CONVENTION RELATIVE À L’ACCES A
CONVENTION RELATIVE À L’ACCES A
LA CONSULTATION AU REGISTRE DES BÉNÉFICIAIRES EFFECTIFS
Entre :
le groupement d’intérêt économique LUXEMBOURG BUSINESS REGISTERS (ci-après « LBR »), ayant son siège à X-0000 Xxxxxxxxxx, 00, xxx Xxxxxx, représenté aux fins de la présente, par un mandataire dûment autorisé,
en tant que gestionnaire du Registre des bénéficiaires effectifs, d’une part, et
Dénomination sociale / raison sociale :
N° RCS (si existant) :
Représenté(e) par* :
*[identité(s) du/des mandataire(s) ayant compétence pour engager la personne morale]
ou
Nom :
Prénom :
Ayant son domicile professionnel à :
Tél. :
Fax :
Adresse électronique :
en tant que personne ou entité ayant droit d’accéder au Registre des bénéficiaires effectifs, ci-après « client », d’autre part,
il a été convenu comme suit :
1. Préambule
La présente convention vient encadrer l’accès des professionnels éligibles à la consultation du Registre des bénéficiaires effectifs (RBE) sur le site internet de LBR (xxx.xxx.xx).
Pour accéder au RBE, le client doit relever d’une des catégories professionnelles décrites à l’article 2 de la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme.
Cette convention est complétée par une annexe intitulée « Annexe technique à la convention relative à l’accès à la consultation au Registre des bénéficiaires effectifs ».
2. Objet
En signant la présente convention, le client déclare avoir le droit (cocher la case correspondante) :
d’accéder à la consultation du RBE
Ce service permet l’accès à :
- la recherche au RBE par entité immatriculée,
- la consultation des données relatives aux bénéficiaires effectifs inscrits, telles que figurant à l’article 3, paragraphe 1er, points 1° à 8°, 12° et 13° de la loi modifiée du 13 janvier 2019 instituant un Registre des bénéficiaires effectifs et
- la commande d’extrait RBE.
d’accéder aux informations relatives aux bénéficiaires effectifs couverts par l’article 15 (1) de la loi modifiée du 13 janvier 2019 instituant un registre des bénéficiaires effectifs
Ce service permet l’accès :
- à la consultation du RBE, tel que définie précédemment et
- aux informations des bénéficiaires effectifs couverts par l’article 15 (1) de la loi modifiée du 13 janvier 2019 instituant un Registre des bénéficiaires effectifs.
La consultation des informations des bénéficiaires effectifs couverts par l’article 15 (1) précité s’effectue par extrait, disponible sous format papier ou électronique. L’extrait émis dans ce contexte contient une référence unique et reprend le libellé spécifique suivant « Extrait émis dans le cadre de l’article 7 (3) du règlement grand- ducal du 15 février 2019 relatif aux modalités d’inscription, de paiement des frais administratifs ainsi qu’à l’accès aux informations inscrites au Registre des bénéficiaires effectifs ».
Cet accès ne peut être ouvert qu’aux seuls établissements de crédit, établissements financiers, huissiers et notaires agissant en leur qualité d’officier public. En cochant cette case, le client déclare expressément relever d’une de ces catégories.
3. Durée de la convention
La présente convention est conclue pour une durée indéterminée.
Elle prend fin de plein droit si le client ne relève plus d’une des catégories professionnelles décrites à l’article 2 de la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme. Le client est tenu d’informer sans délai LBR si cette condition n’est plus donnée.
4. Conditions à l’ouverture de l’accès à la consultation du RBE
4.1 Création d’un compte client par LBR
Pour ouvrir l’accès en consultation et donner le plein effet à la présente convention, LBR crée un compte lié au client. Ce compte permet à ce dernier d’être identifié par LBR au moment de sa connexion sur le site internet et de désigner librement des utilisateurs internes, via une application informatique dédiée à la gestion des utilisateurs (cf. point 4.3 de la convention).
4.2 Prérequis technique à la détermination des utilisateurs du compte client
Les utilisateurs qui peuvent utiliser le compte et accéder au RBE doivent être liés au client et disposer d’un produit délivré par Luxtrust SA. Ce certificat peut, au choix, être purement personnel à son détenteur (certificat privé) ou avoir été délivré en vue d’une utilisation professionnelle (certificat PRO). Dans ce second cas, ledit produit renseigne sur le nom du détenteur et sur les coordonnées de l’entreprise ou de la personne physique mandante.
