Conditions générales relatives à la
Conditions générales relatives à la
fourniture de services et d’ouvrages (Conditions générales) pour la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH
Version d’août 2014 (Conditions générales 2014)
Sommaire
1. Règles générales applicables à la fourniture de prestations 2
2. Mise en place de personnel par le contractant 8
3. Obligations particulières liées à l’exécution de la prestation dans le pays d’intervention 10
4. Achats et subventions locales 14
5. Prix, rémunération et décomptes 16
1. Règles générales applicables à la fourniture de prestations
1.1. Pièces constitutives du contrat et droit applicable
Les pièces constitutives du contrat sont
1. le contrat et ses annexes ;
2. les présentes Conditions générales et leurs annexes ;
3. le Cahier des clauses administratives générales applicables aux marchés publics de fournitures et de ser- vices annexé au contrat („ Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen –
VOL/B »).
En cas de contradiction entre les stipulations des pièces constitutives du contrat, celles-ci prévalent dans l’ordre dans lequel elles sont énumérées ci-dessus. En cas de contradiction entre les annexes, ce sont les sti- pulations de l’annexe portant le numéro d’ordre le plus bas qui s’appliquent. Les conditions générales d’affaires ou de paiement du contractant ne sont pas applicables.
Le droit applicable au contrat est le droit allemand.
1.2. Qualité de la prestation
Les prestations à fournir doivent être conformes à l’état et aux règles reconnus de la science et de la tech- nique de même qu’à la conception pertinente en vigueur qu’en a le commettant/client du donneur d’ordre. Elles doivent être d’une excellente qualité.
Lors de l’exécution de sa prestation, le contractant doit tenir compte des réalités locales du pays concerné, respecter les usages commerciaux ainsi que les dispositions légales, réglementations et prescriptions admi- nistratives et prendre en considération les possibilités de financement de même que les retombées globales, particulières et sociales de l’action. Il s’assure du respect des droits humains et de la prise en compte des as- pects environnementaux et de genre.
1.3. Sous-traitance
La sous-traitance de prestations par le contractant requiert l’accord préalable sous forme écrite du donneur d’ordre (ci-après dénommé « la GIZ »), à moins qu’il ne s’agisse de prestations que le contractant doit, con- formément au contrat, se procurer auprès de tiers.
1.4. Obligations liant les experts et sous-traitants du contractant
Le contractant s’assure que le personnel qu’il emploie et ses sous-traitants respectent les dispositions du con- trat conformément au point 1.1 dans la mesure où elles leur sont applicables.
1.5. Confidentialité
Le contractant est tenu de garder confidentielles, pendant et après expiration du contrat, toutes les données et autres informations en rapport avec le marché dont il aura eu connaissance lors de l’exécution de sa mission. Le contractant ne pourra utiliser ces données et informations à des fins personnelles.
Le contractant n’est pas autorisé à divulguer à des tiers des documents et résultats de travail de quelle nature que ce soit, en particulier des rapports, à moins que la GIZ ne lui ait préalablement signifié son accord sous forme écrite. Le commettant/client de la GIZ fait également partie des tiers au sens de la présente disposition.
1.6. Autorisation de publication
Toute publication relative à l’action concernée requiert l’autorisation préalable donnée sous forme écrite par la GIZ, et ce même après expiration de la relation contractuelle. Une description succincte de la mission et du cadre d’activité du contractant à des fins publicitaires n’est cependant pas soumise à cette procédure d’autorisation préalable. La description succincte consiste à indiquer l’objet de la mission et ses principaux ré- sultats. Le contractant doit, dans tous les cas, exprimer sous une forme appropriée qu’il effectue sa mission sur mandat de la GIZ et mentionner le commettant/client de la GIZ et, le cas échéant, d’autres financiers.
1.7. Droits d’usage
1.7.1. Principe
Sauf stipulation contraire dans le contrat, le contractant, renonçant à son droit au respect du nom, concède à la GIZ l’intégralité des droits transférables sur les résultats de son travail. Si la cession des droits n’est pas possible pour des raisons juridiques, le contractant concède à la GIZ pour la durée légale du droit d’auteur ou d’autres droits de propriété intellectuelle, un droit d’usage exclusif et irrévocable, valable dans le monde entier, sur l’ensemble des résultats de travail ; ce droit d’usage inclut une exploitation commerciale, même hors du cadre de l’action concernée.
1.7.2. Résultats de travail
Les résultats de travail mentionnés au point 1.7.1 comprennent toutes les prestations produites ou acquises dans le contexte de l’exécution du contrat, en particulier les études, avant-projets, matériels de documenta- tion, articles, informations, documents, illustrations, dessins et croquis, plans, calculs, matériels, photogra- phies, diapositives, fichiers image et autres représentations figuratives.
1.7.3. Programmes informatiques
Les résultats de travail stipulés au point 1.7.2 comprennent également les programmes informatiques que le contractant élabore, adapte, acquiert ou met à disposition dans le cadre de l’exécution du contrat. Le droit d’usage cédé à la GIZ conformément au point 1.7.1 inclut en particulier le droit de télécharger, d’afficher, d’utiliser, de transférer, de sauvegarder, d’adapter, de traduire, de modifier et de reproduire les programmes en un nombre illimité d’exemplaires. Le contractant communique à la GIZ le code source pertinent et lui remet la documentation du programme aux fins de modification ; la GIZ est autorisée à transmettre ce code source et cette documentation sous forme de copies à des tiers.
1.7.4. Matériels d’archives
Le transfert des droits d’usage conformément au point 1.7.1 s’applique également aux études, avant-projets, matériels de documentation, articles, informations, documents, illustrations, dessins et croquis, plans, calculs et autres matériels mis à disposition qui proviennent des archives du contractant. Si, avant la conclusion du contrat, le contractant a signalé par écrit l’existence de ces matériels d’archive à la GIZ et que ces matériels ne sont pas modifiés de façon substantielle aux fins de l’exécution du contrat, le droit transféré à la GIZ sur les matériels concernés est un droit d’usage simple.
1.7.5. Portée du droit d’exploitation
Les droits d’usage concédés à la GIZ en vertu du point 1.7.1 comprennent un droit d’exploitation des résultats de travail et des matériels d’archives existants qui est illimité quant à la durée, au contenu et au lieu. Les droits d’exploitation concédés à la GIZ comprennent notamment :
(a) le droit de reproduire, diffuser et mettre les résultats à la disposition du public sous toutes formes de pro- duits d’imprimerie et de presse, sans limitation de nombre, et pour des services d’impression sur de- mande ;
(b) le droit de communiquer les contributions sous forme immatérielle par récitation et de les diffuser publi- quement, notamment à la radio et à la télévision ;
(c) le droit de numériser les résultats, de les dupliquer par voie électronique, de les diffuser et de les mettre à la disposition du public, en particulier en les enregistrant sur des supports sonores, visuels et audiovisuels et en les fixant sur des supports de données lisibles par machine (p. ex. disquettes, cédéroms, DVD, puces), y compris le droit de les stocker, de les incorporer dans des logiciels, de les fixer sur d’autres supports et dans des entrepôts de données, de les traiter et de les enregistrer dans des banques de don- nées lisibles par machine ; leur diffusion et leur mise à la disposition du public peuvent avoir lieu sous une forme matérielle ou immatérielle, notamment par voie d’utilisation en ligne, en particulier sur Internet et In- tranet, par communication sur écran et par téléchargement ;
(d) le droit de transformer (y compris de supprimer et de compléter) et d'arranger, de traduire et/ou de trans- poser dans d’autres langues ou d’autres formes d’expression, y compris le droit de sonoriser/mettre en musique, d’illustrer ou de mettre en paroles et de sous-titrer ainsi que de reproduire de telles versions, de les diffuser, de les mettre à la disposition du public, de les publier et/ou de les communiquer au public, no- tamment à la radio et à la télévision, par la GIZ ou par des personnes dûment autorisées ;
(e) le droit de faire des adaptations cinématographiques, radiophoniques et télévisées et, en particulier, de procéder à des arrangements en vue d’une première ou d’une nouvelle adaptation cinématographique, également sur vidéogramme, DVD, film étroit ainsi que par d’autres procédés techniques, en vue d’une
transmission radiophonique et télévisée par tout mode de communication ainsi qu’en vue de la communi- cation de cette adaptation au public, même répétée ou en dehors de la manifestation, également par réci- tation, exécution, représentation et présentation, en vue également de son enregistrement, de son réen- registrement et de sa communication sur un support visuel ou sonore et par d’autres moyens audiovi- suels, sous une forme modifiée ou non, en vue de sa reproduction, diffusion et mise à la disposition du public, sans limitation quant à la version, au nombre et au tirage, en vue enfin de sa présentation, repré- sentation ou communication au public.
1.7.6. Extension du droit d’usage à des modes d’exploitation non connus au moment de la conclusion du contrat
Le contractant concède en outre à la GIZ un droit irrévocable et exclusif, valable dans le monde entier, s’appliquant pendant toute la durée légale du droit d’auteur et des autres droits de propriété intellectuelle et incluant une exploitation commerciale même en dehors du cadre de l’action, d’utiliser les résultats de travail au sens des points 1.7.2 et 1.7.3 de même que les matériels d’archives au sens du point 1.7.4 sous des formes qui ne sont pas encore connues au moment de la conclusion du contrat.
