Termes de Référence

Termes de Référence

Sélection d’une société prestataire des services d’entretien et de réparation des générateurs électriques du PNUD, installés à Maroua

1. CONTEXTE

Pour la couverture des besoins en électricité de ses bureaux, en particulier lors des ruptures d’approvisionnement en électricité par le Société Nationale d’Electricité, le PNUD (au nom des agences situées dans le compound des agences des Nations Unies à Maroua) a acquis et utilise des groupes électrogènes (générateurs).

Afin d’assurer la maintenance, l’entretien et, le cas échéant les réparations de ces équipements coûteux et fort essentiels, le PNUD envisage de sélectionner un prestataire des services d’entretien et de réparation des générateurs.

A cet effet, Le PNUD désire signer un accord à long terme (LTA-Long Terme Agreement) avec une société spécialisée dans la maintenance des générateurs, pour une durée initiale d’une année. L’accord qui sera signé pourra être renouvelé annuellement et sera conditionné par une évaluation satisfaisante des performances.

2. LA PORTÉE DU TRAVAIL, LES RESPONSABILITÉS ET LA DESCRIPTION DES TRAVAUX ANALYTIQUE PROPOSÉE

I. Description des tâches, expertise demandée et responsabilités

1. Définition des besoins

Le prestataire aura pour mission les travaux d’entretien et de réparation des 02 (deux) générateurs suivants :

1. Générateur 1 COELMO

Année d’acquisition : 2015

Année de mise en service : 2015

Etat de fonctionnement (Moyen)

CARACTÉRISTIQUES

Modele : FDT9N150

Puissance : 150 kVA

Tension : V 400/230 + N, Fréquence : 50Hz

Le groupe électrogène est équipé de :

MOTEUR : IVECO FPT, refroidi par eau (radiateur tropical avec boucle d'eau)

Type : Diesel 4 temps (injection directe)

Consommation de carburant : 30 l / h

Régulateur de vitesse : mécanique

Démarreur : démarreur électrique (y compris les câbles de batterie et l'équipement de chargement automatique de la batterie).

ALTERNATEUR

MECC ALTE modèle ECP34-2LN4 synchrone, triphasé sans balais, avec régulateur de tension rapide automatique (sortie +/- 2% dans des conditions normales), protégé par écran. 4 pôles.

2. Générateur 2 SDMO

Année d’acquisition : 2017

Année de mise en service : 2019

Etat de fonctionnement (Bon)

CARACTERISTIQUES

Marque moteur : XXXX XXXXX, Modèle : J110K

Puissance : 100kVA

Tension de Référence (V) : 400/230, Fréquence : 50Hz

DESCRIPTIF

Régulation mécanique

Châssis mecanosoudé avec suspensions anti-vibratiles

Disjoncteur de puissance

Radiateur pour température faisceau 48/50°C maxi avec ventilateur mécanique

Grille de protection ventilateur et parties tournantes (Option CE)

Batterie(s) chargée(s) avec électrolyte

Xxxxxxxxx et alternateur de charge 12V

Consommation de carburant : 16 l/h

2. ATTRIBUTIONS ET TACHES DU PRESTATAIRE

Sous la supervision du Building Manager du compound, le prestataire réalisera les opérations de vérification et d’entretien au moins 03 (trois) fois par an par des techniciens qualifiés. Les opérations ci-après sont données à titre indicatif :

1. Effectuer les contrôles de routine pour un moteur (niveau d’eau, huile moteur, batteries d’alimentation…) ;

2. Vidange générale (y compris changement d'huile moteur et liquide de refroidissement)

3. Changement de : filtre à huile, filtre à gas-oil, et filtre à air suivant la norme (pièces à fournir par le prestataire) ;

4. Vérification de l’étanchéité des différents circuits de graissage, de lubrification et d’eau ;

5. Vérification du bon fonctionnement des contacteurs, relais, temporisateurs, appareillage de mesure et commutateurs ;

6. Vérification de la batterie, du niveau de densité de l’électrolyte et de la charge et nettoyage des cosses ;

7. Nettoyage du filtre à air en cas d’encrassement ;

8. Contrôle de tension de la courroie, serrage des vis et des boulons,

9. Nettoyer le radiateur, salle machine propre et remédier aux éventuelles fuites ;

10. Contrôle du bon fonctionnement de l’alternateur (débit, stabilité, tension, fréquence et intensité) ;

11. Réalisation de tous travaux d’entretien non énumérés ci-dessus mais rendus nécessaires au bon fonctionnement de l’installation ;