4.3 Détermination des utilisateurs du compte client
4.3.1 Désignation du gestionnaire principal et des utilisateurs secondaires
Le client doit d’abord nommer un utilisateur principal du compte, appelé « gestionnaire principal », qui peut être le signataire de la convention ou une autre personne, lié au signataire. Les informations le concernant sont communiquées via l’annexe technique de la présente convention. Sur base de cette annexe, LBR définira dans l’application de gestion des utilisateurs, mise à disposition par le Centre des technologies de l’information de l’Etat (ci-après « CTIE »), régie sous les conditions d’utilisation propres au CTIE (xxxxx://xxxxxx.xxxx.xx/xx- societe/), le gestionnaire principal. Celui-ci aura dès lors les droits applicatifs nécessaires pour gérer le compte client et pour ajouter au besoin, via cette application et sous sa responsabilité, d’autres utilisateurs (appelés
« utilisateurs secondaires ») qui pourront accéder au RBE.
LBR ne peut être tenu pour responsable en cas d’indisponibilité ou de dysfonctionnement de cette application. Dans le cadre de la gestion des utilisateurs, le client s’engage :
- à ne définir dans cette application que son personnel qui a besoin d’accéder au RBE dans l’exercice de ses fonctions,
- à supprimer l’accès d’un utilisateur qui perd son droit de consulter le RBE, pour quelque raison que ce soit.
4.3.2 Modification du certificat du gestionnaire principal
Cette modification peut découler du changement du gestionnaire principal lui-même ou de la révocation du certificat du gestionnaire principal, dont les données ont d’ores et déjà été communiquées au LBR. Elle n’impacte pas l’accès du client au RBE, tel que défini au point 2 de la convention.
Dans ce cas, le client doit avertir LBR par tout moyen et lui communiquer les informations relatives au nouveau gestionnaire principal. Pour effectuer cette communication, il doit compléter et signer une nouvelle annexe technique, qui viendra remplacer l’annexe précédente.
4.3.3 Suppression du gestionnaire principal
Le client peut décider de supprimer l’accès du gestionnaire principal ainsi que les pouvoirs applicatifs et droits spécifiques attribués à ce dernier, découlant de la présente convention.
Dans ce cas, le client doit avertir LBR par tout moyen et lui communiquer les informations relatives au nouveau gestionnaire principal. Pour effectuer cette communication, il doit compléter et signer une nouvelle annexe technique, qui viendra remplacer l’annexe précédente.
5. Conditions applicables à la connexion sur le site internet de LBR
5.1 Utilisation obligatoire d’un certificat délivré par Luxtrust, figurant dans le compte client
Pour pouvoir se connecter sur le site internet de LBR et accéder à la consultation du RBE, les utilisateurs du client doivent utiliser, au moment de leur connexion, le produit délivré par Luxtrust SA, qui a été préalablement renseigné sur le compte client par le gestionnaire principal. A défaut, l’utilisateur ne sera pas reconnu lors de sa connexion et ne pourra pas accéder à la consultation du RBE.
5.2 Acceptation préalable des conditions d’utilisation du site internet de LBR
Les conditions d’utilisation du site internet de LBR xxx.xxx.xx, consultables en ligne, sont applicables.
L’acceptation préalable des conditions générales du site s’effectue au moment de la première connexion et à chacune de leur modification par LBR.
6. Responsabilité
Il est rappelé que la consultation au RBE doit s’effectuer dans le cadre énoncé au point 2 de la présente convention. Les conditions générales du site internet de LBR sont applicables.
LBR informe que les consultations font l’objet d’un traçage. LBR se réserve le droit de suspendre l’accès en bloquant le compte client si une utilisation frauduleuse ou abusive aurait été constatée.
Il appartient au client d’informer LBR sans délai, lorsqu’il n’a plus qualité à consulter le RBE. LBR supprimera immédiatement les accès du client au RBE.
La réutilisation par les utilisateurs définis par le client des informations accessibles sur le portail du RBE ne doit pas être contraire à l’ordre public et doit s’effectuer en conformité avec les dispositions légales applicables, notamment celles relatives à la protection des données personnelles.
Dans tous les cas, l’utilisateur est seul responsable de la réutilisation qu’il fait des documents et informations mis à disposition par LBR dans le cadre de la législation et de la réglementation encadrant le RBE. LBR ne pourra être tenu responsable d’un quelconque dommage résultant de cette réutilisation.