Si l’existence de matériels d’archives a été signalée conformément au point 1.7.4 et que la GIZ souhaite les exploiter selon des formes non connues au moment de la conclusion du contrat, une rémunération adéquate sera convenue séparément à cet effet par la GIZ et le contractant.
1.7.7. Transfert de droits à des tiers par la GIZ
La GIZ est en outre autorisée à transférer à des tiers ou à sous-licencier les droits d’usage qui lui ont été con- cédés ; dans le cas de droits d’usage simples conformément au point 1.7.4, ce droit est cependant limité au transfert et à l’octroi de sous-licences au commettant/client de la GIZ, à l’organisme de tutelle / la structure de mise en œuvre de l’action, à l’institution partenaire et à l’ensemble des autres parties prenantes.
1.7.8. Absence de droit de tiers
Le contractant garantit que les résultats de travail sont exempts de droits de propriété intellectuelle ou d’autres droits de tiers susceptibles de restreindre la portée des droits d’exploitation décrits ci-dessus. Le contractant libère la GIZ de toute prétention que des tiers pourraient faire valoir du fait de la concession ou de l’exercice des droits d’usage conformément au point 1.7.1, et lui rembourse tous les frais encourus pour sa défense juri- dique.
1.7.9. Indemnisation
La rémunération contractuelle convenue couvre également la concession des droits d’usage.
1.7.10. Droits d’usage du contractant pour ses fins propres
La GIZ peut autoriser par écrit le contractant à exploiter gratuitement, à ses fins, les résultats de travail con- formément aux points 1.7.2 et 1.7.3. La GIZ autorise l’exploitation si, et dans la mesure où, le contractant peut faire valoir un intérêt justifié et que cette exploitation ne porte pas atteinte aux intérêts de la GIZ. Le contrac- tant est tenu d’indiquer le nom de la GIZ lors de toute exploitation des résultats de travail.
1.8. Conservation de documents se rapportant au marché
Les documents et résultats de travail se rapportant au marché doivent être conservés par le contractant pen- dant dix ans après réception du rapport final et/ou de l’ouvrage, et être remis à la GIZ pour consultation si celle-ci le demande.
1.9. Obligation de rapports dans le cas de prestations de services
Le contractant soumet dans les délais à la GIZ les rapports dont la nature et la périodicité de remise sont pré- cisés dans le contrat, et ce dans la forme et dans la langue prescrites par le commettant/client de la GIZ. Les formats de rapport à utiliser peuvent être consultés sur le site internet de la GIZ à l’adresse : xxx.xxx.xx - Ausschreibungen – Wichtige Dokumente – Berichte ab 2012 (xxx.xxx.xx – Appels d’offres – Documents im- portants – Rapports à partir de 2012). Sauf stipulation contraire du contrat, le contractant rédige les rapports en langue allemande et les envoie à la GIZ sous forme électronique (dans un format compatible avec MS Word et en format pdf) et sous forme imprimée en trois exemplaires. Un plus grand nombre d’exemplaires se- ra remis à la GIZ à sa demande écrite et contre remboursement des coûts de revient raisonnables.
1.9.1. Exigences en matière de contenu
Tous les rapports et tous les documents qui y sont liés doivent mentionner clairement le nom du commet- tant/client de la GIZ et, le cas échéant, le nom d’autres financiers ainsi que celui de la GIZ. Les rapports doi- vent être rédigés sous une forme succincte et se limiter aux informations qui ont un rapport direct avec le mar- ché. Dans le cas de subventions locales, conformément au point 4.7, les rapports doivent également rendre compte de la gestion et de l’exécution de ces dernières. Les rapports doivent renseigner sur le degré de réali- sation des objectifs. Ils doivent être datés et, dans le cas de versions imprimées, être signés. Les sources et les lieux de classement doivent être indiqués.
1.9.2. Rapports intermédiaires et rapport final
Le rapport final doit être remis au plus tard six semaines après la fin de la durée d’exécution de l’action con- cernée. Dans le cas où l’action s’étend sur douze mois au moins, des rapports intermédiaires doivent être re- mis à l’issue de chaque période de douze mois. L’institution partenaire doit être associée à l’établissement des rapports.
Les parties essentielles du rapport doivent être portées à la connaissance de l’organisme de tutelle / la struc- ture de mise en œuvre de l’action dans la langue nationale ou dans une langue véhiculaire convenue sous ré- serve de l’accord écrit préalable du/de la conseiller/ère technique principal(e)/de la personne responsable du marché passé à la GIZ.
1.9.3. Rapports spéciaux
En présence de motifs importants, le contractant rédige immédiatement et de son propre chef des rapports spéciaux. Par « motif important » au sens de la présente disposition, il faut notamment entendre les modifica- tions substantielles concernant l’évaluation des risques inhérents à l’action ainsi que les changements ma- jeurs intervenant au niveau financier et technique et au niveau des délais ou de la politique du développe- ment, et les risques pour la sécurité ou la santé du personnel affecté à l’action. La GIZ peut en outre exiger à tout moment que des rapports spéciaux lui soient remis sur certaines activités et questions. Les rapports spé- ciaux ne sont pas rémunérés en sus.
1.10. Études/expertises à titre de prestation convenue
Si le contractant a pour principale mission de réaliser une ou plusieurs études ou expertises, la procédure d’information visée au point 1.9 n’est pas applicable.
1.11. Prise en compte de la charte graphique de la GIZ
Lors de la conception de matériels relatifs à l’action qui s’adressent à des tiers (par exemple cartes de visite, papiers à en-tête, courriels, publications, présentations), il y a lieu de tenir compte des instructions de la charte graphique de la GIZ (annexe 1 des présentes Conditions générales). La conception doit, en outre, être harmonisée avec le/la conseiller/ère technique principal(e)/la personne responsable du marché passé à la GIZ et, dans le cas d’une coopération directe, également avec l’institution partenaire assumant la responsabilité de l’action dans le pays d’intervention.
1.12. Obligation du contractant d’informer la GIZ en cas de problèmes
Le contractant est tenu de notifier immédiatement, par écrit, à la GIZ tous les évènements et résultats suscep- tibles de retarder ou d’empêcher l’exécution du marché ou d’exiger une modification du marché, des prescrip- tions ou des conditions convenues. Ces dispositions s’appliquent en particulier dans le cas où le contractant chargé de la réalisation d’une étude sur un projet d’investissement (étude de faisabilité) se rend compte que cette étude de faisabilité parviendra à la conclusion que le projet d’investissement n’est pas rentable.
1.13. Obligation du contractant d’informer la GIZ de l’avancement de l’action
La GIZ peut à tout moment vérifier l’état d’avancement et les résultats de l’exécution du marché, ce qui inclut la comptabilité afférente au projet et les comptes spéciaux ouverts pour le projet. Le contractant est tenu de mettre à sa disposition les documents nécessaires et de lui communiquer les renseignements sollicités. À la demande de la GIZ, le contractant doit renseigner d’autres services ou personnes et organisations mandatés par la GIZ et permettre les contrôles demandés. Dans le cas d’un tel contrôle, le contractant s’engage à coo- pérer de façon adéquate.
1.14. Données à caractère personnel et obligation de transparence
1.14.1. Enregistrement et traitement de données à caractère personnel
Le contractant autorise que des données à caractère personnel le concernant soient stockées et traitées par la GIZ, et s’assure que les experts auxquels il fait appel ont consenti par écrit à ce que les données à carac- tère personnel les concernant soient traitées par la GIZ. La GIZ ne traitera des données à caractère personnel que dans la mesure où cela est nécessaire pour l’exécution du contrat. Ces données à caractère personnel concernent en particulier le nom, l’adresse, les compétences clés, le profil de qualification, le domaine d’intervention / la mission, l’évaluation des résultats ainsi que les contrats passés avec le contractant et les conditions s’y rapportant.
1.14.2. Obligation de transparence
Pour garantir le respect de principes internationalement reconnus de transparence et d’efficacité maximales dans la coopération au développement, des informations sélectionnées concernant le projet et son finance- ment ainsi que la passation concrète du marché (intitulé, mode d’attribution du marché, type de prestations, numéro de projet, montant du marché et période d’exécution de la prestation) seront publiées sur le site inter- net de la GIZ.
1.15. Code d’intégrité
Dans ses relations avec les collaborateurs et collaboratrices de la GIZ, le contractant est tenu de respecter les instructions et directives du « Code d’intégrité » de la GIZ (annexe 2 des présentes Conditions générales).
1.16. Conflit d'intérêts
Le contractant doit toujours agir de façon impartiale et loyale.
Il est tenu de ne pas accepter de rémunération supplémentaire de tiers en rapport avec le marché. Sauf ac- cord écrit préalable de la GIZ, il n’accepte pas, pendant la durée du contrat, d’autres missions susceptibles de le mettre en situation de conflit d’intérêt en raison de la nature même de la mission ou de ses contacts per- sonnels ou professionnels avec un tiers.
Sauf autorisation écrite préalable de la GIZ, le contractant ne peut conclure de contrats avec des personnes physiques ou morales avec lesquelles il entretient des relations personnelles ou professionnelles dans le cadre des achats et fournitures effectués en connexion avec le marché.
