles, les numéros de pièce ou de référence, la description des biens et le numéro du contrat, y compris le NEC et le NEA. Si les biens ont été inspectés dans les locaux de l’entrepreneur, un certificat d’inspection signé doit être annexé au bordereau d’expédition normalement inclus dans l’enveloppe prévue à cette fin.
Article 8 Paiement
Période de paiement
La période normale de paiement d’Élections Canada est de 30 jours civils. Elle est
calculée à compter de la date de réception d’une facture dont le format et le contenu sont conformes au contrat, ou de la date de réception des travaux dans un état acceptable tel qu’exigé au contrat, selon la plus tardive des deux dates. Un paiement est considéré en souffrance le 31e jour suivant cette date, et des intérêts seront calculés automatiquement, conformément à la section 8.02.
Si le contenu de la facture et les documents justificatifs ne sont pas conformes au contrat, ou si les travaux fournis ne sont pas dans un état acceptable, Élections Canada avisera l’entrepreneur dans les 15 jours suivant la réception. La période de paiement de 30 jours débute à la réception de la facture révisée ou à la réception des travaux corrigés ou remplacés. Si Élections Canada omet d’aviser l’entrepreneur dans les 15 jours, la date stipulée à la sous-section 8.01.01 ne servira qu’à calculer l’intérêt sur les comptes en souffrance.
Intérêt sur les comptes en souffrance
Les définitions suivantes s’appliquent au présent article :
« date de paiement »
désigne la date que porte le titre négociable tiré par le receveur général du Canada et remis afin de payer une somme aux termes du contrat;
« en souffrance »
désigne la somme qui demeure impayée le lendemain du jour où elle est devenue exigible conformément au contrat;
« taux d’escompte »
désigne le taux d’intérêt fixé de temps à autre par la Banque du Canada qui représente le taux minimum auquel celle-ci consent des avances à court terme aux membres de l’Association canadienne des paiements;
« taux moyen »
désigne la moyenne arithmétique simple du taux d’escompte en vigueur chaque jour, à 16 h, heure de l’Est, pour le mois civil immédiatement antérieur à la date de paiement.
Élections Canada versera à l’entrepreneur des intérêts simples, au taux moyen majoré de 3 % par an, sur tout montant en souffrance, à partir du premier jour où le montant est en souffrance jusqu’au jour qui précède la date de paiement, inclusivement. L’entrepreneur n’est pas tenu d’aviser Élections Canada pour que l’intérêt soit payable.
Élections Canada ne versera des intérêts conformément à cet article que s’il est responsable du retard de paiement à l’entrepreneur. Élections Canada ne versera pas d’intérêts sur les paiements anticipés qui sont en souffrance.
Article 9 Vérification
Le montant réclamé en application du contrat pourra faire l’objet d’une vérification par le gouvernement avant et après le versement du montant. L’entrepreneur doit tenir des comptes et des registres appropriés sur les coûts des travaux et conserver tous les documents relatifs à ces coûts pendant six ans suivant le dernier paiement effectué en application du contrat.
Article 10 Lois applicables Respect des lois applicables
L’entrepreneur doit se conformer aux lois applicables à l’exécution du contrat. Si Élections Canada en fait raisonnablement la demande, l’entrepreneur doit fournir au Canada une preuve de conformité aux lois applicables.
L’entrepreneur doit obtenir et tenir à jour à ses propres frais tous les permis, licences, approbations réglementaires et certificats exigés pour l’exécution des travaux. À la demande de l’autorité contractante, il doit remettre à Élections Canada une copie de tout permis, licence, approbation réglementaire et certificat exigé.
Article 11 Délais de rigueur
Il est essentiel que les travaux soient livrés dans les délais prévus au contrat.
Article 12 Propriété
Sauf disposition contraire dans le contrat, les travaux ou toute partie des travaux sont la propriété d’Élections Canada dès leur livraison et acceptation par le Canada ou pour son compte. Malgré tout transfert de propriété, l’entrepreneur est responsable de la perte ou de l’endommagement des travaux ou de toute partie des travaux jusqu’à la livraison à Élections Canada conformément au contrat.
