Conditions Générales "Scanning Services" - Version 2018
Conditions Générales "Scanning Services" - Version 2018
1. Objet
(a) Les présentes Conditions Générales s’appliquent au service « Scanning Services », offert par bpost au Client dans le cadre du Contrat, qui consiste en la numérisation de documents du Client et la capture optique de champs indexés sur ces documents, la validation et la correction des résultats obtenus sur base de ce processus de capture optique, la création et la transmission au Client d’un fichier informatique contenant certaines informations relatives aux documents traités, suivi par le recyclage ou l’archivage et/ou le retour au Client desdits documents.
(b) Le Contrat s’applique uniquement au Service « Scanning Services »; les autres services prestés par bpost sont exclus du champ d’application du Contrat.
(c) Les présentes Conditions Générales peuvent à tout moment être consultées sur xxxx://xxx.xxxxx.xx/xx/xxxxx-xxx-xxxxxxxxxx.
2. Définitions
Dans le cadre des présentes Conditions Générales, il y a lieu d’entendre les termes suivants tels que définis ci-dessous :
Archivage : la conservation physique et/ou la conservation électronique des Documents après la transmission au Client du Fichier relatif à ces Documents.
Client : la personne morale ayant conclu le Contrat avec bpost.
Conditions Générales : le présent document – faisant partie intégrante du Contrat et - contenant les conditions générales applicables au Service. Les Conditions Générales sont annexées à la Convention comme Annexe 1.
Conditions Tarifaires : le document – faisant partie intégrante du Contrat - dans lequel sont mentionnés les tarifs applicables au Service. Les Conditions Tarifaires sont annexées à la Convention comme Annexe 2.
Contrat : le contrat conclu entre bpost et le Client relatif au Service, composé de la Convention, des Conditions Générales et des Conditions Tarifaires.
Convention : le document – faisant partie intégrante du Contrat - contenant les données du Client et l’ensemble de modalités particulières relatives au Service.
Correction : Le processus consistant en la correction des résultats souhaités.
Documents : les Documents du Client faisant objet du Service.
bpost : la société anonyme de droit public bpost dont le siège est sis au Xxxxxx Xxxxxxx, 0000 Xxxxxxxxx, immatriculée au Registre des personnes morales de Bruxelles sous le numéro BE 0214.596.464.
Fichier : le fichier informatique dans lequel sont consignées certaines informations relatives aux Documents.
Force Majeure : une situation ne résultant pas de la faute d’une des Parties qui rend l’exécution d’une ou plusieurs obligations contractuelles de cette Partie impossible,
conformément aux critères développés par la jurisprudence Belge (y compris par exemple : grèves, lock-outs, évènements atmosphériques, accidents, …).
Image : la reproduction électronique d’un Document traité.
Jour ouvrable : un jour excepté un samedi, un dimanche, un jour férié légal national en Belgique ou un jour d’inactivité décidé par bpost et publié sur le site web de bpost xxx.xxxxx.xx
Partie : une Partie au Contrat, étant selon le cas le Client ou bpost.
Reconnaissance OCR : Le processus consistant dans l’indexation définie de textes ou informations par reconnaissance optique.
Recyclage : la destruction des Documents après la transmission au Client du Fichier relatif à ces Documents.
Retour au Client : la restitution des Documents au Client après la transmission au Client du Fichier relatif à ces Documents.
Service : le service - dont les composantes et modalités sont décrites à l’article 4 des présentes Conditions Générales - offert par bpost dans le cadre du Contrat.
Validation : Le processus consistant en la validation des résultats obtenus.
3. Aperçu et hiérarchie des documents formant le Contrat
(a) Le Contrat se compose des documents suivants : la Convention; et
les Conditions Générales; et
les Conditions Tarifaires.
(b) En cas de contradiction entre les dispositions des présentes Conditions Générales, les Conditions Tarifaires et la Convention, l’ordre suivant est applicable pour déterminer celles des dispositions contradictoires prévaudra : (i) la Convention, (ii) les Conditions Tarifaires, et (iii) les Conditions Générales.