Si un conflit d’intérêts surgit au cours d’une relation contractuelle existante, le contractant est tenu de le signa- ler immédiatement à la GIZ et de convenir avec elle de ce qu’il y a lieu de faire. Si les parties ne peuvent alors se mettre d’accord et que la GIZ résilie le contrat, cette résiliation sera imputable au contractant. La même disposition s’applique si un conflit d’intérêts n’est pas signalé immédiatement à la GIZ ou si le contractant, dans le cadre d’un achat effectué dans le cadre du contrat, passe commande à une personne morale ou phy- sique avec laquelle il est lié, sans y avoir été préalablement autorisé par écrit par la GIZ.
1.17. Atteintes au Code d’intégrité
Le contractant s’interdit :
d’offrir ou de consentir, directement ou indirectement dans le cadre de la passation et/ou de l’exécution du marché, un présent ou d’autres avantages financiers ou en nature à la GIZ, à ses collaborateurs et colla- boratrices ou à un tiers ; les pots-de-vin font partie desdits avantages ;
de chercher à obtenir ou d’accepter, directement ou indirectement dans le cadre de la passation et/ou de l’exécution du marché, pour soi ou pour un tiers, un présent et/ou d’autres avantages financiers ou en na- ture ;
de passer des ententes entravant la concurrence avec une ou plusieurs autres entreprises.
Si le contractant passe outre ces interdictions et si la GIZ résilie le contrat pour cette raison, la résiliation est imputable au contractant.
Cette disposition ne s’applique pas aux attentions de faible valeur. Les attentions de faible valeur sont des ca- deaux occasionnels et d’autres avantages qui correspondent à la courtoisie d’usage et dont la valeur par don- neur, bénéficiaire et année civile ne dépasse pas 35 euros.
1.18. Normes sociales et salaire minimum
Dans le cadre de l’exécution du contrat, le contractant est tenu de respecter les principes et droits fondamen- taux au travail énoncés dans la Déclaration de l’Organisation internationale du travail (OIT) du 18.06.1998 (li- berté d’association, droit de négociation collective, élimination de toutes formes de travail forcé ou obligatoire, abolition effective du travail des enfants et élimination de la discrimination en matière d’emploi et de profes- sion). Le contractant est en particulier tenu, dans le cadre de l’exécution du marché, de respecter les direc- tives par lesquelles les conventions fondamentales de l’OIT (conventions n° 29, n° 87, n° 98, n° 100, n° 105, n° 111, n° 138 et n° 182) ont été transposées dans le droit du pays d’intervention. Si le pays d’intervention n’a pas ratifié ou n’a pas transposé dans le droit national une ou plusieurs de ces normes fondamentales, le con- tractant doit respecter les directives du pays d’intervention qui poursuivent les mêmes objectifs que les normes fondamentales de l’OIT.
Le contractant est tenu de respecter les dispositions de la loi allemande relative à un salaire minimum général (Mindestlohngesetz – MiLoG) et, dans le cas d’exécution du contrat en Allemagne, de verser à ses salariés le salaire minimum légal.
Si le contactant manque à l’une de ces obligations et que la GIZ résilie le contrat pour cette raison, la résilia- tion est réputée imputable au contractant.
1.19. Conséquences de manquements aux obligations et pénalités contractuelles
Dans chacun des cas cités aux points 1.16 à 1.18, la GIZ est autorisée, dans la mesure où cela est approprié, à exclure le contractant pour une durée déterminée d’appels d’offres futurs.
Dans le cas de violation d’une des obligations résultant des dispositions stipulées dans les points cités ci- dessus, le contractant est tenu de payer pour chaque manquement une pénalité d’un montant de 25 000 euros. Si l’avantage en nature procuré est supérieur à ce montant de 25 000 euros, la pénalité dont le contractant est redevable s’élève au montant de l’avantage retiré. Cela n’affecte pas le droit de la GIZ de solli- citer d’autres dommages-intérêts. La pénalité contractuelle sera cependant déduite de ces dommages- intérêts.
Si, pour un ouvrage dont la fourniture a été convenue, le contractant ne respecte pas les échéances et délais convenus et ne fournit pas non plus l’ouvrage dans le délai de grâce que lui a fixé la GIZ, celle-ci est en droit, à compter de la date d’expiration du délai de grâce et pour chaque semaine entamée de dépassement de ce délai, d’exiger une pénalité de retard équivalant à 0,5 % du montant de la rémunération, jusqu’à concurrence toutefois d’un maximum de 8 % au total du montant de la rémunération.
1.20. Réparation
La GIZ peut exiger qu’il soit remédié à tout défaut constaté dans la prestation du contractant ; cette demande de réparation n’est pas une condition préalable à l’exercice d’autres droits.
1.21. Résiliation du contrat
La GIZ peut à tout moment résilier le contrat dans sa totalité, pour certaines parties de prestations ou relati- vement à certains experts individuels.
1.21.1. Résiliation pour motif non imputable au contractant
Si la GIZ résilie le contrat pour un motif non imputable au contractant, ce dernier est en droit d’exiger la rému- nération convenue, déduction faite cependant des dépenses qu’il a ou aurait pu économiser ainsi que des sommes qu’il perçoit grâce à une autre affectation des ressources concernées ou qu’il omet délibérément de percevoir. Les honoraires de même que les salaires et les charges y afférentes sont réputés pouvoir être éco- nomisés s’ils sont dus pour des périodes qui se situent au-delà de 90 jours à compter de la réception de l’avis de résiliation. La charge de la preuve dans le cas d’exceptions incombe au contractant.
1.21.2. Résiliation du contrat pour motif imputables au contractant
Si la GIZ résilie le contrat pour un motif imputable au contractant, seules les prestations déjà fournies, dans la mesure où elles sont utilisables par la GIZ, sont rémunérées aux prix contractuels ou, sur la base des prix contractuels, au prorata des parties de prestations fournies par rapport à l’ensemble des prestations prévues au contrat. Les prestations non utilisables sont restituées au contractant à ses frais. Dans la mesure où la fourniture de services figure parmi les prestations contractuelles, les services prestés jusqu’au moment de la résiliation conformément au contrat sont considérés comme prestations utilisables. En aucun cas, le contrac- tant ne peut faire valoir de prétention excédant la somme contractuelle.
1.22. Responsabilité
La responsabilité contractuelle du contractant est limitée à 300 000 euros. Si la somme contractuelle est supé- rieure à ce montant, la responsabilité du contractant est limitée au montant de la somme contractuelle. Cette limitation de la responsabilité ne s’applique pas dans le cas de faute intentionnelle ou de négligence grave de la part du contractant. En outre, elle ne s’applique pas dans le cas d’atteintes à la vie, à l’intégrité physique ou à la santé.
La GIZ est en droit de faire valoir des dommages occasionnés au bénéficiaire de la prestation du fait de non- respect de ses obligations contractuelles par le contractant.
1.23. Interdiction de cession de droits par le contractant
Le contractant ne peut céder des droits résultant du contrat qu’avec l’accord écrit préalable de la GIZ.
1.24. Nullité partielle
Si une ou plusieurs dispositions du contrat est frappée de nullité ou s’avère irréalisable, cela n’affectera pas la validité des autres dispositions, qui restent inchangées. La clause invalide ou irréalisable sera remplacée par la disposition valide et réalisable dont les effets se rapprochent le plus du but économique poursuivi par les parties au contrat avec la clause frappée de nullité et/ou devenue irréalisable. Cette disposition s’applique mu- tatis mutandis si le contrat présente des lacunes.
1.25. Forme écrite
Le contrat, les modifications ou ajouts au contrat ainsi que toutes les communications importantes requièrent la forme écrite.
1.26. Juridiction compétente
Les juridictions de Bonn et de Francfort-sur-le-Main ont compétence exclusive dès lors que le contractant est un commerçant, une personne morale de droit public ou un fonds spécial de droit public ou qu’il ne dispose pas d’une compétence judiciaire de droit commun en République fédérale d’Allemagne. La même disposition s’applique si le contractant décide, après la conclusion du contrat, de transférer son domicile et/ou son siège ou son lieu de résidence habituel de la République fédérale d’Allemagne à l’étranger ou que son domicile, son siège et son lieu de résidence habituel n’est pas connu à la date de l’introduction de l’instance. La GIZ peut également assigner le contractant auprès du tribunal compétent pour le domicile et/ou le siège du contractant ou le lieu de résidence habituel du contractant.
2. Mise en place de personnel par le contractant
2.1. Qualification et conditions à remplir par les experts du contractant
Le contractant est tenu de recourir exclusivement à des experts qui sont à la hauteur des tâches qu’ils sont appelés à assumer, possèdent les connaissances techniques et régionales nécessaires, sont suffisamment in- formés de la situation en matière de sécurité dans le pays d’intervention et sont préparés à y faire face. S’il a
été convenu que le contractant et/ou les experts auxquels il fait appel participent à des cours de préparation afin d’approfondir leurs connaissances des réalités locales et de la politique du développement, la période de préparation n’est pas considérée comme durée d’intervention.
2.2. Participation à des entretiens avec la GIZ
Pendant la durée d’exécution de l’action, le contractant et les experts doivent, à la demande de la GIZ, partici- per à des réunions convoquées par la GIZ, soit dans le pays d’intervention, soit en Allemagne ou auprès d’instances désignées par elle. Ces dispositions s’appliquent également aux entretiens dont la GIZ convient qu’ils aient lieu pendant les congés des experts en Allemagne. Le temps consacré à ces entretiens est consi- déré comme temps de mission effectif au sens des points 5.4 et 5.5.
