LEG-B.1. ACCORD RELATIF À L’EXÉCUTION D’UN PROJET
LEG-B.1. ACCORD RELATIF À L’EXÉCUTION D’UN PROJET
N° de réf. du bureau de l’OIM : | |
Code de projet de l’OIM : |
ACCORD RELATIF À L’EXÉCUTION D’UN PROJET
entre
l’Organisation internationale pour les migrations (OIM)
et
[Nom de la partie cocontractante] sur
[Objet de l’accord]
Le présent accord d’exécution d’un projet, ci-après dénommé l’« Accord », est conclu entre le bureau de l’Organisation internationale pour les migrations, une organisation apparentée des Nations Unies, agissant par l’intermédiaire de son/sa [insérer le nom du bureau, par exemple, Mission en XXX], [adresse du bureau], représentée par [nom, titre, etc.], ci-après dénommé « OIM », et [nom de la partie cocontractante], sis(e) à [adresse], représenté(e) par [nom, titre du représentant de la partie cocontractante], ci-après- dénommé(e) le « Partenaire d’exécution ». L’OIM et le Partenaire d’exécution sont aussi dénommés, individuellement « Partie » et collectivement « Parties ».
1. Introduction
Veuillez insérer une description sommaire du projet (1 à 3 paragraphes, 1/3 page max.) en incluant les informations relatives au donateur si cela est pertinent.
2. Documents contractuels
2.1 Les documents suivants font partie intégrante du présent Accord :
(a) Annexe A – Descriptif du projet ;
(b) Annexe B – Budget du projet ; et
(c) Annexe C – Principes de l’OIM relatifs à la protection des données.
3. Champ d’application de l’Accord
3.1 Le Partenaire d’exécution mettra en œuvre le projet tel que décrit dans le descriptif du projet (annexe A), conformément au budget du projet (Annexe B). Le Partenaire d’exécution entamera les activités le [date] et les achèvera entièrement et de manière satisfaisante au plus tard le [date].
4. Responsabilités de l’OIM
Tel que décrit de façon plus détaillée dans le document du projet, l’OIM s’engage à :
4.1 [Énumérer toutes les responsabilités de l’OIM au titre du présent projet.] 4.2 …
4.3 …
5. Responsabilités du Partenaire d’exécution
Tel que décrit avec plus de détails dans le document du projet, le partenaire d’exécution s’engage à :
5.1 [Énumérer toutes les activités du Partenaire d’exécution au titre du présent projet.] 5.2 …
5.3 ….
6. Financement
6.1 L’OIM accepte d’apporter une aide financière au Partenaire d’exécution pour la réalisation du projet [nom du projet] (ci-après le « Projet ») du [date de début du projet] au [date de la fin du projet], d’au plus [montant en chiffres] (montant en toutes lettres) [code de la monnaie] (la
« Contribution »), conformément au budget du projet (annexe B).
6.2 Sous réserve de la réception par l’OIM des fonds provenant du donateur du Projet, les paiements seront effectués par l'OIM, jusqu’à hauteur du montant maximal de la Contribution, par versements échelonnés, conformément au calendrier et aux conditions suivantes :
(a) Le premier versement d’un montant de [montant en chiffres] (montant en toutes lettres) [code de la monnaie] sera exigible dans un délai de quinze (15) jours civils suivant la signature du présent Accord et à la suite de la réception par l’OIM de la demande de paiement du Partenaire d'exécution.
(b) Le deuxième versement d’un montant de [montant en chiffres] (montant en toutes lettres) [code de la monnaie] sera exigible dans un délai de quinze (15) jours civils suivant la réception et l’approbation par l’OIM du rapport intérimaire, tel que décrit à l’article 7, sous réserve de la réception par l’OIM de la demande de paiement du Partenaire d'exécution et de la vérification par l’OIM du bon achèvement des activités du Projet suivantes :
i. [Énumérer les livrables liés à ce versement]
ii. …
iii. …
(c) Le dernier versement d’un montant de [montant en chiffres] (montant en toutes lettres) [code de la monnaie], n’excédant pas le montant total des dépenses éligibles déclarées par le Partenaire d'exécution moins la somme des versements déjà transférés par l’OIM, sera exigible dans un délai de quinze (15) jours civils suivant l’achèvement du Projet, sous réserve de la réception et de l’approbation par l’OIM du rapport final, tel que décrit à l’article 7, de la réception par l’OIM de la demande de paiement du Partenaire d'exécution et de la vérification par l’OIM du bon achèvement de toutes les activités du Projet.
(d) Si à la fin de la période de référence couverte par un rapport intérimaire, moins de 70% (soixante-dix pourcent) des versements précédents fournis par l'OIM ont été déclarés par le Partenaire d'exécution comme des fonds utilisés pour la réalisation du Projet, le prochain versement sera diminué de la portion inutilisée des versements échelonnés
précédents, à moins que le Partenaire d'exécution justifie, au moyen d’une prévision financière du projet, la nécessité de maintenir le versement à un niveau supérieur ne dépassant pas le montant du versement contracté.
6.3 Tout fond excédentaire reçu par le Partenaire d'exécution en vertu du présent Accord et déclaré dans le rapport financier final par le Partenaire d'exécution comme n'étant pas utilisé pour la réalisation du Projet doit être retourné à l'OIM au plus tard à la date de remise du rapport final.
6.4 Toutes les sommes dues en vertu du présent Accord sont à verser en [code de la monnaie]. [Dans le cas où le Partenaire d’exécution demanderait que le paiement soit effectué en monnaie locale, et que cette monnaie est différente de celle prévue dans le budget, veuillez ajouter le texte suivant :] L’OIM convertira le/la [nom de la monnaie prévue dans le contrat] dû/due en monnaie locale en utilisant le taux de change mensuel établi par la trésorerie de l’ONU et publié sur sa page Web (xxxxx://xxxxxxxx.xx.xxx/xxxxxxxxxxxxxxxx/XxxxxxxxxxxXxxxx.xxx) applicable à la date à laquelle l’OIM procède au paiement.
6.5 Le paiement sera effectué par virement en [dénomination de la monnaie] (code de la monnaie) sur le compte bancaire suivant :
Nom de la banque: | |
Succursale de la banque: | |
Intitulé du compte bancaire: | |
Numéro du compte bancaire: | |
Code Swift: | |
Numéro IBAN: |
Toute modification des coordonnées bancaires sera officialisée par un avenant au présent Accord.
