CONVENTIONS AVEC LA VILLE
CONVENTIONS AVEC LA VILLE
MJC - 0 xxx Xxxxx - 00000 XXXXXX – Tel : 00 00 000 00 00 - Fax : 00 00 00 00 00 – Mob : 06 12 50 32 09
e-mail : xxx@xxxxxxxxx.xxx - Site : xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx - Code NAF : 913 E – SIRET : 785 861 279 0020 MJC IdF - Fédération Régionale – Association Jeunesse et éducation Populaire N°95-205JEP142 Agréée Formation Professionnelle N° 11950322695 du 10 /03/99 – Labellisée Espace Public Numérique
CONVENTION D’OBJECTIFS ET DE MOYENS ENTRE
L'ASSOCIATION "M.J.C. D'ERMONT"
ET LA VILLE D'ERMONT
Le décret n°2001 – 495 du 6 juin 2001 pris pour l’application de l’article 10 de la loi du 12 avril 2000 prévoit qu’une convention doit être passée avec les Associations bénéficiant de subventions publiques annuelles dépassant 23.000
€uros.
Entre les soussignés:
La Commune d'ERMONT, représentée par Monsieur Xxxxxx XXXXXXXX, Maire, agissant en cette qualité au nom et pour le compte de la Commune d’ERMONT, en vertu de la délibération du Conseil Municipal du 29 septembre 2011,
Ci-après dénommée « LA COMMUNE » D'UNE PART,
Et
L'association, "MJC" (Maison des Jeunes et de la Culture), association régie par la loi du 1er juillet 1901, dont le siège social est situé au 0, xxx Xxxxx 00 000 Xxxxxx, représenté par Monsieur Xxxxx XXXXXXXX, son Président, dûment mandaté, affiliée à "MJC en Ile de France, Fédération Régionale" déclarée à la préfecture de Pontoise le 26 février 1962 sous le n° 4117 et publiée au Journal Officiel du
11 mars 1962 et agrée par le ministère à la Jeunesse, aux sports et aux loisirs (n° 78150) au titre de l'éducation populaire et de centre de loisirs
Ci-après dénommée « L’ASSOCIATION » D'AUTRE PART,
CONVENTION
Il est exposé et convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Dans le cadre de sa politique socioculturelle, la ville d'Ermont souhaite soutenir les activités éducatives et culturelles de la MJC d'Ermont.
L'association "MJC" est considérée par la Commune comme un partenaire, force de réflexion et de proposition au service de la population, ayant pour mission de satisfaire des besoins culturels, éducatifs et de loisirs tels que :
• les initiatives citoyennes,
• l'innovation et l'expérimentation,
• le transfert de savoirs entre les générations,
• le débat d'idées,
• la prise de responsabilité et la participation dans la Cité,
• le développement de la culture scientifique,
• l’éducation à l’environnement et au développement durable,
• le développement des pratiques artistiques amateurs,
• les initiatives jeunes dans le care du dispositif « Envie d’Agir »,
• la participation des jeunes à la vie associative
ARTICLE 1ER – OBJET DE LA CONVENTION :
Vu ce préambule, la Commune et l'association MJC décident d'établir un partenariat. Les éléments de coopération définis en commun avec l'association sont les suivants :
• objectifs définis à l’article 3,
• mise à disposition de locaux,
• condition de financement, permettant à l’association de remplir sa mission,
Pour répondre harmonieusement à la demande sociale, il sera demandé à la MJC de programmer annuellement ses activités et manifestations en coordination avec celles prévues par la ville.
Article 2 – Subventions :
La Commune s’engage à soutenir financièrement les activités de l’association dans le respect de la présente convention.
A cet effet, l’association présente une demande de subventions à la Commune au plus tard le 1er décembre de l’année N-1 composée de :
• Comptes annuels de l’exercice clos dument certifiés (compte de résultat et bilan).
• Budget prévisionnel détaillé de l’exercice à venir.
• Rapport d’activités et évaluation des objectifs partagés (Cf. article 3)
• Composition du Conseil d’Administration
• Compte rendu de l’Assemblée Générale
• Modification de statut le cas échéant.
