CONTRAT DE DÉPÔT
CONTRAT DE DÉPÔT
DES ARCHIVES AUDIOVISUELLES
DE LA COMMUNE DE PIERREFITTE-SUR-SEINE
ENTRE :
Xx xxxxxxx xx Xxxxxxxxxxx-xxx-Xxxxx, xxxxxxxxxx x x’xxxxx xx xxxxx – 0, Xxxxx xx xx Xxxxxxxxxx - 00 000 Xxxxxxxxxxx-xxx-Xxxxx, représentée par le maire, M. Xxxxxx Xxxxxxxx, en vertu de la délibération du conseil municipal
ci-après dénommée « La Ville », d’une part,
ET :
Le Département de la Seine Saint-Denis élisant domicile à l’Hôtel du Département au 3, esplanade Jean-Moulin, BP 193 - 93 006 Bobigny Cedex, représenté par le président du conseil départemental, M. Xxxxxxxx Xxxxxxxx, agissant au nom et pour le compte du Département, en vertu de la délibération n° de la commission permanente du conseil départemental du
, ci-après dénommé « le Département », d’autre part.
PRÉAMBULE :
Considérant que la commune de Pierrefitte-sur-Seine détient un fonds de plus de 500 documents audiovisuels produits entre 1981 et 1997 ;
Considérant que son service des archives municipales ne dispose pas des moyens techniques et des espaces nécessaires pour conserver ces supports dans de bonnes conditions ;
Considérant qu’il ne peut pas décrire correctement ces œuvres, ni en donner accès aux agents ou au grand public ;
Considérant que la Ville souhaite confier ce fonds aux Archives départementales de la Seine-Saint-Denis pour en permettre la bonne conservation, la description, la communication et la valorisation auprès du public ;
Considérant que ce fonds vient en complément d’archives audiovisuelles déposées par d’autres villes du territoire ;
Considérant qu’il constitue un enrichissement pour les Archives départementales qui se sont données pour vocation de rassembler et conserver les sources sur l’histoire du territoire de l’actuelle Seine-Saint-Denis ;
Considérant que ce fonds apporte un nouveau témoignage sur l’évolution de la communication institutionnelle et la richesse des expériences menées par plusieurs villes de Seine-Saint-Denis ;
Considérant qu’il illustre les différents aspects de la politique municipale en matière d’urbanisme, de politique sociale et culturelle et de soutien au sport et à la jeunesse ;
Considérant la cession de droits de reproduction et de représentation consentie par Jean-Xxxxxxx Xxxxx, gérant de la société RCV, à la commune de Pierrefitte-sur-Seine sur les œuvres fixées sur un ensemble de 244 masters, copies et rushes (cession jointe en annexe 1) ;
Il est convenu ce qui suit :
OBJET DU CONTRAT :
ARTICLE 1 :
La Ville déclare par les présentes déposer au Département auprès de sa direction des Archives départementales, sous forme d’originaux ou copies, les archives audiovisuelles produites à l’initiative de la commune de Pierrefitte-sur-Seine par des prestataires extérieurs, notamment par la société RCV, ou par sa Direction de la communication, dont un état est annexé au présent contrat (joint en annexe 2). Ce fonds est susceptible d’accroissement par des dépôts complémentaires.
ARTICLE 2 :
Le dépôt est réciproquement consenti et accepté par les parties aux conditions ci- dessous énoncées.
CONSERVATION ET TRAITEMENT :
ARTICLE 3 :
Le Département prend à sa charge les dépenses entraînées par le transfert, la conservation, la numérisation éventuelle, le classement et l'inventaire des archives déposées consistant en 11 mètres linéaires d'archives audiovisuelles.
ARTICLE 4 :
Le tri, le classement et la conservation des documents incomberont au Département. Ce dernier établira les listes de documents dont il propose l’élimination et les soumettra au visa de la Ville. Celle-ci ne pourra s’opposer à l’élimination de documents qu’en raison de nécessités juridiques.
Dans le cas contraire, il pourra reprendre les documents dont l’élimination est proposée, cette faculté pouvant s’exercer dans un délai de trois mois, à l’expiration duquel le Département sera habilité à procéder à l’élimination.
La Ville autorise l’édition, la diffusion et la communication de l’inventaire de ses archives par le Département.
COMMUNICATION ET REPRODUCTION :
ARTICLE 5 :
La Ville garde la pleine propriété des archives déposées.
ARTICLE 6 :
La Ville conserve le droit à la libre communication de l’ensemble des documents. Elle peut, après en avoir informé les Archives départementales au moins 48 h à l’avance et sous réserve d’éventuelles contraintes techniques ou de conservation, accéder à ses documents aux heures ouvrables des Archives départementales.
Les parties s’engagent à privilégier dès que cela est possible, l’usage de copies numériques afin de préserver les documents originaux.
La sortie temporaire d’un document original par la Ville n’est envisagée qu’à titre exceptionnel et fera l’objet d’une demande écrite réceptionnée par les Archives départementales. Elle ne pourra excéder une durée de 30 jours sauf accord particulier entre les deux parties.
En cas de demande de sortie d’un document, la Ville s’engage à laisser au Département un délai suffisant pour lui permettre d’effectuer une reproduction de ce document à des fins de substitution éventuelle. Ce délai sera établi conjointement par les deux parties en fonction de la nature et du nombre de documents concernés ainsi que des moyens humains et techniques disponibles au moment de la demande.
Le document original sera remis à la Ville ou à son représentant après signature d’une attestation de sortie de document par la Ville.