2.3. Remplacement d’un expert du contractant
Le remplacement d’un expert désigné dans le contrat requiert l’accord écrit préalable de la GIZ. Cet accord ne peut être refusé que pour un motif important.
2.3.1. Remplacement par le contractant
La GIZ peut résoudre le contrat si le contractant demande le remplacement d’un expert nommément désigné dans le contrat avant le début de la période d’intervention convenue au contrat.
2.3.2. Remplacement à la demande de la GIZ pour motif important
La GIZ peut exiger le remplacement d’un expert s’il existe un motif important. Un motif important peut notam- ment être invoqué
(a) s’il s’avère que l’expert ne jouit pas de l’état de santé, des compétences techniques, linguistiques ou per- sonnelles exigées ou qu’il ne satisfait pas aux conditions requises conformément au point 2.1 ;
(b) si la conduite de l’expert nuit aux intérêts de la République fédérale d’Allemagne ou à ceux du commet- tant/client de la GIZ ou qu’elle est critiquée pour des raisons compréhensibles par le gouvernement du pays d’intervention et/ou par l’institution partenaire ;
(c) si l’expert manque aux obligations que le contractant est tenu de lui imposer, bien qu’il ait été enjoint par le gouvernement et/ou l’institution partenaire dans le pays d’intervention d’adopter une conduite con- forme, ou si la GIZ a blâmé la conduite de l’expert vis-à-vis du contractant.
Tous les frais supplémentaires occasionnés par un remplacement pour motif important de même que d’éventuels frais supplémentaires liés au personnel de remplacement sont à la charge du contractant. Lorsque le remplacement d’un expert intervient à la suite d’une réclamation formulée par le gouvernement du pays d’intervention et/ou par l’institution partenaire, le contractant n’assume ces frais que si la réclamation portée à son encontre ou à celle de son expert est justifiée. Si le motif de la réclamation n’est pas imputable au con- tractant ni à son expert, le point 2.3.3 s’applique mutatis mutandis. Le droit de résilier le contrat pour un motif imputable au contractant reste inchangé.
2.3.3. Remplacement à la demande de la GIZ pour d’autres motifs
La GIZ peut également demander le remplacement d’un expert du contractant pour des raisons qui ne sont pas liées à la conduite ni à la qualification de l’expert. Dans ces cas, la GIZ rembourse les frais inévitables oc- casionnés par ce remplacement. Dans la mesure où il s’agit des salaires ou charges y afférentes pour l’expert remplacé, ces frais sont réputés évitables s’ils sont occasionnés au-delà de trois mois après la demande de remplacement de la GIZ, à moins que le contractant puisse prouver qu’il a encouru des frais inévitables au- delà de cette période et que l’expert n’a pas été affecté à une autre mission.
2.3.4. Affectation d’un nouvel expert après une demande de remplacement
Pour assurer le remplacement de l’expert rappelé, le contractant doit immédiatement, en tout état de cause trois mois au plus tard après réception de la demande de remplacement, affecter un nouvel expert, à moins que la GIZ ait expressément fait savoir qu’elle ne le souhaitait pas.
L’affectation du nouvel expert exige l’accord écrit préalable de la GIZ. Après expiration du délai, la GIZ est en droit de refuser la réception de la prestation exécutée jusque-là par le contractant.
2.4. Interruption de l’activité
Si l’activité doit être interrompue pour des motifs qui ne peuvent être imputés ni au contractant, ni à son ex- pert, en particulier pour des raisons politiques, le contractant ne peut pas être tenu pour responsable du retard occasionné. Jusqu’à concurrence de trois mois, la durée de l’interruption est considérée comme temps d’intervention effectivement consacré à l’exécution des prestations. Pendant cette période, la rémunération continue d’être versée à hauteur du montant convenu, à moins que des coûts soient ou puissent être écono- misés ou que les ressources soient utilisées à d’autres fins. Le paiement des indemnités journalières de sub- sistance est suspendu si l’expert expatrié doit être rapatrié du pays d’intervention.
Si l’interruption dure plus de trois mois, le contractant peut, à expiration de ce délai, résilier le contrat en tout ou partie. Dans ce cas, les prestations exécutées jusque-là peuvent être facturées au prix du contrat ou, sur la base des prix du contrat, être facturées au prorata de la partie des prestations exécutées par rapport à l’ensemble des prestations prévues au contrat. Sur présentation de justificatifs, la GIZ rembourse au contrac- tant les frais supplémentaires inévitables exposés du fait de l’interruption (voyage, démobilisation, mobilisation et mesures de protection).
2.5. Congés
Une durée d’intervention inférieure à quatre mois d’expert n’ouvre pas droit à la rémunération de congés. Si elle est d’au moins quatre mois d’affilée, la durée d’intervention de l’expert convenue dans le contrat com- prend également la durée des congés payés par la GIZ. La durée des congés est de quatre jours année civile, y compris les week-ends et jours fériés, par mois travaillé entier (0,133 mois d’expert par mois d’expert com- plet = 30 jours années civile), et au plus de 48 jours (1,600 mois d’expert) pour douze mois entiers d’expert. Les mois d’expert non complets ne sont pas pris en compte dans le calcul.
Les congés doivent être pris en fonction des nécessités de l’action. Si le congé n’est pas pris pendant la durée d’intervention convenue dans le contrat, le droit à rémunération pour la période de congés devient caduc, à moins que le contractant n’ait convenu par écrit avec la GIZ de reporter le solde des congés sur des contrats ultérieurs.
2.6. Maladie
Lorsque la durée d’intervention de l’expert convenue dans le contrat s’élève à au moins quatre mois d’expert sans interruption, la durée de l’incapacité de travail pour cause de maladie d’un expert affecté à l’action est considérée comme durée d’intervention effective jusqu’à concurrence de 42 jours au total au cours d’une an- née ou de 3,5 jours par mois.
2.7. Calcul de la rémunération dans le cas de congés et de maladie
Les indemnités journalières de subsistance et d’hébergement continuent d’être payées pendant la période des congés et la période d’incapacité de travail pour cause de maladie. Cependant, les indemnités d’hébergement ne sont plus prises en compte pour le calcul de la rémunération pendant les congés payés si l’expert prend son congé à la fin de sa mission à l’étranger à l’occasion de son rapatriement définitif. Dans ce cas, le droit aux indemnités d’hébergement s’éteint à la date de son retour définitif. Si le contractant peut prouver qu’en raison de baux à long terme, des frais d’hébergement ont également été exposés durant le mois du départ de l’expert, les indemnités d’hébergement continuent d’être payées pour ce mois.
3. Obligations particulières liées à l’exécution de la prestation dans le pays d’intervention
3.1. Règles de conduite
Le contractant et les experts auxquels il fait appel s’engagent à entretenir une bonne collaboration avec les services du pays d’intervention. Pendant la durée du contrat, ils s’abstiennent de toute ingérence dans les af- faires intérieures du pays d’intervention, en particulier dans les domaines de la politique, de la religion et des mœurs et coutumes. Le contractant et les experts auxquels il fait appel doivent tenir compte du fait que leur mission s’inscrit dans le cadre de la coopération internationale et/ou de l’action éducative internationale avec
un pays partenaire de la République fédérale d’Allemagne. Ils doivent veiller au maintien de relations amicales entre le pays d’intervention et la République fédérale d’Allemagne.
La transmission de savoirs et connaissances aux experts nationaux revêt une importance éminente et, en cas de doute, doit être considérée comme prioritaire par rapport à l’exécution rapide de tâches techniques.
3.2. Coopération avec d’autres institutions
Le contractant et les experts auxquels il fait appel s’engagent à coopérer avec la représentation diplomatique allemande à l’étranger, avec les experts travaillant dans le pays d’intervention et avec les représentants de la République fédérale d’Allemagne en mission dans le pays d’intervention, de même qu’avec les représentants et experts d’organisations multilatérales ou autres, dans la mesure où ils sont concernés par la prestation.
3.3. Respect de la réglementation du pays d’intervention
Le contractant et les experts auxquels il fait appel sont tenus de respecter la réglementation du pays d’intervention (y compris les dispositions en matière de devises et, si le contractant emploie des experts natio- naux et du personnel national, la réglementation en matière de versement de cotisations sociales) ainsi que les dispositions des arrangements intergouvernementaux / échanges de notes et des contrats-cadre entre la GIZ et le commettant/client régissant l’action.
Le contractant et les experts auxquels il fait appel sont en outre tenus d’adapter leur conduite personnelle aux conditions locales. Une distinction nette entre le domaine professionnel et la sphère privée n’est souvent pas possible. Aussi doivent-ils, également dans la sphère privée, tenir compte des conditions spécifiques préva- lant à leur mission. Ils se garderont notamment d’avoir un style de vie non adéquat. Cette disposition s’applique également aux membres de la famille accompagnant l’expert expatrié.
3.4. Communication des dates de voyage
Tout voyage à destination du pays d’intervention et tout voyage en provenance du pays d’intervention, même pour motif de congé, des experts affectés à la mission doivent être préalablement signalés à la GIZ. Les dates d’un congé prévu dans le pays d’origine de l’expert doivent être notifiées à la GIZ au plus tard trois semaines avant le début du congé.
