CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE DE PRESTATIONS DE SERVICES (CGV)
CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE DE PRESTATIONS DE SERVICES (CGV)
Préambule
Optimal RH est une solution logicielle SIRH éditée par la société SO RH NC qui permet de dématérialiser et de décentraliser de nombreuses tâches liées aux Ressources Humaines dans l’entreprise. Optimal RH est une solution SaaS (Software as a Service), distribuée en Nouvelle-Calédonie par la société SKAZY, qui offre un large éventail de fonctionnalités, en étant évolutive et ergonomique. Il existe différents modules pour offrir une expérience sur-mesure, adaptée à chaque entreprise : aux rubriques Congés et Absences, véritable socle de la solution, il est possible d’adjoindre des modules Pointage, Notes de Frais, Carrières, Planning, ...
Optimal RH est accessible 24h/24 et 7j/7, sur ordinateur, tablette et mobile. En mode SaaS, la maintenance et les mises à jour de l'application sont automatiques.
Les présentes sont conclues entre :
La Société SKAZY,
Société par Actions Simplifiée (S.A.S.) au capital de 600 000 XPF, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nouméa sous le numéro 732 206, dont le siège social est situé 0xxx xxx Xxxxxxxx - 00000 Xxxxxx, représentée légalement par Monsieur Xxxxx XXXXXXX, dûment habilité à l’effet des présentes,
Ci-après dénommée la « Société » ou le “Distributeur”
Et :
Toute personne physique ou morale, publique ou privée, souscrivant, en tant que professionnel, à un ou plusieurs des Services fournis par la société SKAZY, en qualité d’utilisateur de la solution Optimal RH,
Ci-après dénommée le « Client ».
Ci-après dénommées, individuellement ou collectivement, la ou les « Parties ».
DÉFINITIONS
Employés : utilisateurs des Services spécialement développés par SO RH NC pour la gestion des Ressources Humaines et toute autre personne enregistrée en tant que Salarié.
Bon de Commande : désigne le contrat ou tout autre document ayant valeur d’engagement contractuel, signé par le Client ou souscrit en ligne afin de commander la réalisation de Services à la Société, et ses éventuels avenants ultérieurs.
Contrat : désigne l’ensemble constitué des présentes CGV et du Bon de Commande.
Incident : L’Incident est un événement qui ne fait pas partie du fonctionnement normal du Service du Client et qui cause, ou peut causer, une altération et/ou interruption du Service.
Jour : jour inclus dans le calendrier des jours ouvrés français
Heures Ouvrées : Heures comprises entre 8h et 16h du lundi au vendredi (GMT Nouvelle-Calédonie).
Plateforme : environnement informatique permettant la gestion et/ou l'utilisation des Services.
RGPD : Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (« Règlement Général sur la Protection des Données »). Par ailleurs, lorsqu’ils sont utilisés dans les présentes Conditions Générales et ses annexes, les termes « données à caractère personnel »,
« traitement », « personne concernée », « responsable du traitement » et
« sous-traitant » ont le sens qui leur est donné dans le RGPD,
Services : Ensemble des services fournis par la Société au bénéfice du Client, tels que prévus par le Contrat.
Prestations Accessoires : Ensemble des prestations susceptibles d’être réalisées par la Société et qui ne sont pas prévues dans le périmètre du Contrat ou qui sont évoquées en tant que Prestations Accessoires. Ces Prestations Accessoires font l’objet d’une facturation supplémentaire sur la base des tarifs en vigueur au jour de la commande.
Sites Web : Ensemble des sites édités par SO RH NC et accessibles sur internet, dont le site xxxxxxx-xx.xxx.
ARTICLE 1. APPLICATION, OBJET ET OPPOSABILITE DES CGV
Les CGV ont pour objet de définir les droits et obligations des Parties dans le cadre de la signature d’un Bon de Commande ou de la vente en ligne des Services.
Elles constituent le socle unique de la relation commerciale. Le Client est par conséquent réputé les accepter sans réserve.
Les CGV s’appliquent à toute commande de Services auprès de la Société et prévalent sur tout autre document, et notamment sur toutes conditions générales d’achat du Client.
Le Contrat exprime l’intégralité des obligations des Parties. Aucun autre document technique, publicitaire ou commercial d’aucune sorte, ainsi qu’aucune correspondance antérieure à la signature du Contrat ne pourra engendrer des obligations au titre dudit Contrat.
Les CGV en ligne (accessible sur l’extranet de la Société) prévalent sur les CGV imprimées. En cas de contradiction entre les CGV et le Bon de Commande, les CGV prévaudront, sauf mention expressément signée par les deux Parties dans le Bon de Commande.
La Société se réserve le droit de modifier à tout moment les présentes CGV sans en informer directement le Client auquel il appartient de consulter les CGV en ligne régulièrement pour passer en revue les CGV actuellement en vigueur.
En cas de modification des CGV, les CGV applicables sont celles en vigueur à la date de la conclusion du Contrat, dont une copie datée à ce jour peut être remise sur demande à toute personne en faisant la demande.
Les présentes CGV sont applicables à compter du 7 septembre 2023.
Les présentes CGV sont rédigées en langue anglaise et française. En cas de contradiction entre la version en langue anglaise des présentes CGV et leur version en langue française, la version en langue française prévaut.
ARTICLE 2. SOUSCRIPTION AUX SERVICES / BON DE COMMANDE
Le Client souscrit aux Services à partir du catalogue en ligne, en complétant et validant le Bon de Commande en ligne ou en renvoyant à la Société le Bon de Commande imprimé, dûment complété des informations requises et signé.
Le Client déclare à cette occasion qu’il dispose de la pleine capacité juridique pour souscrire aux Services offerts.
Les souscriptions sont nominatives et valides pour le nombre d’utilisateurs déclarés uniquement et ne peuvent pas être partagées au sein d’une organisation.