6.6 Conformément aux règles comptables généralement reconnues, le Partenaire d’exécution tiendra un registre financier et conservera les pièces justificatives, les rapports statistiques ainsi que toute autre pièce relative au Projet, afin de justifier de manière adéquate toutes les dépenses directes, quelle que soit leur nature, qui concernent les opérations liées aux fonds de l’OIM au titre du présent Accord. Le Partenaire d’exécution doit mettre tous lesdits registres à la disposition de l’OIM ou du représentant désigné de l’OIM ou des organes compétents du/des donateur(s) du Projet à tout moment raisonnable avant l’expiration d’une période de 7 (sept) ans à compter de la date du paiement final, aux fins d’inspection, audit ou reproduction. Sur demande, les employés du partenaire d’exécution se rendront disponibles pour des entretiens.
6.7 Toute dépense jugée inadmissible par l’OIM ou par le(s) donateur(s) du Projet au titre du présent Accord devra être remboursée à l’OIM au plus tard dans les 30 (trente) jours suivant la notification de l’inadmissibilité de la dépense de la part de l’OIM.
6.8 L’OIM pourra, sans préjudice de l’exercice d’aucun autre droit ou recours dont elle pourrait disposer, retenir le paiement d’une partie ou de l’intégralité de la Contribution financière jusqu’à ce que le Partenaire d’exécution ait achevé, à la satisfaction de l’OIM, les activités auxquelles ces paiements se rapportent, ou lorsque l'OIM a des raisons valables de soupçonner que le Partenaire d’exécution contrevient à l'une quelconque des dispositions prévues aux articles 8.1, 8.2 ou 8.3 du présent Accord, ou en attendant l'examen de conformité par l'OIM.
7. Rapports
7.1 Rapport financier
7.1.1 Un rapport financier intérimaire certifié sera remis à l'OIM au plus tard le [date (A)]. Le rapport financier intérimaire rendra compte de l’utilisation qui a été faite de la contribution de l’OIM depuis la date de début du projet jusqu'au [date].
CLAUSE DE RECHANGE dans l’éventualité où la durée du projet dépasse 12 mois ou, quand, en raison des exigences de déclaration du donateur, plus d'un rapport intérimaire est requis :
7.1.1 Les rapports financiers intérimaires certifiés devront être remis à l'OIM conformément au calendrier ci-dessous. Les rapports financiers intérimaires rendront compte de l’utilisation qui a été faite de la contribution de l’OIM depuis la date de début du projet jusqu'à la date de clôture.
Rapport intérimaire | Date de remise du rapport | Période de référence | ||
1er rapport intérimaire | par exemple 30 juin 202X | |||
2ème rapport intérimaire | par exemple 31 décembre 202X | |||
3ème rapport intérimaire | par exemple 30 juin 202Y | |||
7.1.2 Un rapport financier final certifié sera remis à l'OIM au plus tard le [date (B)] et devra couvrir toute la durée du projet.
7.1.3 Toutes les dépenses dans les rapports financiers intérimaires ou dans le rapport financier final du Partenaire doivent remplir les critères minimaux suivants :
(a) Elles sont encourues conformément aux dispositions du présent Accord ; et
(b) Elles sont nécessaires à la réalisation des activités telles que décrites dans le descriptif du projet ; et
(c) Elles sont prévues dans le budget du projet ; et
(d) Elles sont encourues pendant la période de mise en œuvre du présent Accord ; et
(e) Elles sont véritables, raisonnables, justifiées et respectent les principes d’une
saine gestion financière ; et
(f) Elles sont identifiables, vérifiables et inscrites dans les comptes du Partenaire d'exécution, conformément aux pratiques comptables du Partenaire et étayées par des pièces justificatives.
7.1.4 Dans le cadre du processus de vérification et d'approbation des rapports financiers, l'OIM conserve le droit de recevoir des copies certifiées de tous les documents justificatifs des dépenses déclarées par le Partenaire d'exécution.
7.2 Rapport descriptif
7.2.1 Un/Des rapport(s) descriptif(s) intérimaire(s) devra/devront accompagner chaque rapport financier intérimaire. Le(s) rapport(s) narratif(s) intérimaires rendra/rendront compte des activités réalisées et des résultats obtenus du Projet pendant la période de référence pertinente. Le(s) rapport(s) devra/devront adopter une approche analytique, inclure une présentation des difficultés et des faiblesses, et une discussion portant sur les solutions possibles.
7.2.2 Le rapport descriptif final sera remis à l'OIM au plus tard le [date (B)] et résumera l’ensemble du Projet et fera état de la mesure dans laquelle les objectifs du Projet ont été atteints.
7.3 Le Partenaire d’exécution fournira à l’OIM toutes les informations relatives au projet, et à l’utilisation des ressources mises à disposition par l’OIM, que l’OIM puisse demander à juste titre en plus des informations contenues dans les rapports. Le Partenaire d’exécution permettra en outre aux représentants de l’OIM de visiter et étudier les diverses activités pertinentes au projet.
8. Garanties
8.1 Le partenaire d’exécution garantit :
(a) Qu’il est une organisation viable financièrement et dûment enregistrée, disposant de ressources humaines adéquates, ainsi que de l’équipement, des compétences, de l’expérience et du savoir-faire requis pour exécuter intégralement et de manière satisfaisante, dans les délais impartis, les activités, conformément au présent Accord ;
(b) Qu’il se conformera à toutes les lois, ordonnances et à toutes les règles et réglementations applicables dans l’exécution des obligations qui lui incombent au titre du présent Accord ;
(c) Qu’en toute circonstance, il agira dans l’intérêt de l’OIM ;
(d) Qu’aucun fonctionnaire de l’OIM ni aucun tiers n’a reçu, ne se verra offrir ni ne recevra de la part du Partenaire d’exécution un quelconque avantage direct ou indirect ni aucune sorte de rétribution découlant du présent Accord ;
(e) Qu’il n’a dénaturé ni dissimulé aucun fait substantiel dans le cadre de l’obtention de l’Accord ;
(f) Que lui-même, son personnel ou ses actionnaires n’ont pas été déclarés, par le passé,
inadmissibles à l’attribution de contrats par l’OIM;
(g) Qu'il maintiendra des mesures de sécurité organisationnelles, administratives, physiques et techniques afin de garantir l'intégrité et la confidentialité des informations partagées dans le cadre du présent Accord. Lesdites mesures de sécurité seront conçues pour protéger contre toute menace ou tout risque prévisible sur les plans de la sécurité et de l'intégrité des informations, ainsi que contre l'accès, l'utilisation ou la divulgation non
autorisé/e desdites informations. Advenant que l'OIM en fasse la demande à un quelconque moment, le partenaire d’exécution fournira à l'OIM une copie de ses politiques, protocoles, dossiers, et toute autre documentation mettant en application les mesures de sécurité.
