Entente tripartite
Section 2 Annexe 2B
Entente tripartite
Annexe 2B Entente tripartite
I PARTIES
COMITÉ DE RÈGLEMENT DE DIFFÉRENDS ENTENTE TRIPARTITE
A. , ci-après désigné du nom de PROPRIÉTAIRE.
B. , ci-après désigné du nom d’ENTREPRENEUR.
C. Comité de règlement de différends, ci-après désigné du nom de CRD, formé de trois membres :
1.
2.
3. II CONTRAT
A. L’ENTREPRENEUR a conclu un CONTRAT PRINCIPAL avec le PROPRIÉTAIRE pour la construction de [Nom du Projet], ci-après désigné du nom de PROJET.
B. Le CONTRAT PRINCIPAL du PROJET prévoit l’établissement et le fonctionnement d’un CRD pour prêter assistance dans le règlement de différends.
C. Le CRD est formé de trois membres, dont la sélection doit se faire conformément à
[les Spécifications du CRD].
III RAISON D’ÊTRE DU CRD
Prêter assistance pour éviter les différends qui sont amenés devant lui et en faciliter le règlement prompt et impartial.
IV PORTÉE DU TRAVAIL
A. Termes généraux :
1. Demeurer au courant de l’évolution du projet par le biais de réunions et de visites du chantier périodiques, de l’examen des rapports de progrès, procès-verbaux et autres documents relatifs aux travaux, et par d’autres moyens déterminés du commun accord de toutes les parties.
2. Procéder à l’examen des conditions du chantier, ou de problèmes de construction spécifiques relatifs à un différend existant ou potentiel, à moins qu’un tel examen ne soit pas réalisable pour des raisons pratiques, ou, du jugement soit du
PROPRIÉTAIRE ou de l’ENTREPRENEUR, qu’il pourrait en résulter des retards dans le projet.
3. L’un des membres sélectionnés agira en tant que président du Comité.
4. Signer la présente Entente lors de la première réunion avec des représentants du PROPRIÉTAIRE et de l’ENTREPRENEUR.
B. Établir pour le CRD des procédures opérationnelles cohérentes avec les exigences et lignes directrices établies dans les SPÉCIFICATIONS POUR LE CRD du CONTRAT PRINCIPAL :
1. Établir des procédures opérationnelles qui conviendront à toutes les parties, telles que les tâches administratives; le contenu et le format des informations qui pourront être présentées lors de la tenue des audiences du CRD; la conduite des audiences; et les détails relatifs à la facturation. Ces procédures devront être établies lors de la première réunion avec des représentants du PROPRIÉTAIRE et de
l’ENTREPRENEUR.
2. Initier de nouvelles procédures, ou modifier celles déjà en existence d’un commun accord entre toutes les parties.
3. Fournir par écrit à toutes les parties ces procédures opérationnelles, y compris celles qui ont fait l’objet de modifications.
C. Recommandations pour le règlement des différends :
1. Sur réception par le CRD d’une demande de règlement d’un différend initiée soit par le PROPRIÉTAIRE ou par l’ENTREPRENEUR, planifier et conduire une audience à un moment et un lieu déterminés par le CRD après consultation avec le PROPRIÉTAIRE et l’ENTREPRENEUR.
2. Lorsque l’évaluation du différend requiert des compétences qui ne sont pas détenues au sein de l’expérience collective des membres du CRD, retenir, avec l’accord
préalable du PROPRIÉTAIRE et de l’ENTREPRENEUR, les services d’un ou d’autant de consultants externes que nécessaire afin de conseiller le CRD.
3. Organiser des réunions internes tel que requis afin d’examiner et de discuter du différend, et pour rédiger le rapport.
4. À la suite de chacune des audiences et délibérations du CRD, livrer promptement au PROPRIÉTAIRE et à l’ENTREPRENEUR des rapports écrits et signés qui fassent état de leur fondement logique.
