Préambule
CONVENTION DE PRESTATIONS SUR LE DOMAINE DES SYSTÈMES D'INFORMATION (SI)
ENTRE :
La Commune de Cognac représentée par Monsieur Xxxxxx XXXXXXXXXX, Maire, autorisé par délibération en date du 28 février 2019,
d’une part,
ET :
Grand Cognac, représenté par Monsieur Xxxxxx XXXXXXXXXX, Président, autorisé par délégation du conseil communautaire,
d’autre part,
Les compétences Accueil de loisirs des mercredis et vacances scolaires, Accueil de loisirs adolescents, Petite enfance, Musées, Bibliothèques ont été transférées à l’agglomération à compter du 1er janvier 2019.
A la date du transfert, l’agglomération ne dispose pas des ressources suffisantes pour assurer la maintenance des équipements informatiques, logiciels, téléphoniques et des réseaux.
Afin d’assurer la continuité du service public, l’agglomération a sollicité la Ville pour que ses services poursuivent cette mission dans le cadre d’une convention de prestations de services. La présente convention définit les modalités juridiques, techniques et financières de la mise en œuvre de ces prestations.
Il est convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1 - Objet
Par la présente convention, Grand Cognac confie à la Ville de Cognac le maintien en condition opérationnelle des moyens TIC matériels et logiciels utilisés par les services transférés pour assurer leurs missions de service public en attendant un transfert complet des ressources nécessaires et leur gestion intégrale dans le système d'information de Grand Cognac.
Article 0 - Xxxxxxx xxx xxxxxxxxxxx
Xx Xxxxx xx Xxxxxx s’engage à assurer, au nom et pour le compte de l'agglomération les prestations suivantes, dans les conditions détaillées en annexe 1 (tableau du périmètre des prestations) :
Maintenance du parc de matériel : postes, téléphones IP fixes, imprimantes, mais aussi systèmes et réseau, quand la réparation est possible,
Assistance utilisateurs sur le périmètre du système d’information de la Ville,
Sauvegardes, mises à jour des serveurs et des progiciels, sécurité globale des Systèmes d’Informations,
Mise en place des accès VPN au SI Grand Cognac,
Maintien des outils de communication (site web, portail, : …),
Renouvellement des licences, certificats, noms de domaines, et contrats de maintenances nécessaires à la continuité du service public.
Ces prestations seront assurées dans les mêmes conditions que pour les autres ressources informatiques de la Ville (en termes de délai, priorité, criticité, ...)
Le traitement des tickets sera tracé et leur temps de traitement comptabilisés par tranches de 15 minutes, toute tranche entamée étant due. La ville s’engage à fournir à l’agglomération tous les éléments nécessaires à la compréhension des incidents pour optimiser conjointement le traitement des tickets, et notamment :
- La nature de l’incident,
- Le site concerné,
- Le ou les matériels concernés.
Cette prestation exclut les activités portant sur les domaines où seul Grand Cognac a la capacité de répondre par les contrats/marchés qu’elle gère : télégestion, téléphonie mobile, achat et remplacement de poste de travail et tout autre matériel nécessaire au bon fonctionnement des services, reprographie, fourniture de consommables de type papier/encre/toner, etc.
Les modalités de traitement des demandes d’interventions sont définies dans une procédure annexée à la présente convention (annexe 2)
La priorisation des interventions sera appréciée conjointement par les agents Ville et Grand Cognac, en charge du traitement des demandes, en fonction de leur criticité au regard des enjeux de maintien du service public.
Les deux parties s’engagent à informer les agents des termes du présent contrat et se portent garante du respect par ceux-ci des obligations en résultant.
Article 3 - Périmètre
L’action des services de la Ville concerne les équipements et logiciels transférés avec les compétences décrites en préambule.
Certains équipements sont utilisés à la fois pour les compétences communautaires et les compétences communales. C’est le cas des outils utilisés par des agents intervenant à la fois sur la compétence ALSH et accueil périscolaire.
D’une manière générale, la maintenance et la prise en charges des incidents incombe à la collectivité propriétaire du système d’information sur lequel s’appuie le poste informatique.