4. Composantes et modalités du Service
4.1. Réception des Documents
bpost réceptionne les Documents selon les modalités convenues dans la Convention (mode de réception, fréquence, …).
Les modes de réception les suivantes sont possibles :
- envoi des Documents par le Client à bpost;
- livraison physique des Documents par le Client auprès de bpost;
- enlèvement des Documents par bpost auprès du Client.
La Convention détermine le moment le plus tard où bpost accepte de recevoir des Documents (« cut-off time »), afin que les Documents puissent être traités dans les délais convenus avec le Client dans la Convention.
4.2. Numérisation et Reconnaissance OCR
Après réception des Documents, bpost scanne les Documents et procède à leur Reconnaissance OCR.
La Convention détermine les modalités de numérisation (ex. recto / recto-verso, résolution, format, …) ainsi que les champs d’index des Documents qui doivent faire l’objet de la Reconnaissance OCR.
4.3. Validation
La Reconnaissance OCR est toujours suivie d’une Validation. La Convention détermine les champs d’index des Documents qui doivent faire objet de la Validation.
4.4. Correction
Acte de retranscrire à l’identique, une information contenue dans un document au cas où cette dernière aurait été mal interprétée par le logiciel de reconnaissance.
4.5. Transmission du Fichier
bpost crée les Fichiers et les transmet au Client. La Convention détermine :
- les informations à reprendre dans le Fichier (métadonnées, Images ou métadonnées et
hyperlien vers Images) ;
- les modalités de la transmission du Fichier (format du Fichier, périodicité et mode de transmission, adresse de transmission, etc.).
Le Client dont les Documents sont gérés de manière décentralisée par différentes entités, peut obtenir des Fichiers séparés pour chacune des entités responsables de la gestion de ses propres Documents, selon les modalités fixées dans la Convention.
4.6. Retour au Client, Archivage ou Recyclage
Dans un délai de 7 (sept) Jours Ouvrables à compter de la transmission des Fichiers, bpost procède au Retour au Client et/ou à l’Archivage ou au Recyclage, selon le choix du Client déterminé dans la Convention.
4.7. Reporting
Le Client peut obtenir un rapport comportant les informations sur le Service presté. Si le Client indique vouloir obtenir des rapports, les modalités relatives au rapport et sa transmission au Client seront déterminées dans la Convention (ex. périodicité du rapport, format du rapport, mode de transmission du rapport, informations à reprendre dans le rapport, …).
5. Obligations du Client
5.1. Estimation du volume de Documents et Documents représentatifs
Afin d’aider bpost à planifier la charge de travail et de faire les tests nécessaires, le Client doit – lors de la conclusion du Contrat – fournir à bpost :
(i) une estimation du volume de Documents, selon le type de Document, que le Client pense remettre à bpost. Cette estimation est reprise dans la Convention ;
(ii) quelques exemplaires de Documents représentatifs, selon le type de Document, concernés par le Service.
5.2. Contrôle des Fichiers
En cas de problèmes relatifs à la transmission du Fichier (ex. Fichier illisible, corrompu, etc.), le Client a l’obligation d’en aviser bpost au plus tard 6 jours après la transmission du Fichier.
6. Tarifs
6.1. Tarifs applicables
(a) Les tarifs applicables aux différentes composantes du Service sont repris dans les Conditions Tarifaires.
(b) Les tarifs s’entendent hors TVA ou autres taxes et prélèvements. Tous les impôts indirects, impôts locaux, prélèvements et droits et précomptes actuels et à venir (à l'exclusion des impôts sur le revenu et les bénéfices) éventuellement perçus par une autorité quelconque sont toujours à la charge du Client et sont le cas échéant exigibles en sus du tarif convenu.
6.2. Augmentation des tarifs
(a) Les tarifs sont calculés sur base des volumes, tels que ces volumes sont estimés par le Client dans la Convention. Si les volumes ne sont pas atteints à la fin de la période indiquée dans la Convention, bpost se réserve le droit de demander un supplément égal au prix total qui aurait été facturé au Client si les volumes estimés avaient été atteints.