ARTICLE 7 :
Quand la Ville est détentrice des droits patrimoniaux sur les œuvres déposées, elle autorise les Archives départementales de la Seine-Saint-Denis à représenter, utiliser et diffuser ces œuvres pour ses propres besoins, dans les domaines de la communication au public, de la valorisation scientifique et patrimoniale des fonds conservés, notamment les expositions, les colloques, journées d’étude, actions pédagogiques ou formations.
Cette autorisation est accordée pour la communication sur support audiovisuel dans l’enceinte des Archives départementales, sur le site internet des Archives départementales et du département de la Seine-Saint-Denis; sur leurs instruments de recherche et les bases de données documentaires et archivistiques ou les supports d’exposition réalisés à l’initiative ou avec l’appui des Archives départementales, c’est- à-dire dans le cadre des missions de service public conduites par les Archives
départementales, à l’exception de tout usage commercial. Le cas échéant, le Département tiendra la Ville informée de ces publications.
Cette cession de droits de reproduction, de représentation, d’utilisation et de diffusion est consentie à titre gracieux pour la durée légale du droit d’exploitation et pour le monde entier.
Toute autre demande de reproduction et de diffusion adressée aux Archives départementales reste soumise à l’autorisation préalable de la Ville.
En cas d’empêchement de la Ville à délivrer cette autorisation, ou d’absence de réponse de sa part dans un délai de 20 jours, celle-ci mandate le Directeur des Archives départementales pour délivrer seul les autorisations en fonction des droits dont dispose la Ville.
Pour tous les films dont la Ville n’est pas détentrice de l’ensemble des droits patrimoniaux, le Département et la Ville s’engagent à rechercher ensemble et à obtenir les autorisations nécessaires auprès du producteur et des autres titulaires de droits, à savoir les réalisateurs, les auteurs des commentaires ou des musiques originales ou leurs ayants droit.
Ces conditions de communication et de reproduction sont applicables aux originaux et reproductions.
ARTICLE 8 :
Les reproductions que le Département réalisera à ses frais seront sa propriété dans le respect des articles L111-1 et L122-1 du Code de la propriété intellectuelle. Leur communication sera soumise aux dispositions prévues à l’article 7 ci-dessus.
Il en sera de même des reproductions (fichiers numériques) réalisées en application de l’article 14, en cas de dénonciation du contrat.
Le Département remettra à la Ville une copie des reproductions numériques qu’il sera amené à effectuer.
ARTICLE 9 :
Nonobstant les dispositions de l’article 7 du présent contrat, la Ville se réserve l’exercice éventuel des droits d’auteur sur les documents déposés, conformément au Code de la propriété intellectuelle.
RESPONSABILITÉ :
ARTICLE 10
: Le Département assumera uniquement la responsabilité des documents consignés dans l’inventaire qui en sera dressé.
ARTICLE 11 :
En cas de vol, perte ou de destruction des documents déposés, et en l’absence de faute ou de négligence du Département, celui-ci sera exonéré de toute obligation de restitution ou d’indemnisation.
DURÉE DU CONTRAT :
ARTICLE 12 :
Le présent contrat est conclu pour une durée de 6 ans, renouvelable par tacite reconduction.
Le présent contrat prendra effet au jour de sa notification au déposant par le Département, après signature des deux parties.
MODIFICATION DU CONTRAT :
ARTICLE 13 :
Toute modification du contenu du présent contrat fera l’objet d’un avenant, à celui-ci, soumis à l’approbation préalable de la commission permanente du conseil départemental.
RÉSILIATION DU CONTRAT :
ARTICLE 14 :
14-1 Résiliation à l’initiative du Département
Si le Département souhaite mettre fin au présent contrat avant son terme, il devra avertir la Ville par lettre recommandée avec accusé de réception en respectant un délai de préavis de 3 mois à partir de la date de réception de ladite lettre.
La réintégration des documents au lieu désigné par la Ville se fera aux frais du Département. Décharge sera alors donnée au Département.
Les détériorations survenues durant les transports qui ne sont pas du fait du Département sont à la charge de la Ville.
14-2 Résiliation à l’initiative de la Ville
Si la Ville estimait devoir mettre fin au présent contrat, elle donnerait décharge de ces archives au Département par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette
dénonciation ne prendra effet qu’à l’expiration d’un délai de trois mois à partir de la date de réception de ladite lettre.
En cas de résiliation du contrat à l’initiative de la Ville, celle-ci s’engage à autoriser le Département à effectuer, avant restitution des fonds, des reproductions de tout ou partie de ses documents. La Ville s’engage aussi à autoriser le Département à communiquer ces copies dans les conditions prévues à l’article 7.
Le Département pourra demander à la Ville une indemnité de dédommagement au titre des dépenses engagées par la collectivité pour le traitement et la conservation matérielle des documents déposés. Cette indemnité sera calculée au prorata du temps de conservation, du volume d’archives déposé et des frais engagés pour la numérisation, sur la base des tarifs de conservation établis par le Département.
La réintégration des documents au lieu désigné par la Ville se fera à ses frais. Décharge sera alors donnée au Département.
Les détériorations survenues durant les transports qui ne sont pas du fait du Département sont à la charge de la Ville.
RÈGLEMENT DES LITIGES :
ARTICLE 15 : En cas de désaccord, né de l’application ou de l’interprétation du présent contrat, les parties s’engagent à épuiser toutes les voies de conciliation possible, avant de saisir le tribunal compétent.
Fait à Bobigny, en 3 exemplaires le :
le déposant,
Pour la commune de Pierrefitte-sur-Seine,
le maire,
Xxxxxx Xxxxxxxx
le dépositaire,
Pour le Département,
le président du conseil départemental, et par délégation,
le directeur général des services,
Xxxxxxx Xxxxx