Convention de prêt

SECRETARIAT GENERAL

DIRECTION GENERALE DE L’ADMINISTRATION

DIRECTION DES TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION

Réf. : DGA/DIT/IMD/Convention_de_prêt_AAAAMMJJ

Convention de prêt

ENTRE

Le CONSEIL DE L’EUROPE représenté par M. / Mme ,

chef de la Division de la gestion de l’information à la Direction des technologies de l’information, ci-après "le prêteur", d’une part,

ET

.......................................................................................................................................................................

................................................................................................................ (nom et adresse de l'organisation),

représenté par M. /Mme .................................................................................................................................

................................................................................................................................................. (nom et titre),

ci-après "l’emprunteur", d’autre part,

IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1

Le Conseil de l’Europe met à la disposition de l’emprunteur dans les limites et conditions définies dans la présente convention, à titre de prêt, les documents d’archives répertoriés dans l’inventaire figurant en annexe à partir du [date] jusqu’au (jj mois aaaa).

Ces documents d’archives ne pourront être utilisés à des fins commerciales. Ils seront exposés et présentés au public dans le cadre d’un événement à caractère culturel ayant lieu du [date] au [date], à [indiquer lieu]: ...

Pour toute prolongation de la présente convention au-delà du délai visé ci-dessus, un avenant sera signé par les parties contractantes.

ARTICLE 2

Le choix du transporteur ainsi que les frais y afférents reviennent à l’emprunteur. Ce choix sera soumis au préalable au Conseil de l’Europe qui l’approuvera si les conditions d’emballage et de sécurité lui paraissent satisfaisantes.

Les frais d’assurance destinés à couvrir d’éventuels sinistres lors du transport et de l’exposition sont à la charge de l’emprunteur.

L’emprunteur s’engage à assurer chaque document, Tous Risques Exposition, sans franchise, y compris les risques de dommage, de perte et de destruction, avec abandon de recours et non délaissement au profit de

Conseil de l'Europe

F-67075 Strasbourg Cedex

Tel. : x00 (0)0 00 00 00 00

Fax : x00 (0)0 00 00 00 67 xxxx://xxx.xxx.xxx

l’assureur pour toute la durée du prêt (du retrait ou de l’envoi à la restitution, incluant le transport) et pour le montant indiqué ci-après.

L’emprunteur s’engage à envoyer l’attestation d’assurance au Conseil de l’Europe au moins huit jours avant l’enlèvement ou l’envoi des documents.

Aucun document ne sera prêté avant la réception dans les délais de cette attestation.

L’emprunteur devra informer immédiatement le prêteur des dommages éventuels subis par les documents prêtés et les confirmer par écrit.

En cas de dommage aux documents, l’emprunteur supportera les frais de restauration décidés par le Conseil de l’Europe.

Xxx xxxxx xxxxxxxxx xx x’xxxxxxxxx xx xx xxxxxxxxxx xx xxxx (xxxxx de transport, y compris pour la restitution, frais d’emballage, prime d’assurance, frais de vernissage et de gardiennage) incombent à l’emprunteur.

La valeur des documents à assurer est de (en euros) : ...................................................................................

ARTICLE 3

Le Conseil de l’Europe aura en tout temps le droit d’accéder aux documents et au lieu où ils sont exposés, afin de s’assurer que les conditions convenues sont respectées, et ce, pendant toute la durée du prêt.

ARTICLE 4

Ce prêt est consenti et accepté de bonne foi entre les parties et en conformité des usages professionnels, sous les clauses ci-après, que l’emprunteur s’engage à respecter :

1. Les documents prêtés ne pourront en aucune manière être déplacés en un autre lieu qu’à l’adresse figurant à l’article 1, sauf accord préalable et écrit du prêteur.

2. L’emprunteur ne devra faire aucun usage autre que celui prévu dans le cadre de la présente convention de prêt.

3. Si un document n’est pas utilisé par l’emprunteur pour l’événement, l’emprunteur s’engage à en informer le prêteur afin d’envisager ou pas le retour immédiat au Conseil de l’Europe.

4. L’emprunteur n’apportera aucune modification aux documents prêtés.

5. L’emprunteur ne pourra, à titre gratuit ou onéreux, ni céder les documents objet des présentes, ni consentir ou laisser acquérir de quelconques droits sur ceux-ci .

6. L’emprunteur s’engage, pendant toute la durée du prêt, à manipuler correctement les documents et à garantir les conditions nécessaires à la conservation de chaque document (température de 19°, humidité relative de 50%, lumière de 50 lux), le tout à ses frais et sous sa seule responsabilité.