(b) Les tarifs pourront également être augmentés par bpost en cas de modification des modalités du Service déterminées dans la Convention (ex. format des Documents, type de numérisation, Fichiers par entité, etc.).
6.3. Révision des tarifs
(a) Les tarifs sont liés à l’indice des prix à la consommation (base 2004 = 100), qui est publié mensuellement sur le site web du Service Public Fédéral Economie.
(b) Les prix seront adaptés automatiquement le premier janvier de chaque année civile, selon la formule suivante :
Pn = Po x (In / Io), où :
- Pn = le prix pour la nouvelle année
- Po = la première fois, le prix initial mentionné dans la Convention, et les années suivantes, le prix de l’année écoulée
- Io = pour la première indexation, l’indice du mois précédent le mois de l’entrée en vigueur de la Convention et, pour les indexations suivantes, l’indice retenu pour l’indexation précédente
- In = indice (base 2004 = 100) du mois de décembre précédent l’indexation.
(c) Si l’indice choisi cesse d’être publié, les Parties choisiront un indice ayant les mêmes caractéristiques que le premier. En cas de désaccord, la Partie la plus diligente adressera une demande au Président du tribunal de commerce de Bruxelles, aux fins de nommer un expert, dont la mission consistera à choisir un indice de remplacement. Les Parties acceptent dès maintenant la décision de l’expert.
7. Facturation
7.1. Généralités
(a) bpost envoie les factures au Client à l’adresse de facturation déterminée dans la Convention.
(b) bpost facture le Client de la manière la suivante :
(i) une facture relative aux frais fixes de set up est envoyée au Client dès l’entrée en vigueur du Contrat. En cas de renouvellement du Contrat, la facture relative aux frais fixes applicables sera envoyée au plus tard un mois après ce renouvellement;
(ii) des factures relatives aux frais variables sont adressées mensuellement au Client.
(c) Les factures sont payables intégralement et en une seule fois soit par prélèvement initié par bpost sur la base du consentement du Client auprès de la banque du Client (domiciliation bancaire), soit dans les quarante-cinq (45) jours calendrier suivant la date de la facture, sur le compte d’bpost mentionné sur les factures.
7.2. Contestation des factures
(a) Si une facture ou une partie de celle-ci est contestée par le Client, ce dernier doit la contester dans un délai de dix (10) Jours Ouvrables à compter de la date de la facture. Une fois ce délai de dix (10) Jours Ouvrables écoulé, la facture est réputée avoir été acceptée par le Client.
(b) Toute contestation de facture doit être introduite soit par lettre recommandée à bpost
– Accounts Receivable – Service facturation - Centre Monnaie – 0000 Xxxxxxxxx.
7.3. Non-paiement des factures
Le non-paiement d’une facture à son échéance entraîne, de plein droit et sans mise en demeure préalable, un intérêt de retard au taux de 7% l’an à partir du jour de l’échéance jusqu’à la date du paiement intégral. bpost se réserve en outre le droit d’exiger, sans mise en demeure préalable, une indemnité forfaitaire pour couvrir les coûts internes d’encaissement de la créance (tels que les frais de personnel et d’administration, la gestion et le suivi du dossier, les influences sur la gestion financière, etc.) égale à 15% du montant facturé, avec un minimum de € 65,00 et ce, sans préjudice des éventuels frais de recouvrement, frais de justice et autres frais d’exécution qui sont à la charge du débiteur défaillant. Le défaut de mention du taux d’intérêt ou de l’indemnité forfaitaire dans une mise en demeure éventuelle n’emporte aucune renonciation au droit dans le chef de bpost d’encore exiger des intérêts et/ou l’indemnité forfaitaire.
7.4. Contacts
Pour plus d’informations concernant une facture, veuillez contacter notre service Accounts Receivable. Tel: 00 000 00 00 / Fax: 00 000 00 00 / Email: XX_XXXXXXXXX@xxxxx.xx.
