Convention d’occupation des salles par un club, une association ou une personne. Centre sportif Cardinal Mercier - Année 2012 - 2013

Convention d’occupation des salles par un club, une association ou une personne.

Centre sportif Cardinal Mercier - Année 2012 - 2013

Entre : le centre sportif Cardinal Mercier ( a.s.b.l. Collège Cardinal Mercier )

Adresse : 00, xxxx xx Xxxx Xxxxx Xxxx 0000 Xxxxxx-x’Xxxxxx

Représenté par M. XXXXXXX Xxxxx et X. XXXXXXXXXX D. Fonction : gérants du centre sportif



Et

………………………………………….. ( a.s.b.l. , )

Adresse : .............................................................code postal :...................

commune :…………………………………………

Représenté par …………………………………………………. Fonction :…………………………

Jours officiels de fermeture du centre sportif pour la saison 2011 - 2012 : Le 24 décembre 2011 – Le 25 déc 2011 – Le 31 déc. 2011 – Le 1er janv. 2012, ainsi que tous les autres jours fériés.

1. Généralités :

 Les conditions reprises dans les conventions d’occupation sont valables dans la période reprise sur la convention (elles peuvent être revues à chaque échéance de contrat).

 Une « fiche club », reprenant les renseignements nécessaires à l’établissement d’une convention, ainsi que le R.O.I. et un exemple de convention sont mis à disposition des clubs sous contrat sur le site xxxx.xxxxxxxxx.xx.

 La fiche club est à compléter et à renvoyer pour mi-juin au centre sportif (pour la saison suivante).

 Toute réservation doit être accompagnée d’une photocopie de la carte d’identité de la personne responsable de la réservation, que ce soit à titre collectif ou individuel.

 Toute réservation pour un événement occasionnel doit se faire via la fiche « occupation occasionnelle » (disponible sur le site du centre sportif). Cet article est également valable pour la piscine.

 Les demandes de réservation pour les stages font également l’objet d’une demande en bonne et dure forme via la fiche de réservation (disponible sur le site).

 Toute personne faisant une réservation à titre individuel et occasionnel doit être couverte au moins par une assurance RC qui couvre les dégâts occasionnés aux installations du collège mises à leur disposition. Le numéro de contrat et la compagnie d’assurance doivent être obligatoirement mentionnés dans la fiche de réservation.

 Les groupes qui louent une salle pour pratiquer des activités collectives doivent être couverts par une assurance collective en responsabilité civile et en apporter la preuve.

 Les documents administratifs relatifs aux réservations doivent être obligatoirement signés (fiche club – convention d’occupation) et envoyés au centre sportif avant toute occupation.

 Pour toute heure d’occupation supplémentaire ou modification d’horaire du club durant la période reprise dans la convention , une demande écrite ou via courriel doit obligatoirement être faite auprès de la direction du centre sportif.

 Tout changement de coordonnées doit être signalé immédiatement à la direction du centre sportif.

 Tout club doit être en ordre de convention et doit avoir réglé toutes ses factures de location et autres pour accéder aux installations.

 Toute convention signée est un engagement ferme et définitif.

 Toute sous-location des locaux occupés par un club ou tout autre groupe sous contrat est strictement interdite.

 Toute manifestation ou compétition sportive ne pourra se faire qu’avec l’accord de la direction du centre sportif. Un agenda précis sera sur le site dès le début de saison (début de l’année scolaire)

Cet agenda est susceptible d’être modifié. Les modifications apportées seront mises en ligne sur le site. Cet agenda est le seul moyen utilisé pour communiquer les dates de compétition. Il est conseillé de le consulter régulièrement.

 Les occupations du centre sportif pour les compétitions sont prioritaires sur toute autre réservation.

 Le centre sportif se réserve le droit d’afficher des supports relatifs à ses propres sponsors, durant les différentes manifestations organisées au centre sportif.

 Durant ces manifestations, la vente de boissons et de nourriture ne sera possible qu’avec l’accord du gérant de la cafétéria.

 La direction du centre sportif peut suspendre occasionnellement les réservations si une manifestation exceptionnelle devait se dérouler dans le centre sportif.

2. Occupation des locaux :

 L’occupation des locaux est réservée aux seuls membres et visiteurs invités à accéder aux activités.

 Les dirigeants des clubs veilleront à la bonne tenue de leurs membres ainsi que des personnes invitées dans la cafétéria.

 La présence d’un responsable du club est obligatoire sur les terrains lors de toute heure d’occupation des installations par le club. Ce responsable doit veiller au maintien de l’ordre et du bon déroulement de l’activité, ainsi qu’au maintien en état du matériel et des locaux mis à disposition par la direction du centre sportif.

 Sauf besoin spécifique pour l’activité du club, aucune personne ne peut, ni accéder aux engins, ni circuler dans la zone de rangement des engins entreposés dans les galeries et dans les salles du centre sportif.

 A la piscine, le local des maîtres-nageurs est strictement réservé aux maîtres-nageurs et aux moniteurs. Tout club désirant en faire un autre usage, doit en faire la demande auprès des responsables du centre sportif.

 Lors de manifestations sportives ou lors des entraînements, les clubs veilleront à prévenir leur public du port de chaussures de sport pour les personnes accédant aux terrains. Seule la zone à proximité des galeries sera réservée au public muni de chaussures de ville. (Les talons pointus sont strictement interdits sur le revêtement des terrains de sport ).

 Tout club est tenu de veiller à la propreté des installations (bouteilles, papiers, volants, boîtes,…) en fin d’activité.