Le Client déclare également expressément accepter les présentes CGV, ainsi que les Conditions Générales d’Utilisation (CGU) de SO RH NC, en cliquant à l’endroit indiqué sur le site xxxxxxx-xx.xxx ou en cochant la case prévue à cet effet sur le bon de commande papier.
ARTICLE 3. COMMUNICATION ENTRE LES PARTIES
La Société s’engage à mettre en place un outil sécurisé qui permettra l’échange d’informations (y compris confidentielles) entre les Parties. Le Client dispose d’un accès à cet extranet grâce aux codes qui lui sont remis par la Société lors de l’ouverture des Services.
La formation du Client à l’utilisation des procédures et outils qui sont mis à sa disposition, s’effectuera par le biais d’une documentation électronique fournie par la Société.
ARTICLE 4. DURÉE D’ENGAGEMENT
Le Contrat prend effet à compter de la réception par la Société d’un Bon de Commande signé par le Client Il est conclu pour la durée indiquée sur le Bon de Commande. Le Contrat est renouvelable par tacite reconduction et par périodes équivalentes, sauf dénonciation par l’une
Optimal RH – Solution de Gestion des Ressources Humaines distribuée par SKAZY
Société par Actions Simplifiées (S.A.S.) au capital de 600 000 XPF, immatriculée au RCS Nouméa 732 206
Banque Calédonienne d’Investissement - IBAN n° XX00 0000 0000 0000 0000 0000 000 - RIB 00000 00000 00000000000 00 Tél. (+687) 262 069 – Site Web xxx.xxxxx.xx - xxxxxxx@xxxxx.xx - xxxxxx@xxxxx.xx
0 xxx xxx Xxxxxxxx, Xxxxxx xx xxx - XX 00000 - 00000 Xxxxxx - Xxxxxxxx-Xxxxxxxxx
ou l’autre des parties dans les conditions décrites à l’article « Résiliation » ci-après.
ARTICLE 5. HÉBERGEMENT
Le Client autorise la Société à sous-traiter l’hébergement et la maintenance, selon les cas, de la Plateforme et de toutes les Données Confiées dans le cadre de Services.
ARTICLE 6. OUVERTURE DU SERVICE
L’ouverture du Service étant subordonnée à la fourniture par le Client d’informations et documents qui lui seront demandés par la Société, la Société ne pourra être tenue de tout retard lié à un fait du Client. La Société pourra, dans ce cas, commencer à lui facturer l’abonnement conformément aux tarifs convenus aux présentes, sans que la date de cette facturation puisse être considérée comme la date d’ouverture du Service.
ARTICLE 7. OBLIGATIONS DE LA SOCIÉTÉ
La Société s’engage à réaliser les Services prévus dans le Bon de Commande qui peuvent notamment comprendre :
● la remise des informations nécessaires au Client lors du démarrage du Service du Client ;
● la mise en place, la maintenance, l’exploitation et la mise à jour de la Plateforme permettant l’accès aux Services ;
● la formation initiale des responsables RH et/ou de la ligne managériale à l’utilisation de l'application et des différents modules souscrits afin que ces utilisateurs référents puissent ensuite former et répondre aux demandes des salariés du Client. Si le Client souhaite bénéficier de formations complémentaires ultérieures en présentiel ou à distance, dans le cadre de l’intégration d’un nouvel utilisateur référent par exemple, cette prestation accessoire fera l’objet d’une facturation supplémentaire sur la base des tarifs en vigueur au jour de la commande.
● le support à un utilisateur référent du Client avec la mise à disposition d’une interface de ticketing contenant les informations suivantes : Incidents survenus, actions entreprises pour la résolution, résultats de ces actions; propositions d’améliorations découlant des observations ci-dessus ;
● une assistance hotline (téléphone) pour un utilisateur référent du Client ;
● la maintenance corrective (corrections de bugs, améliorations éléments bloquants à l’usage, etc.) ;
● la maintenance évolutive (montées de versions technologiques, mises à jour sécurité, mises à jour réglementaires répondant à de nouvelles dispositions légales, etc.) ;
● les évolutions fonctionnelles mineures ;
● la fourniture d’une qualité de prestations de service au moins égale à celle étant en vigueur sur le marché pour une prestation similaire. Par conséquent, il s’engage à respecter les GTI et GTR suivantes en fonction de la sévérité des incidents qui pourraient intervenir pendant la durée du contrat :
Ces durées d’intervention sont suspendues dès que la Société fait appel au client pour obtenir des informations nécessaires à la prise en charge ou à la résolution de l’Incident. Si l’information détenue par le client tardait à être transmise, le délai d’attente ne serait pas imputé sur le délai de la GTI ou de la GTR.
La Société peut également fournir au Client toutes prestations susceptibles de se rattacher à l’exécution du Contrat et non prévus aux présentes, sous réserve de leur disponibilité ; un Bon de Commande spécifique ou un avenant au Bon de Commande précisera dans chaque
cas les modalités d’exécution et de prix. Ces commandes complémentaires seront également soumises aux présentes CGV.
Afin que le Client puisse accéder aux Services, la Société lui communique, par tous moyens choisis par ce dernier, des codes d’accès confidentiels. Le Client pourra, par mesure de sécurité et selon une périodicité qu’il fixera définir de nouveaux codes d’accès.
ARTICLE 8. OBLIGATIONS DU CLIENT
8.1. Obligations générales du Client
Le Client reconnaît avoir vérifié l'adéquation du Service à ses besoins et avoir reçu de la Société toutes les informations et conseils qui lui étaient nécessaires pour souscrire au présent engagement en connaissance de cause.
Le Client est parfaitement conscient de ce que les Services de la Société nécessitent une collaboration entre les Parties et s'y engage. A ce titre, il transmettra à la Société dans les plus brefs délais l’ensemble des informations nécessaires à la réalisation des Services.