3.5. Mesures de protection, état de santé requis et assurances nécessaires
Il incombe au contractant de s’assurer que lui-même et les experts auxquels il fait appel ont l’état de santé re- quis pour le pays d’intervention. Il doit notamment veiller à ce que les vaccinations nécessaires soient effec- tuées. Il doit contracter les assurances nécessaires avec une couverture suffisante (en particulier les assu- rances maladie, accident et rapatriement).À la demande de la GIZ, le contractant doit apporter la preuve qu’il a respecté ses obligations. Si la GIZ propose dans le pays d’intervention une formation en matière de sécurité, le contractant et les experts auxquels il a recours sont tenus d’y participer.
3.6. Obligation de déclaration dans le pays d’intervention
À leur arrivée dans le pays d’intervention, le contractant et les experts détachés se mettent immédiatement en contact avec le bureau de la GIZ dans le pays d’intervention, et lui communiquent la durée et le lieu de leur séjour de même que les coordonnées pour les joindre. S’il n’y a pas de bureau de la GIZ dans le pays d’intervention, le contractant s’entend avant son départ avec le/la conseiller/ère technique principal(e)/la per- sonne responsable du marché passé à la GIZ pour les formalités de déclaration.
Tous les experts expatriés effectuant une mission d’une durée ininterrompue d’au moins quatre mois s’enregistrent, ainsi que les membres de leur famille et de leur foyer les accompagnant, auprès de la repré- sentation diplomatique allemande et/ou de l’ambassade respectivement compétente. Avant tout premier dé- part à destination du pays, il importe également d’informer l’institution partenaire en faisant mention du numé- ro et/ou de l’intitulé de l’action de même que du nom, de la profession et de la date d’arrivée des experts ex- patriés.
À son arrivée dans le pays d’intervention, l’expert expatrié assumant la direction de l’action doit en outre, en concertation avec le bureau de la GIZ sur place, se présenter sans délai à la représentation diplomatique al- lemande compétente à l’étranger afin de l’informer sur les tâches et les activités que le contractant assume
dans le pays d’intervention dans le cadre de la mission qui lui a été confiée. Toute prolongation de la mission doit être déclarée de la même façon.
Le départ des experts au terme de la mission doit être notifié aux services concernés.
3.7. Durée du séjour
Le contractant ne peut raccourcir ou prolonger le séjour prévu pour l’exécution de sa mission dans le pays d’intervention qu’avec le consentement de la GIZ ; cette disposition s’applique mutatis mutandis au séjour des experts détachés par ses soins.
3.8. Consignes de sécurité et gestion des crises
Avant le départ en mission, le contractant remet à l’expert expatrié, aux membres majeurs de sa famille, ainsi qu’aux personnes majeures vivant durablement à son foyer et l’accompagnant dans le pays d’intervention, un exemplaire de la « Notice relative aux consignes sécuritaires et aux situations d’urgence et de crise à l’étranger » (annexe 3 des présentes Conditions générales). Le contractant garantit que lui-même et les per- sonnes citées observeront les règles énoncées dans cette notice.
Chaque fois que la GIZ en fait la demande, le contractant est tenu de l’informer sur l’expert expatrié et les membres de sa famille qui séjournent dans le pays d’intervention dans le cadre du contrat conclu avec la GIZ ; il consigne ces informations sur les formulaires de la GIZ prévus à cet effet (annexes 4 et 5 des présentes Conditions générales). Ces données doivent être transmises dans xxx xxx heures suivant la demande infor- melle de la GIZ et doivent être envoyées directement par télécopie au délégué de la GIZ chargé de la gestion des crises (courriel : krisenbeauftragter@.xxx.xx, fax : (x00) 00 00 00-00 21).
Afin de pouvoir réagir rapidement sur place face à des situations d’urgence et de crise, il est recommandé au contractant et aux experts auxquels il fait appel de consigner les informations importantes dans une fiche d’identité / fiche de données personnelles (annexe 6 des présentes Conditions générales), et de demander à la GIZ de conserver ces données dans le pays d’intervention pendant la durée de la mission.
3.9. Conduite en cas de crise
La GIZ peut exiger un rapatriement immédiat du pays d’intervention si des raisons politiques ou des situations de crise l’exigent. En cas de crise, le contractant et les experts auxquels il a recours sont tenus d’obtempérer immédiatement aux injonctions de la GIZ et, le cas échéant, de participer aux mesures d’évacuation. Dans le cas de retrait de la zone de crise, le retour dans le pays d’intervention est soumis à l’accord écrit préalable de la GIZ.
Si le contractant et/ou les experts auxquels il a recours ne satisfont pas aux obligations stipulées dans la pré- sente disposition, la GIZ peut suspendre les paiements dus de même qu’exiger du contractant qu’il rembourse les dépenses supplémentaires occasionnées à la GIZ et/ou au gouvernement fédéral du fait de la non- observation de cette règle.
3.10. Rappel du pays d’intervention
Dans la mesure où le contractant est un particulier, la GIZ peut, en présence d’un motif important au sens du point 2.3.2, exiger le rapatriement immédiat du contractant. Dans ce cas, la GIZ est également autorisée à ré- silier le contrat aux torts du contractant.
3.11. Interdiction d’exercer une activité secondaire
Le contractant et les experts auxquels il a recours ont l’interdiction, lors de l’exécution de leur mission dans le pays d’intervention, de poursuivre d’autres intérêts que ceux liés à l’action.
Toute activité secondaire, même bénévole, exercée dans le pays d’intervention pendant la durée du contrat par un expert employé à plein temps requiert l’autorisation écrite préalable de la GIZ.
Durée et horaires de travail
La durée et les horaires de travail du contractant et des experts auxquels il fait appel sont fonction des néces- sités de l’action et des conditions prévalant dans le pays d’intervention.
3.13. Prestations de contrepartie
Le contractant est tenu de recourir aux prestations de contrepartie convenues dans les arrangements inter- gouvernementaux / échanges de notes, les contrats d’exécution et les contrats-cadre.
3.13.1. Non-exécution des prestations de contrepartie
En cas de non-exécution, d’exécution incomplète ou non ponctuelle des prestations de contrepartie conve- nues dans les arrangements intergouvernementaux / échanges de notes, les contrats d’exécution et les con- trats-cadre ou lorsque des prestations non convenues sont accordées en sus, le contractant est tenu d’en avertir immédiatement la GIZ par écrit et de l’informer des conséquences que cela peut avoir sur la réalisation de l’action. Dans le cas de non-exécution ou d’exécution non conforme des prestations de contrepartie, le contractant soumet à la GIZ des propositions sur les mesures à prendre en considération de leurs avantages et inconvénients respectifs.
Si la représentation diplomatique de la République fédérale d’Allemagne confirme par écrit que les prestations de contrepartie prévues n’ont pas été exécutées en bonne et due forme, la GIZ et le contractant conviennent de dispositions complémentaires.
3.13.2. Ajustement du contrat
Si les prestations de contrepartie fournies dépassent le cadre prévu et que cela entraîne une réduction des dépenses du contractant, la GIZ et le contractant ajustent le contrat en conséquence.
3.14. Assistance du bureau de la GIZ dans le pays d’intervention et programme de lutte contre le VIH/sida sur le lieu de travail
Le contractant doit s’enquérir sur place, auprès du bureau de la GIZ, de l’assistance que ce dernier est en mesure de fournir pour l’action concernée. Le contractant est tenu de recourir à ces prestations d’assistance pour autant qu’elles soient fournies gratuitement. À défaut, les modalités d’assistance doivent être convenues par écrit entre le contractant et le bureau de la GIZ sur place.
Si un programme de lutte contre le VIH/sida destiné au personnel national (annexe 7 des présentes Condi- tions générales) est mis en place par la GIZ, le personnel du contractant est tenu d’y participer.
3.15. Vente de véhicules acquis en franchise de droits de douane
Les véhicules privés du contractant et de ses experts, qui ont été importés ou acquis en franchise de droits de douane en vertu d’accords de droit international ou de règlementations particulières du pays d’intervention, ne peuvent être vendus dans le pays d’intervention, et ce même si la réglementation en vigueur dans ce pays le permet, que dans les cas suivants :
(a) la vente répond aux règles d’une gestion économique rationnelle, ce qui est généralement le cas quand le véhicule a plus de deux ans et un kilométrage parcouru d’au moins 60 000 kilomètres ;
(b) le véhicule, bien qu’il soit plus récent et affiche un kilométrage moins important que les valeurs indiquées sous a), présente un état d’usure extrême ;
(c) le véhicule a subi un sinistre total ;
(d) la mission de l’expert s’achève, à condition que la vente permette d’économiser des frais de rapatriement ou que l’expert soit dans l’impossibilité de conserver le véhicule sur son nouveau lieu d’intervention.
Toute vente envisagée doit être signalée au bureau de la GIZ dans le pays d’intervention moyennant mention de la date et du prix d’achat, du kilométrage, du prix de vente et de la date de vente prévue et doit, après con- certation avec le bureau, être notifiée à la représentation diplomatique allemande compétente dans le pays d’intervention.