(h) Qu’il a souscrit ou qu’il souscrira les assurances appropriées pour la période pendant laquelle les activités sont mises en œuvre au titre du présent Accord ;
(i) Que la Contribution indiquée dans le présent Accord constituera l’unique rémunération afférente au présent Accord. Le Partenaire d’exécution refusera pour son propre bénéfice toute commission commerciale, tout rabais ou paiement similaire en rapport avec les activités menées au titre du présent Accord ou avec l’exécution de ses obligations à ce même titre. Le Partenaire d’exécution veillera à ce qu’aucun sous-traitant, ni aucun membre du personnel ou agent de ses sous-traitants ne reçoive une quelconque rémunération additionnelle de cette nature ;
(j) Qu’il respectera le statut juridique, les privilèges et les immunités de l’OIM en tant qu’organisation intergouvernementale, tel que l’inviolabilité de documents et d’archives partout où ils se trouvent, l’exemption fiscale et l’immunité de juridiction. Au cas où le Partenaire d’exécution prendrait connaissance d’une quelconque situation en vertu de laquelle le statut juridique de l’OIM ou ses privilèges et ses immunités ne seraient pas totalement respectés, il devra en informer immédiatement l’OIM ;
(k) Qu’il ne figure pas sur la version la plus récente de la Liste récapitulative du Conseil de sécurité des Nations Unies et ne fait l'objet d'aucune sanction ou autre suspension temporaire. Le Partenaire d’exécution informera l'OIM s'il fait l'objet d'une sanction ou d'une suspension temporaire pendant la durée du présent Accord.
(l) Qu’il ne devra pas employer, fournir des ressources, soutenir, contracter ou autrement traiter avec une personne, entité, ou autre groupe associé au terrorisme, conformément à la version la plus récente de la Liste récapitulative du Conseil de sécurité des Nations Unies, et toute autre législation antiterroriste applicable. Si, pendant la durée du présent Accord, le Partenaire d’exécution détermine qu’il y a des allégations ou des soupçons concernant l’utilisation des fonds transférés à son profit conformément au présent Accord pour aider ou assister des individus ou entités associés au terrorisme, il devra en informer l’OIM immédiatement. L’OIM, en consultation avec les donateurs, le cas échéant, déterminera la réponse appropriée. Le Partenaire d’exécution s’assurera d’inclure cette obligation dans tous les sous-contrats.
8.2 Le Partenaire d’exécution garantit qu'il se conformera aux normes éthiques les plus strictes dans l’exécution du présent Accord, s’abstenant notamment de se livrer à toute pratique de fraude, de corruption, de discrimination d’exploitation, ou à toute autre pratique incompatible avec les droits énoncés dans la Convention relative aux droits de l’enfant. Le Partenaire d’exécution devra informer immédiatement l'OIM de toute allégation ou soupçon concernant l’existence ou la survenance des pratiques suivantes:
(a) Des pratiques de fraude, celles-ci étant définies comme toute action ou omission, y compris une fausse représentation ou une dissimulation, qui sciemment ou par négligence conduirait en erreur, ou tenterait de conduire en erreur, une personne physique ou morale dans le cadre du processus d'approvisionnement ou de l'exécution d'un contrat afin d'obtenir un bénéfice financier ou autre bénéfice ou de se soustraire à une obligation, ou de manière à porter préjudice à l’OIM ;
(b) Des pratiques de corruption, celles-ci étant définies comme l'offre, l'octroi, la réception ou la sollicitation, de manière directe ou indirecte, d'un quelconque élément de valeur
pouvant influencer les actions d'une autre personne physique ou morale dans le cadre du processus d'approvisionnement ou de l'exécution d'un contrat, notamment par la subornation ;
(c) Des pratiques de collusion, celles-ci étant définies comme un accord non révélé entre deux ou plusieurs soumissionnaires, ou d'autres personnes physiques ou morales, conçu pour atteindre une fin illégitime, y compris influencer indûment les actions d'une autre personne physique ou morale ou altérer de façon artificielle les résultats du processus d'approvisionnement afin d'obtenir un bénéfice financier ou autre bénéfice ;
(d) Des pratiques de coercition, celles-ci étant définies comme le fait de porter atteinte ou de causer du tort, ou de menacer de porter atteinte ou de causer du tort, directement ou indirectement, à toute personne physique ou morale ou à la propriété d'une telle personne dans le but d'influencer indûment ses activités, ou d'affecter l'exécution d'un contrat ;
(e) Des pratiques d'obstruction, celles-ci étant définies comme les actions ou omissions visant à entraver matériellement l'exercice par l'OIM de ses droits contractuel d'audit, d'enquête et/ou d'accès à l'information, y compris le fait de détruire, de falsifier, d'altérer ou de dissimuler délibérément des preuves pertinentes aux enquêtes menées par l'OIM, ou le fait de livrer un faux témoignage aux enquêteurs de l'OIM dans le but d'entraver matériellement une enquête dûment autorisée sur des allégations de pratiques de fraude, de corruption, de collusion, de coercition ou contraires à l'éthique; et/ou de menacer, de harceler ou d'intimider toute partie dans le but de l'empêcher de révéler des éléments pertinents à l'enquête dont elle a connaissance ou de l'empêcher de poursuivre l'enquête ;
(f) Toute autre pratique contraire à l'éthique, celle-ci étant définie comme une pratique contraire au Statut et Règlement unifié du personnel de l'OIM ou au Code de conduite des fournisseurs des Nations Unies, notamment celles portant sur le conflit d'intérêts, les cadeaux et invitations, les restrictions applicables après la cessation de service, l'abus d'autorité, le harcèlement, les pratiques discriminatoires ou d'exploitation ou les pratiques incompatibles avec les droits énoncés dans Convention relative aux droits de l'enfant ;
(g) Des pratiques de blanchiment d'argent, celles-ci étant définies comme la conversion ou le transfert de propriété sachant qu'une telle propriété provient d'une/de quelconque(s) infraction(s), dans le but de dissimuler ou de camoufler la provenance illégitime de la propriété ou d'aider toute personne impliquée dans une telle infraction à échapper aux conséquences juridiques de ses actions. Le terme propriété comprend, sans s'y limiter, de l'argent.
