Addendum aux conditions d’assurances
Addendum aux conditions d’assurances
Article 1 : Existence, date/prise d’effet du contrat
Sauf indication contraire ou spécifique, la clause relative à l’existence, la formation, la prise ou date d’effet du contrat est précisée et complétée comme suit :
« Le Contrat est formé par la signature des Conditions particulières par le Preneur d’assurance et la Compagnie.
Un exemplaire signé devra être retourné par le Preneur d’assurance à la Compagnie. A défaut de retour signé des Conditions Particulières, alors que la ou les primes ont été payées, le contrat sera réputé formellement accepté par le Preneur d’assurance et valablement conclu. »
Article 2 : Conflits d’intérêts
« Le conflit d’intérêt peut se définir comme « toute situation professionnelle dans laquelle le pouvoir d’appréciation ou de décision d’une personne, d’une entreprise ou d’une organisation peut être influencée ou altérée dans son indépendance ou son intégrité, par des considérations d’ordre personnel ou par un pouvoir de pression émanant d’un tiers. »
Aux fins de la détection des conflits d’intérêts susceptibles de survenir dans le cadre de son activité y compris dans le cadre de distribution d’assurances et qui comportent le risque de porter atteinte aux intérêts d’un client (Preneur d’assurance, Assuré ou Bénéficiaire), la Compagnie est tenue d’évaluer si elle-même, ses dirigeants et son personnel, ses agents d’assurance ou toute personne qui lui est directement ou indirectement liée par une relation de contrôle, ont un intérêt au résultat de cette activité lorsque cet intérêt :
1) est distinct de l’intérêt du client
2) ou peut potentiellement influencer le résultat des activités de distribution au détriment du client.
La compagnie doit procéder de la même manière pour déceler les conflits d’intérêts entre un client et un autre.
Addendum aux conditions d’assurances - W05.18 - 43713
Dans ce contexte, la Compagnie a mis en place un ensemble de mesures organisationnelles et administratives destinées à identifier, prévenir, contrôler et gérer toutes les situations de conflits d’intérêts pouvant affecter de manière négative les intérêts de ses clients, notamment - mais pas exclusivement - lors de la commercialisation d’un contrat d’assurance.
Lorsqu’il est établi que certaines mesures organisationnelles et administratives ne sont pas suffisantes pour garantir qu’un conflit d’intérêt sera évité ou bien qu’il n’est pas possible de gérer le conflit d’intérêts concerné de manière efficace, la Compagnie s’engage à informer le Client de la nature et de la source du conflit d’intérêts concerné en temps utile avant la conclusion du contrat d’assurance.
La politique de conflits d’intérêts mise en place par la Compagnie est disponible sur simple demande ou peut être consultée directement sur le site internet xxx.xxx.xx.
Article 3 : Rémunérations, commissions et avantages
Principe général
La Compagnie s’engage à ce que la politique de rémunération mise en place au profit de son personnel, de ses agents d’assurance et plus généralement des intermédiaires en charge de la distribution de ses produits d’assurance, n’entrave pas leur capacité à agir au mieux des intérêts de ses Clients, ni ne les dissuadent de faire une recommandation adaptée ou de présenter une information de manière impartiale, xxxxxx et non trompeuse.
Commissions et avantages
Les Preneurs d’assurance et assurés sont informés préalablement à la conclusion d’un contrat de la nature de la rémunération perçue par les intermédiaires en assurances en relation avec la distribution d’un Produit d’assurance, ou par le personnel de la Compagnie en cas de vente directe.
Les intermédiaires en assurances sont notamment susceptibles de recevoir une rémunération sous forme de commission d’assurance généralement incluse dans la prime d’assurance en relation avec les contrats qu’il commercialise.
En cas de vente directe, le personnel de la Compagnie est rémunéré sous forme de salaire. Il ne perçoit aucune commission en relation directe avec la vente d’un contrat d’assurance.
Les intermédiaires en assurances et le personnel de la Compagnie sont pas ailleurs susceptibles de percevoir toute autre forme de rémunération, sous la forme d’avantages monétaires ou non monétaires, sous réserve du respect du principe général visé ci-dessus.
Article 4 : Incitations (uniquement pour les Produits d’investissement fondés sur l’assurance)
« Incitation » : tout «frais, commission ou avantage monétaire ou non monétaire versés ou reçus par les entreprises ou intermédiaires en assurance en relation avec la distribution d’un produit d’investissement fondé sur l’assurance ou la fourniture d’un service annexe, à toute partie ou par elle, à l’exclusion du client ou de la personne agissant au nom du client ».
