Protocole d’accord entre

Protocole d’accord entre

et la Bibliothèque Université Clermont Auvergne

Objet :

Amélioration de la visibilité et valorisation de la production scientifique du laboratoire par le biais du dépôt dans l’archive ouverte HAL.

Préambule :

Le présent accord dispose des modalités de fonctionnement et de collaboration en termes d’appui scientifique et technique et de formation, assuré par la Bibliothèque Université Clermont Auvergne vis à vis du laboratoire …...…………………………………………………………………………….…………………………………………………………

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D’un point de vue légal, les productions scientifiques et techniques des membres des laboratoires de l’établissement sont des données publiques, elles doivent être accessibles librement et l’établissement s’engage en ce sens. En France, la loi République numérique, promulguée le 7 octobre 2016, prône un accès ouvert aux publications scientifiques et autorise la fouille de données (art.38). L’article 30 accorde le droit pour chaque auteur.e de rendre ses articles scientifiques, lorsqu'ils sont financés au moins pour moitié sur fonds publics, librement accessibles, dans leur version finale du manuscrit, relue et corrigée par les pairs et acceptée pour publication (version postprint), au terme de délais pris en cohérence avec les recommandations de l'Union européenne (au maximum 6 mois pour les sciences et techniques et 12 mois pour les sciences humaines et sociales).1Ces dispositions d’ordre public prévalent sur les conditions de diffusion imposées par les éditeurs.

L’État français s’est clairement positionné pour le développement d’un open access national exprimé dans le Plan national pour la science ouverte, paru en juillet 2018. Ce document expose les axes clés au développement d’une politique de libre accès en accord avec les actions et recommandations européennes.

L’Université Clermont Auvergne s’est engagée en faveur du libre accès en signant notamment l’Appel de Xxxxxxx pour la science ouverte et la bibliodiversité en 2017.

À l’Université Clermont Auvergne, la politique de gestion des publications et le mode de diffusion de la production scientifique sont mises en place par le directeur de l’équipe ou du laboratoire. La Bibliothèque universitaire préconise toutefois que chaque membre des unités prenne en charge le dépôt dans HAL des fichiers des publications dont il est auteur principal, afin de veiller au mieux à la qualité de son identité numérique.

1 Art. 30 : « Lorsqu’un écrit scientifique issu d’une activité de recherche financée au moins pour moitié par des dotations de l’État, des collectivités territoriales ou des établissements publics, par des subventions d’agences de financement nationales ou par des fonds de l’Union européenne est publié dans un périodique paraissant au moins une fois par an, son auteur dispose, même après avoir accordé des droits exclusifs à un éditeur, du droit de mettre à disposition gratuitement dans un format ouvert , par voie numérique, sous réserve de l’accord des éventuels coauteurs, la version finale de son manuscrit acceptée pour publication, dès lors que l’éditeur met lui-même celle-ci gratuitement à disposition par voie numérique ou, à défaut, à l’expiration d’un délai courant à compter de la date de la première publication. Ce délai est au maximum de six mois pour une publication dans le domaine des sciences, de la technique et de la médecine et de douze mois dans celui des sciences humaines et sociales. ». Source : xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxxx.xx/xxx/xxx/0000/00/0/XXXX0000000X/xx/xxxxx.

Objectifs généraux :

• Les références bibliographiques de l’ensemble de la production des laboratoires doivent être

saisies dans HAL à partir de janvier 2017.

• Les fichiers PDF (documents en texte intégral) de l’ensemble des publications du laboratoire doivent être déposés dans HAL à partir de janvier 2019, soit en version postprint2, soit en version éditeur, dès lors que la loi pour une République Numérique le permet.

• Tous les membres des laboratoires doivent être sensibilisés au libre accès et formés à HAL.

1 / Le laboratoire s’engage à :

• Nommer un/des référents HAL ;

Le référent HAL est le contact privilégié de l’administratrice du portail XXX Xxxxxxxx Auvergne (xxxxx://xxx.xxx.xx/) au sein du laboratoire. Il/elle participera au suivi et « contrôle qualité » des métadonnées de la collection HAL du laboratoire, saisies au préalable par les xxxxxx.xx ou des tiers. Il orientera les membres du laboratoire vers les référents HAL de la bibliothèque ou les ressources en ligne pour toute question juridique et technique liées au domaine. Il/elle communiquera aux membres du laboratoire toute information utile transmise par l’administratrice du portail.

