CONVENTION DE MISE A DISPOSITION D’UN VEHICULE MINIBUS DE LA COMMUNAUTE DE COMMUNES DU
Entre les soussignés : D’une part
CONVENTION DE MISE A DISPOSITION D’UN VEHICULE MINIBUS DE LA COMMUNAUTE DE COMMUNES DU
REOLAIS EN SUD GIRONDE
La Communauté de Communes du Réolais en Sud Gironde, représentée par son Président, M. Xxxxxxx XXXXXX, agissant en cette qualité,
N°SIRET : 200.044.394.000.19
D’autre part
L’Association domiciliée à Représentée par son Président(e) : N°SIRET :
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT
ARTICLE 1 : PREAMBULE
Xx Xxxxxxxxxx xx Xxxxxxxx xx Xxxxxxx xx Xxx Xxxxxxx met à la disposition des associations sportives (loi 1901), dont le siège social et l'activité sont situés sur le territoire de la Communauté de Communes du Réolais en Sud Gironde, un véhicule de 9 places qui aura pour vocation prioritaire le transport sur le territoire des enfants, jeunes et adultes aux différentes compétitions sportives fédérales départementales, régionales et nationales.
Chapitre 1 : MISE A DISPOSITION DU VEHICULE
Article 1 : Désignation du véhicule
Véhicule 9 places (conducteur compris) :
Marque : RENAULT Type : TRAFIC
Immatriculation : FB-285-KG
Date de première utilisation : 29/10/2018
Xxxxxxxxxx xx Xxxxxxxx xx Xxxxxxx xx Xxx Xxxxxxx 0
00 xxx Xxxxxx Xxxxx 00000 XX XXXXX – Contact Service des Sports : 00.00.00.00.00 | 05.56.71.71.55
Cette mise à disposition auprès des associations sportives loi 1901, dont le siège social et l’activité principale sont situés sur le territoire de la Communauté de Communes du Réolais en Sud Gironde, aura lieu particulièrement les week-ends pour se rendre sur les compétitions sportives fédérales départementales, régionales et nationales.
Les mercredis en période scolaire et durant les vacances scolaires, ce véhicule sera prioritairement utilisé par les Services de la Communauté de Communes du Réolais en Sud Gironde.
Chapitre 2 : CONDITIONS D’UTILISATION
Article 2 : Rappel des principes fondamentaux
Les déplacements s'effectuent dans un rayon maximum de 300 kilomètres autour de la Communauté de Communes du Réolais en Sud Gironde (600 km Aller/Retour).
Tout déplacement devant s'effectuer à plus de 300 kilomètres de la Communauté de Communes devra faire l'objet d'une demande exceptionnelle 1 mois avant la date de sortie souhaitée, auprès du Service des Sports de la Communauté de Communes du Réolais en Sud Gironde.
La demande sera soumise à l'approbation de la Communauté de Communes du Réolais en Sud Gironde.
Les déplacements doivent s'effectuer exclusivement sur le territoire français.
L’association utilisatrice s’engage à utiliser ce véhicule en conformité avec la réglementation en vigueur (code de la route, code des assurances).
La responsabilité du Président de l’association est totale si les règles du présent contrat ou du code de la route n’ont pas été respectés (notamment conducteur non habilité, etc…).
Le prêt du véhicule ne sera consenti que pour les déplacements ayant un lien direct avec l’objet de l’association sportive (compétitions sportives fédérales) et uniquement pour les adhérents de la structure.
En cas d’infraction au code de la route, le Service des Sport de la Communauté de Communes du Réolais en Sud Gironde transmettra l’avis de contravention à l’association sportive ; cette dernière réglera directement l’amende forfaitaire.
Le chauffeur est tenu pour responsable en cas de contravention.
Article 3 : Assurance
Xx Xxxxxxxxxx xx Xxxxxxxx xx Xxxxxxx xx Xxx Xxxxxxx atteste avoir souscrit un contrat d’assurance pour ce véhicule auprès de GROUPAMA sous le n° de contrat 008610731S0147 et ce pour la période couvrant l’année en cours.