8. Date d’entrée en vigueur, durée et fin du Contrat
(a) La date d’entrée en vigueur du Contrat est déterminée dans la Convention.
(b) La Convention détermine également la durée du Contrat.
(c) Outre les possibilités de résiliation déterminées dans la Convention – et sans préjudice de ses autres droits – chacune des Parties a le droit de résilier le Contrat de plein droit (c’est-à-dire sans intervention judiciaire) et avec effet immédiat par lettre recommandée, avec accusé de réception, si:
(i) l’autre Partie se rend coupable d’une violation intentionnelle du Contrat, de fraude ou de tout comportement contraire à la loi sur les pratiques du commerce ; et/ou
(ii) l’autre Partie cesse ou menace de cesser ses activité ; et/ou
(iii) un liquidateur ou un administrateur est désigné pour la gestion des propriétés ou actifs de l’autre Partie ; et/ou
(iv) l’autre Partie est déclarée en faillite ou se trouve dans une situation manifeste d’insolvabilité ou de cessation de paiements ; et/ou
(v) si l’autre Partie est mise en liquidation (à l’exception d’une liquidation dans le cadre d’une réorganisation qui intervient de telle manière que la société solvable qui en découle reste liée par les engagements qui sont imposés à l’autre Partie dans le cadre du Contrat) ;
(vi) si une situation de Force Majeure dure plus de trente (30) jours.
(d) Les Parties peuvent à tout moment résilier unilatéralement le Contrat par lettre recommandée, avec accusé de réception, avec effet immédiat, sans mise en demeure
préalable et sans le paiement d’une quelconque indemnité, si des nouvelles dispositions légales ou réglementaires ont été adoptées et sont de nature à entraver l’exécution du Contrat.
(e) Le Client s’engage à ne plus remettre de Documents au plus tard trente (30) Jours Ouvrables avant la fin du Contrat. Les Documents qui seraient encore transférés à bpost après ce moment, ne seront pas traités.
9. Responsabilité
9.1. Général
(a) bpost peut uniquement être tenu responsable de sa faute lourde ou de son dol.
(b) bpost ne peut en aucun cas être tenu responsable, quelle que soit la raison, des erreurs, manquements ou retards dans l’exécution du Service qui trouvent leur origine dans une faute, une erreur, un manquement ou un retard imputable au Client.
(c) La responsabilité financière d’bpost, quelle que soit la raison, est limitée à la réparation de dommages directes découlant de sa faute lourde ou de son dol et ne pourra dépasser 50% du montant facturé au Client et payé par celui-ci au cours des douze derniers mois écoulés, ou, à défaut, au cours de la période écoulée.
9.2. Erreurs, manquements ou retards dans l’exécution du Service
(a) En cas d’erreurs, manquements ou retards dans l’exécution du Service, le Client a l’obligation de le notifier à bpost, par lettre recommandée, avec accusé de réception, dans les huit (8) jours à partir de la date où le Client a pris connaissance des faits, en indiquant, sous peine de déchéance, précisément les erreurs, manquements ou retards reprochés.
(b) Si bpost constate l’impossibilité de remédier aux erreurs, manquements ou retards en raison d’une situation de Force Majeure, ou si elle juge que l’erreur, le manquement ou le retard ne lui est pas imputable, bpost informe le Client, et ce, au maximum huit (8) jours après réception de la notification du Client.
(c) Dans le cas d’une erreur ou d’un manquement dans l’exécution du Service, qui n’est pas le résultat d’une situation de Force Majeure et qui lui est imputable, bpost procède à la réparation en nature du préjudice subi par le Client, à savoir en rectifiant l’erreur ou le manquement avéré. Seulement si la réparation de l’erreur ou du manquement est impossible à effectuer en nature, bpost peut être tenue au paiement d’un dédommagement, dans les limites de l’article 9.1 des présentes Conditions Générales.