4. Achats et subventions locales
4.1. Achats par la GIZ
Si le contrat stipule que les achats sont effectués par la GIZ, le contractant élabore à cet effet des spécifica- tions techniques et des cahiers des charges satisfaisant aux conditions de passation des marchés et les en- voie à la GIZ. Le contractant se charge de la réception des marchandises sur place et/ou soutient l’institution partenaire pour ce faire, ce qui implique notamment de :
faire le nécessaire et/ou de soutenir le bénéficiaire (institution partenaire) pour les formalités de dédoua- nement et pour la vérification de la livraison quant à son intégralité et à d’éventuels dommages de trans- port (le cas échéant, établir la déclaration de dommage à l’intention de la GIZ) ;
transmettre l’accusé de réception à la GIZ.
4.2. Achats par le contractant
Si le contrat stipule que les achats et fournitures doivent être effectués par le contractant, ce dernier ne peut passer commande qu’à des fournisseurs spécialisés, fiables et compétents, en observant les règles de la concurrence et en tenant compte des impératifs de rentabilité économique. Lors de l’élaboration des spécifica- tions techniques, le contractant doit tenir compte non seulement du caractère approprié des fournitures par rapport à leur utilisation prévue, mais également des normes environnementales. Le contractant doit, lors des achats et fournitures qu’il effectue, s’assurer du respect des critères de transparence, d’égalité de traitement, de qualification des fournisseurs et de durabilité et s’efforcer, dans toute la mesure du possible, de recueillir au moins trois offres.
4.2.1. Principe
Le contractant tient une comptabilité de projet en respectant les principes d’une comptabilité régulière.
4.2.2. Achats d’une valeur supérieure aux seuils définis
Au-delà des seuils définis pour les marchés publics de fournitures et de prestations1, le contractant est tenu d’observer les Prescriptions concernant les marchés de fournitures et de services, partie A (Vergabe- und Ver- tragsordnung für Leistungen - VOL/A), et/ou les Prescriptions concernant les marchés de services profession- nels (Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen - VOF) dans leur version actuelle, pour autant que le con- tractant procède aux achats dans l’espace économique européen. Dans le cas d’achats effectués hors de l’espace économique européen, ces dispositions doivent être appliquées de façon analogue.
4.2.3. Violation de l’embargo et interdiction de relations d’affaires avec des sociétés ou des personnes figu- rant sur les listes de sanctions
Le contractant s’assure par des moyens appropriés qu’il n’entre en relations d’affaires qu’avec des tiers qui ne figurent pas sur la liste de sanctions des Nations unies, de l’Union européenne, du gouvernement fédéral al- lemand ou sur toute autre liste de xxxxxxxxx.Xx s’assure en particulier que les achats et fournitures qu’il effectue ne constituent pas une violation des embargos existants ou des mesures de lutte contre le terrorisme (HAD- DEX de l’Office fédéral de l’économie et du contrôle des exportations).
4.2.4. Clauses de garantie
Le contractant est tenu de convenir avec les fournisseurs de conditions de garantie le plaçant au moins à éga- lité de condition avec d’autres clients pour des marchés similaires. À la demande de la GIZ, le contractant cède à cette dernière les droits émanant des contrats passés avec des fournisseurs et prête appui à la GIZ pour l’exercice de ces droits.
4.2.5. Documentation des marchés de fourniture
Le contractant garantit une documentation adéquate de tous les marchés de fournitures conformément à la nomenclature donnée ci-dessous :
l’avis de marché ;
la justification de la procédure retenue ;
1 Situation au 01.01.2014 : 207 000 euros
les fournisseurs consultés ;
les offres ;
une évaluation effectuée par écrit et la justification de l’attribution du marché ;
la commande ;
la confirmation de l’exécution de la prestation ou de l’entrée des marchandises en précisant la date d’exécution ;
la facture et, le cas échéant, les documents de transport ; la correspondance éventuellement échangée dans le cadre de cette opération.
4.2.6. Droit de consultation de la documentation par la GIZ
La GIZ est en droit de demander à tout moment que lui soit remise la documentation complète relative aux fournitures. Celle-ci doit être mise à sa disposition dans un délai de sept jours ouvrés à compter de la date de la demande.
4.3. Traitement des matériels et équipements
Les matériels et équipements doivent être traités avec tout le soin nécessaire par le contractant et doivent être pourvus de la signalétique prescrite par la GIZ. Leur utilisation à titre privé par le contractant et ses experts n’est pas autorisée. L’utilisation à titre privé de véhicules de service peut, dans certains cas d’exception dû- ment justifiés, être convenue au contrat moyennant remboursement des frais à la GIZ. Dans ce cas, le con- tractant assume le risque de perte ou d’endommagement du véhicule ainsi que le risque de dommages au véhicule causés par des tiers pour autant que ce risque ne soit pas couvert par l’assurance du véhicule.
4.4. Inventaire
Le contractant est tenu de respecter le « Règlement de la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusam- menarbeit (GIZ) GmbH relatif à l’inventaire des biens d’équipement par des contractants » (annexe 8 des pré- sentes Conditions générales). Tous les biens d’équipement et pièces détachées ayant une valeur d’acquisition unitaire supérieure à 1 000 euros doivent faire l’objet d’un inventaire, sauf si, à leur arrivée dans le pays d’intervention, ils sont immédiatement remis à l’institution partenaire. Les ensembles d’actifs et les éléments individuels d’un ensemble (p. ex. chaises d’une salle de classe, brûleurs et réactifs destinés à l’équipement d’un laboratoire) doivent faire l’objet d’un inventaire même si les différents éléments ont une valeur inférieure à 1 000 euros. Les biens d’équipement d’une valeur d’acquisition unitaire inférieure à 1 000 euros doivent être inventoriés s’ils sont acquis en plusieurs exemplaires (p. ex. ordinateurs, meubles de bureau).
4.5. Transfert
Le contractant est tenu de remettre les biens d’équipement soit à leur arrivée dans le pays d’intervention, soit après achèvement de l’action, selon ce qui est stipulé dans le contrat, à l’organisme désigné dans le contrat, à lui en transférer la propriété et à faire certifier ce transfert sur le formulaire de la GIZ prévu à cet effet (annexe 9 des présentes Conditions générales) ainsi qu’à remettre ce formulaire à la GIZ au plus tard au moment du décompte final. Si l’organisme concerné refuse de réceptionner les biens d’équipement, le contractant est te- nu d’en informer immédiatement le bureau compétent de la GIZ. En cas de rejet définitif, le contractant doit fournir des explications crédibles à la GIZ, au plus tard au moment du décompte final.
Si le contractant n’effectue sa mission qu’en Allemagne, les biens d’équipement doivent, au terme des tra- vaux, être remis à la GIZ ou à l’entité désignée par la GIZ dans le contrat.
4.6. Respect des procédures pertinentes lors de l’exportation hors de la République fédérale d’Allemagne
S’il lui incombe d’assurer le transport des biens d’équipement jusqu’au lieu de destination, le contractant veille à ce que les procédures et dispositions pertinentes en matière de commerce extérieur soient respectées.
4.7. Subventions locales
Si le contrat prévoit l’attribution de subventions locales, le contractant peut conclure des contrats correspon- dants avec des organisations nationales en utilisant pour ce faire le modèle de contrat type de la GIZ (annexe 11 des présentes Conditions générales). Le contractant conclut le contrat, met les moyens financiers à dis- position, conseille le bénéficiaire local de la subvention, coordonne et contrôle l’utilisation des fonds aux fins convenues ainsi que la justification des dépenses par le bénéficiaire. Une subvention locale ne peut excéder un montant de 50 000 euros. La GIZ ne rembourse pas le montant de la subvention locale au contractant si le bénéficiaire national ne l’a pas utilisée aux fins convenues.
Le contractant tient une comptabilité distincte pour les subventions locales en respectant les principes d’une comptabilité régulière.
5. Prix, rémunération et décomptes
5.1. Formation des prix
Le gouvernement fédéral allemand exige que l’ordonnance PR 30/53 relatif aux prix des marchés publics en date du 21.11.1953 - Bulletin fédéral des annonces officielles « Bundesanzeiger » n° 244 du 18.12.1953 - dé- finissant les principes de fixation des prix sur la base des coûts de revient, soit appliquée dans le cadre des marchés qu’elle confie à la GIZ. En conséquence, ces marchés sont soumis au contrôle des prix par l’administration compétente.
Le prix indiqué dans le contrat représente le montant maximal exigible ; les coûts dépassant ce montant ne sont pas remboursés.
En plus du prix convenu dans le contrat, le contractant est en droit de facturer la TVA au taux légal applicable.
5.2. Réductions de prix
Les rabais, escomptes, ristournes, allégements ou remboursements fiscaux de même que toutes les autres réductions de prix que le contractant parvient à obtenir dans le cadre de l’exécution de la prestation sur des coûts remboursés par la GIZ doivent être mis à profit et répercutés sur la GIZ ou être défalqués du décompte.
5.3. Principes et éléments de la rémunération
Les postes de rémunération convenus dans le contrat sont en règle générale rémunérés sous forme de mon- tants forfaitaires et, exceptionnellement, contre production de justificatifs ; les montants convenus correspon- dant à ces postes sont des maxima.