Dans le cas d’un accident responsable ou de dégradations du véhicule lors de sa mise à disposition, le paiement de la franchise, prévu au contrat d’assurance, sera à la charge de l’association.
En cas d'accident, l'utilisateur préviendra sans délai, xx Xxxxxxxxxx xx Xxxxxxxx xx Xxxxxxx xx Xxx Xxxxxxx :
-Par téléphone au 00.00.00.00.00 ou 00.00.00.00.00
-Par E-Mail à xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
-Par écrit avec l'ensemble des détails du sinistre
Une notice explicative sur les règles à respecter en cas d’accident figure dans la sacoche dans le véhicule.
Article 4 : Etat du véhicule
L’association sportive utilisatrice s’engage à remplir, en présence d’un agent de la Communauté de Communes du Réolais en Sud Gironde, le cahier de suivi kilométrique qui reste dans le véhicule. Ce cahier contient également des informations relatives à l’état des lieux du véhicule avant et après chaque sortie. Une fiche détaillée de l’état du véhicule pourra être remplie au départ et au retour du véhicule.
Afin de maintenir la propreté du véhicule, il est interdit de fumer, boire et manger à l’intérieur.
L’association sportive doit effectuer le nettoyage intérieur et extérieur du véhicule et réaliser le plein de Gasoil lors de chaque restitution.
En cas de non-respect du règlement d’utilisation (absence de plein de carburant, kilométrage annoncé non conforme, véhicule endommagé à son retour), le Xxxxxxx xxx Xxxxxx xx Xxxxxxxxxx xx Xxxxxxxx xx Xxxxxxx xx Xxx Xxxxxxx se réserve le droit de ne plus mettre à disposition le véhicule à l’association en cause.
A ce titre, si le plein de Gasoil n'est pas effectué ou est incomplet, la différence sera facturée à l’association sportive utilisatrice.
Le défaut de nettoyage du véhicule sera facturé à l'association sportive sur la base de 60,00€ pour l'intérieur et 15,00€ pour l'extérieur.
En cas de perte de la clef du véhicule, les frais de fabrication seront facturés à l’association sportive utilisatrice.
Article 5 : Démarche de réservation
L’association intéressée doit effectuer les démarches de réservation auprès du Xxxxxxx xxx Xxxxxx xx xx Xxxxxxxxxx xx Xxxxxxxx xx Xxxxxxx xx Xxx Xxxxxxx.
Contact : 00.00.00.00.00 /00.00.00.00.00
E-Mail : xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Adresse : 00 xxx Xxxxxx Xxxxx, 00000 XX XXXXX
L’association utilisatrice se voit remettre une convention et un exemplaire de fiche de réservation à remplir et à conserver lors de chaque sortie.
Après avoir remplie ces documents, ces derniers sont retournés au Service des Sports en y joignant une photocopie du permis de conduire pour chaque conducteur désigné sur la fiche de réservation en s’assurant au préalable que les permis de conduire sont valides.
Les personnes désignées par la présente convention sont responsables du véhicule et de l’utilisation qu’elles en feront. L’association engagée ne doit en aucun cas laisser le véhicule à une tierce personne non déclarée.
Informations à fournir sur la fiche de réservation :
- Les dates de réservation
- Le nom du/des chauffeur(s), la photocopie du/des permis de conduire
- Les statuts de l'association ainsi que la photocopie de sa Responsabilité Civile (pour la première réservation)
- La destination et la distance en kilomètres Aller/Retour
- L'objet du déplacement
Le conducteur doit :
être âgé de plus de 21 ans.
Avoir obtenu son permis de conduire depuis plus de 3 ans.
Avoir un permis B valide
Chaque demande sera soumise à l’approbation de la Communauté de Communes du Réolais en Sud Gironde.
Article 6 : Période de Réservation
Toute demande doit être effectuée au minimum 15 jours avant la date souhaitée afin de satisfaire un maximum d'associations.
En cas de demandes multiples, la priorité sera donnée à l’association ayant le moins utilisé le véhicule au cours de l’année.