La Commune fixe annuellement dans le cadre de son propre budget, le montant de son concours financier aux associations.
CONVENTION
Par délibération n°11/46 en date du 8 avril 2011, le conseil municipal a attribué à l’association
« M.J.C. » une subvention annuelle 2011 de 36.000 €uros.
L’attribution de cette subvention est soumise à la réalisation des objectifs définis à l’article 3. Cette subvention sera versée en deux fois :
• versement de 60% au plus tard le 30 avril de l'année en cours,
• versement du solde au plus tard le 30 septembre de l'année en cours.
Article 3 – Engagements de l’association dans le cadre de la subvention versee:
En contrepartie de l’attribut de la subvention, l’association « M.J.C » s’engage à mettre en œuvre les moyens humains, matériels et fonctionnels destinés à réaliser les engagements et objectifs suivants :
• Accueillir les Ermontois sans discrimination.
• Assurer un encadrement qualifié et compétent de ses activités.
• Respecter les règles administratives en vigueur.
• Mettre en place des activités éducatives culturelles et de loisirs pour les enfants, les adolescents et les adultes en complémentarité avec celles proposées par la municipalité.
• Organiser annuellement sur le territoire de la Commune au moins une grande manifestation ouverte aux Ermontois.
• Participer au moins à un évènement annuel organisé par la Commune.
La M.J.C. peut également accueillir lors des stages ou activités qu’elle propose, des groupes d’enfants de l’Espace Jeunesse, des accueils de loisirs ou des centres socio culturels de la ville d’Ermont dans le cadre d’un partenariat répondant à des objectifs autres que ceux indiqués dans cette convention. Ces actions devront faire l’objet d’une convention particulière et ponctuelle. Dans ce cas, les enfants restent sous la responsabilité de la Commune dans le cadre de ses mission.
Article 4 – Mise a disposition de locaux :
a) Mise à disposition permanente
La ville met à disposition de façon permanente et à titre gracieux durant la durée de la convention les locaux suivants :
Maison des associations, située au 0, xxx Xxxxx 00000 Xxxxxx, ainsi que des salles spécifiques et polyvalentes pour le fonctionnement des activités. Pour une surface estimée à environ 244 m2.
Au rez-de-chaussée du bâtiment :
• 3 bureaux, salle n°7 (capacité : 5 personnes, 9m2), salle n°9 A (capacité : 5 personnes, 7m2), salle n°9 B (capacité 5 personnes, 7m2).
CONVENTION
• Salle n°5, « informatique » (capacité : 10 personnes, 29m2)
• 1 placard au fond de la salle n°1 (1,5 m2)
• 1 pièce de rangement RDC, côté chaufferie (9m2)
Au premier étage :
• Xxxxx xx xxxxxx, xxxxx xx00 (xxxxxxxx : 19 personnes, 43,5m2)
• Bureau, salle n°13, (capacité : 5 personnes, 7m2)
• Le Bar des Sciences et un placard, salle n°15 (capacité 40 personnes, 94,5 m2)
• Une xxxxx xx « xxxxxxx », xxxxx xx00 (xxxxxxxx : 9 personnes, 10 m2)
• Un bureau, salle n°17 (capacité : 6 personnes, 7m2)
Au deuxième étage :
• Xxxxx xx xxxxxxx, xxxxx xx00 (xxxxxxxx : 15 personnes, 19m2)
La Ville met également gracieusement à la disposition de la MJC un bureau et 5 salles du bâtiment associatif "l'Arche", situé au 000, xxx xx xx Xxxx – 00000 XXXXXX, pour l'activité bridge.
b) Mise à disposition ponctuelle
L’association pourra également bénéficier ponctuellement de la mise à disposition de salles de réunion pour la tenue de séances du conseil d’administration ou de travail ou de salles de pratiques sportives et culturelles pour l’organisation d’activités temporaires sous réserve d’avoir fait une demande par courrier avec un planning trimestriel. Ces demandes ne seront satisfaites que sous réserve de disponibilité des locaux.
Article 5 – Entretien des locaux :
La Commune prend en charge les frais d'entretien des bâtiments et des installations techniques et assume l'équipement des salles (Tableau, chaises, tables).
