Convention constitutive d’un groupement de commandes
Convention constitutive d’un groupement de commandes
d’intégration partielle
entre la Ville de Villeurbanne et d’autres collectivités territoriales
Entre
Nom de la collectivité ou de l’établissement public | Représenté par | Agissant en vertu de la délibération de son organe délibérant |
Ville de Lyon | son Maire, Monsieur Xxxxxx XXXXXXX | |
Ville de Caluire et Cuire | son Député Maire, Monsieur Xxxxxxxx XXXXXX | |
Ville de Villeurbanne | son Maire, Monsieur Jean-Xxxx Xxxx |
Il est convenu ce qui suit :
Article 1 – OBJET DE LA CONVENTION
Afin de réaliser des économies d’échelle et de mutualiser les procédures de passation des marchés, la Ville de Lyon, la ville de Caluire-et-Cuire et la ville de Villeurbanne, souhaitent constituer un groupement de commandes en application de l’article 8 du Code des Marchés Publics.
A cet effet, elles ont décidé de conclure une convention constitutive du groupement.
La présente convention a pour objet de créer un groupement de commandes entre les personnes publiques susvisées en vue de la passation de marchés pour satisfaire les besoins définis à l’article 2.
Elle définit également le rôle du coordonnateur et de l’ensemble des membres du groupement.
Article 2 – DEFINITION DU BESOIN
Les besoins à satisfaire dans le cadre de la présente convention sont les suivants :
Besoins à satisfaire par an | Estimation annuelle pour la Ville de Lyon | Estimation annuelle pour la Ville de Caluire et Cuire | Estimation annuelle pour la Ville de Villeurbanne | Durée |
Fourniture de produits d’entretien, produits d’hygiène et accessoires de nettoyage | 600 000 € HT | 120 000 € HT | 240 000€ HT | 4 ans |
L’estimation annuelle est sur la base des consommations enregistrées sur les années 2013 et 2014.
Chaque partie s’engage sur ses besoins définis ci-dessus.
Article 3 - DURÉE
La présente convention de groupement de commandes prendra effet dès lors qu’elle aura revêtu un caractère exécutoire pour toutes les parties.
Elle s’achèvera à l’issue de l’exécution complète des contrats passés dans le cadre de la présente convention ; c’est-à-dire au solde du dernier des contrats passés dans le cadre de ladite convention.
Article 4 – NATURE ET COORDINATION DU GROUPEMENT
Il est constitué un groupement dit Intégration partielle, c’est-à–dire dans lequel le coordonnateur du groupement est chargé d’organiser l’ensemble des opérations nécessaires à la satisfaction du besoin relatives à la préparation et la passation du/de(s) contrat(s) à passer jusqu’à leur notification y compris le suivi administratif des contrats et si nécessaire des éléments d’exécution listés ci-après.
La Ville de Villeurbanne est désignée en qualité de coordonnateur du groupement et agira au nom et pour le compte des membres du groupement.
Article 5 – MISSION DU COORDONNATEUR
Le coordonnateur est chargé, dans le respect du Code des marchés publics d’assurer :
5.1 Préparation de la/des consultation(s)
La Ville de Villeurbanne s’engage à recueillir les besoins exprimés par chaque membre du groupement, de définir la stratégie d’achat, y compris le choix du mode de consultation, et d’élaborer les cahiers des charges communs et le dossier de consultation des entreprises en fonction des besoins préalablement définis.
La Ville de Villeurbanne s’engage à recueillir l’avis du représentant des autres membres du groupement sur le dossier de consultation des entreprises avant l’envoi de l’avis de publicité.
5.2 Passation des contrats
- Mise en œuvre de la procédure de mise en concurrence et de passation du/des contrat(s) jusqu’à la désignation des titulaires selon ses propres règles ;
- signer et notifier le(s) contrat(s) au nom de l’ensemble des membres du groupement ;
- transmettre à chaque membre du groupement une copie du/des contrat(s) notifié(s)
- gérer le précontentieux, le contentieux et éventuellement le règlement amiable des litiges relatifs à la passation du/de(s) contrat(s) ;
La Ville de Villeurbanne s’engage à recueillir l’avis du représentant des autres membres du groupement sur l’analyse des offres.
5.3 Exécution du/des contrat(s)
Le coordonnateur assure la gestion administrative du contrat dans sa globalité (ex : reconductions, avenants, mises en demeure, …, relatifs à la réalisation générale du contrat).
Sont exclus de ses missions : les commandes, ordres de services, paiements qui seront propres à chaque membre du groupement.
Le suivi qualité pour toute la partie liée au taux de service sera centralisé à la Ville de Lyon.
Le coordonnateur gère le précontentieux, le contentieux et éventuellement le règlement amiable des litiges relatifs à l’exécution du/de(s) contrat(s) ; Il procède à la résiliation du/de(s) contrat(s) ou à leur non reconduction s’il y a lieu.
En matière d’exécution financière du/des contrat(s) chaque membre du groupement règle la part du marché qui lui incombe.