8.3 Le Partenaire d'exécution garantit en outre:
(a) Qu'il prendra toutes les mesures appropriées pour prévenir l'exploitation et les abus sexuels (EAS), telles que ces expressions sont définies à la Section 1 de ST/SGB/2003/13 (« Circulaire du SG »),1 et l'harcèlement sexuel (HS), telle que cette expression est définie à la Section 1 de la politique type du Système des Nations Unies sur le harcèlement sexuel,2 par ses employés ou sous-contractants, consultants, stagiaires ou bénévoles
1 Secretary-General’s Bulletin Special measures for protection from sexual exploitation and sexual abuse dated 9
October 2003, N0355040.pdf (xx.xxx)
2 UN System Model Policy on Sexual Harassment, CEB Model Policy (xxxxxx.xxx)
associés au ou travaillant au nom du Partenaire d'exécution afin d'exécuter des activités dans le cadre du présent Accord (« personnel associé »);
(b) Qu'il accepte les et se conformera aux normes de conduite prévues à la Section 3 de la Circulaire du SG;
(c) Qu'il signalera à l'OIM sans délai et en toute confidentialité tout soupçon ou allégation d'acte(s) relevant de l'EAS ou de l'HS concernant ses employés ou le personnel associé; qu'il effectuera une enquête relativement à toute allégation crédible d'acte(s) relevant de l'EAS ou de l'HS concernant ses employés ou le personnel associé; et qu'il prendra les mesures correctives qui s'imposent, y compris des mesures disciplinaires à l'encontre de l'un quelconque de ses employés ou personnel associé qui a commis un/des acte(s) relevant de l'EAS ou de l'HS, et informera l'OIM desdites mesures correctives qui ont été prises;
(d) Qu'il fournira à l'OIM, sur demande écrite, toute information pertinente aux fins de déterminer si le Partenaire d'exécution a pris des mesures d'enquête et correctives appropriées dans le cas d'acte(s) relevant de l'EAS ou de l'HS. Le défaut de prendre les mesures d'enquête ou correctives qui s'imposent à la satisfaction de l'OIM constitue une violation substantielle du présent Accord;
(e) Qu'il veillera à ce que les dispositions relatives à l'EAS et à l'HS prévues dans le présent Accord figurent dans tous les sous-contrats se rapportant au présent Accord;
(f) Qu'il honorera en tout temps les engagements précités.
8.4 Le Partenaire d'exécution reconnaît et accepte expressément que la violation par le Partenaire d'exécution, par ses employés ou le personnel associé, de toute disposition contenue dans les articles 8.1, 8.2 et 8.3 du présent Accord constitue une violation substantielle du présent Accord et donne à l'OIM le droit de résilier le présent Accord immédiatement sur notification écrite sans que pour autant l'OIM encoure une quelconque responsabilité. Dans le cas ou l'OIM déterminerait, par le biais d'une enquête ou autrement, qu'une telle violation a eu lieu, outre son droit de résilier l'Accord, l'OIM aura le droit de récupérer auprès du Partenaire d'exécution toutes les pertes subies par l'OIM en rapport avec cette violation.
8.5 L'OIM aura le droit d'enquêter toute allégation impliquant le Partenaire d'exécution, ses employés ou le personnel associé (y compris, mais sans s'y limiter, toute allégation d'EAS, d'HS, de fraude et de corruption), compte non tenu des enquêtes connexes menées par le Partenaire d'exécution ou les autorités nationales. Le Partenaire d'exécution apportera en temps utile sa coopération pleine entière dans le cadre desdites enquêtes. Cette coopération comprendra, mais sans s'y limiter, l'obligation pour le Partenaire d'exécution de mettre à disposition son personnel et tout document pertinent aux fins précitées dans un délai et à des conditions raisonnables, et d'autoriser l'accès aux locaux du Partenaire d'exécution dans un délai et à des conditions raisonnables en lien avec lesdites mises à disposition du personnel et des documents pertinents. Le Partenaire d'exécution exigera de ses agents, y compris, mais sans s'y limiter, ses avocats, comptables, et autres conseillers, qu'ils collaborent, dans une mesure raisonnable, dans le cadre de toute enquête menée par l'OIM.
9. Cession/Sous-traitance
9.1 Le partenaire d’exécution ne devra ni céder ni sous-traiter, en totalité ou en partie, les activités visées par le présent Accord, sauf accord écrit préalable de l’OIM. Tout contrat de sous-traitance
conclu par le Partenaire d’exécution sans l’accord écrit de l’OIM pourra être une cause de résiliation de l’Accord.
9.2 Nonobstant un tel accord écrit préalable de l’OIM, le Partenaire d’exécution ne devra pas être exempt des responsabilités ou obligations découlant du présent Accord, et aucune relation contractuelle ne sera créée entre le sous-traitant et l’OIM. Le Partenaire d’exécution s’assurera d’inclure dans les accords avec les sous-traitants toutes les dispositions du présent Accord qui soient applicables auxdits sous-traitants, y compris les dispositions relatives aux Garanties et aux Dispositions Spéciales pertinentes. Le Partenaire d’exécution demeure responsable à titre de débiteur principal des obligations en vertu du présent Accord, et sera tenu directement responsable devant l’OIM de tout vice d’exécution dans le cadre du contrat de sous-traitance. Le sous-traitant ne disposera d’aucune cause d’action contre l’OIM en cas de non-respect du contrat de sous-traitance.
10. Règles relatives à la passation de marché
10.1 Lors de l’attribution de contrats, le Partenaire d’exécution devra attribuer le contrat au soumissionnaire offrant le meilleur rapport qualité-prix (c.-à-d. le soumissionnaire offrant le meilleur ratio entre prix et qualité). Le Partenaire d’exécution évaluera les offres reçues en fonction de critères objectifs qui permettent de mesurer la qualité des offres et qui tiennent compte du prix et du but poursuivi étant d’attribuer le marché au soumissionnaire offrant le meilleur rapport qualité-prix au titre des caractéristiques techniques requises.
10.2 Le Partenaire d’exécution e sera responsable de l’achat de biens, des travaux et des services liés
aux activités et sera propriétaire desdits biens.
10.3 Le Partenaire d’exécution veille à ce que ses procédures de passation de marchés ne soient pas moins rigoureuses que celles décrites dans le présent article 10 et soient conformes aux règles minimales suivantes :
(a) Le Partenaire d’exécution préparera des spécifications détaillées des biens, services et travaux requis pour les activités liées au Projet ;
(b) Les appels d’offre pour les biens, travaux et services devront fournir toutes les informations nécessaires à un soumissionnaire éventuel dans la préparation d’une offre et, à ce titre, devront reposer sur une description claire et précise des termes et conditions proposés du contrat et des biens, services ou travaux à acquérir ;
(c) Le Partenaire d’exécution doit mettre en œuvre des mesures raisonnables pour garantir que les fournisseurs éventuels soient exclus de la participation à une procédure de passation de marché ou d'attribution, si :
i. ils figurent sur la Liste récapitulative du Conseil de sécurité des Nations Unies ou sont en violation de toute autre législation antiterroriste applicable; ou
ii. ils sont en état ou font l’objet d’une procédure de faillite ou de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d’activité, ou sont dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales.
10.4 Le Partenaire d'exécution doit maintenir des registres vérifiables documentant en détail les processus d’appel d'offres, la passation de marché, la réception et l'utilisation des biens, services et travaux acquis dans le cadre du présent Accord.