Une association sportive peut effectuer jusqu’à 5 demandes de mise à disposition pour une année civile, en utilisant la fiche de réservation.
Toute demande supplémentaire sera étudiée et ne pourra être accordée que dans l’hypothèse où la période concernée est libre.
La confirmation ou infirmation sera faite par le Service des Sports 5 jours avant la date d’utilisation via un e-mail récapitulatif envoyé à l’ensemble des intéressés.
Article 7 : Enlèvement et retour du véhicule
En cas d’utilisation les samedis et dimanches ou jours fériés, le véhicule sera retiré le jour ouvrable précédant (le vendredi) à l’adresse suivante :
Adresse de stationnement :
ALSH SAVIGNAC
14 le bourg
00000 XXXXXXXX
Il sera restitué le jour ouvrable suivant (le lundi) à 8h30 à la même adresse. Il est toutefois possible de déposer le véhicule sur son lieu de stationnement avant lundi selon les besoins de l’association utilisatrice (exemple : utilisation prévue uniquement le samedi). Cependant, la restitution des clefs doit se faire obligatoirement le lundi matin à 8h30 en présence d’un agent de la Communauté de Communes du Réolais en Sud Gironde afin de réaliser un état des lieux.
En semaine, l’enlèvement et la restitution du véhicule est à déterminer avec le Service des Sports.
Le véhicule sera mis à disposition le réservoir plein de gasoil et devra être restitué de la même manière.
De plus, le véhicule est long (rallongé) ce qui implique une vigilance vis-à-vis des manœuvres de stationnement notamment.
Sa hauteur est de 1.97m lui permettant de passer sous les portiques indiquant 2 mètres de hauteur maximale ; pour les trajets sur autoroute la tarification applicable est celle réservée aux véhicules légers (classe 1).
Les papiers du véhicule sont situés dans la sacoche qui se trouve dans le tiroir de rangement côté passager.
Chapitre 3 : DUREE Article 8 : Période, objet et informations sur le conducteur(s)
L’ensemble des informations à fournir figurent sur la Fiche de réservation qui est remplie et signée lors de chaque réservation
Article 9 : Indisponibilité du Véhicule
En cas de problème technique ou autre, le Service des Sport de la Communauté de Communes du Réolais en Sud Gironde informera l’association sportive susnommée de l’indisponibilité du véhicule dans les meilleurs délais.
Article 10 : Modification de la réservation
Si l’association sportive se désiste, cette dernière préviendra le Service des Sports au moins 48 Heures avant la date d’utilisation prévue.
Chapitre 4 : OBLIGATIONS DE L’ASSOCIATION
Article 11 : Obligations
Le véhicule est mis à disposition gracieusement. Les seules obligations sont la réalisation du plein de carburant, du nettoyage de l’intérieur et de l’extérieur du véhicule après chaque restitution.
Chapitre 5 : RESILIATION Article 12 : Résiliation
En cas de non-respect des clauses contractuelles ci-dessus décrites, ce véhicule ne fera plus l’objet d’un prêt à l’association sportive concernée pendant une durée comprise entre un et deux ans.
Article 13 : Litiges
Tout litige concernant le présent règlement sera géré en priorité par la voie de la conciliation entre la Communauté de Communes du Réolais en Sud Gironde et l’association sportive utilisatrice.
En cas d’échec des voies amiables de résolution des conflits, tout contentieux sera porté devant la juridiction compétente.
Article 14 : Modalités et délais d’information de l’association sportive :
La Communauté de Communes du Réolais en Sud Gironde informera l’association sportive de la résiliation par courrier adressé à son président et ce sans préavis.
Cette convention est signée pour l’année civile 2019 et à défaut de résiliation par l'une ou l'autre partie, la présente convention sera renouvelée par reconduction expresse, pour des périodes successives d'une année.
Fait à La Réole, Le…………………………………..
Signature du Président (e) de l'Association
Précédée de la mention « Lu et approuvé »
Le Président de la Communauté de Communes du Réolais en Sud Gironde Monsieur Xxxxxxx XXXXXX