Addendum aux conditions d’assurances - W05.18 - 00000
Xx Xxxxxxxxx s’engage à mettre en œuvre et à maintenir des procédures organisationnelles appropriées pour s’assurer qu’aucune incitation, ou que le système d’incitations qu’elle paie ou reçoit en relation avec la distribution d’un produit d’assurance ne conduise i) ni à un effet préjudiciable sur la qualité du service fourni aux clients, ii) ni à l’empêcher à l’instar de ses agents et autres intermédiaire en assurances de respecter son obligation d’agir avec honnêteté, loyauté et professionnalité et au mieux des intérêts des clients (Preneurs d’assurance, assurés ou bénéficiaires).
Les informations sur l’ensemble des frais et coûts liés à la distribution du produit d’assurance, y compris les coûts du conseil, sont fournies au Client potentiel en temps utile avant la conclusion du Contrat sous une forme agrégée dans le Document d’information Clé relatif au Produit. Si Le Client le demande, la Compagnie peut fournir une ventilation de ces frais par poste, y compris le montant des commissions versées à l’intermédiaire en assurances.
Article 5 : Protection des données à caractère personnel
Le responsable du traitement
La Compagnie AXA Assurances Luxembourg S.A respectivement AXA Assurances Vie Luxembourg S.A. est responsable du traitement des données à caractère personnel qui lui sont communiquées dans le cadre de la souscription/de l’adhésion au contrat d’assurance ou ultérieurement dans le cadre de l’exécution du contrat d’assurance. Elle a désigné un Délégué à la protection des données spécialement en charge de l’ensemble des questions relatives à la protection des données au sein de la Compagnie.
Le traitement des données à caractère personnel ou données personnelles
Le traitement des données personnelles désigne généralement l’ensemble des opérations effectuées par la Compagnie ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
Toutes les données à caractère personnel seront traitées conformément à la loi luxembourgeoise et à la réglementation européenne applicables concernant la protection de la personne à l’égard des traitements des données à caractère personnel.
Les personnes concernées
La Compagnie pourra traiter les données personnelles des personnes concernées ou catégories de personnes concernées suivantes :
- les personnes intéressées au contrat d’assurance : notamment les preneurs d’assurance, les assurés ou affiliés, les bénéficiaires, les ayants droits, les tiers, les héritiers, les tuteurs, les curateurs, les conducteurs, etc… .
- les intervenants au contrat : notamment les intermédiaires en assurance (agents d’assurance, courtiers en assurance, intermédiaires à titre accessoire), les gestionnaires, les prestataires (experts, médecins, avocats, etc…).
La présente liste n’est pas exhaustive. Seul le registre de la Compagnie fait foi.
Les catégories des données à caractère personnel
Addendum aux conditions d’assurances - W05.18 - 00000
Xx Xxxxxxxxx pourra traiter toutes les données généralement nécessaires et pertinentes à l’appréciation du risque, à l’évaluation du préjudice, ou à la bonne exécution des finalités du traitement, et notamment, en fonction de la nature du contrat d’assurance souscrit, les principales catégories de données personnelles suivantes :
- les données d’identification des personnes concernées (identité, état civil, adresse, pays de résidence fiscal, numéro fiscal, nationalité, etc…
- les données complémentaires relatives à la situation personnelle, familiale, économique et financière du preneur d’assurance et/ou de l’assuré/affilié, les données relatives à ses habitudes de vie (activités sportives, loisirs, déplacements, etc...) ainsi que celles concernant sa situation professionnelle ;
- les données sensibles concernant la santé physique et/ou mentale de l’assuré/affilié ;
La présente liste n’est pas exhaustive. Seul le registre de la Compagnie fait foi.
Finalités et base juridique du traitement
Finalités (liste non exhaustive - seul le registre de la Compagnie fait foi)
Les données à caractère personnel sont collectées et traitées notamment aux fins de :
- l’analyse des besoins et exigences des clients ;
- l’appréciation des risques ;
- la préparation, la conclusion et la gestion des contrats ;
- l’exécution des contrats ;
- le règlement des sinistres ;
- la prévention de la fraude ;
- l’élaboration des statistiques et études actuarielles ;
- la gestion des plaintes, réclamations et contentieux ;
- la gestion des clients et la prospection commerciale le cas échéant ;
- le respect et l’exécution d’obligations légales au regard des dispositions réglementaires et administratives en vigueur (notamment la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, les prélèvements fiscaux, les reporting réglementaires, …).
Bases juridiques du traitement :
Le traitement des données à caractère personnel pour les finalités décrites ci-dessus est fondé sur au moins l’une des bases juridiques suivantes :
- le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat d’assurance auquel les personnes concernées sont parties ou intervenantes, ou bien à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la ou des personnes concernées ;
- le traitement est nécessaire au respect des obligations légales auxquelles la Compagnie est soumis ;
- le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux des personnes concernées ou d’une autre personne physique ;
- le consentement dans les cas précisés ci-dessous.