10.5 L'OIM peut à tout moment procéder à des vérifications ponctuelles de tout dossier de passation de marché et demander à voir la documentation vérifiant que les procédures de passation de marché du Partenaire d'exécution correspondent aux normes énoncées dans le présent article.
10.6 En cas de non-respect des dispositions du présent article, les coûts pertinents peuvent être déclarés inadmissibles.
11. Retards/Inexécution et force majeure
11.1 Si, pour une raison quelconque, le Partenaire d’exécution ne remplit pas ou n’est pas en mesure de remplir les obligations qui lui incombent en vertu du présent Accord et/ou conformément au descriptif du projet, il doit en aviser l’OIM dans les plus brefs délais par écrit et de manière détaillée. Dès réception dudit avis, l’OIM prendra toute mesure qui, à son entière discrétion, est jugée appropriée ou nécessaire au vu des circonstances.
11.2 Aucune des Parties ne sera tenue responsable d’un retard dans l’exécution de l’une quelconque des obligations découlant du présent Accord ou de l’inexécution desdites obligations, si ce retard ou cette inexécution est le résultat d’un cas de force majeure, ce qui signifie tout phénomène naturel imprévisible et irrésistible, tout acte de guerre (déclarée ou non), toute invasion, toute révolution, toute insurrection, tout acte de terrorisme, tout blocus ou embargo, toute grève, toute restriction gouvernementale ou étatique, toute catastrophe naturelle, toute épidémie, toute crise de santé publique, et toute autre circonstance qui n’est pas causée par la Partie touchée et qui est indépendante de son contrôle.
11.3 Dans les plus brefs délais possibles après la survenance d’un événement de force majeure qui aurait une incidence sur la capacité de la Partie touchée à se conformer à ses obligations en vertu du présent Accord, ladite Partie informera l’autre Partie, par écrit et de manière détaillée, de ce cas de force majeure et de la probabilité d’un retard. À la réception d’un tel avis, la Partie non touchée prendra les mesures qu’elle juge raisonnablement appropriées ou nécessaires dans les circonstances, y compris l’octroi à la Partie touchée d’une prorogation raisonnable du délai pour s’acquitter de ses obligations. Pendant la durée de la force majeure, la Partie touchée prendra toutes les mesures raisonnables pour minimiser les dommages et pour reprendre l’exécution de ses obligations.
11.4 L’OIM a le droit, sans que pour cela elle mette en cause sa responsabilité, de suspendre ou de résilier l’Accord si le Partenaire d’exécution n’est pas en mesure de remplir ses obligations en vertu de l’Accord en raison de la force majeure. En cas de suspension ou de résiliation de l’Accord, les dispositions de l’article sur la Résiliation s’appliqueront.
12. Entrepreneur indépendant
Le Partenaire d'exécution, ses employés et autres membres de son personnel, ainsi que, le cas échéant, tous ses sous-traitants et les membres du personnel de ceux-ci, exécuteront toutes les Activités au titre du présent Accord en qualité d’entrepreneur indépendant, et non en qualité d’employé ou d’agent de l’OIM.
13. Confidentialité
13.1 Toute information mise en possession du Partenaire d’exécution ou dont il a connaissance du fait du présent Accord doit être traitée comme strictement confidentielle et ne peut être communiquée à aucune tierce personne sans l'autorisation écrite préalable de l'OIM. Le Partenaire d'exécution se conformera aux Principes relatifs à la protection des données de l’OIM dans les cas où il devrait recueillir, recevoir, utiliser, transférer, stocker ou autrement traiter toute donnée à caractère personnel dans le cadre de l’exécution du présent Accord. Cette obligation continuera d’exister après l’expiration ou la résiliation de l’Accord.
13.2
Nonobstant le paragraphe précédent, l’OIM peut divulguer les termes du présent Accord et des informations s’y rapportant, tels que le nom et l’adresse du Partenaire d’exécution, le titre du contrat/projet, la nature et l’objet du contrat/projet, et le montant du contrat/projet, dans la mesure requise par ses donateurs ou auditeurs par rapport à l’engagement de l’OIM envers toute initiative visant à renforcer la transparence et la responsabilité de son financement, sous réserve qu’une telle divulgation soit conforme aux politiques, instructions et réglementations de l’OIM.
13.3 Conformément à ses engagements en matière de transparence, l'OIM encourage ses partenaires à publier leurs données conformément à la norme de l’Initiative internationale pour la transparence de l’aide (IITA) sur le registre de l’IITA. L’OIM et le Partenaire d’exécution référeront l’un à l’autre lors de la publication des données sur le registre de l’IIAT en utilisant l’identifiant IIAT suivant :
- IOM : XM-DAC-47066
- Partenaire d'exécution :
14. Propriété intellectuelle
L’OIM détient tous les droits de propriété intellectuelle et autres droits de propriété, notamment, mais pas exclusivement les droits d’exploitation de brevet, les droits d’auteur, les droits d’exploitation de marques et les droits de propriété des données, découlant du Projet, et y compris, le droit d’utiliser, reproduire, adapter, publier et diffuser sans restriction tout élément ou partie desdites données.
15. Avis
Tout avis notifié en application du présent Accord sera réputé suffisant dès lors qu’il est fait par écrit et qu’il est reçu par l’autre Partie à l’adresse suivante :
Organisation internationale pour les migrations (OIM)
À l’attention de : [nom et position du correspondant à l’OIM] [adresse de I’OIM]
Courriel : [adresse électronique de l’OIM]
[Nom complet du Partenaire d’exécution]
À l’attention de : [nom et position du correspondant du Partenaire d’exécution] [adresse du Partenaire d’exécution]
Courriel : [adresse électronique du Partenaire d’exécution]
16. Règlement des litiges
16.1 Tout litige, différend ou réclamation découlant du présent Accord ou s’y rapportant, ou étant lié à toute violation, résiliation ou nullité du présent Accord, sera réglé à l’amiable par voie de négociation entre les Parties.
16.2 Au cas ou le litige, le différend ou la réclamation ne pourrait être réglé par voie de négociation dans les 3 (trois) mois suivant la réception de l’avis, notifié par l’une des Parties, de l’existence d’un tel litige, différend ou réclamation, l’une ou l’autre Partie pourra demander qu’il soit soumis à la médiation conformément au Règlement de médiation de la CNUDCI en vigueur au moment du litige.