Article 13 Biens d’Élections Canada
L’entrepreneur doit prendre soin, de manière raisonnable et adéquate, de tous les biens d’EC dont il a la possession ou le contrôle. S’il ne s’acquitte pas de cette obligation, il est responsable de toute perte ou de tout dommage qui en résulte, sauf si ceux-ci sont causés par l’usure normale.
Article 14 Cession et modification
La cession ou la modification du contrat, en tout ou en partie, ne peut être effectuée sans le consentement préalable écrit des parties.
Article 15 Défaillance de l’entrepreneur
Si l’entrepreneur manque à l’une de ses obligations prévues au contrat, qu’il fait faillite, qu’il devient insolvable ou qu’il est mis sous séquestre, l’autorité contractante peut, après avis écrit à l’entrepreneur, résilier le contrat ou une partie du contrat pour défaillance. Lorsqu’un tel avis est donné, l’entrepreneur n’a droit à aucun autre paiement et il demeure redevable envers Élections Canada des pertes et des dommages subis par celui-ci en raison de la défaillance, y compris
l’augmentation du coût, pour Élections Canada, de l’exécution des travaux par quelqu’un d’autre.
Article 16 Résiliation pour raisons de commodité
At any time before the completion of the Work, the Contracting Authority may, by giving notice in writing to the Contractor, terminate for convenience the Contract or part of the Contract. Once such a notice of termination for convenience is given, the Contractor must comply with the requirements of the termination notice. If the Contract is terminated in part only, the Contractor must proceed to complete any part of the Work that is not affected by the termination notice. The termination will take effect immediately or, as the case may be, at the time specified in the termination notice.
L’autorité contractante peut, à tout moment avant la fin des travaux, en donnant un avis écrit à l’entrepreneur, résilier le contrat ou une partie du contrat pour des raisons de commodité. Une fois un tel avis de résiliation donné, l’entrepreneur doit se conformer aux exigences prévues dans l’avis de résiliation. Si le contrat est résilié en partie seulement, l’entrepreneur doit poursuivre l’exécution des travaux qui ne sont pas touchés par l’avis de résiliation. La résiliation prendra effet immédiatement ou, le cas échéant, au moment prévu dans l’avis de résiliation.
Si un avis de résiliation est donné en vertu de la sous-section 16.01.01, l’entrepreneur aura le droit d’être payé pour les coûts raisonnablement et dûment engagés pour l’exécution du contrat, étant donné qu’il n’a pas déjà été payé ou remboursé par Élections Canada. L’entrepreneur accepte qu’on lui paie uniquement les sommes suivantes :
(a) sur la base du prix contractuel, pour toute partie des travaux effectués qui ont été inspectés et acceptés conformément au contrat, qu’ils aient été réalisés avant ou après l’avis de résiliation conformément aux directives de l’avis de résiliation;
(b) les frais engagés par l’entrepreneur, majorés d’un profit juste et raisonnable, pour toute partie des travaux entamés et inachevés, avant la date de l’avis de résiliation; l’entrepreneur convient qu’il n’a droit à aucun bénéfice prévu pour toute partie du contrat résiliée;
(c) les frais liés à la résiliation des travaux engagés par l’entrepreneur, à l’exclusion du coût des indemnités de départ et des dommages-intérêts versés aux employés dont les services ne sont plus requis en raison de la résiliation, sauf les salaires que l’entrepreneur est légalement obligé de leur verser.
Élections Canada peut réduire le montant du paiement versé à l’égard de toute partie
des travaux, si après inspection, elle ne satisfait pas aux exigences du contrat.
Les sommes auxquelles l’entrepreneur a droit aux termes du présent article et les sommes versées ou dues à l’entrepreneur ne doivent pas dépasser, au total, le prix contractuel. Sauf dans la mesure prévue au présent article, l’entrepreneur ne peut
réclamer aucune somme à titre de compensation ou d’indemnité à l’égard de dommages ou de pertes de profits découlant de tout avis de résiliation donné par Élections Canada en application du présent article. L’entrepreneur s’engage à rembourser immédiatement à Élections Canada la part de toute avance non liquidée à la date de la résiliation.
