Annexe 3.3 Modèle de convention de fonctionnement HUDA Préfecture de ……. Convention État – nom gestionnaire Relative au fonctionnement du dispositif d’Hébergement d’Urgence pour Demandeurs d’Asile (HUDA)

Annexe 3.3

Modèle de convention de fonctionnement HUDA

Préfecture de …….

Convention État – nom gestionnaire

Relative au fonctionnement du dispositif d’Hébergement d’Urgence pour Demandeurs d’Asile (HUDA)

2019

Entre

L’Etat, représenté par le Préfet/la Préfète, Monsieur/Madame XXX XXX et désigné sous le terme « l'administration », d’une part,

Et

L’association XXX (numéro SIRET XXXX), association régie par la loi du 1^er juillet 1901, dont le siège social est situé au XXXX, représentée par Monsieur/Madame XXXX, et désignée ci-après par le terme « l’association », d’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Considérant le projet initié et conçu par l’association « hébergement des demandeurs d’asile au titre du dispositif d’hébergement d’urgence pour demandeurs d’asile » conforme à son objet statutaire ;

Considérant la garantie de l’exercice du droit d’asile dans laquelle s'inscrit ladite convention ; le programme budgétaire Immigration et intégration ;

Considérant que le projet ci-après présenté par l’association participe de cette politique.

ARTICLE 1 - OBJET DE LA CONVENTION

Par la présente convention, l'association s’engage à son initiative et sous sa responsabilité, à mettre à la disposition de l’Etat, une capacité globale de XX places pour l’accueil de publics demandeurs d’asile et à mettre en œuvre le projet défini en annexe I à la présente convention.

L'administration contribue financièrement à la mise en œuvre de ce projet d’intérêt général. Elle n’attend aucune contrepartie directe de cette subvention.

ARTICLE 2 - DURÉE DE LA CONVENTION

La présente convention est conclue du XXXX au 31 décembre 2019.

ARTICLE 3 - MONTANT DE LA SUBVENTION

L’administration contribue financièrement à cette action pour un montant maximal de XXXX euros, conformément au budget prévisionnel en annexe II à la présente convention.

Cette subvention n’est acquise que sous réserve de l'inscription des crédits en loi de finances, du respect par l’association des obligations mentionnées aux articles 1^er, 5 et 6 et des décisions de l’administration prises en application des articles 7 et 8 sans préjudice de l’application de l’article 10.

Le financement public n’excède pas les coûts liés à la mise en œuvre du projet, estimés en annexe II.

La subvention comprend :

• les frais de fonctionnement du dispositif du XXXX au 31 décembre 2019 ;

• les frais relatifs aux déplacements des demandeurs d’asile pour se présenter aux convocations de l’OFPRA et de la CNDA, ou pour toute autre démarche liée à la demande d’asile nécessitant des déplacements et/ou de l’interprétariat. L’association s’engage à fournir à l’administration les justificatifs de la dépense ainsi occasionnée ;

• les frais de premiers secours, plafonnés à 4% du montant de la subvention ;

• les frais de siège autorisés. 

Elle est calculée pour un nombre total de XXXX journées prévisionnelles et d’un coût journalier de XXXX euros par place.

ARTICLE 4 - MODALITÉS DE VERSEMENT DE LA SUBVENTION

La subvention est imputée sur l’action n°2 intitulée « la garantie de l’exercice du droit d’asile » des crédits du programme 303 de la mission « Immigration, asile et intégration ».

Elle fera l’objet d’un versement de XXXX euros dont XXXX euros à la signature de la présente convention et XXXX euros au cours de l’année 2019. Le résultat de l’exercice n-1 est repris dans le montant de la subvention.

La contribution financière sera créditée au compte de l’association selon les procédures comptables en vigueur.

La subvention sera versée au compte ouvert par l’association dont les coordonnées figurent ci-dessous :

• N° IBAN : FR76

• Code BIC :

L’ordonnateur de la dépense est XXXXXXXXX. Le comptable assignataire est XXXXXXX.

ARTICLE 5 - JUSTIFICATIFS

L’association s’engage à :

• rendre compte à l’administration du fonctionnement du dispositif au cours de son déroulement ;

• transmettre la liste des sites et le nombre de places au moment de la signature de la convention et si une modification de sites intervient ;

• produire un rapport annuel d’activité ;

• faciliter le contrôle par l’administration de la réalisation des actions, notamment l’accès aux documents administratifs et comptables ;

• remettre à l’administration un compte d’emploi de la subvention avant le 31 mai de l’année qui suit celle de l’octroi de la subvention ;

• fournir, dans xxx xxx mois suivant la clôture de chaque exercice, le compte rendu financier conforme à l’arrêté du 11 octobre 2006 pris en application de l’article 10 de la loi n°2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations (Cerfa n°15059) ainsi que les états financiers ou, le cas échéant, les comptes annuels et le rapport du commissaire aux comptes prévus par l’article L. 612-4 du code de commerce ou la référence de leur publication au Journal officiel.