Le Client est le responsable entier et exclusif des mots de passe nécessaires à l'utilisation des Services, tant pour la préservation de la confidentialité de ceux-ci que pour l’utilisation qui en est faite par toute personne, étant précisé que la Société s’engage pour sa part à ne les communiquer qu’au Client.
Le Client reconnaît et accepte que l’accès à la Plateforme qui lui est consenti est personnel et non cessible. Le Client n’est pas autorisé à transmettre ses noms d’utilisateur et mot de passe à un tiers, y compris au sein de l’entreprise qu’il représente.
Toute action réalisée via le compte du Client sera réputée comme ayant été réalisée par le Client, sauf à ce qu’il ait préalablement déclaré le login concerné comme ayant été perdu ou volé, allouant ainsi un délai raisonnable à la Société pour désactiver ledit login.
En cas de perte d’un code d’accès, le Client devra, sans délai, réinitialiser son mot de passe en suivant les procédures en vigueur.
Le Client doit communiquer à la Société la liste des personnes qui recevront des accès ainsi que le niveau de ces accès. Il est en outre responsable de tenir cette liste à jour en cas de modification des accréditations qu'il souhaite permettre.
8.2. Contenu transmis par le Client
Le contenu que le Client intègre sur la Plateforme, quelle que soit la période à laquelle cette intégration intervient, relève de la seule responsabilité du Client.
Le Client s'engage à ce que ces informations respectent l'ensemble de la réglementation applicable à la diffusion d'informations et de services sur l'Internet, notamment les dispositions relatives à la propriété intellectuelle, au respect de la vie privée, à la protection des mineurs sur l'Internet, et plus globalement toutes les dispositions visant à assurer la protection de l'ordre public.
En cas de litige portant sur un de ces points, la Société, n’ayant ni la connaissance ni le contrôle du contenu du Client, sera donc réputée n'avoir pas sciemment mis à disposition du public des informations ou services contraires à l'ordre public.
En conséquence, le Client assumera seul les responsabilités et prendra à sa charge toutes les réclamations et/ou procédures, quelles qu'en soient les formes et nature, formées contre la Société et qui se rattacheraient directement ou indirectement aux informations mises en ligne dans le cadre des Services considérés dans leur ensemble.
Dans le cas où la Société se verrait notifier l’existence d’un contenu du Client manifestement illicite sur la Plateforme, la Société serait dans l'obligation de faire cesser promptement le maintien de l'accès ou de la mise en ligne de ce contenu, sans que l'impossibilité d'accès au Service du Client en résultant puisse être considérée comme relevant d’un manquement aux obligations de la Société.
ARTICLE 9. EMBAUCHAGE - DÉBAUCHAGE
La Société et le Client s’engagent à ne pas débaucher ou embaucher tout collaborateur de l’autre partie ayant participé à l’exécution du Contrat, qu’il soit salarié ou non, même si la sollicitation était formulée par le collaborateur pendant toute la durée du contrat et pendant l’année qui
suivra la cessation des relations contractuelles, sauf si les deux parties donnent leurs accords. Les Parties s'interdisent également de faire opérer ce débauchage par une de leurs filiales, sous-traitants ou société affiliée.
Dans le cas où l'une ou l'autre des deux Parties ne respecterait pas cet engagement de non-sollicitation, elle s'engage irrévocablement à verser à l'autre, à titre de clause pénale, une indemnité libératoire, forfaitaire et définitive d’un montant égal à un an de salaire du collaborateur débauché, calculé sur la base du dernier mois payé au salarié, charges sociales afférentes comprises.
ARTICLE 10. CONDITIONS FINANCIERES
10.1. Prix
Les prix des Services figurent sur le Bon de Commande et sont ceux en vigueur au jour de la conclusion du Contrat. Les prix sont libellés en Francs Pacifique (XPF/CFP), hors taxes et seront majorés des taxes, notamment de la TGC, en vigueur le jour de la commande.
Le prix des Services tel qu’indiqué au Bon de Commande correspond à un prix forfaitaire pour les prestations qui y sont visées. Des coûts supplémentaires seront automatiquement facturés aux tarifs en vigueur dans le cas où le Client consommerait des Prestations Accessoires (exemple : module Note de Frais, …).
10.2. Facturation
Les frais d’installation et d’initialisation seront facturés au jour de la signature du contrat.
Les factures d’abonnement sont émises mensuellement, terme à échoir et ne font pas l'objet de compensations ou de déductions.
Les factures de prestations calculées au temps passé (ex: prestations accessoires) sont établies dès l’intervention effectuée.
Les factures sont payables nettes, sans escompte, sous trente (30) jours à compter de leur date d'émission.
10.3. Modification(s) des prix
Les prix figurant au Bon de Commande pourront être modifiés par la Société par un Avenant signé par les Parties lors de la souscription de nouveaux modules et/ou d’une modification du nombre d’utilisateurs.
Les prix figurant au Bon de Commande pourront également être modifiés par la Société au cours du contrat, en respectant un préavis de deux (2) mois précédant l’échéance de l’évolution du prix, et notifié au Client par lettre simple ou courrier électronique.
A défaut de refus du Client exprimé auprès de la Société au plus tard un
(1) mois avant la date à laquelle le paiement du nouveau prix est dû, le Client sera réputé avoir, du fait de son silence, tacitement accepté la modification des tarifs. Les nouveaux tarifs seront donc automatiquement applicables à compter de la fin du délai de deux (2) mois de préavis susmentionné, sans qu’il soit nécessaire de formaliser cette modification par un avenant.
Si le Client refuse la modification de tarif, il lui appartient de résilier son abonnement dans le délai d’un (1) mois précédant l’échéance de l’application du nouveau prix.
10.4. Conditions de règlement
Les paiements s’effectueront par prélèvement automatique (SEPA), par cartes bancaires ou par virement. Les frais bancaires induits par un virement, même récurrent, restent à la charge entière et exclusive du Client.