Le consentement de la personne concernée est en outre requis s’agissant :
- du traitement des données relatives à la santé de la personne concernée pour l’ensemble des finalités décrites ci-dessus ;
Addendum aux conditions d’assurances - W05.18 - 43713
- du traitement des données à des fins de prospection commerciale.
Destinataires ou catégories de destinataires des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel pourront être transmises aux catégories de personnes suivantes, dans les strictes limites et conditions fixées par la loi luxembourgeoise consacrant le secret des assurances (cf. article 300 de la loi du 7 décembre 2015 sur le secteur des assurances) :
- les intermédiaires en assurances (agents d’assurance, courtiers en assurance et intermédiaires à titre accessoire) et autres partenaires de la Compagnie ;
- les prestataires de services et sous-traitants de la compagnie, dans la limite nécessaire à l’exécution des tâches qui leur sont confiées;
- les autres entités du groupe d’assurance auquel appartient la Compagnie ;
- le ou les réassureurs de la Compagnie, les commissaires aux comptes et auditeurs ;
- les personnes intervenant au contrat d’assurance telles que les avocats, experts, médecins conseil, etc… ;
- et plus généralement toute personne ou autorité (administrative, fiscale ou judiciaire) à qui la loi impose ou autorise la transmission de données à caractère personnel, dans les conditions et limites prescrites par la loi.
La présente liste n’est pas exhaustive. Seul le registre de la Compagnie fait foi.
Transfert de données hors Union Européenne
Les données à caractère personnel sont susceptibles d’être transférées vers un pays situé en dehors de l’Union Européenne dans les cas autorisés suivants, et dans les strictes limites et conditions fixées par la loi luxembourgeoise consacrant le secret des assurances :
- le transfert est réalisé à destination d’un pays assurant un niveau de protection adéquat tel que visé par la Commission Européenne ou ainsi évalué par une autorité compétente ;
- le transfert est encadré par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission Européenne ;
- le transfert est effectué à une entité du Groupe AXA ayant signé les règles d’entreprise contraignantes qui garantissent un niveau de protection suffisant ;
- le transfert est autorisé au regard de l’une des exceptions posées par l’article 49 du règlement européen sur la protection des données (notamment en cas de consentement exprès de la personne concernée, pour l’exécution des contrats d’assurance, pour la sauvegarde de la vie humaine, pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice).
Seules peuvent être transférées les données pertinentes au regard de la finalité poursuivie par le transfert.
Afin de garantir un traitement légitime des données à caractère personnel, la Compagnie s’engage avant tout transfert ou sur simple demande des personnes concernées, à apporter une information complète sur la finalité, la nature des données, et le ou les pays destinataires.
Sous-traitance de certaines opérations de traitement à l’étranger
Conformément aux principes décrits ci-avant, et dans le respect des conditions et limites prévues par la loi sur le secteur des assurances, vous êtes informés que la Compagnie peut sous-traiter à des prestataires externes ou intra-groupes, les services et opérations de traitement suivantes :
- Le filtrage des bases de noms clients (candidats preneurs, assurés et bénéficiaires) au regard des listes de surveillance mises en place dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, conformément aux obligations légales incombant à la Compagnie.
Addendum aux conditions d’assurances - W05.18 - 43713
• Type de prestataires : compagnies intra-groupe
• Type de données fournies aux prestataires : les données d’identification personnelles des personnes concernées
• Pays d’établissement des prestataires : intra-groupe (France et Belgique) et hors Union Européenne (Inde)
- La gestion des sinistres AXA Assistance (candidats preneurs, assurés et bénéficiaires)
• Type de prestataires : compagnies intra-groupe
• Type de données fournies aux prestataires : les données d’identification personnelles des personnes concernées ainsi que les données nécessaires à la gestion du sinistre
• Pays d’établissement des prestataires : intra-groupe (partout dans le monde)
- La gestion des remboursements de soins de santé (candidats preneurs, assurés et bénéficiaires)
• Type de prestataires : compagnie externe
• Type de données fournies aux prestataires : les données d’identification personnelles des personnes concernées ainsi que les données médicales strictement nécessaires à la gestion du remboursement
• Pays d’établissement des prestataires : Portugal
La sous-traitance des opérations décrites ci-dessus est toujours subordonnée à la signature par chaque prestataire d’un accord de confidentialité concernant les données personnelles auxquelles il a accès.
Toute modification ultérieure en relation avec la sous-traitance des opérations décrites ci-dessus ou tout nouveau transfert de données à destination d’un sous-traitant situé à l’étranger qui serait rendu nécessaire au regard de la finalité du traitement, fera l’objet d’une communication écrite de la part de la Compagnie, soit par voie d’addendum aux Conditions Générales, soit par voie de notification séparée, conformément aux principes généraux de communication évoqués ci-dessus.