16.3 En cas d’échec de la médiation, l’une ou l’autre Partie pourra soumettre le litige, le différend ou la réclamation à l’arbitrage conformément au Règlement d’arbitrage de la CNUDCI en vigueur au moment du litige au plus tard 3 (trois) mois suivant la date de fin de la médiation, tel que stipulé à l’Article 9 du Règlement de médiation de la CNUDCI. Le tribunal arbitral sera composé d’un seul arbitre et la procédure se déroulera en anglais. L’autorité investie du pouvoir de nomination sera le Secrétaire général de la Cour permanente d’arbitrage. Le tribunal arbitral n’aura pas le pouvoir d’accorder des dommages-intérêts punitifs. Le siège de l’arbitrage sera Genève, Suisse.
16.4 Tous les éléments du règlement de litige selon les paragraphes 1 à 3 seront traités comme confidentiels par les Parties et toute autre partie intéressée.
16.5 Le présent Accord et l’accord d’arbitrage précité seront régis par les dispositions du présent Accord, complétées par les principes généraux du droit acceptés sur le plan international (y compris les Principes d’UNIDROIT relatifs aux contrats du commerce international) pour toute question non visée par le présent Accord, à l’exclusion de tout système de droit interne qui soumettrait l’accord à une législation nationale quelconque.
16.6 Le présent Article continuera d'exister après l'expiration ou la résiliation du présent Accord.
17. Utilisation du nom, abréviation et emblème de l’OIM
Le Partenaire d’exécution n’est pas autorisé à utiliser le nom, l’abréviation et l’emblème de l’OIM sans l’accord écrit préalable de l’OIM. Le Partenaire d’exécution soulignera la Contribution de l’OIM au projet dans toute déclaration publique ou publication en rapport avec le Projet, et le contenu d’une telle déclaration publique ou publication doit être approuvé par l’OIM par écrit à l’avance.
Le partenaire d'exécution reconnaît que l'utilisation du nom, de l'abréviation et de l'emblème de l'OIM est strictement réservée aux fonctions officielles de l'OIM et protégés contre toute utilisation non autorisée par l'article 6ter de la Convention de Paris pour la protection de la propriété industrielle, telle que révisée à Stockholm en 1967 (828 UNTS 305 (1972)).
18. Statut de l’OIM
Aucune disposition du présent Accord ou s’y rapportant ne sera interprétée comme une renonciation,
expresse ou tacite, à l’un quelconque des privilèges et immunités de l’OIM.
19. Indemnisation
19.1 Le Partenaire d’exécution devra à tout moment défendre, indemniser et mettre hors de cause l’OIM, ses fonctionnaires, employés et agents contre toute perte, coût, dommage et dépense (y compris les honoraires d’avocat et les frais de justice), et contre toute réclamation, poursuite, acte de procédure, et obligation, de quelque nature que ce soit, qui résulterait d’actes ou d’omissions de la part du Partenaire d’exécution ou de ses employés, collaborateurs, agents ou sous-traitants dans l’exécution du présent Accord. L’OIM notifiera au Partenaire d’exécution, dans les plus brefs délais, toute réclamation écrite, perte ou demande qui relèverait de la responsabilité du Partenaire d’exécution en vertu de la présente clause.
19.2 Cette indemnité continuera d’exister après l’expiration ou la résiliation du présent Accord.
20. Dérogation
Le défaut de l’une ou l’autre Partie, à une ou plusieurs reprises, d’insister sur l’exécution à la lettre de l’une quelconque des dispositions du présent Accord ne constituera pas une dérogation ou un abandon du droit de faire exécuter les dispositions du présent Accord à un moment ultérieur. Ce droit sera alors maintenu et demeurera pleinement en vigueur.
21. Résiliation
21.1 L’OIM peut résilier ou suspendre le présent Accord moyennant un préavis écrit de [X (nombre en toutes lettres) mois] adressé à l’autre Partie. Nonobstant ce qui précède, en cas de violation par le Partenaire d’exécution de l’une quelconque des dispositions du présent Accord, l’OIM peut résilier l’Accord avec effet immédiat.
21.2 En cas de résiliation, l’OIM paiera uniquement les coûts consommés ou légalement mis à sa charge, conformément au présent Accord jusqu’à la date de réception de l’avis de résiliation, sauf accord contraire. Les autres montants payés d’avance seront retournés à l’OIM dans les 7 (sept) jours suivant la date de résiliation.
21.3 Lors de toute résiliation, le Partenaire d’exécution renoncera à demander des dommages-intérêts, notamment pour la perte de bénéfices escomptés découlant de la résiliation.
21.4 Au cas où le présent Accord serait suspendu, l'OIM précisera par écrit la portée et l’étendue des activités et/ou livrables qui devront être suspendus. Tous les autres droits et obligations prévus par le présent Accord demeureront applicables pendant la durée de la suspension. L'OIM informera le Partenaire d’exécution par écrit lorsque la suspension sera levée et pourra modifier la date d'achèvement. Le Partenaire d’exécution n'aura pas le droit de réclamer ou de recevoir de frais de service ou de frais encourus pendant la période de suspension du présent Accord.
22. Divisibilité
Si une partie du présent Accord est déclarée nulle ou inexécutable, elle sera séparée de l’Accord. Les
parties restantes seront maintenues et demeureront pleinement en vigueur.
23. Intégralité de l’accord
Le présent Accord constitue l’intégralité de ce qui a été convenu entre les Parties et remplace tout accord ou arrangement antérieur concernant l’objet du présent Accord.
24. Clauses finales
24.1 Le présent Accord prendra effet à la signature des deux Parties. Il restera en vigueur jusqu’à ce
que les Parties aient satisfait à toutes les obligations qui en découlent.
24.2 Toute modification aux termes et conditions des présentes sera documentée par écrit à l'aide d'un avenant au présent Accord.
25. Dispositions spéciales (facultatif)
En raison des exigences du donateur finançant le projet, le Partenaire d’exécution reconnait et accepte les dispositions suivantes :
[Insérer toutes les exigences du donateur qui doivent être transmises au partenaire d’exécution de
l'OIM. En cas de doutes, veuillez contacter XXXXxxxxxxxx@xxx.xxx]
Signé en deux exemplaires en français, aux dates et lieux indiqués ci-dessous.
Pour l’Organisation internationale pour les migrations | Pour [nom du partenaire d’exécution] | |
Signature | Signature | |
Nom: | Name: | |
Fonction: | Position: | |
Date: | Date: | |
Lieu: | Place: |
Annexe A Descriptif du projet
[Xxxxxxxx joindre l’annexe A Descriptif du projet avec l’intitulé qui correspond]
Annexe B Budget du projet
[Xxxxxxxx joindre l’annexe B Budget du projet avec l’intitulé qui correspond]
Annexe C
PRINCIPES RELATIFS A LA PROTECTION DES DONNEES DE L’OIM
1. COLLECTE LICITE ET LOYALE
Les données à caractère personnel doivent être obtenues à l’aide de procédés licites et loyaux à la
connaissance ou avec le consentement de la personne concernée.