(d) Dans le cas d’un retard dans l’exécution du Service, qui n’est pas le résultat d’une situation de Force Majeure et qui n’est pas imputable à un tiers, bpost procède au dédommagement forfaitaire du Client, à raison de 10% du tarif de la prestation mensuelle au cours de laquelle le retard est avéré, tel que facturé par bpost, à l’exclusion de toute autre réparation, compensation ou dédommagement, quelle que soit la raison.
9.3. Force Majeure
(a) La responsabilité de l’une ou l’autre Partie est totalement exclue en cas de non- exécution d’une ou plusieurs de ses obligations dans le cadre du Contrat résultant d’une situation de Force Majeure.
(b) En cas de Force Majeure, les Parties peuvent, de plein droit, suspendre l’exécution de leur(s) obligation(s). Les délais d’exécution de cette/ces obligation(s) seront alors prolongés d’une durée égale à celle de l’évènement à la base de la situation de Force Majeure.
(c) Si la situation de Force Majeure dure plus de trente (30) jours, chacune des Parties peut résilier le Contrat conformément à l’article 8 (c) (vi) des présentes Conditions Générales.
10. Déclarations du Client
(a) Le Client déclare qu’il est une personne morale valablement constituée, qui existe pour une durée indéterminée et qui est dûment inscrite auprès des autorités publiques compétentes.
(b) Le Client a les compétences requises, a effectué toutes les notifications, et a reçu tous les accords et autorisations internes et externes nécessaires pour conclure le Contrat et pour exécuter, conformément aux dispositions du Contrat, les engagements qu’il a contractés dans le cadre de celui-ci.
(c) La conclusion du Contrat n’est pas contraire aux statuts du Client, ni à un quelconque jugement, arrêt, ordonnance ou décision administrative qui s’appliquerait à lui ou à une quelconque convention, disposition légale ou obligation par laquelle il serait lié.
(d) Le Contrat a été valablement conclu par le Client et les obligations du Client dans le cadre de celui-ci sont des obligations légales, valables et contraignantes dans le chef du Client.
11. Notifications
(a) Sauf si expressément stipulé autrement, les notifications dans le cadre du Contrat doivent être faites par lettre recommandée, avec accusé de réception, à la personne et à l’adresse déterminées dans la Convention. La notification est réputée établie le jour de sa remise.
(b) En cas d’urgence, les notifications dans le cadre du Contrat peuvent être faites – en dérogation de l’article 12 (a) – par fax ou par e-mail, envoyé au numéro de fax ou à l’adresse e-mail, déterminés dans la Convention, suivi d’une confirmation par lettre recommandée, avec accusé de réception, à la personne et à l’adresse déterminées dans la Convention. La notification est alors réputée établie le jour de la réception du fax ou de l’e-mail.
(c) Les Parties peuvent communiquer des modifications aux données de contact déterminées dans la Convention conformément à l’article 12 (a) et (b).
12. Autres dispositions contractuelles
12.1 Modification du Contract
(a) Sauf stipulation contraire expresse, le Contrat ne peut être modifiée que moyennant un accord écrit entre les Parties.
(b) Toutefois, en cas de modification de la législation applicable ou dans le cas d’un arrêt, d’un jugement ou d’une autre intervention contraignante d’une autorité compétente, bpost peut modifier le Contrat sur base de cette modification. bpost est tenue d’informer le Client par écrit des modifications précitées et ce, au moins un mois avant l’entrée en vigueur de cette modification. Si le Client n’accepte pas ces modifications, le Client peut résilier unilatéralement le Contrat par écrit et sans indemnité et ce, dans le (1) mois qui suit la notification de ces modifications par bpost. Le Contrat prend alors fin le dernier jour du mois qui suit celui au cours duquel le Client a notifié son désaccord quant aux modifications. Dans ce cas, le décompte et la facturation s’effectuent pro rata temporis.
12.2 Sous-traitance
Les Parties conviennent qu’bpost est autorisée à se faire substituer dans le cadre de l’exécution du Service. Elle reste toutefois entièrement responsable de l’exécution des tâches confiées aux personnes qui l’ont substituée.
