Clauses types RGPD contrat de sous-traitance
Clauses types RGPD contrat de sous-traitance
………………………………….., situé à ……………………………………… et représenté par ………………………………………
(ci-après, « le responsable de traitement ») d'une part,
ET
………………………………….., situé à ……………………………………… et représenté par ………………………………………
(ci-après, « le sous-traitant ») d’autre part,
I. Objet
Les présentes clauses ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles le sous-traitant s’engage à effectuer pour le compte du responsable de traitement les opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après.
Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après, « le règlement général sur la protection des données »).
II. Description du traitement faisant l’objet de la sous-traitance
Le sous-traitant est autorisé à traiter pour le compte du responsable de traitement les données à caractère personnel nécessaires pour fournir services précisés dans les documents du marché.
La nature des opérations réalisées sur les données est précisée dans les documents du marché. La ou les finalité(s) du traitement sont ……………………………………………….. .
Les données à caractère personnel traitées sont ………………………………………………………….. .
Les catégories de personnes concernées sont ……………………………………………………….. .
Pour l’exécution du service objet du présent contrat, le responsable de traitement met à la disposition du sous-traitant les informations nécessaires suivantes ………………………………………………………………. .
III. Durée du contrat
Le présent contrat entre en vigueur à la date de sa signature et pour la durée de validité du marché.
IV. Obligations du sous-traitant vis-à-vis du responsable de traitement
Le sous-traitant s'engage à :
1. Traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de la sous-traitance.
2. Traiter les données conformément aux instructions documentées du responsable de traitement figurant en annexe du présent contrat. Si le sous-traitant considère qu’une instruction constitue une violation du règlement général sur la protection des données ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il en informe immédiatement le responsable de traitement. En outre, si le sous-traitant est tenu de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel il est soumis, il doit informer le responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public.
3. Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent contrat.
4. Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du présent contrat :
• s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ;
• reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.
5. Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.
6. Sous-traitance
Le sous-traitant peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après, « le sous-traitant ultérieur ») pour mener des activités de traitement spécifiques. Dans ce cas, il informe préalablement et par écrit le responsable de traitement de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants. Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous- traitées, l’identité et les coordonnées du sous-traitant et les dates du contrat de sous-traitance.
Le responsable de traitement dispose d’un délai conforme à la règlementation de la commande publique ou à défaut de 2 mois pour les autres types de contrat à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si le responsable de traitement n'a pas émis d'objection pendant le délai convenu.
Le sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations du présent contrat pour le compte et selon les instructions du responsable de traitement. Il appartient au sous-traitant initial de s’assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement général sur la protection des données. Si le sous-traitant ultérieur ne remplit
pas ses obligations en matière de protection des données, le sous-traitant initial demeure pleinement responsable devant le responsable de traitement de l’exécution par l’autre sous-traitant de ses obligations.
7. Exercice des droits des personnes
Dans la mesure du possible, le sous-traitant doit apporter son concours au responsable de traitement pour qu’il s’acquitte de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).
Lorsque les personnes concernées exercent auprès du sous-traitant des demandes d’exercice de leurs droits, le sous-traitant doit adresser ces demandes dès réception, par courrier électronique, à (adresse de messagerie fonctionnelle du correspondant RGPD).
8. Notification des violations de données à caractère personnel
Sans préjudice des dispositions du marché relatives aux signalements des incidents de sécurité, le sous- traitant notifie au responsable de traitement toute violation de données à caractère personnel dès qu’il en a pris connaissance, par courrier électronique, à (adresse de messagerie du responsable de traitement). Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au responsable de traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.
9. Aide du sous-traitant dans le cadre du respect par le responsable de traitement de ses obligations
Le sous-traitant apporte tout son concours le responsable de traitement pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des données.
Le sous-traitant tout son concours le responsable de traitement pour la réalisation de la consultation préalable de l’autorité de contrôle.
10. Mesures de sécurité
Le sous-traitant s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité prévues par le référentiel de sécurité système d’information du contrat [ le plan d’assurance sécurité annexé au présent contrat ] et notamment les mesures suivantes :
• la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel an fonction du niveau de risque pour les droits et libertés des personnes évalué par le responsable de traitement ;
• les moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
• les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique ;
• une procédure visant à tester, analyser et évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.
11. Sort des données à caractère personnel
Au terme de la prestation de services relatifs au traitement de ces données, le sous-traitant s’engage à renvoyer toutes les données à caractère personnel au responsable de traitement ou au sous-traitant désigné par le responsable de traitement.
Le renvoi doit s’accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d’information du sous-traitant. Une fois détruites, le sous-traitant doit justifier par écrit de la destruction.
12. Délégué à la protection des données
Le sous-traitant communique au responsable de traitement le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données.
13. Registre des catégories d’activités de traitement
Le sous-traitant déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du responsable de traitement comprenant :
• le nom et les coordonnées du responsable de traitement pour le compte duquel il agit, des éventuels sous-traitants et, le cas échéant, du délégué à la protection des données ;
• les catégories de traitements effectués pour le compte du responsable du traitement ;
• le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l'identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l'article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du règlement général sur la protection des données, les documents attestant de l'existence de garanties appropriées ;
• dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles.
14. Documentation et audit
Le sous-traitant met à la disposition du responsable de traitement la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d'audits, y compris des inspections, par le responsable du traitement ou un autre auditeur qu'il a mandaté, et contribuer à ces audits en application de l’article V-4.
V. Obligations du responsable de traitement vis-à-vis du sous-traitant
Le responsable de traitement s’engage à :
1. Fournir au sous-traitant les données visées au II des présentes clauses.
2. Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par le sous- traitant.
3. Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le règlement général sur la protection des données de la part du sous-traitant.
4. Superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès du sous-traitant.
5. Droit d’information des personnes concernées
Il appartient au responsable de traitement de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.