 Les clubs ou occupants quittant les installations en dernier lieu, s’assureront que tout est remis en ordre, que les lumières des vestiaires sont éteintes, les douches arrêtées et les portes soigneusement refermées.

 La direction se réserve le droit de facturer des frais occasionnés par le non-respect des articles concernant la propreté, l’ordre et le maintien du matériel en parfait état. Ce montant est au minimum de 30 euros. En cas de récidive, en plus de l’amende, la direction peut interdire momentanément ou définitivement l’accès à ses installations.

 Il est strictement interdit d’accéder ou de sortir du centre sportif par l’issue de secours située du côté des tennis. Cette porte doit rester fermée à clé de l’extérieur et doit également rester dégagée en permanence ( ne rien entreposer devant la porte que ce soit dans ou hors du centre sportif ).

 L’occupation de locaux est limitée à 22h30 durant les congés scolaires.

3. Facturation :

 La facturation pour la saison est divisée en deux périodes (sept-déc et janv – juin), sauf autre accord

 Les locations occasionnelles qui sont payables dès la signature de la convention.

 Les stages font l’objet d’une facturation distincte de l’utilisation régulière par les clubs.

 Toute facture est payable dès sa réception.

 Les absences qui ne sont pas signalées ne seront pas prises en compte lors de la facturation.

 Les factures seront établies uniquement sur base des renseignements repris dans les fiches administratives (fiche club – fiche pour réservations occasionnelles – fiches stages)

 Tous les jours de « non occupation » des installations par le club, non repris dans ces documents et en dehors des jours officiels de fermeture, seront automatiquement facturés.

 La location durant le we qui précède un congé scolaire sera prise en compte dans la facturation. (Sauf si signalé dans la fiche du club )

 Une copie de la « fiche club » sera jointe à la convention entre le centre sportif et chaque club.

 Le numéro de compte du centre sportif est le 000-0000000-00.

 Les tarifs de location sont disponibles sur le site du centre sportif xxx.xxxxxxxxx.xx .

4. Responsabilité :

Tout club ou association ou personne sous contrat :

 s’assurera lors de chaque utilisation que les installations satisfont aux normes habituelles de sécurité et que le matériel mis à disposition est en parfait état et signalera par écrit (courrier ou courriel), à la direction toute anomalie constatée en la matière.

 si un problème devait survenir, suite à une négligence des derniers occupants, ceux-ci en seront tenus responsables et la direction du Centre Sportif exigera un dédommagement. ( cf occupation des locaux )

 fera la preuve que sa responsabilité civile et celle de ses membres est raisonnablement couverte par une compagnie d’assurance connue.

 reconnaît être civilement responsable des dégâts corporels ou matériels occasionnés par ses utilisateurs et accompagnants pendant ses périodes d’occupation.

 en dehors des périodes d’entraînement, la responsabilité des parents sera engagée en cas de dommage subi par l’enfant, le club sportif ou le centre sportif.

 s’engage à communiquer à ses membres, ainsi qu’aux parents de leurs membres mineurs d’âge, le règlement d’ordre intérieur du centre sportif.

 s’engage à indemniser le centre sportif pour tout dommage occasionné ( aux installations et aux personnes présentes dans les installations sportives ) par les utilisateurs placés sous sa surveillance ou par son personnel, que la cause des dommages réside ou non dans la faute ou dans la force majeure. Les réparations seront effectuées par le centre sportif, aux frais du club.

 Les clés qui sont données aux clubs pour l’ouverture des salles ne peuvent être reproduites sans l’accord de la direction du centre sportif.

 La direction du centre sportif n’est pas responsable du matériel appartenant en propre aux différentes associations sportives, matériel dont elle a autorisé le dépôt dans ses locaux.

 En cas de litige avec un club, ou entre clubs, le comité de gestion du centre sportif (direction du centre et représentants du conseil d’administration de l’A.S.B.L. Collège Cardinal Mercier) se réserve le droit de régler le litige, ainsi que de régler tous les cas non prévus au présent règlement. La décision finale sera de la compétence du comité de gestion.

 La présence d’un maître-nageur agréé par l’A.D.E.P.S. ou la L.F.B.S. est obligatoire à toute heure d’occupation de la piscine (1 maître-nageur pour 70 nageurs).

 Les maîtres nageurs des clubs locataires seront obligatoirement munis de leur gsm afin de prévenir les secours en cas de problème.

 Tout club doit se munir d’une trousse de premiers soins. Le centre sportif ne met pas, sauf nécessité absolue, son infirmerie et son matériel de premiers soins, à disposition des clubs.

L’utilisation des infrastructures du centre sportif suppose l’acceptation des conditions de réservation ainsi que l’adhésion au règlement d’ordre intérieur par les responsables et les membres des clubs, ainsi que par les occupants occasionnels.

En signant une convention de location, le club ne renonce en aucune manière à l’exercice de son droit de recours contre le centre sportif pour tous les dégâts corporels et matériels pouvant survenir aux membres du club ou à un des utilisateurs placés sous sa surveillance, pour autant que ces dégâts soient la conséquence d’une faute dans l’installation ou d’une négligence flagrante dans l’observation des normes d’érection et d’exploitation imposées aux établissements sportifs et aux piscines.

Tout club qui désire cesser ses activités en fin de saison, doit prévenir la direction du centre sportif au plus tard trois mois avant la fin de son contrat (maximum début du mois de juin pour les contrats les plus longs).

La reconduction du contrat ne dispense pas le club de rentrer les documents administratifs relatifs à la location des intallations.

Pour le centre sportif Pour le club

X. XXXXXXX ET D.BALLERIAUX Gérants du centre sportif Cardinal Mercier