Registre des données à caractère personnel :
La Compagnie tient à jour un registre dressant la liste des personnes concernées, les catégories de données à caractère personnel objet du traitement, les destinataires et catégories de destinataires, ainsi que les finalités du traitement. En cas de discordance entre les dispositions de la présente clause et le contenu du registre, ce dernier fait foi.
Durée de conservation des données
Les données à caractère personnel seront conservées par la Compagnie sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pour toute la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées. De façon générale, elles seront conservées le temps nécessaire pour permettre à la Compagnie de se conformer à ses obligations légales, de respecter les délais de prescription qui résultent des lois applicables, et plus généralement de constater, exercer ou défendre ses droits en justice.
La Compagnie prendra les mesures nécessaires pour garantir la sécurité du traitement des données à caractère personnel.
Droit des personnes concernées
Addendum aux conditions d’assurances - W05.18 - 43713
Les personnes concernées disposent du droit d’accéder à leurs données personnelles, de demander leur rectification ou dans certaines conditions leur effacement, la limitation de leur traitement ainsi que leur portabilité.
a. Droit d’accès et de modification
Toute personne concernée dispose auprès de la Compagnie d’un droit d’accès à ses données personnelles ainsi que le rappel de l’ensemble des informations suivantes : les finalités du traitement, les catégories de données personnelles concernées; les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données ont été ou seront communiquées, la durée de conservation des données, ainsi que l’ensemble des droits de la personne concernée relativement à ces données.
La Compagnie vérifiera toujours l’identité de la personne demandant l’accès à ses données avant de donner suite à une demande.
Toute personne concernée a en outre la possibilité, dans les meilleurs délais, de demander la rectification de données qui s’avéreraient inexactes ou bien faire compléter des données incomplètes.
La Compagnie s’assurera de communiquer les données souhaitées ou de faire procéder à la modification souhaitée dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.
Le droit d’accès et/ou de modification est en principe gratuit pour les personnes concernées sauf si cela représente une charge trop importante pour la Compagnie auquel cas un paiement pourra être exigé.
b. Droit de révocation du consentement
Toute personne qui a expressément consenti au traitement de ses données personnelles, notamment dans les cas visés au point relatif aux « bases juridiques du traitement », a la possibilité de retirer ce consentement à tout moment. Le retrait du consentement n’a pas d’effet rétroactif et ne remet pas en cause le traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.
c. Droit à l’oubli
Toute personne concernée a la possibilité d’obtenir de la Compagnie, dans les meilleurs délais, l’effacement des données la concernant lorsque :
• Les données collectées ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement ;
• La personne concernée retire le consentement sur lequel était fondé le traitement (et il n’existe plus aucun autre fondement juridique au traitement des données) ;
• L’effacement est nécessaire pour respecter une obligation légale incombant à la Compagnie.
La Compagnie notifiera à la personne concernée tout effacement de données à caractère personnel.
d. Droit à la limitation du traitement
Toute personne concernée peut demander à ce que le traitement de ses données personnelles soit limité dans les cas suivants :
• La personne concernée conteste l’exactitude des données la concernant et demande la suspension du traitement pour permettre au responsable du traitement de vérifier la qualité des données ;
• La personne concernée ne souhaite pas voir ses données supprimées mais simplement restreindre leur utilisation ;
• Les données sont obsolètes mais sont nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense de ses droits en justice.
La Compagnie notifiera à la personne concernée toute limitation de ses données personnelles.
e. Droit à la portabilité des données
Addendum aux conditions d’assurances - W05.18 - 43713
Toute personne concernée a le droit de recevoir les données à caractère personnel la concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et a le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que la Compagnie ne puisse s’y opposer.
Elle peut également demander à ce que ses données personnelles soient transmises directement par la Compagnie à un autre responsable du traitement, lorsque cela est techniquement possible.
f. Exercice des droits
Toute personne concernée peut exercer ces droits en adressant à la Compagnie, à l’attention du Délégué à la Protection des données personnelles, soit une demande écrite, datée et signée, accompagnée d’une copie recto verso de sa pièce d’identité en cours de validité, soit un courrier électronique à l’adresse suivante : xxx@xxx.xx.
Réclamation
Addendum aux conditions d’assurances - W05.18 - 43713
Toute réclamation en relation avec le traitement des données à caractère personnel peut être adressée à la Commission Nationale sur la Protection des Données Personnelles (CNPD), Service des Plaintes, 1 avenue du Rock’Roll X-0000 Xxxx Xxx Xxxxxxx.