12. Fournir un tableau de prix des pièces de rechange des groupes Diesel, alternateurs et les panneaux de contrôle, l’outillage et équipements nécessaires ;

13. Collaborer, autant que de besoin, avec les électriciens bâtiment ;

14. Fournir toutes les instructions nécessaires d’usage générateurs à l’attention du personnel en charge de l’opération (mise en marche et arrêt, alimentation en gaz-oil et lubrifiants) des générateurs électriques ;

15. Tenir à jour les fiches d’entretien et de réparation individuelle de chaque générateur ;

16. Assurer, à la demande, et sur la base des offres spécifiques, les travaux d’installation et de réparation des générateurs électriques, ces derniers services faisant partie d’une facturation ad-hoc.

3. QUALIFICATIONS

I. Qualifications attendues du prestataire

Pour être retenue, le soumissionnaire devra disposer des qualifications suivantes :

I.1 Constitution, mise à jour de la situation fiscale et sociale

Le prestataire devra être une société régulièrement constituée et enregistrée pour l’exercice de son activité au Cameroun.

Dans ce cadre, il devra outre la production de documents légaux d’enregistrement (autorisation administrative et registre de commerce) faire la preuve de sa mise à jour fiscale et sociale par la production des attestations correspondantes.

Il devra disposer d’un bureau clairement identifiable et localisable sans ambiguïté. Le prestataire devra être accessible par téléphone, adresse mail.

I.2 Expérience requise

• Justifier d’au moins trois années d’expérience dans les travaux d’installation, d’entretien et de réparation des générateurs électriques auprès d’une société multinationale, une organisation internationale, une grande entreprise nationale ;

• Disposer des expériences avérées sur les moteurs diesel ainsi que dans le domaine de l’exploitation des systèmes électriques ;

• Justifier d’une expérience avérée dans l’installation des générateurs électriques.

• Avoir une bonne connaissance du marché local de Maroua et national des ventes des pièces détachées des générateurs électriques.

I.3 Personnel clé

Chef de projet : technicien supérieur niveau BAC +2 en électromécanique et électricité générale, mécanique générale et électricité bâtiment ou tout autre diplôme équivalent.

Le candidat devra disposer d’un minimum de 3 (trois) ans d’expériences dans la supervision et la conduite des travaux d’électromécanique, en d’électricité générale et bâtiment ainsi que d’une expérience spécifique en installation, maintenance et réparation des générateurs électriques ainsi qu’une connaissance fondée du marché local et national des pièces de rechange des générateurs électriques.

Effectif exigé pour le poste :1

Techniciens : agent technique de niveau CAP ou BEP en électromécanique et électricité générale, mécanique générale et électricité bâtiment ou tout autre diplôme équivalent en mécanique générale, électromécanique ou équivalent.

Disposer d’au moins 2 années d’expériences ans d’expériences professionnelles avérées dans la réalisation les travaux d’installation, de maintenance et de réparation des générateurs électriques.

Effectif exigé pour le poste :2

I.4 Equipement requis

• Une trousse complète d’outillage (mécanique + électricité) d’entretien et de réparation des générateurs électriques.

3. LES DOCUMENTS À INCLURE LORS DE LA PRÉSENTATION DES PROPOSITIONS.

Les entreprises régulièrement constituées, doivent fournir les documents suivants :

• Une proposition technique expliquant pourquoi elles sont la meilleure soumission, comprenant notamment le profil de leur entreprise dont leur organisation, le référentiel de leur clientèle et proposer une méthodologie succincte et un chronogramme de travail expliquant l’approche ainsi que la façon dont la prestation, ainsi que prévue dans ses différentes parties ci-dessus, sera planifiée, mise en œuvre y compris l’assurance qualité et l’établissement des rapports, les mesures de pourvoi à l’absence du personnel;

• Les justificatifs des marchés similaires déjà réalisés ;

• Une proposition financière (pour les services annuels d’entretien et de réparation y compris les coûts d’acquisition des pièces et huiles) ;

• Curriculum Vitae du personnel clé proposé ;

• Un descriptif sommaire des réalisations de marchés [client, période d’exécution [[date de début et date de fin d’exécution]], lieu [localité et région]], objet du marché, montant]] dans des domaines similaires avec les contacts de personnes références

3. CRITERES D’EVALUATION & DE SELECTION

La proposition technique est évaluée sur la base de son degré de réponse à la Mission (TDR).