2. FINALITE EXPLICITE ET LEGITIME
La ou les finalités de la collecte et du traitement des données à caractère personnel doivent être déterminées et légitimes, et être connues de la personne concernée au moment de la collecte. Des données à caractère personnel ne seront utilisées qu’en vue de la ou des finalités déterminées, sauf si la personne concernée consent à une autre utilisation ou si ladite utilisation est compatible avec la ou les finalités initiales déterminées.
3. QUALITE DES DONNEES
Les données à caractère personnel demandées et obtenues doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la ou des finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées. Les responsables du traitement des données prendront toutes les dispositions raisonnables pour que les données à caractère personnel soient exactes et à jour.
4. CONSENTEMENT
Le consentement doit être obtenu au moment de la collecte ou dès que possible ultérieurement, compte dûment tenu de l’état de santé et de la capacité juridique de certains groupes et personnes vulnérables. Si des circonstances exceptionnelles ne permettent pas d’obtenir le consentement, le responsable du traitement des données veillera au moins à ce que la personne concernée dispose des connaissances suffisantes pour comprendre et saisir la ou les finalités déterminées pour lesquelles les données à caractère personnel sont recueillies et traitées.
5. COMMUNICATION A DES TIERS
Des données à caractère personnel ne seront communiquées à des tiers qu’avec le consentement exprès de la personne concernée, pour une finalité déterminée, et avec la garantie que des mesures suffisantes ont été prises pour protéger la confidentialité desdites données et garantir le respect des droits et des intérêts de la personne concernée. Ces trois conditions de communication doivent être garanties par écrit.
6. CONFIDENTIALITE
La confidentialité des données à caractère personnel doit être respectée à toutes les étapes du processus de collecte et de traitement des données, et sera garantie par écrit. Tous les membres du personnel de l’OIM et les personnes représentant des tiers qui sont autorisés à avoir accès à des données à caractère personnel et à les traiter sont tenus à la confidentialité.
7. ACCES ET TRANSPARENCE
Les personnes concernées auront la possibilité de vérifier leurs données à caractère personnel et pourront y accéder pour autant que la ou les finalités déterminées pour lesquelles elles ont été recueillies et traitées ne s’en trouvent pas compromises. Les responsables du traitement des données veilleront à l’application d’une politique générale d’ouverture à l’égard de la personne concernée en l’informant des faits nouveaux, des pratiques et des politiques concernant ses données à caractère personnel.
8. SECURITE DES DONNEES
Les données à caractère personnel seront conservées en lieu sûr, tant sur le plan technique qu’organisationnel, et seront protégées par des mesures raisonnables et suffisantes contre toute modification non autorisée, falsification, destruction illégale, perte accidentelle, divulgation abusive ou
communication indue. Les mesures de protection énoncées dans les politiques et directives pertinentes
de l’OIM s’appliqueront à la collecte et au traitement des données à caractère personnel.
9. CONSERVATION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
Les données à caractère personnel seront conservées aussi longtemps que nécessaire, et seront détruites ou rendues anonymes dès que la ou les finalités déterminées pour lesquelles elles ont été recueillies et traitées auront été atteintes. Elles pourront toutefois être conservées pendant une période déterminée additionnelle si l’intérêt de la personne concernée l’exige.
10. APPLICATION DES PRINCIPES
Ces principes s’appliqueront aux dossiers électroniques et papier de données à caractère personnel, et pourront être complétés par des mesures de protection additionnelles selon, entre autres, la sensibilité des données à caractère personnel. Ils ne s’appliqueront pas aux données à caractère non personnel.
11. PROPRIETE DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
L’OIM est propriétaire des données à caractère personnel recueillies directement auprès des personnes concernées ou recueillies pour le compte de l’OIM par écrit, sauf accord contraire, auprès d’un tiers.
12. SURVEILLANCE, RESPECT ET RECOURS INTERNES
Un organe indépendant sera nommé pour surveiller l’application de ces principes et examiner les plaintes. Des correspondants pour la protection des données seront désignés pour apporter leur concours à la surveillance et à la formation. Des mesures seront prises pour remédier à toute collecte ou tout traitement illicite de données, ainsi qu’à toute atteinte aux droits et intérêts de la personne concernée.
13. EXCEPTIONS
Toute intention de déroger à ces principes doit être soumise au préalable, pour approbation, au Bureau des affaires juridiques de l’OIM, ainsi qu’à l’unité ou au département compétent au Siège de l’OIM.
GLOSSAIRE
Bénéficiaire de l’OIM : Toute personne qui reçoit une aide ou des avantages au titre d’un projet de l’OIM.
Connaissance : Capacité à comprendre et à saisir pleinement la finalité déterminée pour laquelle des données à caractère personnel sont recueillies et traitées.
Consentement : Décision libre, volontaire et éclairée donnée explicitement ou implicitement pour une finalité déterminée.
Correspondant pour la protection des données : Tout membre du personnel de l’OIM nommé par des représentants régionaux de l’OIM pour faire fonction d’interlocuteur ou de personne de référence en ce qui concerne la protection des données, qui est chargé de surveiller les pratiques en matière de protection des données suivies dans la région à laquelle il est affecté.
Données à caractère non personnel : Toute information qui ne se rapporte pas à une personne concernée identifiée ou identifiable.
Données à caractère personnel : Toute information se rapportant à une personne concernée identifiée ou identifiable, consignée dans un dossier électronique ou papier.
Données anonymes : Données dont tous les éléments identifiables à caractère personnel ont été éliminés des jeux de données de façon qu’il soit impossible, selon toute probabilité raisonnable, d’identifier ou de retrouver la trace de la personne concernée.
Dossier électronique : Tout système électronique d’archivage de données qui contient des données à
caractère personnel.
Dossier papier : Tout document imprimé ou écrit qui contient des données à caractère personnel.
Enfant : Toute personne âgée de moins de 18 ans.
Groupes vulnérables : Tout groupe ou composante de la société, dont les enfants, courant le risque exceptionnel d’être victime de pratiques discriminatoires, de violences, de catastrophes naturelles ou de difficultés économiques.
Inter alia (Latin) signifie “entre autres choses”.
Membre du personnel de l’OIM : Toute personne employée à titre temporaire ou permanent par l’OIM, y compris les interprètes officiels et officieux, les commis à la saisie des données, les stagiaires, les chercheurs, les conseillers désignés et les médecins.
OIM : Organisation internationale pour les migrations.
Personne concernée : Bénéficiaire de l’OIM pouvant être identifié directement ou indirectement en fonction d’un ou plusieurs éléments précis à savoir, entre autres : un nom, un numéro d’identification, une situation matérielle ou des caractéristiques physiques, mentales, culturelles, économiques ou sociales.