Dans le cas d'une demande de travaux d'investissement, l'association s'engage à faire une demande écrite avant fin juin de l’année en cours pour étude avant toute inscription au budget de l’année N+1.
La Commune prend également en charge les frais d'eau, d’électricité et de chauffage et du nettoyage des locaux.
Les abonnements téléphonique et internet restent à la charge de l’association.
L'association sera destinataire chaque année d'un relevé des charges ainsi valorisées en subventions en nature.
Article 6 – Usage des locaux :
L'association déclare connaître parfaitement l'état des locaux et renonce par avance à tout recours envers la ville.
L'association s'engage à respecter le règlement intérieur et les règles d’accès et de fonctionnement des espaces mis à disposition.
CONVENTION
L’association fait son affaire de l’entretien et du remplacement du matériel dont elle est propriétaire, ou de l’acquisition éventuelle de matériels complémentaires nécessaires à ses activités.
L'association ne sera pas admise à apporter une quelconque modification à la destination des locaux confiés, sans accord préalable et exprès de la Commune.
La Commune se réserve le droit d'utiliser les locaux pour ses propres activités ou celles qu'elle a agréées. Cependant, afin de ne pas perturber l'activité de l'association, elle consultera cette dernière avant de délivrer une autorisation d'occupation. Dans ce cas, la responsabilité de l'association MJC sera dégagée pour tout désordre pouvant intervenir lors de cette utilisation.
L'association MJC est tenue de laisser les services municipaux visiter les lieux chaque fois que nécessaire.
Article 7 – Responsabilite de l’association :
L'association s'engage à prendre soin et à jouir en bon père de famille des locaux et du matériel mis à disposition par la Commune. Toute dégradation de son fait fera l'objet d'une remise en état par la Commune aux frais de l'association sans que cette dernière ne puisse s’y opposer.
Article 8 – Incessibilite des droits :
La présente convention étant conclue intuitu personae, toute cession des droits en résultant ou sous – location des lieux mis à disposition est interdite.
Article 9 – Assurances :
L'association souscrira toutes les polices d'assurances nécessaires pour garantir sa responsabilité civile. Elle paiera les primes et cotisations de ces assurances sans que la responsabilité de la Commune puisse être mise en cause.
Elle devra justifier à chaque demande de l'existence de telles polices d'assurances et du règlement des primes correspondantes.
Dans ce cadre, elle reconnaît avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité limitant notamment les effectifs accueillis simultanément ainsi que des recommandations spécifiques (liées à la nature des différentes activités) émises par les autorités compétentes.
Article 10 – Obligations comptables :
L'association s’engage :
• A adopter un cadre budgétaire et comptable conforme au règlement n°99-01 du 16 février 1999 du Comité de la réglementation comptable relatif aux modalités d’établissement des comptes annuels des associations et fondations, homologué par arrêté interministériel en date du 8 avril 1999, et à fournir lesdits comptes annuels dans xxx xxx mois suivant la clôture de l’exercice.
CONVENTION
• A fournir chaque année le compte-rendu financier (compte de résultat et bilan) dument certifié.
L’association qui est soumise à l’obligation légale de faire procéder au contrôle par un (ou plusieurs) commissaire(s) aux comptes ou qui fait appel volontairement à un contrôle exercé par un commissaires aux comptes, s’engage à transmettre à la commune tout rapport produit par celui-ci ou ceux-ci dans les délais utiles.
Article 11 – Representation de la Commune :
Conformément aux règles statutaires des M.J.C un représentant de la municipalité siègera comme Membre de droit au Conseil d’Administration de celle-ci.
Article 12 – Autres engagements :
L’association communiquera sans délai à la commune copie des déclarations mentionnées aux articles 3 et 13-1 du décret du 16 août 1901 portant réglementation d’administration publique pour l’exécution de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association. En cas de retard pris dans l’exécution de la présente convention, l’association en informe également la Commune.