5. Lorsque de telles requêtes sont considérées comme acceptables par le CRD, fournir des réponses écrites et signées à des demandes d’éclaircissements ou de réexamen, formulées soit par le PROPRIÉTAIRE ou par l’ENTREPRENEUR.
6. Chacun des rapports et réponses à des demandes d’éclaircissements ou de réexamen seront signées par les trois membres du Comité.
D. Donner tels services et assumer telles responsabilités qui pourraient être requis, tel qu’entendu entre les parties et sur une base ponctuelle, incluant ceux qui pourraient s’avérer nécessaires et qui ne sont pas énumérés dans les présentes, et qui permettront de remplir les objectifs de la présente Entente.
V RESPONSABILITÉS DES PARTIES
A. Responsabilités du CRD :
1. Maintenir son impartialité et éviter les conflits d’intérêt en respectant continuellement les exigences établies pour les candidats à la nomination au Comité. Aviser promptement toutes les parties dès qu’une situation pouvant être perçue comme un conflit d’intérêt devient connue.
2. Ne pas discuter, individuellement ou en groupe, avec le PROPRIÉTAIRE ou
l’ENTREPRENEUR, de questions telles que la conduite des travaux et la résolution des problèmes de construction qui pourraient possiblement être interprétées comme compromettant l’aptitude du CRD à régler de futurs différends de manière impartiale.
3. Ne jamais exprimer d’opinion individuelle ou de groupe sur le mérite, en tout ou en partie, au sujet de tout différend, potentiel ou autre, et ce, en aucun temps avant la production d’un rapport, excepté dans le cas d’un avis consultatif.
4. À l’exception de ce qui peut être requis dans l’exercice du rôle de président, ou lors de la conduite d’une audience à laquelle le PROPRIÉTAIRE ou
l’ENTREPRENEUR aurait refusé d’assister, éviter de rencontrer ou de communiquer soit avec le PROPRIÉTAIRE ou l’ENTREPRENEUR sans qu’ils ne soient tous les deux présents.
5. Examiner les faits et circonstances formant la base d’une demande de règlement de différend de manière impartiale et indépendante, et évaluer le mérite sur la base d’un examen attentif de l’ensemble des exigences contractuelles, lois et réglementation applicables, de même que les faits et circonstances du différend. Ne pas :
a. Ignorer ou affaiblir l’intention claire du contrat, ou faire défaut de tenir compte de ou modifier les exigences du contrat ou la répartition du risque qui y sont spécifiées.
b. Passer outre ou entraver d’une manière ou d’une autre les droits, autorité, fonctions et obligations respectives du PROPRIÉTAIRE ou de
l’ENTREPRENEUR tels qu’ils ont été établis dans les documents contractuels.
6. Mettre tout en œuvre pour arriver à émettre des recommandations unanimes. Si cela n’était toutefois pas possible, des recommandations minoritaires écrites accompagnées de leur fondement justificatif devront être incluses avec le rapport.
B. Responsabilités du PROPRIÉTAIRE :
1. Mis à part en participant aux activités du CRD tel qu’établi dans les documents contractuels et dans la présente Entente, ne pas solliciter l’avis ou le conseil du CRD ou de ses membres à propos de questions relatives à la conduite des travaux ou à la résolution de problèmes qui pourraient compromettre l’aptitude du CRD à régler de futurs différends de manière impartiale.
2. Fournir à chacun des membres du Comité un exemplaire des documents contractuels conformes, des échéanciers de progrès et de leurs mises à jour, des rapports de progrès hebdomadaires, des procès-verbaux des réunions de progrès avec
l’ENTREPRENEUR, des demandes de changement, et de tout autre document pertinent à la réalisation du contrat et nécessaire au CRD pour la conduite de ses opérations.
3. Assurer la coordination des opérations du CRD conjointement avec l’ENTREPRENEUR.
4. Faire les arrangements nécessaires pour obtenir l’accès à des locaux de conférence sur ou près du chantier ou les fournir lui-même, ainsi que des services de reproduction.