ARTICLE 6 - AUTRES ENGAGEMENTS

L’association informe sans délai l’administration de toute nouvelle déclaration enregistrée au registre national des associations et fournit la copie de toute nouvelle domiciliation bancaire.

En cas d’inexécution, de modification substantielle ou de retard dans la mise en œuvre de la présente convention, l’association en informe l’administration sans délai par lettre recommandée avec accusé de réception.

ARTICLE 7 - SANCTIONS

En cas d’inexécution, de modification substantielle ou de retard significatif des conditions d’exécution de la convention par l’association sans l’accord écrit de l’administration, celle-ci peut respectivement ordonner le reversement de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention conformément à l’article 43-IV de la loi n° 96-314 du 12 avril 1996, la suspension de la subvention ou la diminution de son montant, après examen des justificatifs présentés par l’association et avoir entendu ses représentants.

Tout refus de communication ou toute communication tardive du compte rendu financier mentionné à l’article 5 entraîne la suppression de la subvention en application de l’article 112 de la loi n°45-0195 du 31 décembre 1945. Tout refus de communication des comptes entraîne également la suppression de la subvention conformément à l’article 14 du décret-loi du 2 mai 1938.

L’administration informe l’association de ces décisions par lettre recommandée avec accusé de réception.

ARTICLE 8 – PENALITES POUR PRESENCE INDUE

Les indicateurs de pilotage doivent tendre vers les taux cibles suivants :

- le taux d’occupation doit être supérieur à 97 % ;

- le taux de présence indue des bénéficiaires d’une protection internationale ne doit pas dépasser 3 % du public accueilli ;

- le taux de présence indue de personnes déboutées ne doit pas dépasser 4 % du public accueilli.

Si le taux de présence indue des bénéficiaires d’une protection internationale est supérieur à 3 % du public accueilli et celui des personnes déboutées à 4 % du public accueilli pendant une période anormalement longue, des minorations des subventions versées peuvent être appliquées par la préfecture de département aux gestionnaires ne veillant pas au respect de ces obligations.

Cette procédure peut être mise en œuvre après une phase contradictoire de discussion avec l’opérateur gestionnaire du centre. 

ARTICLE 9 - CONTROLES DE L'ADMINISTRATION

Pendant et au terme de la présente convention, un contrôle sur place peut être réalisé par l’administration. L'association s'engage à faciliter l'accès à toutes pièces justificatives des dépenses et tous autres documents dont la production serait jugée utile dans le cadre de ce contrôle. Le refus de leur communication entraîne la suppression de la subvention conformément à l’article 14 du décret-loi du 2 mai 1938.

L’administration contrôle à l’issue de la convention que la contribution financière n’excède pas le coût de la mise en œuvre du projet. Conformément à l’article 43-IV de la loi n° 96-314 du 12 avril 1996 portant diverses dispositions d'ordre économique et financier, l’administration peut exiger le remboursement de la partie de la subvention supérieure aux coûts éligibles du projet augmentés d’un excédent raisonnable prévu par l’article 3.5 ou la déduire du montant de la nouvelle subvention en cas de renouvellement.

ARTICLE 10 - RENOUVELLEMENT – OPTION EVALUATION

La conclusion éventuelle d'une nouvelle convention est subordonnée à la production des justificatifs mentionnés à l’article 5 et aux contrôles prévus à l’article 8 des présentes.

ARTICLE 11 - AVENANT

La présente convention ne peut être modifiée que par voie d’avenant. Les avenants ultérieurs feront partie de la présente convention et seront soumis à l’ensemble des dispositions non contraires qui la régissent.

La demande de modification de la présente convention est réalisée en la forme d’une lettre recommandée avec accusé de réception précisant l’objet de la modification, sa cause et les toutes les conséquences qu’elle emporte. Dans un délai de deux mois suivant l'envoi de cette demande, l’autre partie peut y faire droit par lettre recommandée avec accusé de réception.

ARTICLE 12 – ANNEXES ET ARRÊTE APPLICABLE

Les annexes I et II font partie intégrante de la présente convention.

Le cahier des charges des lieux d’hébergement d’urgence pour demandeurs d’asile (HUDA) est applicable.

ARTICLE 13 – CONDITIONS D’UTILISATION DE LA SUBVENTION

En cas d’utilisation de la subvention non conforme à sa destination, un ordre de reversement au Trésor Public interviendrait conformément à la réglementation en vigueur.