Chaque membre s’engage à alerter les autres membres du groupement des dépassements éventuels de leur enveloppe prévisionnelle.
Article 6 – FONCTIONNEMENT DU GROUPEMENT
6.1 Attribution des marchés
Le choix des titulaires sera fait par le coordonnateur selon les procédures qui lui sont propres.
6.1.1 - Commission d’Appel d’Offres (CAO)
Pour les procédures formalisées, la CAO est celle du coordonnateur, qui jouera le rôle de CAO pour l’ensemble du groupement.
6.1.2 – Procédure adaptée
Sans objet
6.2 - Frais de fonctionnement du groupement
Le coordonnateur du groupement assure le financement des frais matériels exposés par le groupement notamment les frais de fonctionnement et de publicité.
Après notification du marché, en cas de recours ou contentieux, la répartition de la dépense ou de la recette afférente sera calculée au prorata des dépenses déjà réalisées par les membres du groupement.
6.3 – Adhésion et retrait
Chaque membre adhère au groupement de commande par la signature de la présente convention, en y étant dûment habilité par délibération de son instance délibérante.
A tout moment, il peut être mis fin à la convention avant son échéance par accord des membres du groupement ou à la suite de la volonté de l’un des membres de quitter le groupement.
Le retrait des ou d’un des membres devra s’effectuer par lettre recommandée avec accusé de réception conformément aux textes qui régissent leur fonctionnement et selon les modalités ci-après décrites.
A – En cas de retrait unilatéral :
1. Retrait intervenant avant la signature du marché
Ce retrait prendra effet trois mois après la réception par les autres membres du groupement de la lettre recommandée ci-dessus visée.
Il appartiendra au coordonnateur de prendre, dans ce préavis de trois mois, une décision de sans suite et le cas échéant, d’en informer les candidats suivant les conditions prévues au code des marchés publics.
Par dérogation à l’article 6.2 de la présente convention, le membre du groupement à l’initiative du retrait assumera seul la charge financière afférente aux frais de passation engagés par les autres membres du groupement.
2. Retrait intervenant après la signature du marché
Ce retrait prendra effet dix mois après la réception par les autres membres du groupement de la lettre recommandée ci-dessus visée.
Il appartiendra au coordonnateur, au plus tard à l’expiration de ce délai de préavis, de résilier les marchés en cours d’exécution.
Chacun des membres du groupement assurera le paiement des prestations commandées pour répondre à ses besoins et exécutées à la date effective du retrait.
Par dérogation à l’article 6.2 de la présente convention, le membre du groupement à l’initiative du retrait assumera seul la charge financière afférente aux conséquences de ce retrait.
B – En cas de retrait d’un commun accord :
Ce retrait prendra effet trois mois après la formalisation de l’accord suivant les règles propres de chacun des membres.
Cet accord devra définir les droits et obligations des membres induits par ce retrait. Au besoin, ces modalités seront traduites par un avenant à la présente convention.
C – Poursuite du groupement :
Sous réserve que la modification du besoin ou des contrats ne soit pas substantielle, les dispositions de la présente convention restent valides pour les membres restants du groupement.
Le coordonnateur conclura le ou les avenants utiles pour intégrer ces modifications au(x) contrat(s).
Article 7 – EVOLUTION DU BESOIN
Dans le cas où un membre du groupement constaterait une évolution de ses besoins tels que décrits à l’article 2 de la présente convention, il en informera immédiatement par écrit le coordonnateur.
Cette évolution sera actée par le coordonnateur, sans qu’il soit besoin d’un avenant.
Par ailleurs, le coordonnateur examinera les conséquences sur le ou les marchés passés en application de la présente convention. Si nécessaire, il conclura le ou les avenants utiles pour intégrer ces modifications de besoins.
Le membre du groupement concerné assumera seul la charge financière éventuelle consécutive à cette modification.
Article 8 – MODIFICATION DE LA CONVENTION
La présente convention pourra être modifiée par avenant sans qu’il puisse être porté atteinte à son objet.
Dans ce cas, la modification devra être approuvée dans les mêmes termes par les membres du groupement. Les délibérations des assemblées délibérantes des membres du groupement sont notifiées au coordonnateur. La modification ne prendra effet que lorsque l’ensemble des membres du groupement l’aura approuvée.
Article 9 - REPRESENTATION EN JUSTICE
La Ville de Lyon, et la Ville de Caluire et Cuire donnent mandat à la Ville de Villeurbanne pour les représenter vis-à-vis des cocontractants et des tiers à l’occasion de tout litige né de la passation ou de l’exécution du/de(s) contrat(s).
Transmis au contrôle de légalité le :
Fait à Villeurbanne en trois exemplaires, le
Pour la Ville de Lyon Pour la Ville de Caluire et
Cuire
Pour la Ville de Villeurbanne
Xxxxxxx XXXXX Adjoint aux Finances et à la Commande publique
Xxxxxxxx XXXXXX Député Maire
Jean-Xxxx Xxxx Xxxxx