Lors d’une deuxième étape, les offres financières de tous les prestataires ayant obtenu la note technique minimale de 70% lors de l’évaluation techniques seront comparées. La note financière sera calculée selon la formule suivante :

Note financière soumissionnaire A = (Offre la moins disante/offre financière de A) x 30

Le marché sera attribué au soumissionnaire ayant obtenu le cumul de la note technique et financière le plus élevé sachant que la note technique sera pondérée à 70% et la note financière à 30%.

Récapitulatif des formulaires d’évaluation des Propositions techniques		Coefficient de la note	Note maximum	Société / Autre entité
				A	B	C	D	E
1.	Expertise de la Société / Organisation soumissionnaire	20	200
2.	Projet de plan de Xxxxxxx et d’approche	60	600
3	Personnel	20	200
	Total		1000

Les formulaires d’évaluation des offres techniques figurent dans les deux pages suivantes. La note maximum spécifiée pour chacun des critères d’évaluation indique l’importance relative ou le coefficient de l’article dans le contexte du processus d’évaluation globale. Les formulaires d’évaluation de la Proposition technique sont :

Formulaire 1 : Expertise de la Société / Organisation soumissionnaire Formulaire 2 : Projet de plan de travail et d’approche

Formulaire 3 : Personnel

Formulaire d’évaluation de la Proposition technique –Formulaire 1		Nbre de points maximum		Compagnie/Autre entité
				A	B		C		D		E
Expertise de la Compagnie/ Organisation soumissionnaire
1.1	Réputation de l’Organisation et de son personnel (Compétence/Fiabilité)		25
1.2	Capacité organisationnelle		25
	Âge/taille/structure de l’entreprise …………..10 points solidité du soutien à la gestion du projet …. 10 points Moyens de contrôle de gestion du projet …... 5 points
1.3	Mesure dans laquelle toute tâche est susceptible d’être sous-traitée in situ dans la ville d’intervention (elle offre l’occasion de recourir à des compétences Spécialisées locales)		50
1.4	Expérience professionnelle en la matière Moins de 2 références… 0 point 2 références 20 points Entre 3 et 5 références 30 points Plus de 5 références 50 points Expérience avec une entité des Nations Unies… 50 points		100
			200
Formulaire d’évaluation de la Proposition technique Formulaire 2		Nbre de points maximum		Compagnie/Autre entité
				A		B		C		D	E
Projet de plan de travail et d’approche
2.1	Dans quelle mesure le Soumissionnaire comprend-il bien la tâche ?		100
2.2	Quelle est la démarche proposée par le soumissionnaire		100
2.3	La proposition est-elle basée sur les détails techniques des services requis		150
2.4	Le cadre de travail proposé est-il approprié pour la tâche ?		150
2.5	La présentation est-elle claire, et la succession des services requis ainsi que la planification sont-elles logiques		100
			600

Evaluation de la proposition technique -- Formulaire 3			Nbre de points maximum	Compagnie/Autre entité
				A	B	C	D	E
3.1	Qualification et effectif du personnel		100
	Ingénieur en électromécanique	40
	Technicien en électricité	30
	Technicien en mécanique général	30
3.2	Expérience du Personnel		100
	Ingénieur en électromécanique	40
	Technicien en électricité	30
	Technicien en mécanique général	30
			200

3. TABLEAUX DES COÛTS

Sur la base des termes de référence, le soumissionnaire fera sa proposition signée et datée sous forme de tableau prenant en compte les éléments suivants :

• Le nombre de personnes et leur coût

• Le coût de l’intervention et annuel des entretiens

• Le coût estimatif de consommables et pièces de rechanges

• Le montant total par intervention et par an

1. Opérations de maintenance préventive

	Type de Générateur	Nbre d’interventions/an	Coût par intervention	Coût Annuel
1	SDMO	03
2	COELMO	03

2. Bordereau des prix des pièces nécessaires pour la maintenance préventive, par type de Générateur

	Type de groupe électrogene	Description de la piece	Prix unitaire
1	SDMO	Ex.-Filtre à huile - Batterie - huiles - filtre à air, - etc.
2	COELMO	Ex.-Filtre à huile - Batterie - huiles - filtre à air, - etc.

3. Interventions curatives et autres services

	Type d’intervention	Prix par intervention
1	Main d’œuvre dépannage – Forfait (Pièces de rechange facturées séparément)
TOTAL (3)

10/8