Ville de Rouen/Association France Bénévolat Rouen

Ville de Rouen/Association France Bénévolat Rouen

Convention de partenariat 2013/2015

ENTRE LES SOUSSIGNES

- La Ville de Rouen, représentée par Madame Xxxxxx Xxxxx, Adjointe au Maire en charge de la vie associative, agissant au nom et pour le compte de ladite Ville en vertu de l’arrêté de Monsieur le Maire portant délégation en date du 22 novembre 2012 et de la délibération du 11 octobre 2013,

ci-après dénommée par les termes « la Ville »

d’une part,

ET

-L’association France bénévolat Rouen dont le siège est situé 00 xxxxxx Xxxxxxx, boîte aux lettres 67, à Rouen, représentée par Monsieur Xxxxxx Xxxxxxx, Président habilité à cet effet par délibération du Conseil d’Administration en date du

ci-après dénommée par les termes « l’Association »,

d’autre part

IL A ETE EXPOSE ET CONVENU CE QUI SUIT :

PREAMBULE

Les structures associatives participent pleinement aux attentes de nos concitoyens en matière de loisirs, de pratiques sportives et culturelles, d’aides sociales, de services collectifs.

Elles sont aujourd’hui des acteurs à part entière de la vie sociale et leurs activités constituent souvent un complément indispensable de l’action de la Ville et des diverses institutions publiques.

Afin d’accompagner le mouvement associatif local et de contribuer à la pérennité et au développement des activités associatives et des structures elles-mêmes, la Ville souhaite :

- assurer aux associations dont les actions présentent un intérêt particulier pour la Ville et ses habitants un concours destiné à leur permettre de poursuivre et renforcer leurs activités,

- rechercher tous les moyens utiles pour informer, accompagner et contribuer à la formation du mouvement associatif,

- soutenir les associations dans la réalisation d’actions en faveur des Rouennais, en cohérence avec les politiques définies par la Ville.

La Ville est aussi attentive à ce que les associations soutenues par ses soins s’engagent à faciliter autant que possible l’accès de leurs activités aux publics en situation de handicap, à favoriser la parité au sein de leurs activités comme de leur conseil d’administration et à œuvrer dans une démarche de développement durable.

Elle entend travailler en partenariat avec les associations et construire avec elles une collaboration s'inscrivant dans la durée. La conclusion de conventions pluriannuelles avec les associations répond à cet objectif.

Considérant

- que la politique associative de la ville de Rouen vise notamment à soutenir et accompagner les associations dans le maintien et le développement de leurs activités et projets,

- que le bénévolat est une part fondamentale de la vie associative,

- qu’il constitue aussi un engagement citoyen essentiel et contribue pleinement à la qualité des liens sociaux et au bien vivre ensemble,

- que de nombreuses associations ont besoin de renforcer leur noyau de bénévoles,

- que la Ville entend encourager et favoriser l'engagement de nouveaux bénévoles au sein des associations rouennaises comme leur formation,

- que des Rouennais prêts à s’investir dans le monde associatif peuvent souhaiter être conseillés et orientés vers des associations correspondant à leurs attentes,

- l’action depuis sa création en janvier 2007 de l’association France bénévolat,

la ville de Rouen souhaite conclure une convention de partenariat avec elle pour participer à l’accompagnement des futurs bénévoles dans leur engagement associatif et accompagner les associations dans leur recherche de volontaires.

DISPOSITIONS

Article 1 - Objet

La présente convention a pour objet de fixer les modalités du partenariat entre la Ville et l'Association. Ce partenariat se concrétise par:

la détermination d'objectifs communs, d'actions à réaliser et des moyens alloués par la Ville suivant les règles fixées dans la présente convention.

la mise en place d'une évaluation commune des actions réalisées dans ce cadre.

Article 2 - Durée

La présente convention prend effet à compter de sa date de notification et expirera au 31 décembre 2015, sauf résiliation dans les conditions prévues à l'article 11.

A son expiration, une nouvelle convention pourra être conclue après autorisation par le Conseil Municipal.

Article 3 - Engagements de l'association

L’Association, dans le respect de l’objet social qui est le sien, s’engage à œuvrer au développement et à la promotion du bénévolat. Elle mènera, pour ce faire, les actions décrites ci-dessous.

Elle assurera une à trois fois par semaine, à l’exception d’une partie des vacances scolaires, des permanences sur plusieurs sites de la Ville pour accueillir les personnes souhaitant devenir bénévoles, s’efforcera de cerner leurs appétences et compétences pour les guider au mieux vers les associations et les missions correspondant à leurs attentes. Elle veillera à ce que son analyse des situations soit exempte de toute discrimination ou préjugé.