5. Coopérer avec l’ENTREPRENEUR et le CRD pour faciliter la prévention des différends, et leur règlement prompt et impartial.
C. Responsabilités de l’ENTREPRENEUR :
1. Mis à part en participant aux activités du CRD tel qu’établi dans les documents contractuels et dans la présente Entente, ne pas solliciter l’avis ou le conseil du CRD ou de ses membres à propos de questions relatives à la conduite des travaux, ou à la résolution de problèmes qui pourraient compromettre l’aptitude du CRD à régler de futurs différends de manière impartiale.
2. Fournir à chacun des membres du Comité et au PROPRIÉTAIRE un exemplaire des documents pertinents, autres que ceux qui auront été fournis par le PROPRIÉTAIRE, tel que requis.
3. Coopérer avec le PROPRIÉTAIRE et le CRD pour faciliter la prévention des différends, et le règlement prompt et impartial des différends qui sont amenés devant le CRD.
VI DÉBUT ET FIN DES ACTIVITÉS DU CRD
A. À moins que le président du CRD n’ait été déjà précédemment identifié par les parties, le CRD débutera ses activités par la sélection de son président. Une fois cette sélection faite, les activités du CRD se poursuivront avec la préparation de sa première réunion, incluant la préparation des procédures opérationnelles du Comité.
B. La présente Xxxxxxx demeurera valide nonobstant le congédiement, la démission, ou la mort de l’un ou l’autre des membres du Comité.
C. Dans le cadre de la présente Entente, la juridiction du CRD prendra fin en date du paiement final tel qu’établi au CONTRAT, à moins qu’il n’ait été résilié plus tôt d’un commun accord entre le PROPRIÉTAIRE et l’ENTREPRENEUR.
VII PAIEMENT
A. Les paiements effectués aux membres du Comité représentent la pleine compensation pour le travail effectué, le temps consacré aux déplacements, et pour tout le matériel, fournitures et autres dépenses accessoires nécessaires à siéger au CRD.
B. Le paiement pour les services rendus par les membres du CRD se fera au taux et aux conditions entendus entre le PROPRIÉTAIRE, l’ENTREPRENEUR et chacun des membres du Comité.
C. Les membres du Comité seront remboursés pour leurs dépenses directes non salariales réelles, incluant le kilométrage automobile, les dépenses liées aux déplacements du point de départ au point d’arrivée initial, la location de voitures, les frais de taxi, la nourriture, le
logement, les frais d’impression, les coûts de communications téléphoniques interurbaines, les frais de poste et de services de messagerie, dans les limites imposées par le CONTRAT.
D. Il est interdit de rémunérer les membres du Comité sous forme de bonus, commission ou de tout autre avantage qui ne correspond pas à la nature de la rémunération telle que spécifiée ci-dessus dans les présentes pour l’exercice et les services effectués dans le cadre de la présente Entente, avant, durant ou après la période de validité de la présente Entente.
E. Les membres du Comité soumettront individuellement leur facture à l’ENTREPRENEUR pour le travail effectué :
1. Pas plus souvent qu’une fois par mois.
2. Sur la base des taux de facturation et conditions entendus, et sur celle du nombre d’heures consacrées, en plus des dépenses directes non salariales incluant une liste détaillée accompagnée de justificatifs tels les originaux des reçus, factures et comptes de dépenses.
3. Accompagnée d’une description des activités effectuées au quotidien durant cette période.
F. L’ENTREPRENEUR paiera les factures recevables et approuvées par le PROPRIÉTAIRE à l’intérieur des 30 jours suivant leur réception.
G. L’ENTREPRENEUR sera remboursé pour la portion des coûts du CRD assumée par le PROPRIÉTAIRE conformément aux dispositions relatives aux paiements spécifiées ailleurs dans le CONTRAT.
VIII CONFIDENTIALITÉ ET TENUE DE REGISTRES
X. Xxxxx membre du Comité ne divulguera d’information identifiée comme étant confidentielle acquise durant les activités du CRD sans obtenir au préalable l’autorisation écrite du PROPRIÉTAIRE et de l’ENTREPRENEUR.