Article 13 – Sanctions :
En cas de non-exécution, de retard significatif ou de modification substantielle sans accord écrit de la Commune des conditions d’exécution de la convention par l’association, et sans préjudice des dispositions prévues à l’article 10, la commune peut suspendre ou diminuer le montant des avances et autres versements, remettre en cause le montant de la subvention ou exiger le reversement de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention.
Article 14 – Controle de la Commune :
L’association s’engage à faciliter, à tout moment, le contrôle par la Commune de la réalisation de l’objectif, notamment par l’accès à toute pièce justificative des dépenses et tout autre document dont la production serait jugée utile.
Au terme de la convention, l’association remet, dans un délai de six mois, un bilan couvrant l’ensemble de la période d’exécution de la convention. Un contrôle, éventuellement sur place est réalisé par la Commune, en vue d’en vérifier l’exactitude.
Article 15 – Evaluation :
L’évaluation des conditions de réalisation des projets ou des actions auxquels la Commune a apporté son concours, sur un plan quantitatif comme qualitatif, est réalisée dans les conditions définies d’un commun accord entre la Commune et l’association.
CONVENTION
L’évaluation porte notamment sur la conformité des résultats à l’objet mentionné à l’article 4, sur l’impact des actions ou des interventions, s’il y a lieu, au regard de leur utilité sociale ou de l’intérêt général, sur les prolongements susceptibles d’être apportés à la convention.
L’association pourra préciser les éléments suivants :
• Le nombre et pourcentage des adhérents et leur provenance géographique (quartiers et villes),
• Le tableau des diplômes et qualification et formations des encadrants pour les activités ayant des obligations réglementaires,
• Un bilan des activités organisées à l’année,
Article 13 – Avenant :
Toute modification des conditions ou modalités d’exécution de la présente convention, définie d’un commun accord entre les parties, fera l’objet d’un avenant.
Celui-ci précisera les éléments modifiés de la convention, sans que ceux-ci ne puissent conduire à remettre en cause les objectifs définis dans le préambule et à l’article 3.
Article 17 – Resiliation de la convention :
En cas de non-respect par l’une ou l’autre partie des engagements respectifs inscrits dans la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l’une ou l’autre partie à l’expiration d’un délai
de trois mois suivant l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure.
Article 18 – Contentieux :
Les parties s’engagent à rechercher, en cas de litige sur l’interprétation ou sur l’application de la présente convention, toute voie amiable de règlement.
Le tribunal administratif de Cergy Pontoise sera seul compétent pour trancher les litiges relatifs à l’interprétation ou à l’exécution de la présente convention.
Article 19 – Duree :
La présente convention s’applique à l’année civile en cours et renouvelée chaque année sous réserve de la présentation par l’association un mois après la tenue de l’assemblée générale et, au plus tard, à l’expiration d’un délai de six mois suivant la clôture de l’exercice comptable des documents mentionnés aux articles 10 et 12.
La Commune notifie chaque année le montant de la subvention.
Fait en deux exemplaires originaux A, Ermont le 27 janvier 2012
Le Président de la MJC Le Sénateur-Maire,
CONVENTION
A. MAZURIER Xxxxxx XXXXXXXX
CONVENTION DE MISE DISPOSITION DES INSTALLATIONS
PAR LA COMMUNE
Entre:
La Commune d'ERMONT, représentée par Monsieur XXXXXXXX, Maire, agissant en qualité DE Maire, dûment habilité par délibération du Conseil Municipal en date du 12 juillet 2007,
D'UNE PART,
Et
L'association, "MJC" (Maison des Jeunes et de la Culture), association loi de 1901, déclarée en Sous- préfecture le 26 février 1962 sous le numéro d’agrément 4117, dont le siège social se situe au 0, xxx Xxxxx 00 000 Xxxxxx, représenté par Monsieur MAZURIER, agissant en qualité de Président, dûment mandaté, par (instance délibérante statutaire) en date du
D'AUTRE PART,
Il est tout d’abord exposé ce qui suit :
La Commune possède divers locaux destinés à la pratique de multiples activités. Afin de promouvoir et développer ces activités, la Commune a souhaité mettre ces équipements à dispositions des associations communales.
