La convention de subvention

La convention de subvention

La convention de subvention (« grant agreement ») est l’acte écrit conclu entre l’Union européenne (Union), représentée par la Commission européenne (C.E.) ou tout autre organisme de financement de l’Union (« autorité d’octroi »), telle une agence exécutive1, et le(s) bénéficiaire(s) de la subvention accordée par l’Union (au singulier en cas d’action individuelle) pour la réalisation de l’action définie dans l’annexe 1.

Quelle est la définition de la convention de subvention ?

L’article 33(2) du règlement (UE) n° 2021/695 du Parlement européen et du conseil du 28 avril 2021 portant établissement du programme-cadre pour la recherche et l’innovation « Horizon Europe », définissant ses règles de participation et de diffusion, en donne la définition suivante : « Les conventions de subvention définissent les droits et les obligations des participants, ainsi que ceux de la Commission ou de l’organisme de financement concerné, conformément au présent règlement. Elles définissent également les droits et obligations des entités juridiques qui deviennent des bénéficiaires au cours de la mise en œuvre de l’action, ainsi que le rôle et les tâches d’un coordinateur ».

Pourquoi une convention de subvention ?

La convention de subvention a trois fonctions principales :

🡺 Elle constitue le fait générateur autorisant l’autorité d’octroi à verser la subvention ;

🡺 Elle présente les objectifs de l’action (ou du projet) dans l’annexe 1 ;

🡺 Elle définit le montant maximum de la subvention et les règles s’imposant aux bénéficiaires et, par ces derniers, aux autres participants (c’est-à-dire les tiers ayant un lien juridique avec un bénéficiaire : entité affiliée, sous-contractant dont fournisseurs, tiers mettant à disposition des ressources en nature). Pour cela, la convention ne peut pas faire l’objet d’avenant.

1 Exemples d’agence exécutive de la C.E.: Agence exécutive du Conseil européen de la recherche (ERCEA)…

Comment est-elle structurée ?

La convention de subvention a pour objet de traduire les règles de participation aux actions du programme considéré (dans notre cas, Horizon Europe) et s’appliquant à l’ensemble de ces actions.

Elle est basée sur un modèle général de convention de subvention (dit « corporate »), adopté par la

C.E. par décision réf. C(2020)3759/F1, afin d’être employé par toutes les autorités d’octroi gérant directement un programme de financement de l’Union (cf. liste des programmes figurant sur le portail Funding and Tenders Opportunities de l’Union).

L’adoption d’un tel modèle général a pour conséquence d’harmoniser les principaux aspects juridiques et financiers des différents programmes de financement de l’Union (« effet corporate »).

Une data sheet a été introduite, résumant les informations clés du projet. Elle couvre non seulement des données générales telles qu’un résumé du projet, la date de début et de fin, l’acronyme et la liste des participants, mais comprend également ses données financières, l’échéancier des rapports et paiements ainsi que les conséquences en cas de non-conformité. Cette data sheet est juridiquement contraignante.

Le tronc commun, basé sur le modèle général de convention de subvention ou « general model grant agreement », comprend 44 articles, organisés en six chapitres, définissant les modalités d’application des règles de participation (conditions d’éligibilité des coûts, règles de propriété intellectuelle, règles d’audits et de contrôles techniques et financiers, etc.2), et de six annexes ayant notamment pour objet de définir l’action à réaliser et de déterminer le montant maximum de la subvention.

Toutefois, en raison de la spécificité de certains programmes et de certaines actions financièrement soutenues par ceux-ci (pour Horizon Europe, les projets Xxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxx, projets du Conseil européen de la Recherche (ERC), projets du Conseil européen de l’Innovation (EIC)), certaines règles ont vocation à ne s’appliquer qu’à certains programmes, voire à certains types actions, afin de tenir de leurs particularités.

Ainsi l’annexe 5 du modèle général de convention de subvention définit-elle des règles spécifiques à un programme donné et celle applicable à Horizon Europe traite des sujets spécifiques suivants :

• la confidentialité et la sécurité ;

• l’éthique ;

• les valeurs ;

• la propriété intellectuelle ;

• la communication, diffusion, science ouverte et visibilité ;

• les règles spécifiques pour la réalisation de l’action.

2 Voir les fiches P.C.N. « Maîtriser les règles financières »

A savoir :

Afin de faciliter la compréhension des termes de la convention de subvention, la C.E. a publié une version annotée, article par article, comportant une présentation didactique de leur signification, notamment au moyen d’exemples (cf. le modèle général partiellement annoté de la convention de subvention, version de travail provisoire).

Structure de la convention de subvention

Data sheet

• Synthèse des éléments essentiels

• Juridiquement contraignante

Corps de la

convention de subvention

• Chapitre 1 - Généralités

• Chapitre 2 - Action

• Chapitre 3 - Subvention

• Chapitre 4 - Xxxx en oeuvre de la subvention

• Chapitre 5 - Conséquences en cas de manquement

• Chapitre 6 - Dispositions finales

• Annexe 1 - Description de l'action

• Annexe 2 - Budget prévisionnel de l’action

• Annexe 3 - Formulaires d'adhésion pour les bénéficaires

Annexes

• Annexe 4 - Modèle pour les états financiers

• Annexe 5 - Règles spécifiques au programme considéré

• Annexe 6 - Accord d'investissement (actions IEC uniquement)

Quelles sont les modalités de conclusion de la convention de subvention ?

🡺 La convention de subvention est préparée et conclue en langue anglaise ;

🡺 La convention est signée électroniquement entre l’autorité d’octroi et le(s) bénéficiaire(s) ;

🡺 Lorsque l’action comporte plusieurs bénéficiaires, seul le coordinateur signe la convention, les autres bénéficiaires signant le formulaire d’adhésion à la convention de subvention (annexe 3), afin de devenir partie à ladite convention.

A savoir :

Les P.C.N. mettent à votre disposition des informations complémentaires pour la préparation et signature de la convention de subvention

Quels sont les effets de la conclusion de la convention de subvention ?

La signature de la convention de subvention ou du formulaire d’adhésion emporte consentement des parties et en particulier des bénéficiaires à mettre en œuvre l’action décrite à l’annexe 1, conformément aux modalités prévues par les clauses de la convention de subvention. Elle engage juridiquement chacun des bénéficiaires vis-à-vis de l’Union.

En particulier, les bénéficiaires et, par ces derniers, les tiers qu’ils impliquent dans l e projet, acceptent de se soumettre aux audits et contrôles, de nature technique et financière, susceptibles d’être diligentés par l’autorité d’octroi ou par les institutions compétentes de l’Union.

N.B.: la convention de subvention peut, dans certains cas identifiés, faire l’objet d’avenants.

Textes de référence

• Le règlement établissant Horizon Europe (toutes langues de l’Union) ;

• Le modèle général de convention de subvention, commun à tous les programmes de l’Union (en anglais uniquement) ;

• Le modèle de convention de subvention « corporate », partiellement annoté y compris certaines dispositions de l’annexe 5 spécifique à Horizon Europe et Euratom (en anglais uniquement, version de travail provisoire) ;

• Le modèle de convention de subvention « corporate » adapté pour Horizon Europe et Euratom (en anglais uniquement) ;

• Le manuel général du programme Horizon Europe (en anglais uniquement).