12.3 Cessibilité
Aucune des Parties n’a le droit de céder le Contrat sans l’autorisation écrite préalable de l’autre Partie, étant toutefois entendu qu’bpost peut toujours céder le Contrat à une société liée à bpost.
12.4 Informations confidentielles
Les Parties conviennent que toutes les informations reçues par une Partie de l’autre Partie en vertu du Contrat sont traitées comme des informations confidentielles et conserveront ce caractère confidentiel même après la fin du Contrat.
12.5 Indépendance des Parties
Le Contrat ne peut en aucune façon être interprété comme établissant entre les Parties un partenariat, une société en participation ou toute autre association. Aucune Partie ne peut être considérée comme étant l’agent ou l’employé de l’autre Partie.
12.6 Renonciation aux droits
Le défaut ou le retard d'une Partie à se prévaloir d’un droit en vertu du Contrat ou d'un manquement de l'autre ne peut en aucun cas être considéré comme une renonciation définitive de cette Partie à se prévaloir ultérieurement de ce droit ou de ce manquement, ni en avoir l’effet. De même, l’exercice partiel d’un droit par une Partie ne l’empêche pas de se prévaloir ultérieurement d’un exercice complémentaire de ce droit ou de l’exercice de tout autre droit.
12.7 Intégralité du Contrat
Le Contrat contient tous les accords entre les Parties concernant l’objet du Contrat et remplace la totalité des autres accords, conventions, demandes, offres ou déclarations antérieurs qui ont été formulés entre les Parties verbalement ou par écrit en ce qui concerne l’objet du Contrat.
12.8 Divisibilité
La nullité ou le caractère non contraignant, pour quelque motif que ce soit, d’une partie du Contrat n’aura pas d’impact sur la validité et le caractère contraignant des autres dispositions du Contrat. Dans ce cas, les Parties veilleront à ce que les clauses concernées soient remplacées par une nouvelle disposition, aux fins de maintenir l’équilibre économique visé.
12.9 Droit applicable et règlement des litiges
(a) Le Contrat est régi par le droit belge et est interprété conformément à celui-ci.
(b) Tout litige portant sur la validité, l'interprétation ou l'exécution du Contrat sera définitivement tranché par les cours et tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles.
13. Data Processing Agreement
1) Dans le cadre du (de la) présent(e) Convention, « Responsable du traitement »,
« Sous-traitant », « Personne concernée », « Données à caractère personnel »,
« Violation de données à caractère personnel » et « Traitement » (et « Traiter ») ont la même signification que celle prônée par la Législation Applicable en matière de protection des données (soit la Directive 95/46/CE sur la protection des données personnelles jusqu'à son abrogation, le Règlement général sur la protection des données 679/2016 (« RGPD ») à la date du 25 mai 2018 et la loi belge portant exécution de ces réglementations ou les complétant).
2) Dans la mesure où bpost traite des Données à caractère personnel dans le cadre de l'exécution de la Convention, elle agira en tant que Sous-traitant pour le compte du Client, lequel agit en tant que Responsable du traitement. Les Données à caractère personnel pour lesquelles le Client est le Responsable du traitement sont dénommées ci-après les « Données client ».
3) Le Client garantit que (i) les Données client sont obtenues de façon légale auprès des Personnes concernées en vertu de la Législation Applicable en matière de protection des Données en vigueur et qu'elles sont légalement fournies à bpost ; (ii) il transmet à bpost des Données client à jour, pertinentes et adaptées aux finalités décrites dans cette Convention ; (iii) il a fourni aux Personnes concernées toutes les informations nécessaires à propos du Traitement de ses Données client, comme le requiert la Législation Applicable en matière de protection des données ; et que (iv) le Traitement n'enfreint nullement les droits de quelconques tiers.
4) Le Client consent (de façon générale) à cet égard à la sous-traitance des Données client par bpost à des sous-traitants en vue de l'exécution de la Convention. Si bpost sous-traite (en partie) le Traitement des Données client pour le compte du Client, elle le fera uniquement en imposant à ce dernier des obligations identiques (ou essentiellement identiques) en matière de protection des données que celles qu'impose à bpost la présente Convention. Si le sous-traitant manque à ses obligations de protection des données telles que définies dans un tel accord écrit, bpost demeure totalement responsable vis-à-vis du Client, sans préjudice de l'article 8 de la présente Convention.