En cas de prélèvement automatique, le Client s’engage à signer un mandat de prélèvement SEPA valable pour toute la durée du Contrat, sur la base du modèle qui lui sera fourni par la Société. En cas d’impayés, pour quelque raison que ce soit, le Client se verra facturer les frais bancaires induits par le refus de prélèvement de sa banque.
10.5. Retard de paiement
En cas de défaut de paiement d’une seule échéance, le Client est redevable de plein droit envers la Société d’une pénalité de retard égale à trois fois le taux de l'intérêt légal.
Cette pénalité est calculée sur le montant TTC de la somme restant due, et court à compter de la date d'échéance de la somme due, sans qu'aucune mise en demeure préalable ne soit nécessaire.
En sus des indemnités de retard, toute somme non payée à sa date d’exigibilité entraînera de plein droit le paiement d’une indemnité forfaitaire de 5 000 XPF due au titre des frais de recouvrement. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, la Société peut demander une indemnisation complémentaire, sur justification.
Par ailleurs, la Société se réserve le droit de suspendre le Service sans que cette suspension ne puisse être considérée comme une résiliation du Contrat de son fait et conserve le droit de facturer le solde restant de l’abonnement. Le Service peut être rétabli une fois que la totalité des sommes exigibles a été réglée. La date d’échéance du contrat ne sera pas prolongée pour couvrir la durée de suspension du Service. Si la carte de crédit/débit originellement utilisée pour le paiement mensuel expire avant le versement de tous les paiements échelonnés mensuels souscrits, le Client s’engage à remplir un nouveau formulaire de paiement avant la date d’expiration. De plus, si le Client change de banque, il accepte de fournir les informations nécessaires afin de remplir ses obligations de paiement.
La remise en fonction du Service du Client ne sera initiée qu'à réception du règlement des sommes dues, auxquelles s’ajouteront des frais de remise en service équivalents à l’ensemble des frais de mise en production initiaux.
ARTICLE 11. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE – CONTREFAÇON
11.1. Utilisation des documents disponibles sur la Plateforme de la Société
Sauf disposition contraire, vous êtes autorisé à visualiser et à télécharger les documents contenus sur la Plateforme à titre personnel, d'information, commercial et non commercial, à condition que l'ensemble des droits d'auteur et autres avis de propriété contenus dans les documents originaux soit reportés sur toute copie desdits documents. Vous n’êtes pas autorisé à modifier ces documents de quelque façon que ce soit, ni à reproduire ou à afficher, exploiter, poster, transmettre ou distribuer publiquement ou utiliser de toute autre manière lesdits documents à des fins publiques ou commerciales. La Société se réserve tous les droits d'auteur, de marque de commerce et autres droits de propriété intellectuelle.
11.2. Garantie sur le système informatique de la Société
La Société déclare avoir tous les droits nécessaires pour assurer les Services et consentir au Client les droits prévus aux présentes.
La Société garantit au Client le remboursement de tous frais que celui-ci aurait à payer au titre de dommages-intérêts, de frais de justice, d'avocats et d'experts, dans le cas où une décision judiciaire ou arbitrale définitive constaterait une contrefaçon ou un usage illicite du système informatique de la Société ou dans l’utilisation que le Client aurait de la Plateforme sur la base des indications fournies par la Société.
Le remboursement des frais et des dommages et intérêts prévu dans le cadre de la présente garantie sera la seule et unique compensation auquel le Client pourra prétendre à l’exclusion de toute autre somme ou forme de compensation. Cette garantie est soumise au plafond de responsabilité prévu à l’article « Responsabilité ».
Cette garantie ne sera pas applicable dans le cas d’une mauvaise utilisation du Service par le Client ou d’une utilisation non conforme aux indications fournies par la Société.
Pour bénéficier de cette garantie, le Client doit prévenir la Société dès qu’il a connaissance de cette revendication. Le Client s’engage à mener la conduite du litige en préservant au mieux les intérêts de la Société et en le tenant informé de son évolution.
11.3. Droit d’accès sur les outils utilisés par la Société
Il est entendu que l’ensemble des outils nécessaires à l’exécution des Services par la Société et mis à la disposition du Client dans ce cadre, que la Société a elle-même développés ou pour lesquels elle dispose d’un droit d’utilisation, restent la propriété exclusive de la Société.
Il est concédé au Client, pendant la durée du Contrat, et pour le monde entier, un simple droit d’utilisation non exclusif et non cessible de ces outils, pour les stricts besoins de l’exécution du Contrat et sans que le Client ne puisse intervenir de quelque manière que ce soit sur ces outils.
ARTICLE 12. COMMUNICATION
Le Client permet à la Société et à la société SO RH NC de citer la marque du Client et d’utiliser le logo du Client, sous réserve du respect de la charte graphique, dans sa communication commerciale en tant que référence commerciale au titre des Services effectués pour le Client.
ARTICLE 13. CONFIDENTIALITÉ
Chacune des Parties s’engage à conserver confidentiels les informations et documents concernant l’autre Partie, de quelque nature qu’ils soient, et sous quelque forme que ce soit, auxquels elle aurait pu avoir accès avant, pendant ou après l’exécution du Contrat et ce pendant six (6) mois au-delà du terme du Contrat.
Cette obligation de confidentialité ne porte pas atteinte au droit que la Société se réserve de partager les données des Clients avec des sociétés du groupe HBH, de SO RH NC ou des données non confidentielles avec des partenaires commerciaux.
Cette obligation de confidentialité ne porte pas davantage atteinte aux droits de la Société d’analyser et de traiter les données et documents déposés sur la plateforme par les Clients afin de fournir d’autres services au bénéfice des Clients.
Les deux Parties prendront vis-à-vis de leur personnel, prestataires et sous-traitants toutes les mesures nécessaires pour assurer, sous leur responsabilité, le secret et la confidentialité de toutes les informations et documents confidentiels ou considérés comme tels.