B. Les membres du Comité devront conserver un registre des coûts relatifs à la présente Entente durant une période de trois ans suivant la fin ou la résiliation de la présente Entente pour inspection par le PROPRIÉTAIRE ou par l’ENTREPRENEUR.
IX ATTRIBUTION DE TÂCHES
Aucune des parties de la présente Entente ne pourra assigner de tâches établies dans le cadre de la présente Entente.
X. RÉSILIATION
A. La présente entente peut être résiliée d’un commun accord par le PROPRIÉTAIRE et
l’ENTREPRENEUR en tout temps moyennant l’envoi, pas moins de quatre semaines à l’avance, d’un préavis écrit aux autres parties.
B. Les individus membres du Comité ne peuvent être congédiés qu’avec l’accord conjoint du PROPRIÉTAIRE et de l’ENTREPRENEUR.
Si un membre du Comité démissionne, est incapable de remplir ses fonctions ou est congédié, il ou elle sera remplacé(e) à l’intérieur de quatre semaines, par le biais du même processus que celui par lequel sa sélection originale avait été effectuée. La présente Xxxxxxx sera amendée afin qu’y soit indiqué le remplacement de ce membre.
XI RELATIONS JURIDIQUES
A. Les parties de la présente Xxxxxxx reconnaissent expressément que chacun des membres du Comité, dans l’exercice de ses tâches pour le CRD, agit en tant qu’agent indépendant et non pas en tant qu’un employé du PROPRIÉTAIRE ou de l’ENTREPRENEUR.
B. Les membres du Comité ne devront pas prendre part à des procédures subséquentes de règlement de différend.
C. Le PROPRIÉTAIRE et l’ENTREPRENEUR reconnaissent que chacun des membres du Comité agit à ce titre afin de faciliter le règlement de différends. De ce fait, il est entendu et reconnu que, dans la plus ample mesure permise par la loi, une immunité quasi-judiciaire sera accordée à chacun des membres du Comité pour tout acte ou décision liées aux activités du CRD.
D. Chacun des membres du Comité sera tenu indemne de toute responsabilité personnelle ou professionnelle découlant de ou liée à ses activités dans le cadre du CRD. Dans la plus ample mesure permise par la loi, le PROPRIÉTAIRE et l’ENTREPRENEUR devront indemniser et tenir indemnes tous les membres du Comité pour des réclamations, pertes, demandes, coûts, et dommages (incluant des frais de procureur raisonnables) pour préjudices corporels, dommages aux biens, ou pertes économiques découlant de ou liés à l’exercice de leurs fonctions par les membres dans le cadre du CRD. L’engagement d’indemnisation qui précède est conjoint et solidaire.
XII DIFFÉRENDS CONCERNANT LA PRÉSENT ENTENTE TRIPARTITE
A. Des différends entre les parties qui découlent de la présente Entente et qui ne peuvent être réglés par la négociation, concurrence mutuelle et actes visant à faire respecter tout droit ou obligation dans le cadre de la présente Entente seront portées devant
[Nom de la cour] Cour de [Juridiction].
B. Toutes les questions seront résolues par l’application de la loi de [Juridiction].
C. Les membres du Comité consentent par les présentes à la juridiction personnelle de la Cour de [Juridiction].
XIII EXAMEN PAR L’ORGANISME DE FINANCEMENT
Le /La [Organisme de financement du Projet] est autorisé à procéder à l’examen des rapports du CRD, et à assister aux audiences du CRD, mais ne peut assister aux délibérations privées du Comité.
XIV ENTENTE TRIPARTITE
Conclue le , entre :
(mois) (jour) (année) MEMBRES DU COMITÉ
Par : (Signature) (Nom)
Par : (Signature) (Nom)
Par : (Signature) (Nom)
ENTREPRENEUR PROPRIÉTAIRE
Par : Par : (Signature) (Signature)
Par : Par : (Nom) (Nom)
Titre : Titre :