5) bpost s'engage à déployer des efforts raisonnables pour :
a) traiter uniquement les Données client d'après les instructions documentées du Client, sauf si bpost est invitée à traiter les Données client par une loi de l'Union ou d'un État membre à laquelle elle est assujettie. Dans pareil cas, bpost informera le Client de cette exigence légale avant de traiter les données, sauf si la loi empêche la fourniture de telles informations en vertu de l'intérêt général. La présente Convention, en ce compris l'Annexe [I – Description du Traitement], tient lieu d'instructions complètes et finales du client à l'égard de bpost en ce qui concerne le Traitement, sauf accord contraire entre les Parties dans le cadre d'instructions écrites distinctes. Si bpost estime qu'une instruction et/ou un audit du Client enfreint la loi en vigueur, elle le signalera au Client dans les meilleurs délais ;
b) s'assurer que les collaborateurs autorisés à traiter les Données client se sont engagés à la confidentialité ou sont soumis à une obligation statutaire appropriée de confidentialité;
c) déployer les mesures techniques, physiques, organisationnelles de sécurité appropriées, en tenant compte de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du Traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques, de façon à garantir un niveau de sécurité approprié au risque et de protéger les Données client contre la destruction ou la perte accidentelle, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisé(e) aux Données client tel qu'établi à l'[Annexe II]
d) à condition que le Client ait sollicité l'assistance de bpost par voie d'instructions écrites et que le Client rembourse à bpost les frais découlant de cette assistance en tenant compte de la nature du Traitement et des informations mises à la disposition de bpost, (i) d'assister le Client dans la réalisation de ses obligations à répondre aux demandes des Personnes concernées et (ii) d'aider le Client à garantir le respect des obligations du Client en termes de sécurité du Traitement, de notification des violations de données à caractère personnel et d'analyses d'impact relatives à la protection des données (articles 32-36 RGPD)
e) informer le Client si : (i) il reçoit une requête, une sommation ou une demande d'inspection ou d'audit d'une autorité publique compétente par rapport au Traitement, sauf au cas où bpost serait légalement empêchée de procéder à pareille divulgation ; (ii) il entend divulguer les Données client à une quelconque autorité publique compétente ; ou (iii) il est mis au courant d'une violation de données à caractère personnel ;
f) cesser le Traitement des Données client dès que possible après expiration ou résiliation de la présente Convention, et, au choix du Responsable du traitement, soit retourner, soit supprimer ou anonymiser de manière sécurisée les Données à caractère personnel de ses systèmes et en effacer toutes les copies existantes ;
g) à condition que le Client ait sollicité l'assistance de bpost par voie d'instructions écrites et que le Client rembourse à bpost les frais découlant de cette assistance, de mettre à la disposition du Client toutes les informations nécessaires pour prouver le respect des obligations visées dans cette Convention.
6) bpost contrôlera sa propre conformité par rapport aux obligations de cette Convention.
8) le Client indemnisera et préservera bpost de toutes réclamations, actions, poursuites ou pertes engagées ou causées par une autorité publique compétente, une Personne concernée et/ou un tiers vis-à-vis de bpost concernant toute infraction ou prétendue infraction résultant du Traitement effectué en vertu de la présente Convention ou de toute violation par le Client ou ses collaborateurs de ses obligations de protection de données découlant de la présente Convention.