Les Parties, toutefois, ne sauraient être tenues pour responsables d'aucune divulgation si les éléments divulgués étaient dans le domaine public à la date de la divulgation, ou si elles en avaient connaissance préalablement, ou les obtenaient de tiers par des moyens légitimes.
Le Client s’engage en outre à prendre toutes les mesures de protection utiles pour que ses codes d’accès ne puissent être utilisés par des tiers non autorisés, étant ici précisé que le Client reste seul responsable des interrogations et connexions opérées avec ses codes d’accès. La Société s’engage pour sa part à ce que ses codes d’accès soient tenus confidentiels vis-à-vis des tiers.
Au cas où l'une des Parties serait contrainte légalement de dévoiler des informations et documents confidentiels qui leur ont été transmis par l'autre Partie, elle en avisera dans les meilleurs délais cette autre Partie
ARTICLE 14. RESPONSABILITÉ
14.1. Responsabilité de la Société
La responsabilité de la Société ne peut être engagée qu’en cas de faute ou de négligence prouvée et est limitée aux préjudices directs et immédiats, à l’exclusion de tout préjudice indirect.
Ainsi, la Société n’est notamment pas responsable :
● des dommages qui résulteraient du fait du Client, de ses Salariés, ou d’un tiers ou d’un cas de force majeure (cf. article « Force majeure » ci-dessous) ;
● des dommages indirects tels que ceux retenus par la jurisprudence dont notamment les préjudices financiers ou commerciaux, de perte de clientèle, d'image de marque, de chance, de résultat ou d’exploitation. Sont également considérées comme préjudices indirects toutes actions dirigées contre le Client par un tiers au Contrat.
Dans l’hypothèse où la responsabilité de la Société serait retenue, le montant total et cumulé des dommages-intérêts et autres sommes mises à sa charge, sera limité au montant correspondant aux sommes payées par le Client au cours des douze (12) derniers mois précédents la survenance du dommage au titre des Services.
14.2. Engagements de la Société quant à la sécurité
La Société s’engage à réaliser régulièrement une revue des risques afin d’assurer la sécurité physique et logique de ses locaux et de son système informatique. Elle s’engage à mettre en œuvre l’ensemble des moyens identifiés à l’issue de cette étude.
La Société s’assurera de la mise en place par SO RH NC d’un anti-virus protégeant les documents transitant sur la Plateforme.
Dans le cas où une intrusion logique serait constatée, et en raison des spécificités du réseau Internet et de l'évolutivité de la matière
informatique, la Société ne pourra être tenue pour responsable des dommages qui pourraient être causés aux Clients. En revanche, dans cette hypothèse, la Société s’engage à :
● mettre en œuvre tous les moyens en sa possession et à réaliser tous les tests adéquats, et ce sans frais supplémentaire pour le Client, si l’intrusion logique a été réalisée via un élément de la Société ;
● si l’intrusion logique a été réalisée via un élément du Client, mettre en œuvre les moyens convenus avec le Client, cette intervention de la Société pouvant impliquer une facturation supplémentaire correspondant au(x) moyen(s) mis en œuvre, ainsi que la facturation du temps passé par le personnel de la Société en tant que « Prestation Accessoire ».
14.3. Exclusions de responsabilité de la Société
Les informations fournies sur la Plateforme peuvent contenir des erreurs factuelles ou typographiques ou être incomplètes ou non à jour. Les informations peuvent être modifiées ou mises à jour sans préavis. La Société peut apporter des modifications et/ou des améliorations aux produits et/ou programmes décrits sur la Plateforme, et ce à tout moment et sans préavis. Sauf disposition contraire explicitement incluse dans un contrat écrit stipulé entre le Client et la Société, tous les documents fournis sur la Plateforme sont fournis en l’état et tels quels. La Société ne fournit aucune garantie ou représentation quelle qu’elle soit, explicite, implicite ou légale. La Société décline spécifiquement les garanties implicites de qualité marchande, d’adéquation à un but particulier, de titre et de non-contrefaçon. La Société décline également toute garantie en ce qui concerne l’accès continu, ininterrompu et sécurisé à notre site ou Services et, par les présentes, informerons les utilisateurs que le fonctionnement du site peut être affecté par de nombreux facteurs qui sont indépendants de notre contrôle.
La Société n’est pas responsable :
● des informations renseignées par ses Clients;
● de la configuration et du fonctionnement du réseau interne du Client ainsi que de la liaison réseau lui appartenant et utilisée pour se connecter à la Plateforme;
● des erreurs, négligences ou omissions que pourraient commettre le Client, son personnel, et ce notamment en cas d'insuffisance ou d'inexactitude des informations et/ou de la documentation fournies par ces derniers à la Société ;
● de toute action dirigée par un tiers à l’encontre du Client à l’exception de celle intentée sur le fondement de la contrefaçon conformément à l’article « Propriété intellectuelle – Contrefaçon » du Contrat ;
14.4. Relation contractuelle
Les parties agiront à tout moment en toute indépendance l’une de l’autre, sans que le Contrat ne puisse être réputé créer une quelconque filiale ou entreprise commune ni un quelconque lien de subordination ou de représentation, mandat, agence ou analogue entre elles.
ARTICLE 15. ASSURANCE
La Société a souscrit une police d’assurances couvrant sa responsabilité civile professionnelle pour les dommages qu’elle pourrait occasionner au titre du présent Contrat. Elle s’engage à maintenir cette assurance pendant toute la durée du Contrat.
A la demande du Client, la Société devra fournir l’attestation de ses assureurs sur le montant et la nature des garanties souscrites.
ARTICLE 16. FORCE MAJEURE
La Partie frappée par un cas de force majeure doit avertir l’autre Partie dans les meilleurs délais par tout moyen.