Les acquisitions de nouveaux équipements sont à la charge de l’agglomération, hormis les équipements à vocation « mixte », qui seront acquis par la Ville.
Article 4 - Suivi de la convention 4-1 Évaluation des prestations
Des rencontres entre les représentants de la Commune et ceux de Grand Cognac, portant sur la réalisation des prestations, auront lieu au cours de la convention. L'agglomération se chargera des comptes-rendus, qui seront ensuite soumis à la ville pour vérification.
4-2 Conditions du Partenariat
À la suite d’un bilan trimestriel une évaluation aura lieu, afin d’apprécier les modifications éventuelles qu’il y aurait lieu d’apporter aux conditions du présent partenariat.
Toute modification apportée sera alors prise en compte par avenant.
Toute intervention donnant lieu à dépenses d’investissement, recours à des prestations payantes refacturées, ou décision(s) susceptibles d’impacter ou modifier le fonctionnement des équipements transférés, sera soumis à la validation du SI de Grand Cognac.
Les agents de l’équipe SI de Grand Cognac informeront ceux de la ville de leurs éventuelles interventions sur le périmètre du SI Ville.
Article 5 - Confidentialité
Tous les documents et informations qui sont confiés ou diffusés par les parties dans le cadre de l’exécution de la convention sont confidentiels. Ils ne peuvent être communiqués à d’autres personnes sans l’autorisation préalable du cosignataire de la présente convention.
Article 0 - Xxxxxxxxxxxxx
Xx Xxxxx adressera un titre de remboursement à l’issue de la première période de convention, soit 6 mois. Un état récapitulatif détaillera le montant à rembourser, selon le tarif horaire fixé par délibération du conseil municipal (figurant en annexe 3)
Le tarif horaire distingue le coût réel moyen/heure (salaire et charges) d’un adjoint technique et le coût réel/heure de l’ingénieur en charge de la direction de la DSIT.
Les heures sont comptabilisées au fil des interventions réalisées pour le compte de l’agglomération, l’unité de compte étant le ¼ heure.
La Ville refacturera par ailleurs, l’ensemble des dépenses relatives à des éléments matériels, abonnements, maintenance et prestations externalisées réalisées sur le périmètre mentionné à l’article 1.
Article 7 - Responsabilité
Pendant la durée de la convention, la mairie de Cognac assure, sous sa seule responsabilité, la bonne exécution des prestations qui lui sont confiées.
La Ville de Cognac est responsable, à l’égard de Grand Cognac et des tiers, des éventuels dommages de tous ordres résultant de ses obligations ou du non-respect de ses obligations dans le cadre de la présente convention.
La Ville de Cognac est en outre responsable, à l’égard de Grand Cognac et des tiers, des éventuels dommages résultant d’engagements ou actions réalisés au-delà des missions qui lui ont été fixées par la présente convention.
La Ville de Cognac s’engage à contracter les polices d’assurance nécessaires à couvrir sa responsabilité dans la mise en œuvre de ses missions (responsabilité civile).
Article 8 - Durée
La présente convention est établie pour la période de 6 mois prenant effet le 1er janvier 2019 pour s’achever le 1er juillet, reconductible une fois.
Article 9 - Gestion de la protection des données personnelles
Grand Cognac, en tant que nouveau responsable des traitements s'engage à appliquer les bonnes conduites à tenir : informer les usagers et les agents du transfert de compétence, mettre à jour le registre avec ces nouveaux traitements, et répondre aux diverses obligations liées au RGPD.
Article 10 Remise en cause de la convention
En cas de non-respect de la présente convention par l’une ou l’autre des parties, chacune a la faculté d’y mettre un terme par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception, avec préavis d'un mois.
En cas de différend relatif à l’exécution de la présente convention, les parties s’efforceront de le régler à l’amiable. A défaut d’accord, le litige sera porté devant le Tribunal Administratif de Poitiers.
Fait à COGNAC, le
Le Maire de Cognac Le Président de Grand Cognac,
Xxxxxx XXXXXXXXXX Xxxxxx XXXXXXXXXX