9) Dans les limitées autorisées par la loi en vigueur, bpost ne sera responsable vis-à-vis du Client que des (i) dommages matériels directement causés par une erreur matérielle ou intentionnelle de bpost ou de ses collaborateurs, (ii) le décès ou la blessure physique d'une personne physique causé(e) par un acte ou une omission de bpost ou de ses collaborateurs dans l'exécution de leurs tâches et (iii) des dommages résultant d'une fraude ou d'une représentation frauduleuse. bpost ne sera pas tenue responsable des dommages immatériels ou indirects, en ce compris, mais sans s'y limiter, les dommages économiques, pertes de profits et dommages causés à la réputation ou à l'image du Client. Si bpost est déclarée responsable pour quelque raison que ce soit, la responsabilité de bpost sera dans tous les cas limitée au montant annuel facturé au Client, dans les limites autorisées par la loi.
* * *
Annexe 1 – DESCRIPTION DU TRAITEMENT
Sujet et durée du Traitement:
le sujet du Traitement des Données à caractère personnel consiste à fournir les services couverts par le contrat et/ou les Conditions générales. Les Données à caractère personnel seront traités pendant la durée de la Convention et seront supprimées or anonymisées 36 mois après le fourniture du service (sauf obligation légale particulière).
Nature et objet du Traitement:
Les données personnelles fournies seront utilisées par bpost pour fournir les services couverts par le contrat et / ou les conditions générales.
Types de données à caractère personnel:
bpost traite les types suivants de Données à caractère personnel : prénom, nom de famille, adresse email, numéro de téléphone, adresse, et d’autres informations pertinentes pour les besoins de l’entreprise du client (ex: numéro de client).
Catégories de Personnes concernées:
bpost traite les Données à caractère personnel suivant: les employés et les clients finaux du client.
Annexe 2 - Mesures techniques et organisationnelles Exigences et obligations générales
Tant bpost que le Client s'engagent à s'informer mutuellement dans les meilleurs délais en cas avéré ou supposé de violation des lois relatives à la Protection des données et ou d'infraction éventuelle à la présente annexe. Dans tous ces cas, les deux parties fourniront un support en vue de leur résolution.
bpost maintiendra en tout temps un environnement de sécurité faisant l'objet d'un contrôle approprié.
Exigences de sécurité
Sécurité de l'organisation et de l'information
bpost allouera les ressources disposant de l'expertise requise pour garantir la sécurité des Données client traitées dans le cadre de la présente Convention.
Sécurité des Ressources humaines
bpost garantira que son personnel soit informé en tout temps des exigences de sécurité ICT et qu'il s'y conforme.
Contrôle d’accès
bpost appliquera les concepts du « moins privilégié » et du « besoin de savoir » et veillera à la séparation des tâches. bpost veillera à ce que les procédures appropriées soient mises en place pour enregistrer les nouveaux utilisateurs/droits d'accès supplémentaires et désinscrire des utilisateurs.
Sécurité physique et environnementale
a) bpost garantira la disponibilité des contrôles d'entrée (accès) physiques sécurisés, afin d'empêcher toute personne non autorisée d'accéder, d'endommager ou de perturber les actifs supportant les services fournis dans le cadre de la présente Convention.
b) bpost garantira la protection adéquate de tous les actifs supportant les services fournis dans le cadre de la présente Convention en termes de contrôles environnementaux, de manière à empêcher les pertes, dommages, vols ou compromis.
Sécurité des communications et des opérations
a) bpost garantira des capacités appropriées et ponctuelles en vue de maintenir le niveau de sécurité adéquat pour les Données client traitées dans le cadre de la présente Convention.
b) bpost veillera à ce que l'infrastructure ICT supportant les services fournis en vertu de cette Convention soit renforcée et résistante aux attaques.
c) bpost maintiendra des contrôles en vue de détecter les logiciels malveillants et d'en préserver les Données client et de veiller à ce que les bonnes procédures de sensibilisation des utilisateurs soient mises en œuvre.
d) bpost déploiera les mesures de sécurité raisonnables et appropriées en vue de protéger les Données client de l'introduction de tout logiciel malveillant ou non autorisé.
Sécurité de l'information relative à la gestion des incidents
bpost rapportera au Client tout incident lié à la sécurité, y compris les mesures de protection prises afin d'atténuer l'impact de l'incident et les mesures préventives proposées pour empêcher les incidents à l'avenir.