7. L’emprunteur s’engage, pendant toute la durée du prêt, à garantir les conditions nécessaires à la sécurité de chaque document (présence humaine, système d’alarme, extincteurs, anti-intrusion), de jour comme de nuit, et ce à ses frais et sous sa seule responsabilité.

8. L’emprunteur ne devra en aucun cas procéder à des travaux de restauration suite à un dommage.

Préconisations particulières :

- les documents d’archives devront être exposés dans des vitrines fermées à clés ;

- aucun matériau risquant de marquer le document ne sera employé (scotch, pâte collante de type « patafix», colle, punaise, pointe, agrafe, trombone, fil) ; et

- aucune numérotation du Conseil de l’Europe ne sera ôtée du document.

ARTICLE 5

Pour chaque document emprunté, un constat d’état sera établi.

A cet effet, un inventaire, énumérant la liste des documents et constatant leur état, signé par les deux parties et annexé à la présente devra être établi au moment de la remise des documents par le Conseil de l’Europe à l’emprunteur. Si les documents sont envoyés à l’emprunteur par courrier, cet inventaire sera établi et signé par le seul prêteur et envoyé avec les documents. L’inventaire établi par le prêteur fera foi et l’emprunteur sera réputé reconnaître et accepter l’état des documents tels que décrits par le prêteur dans l’inventaire. Si,

à la réception des documents, l’emprunteur conteste l’état des documents tel que décrit dans l’inventaire établi par le prêteur, il lui appartient de le notifier immédiatement au prêteur. Il appartiendra à l’emprunteur de fournir, à l’appui de sa notification, des preuves de la non-conformité des documents aux constatations figurant dans l’inventaire, par le biais de photographies ou par tout autre moyen. Sous réserve de l’accord écrit du prêteur, l’inventaire sera modifié en conséquence.

Lors de la restitution des documents, un inventaire de remise des biens, constatant l’état dans lequel se trouvent les documents au moment de la restitution, sera réalisé en présence des parties contractantes et signé par celles-ci. Si les documents sont retournés au prêteur par courrier, le seul prêteur vérifiera que tous les documents ont été reçus en bon état. L’emprunteur ne saura contester les résultats de ce contrôle.

En cas de vol, de détérioration ou de perte, l’emprunteur s’engage à prendre en charge les frais de réparation ou de remplacement. Cette clause s’applique également si le vol, la détérioration ou la perte est constaté lors du contrôle effectué par le seul prêteur au retour des documents,.

ARTICLE 6

La mention "Archives du Conseil de l’Europe" devra figurer sur les lieux de l’exposition et/ou sur tout support de présentation des documents prêtés.

Dans le cas où l’emprunteur publierait un ou plusieurs documents accompagnant l’événement (un catalogue, une affiche, un carton d’invitation), l’emprunteur s’oblige à mentionner clairement et lisiblement la participation du Conseil de l’Europe sur le lieu de l’événement ainsi que tous les documents destinés à l’information du public et à la promotion de la manifestation.

A cette fin, il devra se rapprocher du Conseil de l’Europe en vue de l’obtention du logo de ce dernier.

Dans le cas où un catalogue existe, l’emprunteur s’engage à en envoyer un exemplaire au prêteur avec les documents prêtés lors du retour de ceux-ci au Conseil de l’Europe.

ARTICLE 7

L’emprunteur s’engage à restituer les documents à la date fixée à l’article 1.

En cas d’absolue nécessité, le prêteur pourra exiger le retour total ou partiel, pendant l’exposition, des documents prêtés avec un préavis de 15 jours.

En cas de non-respect par l’emprunteur de l’une de ses obligations au titre de la présente convention, le prêteur pourra exiger le retour immédiat des documents, sans préjudice des réparations pour les dommages éventuellement causés aux documents.

ARTICLE 8

En conformité avec les dispositions de l’article 21 de l’Accord général sur les privilèges et immunités du Conseil de l’Europe, tout litige entre les parties à la présente convention relatif à son interprétation et à son application sera, à défaut de règlement amiable entre les parties, soumis à un arbitrage selon les modalités déterminées par l’arrêté no 481 du Secrétaire Général, approuvé par le Comité des Ministres (figurant en annexe).

Fait à Strasbourg le ……………………………

en deux exemplaires originaux

Le prêteur

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Fait à …………………………. le ………………

L'emprunteur

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