Ceci exposé, il est arrêté et convenu ce qui suit : ART 1 – OBJET :
CONVENTION
En vue de permettre la réalisation de l’objet général de l’association, la Commune d’Ermont met à disposition de l’Association l’/les installations(s) suivantes :
Maison des Associations : les salles n°1, n°2, n°3, salle informatique, le foyer, salles n°10, n°11, n°12, n°14 (salle de sport), n°16, n°20 et n°24 dans les conditions énoncées ci- après.
L’utilisation des locaux par l’association se fera conformément et dans les limites de l’objet social de celle-ci. En aucun cas, les locaux ne pourront être utilisés à d’autres fins.
Art 2 – Conditions financieres:
La Ville met à disposition l’/les installation(s) suivantes :
xxx xxxxxx xx0, xx0, xx0, xx00, xx00, xx00, xx00 (xxxxx xx xxxxx), n°16, n°20 et n°24, la salle informatique et le foyer de la Maison des Associations mentionné(es) dans l’article 1, à titre gracieux.
Art 3 – Duree et renouvellement :
La présente convention prend effet à compter de sa signature par les deux parties : jusqu’à la fin de la semaine 29 de l’année 2013.
Art 4 – Nature juridique :
La présente convention résulte d’un droit d’occupation d’un établissement public (partielle ou non), non d’un bail. De ce fait, l’association renonce expressément à se prévaloir de statut des baux commerciaux.
En conséquence, la convention n’est créatrice d’aucun droit au profit de l’association, notamment dans le cadre d’attribution de créneaux horaires pour chaque nouvelle année.
Art 5 – Conditions d’utilisation:
Les locaux de la Commune d’Ermont mentionnés à l’article 1, sont mis à disposition des associations en fonction des règles communes pour l’ensemble des équipements municipaux. Ces règles sont fondées sur le principe de l’égal accès des usagers aux équipements publics.
Avant chaque année (scolaire ou saison) l’association adresse une demande écrite pour utiliser les différentes installations.
La ville d’Ermont établi un planning d’occupation des locaux valable pour une saison (annexé à la présente convention).
L’association doit respecter les consignes énoncées dans le règlement intérieur affiché dans chaque local.
Les installations mises à disposition de l’association doivent être réservées exclusivement à ses adhérents.
Les équipements ne doivent en aucun cas être utilisés à d’autre fin que l’exercice des activités de l’association. (activités définies en annexe).
CONVENTION
Leur utilisation à titre personnel est formellement interdite.
A tout moment, la ville d’Ermont peut fermer les installations pour la réalisation de travaux, pour des raisons de sécurité ou pour la mise en place et l’organisation de manifestations ou d’activités ou dans le cadre d’exercice de pouvoirs de police. L’association sera avertie par courrier et un avis affiché dans les locaux ; et ceci dans un délai d’un mois.
Art 6 – Materiel :
Le matériel présent dans chaque équipement mis à disposition de l’association fait l’objet d’un inventaire annexé à la convention.
Un état des lieux global doit être effectué avant chaque saison en présence d’un responsable de la ville et d’un responsable de l’association.
L’Association s’engage à :
• Utiliser les locaux dans le cadre de ses activités définies en annexe et conformément à sa destination.
• Signaler les malfaçons, les détériorations ou la casse du matériel mis à disposition.
Dans l’hypothèse où l’association entreposerait son matériel nécessaire à l’exercice de ses activités dans les équipements mis à disposition, elle fera son affaire personnelle de son entretien et de la souscription de garanties.
En aucun cas, il ne pourra être utilisé du matériel non conforme, défectueux ou insuffisamment entretenu dans les locaux mis à disposition.
La Commune ne pourra être tenue pour responsable en cas de vol, de détérioration du matériel appartenant à l’association ainsi que dans le cas de dommages causés à autrui du fait du non-respect des prescriptions énoncées ci-dessus.
Art 7 – Securite :
• La Ville s’engage à maintenir en parfait état de fonctionnement et de sécurité l’/les installation(s) mise(s) à disposition ainsi que le matériel.
• L’association reconnait :
C Avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité et s’engager à les respecter.