Elle se fixe pour objectifs de :

collecter auprès de ses associations partenaires 100 à 130 missions différentes par an, les missions correspondant aux types de besoins exprimés par les associations ( par exemple lecture pour les enfants malades, distribution de repas, participation à des tâches administratives), que celles-ci demandent l'intervention d'une ou plusieurs personnes,

diversifier le champ des propositions de missions en contactant des clubs sportifs, des associations culturelles ou d’entraide scolaire,…

accueillir 150 à 200 personnes cherchant un engagement bénévole par an,

chercher à recruter des bénévoles aux profils divers et être attentive à la promotion du bénévolat auprès des jeunes,

proposer à l'ensemble des bénévoles reçus au moins 300 engagements par an, les engagements devant se comprendre comme une proposition de contact avec une association sur une mission déterminée,

travailler en 2015 avec 50 associations au moins.

Elle contribuera, dans la mesure de ses moyens humains et matériels, à valoriser l’engagement associatif en participant à des manifestations de type forum des associations, accueil des nouveaux Rouennais ou autre action, initiée par la ville, d’autres structures ou par ses soins, correspondant à cet objectif. Elle participera à la réflexion et à la mobilisation sur le bénévolat sur la ville.

Elle s’efforcera par tous les moyens utiles, tracts, affiches, programmes, site internet,... de participer à la promotion du bénévolat, dans la mesure ou les charges en découlant son compatibles avec son budget et veillera à l'actualité et à la fiabilité des informations données .

L'Association s'interdira toute prise de position politique ou cultuelle ainsi que toute activité commerciale. Elle veillera au bon fonctionnement et à la régularité de sa vie statutaire.

Article 0 - Xxxxxxxxxxx xx xx Xxxxx

Xx Xxxxx s'engage à soutenir l'association dans ses actions par le biais du prêt de locaux, d'une subvention, de son aide en matière de logistique et de communication.

A - Elle mettra gratuitement des locaux à disposition de l'Association pour ses permanences, ses conseils d'administration et son assemblée générale voire d’autres actions après concertation avec la Ville. Ces salles pourront notamment être celles de la maison St Sever, de la maison des associations et de la maison des aînés, sans exclure d'autres sites. Elles devront être réservées par l'Association auprès des services municipaux sur la base d'un planning annuel précisant le type de réunion organisée.

Des dates pourront s'y ajouter en cours d'année, l'Association s'obligeant à en faire la demande au moins huit jours avant.

La Ville pourra suspendre, ponctuellement, ces prêts si une manifestation ou le bon fonctionnement de ses services l'exigent. Elle en informera l'Association officiellement par écrit dans un délai minimum de huit jours lui permettant d'assurer la poursuite de ses activités dans les meilleures conditions sauf cas d’urgence particulier.

Elle établira une valorisation annuelle pour l'ensemble de ces mises à disposition.

B - Elle apportera à l'Association une subvention globale de fonctionnement. Son montant sera fixé lors du vote du budget primitif de chaque année si l'Association transmet bien, dans les délais donnés par la Ville, toutes les pièces nécessaires à son dossier. Elle pourra également lui accorder une subvention sur projet le cas échéant.

Ces concours feront l'objet d'une notification par simple lettre à l'Association.

C - La Ville soutiendra aussi l'association en l'accueillant sur des manifestations tournées vers le monde associatif ou vers un public pouvant être intéressé par le bénévolat telles que, par exemple le forum des associations, des portes ouvertes,... Elle pourra, sur la base de demandes spécifiques, apporter aussi son soutien logistique à des actions de l'Association telles que des conférences, des débats,...

Elle participera enfin à l'information du public sur les activités de l'Association par le biais du Rouen mag, de son site internet et de tout autre support utile.

Article 5 - Demande de subvention

L'Association présente une demande motivée de subvention par écrit selon le calendrier défini par la Ville Elle transmettra :

- les documents fournis par la Ville dûment complétés.

- la composition du bureau de l'Association,

- les comptes financiers du dernier exercice (compte de résultat, bilan financier et annexes),

- un bilan d’activités,

- le compte-rendu de sa dernière assemblée générale,

- ses projets pour l’année suivante,

- le budget prévisionnel de l'année à subventionner faisant ressortir l'ensemble des financements et ressources propres,

- un relevé d'identité bancaire ou postal.

L'Association s'engage à utiliser la subvention conformément à son objet social, à sa demande, et aux lois et règlements en vigueur et notamment la réglementation en matière de débit de boissons et de braderie commerciale.

Article 6 - Versement de la subvention

Chaque année, il sera procédé au versement de la subvention comme suit :

après le vote du budget primitif, un acompte correspondant à 60% du montant de la subvention votée au budget,

le solde, dès réception des documents comptables de l'Association et bilan d'activités relatifs au dernier exercice clos.

La subvention est virée au compte de l'Association.

Code banque: 30027 Code guichet: 16109 Numéro de compte: 00020004001 Clé RIB: 90 Raison sociale et adresse de la banque: CIC, 54 route de Paris, 76 240 Bonsecours

Article 7 - Obligations comptables et contrôle de l'utilisation des fonds

L'Association s'engage à respecter les dispositions légales relatives aux obligations comptables des structures associatives et au contrôle de l'utilisation des fonds publics, notamment l'article L. 1611-4 du Code Général des Collectivités Territoriales ainsi que les lois n° 92-125 du 6 février 1992 et n° 93-112 du 29 janvier 1993 et leurs décrets d'application.