Nom, prénom et statut du ou des référents HAL du laboratoire :

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• Saisir dans HAL les références bibliographiques du laboratoire à partir de janvier 2017 ;

Le SI recherche de la Direction de la recherche et de la valorisation (GRAAL puis Caplab) est alimenté par les données provenant de HAL. Les pages et sites web des laboratoires sont également enrichies des données présentes dans HAL. La récupération se faisant via les affiliations des auteurs, les déposants (auteur.e ou tiers) veilleront à la bonne affiliation des membres de leur laboratoire lors de leurs saisies dans HAL. Les déposants (auteur.e ou tiers) veilleront également à ne pas générer de doublons dans HAL ; une alerte automatique prévient des éventuels doublons lorsque l’on dépose sur la plateforme. HAL permettra ensuite au laboratoire l’extraction de ses publications pour le prochain rapport HCERES.

• Déposer dans HAL les textes intégraux des publications du laboratoire en accord avec la loi pour une République Numérique ;

Les membres du laboratoire devront assurer le dépôt dans HAL des fichiers PDF (documents en texte intégral) de l’ensemble de leurs publications, soit en version postprint2, soit en version éditeur, dès lors que la loi pour une République Numérique le permet. Le dépôt des fichiers PDF enrichit généralement le formulaire de dépôt HAL et facilite ainsi la saisie.

• Participer au mois annuel consacré à l’open access (novembre) ;

Chaque année a lieu un évènement international faisant la promotion de l’open access (Open access week). A l’Université Clermont Auvergne, l’ensemble du mois de novembre est consacré à

2 Il s’agit de la dernière version auteur, relue et corrigée par les pairs et acceptée pour publication, sans mise en page de l’éditeur Si la revue est soumise à abonnement payant, cette version peut être déposée dans HAL avec indication du délai d’embargo imposé par la loi à partir de la date de publication (six mois pour les sciences et techniques et douze mois pour les SHS).

cet évènement. Le directeur du laboratoire encouragera ses membres à assister à la demi-journée d’ouverture sur la thématique de l’open access. Il accueillera également la Bibliothèque sur des périodes définies au préalable afin de bénéficier de formations à HAL (dépôt, IdHAL, CVHAL, ExtrHAL) sur des sessions par groupes (environ 10 personnes par session).

• Promouvoir l’open access et HAL.

Le laboratoire affichera son engagement vers la science ouverte au sein de son unité et de son règlement intérieur. Il diffusera l’ensemble de la communication faisant la promotion de l’open access ou de HAL qui sera transmise par l’administratrice du portail. À l’édition de leur CV en ligne, les membres du laboratoire intégreront des liens hypertextes vers leurs dépôts dans HAL.

2 / La Bibliothèque Université Clermont Auvergne s’engage à :

• Assurer un service aux chercheurs autour de l’open access et de HAL ;

La Bibliothèque pourra intervenir auprès du laboratoire lors d’assemblées générales, séminaires ou conférences pour présenter l’open access et ses enjeux. Elle assurera également des formations à HAL, individuelles ou collectives, sur l’ensemble de l’année. Les formations HAL comprennent la prise en main de l’outil (création de compte et dépôt dans HAL, IdHAL, CVHAL et ExtrHAL). Ces interventions se feront soit à la demande du laboratoire, soit sous proposition de la Bibliothèque.

• Assister le laboratoire dans sa pratique de HAL ;

La Bibliothèque sera disponible pour aider le laboratoire à appréhender au mieux HAL et pourra intervenir à tout moment en cas de difficultés ou problèmes techniques.

• Veiller à la qualité de la collection HAL du laboratoire ;

La Bibliothèque effectuera régulièrement un dédoublonnage des ressources présentes dans HAL. Si demande du laboratoire, un dédoublonnage des comptes utilisateurs pourra également être réalisé par la Bibliothèque.

• Communiquer des informations sur l’open access et HAL.

La Bibliothèque communiquera au laboratoire, via son référent HAL, toute information nouvelle importante concernant l’open access et HAL. Elle transmettra également de la documentation utile à la compréhension de l’open access et à la bonne utilisation de HAL (guides, synthèses, tutoriels, etc.).

Date :

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Le Directeur de la Bibliothèque Université Clermont Auvergne

Le Directeur / La Directrice du laboratoire