C Avoir procédé, avec les services de la ville, à une visite de/des installation(s) à
disposition, constaté l’emplacement des dispositions de secours et reconnu les itinéraires d’évacuation et les issues de secours.
C L’association d’engage à ce que le nombre de personnes admises dans l’/les
installation(s) mise(s) à disposition ne dépasse pas l’effectif définit par la commission de sécurité, figurant sur le registre de sécurité. Dans le cas où un dépassement de l’effectif serait à prévoir, l’association se rapprochera de la Commune afin de trouver une solution. A défaut, les normes prescrites par la Commission de sécurité devront être impérativement respectées.
C Les activités de l’association se feront sous l’entière responsabilité de celle-ci. Dans la
mesure où toutes pratiques libres d’activités non encadrées ainsi que toute utilisation des locaux et des matériels non prévue par la présente convention sont strictement interdites, la Ville dégage dans tous les cas toute responsabilité.
En cas d’accident la responsabilité de la Ville ne pourra être engagée que pour un défaut de maintenance des seules et uniques installations dont elle est propriétaire. Il en est de même pour le matériel.
CONVENTION
Art 8 – Travaux :
Les travaux relatifs à la réalisation et à l’aménagement de bâtiments dont la ville d’Ermont est propriétaire relève exclusivement de ses prérogatives.
L’association utilisatrice ne peut en aucun cas réaliser des travaux sans l’accord exprès et préalable de la collectivité.
Art 9 – Assurances :
La Commune assurera l’ensemble des équipements en responsabilité civile et multirisque. L’association s’assurera pour l’ensemble de ses activités et transmettra annuellement à la commune l’attestation d’assurance correspondante.
L’association s’engage à prendre en charge les dégâts matériels qui seraient commis pendant le temps d’utilisation, tant sur le bâtiment que sur le matériel.
Pour ce faire elle s’engage à souscrire une assurance dont elle communiquera l’origine à la Ville.
D’autre part, dans le cadre du respect de l’article L 2131-10 du code des collectivités territoriales, la Ville ne peut renoncer à exercer toute action en responsabilité à l’égard de l’association, pour les dommages que celle-ci pourrait causer.
L’Association s’obligera à la remise en état si il est constaté des dégradations excédant l’usure normale des locaux ou du matériel, et ce sur présentation d’un devis par la Commune.
Art 10 – Controle de la Commune :
Le contrôle de la bonne utilisation des locaux seront assurés par les représentants de la Ville dûment mandatés.
Chaque année, l’association remettra à la Commune un bilan moral et financier ainsi qu’un état du nombre d’adhérents ayant participé aux activités.
Art 11 – Resiliation :
La présente convention pourra être résiliée de plein droit par l’une ou l’autre des parties en cas de non-respect de l’une ou plusieurs de ses clauses ou des lois et règlements régissant les relations entre les collectivités publiques et les associations ainsi que pour tous les cas de force majeure reconnus par le loi et la jurisprudence.
La résiliation interviendra après une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou par notification, restée infructueuse pendant un délai d’un mois. A l’issue de ce délai, la partie requérante, devra notifier par lettre recommandée avec avis de réception postale ou par remise d’un pli par un agent assermenté, le motif de résiliation de la convention.
La convention serait immédiatement résiliée après lettre recommandée avec accusé de réception ou notification par un agent assermenté dans le cas où l’utilisation par l’association mettrait en péril les équipements.
Dès que la résiliation deviendra effective, l’association perdra tout pouvoir à l’utilisation des locaux et des matériels mis à sa disposition, sans pouvoir prétendre à aucune indemnisation du préjudice qu’elle pourrait subir du fait de la résiliation.
CONVENTION
Art 12 – Contentieux :
Les parties s’engagent à rechercher, en cas de litige sur l’interprétation ou sur l’application de la présente convention, toute voie amiable de règlement.
Le tribunal administratif de Cergy Pontoise sera seul compétent pour trancher les litiges relatifs à l’interprétation ou à l’exécution de la présente convention.
Fait à Ermont, le 30 août 2012
Le Président de la MJC Le Sénateur-Maire,
A. MAZURIER Xxxxxx XXXXXXXX