Article 17 Droit de compensation
Sans restreindre tout droit de compensation accordé par la loi, Élections Canada peut utiliser en compensation de tout montant payable à l’entrepreneur en application du contrat, tout montant payable à Élections Canada par l’entrepreneur aux termes du contrat ou de tout autre contrat en vigueur. Élections Canada peut, en effectuant un paiement conformément au contrat, déduire du montant payable à l’entrepreneur tout montant qui est ainsi payable à Élections Canada et qui, du fait du droit de compensation, peut être retenu par Élections Canada.
Article 18 Codes
Conflits d’intérêts et Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique
L’entrepreneur reconnaît que les personnes qui sont assujetties aux dispositions de la Loi sur les conflits d’intérêts, 2006, ch. 9, art. 2, du Code régissant les conflits d’intérêts des députés, du Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique, du Code de conduite d’Élections Canada ou de tout autre code de valeur et d’éthique en vigueur au sein d’organismes précis ne peuvent retirer aucun avantage direct du contrat.
Code de conduite pour l’approvisionnement – contrat
L’entrepreneur accepte de se conformer au Code de conduite pour l’approvisionnement et d’être
lié par celui-ci pendant la période du contrat.
Article 19 Honoraires proportionnels aux résultats
L’entrepreneur atteste qu’il n’a pas versé ni convenu de verser, directement ou indirectement, et convient de ne pas verser, directement ou indirectement, des honoraires proportionnels aux résultats en rapport avec la soumission, la négociation ou l’obtention du contrat à toute personne autre qu’un employé de l’entrepreneur remplissant les fonctions habituelles de son poste. Dans le présent article, « honoraires proportionnels aux résultats » signifie tout paiement, ou autre forme de rémunération, qui est subordonné au degré de succès ou calculé en fonction du degré de succès obtenu dans la soumission, la négociation ou l’obtention du contrat, et « personne » comprend tout particulier qui est tenu de fournir au directeur une déclaration en application de l’article 5 de la Loi sur le lobbying, 1985, ch. 44 (4e suppl.).
Article 20 Sanctions internationales
Les personnes au Canada et les Canadiens à l’étranger sont liés par les sanctions économiques imposées par le Canada. En conséquence, Élections Canada ne peut accepter la livraison d’aucun bien ou service provenant, directement ou indirectement, d’un ou plusieurs pays ou personnes assujettis aux sanctions économiques.
L’entrepreneur ne doit pas fournir à Élections Canada un bien ou un service assujetti aux sanctions économiques.
L’entrepreneur doit se conformer aux modifications apportées au règlement imposé pendant la période du contrat. L’entrepreneur doit immédiatement aviser Élections Canada s’il est dans l’impossibilité d’exécuter le contrat à la suite de l’imposition de sanctions à un pays ou à une personne ou à l’ajout de biens ou de services à la liste des biens ou des services sanctionnés. Si les parties ne peuvent alors s’entendre sur un plan de redressement, le contrat sera résilié pour des raisons de commodité par Élections Canada, conformément à l’article 20.
Article 21 Dispositions relatives à l’intégrité – contrat
La Politique d’inadmissibilité et de suspension (la « Politique ») et toutes les directives connexes incorporées par renvoi dans la demande de soumissions à sa date de clôture sont incorporées au contrat et en font partie intégrante. L’entrepreneur doit respecter les dispositions de la Politique et des directives, lesquelles se trouvent sur le site Web de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada à Politique d’inadmissibilité et de suspension.
Article 22 Exhaustivité de la convention
Le contrat représente la totalité et la seule entente intervenue entre les parties.
Article 23 Accès à l’information
Les documents créés par l’entrepreneur et qui relèvent du BDGE sont assujettis aux dispositions de la Loi sur l’accès à l’information. L’entrepreneur reconnaît les responsabilités du BDGE aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et doit, dans la mesure du possible, aider Élections Canada à s’acquitter de ces responsabilités. De plus, l’entrepreneur reconnaît que l’article 67.1 de la Loi sur l’accès à l’information stipule que toute personne qui détruit, modifie, falsifie ou cache un document ou ordonne à une autre personne de commettre un tel acte, dans l’intention d’entraver le droit d’accès prévu à la Loi sur l’accès à l’information, est coupable d’un acte criminel passible d’un emprisonnement et d’une amende, ou de l’une de ces deux peines.