Aucune des deux Parties ne sera tenue pour responsable vis-à-vis de l’autre en cas de non-exécution ou de retard dans l’exécution d’une obligation prévue par le Contrat, suite à la survenance d’un cas de force majeure habituellement reconnu par la jurisprudence des Cours et Tribunaux français. Toutefois, si le cas de force majeure avait une durée supérieure à trente (30) jours calendaires consécutifs, le Contrat pourra être résilié de plein droit par l’une des Parties, cette résiliation prenant
effet dix (10) jours après l’envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception.
ARTICLE 17. RÉSILIATION
17.1. Échéance contractuelle
Chacune des Parties peut, sans indemnité, mettre fin au présent Contrat à l’issue de chaque période contractuelle telle que prévue à l’article « Durée », par l’envoi d’une lettre recommandée, en respectant un délai de prévenance de deux (2) mois.
La résiliation ne vous dégage d’aucune obligation de paiement dû au titre de toute souscription.
17.2. Résiliation pour faute
Chacune des Parties peut résilier le Contrat par lettre recommandée avec accusé de réception, après l’envoi d’une mise en demeure restée infructueuse pendant un délai d’un (1) mois, si l’autre Partie commet un manquement grave à l'une de ses obligations principales, sans préjudice de tous dommages-intérêts auxquels elle pourrait prétendre du fait dudit manquement.
17.3. Suspension du Service
En cas d'inexécution par le Client de l'une quelconque de ses obligations, la Société se réserve le droit, en en informant ce dernier, de suspendre, sans préavis, l'ensemble des Services, sans que cette suspension puisse ouvrir droit à quelle qu'indemnité que ce soit.
La remise en fonction du Service du Client sera initiée à compter de la disparition ou réparation du fait générateur de la suspension.
ARTICLE 18. TRAITEMENT DE DONNÉES
18.1. Traitement de données par la Société aux fins d’exécution du Contrat en qualité de responsable de traitement
Le Client est informé que la Société est amenée à traiter des données à caractère personnel concernant notamment ses dirigeants, associés et membres de ses Employés à des fins de gestion de ses clients et prospects et pour les besoins de l’application des présentes CGV, à savoir pour la mise à disposition de la Plateforme. Pour plus d’informations sur les traitements de données à caractère personnel des personnes concernées précitées, les conditions générales d’utilisation de la Plateforme peuvent être consultées.
18.2. Traitement de données par la Société au nom et pour le compte du Client
La fourniture des Services suppose le traitement, par la Société, des données à caractère personnel des Employés renseignées au sein de la Plateforme. Le Client donne instruction à la Société de procéder au traitement des données à caractère personnel. Dans la mesure où les informations transmises dans le cadre de la fourniture des Services contiennent des données à caractère personnel, le Client est le responsable du traitement desdites données et la Société est le sous-traitant puisqu’il agit au nom du Client et pour son compte sur des traitements identifiés aux termes de l’Annexe I des présentes CGV.
Dans ce cadre, les traitements réalisés par la Société sont régis par ladite Annexe 1.
ARTICLE 19. RÈGLEMENT DES LITIGES ET LOI APPLICABLE
Le Contrat est soumis en toutes ses dispositions à la loi française applicable en Nouvelle-Calédonie. Tout litige de quelque nature qu'il soit, lié à la conclusion, l'interprétation, l'exécution ou la cessation du Contrat, et faute d'accord amiable dans un délai de quarante-cinq (45) jours, sera soumis de convention expresse au Tribunal de Commerce de Nouméa ou au Tribunal de Grande Instance de Nouméa pour tout litige relatif à la propriété intellectuelle nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.
ARTICLE 20. CESSION/TRANSFERT DU CONTRAT
La Société aura la possibilité de transférer tout ou partie des droits et obligations résultant pour elle du Contrat à toute filiale existante ou à constituer, ainsi que par suite notamment de fusion, scission, apport partiel d’actif ou cession totale ou partielle de son fonds de commerce.
Il est expressément convenu entre les Parties que toute modification dans la structure capitalistique de la Société, en ce compris un changement de contrôle, sera sans effet sur l’exécution du Contrat.
Le Client n’est pas autorisé à transférer tout ou partie de ses obligations aux termes du Contrat, de quelque manière que ce soit, sans l’accord préalable, écrit et exprès de la Société.
ARTICLE 21. DISPOSITIONS DIVERSES
Chaque Partie agit pour son propre compte et sous sa seule responsabilité.
Il ne pourra en aucun cas se considérer comme un agent ou un mandataire de l’autre Partie sauf stipulation expresse dans le Contrat, ou ayant avec ce dernier une relation d’employé à employeur. Chacune des Parties s'interdit donc de prendre un engagement au nom et pour le compte de l'autre.
Le Contrat obligera les Parties, leurs successeurs et leurs ayants droits autorisés. Les avenants ultérieurs font partie du Contrat et sont soumis à l’ensemble des stipulations qui le régissent.
La disposition et la numérotation des articles du Contrat ne sont pas significatives de leur importance. En cas de difficulté d’interprétation résultant d’une contradiction entre le titre d’un article et son contenu, le titre sera déclaré inexistant. Si une stipulation du Contrat est jugée nulle ou non applicable, toutes les autres stipulations resteront en vigueur.
Le fait que l’une des Parties n’ait pas exigé l’application d’une disposition quelconque du Contrat, que ce soit de façon permanente ou temporaire, ne pourra en aucun cas être considéré comme une renonciation aux droits de cette Partie découlant de ladite disposition.
Les Parties font élection de domicile en leur siège social. ARTICLE 22. NOTIFICATIONS
Toutes les notifications, communications, mises en demeure prévues par le Contrat seront réputées avoir été valablement délivrées si elles sont adressées par lettre recommandée avec demande d'avis de réception à :
Pour la Société : 0xxx xxx Xxxxxxxx - 00000 Xxxxxx
Pour le Client : à l'adresse postale figurant sur son compte et/ou ses factures sauf précision contraire écrite du Client.