Elle tient une comptabilité conforme aux règles définies par le plan comptable général et aux adaptations qui en découlent en application de l'arrêté du 8 avril 1999 portant homologation du règlement n° 99-01 du 16 février 1999 du Comité de la Réglementation comptable relatif aux modalités d'établissement des comptes annuels des associations et fondations, et respecte la législation fiscale et sociale propre à son activité.

L'Association doit transmettre à la Ville, au plus tard à l'expiration d'un délai de 6 mois suivant la clôture du dernier exercice, le bilan, le compte de résultat et les annexes du dernier exercice clos.

Les montants versés par la Ville, les autres collectivités territoriales et organismes divers doivent expressément figurer de manière détaillée en annexe des comptes qui sont transmis.

L'Association s'engage à justifier, à tout moment, de l'utilisation des fonds versés et tiendra sa comptabilité à la disposition de la Ville. A ce titre, la Ville peut procéder à tout contrôle ou investigation qu'elle jugera utile, tant directement que par des personnes ou organismes dûment mandatés par elle, pour s'assurer du bien fondé des actions entreprises par l'Association et du respect de ses engagements vis à vis de la Ville.

A défaut de la production des documents comptables et de ceux stipulés à l'article 0, xx Xxxxx se réserve le droit de ne pas procéder au versement de sa participation financière.

Article 8 - Promotion de la Ville

L'Association doit faire état du soutien de la Ville dans toute sa communication, écrite et orale, tant à usage

interne qu'à destination du public ou de ses partenaires.

L'utilisation du logo de la Ville doit respecter la charte graphique fournie à cet effet.

Article 9 - Information sur l'activité de l'Association

L'Association fournit, chaque année, un bilan détaillé d'activités de l'année précédente, le compte-rendu de sa dernière assemblée générale ordinaire et un projet d'activités pour l'exercice suivant.

Elle doit également informer la Ville sans délai de toutes les modifications intervenues dans ses statuts, la composition de son Conseil d'Administration ou de son Bureau. Ces pièces sont à fournir obligatoirement avec le dossier de demande de subvention.

Article 10 - Assurances – Responsabilités

Les activités de l'Association sont placées sous sa responsabilité exclusive ; l'Association doit souscrire tout contrat d'assurance propre à garantir sa responsabilité, de façon à ce que la Ville ne soit ni recherchée, ni inquiétée. L'Association produit chaque année à la Ville les attestations des assurances souscrites.

Article 11- Impôts et taxes

L'Association se conforme aux prescriptions réglementaires relatives à l'exercice de son objet de telle sorte que la Ville ne puisse être inquiétée à ce sujet en aucune façon. Elle doit, en outre, faire son affaire personnelle de toutes les taxes et redevances présentes et futures constituant ses obligations fiscales.

Article 12- Résiliation

Chaque partie se réserve le droit de mettre fin, à tout moment, à la présente convention en cas de non respect par l'autre partie de l'une des clauses ci-dessus énoncées si, dans le mois suivant la réception de la mise en demeure adressée par lettre recommandée avec avis de réception, la partie en cause n'a pas pris les mesures appropriées pour y remédier.

Si le non respect de la convention est imputable à l'Association, cette dernière rembourse à la Ville la part de subvention déjà perçue au prorata temporis de l'année en cours, à compter de la date de réception de la lettre recommandée.

La présente convention peut être résiliée à tout moment, sans préavis, ni indemnité, en cas de liquidation judiciaire ou d'insolvabilité notoire de l'Association.

Il en est de même en cas d'utilisation de la subvention par l'Association à des fins autres que celles définies par la présente convention.

A ce titre, l'Association s'interdit, notamment, de redistribuer tout moyen municipal mis à sa disposition sous forme d'aide matérielle ou de subvention à d'autres personnes physiques ou morales.

Article 13 - Evaluation annuelle

Les modalités de suivi et d'évaluation sont définies de la manière suivante:

La Ville et l'Association conviennent de se rencontrer au moins une fois par an pour étudier ensemble les perspectives des actions à mener et faire un point sur les activités passées. Ces échanges ainsi que les

projets mis en place par l'association seront pris en compte pour définir le montant de la subvention attribué à l'association dans la logique des engagements pris par l'association à l'article 3.

Toute modification de la présente convention s'avérant nécessaire ne peut être adoptée que par voie d'avenant validé par le Conseil Municipal.

Article 14- Election de domicile

Pour l'exécution de la présente convention, les parties font élection de domicile :

pour l'Association, 00 xxxxxx Xxxxxxx, boîte aux lettres 67, 00000 XXXXX

pour xx Xxxxx, xx x'Xxxxx xx Xxxxx, xxxxx xx Xxxxxxx xx Xxxxxx, 00000 XXXXX Xxxxx 00.

Fait à Rouen, le

En trois exemplaires

Pour la Ville Pour l'association

Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx

Adjointe au Maire Président