5.4. Taux des honoraires
Le taux des honoraires du contractant ou des experts auxquels il a recours couvre l’ensemble des frais de personnel, charges sociales comprises, les coûts d’appui technique et scientifique des experts (« backstop- ping »), les frais de communication, les coûts liés à la rédaction des rapports ainsi que les frais généraux, le bénéfice, les frais d’’intérêts, les risques, etc. Le contractant doit justifier les durées d’intervention effectives sur le formulaire de décompte de la GIZ.
5.5. Calcul des honoraires
L’honoraire est calculé sur la base des prix unitaires convenus dans le contrat (par exemple, heures d’expert, jours d’expert, mois d’expert). Aucun autre taux unitaire que ceux convenus au contrat ne peut être facturé. Si des mois d’expert sont convenus dans le contrat, un mois d’expert correspond à trente jours année civile.
5.6. Indemnités journalières de subsistance
L’indemnité journalière est un forfait qui couvre les frais de subsistance supplémentaires exposés par le con- tractant et/ou ses experts lors d’une mission de plus d’une journée qui se déroule en-dehors de leur lieu de résidence permanent et/ou de leur siège.
L’indemnité journalière n’est pas due si une pension complète est gracieusement mise à disposition par la GIZ, l’organisme de tutelle ou la/les structure(s) de mise en œuvre de l’action, l’institution partenaire ou tout tiers participant à l’exécution du marché.
5.7. Indemnité d’hébergement
L’indemnité d’hébergement est un forfait qui couvre les frais supplémentaires exposés par le contractant et/ou ses experts pour leur hébergement lors d’une mission se déroulant en-dehors de leur lieu de résidence per- manent et/ou de leur siège social, pour autant qu’un tel hébergement soit nécessaire.
L’indemnité d’hébergement n’est pas due si l’hébergement est assuré à titre gracieux par la GIZ, l’organisme de tutelle ou la/les structure(s) de mise en œuvre de l’action, l’institution partenaire ou tout tiers participant à l’exécution du marché.
5.8. Frais de voyage en avion
Les frais de voyage en avion sont remboursés à hauteur des montants convenus dans le contrat, générale- ment sous forme forfaitaire, et exceptionnellement contre production de justificatifs.
Les frais de voyage en avion sont encourus lors du départ en mission du contractant et de ses experts dans le pays d’intervention et lors de leur voyage de retour, ainsi que pour d’autres vols internationaux, régionaux ou nationaux effectués dans le cadre de leur mission et convenus dans le contrat. L’utilisation d’autres moyens de transport pour le voyage de départ et/ou de retour de mission d’un expert requiert l’accord écrit préalable de la GIZ.
Si la durée convenue au contrat de la mission d’un expert détaché par le contractant dans le pays d’intervention s’élève à au moins douze mois d’expert consécutifs, les frais de voyage en avion comprennent en sus les vols suivants :
voyage de départ et de retour des membres de la famille (le partenaire ainsi que les enfants n’ayant pas encore 18 ans révolus à la date du départ), pour autant qu’ils séjournent de façon ininterrompue dans le pays d’intervention au moins pendant six mois consécutifs pendant la durée effective de l’intervention de l’expert ;
un vol au titre du congé de l’expert du contractant et des membres de sa famille l’accompagnant ;
un vol supplémentaire au titre du congé pour un expert marié qui effectue sa mission sans être accompa- gné par son conjoint ; cela vaut également dans le cas où l’expert est lié à son partenaire par un pacte ci- vil enregistré.
Le calcul du montant forfaitaire doit, selon la destination, s’effectuer sur la base d’une combinaison raison- nable des tarifs « classe économique », « affaire » et « spéciaux » ; seuls devraient être retenus des opéra- teurs autorisant des changements de vol. Les réductions sur les prix du vol doivent être mises à profit.
5.9. Autres frais de voyage
Les autres frais de voyage (frais de voyage en Allemagne et dans le pays d’intervention) sont généralement remboursés sur une base forfaitaire en fonction du nombre et des quantités convenus dans le contrat, dans des cas exceptionnels contre production de justificatifs.
Lorsque la durée d’affectation du personnel est d’au moins quatre mois d’expert consécutifs, les frais de dé- placement entre le domicile et le lieu de travail dans le pays d’intervention ne font pas partie des autres frais de voyage.
5.10. Biens personnels pour l’installation à l’étranger
Dans le cas d’une mission à l’étranger d’une durée supérieure à douze mois d’expert consécutifs, les frais de transport des biens personnels nécessaires pour l’installation à l’étranger (articles de ménage, articles à
usage personnel, véhicule) sont remboursés sur la base d’un forfait par expert expatrié après le départ en mission de l’intéressé.
Le montant du forfait est calculé, indépendamment de la situation de famille de l’expert, sur la base des frais de transport aller-retour dans un conteneur de 20 pieds des biens personnels nécessaires pour l’installation à l’étranger, frais de transport accessoires y compris, entre le siège du contractant et le lieu d’intervention de l’expert.
5.11. Mise en place de personnel national
Pour le personnel national, des forfaits mensuels sont versés à hauteur du montant convenu dans le contrat sur production de justificatifs prouvant la relation de travail.
5.12. Biens d’équipement
Les coûts afférents aux biens d’équipement et pièces de rechange, frais de transport et d’assurance compris, sont remboursés par la GIZ conformément à la liste de fournitures convenue sur présentation des documents suivants :
factures entrantes / justificatifs d’achat ;
documents d’expédition, y compris les documents d’exportation nécessaires et/ou prescrits ;
procès-verbal de remise (annexe 9 des présentes Conditions générales).
Dans le cas de fournitures d’une valeur supérieure à 1 000 euros, il y a lieu en sus de justifier la procédure d’attribution et l’évaluation effectuée sur la Note relative à l’attribution du marché (annexe 10 des présentes Conditions générales) de la GIZ.
5.13. Biens de consommation
Les coûts afférents aux biens de consommation sont remboursés par la GIZ à hauteur du montant forfaitaire stipulé dans le contrat.
5.13.1. Frais de bureau et de fonctionnement
Font notamment partie des frais de bureau et de fonctionnement tous les frais générés par le fonctionnement régulier des locaux de bureau, et en particulier les loyers, les frais d’électricité, d’eau, de chauffage, de maté- riels de bureau, de téléphone, de télécopieur, de photocopieuse et de papier.
5.13.2. Frais de fonctionnement des véhicules
Font notamment partie des frais de fonctionnement des véhicules tous les frais qui sont nécessaires pour ga- rantir la bonne utilisation des véhicules du projet tels que les frais de réparation résultant d’une usure normale, les frais de carburant, d’huile de vidange, d’entretien, d’assurance, etc.
5.13.3. Autres biens de consommation
Font partie des autres biens de consommation, tous les frais administratifs et de fonctionnement qui ne tom- bent pas sous le coup des points 5.13.1 et 5.13.2.
5.14. Sous-traitance
Dans le cas de sous-traitance, les frais effectivement exposés sont remboursés sur présentation de justificatifs à hauteur des montants convenus dans le contrat.
5.15. Ateliers, formations initiales et continues
Les coûts supportés par le contractant pour l’organisation d’ateliers et d’actions de formation initiale et conti- nue à l’intention de l’institution partenaire, qui sont convenus dans le contrat, sont remboursés sur production des justificatifs.
5.16. Subventions locales
Les subventions locales sont remboursées sur production de justificatifs prouvant les paiements effectués et l’utilisation aux fins convenues.
5.17. Frais divers
Les frais divers sont remboursés sur une base forfaitaire ou sur production de justificatifs pour autant qu’ils soient convenus au contrat.
5.18. Poste de rémunération flexible
Si un poste de rémunération flexible est prévu dans le contrat, le contractant peut, jusqu’à concurrence de ce poste de rémunération flexible, dépasser les quantités convenues dans le contrat en tenant compte des prix unitaires et des bases de facturation stipulés dans le contrat. Le poste de rémunération flexible ne comprend que les coûts encourus au titre des points 5.4 à 5.17 (à l’exception des voyages par avion dans le cadre de congés) pour autant que ces postes soient convenus dans le contrat.
Pour solliciter la rémunération flexible, il est nécessaire, avant que les frais concernés ne soient engagés, de recueillir l’accord écrit du/de la conseiller/ère technique compétent(e) / de la personne responsable du marché passé à la GIZ.
5.19. Compensation entre postes de coûts
Le dépassement d’un poste de rémunération individuel dans le décompte final est possible si d’autres postes de rémunération ont été supprimés ou diminués et que la GIZ a autorisé par écrit cette procédure de compen- sation entre postes avant que les coûts en question ne soient encourus. Pour un transfert de coûts allant jusqu’à 2 500 euros par poste de rémunération, l’accord écrit préalable de la GIZ n’est pas requis.
Une augmentation des prix unitaires et/ou des prix convenus n’est pas possible.
5.20. Conditions de paiement/facturation dans le cas de contrats de service
Les paiements ne sont effectués que sur présentation d’une facture établie en utilisant le formulaire de dé- compte (annexes 2 et 3 des présentes Conditions générales) de la GIZ. De même, le paiement des avances n’est ordonnancé que suite à une demande de paiement rédigée sur les formulaires de la GIZ prévus à cet ef- fet. Toutes les factures et demandes de paiement doivent être transmises par courrier postal.