Personne vulnérable : Tout bénéficiaire de l’OIM n’ayant pas la capacité juridique, sociale, physique ou
mentale de donner son consentement.
Protection des données : Application systématique d’un ensemble de mesures institutionnelles, techniques et matérielles qui garantissent le droit au respect de la vie privée en ce qui concerne la collecte, le stockage, l’utilisation et la divulgation de données à caractère personnel.
Responsable du traitement des données : Tout membre du personnel de l’OIM ou toute personne représentant un tiers qui est habilité à déterminer le contenu et l’utilisation des données à caractère personnel.
Siège de l’OIM : Bureaux de l’OIM à Genève (Suisse).
Tiers : Personne physique ou juridique, gouvernement ou autre entité sans rapport avec la ou les finalités initiales déterminées pour lesquelles les données à caractère personnel sont recueillies et traitées. Le tiers qui souscrit par écrit aux conditions de communication énoncées au principe 5 sera autorisé à accéder aux données à caractère personnel et à les traiter.
Traitement des données : Techniques et méthodes utilisées pour recueillir, enregistrer, stocker, archiver, récupérer, utiliser, diffuser, communiquer, transférer et détruire des données à caractère personnel.
Unité ou département de l’OIM : Au Siège de l’OIM, structure responsable de domaines d’activité de l’OIM.
Annexe X [Titre]
[Xxxxxxxx joindre le/les annexe(s) avec l’intitulé qui correspond]
Guidance in Checklist Form on completing the template for B.1 Project Implementation Agreement
☐ | The Project Implementation Agreement follows the latest IOM B.1 Project Implementation Agreement template and is without any deviations. For Amendments: The changes do not introduce any deviations to template. |
☐ | The Project Implementation Agreement is NOT EU funded through PAGODA, Contribution or ECHO Agreement. (If it is EU-funded by aforementioned contracting formats, please use the special B2 template. If this Agreement is financed by AMIF, MGA or EU EOM funding, please use the B1 template, add flowdown conditions, if any, and confirm with RO Brussels.) |
☐ | No Project implementation has taken place prior to signing the Agreement. For Amendments: The changes made under the Amendment shall apply from the date of signing of the Amendment or later and the main Agreement (as amended previously, if at all) has not yet expired. |
☐ | All activities comply with IOM Constitution, policies, manuals, Guidance Notes and instructions from relevant thematic areas. |
☐ | The overall Project has been endorsed as per IOM project endorsement procedure, including receipt of Regional Thematic Specialist (“RTS”) approval prior to signing the Agreement and the content of this Agreement remains within the framework of the endorsed Project. For Amendments: The changes made under the Amendment do not deviate from the endorsed Project. |
☐ | The Implementing Partner has been selected in compliance with Section B (Establishing the Partnership) of IN 288. |
☐ | The authority of the signatory for the Implementing Partner to sign has been verified. |
☐ | The name and dates/duration for the Project are exactly the same on: o The Agreement o The Project Document; and o The Project Budget. |
☐ | The Contribution and all other amounts (e.g., instalment amounts): o Is written correctly both in numbers and words; o Specifies the currency used; and o Corresponds to the Project Budget attached to the Agreement. |
☐ | Advance Payment. Check: A. ☐There is no advance payment (preferred option); OR B. There is an advance payment but the conditions in Sections C.5.5.11 and C.5.5.12 of IN 288 are met and the amount does not exceed the following thresholds: i. ☐For iNGOs/IOs, 50% of the Contribution (70% if the IP engagement does not exceed 7 months) or a maximum of USD 300,000 (USD 500,000 for L1, L2, L3, and DG-declared urgent/emergency situations), whichever is lower; or, ii. ☐For NGOs/other IPs, 50% of the Contribution (70% if the IP engagement does not exceed 7 months) or a maximum of USD 50,000 (USD 150,000 for L1, L2, L3, and DG-declared urgent/emergency situations), whichever is lower; OR C. There is an advance payment which exceeds the thresholds outlined in (B) above, however: |
i. ☐Regional Director or MEC (for L3 operations) approval has been obtained for this specific Agreement; or ii. ☐Implementing Partner is a UN entity and the payment in advance of up to 100% of the Contribution has been authorized by the Director/CoM/HoO in accordance with Section C.5.5.11 of IN 288. | |
☐ | Payment Mode. The Contribution is to be paid either: A. ☐By bank transfer to the specific bank account of the Implementing Partner as indicated in Agreement. The bank account is not in the name of a third party or an individual, OR B. ☐ By cheque and the justification why bank transfers are not possible or practicable is documented in a Note for File; OR C. ☐By cash which has been approved in writing and in advance by TSY. |
☐ | Payment Currency. Check: A. ☐The currency used in defining the contract Contribution is the same currency as the one in which the payment shall be made; OR B. ☐The currency used in the provision defining the contract Contribution is different from the currency to be paid to the Implementing Partner, but the Parties have agreed to use the UN exchange rate prevailing on the date of payment. |
☐ | A minimum of 10% (ten per cent) of the total Contribution is retained until successful completion of all activities and receipt and approval of the final reports. |
☐ | If there is provision for overhead in the Budget for the Implementing Partner, the level of overhead and categorisation as direct or indirect expense complies with the relevant provisions of IN 288 (Sections C.5.5.3 to C.5.5.4). |
☐ | The Agreement/Amendment is not or shall not be backdated. The signature date shall always be the actual date of signature. |
☐ | There are no additional clauses which have not been approved by LEG specifically for the Agreement/Amendment. |
☐ | Language. The Agreement is concluded in one of the following languages: A. ☐IOM official language (English, French or Spanish); OR B. ☐Bilingually (both language versions have identical content with at least one language being an official IOM language) and the language clause (i.e., IOM official language prevails in case of discrepancy) has been included. |
☐ | All Annexes referred to in the Agreement/Amendment, if any, are attached to the Agreement/Amendment and do not create additional obligations other than those contained in the Agreement itself. |
☐ | All Annexes are provided either in English, French or Spanish. In case Annexes in another language are attached, translations in one of the official languages are attached, contain a statement that they prevail in case of discrepancy over the version of the Annex in a non- official language and will be signed by the Implementing Partner. |
☐ | Donor Flow-Down Requirements. Check: A. ☐There are no specific Donor requirements for this Agreement, Article 25 (Special Provisions) has been deleted and subsequent enumeration has been corrected; OR B. ☐Donor requirements have been added to Article 25 (Special Provisions) and they are not in violation of other terms of this Agreement (If unsure, please contact XXXXxxxxxxxx@xxx.xxx). |