ANNEXE RELATIVE AUX TRAITEMENTS DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
1° OBJET
Dans le cadre des présentes CGV, la Société fournit des prestations de mise à disposition de la Plateforme Optimal RH. Dans ce cadre, la Société peut être amenée à traiter les données à caractère personnel notamment des Employés du Client (ci-après les « Données Confiées »).
Dans ce contexte, le Client est le responsable de tout traitement des Données Confiées et la Société est le sous-traitant au sens du RGPD. La présente annexe a pour objet de définir les conditions dans lesquelles la Société s’engage à effectuer pour le compte du Client les opérations de traitement des Données Confiées nécessaires à l’exécution des Services.
A ce titre, chacune des Parties s’engage à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le RGPD.
2° DESCRIPTION DU TRAITEMENT FAISANT L’OBJET DE LA SOUS-TRAITANCE
La Société est autorisée à traiter pour le compte du Client les Données Confiées nécessaires pour fournir les services de mise à disposition de la Plateforme et les Services souscrits associés dans les conditions suivantes :
(i) Catégorie de personnes concernées par les traitements de données à caractère personnel : les Employés (ci-après les « Personnes Concernées ») ;
(ii) Types de données concernées par le traitement :
● A l’identification de l’employé ;
● Données liées aux enfants de l’employé ;
● Données liées à la carrière de l’employé ;
● Données liées aux absences ;
● Données liées au temps de travail ;
● Données liées aux dépenses et aux frais professionnels ;
● Données liées aux acomptes ;
● Données liées aux documents ;
(iii) Nature des opérations réalisées sur les Données Confiées : la nature des opérations menées sur les données dépend des options et modalités techniques de mise en œuvre de la Plateforme choisies par le Client telles que décrites au sein du Bon de commande et pourra comprendre notamment :
● L‘affichage des Données confiées sur la Plateforme et le téléchargement et l’extraction des Données confiées par le Client ;
● Le cas échéant, l’hébergement et le stockage des Données confiées ;
● Le traitement des Données Confiées dans le cadre de l’utilisation de la pointeuse électronique ;
● L’accès aux Données Confiées par les services de la Société (y compris ses sous-traitants ultérieurs) à des fins de support, d’administration ou de maintenance.
(iv) Finalités du traitement, le cas échéant :
● Gestion du recrutement du personnel ;
● Gestion administrative du personnel ;
● Suivi de la carrière et de la formation de l’Employé ;
● Gestion des absences et congés payés ;
● Gestion des absences spécifiques aux parents (garde d’enfant malade, adoption, naissance, etc.) ;
● Gestion des temps de travail (pointages, planning, heures supplémentaires, heures de sortie) ;
● Gestion des données de paie ;
● Gestion des dépenses et des frais professionnels ;
● Gestion des acomptes sur salaire ;
● Gestion des ressources humaines (annuaire employé et organigramme) ;
● Gestion électronique des documents ;
● Communication interne ;
● Suivi des données statistiques (absences, croissance de l’entreprise, répartition de l’effectif) ;
En toute hypothèse, il est rappelé qu’il appartient au seul Client, en sa qualité de responsable de traitement, de déterminer les finalités de ses traitements des Données confiées et d’en informer les Personnes concernées.
3° OBLIGATIONS DES PARTIES
3.1 Généralités
La Société s'engage à :
(i) Traiter les Données Confiées uniquement pour les finalités détaillées à l’article 2(iv) de la présente Xxxxxx ;
(ii) Ne traiter les Données Confiées que conformément aux instructions documentées du Client figurant au sein des CGV, y compris en ce qui concerne les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou auprès d’une organisation internationale (à l’exception du cas où la Société est tenue de procéder à un traitement des Données Confiées en vertu du droit de l’Union européenne ou d’un État membre) ;
(iii) Informer le Client, avant que le traitement ne soit mis en place, lorsqu’il est tenu de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union européenne ou du droit de l’État membre auquel il est soumis, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public ;
(iv) Informer immédiatement le Client, s’il considère qu’une instruction de ce dernier constitue une violation du RGPD ou de toute autre disposition du droit de l’Union européenne ou du droit des États membres relative à la protection des données ;
(v) Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu des présentes CGV, s’engagent à respecter la confidentialité des Données Confiées ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité et reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.
Le Client s’engage à :
(i) Respecter toutes les obligations spécifiques lui incombant en sa qualité de responsable du traitement des Données Confiées, au titre de la réglementation application et notamment du RGPD ;
(ii) Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par la Société ;
(iii) Xxxxxxx, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le RGPD sur la protection des données de la part de la Société.
3.2 Sous-traitance ultérieure
Afin de réaliser les traitements des Données Confiées nécessaires pour fournir au Client les Services, la Société peut avoir recours à des sous-traitants ultérieurs, lesquels mèneront des activités de traitement spécifiques pour le compte du Client. Le Client reconnaît ce fait et donne son accord général au recours à des sous-traitants ultérieurs, dans le respect du présent article 3.2.
A ce titre, tout sous-traitant ultérieur sera tenu de respecter des obligations en matière de protection des données au moins équivalentes à celles prévues dans les présentes CGV. A cet effet, ces obligations seront fixées au sein d’un contrat ou tout autre acte juridique entre la Société et le sous-traitant ultérieur. Dans ce cadre, la Société s’assurera que le sous-traitant ultérieur présente des garanties similaires à celles qui sont inscrites dans le présent avenant et en tout état de cause des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD.
En cas de modification prévue des sous-traitants ultérieurs, soit en raison du remplacement d’un sous-traitant ultérieur, soit en raison du recrutement d’un nouveau sous-traitant ultérieur, la Société en informera le Client au préalable et le Client aura la possibilité d’émettre des objections à l’encontre des changements envisagés.