5.20.1. Principe
La TVA doit figurer séparément (taux et montant) sur chaque facture/demande de paiement, pour autant que le contractant fournisse une prestation assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée.
Les créances du contractant sont échues après réception de la facture comportant toutes les mentions néces- saires (et accompagnée de tous les justificatifs requis). La GIZ effectue le règlement au plus tard 30 jours après la date d’échéance des créances dûment justifiées.
5.20.2. Avance
Une avance convenue par contrat est versée, à la suite d’une demande écrite de paiement, au plus tard dans les 15 jours à compter de la fin du mois civil au cours duquel les activités convenues au contrat ont débuté.
5.20.3. Sûretés dans le cas d’avances
La GIZ peut exiger la constitution de sûretés pour les avances versées au contractant. La GIZ peut également exiger que ces sûretés soient constituées a posteriori pour des avances versées au titre de prestations non encore fournies dès lors que l’exécution d’obligations contractuelles ou le remboursement de l’avance lui pa- raissent compromis en raison d’une dégradation de la situation financière du contractant ou de circonstances comparables.
5.20.4. Déduction de l’avance
Sauf stipulation contraire, l’avance selon le point 5.20.2 est déduite du paiement pour solde de la facture finale conformément au point 5.20.8.
5.20.5. Ajustement de l’avance indépendamment de l’échéancier de paiement
Si, au cours de deux périodes de facturation consécutives, il apparaît que les coûts effectivement facturés s’écartent considérablement (plus de 20 %) du montant de l’avance versée au titre du point 5.20.2 pour pres- tations non encore fournies, l’avance est ajustée en conséquence.
5.20.6. Décompte intermédiaire
Sauf disposition contraire du contrat, le contractant remet à la GIZ, au plus tard 30 jours après les dates de facturation convenues, un décompte intermédiaire portant sur les prestations effectivement exécutées dans cette période. Ce décompte est établi conformément au formulaire de décompte de la GIZ.
5.20.7. Suspension des paiements et ajustement de l’échéancier de paiement
La GIZ peut suspendre les paiements
si le contractant ne satisfait pas, en tout ou partie, à ses obligations de rapports et d’information confor- mément aux points 1.9, 1.13, 3.6 et 3.8 des présentes Conditions générales ;
si des retards importants sont enregistrés au niveau de l’exécution de la prestation ou si des modifications interviennent au niveau du volume des prestations et/ou de l’affectation de personnel, et
s’il n’est pas possible de se mettre d’accord sur un échéancier de paiement adapté en fonction de l’avancement effectif de la prestation et/ou du volume effectif des prestations.
5.20.8. Décompte final et paiement pour solde de tout compte
Le contractant est tenu de soumettre son décompte final immédiatement, en tout état de cause six semaines au plus tard après expiration de la durée d’intervention convenue dans le contrat. Ce décompte doit inclure toutes les sommes exigibles par le contractant, être vérifiable et contenir toutes les mentions nécessaires (avec tous les justificatifs requis à l’appui). Le paiement pour solde de tout compte intervient après remise d’une facture finale en bonne et due forme et après l’exécution par le contractant de l’ensemble des obliga- tions lui incombant en vertu du contrat.
Les montants qui ont été payés en trop par la GIZ lui sont remboursés dès facturation par le contractant.
Si une avance lui a été versée et si, malgré une relance de la GIZ, il ne présente sa facture finale dans un dé- lai de 15 jours, le contractant devra procéder au remboursement de l’avance.
5.21. Conditions de paiement dans le cas de contrats relatifs à la fourniture d’ouvrages
Dans le cas de contrats relatifs à la fourniture d’ouvrages, les dispositions prévues au point 5.20 s’appliquent dans les conditions suivantes :
5.21.1. Droit à rémunération
Le décompte final doit être présenté immédiatement, au plus tard cependant six semaines après réception de la prestation. Le décompte doit inclure toutes les sommes exigibles par le contractant, être vérifiable et conte- nir toutes les mentions nécessaires (ainsi que tous les justificatifs requis).
Le paiement de la rémunération est échu après réception de la prestation et après réception de la facture comportant toutes les mentions nécessaires (et accompagnée de tous les justificatifs requis). La GIZ effectue le règlement au plus tard 30 jours après la date d’échéance des créances dûment justifiées.
5.21.2. Retenue de garantie
Si le versement d’acomptes a été convenu dans le contrat, une retenue de 10 % sera prélevée sur les mon- tants facturés (TVA comprise) correspondant au niveau d’exécution réelle de la prestation. Cette retenue peut être remplacée par la constitution d’une sûreté. La retenue de garantie est libérée après réception de l’ensemble de la prestation.
5.21.3. Réception
La réception est effectuée par écrit.
Les droits à garantie de la GIZ au titre de défauts apparents au moment de la réception restent intacts même si elle ne s’est pas réservé lors de la réception le droit de les invoquer.
5.22. Décompte de monnaies étrangères
Les frais exposés en monnaie étrangère sont, aux fins de remboursement, convertis en euros par le contrac- tant sur la base des cours du change figurant sur la liste des devises de la Commission européenne (InforEu- ro). Cette liste, qui reprend mensuellement les cours des monnaies cotées contre l’euro, est accessible via un lien sur le site internet de la GIZ.
Si le remboursement des coûts en monnaie étrangère est convenu au contrat, un récépissé d’achat de de- vises doit être joint au décompte.
5.23. Sûretés
Si le contractant fournit une sûreté, celle-ci doit être constituée auprès d’une banque agréée par la GIZ sous forme de cautionnement ou de garantie établi conformément aux modèles (annexe 12 des présentes Condi- tions générales).
5.24. Rapprochement des comptes
Le contractant est tenu de vérifier une fois par an, à la demande de la GIZ et à une date de la convenance de la GIZ, la conformité des soldes pour chaque contrat (acomptes ./. décomptes) avec le service de la GIZ en charge de la comptabilité financière.
5.25. Clause de révision des prix dans le cas d’une prolongation du contrat
Dans le cas des contrats prévoyant une durée d’intervention de deux ans au moins, le contractant s’engage, si la GIZ lui propose de prolonger son contrat, à accepter que celui-ci soit reconduit pour une durée équivalente, moyennant un ajustement des prix conformément à la présente clause. L’actualisation du prix est fonction des hausses salariales moyennes pendant la durée du contrat qui découlent des conventions collectives appli- cables dans la région où se situe le siège du contractant pour le secteur économique concerné. L’actualisation ne porte que sur 80 % du taux des honoraires (mois d’expert) et sur une période allant du milieu de la période du contrat en vigueur jusqu’au milieu de la période du nouveau contrat :
HSN = HSA (1 + 0,8 x N x [T1 + T2 + ... + Ta])
a x 100
étant précisé ce qui suit :
HSN = nouveau taux des honoraires en euros, HSA = ancien taux des honoraires en euros,
Ta = augmentation salariale annuelle résultant des conventions collectives dans le secteur économique et la région concernés,
a = nombre d’augmentations salariales résultant des conventions collectives pendant la durée du contrat en vigueur
N = période de calcul : milieu de la période du contrat en vigueur jusqu’au milieu de la période du nouveau contrat, en années.
5.26. Annexes aux présentes Conditions générales
Les annexes suivantes sont partie constitutive des présentes Conditions générales :
1. GIZ-Corporate Design Manual (für Auftragnehmer) (Charte graphique de la GIZ [pour les contractants])
2. GIZ-Grundsätze integren Verhaltens (Code d’intégrité de la GIZ)
3. Merkblatt zur Sicherheitsvorsorge (Notice relative aux consignes sécuritaires et aux situations d’urgence et de crise à l’étranger)
4. Kontakt im Not- und Xxxxxxxxxx (Personnes à contacter dans les situations d’urgence et de crise, à remplir par le contractant))
5. Erreichbarkeitsbogen (Fiche de contact, à remplir par l’expert détaché)
6. Identitätsbogen (Fiche d’identité, peut facultativement être remplie par l’expert détaché)
7. HIV-Aids Arbeitsplatzprogramm (Programme VIH/sida sur le lieu de travail)
8. GIZ-Regelungen zur Übergabe und Inventarisierung von Sachgütern (Règles de la GIZ relatives à la remise au partenaire des biens d’équipement et à leur inventaire)
9. Übergabeprotokoll (Procès-verbal de transfert)
10. Vergabevermerk (Note relative à l’attribution du marché)
11. Mustervertrag und Handreichung „Örtliche Zuschüsse“ (Convention type et Guide pour les subventions locales)
12. Bürgschaften und Garantien (Cautionnements et garanties)
12.1 Muster Vertragserfüllungsbürgschaft (Modèle de garantie de bonne fin)
12.2 Muster Vorauszahlungsgarantie (Modèle de garantie de restitution d’avance)
12.3 Gewährleistungsbürgschaft (Modèle de cautionnement d’exécution)
13. Abrechnungshinweise (Indications concernant le décompte)
14. PC-Abrechnungsformular (Formulaire de décompte pour PC)
15. Berichtsformate (Formats de rapports)
Les formulaires, documents et notes explicatives concernant les annexes des Conditions générales précitées sont disponibles sur le site internet de la GIZ xxx.xxx.xx sous « Ausschreibungen » (Appels d’offres), et là, sous « Wichtige Dokumente » (Documents importants).