ARTICLE 14 - RÉSILIATION

En cas de non-respect par l'une des parties de l’une de ses obligations résultant de la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l'autre partie, sans préjudice de tous autres droits qu’elle pourrait faire valoir, à l'expiration d'un délai de deux mois suivant l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure de se conformer aux obligations contractuelles et restée infructueuse.

ARTICLE 15 - RECOURS

Tout litige résultant de l’interprétation ou de l’exécution de la présente convention est du ressort du tribunal administratif de XXXX.

Paris, le

Pour l’association,



Prénom NOM, XXXX Pour l’administration,



Prénom NOM, Le préfet / La préfète

ANNEXE I : LE PROJET

L’association s’engage à mettre en œuvre le projet visé à l’article 1^er de la présente convention :

Mise à disposition de l’administration de XXX places pour l’hébergement et l’accompagnement de demandeurs d’asile dans le cadre du dispositif HUDA.

Charges du projet	Subvention de la préfecture	Autres financements publics	Autres ressources	Résultat exercice N-1
XXX €	XXX €	XXX €	XXX €	XXX €

a) Objectif(s) :

Assurer l’hébergement de demandeurs d’asile et accompagner la procédure d’asile, assurer la sortie à la fin du délai de maintien afin de garantir la fluidité du parc et adapter l’offre d’hébergement à la typologie du public accueilli, selon les éléments ci-après précisés en annexe III (cahier des charges).

b) Public(s) visé(s) :

Toute personne détentrice d’une attestation de demande d’asile et admissible au bénéfice des conditions matérielles d’accueil pour demandeurs d’asile. Seront prioritairement orientés vers le dispositif HUDA, les demandeurs d’asile en procédure accélérée.

c) Localisation :

Indiquer ici la répartition exacte des places par commune

d) Moyens mis en œuvre :

Moyens liés au personnel, à l’hébergement, à l’accompagnement et à la mise en relation avec le réseau partenarial et lien permanent avec les institutions en charge de l’asile et de la cohésion sociale.

e) Prix de journée :

Le projet proposé par l’association est financé pour un coût de XX euros par place et par journée.

ANNEXE II : BUDGET DU PROJET

Exercice 2019

CHARGES	Montant	PRODUITS	Montant
CHARGES DIRECTES		RESSOURCES DIRECTES
60 – Achats		70 – Vente de produits finis, de marchandises, prestations de services
Prestations de services
Achats matières et fournitures		74- Subventions d’exploitation
Autres fournitures		État : préciser le(s) ministère(s) sollicité(s)
61 - Services extérieurs		- Ministère de l’Intérieur
Locations		-
Entretien et réparation		Région(s) :
Assurance		-
Documentation		Département(s) :
		-
62 - Autres services extérieurs		Intercommunalité(s) : EPCI1
Rémunérations intermédiaires et honoraires		-
Publicité, publication		Commune(s) :
Déplacements, missions		-
Services bancaires, autres
		Organismes sociaux (détailler) :
63 - Impôts et taxes		-
Impôts et taxes sur rémunération,		Fonds européens
Autres impôts et taxes		- Fonds Asile Migration et Intégration
64- Charges de personnel		L'Agence de services et de paiement (ASP -emplois aidés-)
Rémunération des personnels		Autres établissements publics
Charges sociales
Autres charges de personnel		75 - Autres produits de gestion courante
65- Autres charges de gestion courante		Dont cotisations, dons manuels ou legs
		Aides privées
66- Charges financières		76 - Produits financiers
67- Charges exceptionnelles		77- produits exceptionnels
68- Dotation aux amortissements		78 – Reprises sur amortissements et provisions
Déficit n-1		Excédent n-1
CHARGES INDIRECTES RÉPARTIES AFFECTÉES		RESSOURCES PROPRES AFFECTÉES
Charges fixes de fonctionnement
Frais financiers
Autres
TOTAL DES CHARGES		TOTAL DES PRODUITS
CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES2
86- Emplois des contributions volontaires en nature		87 - Contributions volontaires en nature
860- Secours en nature		870- Bénévolat
861- Mise à disposition gratuite de biens et services		871- Prestations en nature
862- Prestations
864- Personnel bénévole		875- Dons en nature
TOTAL		TOTAL

1 Catégories d’établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) à fiscalité propre : communauté de communes ; communauté d’agglomération ; communauté urbaine.

2 Le plan comptable des associations, issu du règlement CRC n° 99-01, prévoit a minima une information (quantitative ou, à défaut, qualitative) dans l’annexe et une possibilité d’inscription en comptabilité mais « au pied » du compte de résultat si l'association dispose d'une information quantitative et valorisable sur ces contributions volontaires ainsi que de méthodes d'enregistrement fiables - voir le guide publié sur « xxx.xxxxxxxxxxxx.xxxx.xx ».