Lorsque le sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, la Société demeure pleinement
responsable devant le Client de l'exécution par le sous-traitant ultérieur desdites obligations.
3.3 Base légale et collecte des Données Confiées
En tant que responsable du traitement, il appartient au Client de s’assurer qu’il a une base légale valable au sens de la réglementation applicable permettant le traitement des Données Confiées et que toute Donnée Confiée qu’il communique à la Société a été collectée de façon licite et loyale.
3.4 Droit d’information des Personnes Concernées
Il appartient au Client, en tant que responsable du traitement, de fournir aux Personnes Concernées par les traitements une information complète en vertu de la réglementation applicable, et notamment, selon le cas, des articles 13 et/ou 14 du RGPD.
3.5 Exercice des droits des personnes
Le Client est responsable de la gestion de toutes demandes des Personnes Concernées relatives à l'exercice de leurs droits en vertu de la réglementation applicable en matière de protection des données, notamment le droit d’accès, le droit de rectification, le droit d’effacement et d’opposition, le droit à la limitation du traitement, le droit à la portabilité des données et le droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).
Dans toute la mesure du possible, raisonnable et proportionnée, et dans la limite de ce qui le concerne, la Société apportera son aide au Client afin que celui-ci puisse s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des Personnes Concernées. L’assistance fournie par la Société dans ce cadre sera aux frais du Client.
3.6 Notification des violations de données à caractère personnel
La Société notifie au Client toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance et par le moyen suivant : email, appel téléphonique à l’adresse/numéro de téléphone indiqué par le Client spécifiquement à cet effet. La Société fournira une assistance raisonnable afin de permettre au Client de respecter ses éventuelles obligations de notification de l’autorité de contrôle compétente et/ou de communication à la personne concernée par rapport à cette violation. L’assistance fournie par la Société dans ce cadre sera aux frais du Client.
3.7 Aide de la Société dans le cadre du respect par le Client de ses obligations
Compte-tenu de la nature du traitement et des informations à sa disposition, la Société apportera son aide raisonnable au Client pour la réalisation d’analyses d’impact relatives à la protection des données et de la consultation préalable de l’autorité de contrôle. L’assistance fournie par la Société dans ce cadre sera aux frais du Client.
3.8 Mesures de sécurité
La Société s’engage, dans les conditions de l’article 32 du RGPD, à prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques pour les droits et libertés des personnes concernées, ainsi qu’à aider le Client à satisfaire à ses propres obligations à cet égard en regard du traitement des Données Confiées en vertu des CGV.
3.9 Localisation et transferts des Données Confiées
Les Données Confiées sont stockées sur des serveurs situés dans des zones RGPD validées par l'Union européenne et diffusées sur le site de la CNIL. Plus précisément, sur les plateformes Google LLC qui sont certifiées HDS par le gouvernement Français et certifiées RGPD par l’union européenne. La Société s'autorise le droit de modifier le lieu d’hébergement en respectant les conditions ci-dessus.
Les éventuels transferts de données hors de l’Union européenne sont encadrés par la signature entre la Société et le destinataire des Données Confiées situé en dehors de l’Union européenne des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne conformément à sa décision d’exécution (UE) 2021/914 du 4 juin 2021, renforcées, le cas échéant, par l’adoption de mesures supplémentaires pour protéger les droits et libertés des personnes concernées.
3.10 Durée de conservation et sort des Données Confiées
Sauf instruction documentée contraire de la part du Client, au terme des Services, la Société s’engage à supprimer toutes les Données Confiées dans les 10 jours suivant la fin des Services (à moins que le droit de l'Union européenne ou le droit applicable d’un l'État membre n'exige la conservation desdites données). Sur demande écrite du Client, la Société renverra au Client, aux frais de ce dernier, toutes les Données Confiées préalablement à leur suppression des systèmes de la Société.
3.11 Contrôle du respect des obligations de la Société
La Société met à la disposition du Client toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations prévues dans le présent avenant et permettra à ces fins la réalisation d'audits dans les conditions suivantes :
(i) Le Client ne pourra pas mener plus d’un audit par période de douze
(12) mois.
(ii) Le Client supportera seul tous les coûts de l’audit.
(iii) L’audit doit être effectué pendant les heures ouvrées et ne doit pas dépasser 2 jours ouvrés.
(iv) L’audit pourra être réalisé par le Client directement ou par l’intermédiaire d’un tiers indépendant.
Dans le deuxième cas, la sélection des auditeurs externes sera convenue entre les Parties.
Les auditeurs doivent être titulaires d’une assurance responsabilité professionnelle garantissant l’audit, leur responsabilité pouvant être recherchée par la Société en cas de dommage causé à ce dernier.
(v) Le Client notifiera la Société avec un préavis écrit de trente (30) jours minimums, afin que les Parties puissent convenir mutuellement d’une date d’audit.
(vi) Le Client doit s’assurer que le déroulement de l’audit ne perturbe pas l’exécution par la Société de ses obligations au titre des CGV, ni l’activité de la Société en général.
(vii) Au cas où l’audit entraineraient des interruptions de tout ou partie des prestations de la Société, les Parties conviennent que ces interruptions ne seront pas prises en compte dans l’évaluation du respect des engagements de qualité de service de la Société et que la Société ne pourra en être tenu responsable.
(viii) Tous les documents, informations ou données, quel qu’en soit le support, confiés par la Société aux auditeurs et/ou au Client pendant l’audit, ont un caractère confidentiel et devront être traités comme tels.
(ix) La Société s’engage à contribuer aux audits, aux frais du Client.
(x) Le Client est responsable de toute perte ou dommage occasionné à la Société en raison de l’audit, que l’audit soit effectué par le Client directement ou par des auditeurs externes.
3.12 Responsabilité
En cas de manquement à ses obligations en vertu de la présente Annexe, la responsabilité de la Société sera encadrée conformément aux dispositions des CGV.