CONVENTION DE MISE A DISPOSITION D’UN VEHICULE
CONVENTION DE MISE A DISPOSITION D’UN VEHICULE
Entre les soussignés :
L’Office Municipal des Sports de Pau (OMS de Pau), représenté par son Président, Xxxxxxxx XXXXXXXX agissant en cette qualité,
d’une part et
le (la) Président (e) autorisé (e) par délibération de l’Assemblée Générale du :
Nom : ….............................................................................................................................................
Adresse : …........................................................................................................................................
Téléphone : …....................................................................................................................................
E-mail : …...........................................................................................................................................
Représentant de l’Association : ….....................................................................................................
d’autre part
PREAMBULE :
L’Office Municipal des Sports de la Ville de PAU met à la disposition des associations sportives adhérentes à l'OMS de Pau et de structures assimilées, à jour de cotisation, des véhicules 9 places qui ont pour vocation prioritaire le transport d’enfants, de jeunes et d’adultes dans le cadre exclusif d’activités à vocation sportive.
Les véhicules objet de la présente convention sont des Renault Trafic
CHAPITRE I – MISE A DISPOSITION DES VEHICULES :
Article 1 : Désignation des véhicules
- Véhicule immatriculé : DM 529 CY
- Véhicule immatriculé : BL 569 CT
- Véhicule immatriculé : EH 634 WE
- Véhicule immatriculé : DC 288 MZ
Cette mise à disposition auprès des associations ou assimilés, dont le siège social est à Pau se fait principalement les week-ends, une utilisation en semaine doit faire l’objet d’une justification, en dehors de l’utilisation prioritaire pour le SAVAP et les établissements scolaires.
Article 2 : Principes fondamentaux
L’association ou assimilé utilisatrice s’engage à respecter la réglementation en vigueur (code de la route, code des assurances…).La responsabilité du Président de l’association ou assimilé sera directement engagée si les règles de la présente convention ou code de la route n’ont pas été respectées, notamment conducteur non habilité.
Le prêt du véhicule n’est consenti que pour les déplacements ayant un lien direct avec l’objet sportif de l’association ou assimilé.
En cas d’infraction au code de la route, l’OMS de Pau en informera la structure utilisatrice du véhicule et renverra l'avis de contravention au service compétent avec l'identité du conducteur. Le service la renverra à la structure utilisatrice pour le règlement et le retrait éventuel de points.
Article 3 : Assurance
L’OMS de Pau a souscrit des contrats d’assurance tous risques auprès de la MAIF
- Renault Trafic DM-529-CY sociétaire n°: 2132044 M
- Renault Trafic BL-569-CT sociétaire n°: 2132044 M
- Renault Trafic EH 634 WE sociétaire n°: 2132044 M
- Renault Trafic DC 288 MZ sociétaire n°: 2132044 M
En cas d’accident responsable ou de dégradations du véhicule lors de la mise à disposition, le paiement de la franchise, prévu au contrat d’assurance, d’un montant de 260€, ainsi qu’un an de sur-prime sera à la charge de la structure utilisatrice.
Article 4 : État du véhicule
Le représentant de l’association ou assimilé utilisatrice s’engage à remplir, en présence d’un représentant de l’OMS de Pau, la fiche «État du véhicule» à la mise à disposition et à la restitution du véhicule.
Afin de maintenir la propreté intérieure, il est interdit de boire, manger ou fumer pendant l’utilisation.
L’utilisateur a en charge le nettoyage intérieur du véhicule. Le nettoyage extérieur est sous responsabilité de l’OMS de Pau sauf en cas de salissure exceptionnelle.
Pour garantir le niveau de propreté du véhicule une caution «propreté» de 100€ sera exigée à la signature de la convention; le chèque sera conservé par l’OMS de Pau et restitué en l’absence de nécessité de nettoyage.
Article 5 : Réservation
La structure demanderesse peut effectuer la démarche de réservation soit par téléphone au 00 00 00 00 00, par e mail : xxxxxx@xxxxxx.xx , soit par courrier.
Les conditions suivantes sont requises :
- les personnes transportées doivent être adhérentes de l'association.
- Le chauffeur doit être âgé de plus de 21 ans et adhérent de l'association.
- Le chauffeur doit avoir son permis de conduire depuis plus de trois ans.
-Tout déplacement devant s’effectuer à l'étranger doit faire l’objet d’une demande exceptionnelle auprès du responsable de l’OMS de Pau . La demande est soumise à l’approbation du bureau de l’OMS de Pau.
- Une photocopie du permis de conduire de tous les chauffeurs éventuels doit être jointe à la présente convention. Tout chauffeur, n’ayant pas fourni de photocopie de son permis de conduire au moment de la signature de la présente convention, doit le faire avant de pouvoir conduire le véhicule. L'association utilisatrice doit prévoir au minimum deux conducteurs pour chaque déplacement et doit donc présenter la copie de deux permis de conduire.
Une caution de 1.000€ est exigée à la signature de la présente convention. Dans le cas de plusieurs utilisations dans l’année calendaire le chèque sera conservé par l’OMS de Pau et restitué en l’absence de problème majeur à la dernière utilisation ou au plus tard en fin d’année.
Article 6 – Périodes de réservation
La demande n’est recevable que si elle est formulée dans un délai de 2 semaines à 3 mois avant l’utilisation prévue. Toute demande en dehors de ce délai sera refusée.
En cas de demandes multiples, la priorité est donnée au demandeur ayant le moins utilisé les véhicules au cours de l’année.
Une association ou assimilé peut demander 3 réservations pour une année civile et toute demande supplémentaire sera étudiée et ne pourra être accordée que dans la mesure où la période concernée est libre.
La confirmation ou infirmation sera faite au minimum une semaine avant la date d’utilisation.
Article 7- Enlèvement et retour du véhicule
En cas d’utilisation les samedis et dimanches ou jours fériés, le véhicule est retiré le jour ouvrable précédent.
Il est restitué le jour ouvrable suivant. L'enlèvement et la restitution se font sur rendez-vous.
Le véhicule est mis à disposition le réservoir plein de gasoil et doit être restitué avec le plein. Si le club restitue le véhicule sans avoir fait le plein, celui-ci recevra une facture du carburant calculé au prorata du nombre de kilomètres effectués sur la base de 10L/100.
Le transfert d’un véhicule en cours de week-end peut se faire entre deux associations ou assimilés.
Article 8- Indisponibilité d’un véhicule
En cas de problème mécanique ou de sécurité, l’OMS de Pau informera dans les meilleurs délais le ou les futurs utilisateurs.
Article 9- Désistement
En cas de non utilisation du véhicule l’Association ou Assimilé préviendra l’OMS de Pau dès connaissance et au moins 48h avant la date prévue pour permettre une réaffectation.
CHAPITRE II : TARIF
Les véhicules sont mis à disposition gracieusement.
CHAPITRE III : CONTROLE
Le Président de l’OMS de Pau se réserve le droit de modifier les conditions de mise à disposition, après consultation du Comité Directeur de l’OMS de Pau.
CHAPITRE IV : RESILIATION
En cas de non respect des clauses contractuelles ci-dessus décrites, l’Association ou Assimilé ne pourra plus bénéficier de prêt de véhicule ou matériel pendant une durée d’un an minimum.
Tout litige concernant le présent règlement sera géré par le Comité Directeur de l’OMS de Pau.
Fait à PAU, le .................. .
Signature du Président de l’association Signature du Président de l’OMS de Pau Précédée de la mention « lu et approuvé »