Le client s’engage à informer ses utilisateurs des conditions de consultation du RBE.
6.2 Gestion du compte et détermination des utilisateurs
Il appartient au client de nommer son gestionnaire principal, qui le représentera dans l’attribution et la suppression des droits applicatifs des utilisateurs de son compte. Le gestionnaire principal est responsable de la détermination des utilisateurs secondaires, ainsi que des différents accès qu’il aura octroyés à ces derniers.
LBR attire l’attention sur le fait que les produits émis par Luxtrust SA sont personnels et que leur utilisation est soumise aux conditions générales établies par Luxtrust SA.
Le gestionnaire décline toute responsabilité quant à l’utilisation frauduleuse de celui-ci par un tiers.
7. Résiliation de la convention
LBR peut résilier de plein droit la présente convention :
> lorsqu’il constate que le client n’a pas utilisé son compte depuis plus d’1 an. Il en informe le client par lettre simple ou courrier électronique.
> si LBR constate, lors d’un contrôle a posteriori, que le client n’a plus qualité à consulter le RBE, dans le cadre énoncé au point 2 de la présente convention.
Le client peut librement décider de résilier la présente convention. Il en informe LBR par lettre simple ou par courriel à l’adresse xxxxxxxx@xxx.xx.
7.3 Suppression du compte client
Lors de la suppression d’un compte client suite à la résiliation de la convention, les données qui y sont associées sont conservées par LBR pendant une durée d’utilité administrative de 12 mois, avant destruction définitive.
8. Protection des données personnelles
8.1 Informations relatives à la protection des données à caractère personnel
Les données personnelles, communiquées à LBR dans le cadre de la présente convention et de son annexe sont traitées dans le respect du règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE.
Elles ne sont accessibles qu’aux seuls membres du personnel de LBR, en ayant besoin dans l’exercice de leur mission et en partie, au Centre des technologies de l'information de l'État, pour des besoins de support.
Ces données ne sont conservées que pour la durée nécessaire aux fins qui ont motivées leur collecte, à savoir, la réalisation et l’exécution de la présente convention.
Ainsi, la convention est supprimée 5 ans après qu’elle ait pris fin. L’annexe et les pièces justificatives transmises par le client à LBR sont conservées 1 an. Les logs de consultation sont conservés pendant 5 ans.
Les personnes physiques dont les données ont été communiquées sont informées qu’elles bénéficient d'un droit d'accès (article 15 RGPD), de rectification (article 16 RGPD) et d'effacement (article 17 RGPD) des informations les concernant, ce dernier étant limité notamment par les obligations légales de conservation auxquelles LBR pourrait être soumis. Elles peuvent également s’opposer au traitement de leurs données dans les conditions prévues par l’article 21 RGPD, et obtenir la limitation du traitement dans les conditions prévues par l’article 18 RGPD.
Les demandes d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation ou d’opposition au traitement effectué par LBR, en sa qualité de responsable du traitement, sont à adresser au helpdesk du LBR, à l’adresse électronique suivante Xxxxxxxx@xxx.xx, qui les fera suivre au délégué à la protection des données du LBR ou par courrier postal, au G.I.E LUXEMBOURG BUSINESS REGISTERS, à l’attention du délégué à la protection des données, 00 xxx Xxxxxx X-0000 Xxxxxxxxxx.
Ces personnes peuvent adresser également une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD) à l’adresse suivante : 0 Xxxxxx xx Xxxx'x'Xxxx, X-0000 Xxxx-xxx-Xxxxxxx.
8.2 Informations sur le caractère contractuel de la fourniture des données à caractère personnel
Il est porté à la connaissance du client que la fourniture des données à caractère personnel du client et du gestionnaire principal, en ce qu'elle est nécessaire à la création de l’accès particulier au site Internet du LBR, conditionne la conclusion de la présente convention, à ce titre le client est tenu de communiquer les données à caractère personnel requises, s'il souhaite bénéficier des effets de la présente convention.
9. Loi applicable
La présente convention est régie par la loi luxembourgeoise. En cas de litige, seules les juridictions luxembourgeoises sont compétentes, sauf dispositions dérogatoires impératives.
A , le
Pour le client | Pour LUXEMBOURG BUSINESS REGISTERS |
Signature(s) : - | |
Nom(s) et prénom(s) : | |
Titre(s) : | |